Dokumentenarchivierung mit SelectLine-Produkten

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1 1. Einführung Im Folgenden werden die Archivierungsmöglichkeiten und mechanismen erläutert, die in den SelectLine-Produkten integriert sind. Archivieren heißt dauerhaftes, elektronisches Speichern von Dokumenten konkret aller druckbaren Auswertungen unmittelbar nach dem Drucken eines Dokumentes auf einen Drucker. Es werden zwei Archivierungsarten unterstützt: Dateiorientiert auf Basis des PDF-Formates (interne Archivierung) zur Druckprotokollierung. (Keine Archivierung im klassischen Sinne - nicht revisionssicher.) Das Dokumentenmanagementsystem ELO (Elektronischer Leitz Ordner) zur optimalen Strukturierung und Speicherung der Informationen. ELOoffice verbessert den Dokumentenschutz durch spezielle Zugriffsberechtigungen, Kopierschutz und Versionskontrolle. Weitere Informationen über 2. Archivierung aktivieren Für jeden Druckvorlagentyp, bei dem die Archivierung aktiviert werden soll, müssen über Extras/Drucken/Vorlagen die Archivierungseinstellungen gesondert vorgenommen werden. Nach Wahl des Vorlagentyps klicken Sie auf. Im Feld Archivsystem wählen Sie die gewünschte Archivierungsart. Archivierungsmaske für den Druckvorlagentyp 'Lieferanten' Die anderen Einstellungsmöglichkeiten in dieser Maske werden unten näher erläutert. 1 / 8

2 2.1. Interne Archivierung Bei der internen Archivierung werden für die gedruckten Dokumente PDF-Dateien erstellt und in ein Archiv-Verzeichnis abgelegt. Es befindet sich im Mandanten-Verzeichnis unterteilt in Jahre, Monate und Druckvorlagentypen. Archivierte Dokumente werden in der Archivierungsmaske der entsprechenden Druckvorlage gelistet: Archivierte Dokumente werden aufgelistet Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird das gewählte Element geöffnet. 2.2.Archivierung mit ELO ELO Elektronischer Leitz Ordner ist ein Dokumentenarchivierungssystem. Die Dokumente werden dabei revisionssicher in einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt, die einer klassischen Ablage von Papierdokumenten gleicht. Es gibt Ordnerschränke mit Ordnern, die wiederum in Register und Unterregister unterteilt sind. Beim Drucken von Dokumenten in der SelectLine werden im Hintergrund TIF-Dateien erzeugt, die automatisch an ELO gesendet und im vorher festgelegten Register abgelegt werden. 3. ELO einrichten Installieren Sie ELO nach der Beschreibung im ELO-Handbuch. Achten Sie bitte darauf, dass Sie die für die Installation benötigten Administratorrechte besitzen. Lassen Sie die während der Installation angebotenen automatischen Verbindungen zu den Office-Programmen herstellen. Nach abgeschlossener Installation und dem Neustart des Rechners kann ELOoffice gestartet werden, um das erste Archiv anzulegen. Der Anmeldename lautet beim ersten Start von ELO Administrator und hat ein leeres Passwort. Diese Angaben können Sie im ELO-Hauptprogramm ändern. Weitere Informationen finden Sie im ELO-Handbuch. Zum Anlegen eines Archivs wählen Sie im Archiv-Eingabefeld Neues Archiv aus und bestätigen Sie mit einem Klick auf Ok. 2 / 8

3 ELO-Anmeldedialog Im folgenden Dialog geben Sie die Einstellungen des Archivs ein: Anlegen eines neuen Archivs Stellen Sie die Anzahl der Ebenen des neuen Archivs ein. Beachten Sie: 6 Ebenen bedeuten: Schrank (Ebene 1), Ordner (Ebene 2), Register (Ebene 3), Unterregister (Ebene 4), Unterunterregister (Ebene 5) und Dokumente (Ebene 6). Nach Anlegen des Archivs kann die Anzahl der Ebenen nicht mehr verändert werden. Daher ist es ratsam, die Anzahl größer als den aktuell ermittelten Wert zu dimensionieren. Stellen Sie die Ebene ein, ab der Dokumente abgelegt werden können. So ist es zum Beispiel möglich, Dokumente direkt in einen Schrank (Ebene 1) oder in Register (Ebenen größer als 2) zu legen. Ein Wert von drei ist zu empfehlen. Es ist möglich, diese Einstellung später unter Systemverwaltung, Optionen, Allgemein zu verändern. Nach Beendigung des Dialogs ist das Archiv angelegt. 3 / 8

4 Für die Kommunikation der SelectLine mit ELO ist eine so genannte Ablagemaske erforderlich. Ablagemasken dienen dazu, Dokumente über Indexfelder standardisiert zu erfassen. Es werden Dokumente mit Informationen verknüpft, um die spätere Suche zu erleichtern. Wählen Sie den Menüpunk Ablagemasken im Hauptmenü unter Systemverwaltung und erstellen Sie eine Neue Maske. Geben Sie hier den Namen SelectLine ein. Neue Ablagemaske Nach dem Bestätigen befinden Sie sich in der Ablagemaskenverwaltung. Hier müssen spezielle Indexfelder für die Maske SelectLine angelegt werden. Ablagemaskenverwaltung 4 / 8

5 Bitte definieren Sie in dieser Reihenfolge folgende Indexfelder (für die Verschlagwortung): Mandant Jahr Programm Auswertungstyp Nutzer Druckvorlage Aktuelles Jahr Aktueller Monat Aktuelles Datum Adressnummer Belegnummer Belegtyp Rechnungsnummer Die Vorgehensweise ist im ELO-Handbuch beschrieben. Als Bezeichnung der Gruppe könnte SelectLine vergeben werden. Alle Felder sind vom Datentyp Textfeld. Mit der Bestätigung auf Ok ist die Vorbereitung von ELO abgeschlossen. 4. SelectLine und ELO 4.1 Standardeinstellungen Damit die Archivierung automatisch ablaufen kann, müssen die Anmeldeinformationen in der SelectLine hinterlegt sein. Über Extras / Einstellungen, Seite ELO geben Sie das verwendete ELO-Produkt, Ihren Anmeldenamen, das Passwort und das ELO-Archiv ein. Anmeldeinformationen im Einstellungen-Dialog 5 / 8

6 Aktivieren Sie die Archivierung von bestimmten Druckvorlagentypen mit ELO wie oben beschrieben über Extras/Drucken/Vorlagen. Stellen Sie ELO als Archivsystem ein und wählen Sie das entsprechende, vorhandene ELO-Archiv aus. Den genauen Ablageort bestimmen Sie, indem Sie für die Felder Schrank, Ordner und die Register die Bezeichnungen über bereitgestellte Platzhalter auswählen oder als konstante Bezeichnung eintragen. Hinweis: funktionieren nur für Belege, auch wenn sie für andere Druckvorlagen ebenfalls auswählbar sind. ELO-Archivierung von Rechnungen Im abgebildeten Beispiel werden die gedruckten Rechnungen im Archiv SelectLine abgelegt. Der Schrank ist dabei das Programm, der Ordner der Mandantenname, Register 1 hat die konstante Bezeichnung Ausgang, Register 2 ist das aktuelle Jahr und besitzt ein weiteres Unterregister mit der jeweiligen Druckvorlage. Existieren zum Zeitpunkt der Archivierung der Schrank, der Ordner oder einer der Unterordner noch nicht, so werden diese automatisch angelegt. Beim Druck einer Rechnung auf den Drucker wird diese jetzt automatisch im Archiv abgelegt. Per Doppelklick wird ein über ELO archiviertes Dokumente aus der Archivierungsmaske der jeweiligen Druckvorlagen in ELO geöffnet. Aufgelistete archivierte Dokumente 6 / 8

7 Die in ELO archivierte Rechnung Über Doppelklick auf die Bezeichnung des angewählten Dokuments (linker Bereich) gelangt man in die Maske Dokument bearbeiten. Auf der Seite SelectLine sind die Indexinformationen (wie oben beschrieben) zu diesem Dokument ersichtlich. Informationen der archivierten Rechnung 7 / 8

8 4.2 Vom Standard abweichende Einstellungen Im Formulareditor können für jedes Formular vom Standard abweichende, spezielle Einstellungen für die automatische Archivierung festgelegt werden. Die Seite Archivierung im Formulareditor Bei aktiver Option Vom Standard abweichend werden bei der Archivierung dann die Einstellungen verwendet, die im Bereich Variablen und Kostanten für Archivierung angegeben sind. 8 / 8

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