Zeitwirtschaft als ONLINE-Dienst

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1 Zeitwirtschaft als ONLINE-Dienst Die exakte Erfassung von Arbeitszeiten ist mittlerweile in allen Branchen ein sehr wichtiges Thema geworden. Bei den immer flexibler werdenden Arbeitszeitregelungen ist es häufig fast unmöglich, eine manuelle Erfassung und Verarbeitung von Zeitdaten durchzuführen. Neben dem sehr hohen Zeitaufwand hiefür ist auch die Fehlerträchtigkeit dieses Verfahrens ein Grund dafür, daß viele Firmen heute eine EDV-gestützte Personal- und Auftragszeiterfassung einführen. Sinn macht dieses natürlich nur, wenn die Erfassung extrem einfach und sicher funktioniert. An diesem Punkt setzt das MID-Zeitwirtschaftssystem an. Mittels individuell codiertem Ausweis meldet sich jeder Mitarbeiter an dem für ihn vorgesehenen Terminal an oder ab. Als Codierung stehen wahlweise optische, magnetische und induktive Codes zur Verfügung. Die Buchungsarten (Kommen, Gehen) werden durch ein im Zeitterminal hinterlegtes Zeitprofil automatisch voreingestellt. Das heißt, der Mitarbeiter muß keine weitere Taste betätigen. Es ist ihm aber trotzdem möglich, ihn selbst betreffende Informationen wie Anwesenheitsstunden, Resturlaubstage, Gleitzeit etc. per Funktionstaste am Terminal abzurufen. Die Terminals verfügen über einen eingebauten Mikrocontroller, der die Codeüberwachung, Stempeldatenerfassung und -speicherung eigenständig ausführt. Für die Auswertung werden die Daten an einen PC oder im Netzwerk an den File-Server weitergeleitetet. Von hier aus können die Daten dann weiterverarbeitet, eingesehen und ausgewertet werden. Die Datenübermittlung vom Terminal zum PC erfolgt über ein Kommunikationsprogramm. Bei diesem Programm kann der Zyklus der Abrufe definiert werden. Es ergeben sich somit 3 Betriebsarten zur Datenübermittlung: Online-Betrieb: Online-gepuffert: Offline-Betrieb Sämtliche Zeitdaten werden unmittelbar auf den File-Server übertragen und dort gespeichert. Sämtliche Daten werden auf dem Terminal zwischengespeichert und in zyklischen Abständen vom File-Server abgerufen. Sämtliche Daten werden auf dem Terminal zwischengespeichert und auf externen Befehl über eine Tagesabschlußroutine abgerufen. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 1

2 Integration des Zeitsystems in die interne Betriebslogistik Bei nur einem Zeiterfassungsterminal erfolgt die Verbindung zum PC über die serielle Schnittstelle. Werden mehrere Zeiterfassungsterminals benötigt, dann werden diese innerhalb eines Terminalnetzwerkes miteinander vernetzt und von einem zentralen Gerät, dem sogenannten RTC (Remote Terminal Controller), verwaltet. Der RTC bildet hierbei die Schnittstelle zum PC bzw. Netzwerk. Der Anschluß des RTC erfolgt über die serielle Schnittstelle. Die Terminals bzw. das Terminalnetz kann autonom arbeiten, d.h. die Schnittstelle zum PC/Netzwerk muß nicht permanent aktiv sein. Sämtliche Zeitdaten werden je nach Betriebsart sofort oder zeitverzögert an den File-Server übertragen und dort gespeichert. In Verbindung mit einem PC-Netzwerk verschafft dieses Konzept dem Endanwender einen gewaltigen Vorteil: Den ONLINE-Zugriff bzw. Quasi-ONLINE-Zugriff auf die Zeitdaten. Von jedem Arbeitsplatz des Netzwerkes aus kann auf die Zeitdaten zugegriffen werden (insofern seitens des Netzwerkes hierzu eine Berechtigung für den betreffenden Anwender besteht). Das heißt: Im Rahmen der Personalwirtschaft eine Online-Anwesenheitskontrolle von jedem Arbeitsplatz aus. Im Rahmen der Auftragszeiterfassung eine Online Übersicht, welche Aufträge momentan von einzelnen Mitarbeitern in Bearbeitung sind, wie weit dieselben fortgeschritten sind bzw. wie viele Arbeitsgänge am einzelnen Auftrag noch zu verrichten sind. Und auch all dieses von jedem Arbeitsplatz aus. Das Sicherheitskonzept des ONLINE-Verfahrens Störfall des PC bzw. Netzwerkes oder Stromausfall Das vorgestellte Konzept unterscheidet sich vor allem dadurch von anderen Systemen, daß sämtliche Betriebsarten von Zeitsystemen (Online, gepuffert Online, Offline), die sich in den letzten Jahren in der Praxis bewährt haben, wahlweise realisieren lassen. Die Terminals sind standardmäßig batteriegepuffert und bieten damit einen Schutz vor Datenverlust bei Stromausfall. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer Notstromversorgung für Terminals und RTC. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 2

3 Im Online Betrieb werden die Zeitdaten nicht im Terminal selbst, sondern auf dem PC/File-Server gespeichert. Bei Stromausfall können somit keinerlei Daten verlorengehen. Im ungünstigsten Fall erfolgt der Stromausfall innerhalb der kurzen Zeitspanne, innerhalb der eine Buchung zum File- Server übertragen wird. Für den File-Server selbst ist der Betrieb über eine USV heutzutage eine Standardausstattung, sodaß auf dieser Seite keine weiteren Maßnahmen erforderlich sind. Weiterhin werden durch dieses Konzept Ihre Zeitdaten bei jeder Datensicherung des File-Servers mitgesichert, ohne daß Sie irgendeine manuelle Funktion ausführen müßen. Für Sie als Anwender bedeutet dies ein Maximum an Sicherheit für ein Minimum an Kosten. Im gepufferten Online-Betrieb werden die Daten zunächst im Zeitterminal gespeichert und verwaltet. In zyklischen Abständen werden dann die Daten auf das Netzwerk heruntergeladen und dort gespeichert und weiterverarbeitet. Im Offline-Betrieb arbeitet das Zeiterfassungssystem vollständig autonom. Sämtliche Zeitdaten werden dann im Zeiterfassungsterminal gespeichert und verwaltet, auch über lange Zeiträume. Über eine Tagesabschlußroutine oder auf externen Befehl können dann die Daten an einen PC oder auf ein Netzwerk heruntergeladen werden (beispielsweise zur monatlichen Gehaltsabrechnung). Sicherheit der Zeitdaten gegen unbefugte Manipulation Da das Zeitterminal lediglich einige wenige Funktionstasten besitzt, über die sich der Benutzer Informationen wie Resturlaubstage, Überzeit oder ähnliches abrufen kann, besteht hier keine Möglichkeit, direkt auf gespeicherte Zeitdaten zuzugreifen Im Netzwerk gilt: Soll der unbefugte Zugriff auf die am File-Server abgelegten Zeitdaten von einem Arbeitsplatzrechner aus erfolgen, so müssen hier sämtliche von Netzwerk bereitgestellten Sicherheitsmechanismen umgangen werden, was sicherlich nicht ohne weiteres möglich ist. Ihre Zeitdaten sind somit vor unbefugtem Zugriff genauso sicher wie alle anderen Daten (Personaldaten, Umsatzahlen, etc.) in Ihrem Netzwerk. Darüberhinaus besteht die Möglichkeit, den Programmaufruf mittels Paßwort zu schützen. Die Einsatzmöglichkeiten Durch das flexible Konzept ist das System branchenneutral und an keine Betriebsgröße gebunden. Von der kleinsten Installation mit einem PC und einem Terminal bis hin zu zig Terminals in einem separaten Terminalnetzwerk und Schnittstelle zum PC bzw. PC-Netzwerk stehen alle Möglichkeiten offen. Auch eine Erweiterung hinsichlich von Zugangsberechtigungen ist gegeben. Systemvoraussetzungen Das Programm ist ein echtes 32 Bit Programm und erfordert einen PC mit Betriebssystem ab Windows 95 und den üblichen Ausstattungen. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 3

4 Beispiel: Integration der ZEIT - Terminals im Netzwerk Fileserver Arbeitsplatz-PC (CAD/CAM) Arbeitsplatz-PC (Lohn + Gehalt) Arbeitsplatz-PC Zeitwirtschaft DNC RTC Fräsmaschine Erodiermaschine Drehautomat KOMMEN 9:00 KOMMEN 9:00 KOMMEN 9:00 KOMMEN 9:00 ZDE- und BDE-Terminals MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 4

5 MID-Zeitwirtschaft - Leistungsbeschreibung Verwalten aller Zeitwirtschaftsdaten Stammdatenverwaltung Info Statistik I. Stammdatenverwaltung Mitarbeiterdaten Zeitmodelle Allgemeine Stammdaten: Urlaubsanspruch Verfalldatum Resturlaub II. Verwalten Zeitwirtschaftsdaten Tagesabschluß Buchungen aller Mitarbeiter an einen bestimmten Tag Anwesenheitsüberblick Anwesenheit Buchungen eines Mitarbeiter je Monat Anzeigen Einzelbuchungen Monatssummen Monatsabschluß aktueller Stand Zeitkonto Gruppenbuchungen Fehlerprotokoll Tätigkeit (nur in Verbindung mit MID-Auftragsabwicklung) Buchungen je Mitarbeiter und Auftrag Anzeigen Einzelbuchungen Aktuelle Tätigkeit (nur in Verbindung mit MID-Auftragsabwicklung) Maske Personaldaten Anwesenheitsdaten eines Mitarbeiters Übersicht über die aktuelle Tätigkeit aller Mitarbeiter in der Produktion MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 5

6 III. Info Jahresübersicht je Mitarbeiter Jahresübersicht gesamt Urlaubskonto Abfrage Jubiläum/Geburtstag IV. Personalzeiterfassung je Tag mit folgenden Buchungsarten: Anwesenheit Dienstgang Urlaub Sonderurlaub 1 Tag Sonderurlaub 2 Tage Sonderurlaub 3 Tage Krank mit Krankmeldung Krankmeldung bis 3 Tage (ohne Bescheinigung) Unbezahlt frei Dienstreise Kur Brückentag / Ausgleichstag (Zeitausgleich) Jahresübersicht je Mitarbeiter Pro Tag können beliebig viele Buchungen je Mitarbeiter erfolgen. Das Programm liefert eine Monatsliste mit allen Buchungen je Mitarbeiter als Bildschirmanzeige oder gedruckte Liste. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 6

7 Zusatzerfassungen: Auslöse Auswahl von Auslösezonen Fahrten mit Privat-PKW Gefahrene km erfassen Verpflegungsmehraufwand Aufgrund der Abwesenheit (von/bis) wird der entspr. Satz ermittelt. Buchungsmaske für Zusatzeingaben je Tag MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 7

8 V. Zeitmodelle Die MID-Zeitwirtschaft ermöglicht die freie Definition von Zeitmodellen. Diese Zeitmodelle können dann für jeden Mitarbeiter einzeln in den Stammdaten hinterlegt werden. Im einzelnen Zeitmodell können pro Wochentag folgende Parameter vorgegeben werden: Arbeitsbeginn und Arbeitsende (fix oder variabel) Kernarbeitszeit Pausenzeiten (bis zu 3 Pausen pro Tag möglich) Sollstundenzahl maximale Wochenarbeitszeit Rundungsregeln für Arbeitsbeginn und -ende Zeitmodell: Definition je Wochentag VI. Mitarbeiterstammdaten Name Anschrift gültiges Zeitmodell Terminalverwaltung Dienstgangberechtigung Infotexte am Terminal Zeitmodell: Anfang, Ende, Rundungsregeln MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 8

9 VII. Auswertungen Monats- und Jahressummen je Mitarbeiter Monats- und Jahressummen gesamt Urlaubsverwaltung inkl. Urlaubsabgleich am Jahresende Urlaubsverwaltung VIII. Zusatzmodule Zuschläge für Mehrarbeit, Nachtarbeit, Schichtarbeit Tageszuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit Schichtmodelle Zuschlagstabelle IX. Individuelle Erweiterungen kundenspezifische individuelle Erweiterungen sind jederzeit möglich, wie z.b. Schnittstelle zur DATEV-Lohnabrechnung Manuelle Akkord- und Zeitlohnerfassung nach Ihren Vorgaben MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 9

10 IX. KWP-Anbindung Personal-Import Personalstammdaten aus KWP können über die Import-Schnittstelle übernommen werden Maske Adressimport aus KWP KWP-Stundenerfassung Buchung von Arbeitszeiten je Mitarbeiter auf Auftrag und Lohnart Kontrolle Anwesenheitszeit pro Tag und Auftragszeit Buchung von Zusatzkosten über entsprechende Lohnarten möglich Buchungsmaske Stunden Buchungsmaske Zusatzkosten MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 10

11 X. PC-Terminal Als Alternative zur Buchungserfassung über Buchungsterminals gibt es das Erfassungsprogramm für Standard-PC s. Vorteil: Masken können individuell angepasst werden. Erweiterte Abfragemöglichkeiten Erweiterte Infomöglichkeiten Besonders geeignet für Tätigkeitszeiterfassung (BDE) Konfigurationsbeispiele: Auf eigenständigem PC als Terminal Als zus. Programm auf dem Arbeitsplatz-PC Als zus. Programm auf einem Terminalserver Maske PC-Terminal MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 11

12 XI. Betriebsdatenerfassung Erfassung von Auftragszeiten je Mitarbeiter und Arbeitsschein. Arbeitsschein: Die Grundlage für die Erfassung ist der Arbeitsschein. Dieser enthält die Stammdaten für die Ausführung der Tätigkeit: Auftragsnummer Arbeitsfolge Stückzahl Vorgabewerte (Tr, Te) Der Arbeitsschein wird über das System erstellt und ausgedruckt. Für die sichere Erfassung wird die Arbeitsschein-Nr zus. als Barcode mit ausgedruckt. Es sind verschiedene Barcode-Typen möglich (2/5-Interleaved, Code39 usw.). Maske Arbeitsschein Auftragszeiterfassung: Die Erfassung erfolgt nach folgendem Schema: Tätigkeitsbeginn: Am Buchungsterminal wird zuerst die Arbeitsschein-Nr. eingelesen, anschliessend identifiziert sich der Mitarbeiter über seine Ausweisnummer. Tätigkeitsende: Am Buchungsterminal wird zuerst die Arbeitsschein-Nr. eingelesen, anschliessend identifiziert sich der Mitarbeiter über seine Ausweisnummer. Bei einer Ende-Buchung wird zus. die gefertigte Menge erfasst. Für die Tätigkeitsbuchung erfolgt ebenfalls eine Rhythmusprüfung, d.h. ein neuer Arbeitsschein kann erst angestempelt werden, wenn der aktuelle Arbeitsschein per Ende-Buchung geschlossen wird. Alternativ: Nur Anfangsbuchung möglich; jede Anfangsbuchung beendet den aktuellen Arbeitsschein. (Siehe auch Kapitel Zusatz) Tätigkeit über mehrere Tage: In Verbindung mit der Personalzeiterfassung werden Arbeitscheine bei GEHT automatisch geschlossen und bei KOMMT wieder geöffnet. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 12

13 Übersicht Auftragszeit-Buchungen Über eine entspr. Maske können die Tätigkeitsbuchungen geprüft und ausgewertet werden. Ebenso sind Korrekturen möglich. Es gibt zwei Betrachtungsarten: Tätigkeitsbuchen je Mitarbeiter Weitere mögliche Detailinformationen: Leistungsdaten Vergleich Tagessummen ZDE/BDE zwecks Abgleich Anwesenheitszeit mit Tätigkeitszeit Maske Tätigkeitsbuchungen je Mitarbeiter Tätigkeitsbuchungen je Arbeitsschein Maske Tätigkeitsbuchungen je Arbeitsschein MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 13

14 Zusätze: Erfassung von Arbeitsscheindaten aus Fremdsystemen per Tätigkeitsbuchung: Werden Aufträge und Vorgabewerte in einem Fremd-System verwaltet, so besteht die Möglichkeit, diese Daten in Verbindung mit der Tätigkeitsbuchung, je Arbeitsschein einmalig, zu erfassen. Das Fremd-System muss lediglich die Arbeitsscheindaten in einer entspr. Form auf Papier bringen. Nur Anfangsbuchungen: Die Anfangsbuchung einer Tätigkeit beendet automatisch die letzte offene Tätigkeit. Diese Option dient lediglich der reinen Auftragszeiterfassung. Es können keine bearb. Mengen erfasst werden. MID-Zeitwirtschaft Info Stand doc Stand 01/2003 Seite 14