2.2. Rechnungsjournale

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1 Kapitel 2.2. Rechnungsjournale 2.2. Rechnungsjournale Rechnungsjournale geben Auskunft über die finanzbuchhalterisch relevanten Belegdaten, die in Ihrem System gespeichert sind Rechnungsbuch Dieses Kapitel beschäftigt sich mit der weiteren Verarbeitung der in Ihrem System bearbeiteten und erfassten Belege. Der Programmteil Rechnungsjournale des Paketes SQLHandel ist einer der umfangreichsten Teile des im System integrierten Auswertungsprogramms. Bei der Beurteilung eines Unternehmens ist ein wichtiger Gesichtspunkt der Stand (Aktualität, Genauigkeit) seines Rechnungswesens ganz generell. Hier wird zu fragen sein, ob die Buchhaltung auf moderner Computertechnologie geführt wird, und somit gewährleistet ist, dass eine aktuelle und jederzeitige Kontrolle möglich ist. Eine der wichtigsten Aussagen betrifft dabei die Forderungsbestände einer Firma, welche durch jederzeit aktuell geführte Rechnungsbücher zu belegen sind. Der Programmteil Rechnungsbuch ist an die bisher geführten Datenbestände, aus denen die einzelnen Rechnungsinformationen zu entnehmen sind, angepasst. In den Kapiteln Belegbearbeitung und Belegumwandlung haben wir als letzte Stufe der Arbeitsabläufe an unsere Kunden Rechnung gelegt. Die folgenden Ausführungen beschäftigen sich mit der Führung von Rechnungsbüchern. Rechnungs- Ausgangs-Buch Dialogfenster 96: Rechnungsjournale-Rechnungsbuch Die automatische Führung von Rechnungsbüchern durch das System des Paketes SQLHandel soll am Beispiel der Führung eines Rechnungsausgangsbuches dargestellt werden. Dialogfenster Nr. 96 Im Dialogfenster Nr. 96 stehen Ihnen die folgenden Eingabemöglichkeiten bzw. Werteauswahlfelder zur Verfügung: 1

2 Kapitel Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Rechnungsbuch Rechnungs-buch zurück-setzen Art Klappen Sie mit einem Klick der linken Maustaste auf den Abwärtspfeil das Dialogfeld auf und bestimmen Sie durch entsprechende Markierung, welche Art des Rechnungsbuches eingestellt und gedruckt werden soll. Sie haben die folgenden Wahlmöglichkeiten, vorausgesetzt, Sie haben die entsprechenden Daten vorher bearbeitet: Rechnungsausgangsbuch Barverkaufsjournal Tagesjournal In den Feldern Von... Bis wählen Sie durch Markierung in dem zur Verfügung stehenden Kalender aus, für welchen Zeitabschnitt das entsprechende Rechnungsbuch ausgegeben werden soll. Der Zeitabschnitt ist immer pro Monat einzugrenzen, da es bei einer automatischen Debitorensollstellung sonst zu Abweichungen zwischen Rechnungsbuch und Buchhaltung kommen kann. Zeitraum Das Rechnungsbuch kann nun über den Klick auf das Druckersymbol ausgedruckt werden. Rechnungsbuch zurücksetzen Im Falle eines nicht ordnungsgemäßen Abschlusses des Rechnungsbuch- Druckes, z.b. infolge Stromausfall oder Ausfall des Druckers, kann der Rechnungsbuch-Druck wiederholt werden. Dafür ist jedoch das Rechnungsbuch zurückzusetzen. Es werden dabei die Verarbeitungskennzeichen aus den Belegen wieder entfernt. Mit dem Schalter Rechnungsbuch zurücksetzen wird ein weiteres Fenster auf dem Monitor eingeblendet, mit welchem Sie über die Kalenderfunktion den Zeitraum für die Rücksetzung einstellen können. Das System SQLHandel bestätigt, dass das Rechnungsbuch, Barverkaufsjournal und Tagesjournal um den ausgewählten Zeitraum zurückgesetzt wird. Gleichzeitig wird darauf hingewiesen, dass zu beachten ist, dass die Daten eventuell doppelt in Ihre Finanzbuchhaltung übernommen werden können, wenn Sie das Rechnungsbuch zurücksetzen. Dieser Vorgang ist immer mit der Buchhaltung abzustimmen. Rechnungsbuch drucken Neben den schon weiter oben erwähnten Einstellungsmöglichkeiten stehen für die Bearbeitung die folgenden Optionen zur Verfügung: Sortiert nach Integrationsdatum Das INT-Dat. ist das sog. Integrationsdatum. Dieses Datum bestimmt den Zeitpunkt der Weiterverarbeitung der Belegdaten. Das betrifft z. B. die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung. Verwendet wird ein abweichendes Integrationsdatum z. B. um den Jahreswechsel herum, wenn im alten Jahr z. B. schon Rechnungen für das Folgejahr oder umgekehrt erfasst werden. Die Sortierung des Rechnungsbuches erfolgt bei dieser Auswahl nach dem Integrationsdatum. 2

3 Sortiert nach Belegnummer Die Sortierung des Rechnungsbuches erfolgt bei dieser Auswahl nach der Rechnungsnummer. Proformaausdruck Wählen Sie Proformadruck = ja, wenn Sie Ihr Dokument nur zu informativen Zwecken drucken wollen. In diesem Fall wird der ausgeführte Druck nicht als Verarbeitungsstufe in Ihre Rechnungsbelege eingetragen, d. h. eine Buchung in einer ggf. angeschlossenen Finanzbuchhaltung erfolgt noch nicht. Sie können den Druck wiederholen. Wählen Sie Proformadruck = nein, so erhält der ausgedruckte Beleg die Verarbeitungsstufe Rechnungsausgangsbuch. Das hat zur Folge, dass die verarbeiteten Belege nicht mehr veränderbar und nicht zu löschen sind. Innerhalb des Belegerfassungsprogramms werden Sie, wenn Sie einen entsprechenden Beleg anwählen, auf diesen Umstand hingewiesen. Darüber hinaus werden bei einem erneuten Druck des Rechnungsausgangsbuches diese Daten nicht mehr berücksichtigt. In unserem Beispiel wollen wir die im Monat Juni geschriebenen Rechnungen, d. h. das Rechnungsausgangsbuch für den Monat Juni einsehen bzw. drucken. Kapitel 2.2. Rechnungsjournale Der Druckvorgang wird mit dem Klick auf das Druckersysmbol gestartet. Beispiel Rechnungs-Buch Dialogfenster 97 Rechnungsjournale - Rechnungsbuch / Rechnungsausgangsbuch - Seitenansicht Wie Sie aus dem obigen Dialogfenster Nr. 97 ersehen, erhalten nach Auswahl weniger Daten ( Dialogfenster Nr. 96 ) sofort das Rechnungsausgangsbuch für Ihre in diesem Zeitraum geschriebenen Rechnungen. So sind Sie entsprechend der bereits gewohnten Komplexität des Programms SQLHandel sofort in der Lage, über Ihren Forderungsbestand sowie Ihr erzieltes Ergebnis aussagefähig zu sein. 3

4 Kapitel Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Das Rechnungsbuch gibt Aufschluß über die im ausgewählten Zeitraum erstellten Belege, deren Empfänger, den Rechnungsbetrag und die belegbezogenen Datumswerte. Im unteren Teil des Dialogfensters Nr. 97 werden bezogen auf das Rechnungsausgangsbuch gleichzeitig Ihre Erlöskonten ausgewiesen. In unserem Beispiel wurden keine Geschäfte mit dem EG Raum bzw. Ausland getätigt, so dass nur das entsprechende Inlandskonto / Erlöskonto Nr automatisch eingestellt wurde. Dialogfenster Nr. 2 Firmenstammdaten Finanzbuchhaltung Und noch einen weiteren Vorteil haben Sie, wenn Sie Ihr Rechnungsausgangsbuch mit Hilfe des Systems des Paketes SQLHandel führen. Ihre für einen ausgewählten Zeitraum gelegten Rechnungen werden darüber hinaus in einer Zusammenfassung entsprechend der Mehrwertsteuersätze wie folgt untergliedert: Rechnungssumme für alle auftretenden Steuersätze Summe der Mehrwertsteuer für alle auftretenden Steuersätze Gesamt - Brutto Das im Dialogfenster Nr. 97 als Seitenansicht enthaltene Rechnungsausgangsbuch wird mit einem Mausklick auf das Druckersymbol ausgedruckt. Ein Muster fügen wir im Anhang dieser Anwenderbeschreibung bei. Muster Nr. 14 Rechnungsausgangsbuch Rechnungsbuch nach Gruppen Hinweis In Ergänzung der oben beschriebenen Rechnungsjournale im SQLHandel wurde ein Rechnungsbuch nach Gruppen integriert. Dieses Rechnungsbuch ist für individuelle Auswertungen nach im Rechnungsbeleg gespeicherten Informationen ausgelegt. Zur Verwendung dieses Rechnungsbuches sind individuelle Einstellungen in Ihrem System erforderlich. Diese werden bei der Installation durch Mitarbeiter der FORMAT Software GmbH vor Ort vorgenommen. Zur Definition der Gruppen in den Rechnungsbelegen wird die Geräteart verwendet. Tragen Sie die Geräteart im Register Auftraggeber in den Beleg ein. Alle vorhandenem, im System gespeicherten Gerätearten werden in einem Werteauswahlfeld zur Verfügung gestellt. Zur Neuanlage von Gerätearten verwenden Sie im Programmteil Firmenstammdaten das Register Gerätearten. Durch die Verwendung eines individuellen Reports (i.a. RE_BUCH_S.QRP) werden die im Rechnungsbuch aufzuführenden Belege beim Ausdruck nach der Gruppe (Geräteart) sortiert. Nach Abschluss einer Gruppe wird eine Zwischensumme ausgegeben. 4

5 Kapitel 2.2. Rechnungsjournale Barverkaufsjournal Barverkaufs- Journal Dialogfenster 98: Rechnungsjournale - Rechnungsbuch / Barverkaufsjournal Dieser Programmteil dient zur Druckausgabe von Informationen über Ihre Barverkaufsrechnungen. ( Belegerfassung, Belegart Barverkauf). Bezüglich der Bearbeitung trifft das unter dem Abschnitt Gesagte zu Tagesjournal Tages-Journal Dialogfenster 99: Rechnungsjournale - / Tagesjournal 5

6 Kapitel Fehler! Kein Text mit angegebener Formatvorlage im Dokument. Das Tagesjournal gibt Ihnen Auskunft über alle neuen Rechnungsbelege, die Sie seit dem letzten Ausdruck des Tagesjournals erarbeitet haben. Die Bearbeitungsschritte sind mit den beim Rechnungsausgangsbuch beschriebenen identisch. Das Tagesjournal hat keinerlei Auswirkungen auf die Übergabe von Rechnungsdaten an die Finanzbuchhaltung Adreßexport für Finanzbuchhaltungen Die an den SQLHandel angeschlossenen oder damit korrespondierenden Finanzbuchhaltungen müssen über die gleichen Adressinformationen verfügen, der SQLHandel selbst. Es ist daher in den meisten Fällen notwendig, diese Adressinformationen der Debitoren in einem Datenaustauschformat zu exportieren, so dass diese der Finanzbuchhaltung verfügbar gemacht werden. Das Format der Datenübergabedatei wird durch Ihre Einstellungen im Firmenstamm FiBu Sollstellung... bestimmt. Bevor Sie den Adressexport starten stellen Sie die erforderlichen Optionen für die Ausgabe ein. Alle Sie beauftragen damit das Programm, alle Adressen in die Export-Datei zu schreiben. Dies ist nur bei einer Erstübernahme der Adressen in eine Finanzbuchhaltung erforderlich. Angelegt/Geändert ab Alle Adressen, die seit dem hier angegebenen Datum geändert oder neu angelegt wurden, werden in die Schnittstellen-Datei übergeben. Umwandlung in DOS-Zeichensatz Microsoft Windows und MS-DOS basierte Programme verwenden verschiedene Zeichensätze zur Darstellung der Buchstaben und Sonderzeichen auf dem Bildschirm und beim Ausdruck. Ist eine DOS-basierte Finanzbuchhaltung an den SQLHandel angeschlossen oder besitzt diese nur für DOS geeignete Importfilter, so ist diese Option anzuwenden. 6