Allgemeine Betriebsbedingungen Elektronisches Datenmanagement EDM

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1 Allgemeine Betriebsbedingungen Elektronisches Datenmanagement EDM 1 Benutzungsvoraussetzungen Um die Funktion des Elektronischen Datenmanagements EDM nutzen zu können, ist eine Maschine (Personal Computer, Apple Mac; für bestimmte Anwendungen können auch technische Einrichtungen wie z.b. Laborinformationssysteme verwendet werden) mit Zugang zum öffentlichen Internet erforderlich. Zur Darstellung der graphischen Benutzeroberfläche wird ein üblicher Browser benötigt (Details siehe Technische Voraussetzungen). 1.1 Zugangskennungen Grundsätzlich ist für die Nutzung des Elektronischen Datenmanagements EDM eine Registrierung oder amtswegige Erfassung erforderlich. Im Rahmen der Registrierung wird eine Zugangskennung (Hauptbenutzer des Registrierten) vergeben. Mit dieser Zugangskennung können für befugte natürliche Personen des Registrierten weitere Zugangskennungen (Nebenbenutzer) durch den Hauptbenutzer angelegt werden. Dabei sind die Nutzungsbedingungen zu beachten. Für bestimmte Abfragen (z.b. Suche nach berechtigten Abfall-Sammlern und Behandlern) ist keine Registrierung und Zugangskennung erforderlich. Diese Informationen werden damit der Öffentlichkeit zur Verfügung gestellt. 1.2 Technische Voraussetzungen Zur Nutzung der graphischen Benutzeroberfläche wird ein Computer mit Erfüllung nachfolgender Anforderungen benötigt. Für einzelne EDM Fachanwendungen können darüber hinausgehende Voraussetzungen erforderlich sein. Wenn dies der Fall ist, sind die darüber hinausgehenden Voraussetzungen am EDM Portal unter dem Menüpunkt Anwendungsspezifika bei der Beschreibung zur jeweiligen Fachanwendung angegeben Erforderliche Hardware: Computer mit Internetanschluss. Die besten Antwortzeiten werden mit einem Breitband- Internetzugang (z.b. ADSL) erzielt. Bei Hilfeleistungen durch den Helpdesk oder die zuständige Behörde kann der EDM TeamViewer zu Einsatz kommen. Dieser kann nur bei Windows PC s oder Apple Mac Computer eingesetzt werden. Bildschirmauflösung: Die Mindestauflösung für effizientes Arbeiten mit dem EDM beträgt 1024x768. Viele Anwendungen bieten neben der Formular-Dateneingabe auch umfangreiche Auswertefunktionen und tabellarische Darstellungen. Für Benutzer die diese Funktionen häufig verwenden wird eine Auflösung von 1600x900 oder höher empfohlen. 1/19

2 1.2.2 Erforderliche Software: Betriebssystem: Es wird kein bestimmtes Betriebssystem benötigt. Für das Betriebssystem müssen jedoch Webbrowser mit 128 Bit-Verschlüsselung erhältlich sein. Webbrowser: Für größtmögliche Sicherheit sollte immer eine aktuelle Browserversion eingesetzt werden. Die aktuellste Version kann auf der Website des Browserherstellers heruntergeladen werden. Die erforderlichen Einstellungen sind dem Kapitel 1.3 Browsereinstellungen zu entnehmen. Zusätzliche Software: Da im EDM zahlreiche Dokumente im PDF-Format bereitgestellt werden, ist eine Software zur Anzeige von PDF-Dokumenten erforderlich. Es gibt hierfür verschiedene Produkte, die im Internet kostenlos heruntergeladen werden können. Manche Fachanwendungen bieten darüber hinausgehende Dateiformate zum Up- oder Download an. Nähere Details finden sie im Kapitel 6 Datenimporte und 7 Datenexporte und in den jeweiligen Anwendungsspezifika am EDM Portal. 1.3 Browsereinstellungen Für einen reibungslosen Systemzugang sollten folgende Browsereinstellungen vorgenommen werden: Unbedingt erforderliche Einstellungen: Aktiviert sein müssen: SSL-Verbindungen Cookies JavaScript Empfohlene Einstellungen: Internetexplorer Internetoptionen, Browserverlauf: Temporären Internetdateien: bei jedem Zugriff auf die Website neuere Versionen von gespeicherten Seiten suchen Popup-Fenster erlauben Empfohlene Add-On s Shockwave Flash Objekt (für Fortschrittsbalken, Dateiupload) Hinweis: Zur Filterung elektronischer Werbung gibt es spezielle Software (Popup-Blocker, Ad-Blocker), die ein automatisches Öffnen von Werbefenstern in Form von Popup-Fenstern unterdrückt. Wenn eine solche Software am Rechner installiert ist, sollte die Einstellung zur Unterdrückung von Popup- Fenstern für lebensministerium.at und umweltbundesamt.at deaktiviert sein, da z.b. die Hilfeseiten in Popup-Fenstern angezeigt werden Einstellung für sehbeeinträchtigte Personen: Schriftgröße vergrößern ( Strg + + oder Strg + Mausrad ) 2/19

3 1.3.5 Unterstützte Browser Prinzipiell wird die Nutzung des EDM auf keine Web-Browserprodukte eingeschränkt, sofern dieser 128 Bit_Verschlüsselung unterstützt. Aufgrund der sehr hohen Nutzung des Internet Explorers von EDM NutzerInnen werden die EDM Anwendungen vor der Inbetriebnahme für den Internet Explorer (derzeit 7.0 und z.t. höher) getestet. Firefox wird stichprobenartig überprüft und nach Möglichkeit unterstützt. Bei Darstellungsproblemen informieren Sie bitte den EDM-Helpdesk. Die Benutzung anderer Browser ist grundsätzlich möglich, bei Problemen kann es jedoch keine Unterstützung durch das EDM geben. 1.4 Hinweise zur Benutzung Bitte beachten Sie die folgenden allgemeinen Informationen: i bzw.?info zeigt Informationstexte an, die durch Anklicken abgefragt werden können. In Formularmaske mit * gekennzeichnete Eingabefelder sind verpflichtend auszufüllen Vermeidung von Datenverlusten Nicht gespeicherte Daten gehen verloren, wenn Sie nach einer Inaktivitätszeit von 30 Minuten automatisch von der Anwendung abgemeldet werden. Dies ist aus Sicherheitsgründen notwendig. Speichern Sie daher regelmäßig. Hinweis: das Befüllen von Formularmasken wird EDM seitig nicht als Aktivität erkannt, da in diesem Fall der Browser des lokalen Computers nicht mit dem EDM kommuniziert. Eine Kommunikation mit dem EDM findet erst bei Aktionen wie Weiter, Speichern, etc. statt. Speziell in der Stammdatenbearbeitung eras gibt es zu folgenden Datenblöcken jeweils ein eigenes Eingabeformular (dieses kann sich auch über mehrere Seiten erstrecken durch die mit weiter und zurück geblättert werden kann): o Personen-Grunddaten (Name, Tätigkeiten, ) und Verordnungsspezifische Daten (EAG, Batterien, ) o Firmensitzadresse und Telefonnummern o Zustelladresse und Telefonnummern o Kontaktpersondaten (Name, Verantwortlichkeiten) o Kontaktperson-Adresse und Telefonnummern o Standortdaten (inkl. Adresse bzw. Grundstücksangaben und Kontaktdaten) o Anlagendaten (inkl. Aufsichtsorgan) o Abfall-Sammler/Behandler-Berechtigungen o Anlagengenehmigungen o Anlagenkapazität o Anlagenstatus o Gutachter Fach- und Untersuchungsbereiche Die Dateneingaben in den einzelnen Eingabeformularen (d.h. in den einzelnen, oben genannten Datenblöcken) werden jeweils zusammenhängend gespeichert/freigegeben! 3/19

4 Wichtig: Bevor Sie ein Eingabeformular (d.h. einen der oben genannten Datenblöcke) verlassen, speichern Sie die eingegebenen Daten, da die Daten ansonsten verworfen werden. Ein Eingabeformular wird verlassen durch Anklicken o eines Elements im eras-baum o eines Menüpunktes (z.b. Pdf-Druck) o eines Elements im Navigationspfad (z.b. Home) o einer Schaltfläche (z.b. in Lese-Modus wechseln ) Ausnahmen sind hierbei die Schaltflächen Weiter und Zurück, die ein Eingabeformular nicht schließen, sondern zur nächsten bzw. vorigen Formularseite blättern Datenschutz Die Nutzung des EDM s wird protokolliert, um bei Dateneingaben oder -änderungen klar nachvollziehen zu können, wer welche Daten im System erfasst hat. Daten zu denen widerrechtlich, durch Versehen oder technische Fehler Zugang erlangt wurde, dürfen nicht weiterverwendet werden und sind für den Fall, dass diese gespeichert wurden unverzüglich zu löschen. Bei Vorliegen eines technischen Fehlers ist jedenfalls der EDM-Helpdesk unverzüglich zu informieren. 1.5 Barrierefreiheit Mit Unterstützung von Expertinnen und Experten für behindertengerechte Web-Gestaltung als auch für Benutzerinnen- und Benutzerfreundlichkeit arbeitet EDM an der Erfüllung der strengen Vorgaben der entsprechenden EU-Richtlinien. Barrierefreiheit hat im EDM-Programm eine hohe Priorität. Gerade bei komplexen, interaktiven Anwendungen stellt dies aber eine hohe Herausforderung dar. Benutzerinnen- und Benutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit sind wichtig, um möglichst vielen Menschen Zugang zu den angebotenen Informationen und Services zu ermöglichen. 4/19

5 2 Nutzungsbedingungen 2.1 Allgemeines Für die Datenerfassung (Registrierung) und die Abgabe von Meldungen gelten folgende Bedingungen: 1. Im EDM ist grundsätzlich nur EINE Registrierung (Erfassung) für jede natürliche Person und jedes Unternehmen (jede juristische Person) vorgesehen. Filialen (unselbständige Niederlassungen) sind daher als Standorte in den Stammdaten des Unternehmens (der juristischen Person) zu erfassen. Ausnahmen von dieser Regel wie z.b. bei der Erfassung von Strahlenschutzbeauftragten sind explizit in den betreffenden Hilfetexten oder Benutzerhandbüchern beschrieben. 2. Kam es versehentlich zu einer mehrfachen Erfassung (Registrierung) im Register, so hat die registrierte Person ihre Daten in einen einzigen Datensatz zusammenführen zu lassen (Auskunft und Unterstützung: EDM-Helpdesk). 3. Registrierte haben ihre Daten aktuell zu halten. Änderungen der Stammdaten sind im Register ehestmöglich zu erfassen. 4. Nach der Registrierung (Datenerfassung) wird von der Umweltbundesamt GmbH eine Zugangskennung (Hauptbenutzername und Passwort) vergeben. Mit der Zugangskennung ist sorgfältig umzugehen. Eine Weitergabe des Passwortes ist nicht gestattet. Bei Bekanntwerden des Passwortes an Dritte, bei Verlust des Passwortes bzw. bei Bestehen des Verdachtes, dass eine dritte Person vom Passwort Kenntnis erhalten hat, ist die im Register erfasste (registrierte) Person gehalten, ihr Passwort unverzüglich zu ändern. 5. Damit neben dem im Registrierungsprozess angelegten Hauptbenutzer weitere Personen das EDM im Auftrag und in der Verantwortung des Registrierten nutzen können, ist pro Person (Nebenbenutzer) eine EIGENE Zugangskennung durch den Hauptbenutzer zu vergeben. Die Haupt- und Nebenbenutzer handeln im Namen des Registrierten. Der Registrierte hat sicherzustellen, dass der Haupt- und die Nebenbenutzer über ihre Verantwortung und Verpflichtungen im Zusammenhang mit der Nutzung des EDM informiert werden. Der Nebenbenutzer hat unmittelbar nach Freischaltung der Nebenbenutzerzugangskennung das Passwort zu ändern. Mit der Zugangskennung ist sorgfältig umzugehen. Eine Weitergabe des Passwortes ist nicht gestattet. Sollte das Passwort Dritten bekannt geworden sein, bei Verlust des Passwortes bzw. bei Bestehen des Verdachtes, dass eine dritte Person vom Passwort Kenntnis erhalten hat ist das Passwort unverzüglich zu ändern. Der Nebenbenutzer hat bei Erstanmeldung sein Passwort (das er vom Hauptbenutzer erhalten hat) zu ändern. Wenn ein Nebenbenutzer nicht mehr für den Registrierten im EDM tätig werden soll (z.b. wegen des Ausscheidens aus dem Unternehmen), so muss der Hauptbenutzer die Zugangskennung des Nebenbenutzers sofort sperren. Sollte der Hauptbenutzer ersetzt werden müssen, so hat der Registrierte einen neuen Hauptbenutzerzugang für den Nachfolger schriftlich über den EDM Helpdesk einrichten zu lassen. 6. Auch für die Nutzung einer Maschinen-Maschinen-Schnittstelle ist eine Zugangskennung erforderlich. Für diesen Fall ist eine eigene Zugangskennung im Sinne von Punkt 5. (siehe oben) erforderlich. Pro Maschine ist eine eigene Zugangskennung zu verwenden. Diese Zugangskennung 5/19

6 ist jener Person zuzuordnen, die für die Administration der Maschine befugt ist. Es gilt die gleiche Sorgfaltspflicht wie oben unter Punkt Vertrag zur Nutzung der GLN Im Zuge der Datenerfassung (Registrierung) wird von der Umweltbundesamt GmbH eine GLN als Identifikationsnummer zugeteilt. Die Nutzung dieser Identifikationsnummer erfolgt unter den im Folgenden dargestellten Bedingungen. Bitte beachten Sie, dass ein Zuwiderhandeln rechtliche Schritte nach sich ziehen kann Vertragspartner Umweltbundesamt GmbH und im Register erfasste (registrierte) Person Leistungsbeschreibung Jede juristische oder natürliche Person, deren Daten im Register erfasst (registriert) sind, bekommt eine GLN zu ihrer Identifizierung zugewiesen. Weiters können GLN zur Identifikation von Anlagen und Standorten vergeben werden. Es ist nicht zulässig, mehrere GLN zur Identifizierung derselben Sache zu verwenden. Zur Identifikation einer Sache ist für das elektronische Datenmanagement immer dieselbe GLN zu verwenden. Die vergebene GLN darf nur entsprechend den rechtlichen Vorgaben des AWG 2002 und zugehöriger Verordnungen, des EZG, der EPER-V, des EG-K und des ChemG 1996 verwendet werden. Wird eine GLN für andere Geschäftsrelationen benötigt, die mit diesen Vorgaben nicht in Zusammenhang stehen, so ist ein Beitritt beim System EAN erforderlich Kündigung dieses Vertrages Mit Kündigung dieses Vertrages dürfen die zugewiesenen GLN von dem Vertragspartner "im Register erfasste (registrierte) Person" nicht mehr verwendet werden Befristung Dieser Vertrag ist unbefristet Gerichtsstand Für diesen Vertrag gilt das österreichische Recht. Für Streitigkeiten aus diesem Vertrag wird als Gerichtsstand das für die Umweltbundesamt GmbH örtlich und sachlich zuständige Gericht vereinbart. 2.3 Nutzungsbedingungen zum Einsatz des EDM Teamviewers Grundlegendes Der EDM-TeamViewer wird vom Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft im Rahmen des egovernmentsystems EDM bereitgestellt. Der EDM-TeamViewer steht bestimmten MitarbeiterInnen des EDM-Helpdesks und der Behörden (im Folgenden: 6/19

7 Hilfeleistenden ) zur Verfügung, welche eine Unterstützung bei der technischen Abwicklung einer Stammdateneintragung und pflege im EDM-Stammdatenregister oder zur technischen Bedienung von anderen EDM-Anwendungen leisten. Ein Einsatz des EDM-TeamViewers darf nur nach Zustimmung des jeweiligen Hilfesuchenden/der jeweiligen Hilfesuchenden und nur im Rahmen eines Telefongesprächs mit dieser/diesem erfolgen. Mit dem EDM-TeamViewer kann der/die Hilfeleistende eine Verbindung zum Computer des/der Hilfesuchenden aufbauen und hat so die Möglichkeit den Bildschirminhalt des/der Hilfesuchenden einzusehen und mit einem speziellen Mauszeiger auf Details dieses Bildschirminhaltes zu zeigen Technischer Rahmen Eine Verbindung zum Computer des/der Hilfesuchenden kann nur aufgebaut werden, wenn der/die Hilfesuchende den EDM TeamViewer startet und die TeamViewer ID dem/der Hilfeleistenden mitteilt. Der/die Hilfeleistende kann sich ausschließlich den Bildschirminhalt des/der Hilfesuchenden anzeigen lassen und mit einem speziellen Mauszeiger auf Details des Bildschirminhalts zeigen. Der/die Hilfeleistende kann auf dem Computer des/der Hilfesuchenden keine anderen Aktionen ausführen Rechtlicher Rahmen Eine Hilfestellung unter Nutzung des EDM-TeamViewers stellt eine technische Unterstützung im Rahmen des EDM-Systems und keine Beratung in materiellrechtlicher Hinsicht dar. Diese technische Unterstützung kann keine umfassende rechtliche Beratung ersetzen. Für Fehler des Hilfesuchenden kann keine Haftung übernommen werden. Eine Haftung oder Gewährleistung dafür, dass die Nutzung des EDM-TeamViewers nicht unterbrochen oder anderweitig durch Störungen beeinträchtigt wird, kann nicht übernommen werden. Das Bundesministerium für Land- und Forstwirtschaft, Umwelt und Wasserwirtschaft und die jeweils zuständigen Behörden behalten sich das Recht vor, jederzeit und ohne Vorankündigung die Nutzung des EDM-TeamViewers gänzlich oder vorübergehend einzustellen Datenschutz Der Zugriff auf den Computer des/der Hilfesuchenden erfolgt ausschließlich zum Zwecke des Supports und nur mit Zustimmung des/der Hilfesuchenden. Von dem/von der Hilfeleistenden werden keine Veränderungen am Rechner des/der Hilfesuchenden vorgenommen. Daten, welche der/die Hilfeleistende auf der Benutzeroberfläche des/der Hilfesuchenden einsehen kann, werden nicht gespeichert oder an Dritte weitergegeben. Zu Kontroll- und Revisionszwecken werden die technischen Daten der Verbindung (Betriebssystem, Session ID, IP-Adresse, Uhrzeit, Dauer, Person, TeamViewer-ID) elektronisch aufgezeichnet. Dabei werden diese Daten in einem zentralen Dokument festgehalten und 3 Jahre lang gespeichert Schlussbestimmung zur Nutzung des EDM-Teamviewers Auf die Nutzung des EDM-TeamViewers findet ausschließlich österreichisches Recht Anwendung. 7/19

8 3 Betriebszeiten Aufgabe Zeit von-bis Systemlaufzeit Systeme und Anwendungen laufen Mo-So 7x24h Betreuter Anwendungs- und Systembetrieb Behebung von Betriebsstörungen Mo-Do 8:00-16:00 Fr 8:00-15:00 (werktags) Wartungszeiten Wartungszeitraum zum Einspielen von System Patches oder Updates (Wartungsfenster) Di und Do ab 18:00 Mit Hilfe eines Monitoringsystems wird die systemgestützte Überwachung der Verfügbarkeit aller für EDM betriebenen Systeme und auch der EDM Anwendungen behandelt. EDM Anwendungen werden nach dem Prinzip End2End überwacht, womit alle für die Nutzung einer EDM Anwendungen durch den Anwender erforderlichen Komponenten mit überwacht werden. Im Fehlerfall werden durch definierte Alarmierungsprozesse die jeweiligen Servicegruppen benachrichtigt, bzw. automatisierte Systemwartungsprozesse initiiert. Erkannte Ausfälle von Komponenten des EDM Systems werden am EDM Portal publiziert. Sollte die EDM BenutzerIn Daten außerhalb der betreuten Anwendungs- und Systembetriebszeiten benötigen, so hat die EDM BenutzerIn entsprechende Vorkehrungen zu treffen um im Falle einer Betriebsstörung vom EDM unabhängig zu sein. Gleiches gilt für Störungen, die außerhalb des EDM Systems liegen (z.b. Wartungsarbeiten/Netzausfälle im Intranet oder des Internet Service Providers des Registrierten). 8/19

9 4 Helpdesk 4.1 Entgegennahme und Registrierung der Anfrage EDM NutzerInnen können ihre Frage zu EDM per Telefon oder per Mail ausschließlich an den Umweltbundesamt Helpdesk richten. Sowohl Telefonnummer als auch Adresse sind im Menü "Hilfe" des EDM Portals ersichtlich. Die Telefonnummer des EDM Helpdesk lautet: , die adresse des EDM Helpdesk lautet: Telefonische Anfragen werden durch den Helpdesk der Umweltbundesamt GmbH entgegen genommen oder außerhalb der Betriebszeiten oder bei gleichzeitig mehreren Anrufen in ein externes Call Center geleitet. Der Anruf wird entgegen genommen, ein neuer "Call" wird eröffnet und die Informationen werden in das Helpdesktool (HDT) eingetragen. Es werden Name, und Telefonnummer sowie eine Beschreibung der Frage notiert. Die FragestellerIn wird gebeten die Frage so präzise wie möglich zu stellen. Insbesondere bei Beobachtung von Mängel ist eine genau Angabe der Beobachtung erforderlich: schrittweise Beschreibung was bis zum Auftreten des Mangels von der EDM NutzerIn gemacht wurde. Das Helpdesktool ist eine Software, welche die Abarbeitung der Anfrage unterstützt und dokumentiert. Jeder Anfrage wird eine "Call" Nummer zugewiesen. Mit der "Call" Nummer kann auch zu einem späteren Zeitpunkt der Verlauf der Anfrage nachvollzogen werden. Kommt eine Anfrage per Mail an den Helpdesk, wird dies direkt im HDT automatisch als "Call" registriert. Der Schreiber der Mail wir automatisch mittels Antwortmail informiert, dass seine Mail aufgenommen wurde. Die Helpdeskmitarbeiter sehen im HDT, dass eine neue Mailanfrage eingegangen ist. 4.2 Priorisierung der Anfragen Um Probleme schnell beseitigen zu können, werden die Anfragen nach mehreren Kriterien bewertet und priorisiert. Dadurch werden z.b. Probleme die viele Benutzer betreffen höher prior behandelt als Probleme die nur eine einzelne Person betreffen. Anfragen zu den EDM-Fachanwendungen eelektroaltgeräte und ebatterien werden entsprechend dem 23 Abs. 4 AWG 2002 (Abfallwirtschaftsgesetz 2002 BGBl. I Nr. 102/2002, zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 9/2011) prioritär behandelt. 4.3 Übermittlung der Antwort Generell wird angestrebt, dass MitarbeiterInnen des Helpdesk auch die Antworten übermitteln (Prinzip des single point of contact = SPOC). Die Antworten werden im Helpdesktool vermerkt, damit sie bei zukünftigen Anfragen zur Verfügung stehen.die Beantwortung der Anfrage kann je nach Maßgabe telefonisch oder per erfolgen. 9/19

10 4.4 Betriebszeiten des Helpdesk Rolle Aufgabe Zeit von-bis Call Center Entgegennahme der Anfragen und Kontaktdaten Mo-Fr 7:00-19:00 1st Level Support Entgegennahme und Lösung von allen Störungs-, Fehlermeldungen und Anfragen Mo-Do 8:00-16:00 Fr 8:00-14:00 In der Zeit von Juni bis Dezember: Mo-Fr 8:00-14:00 2nd/3rd Level Support (Fach) Lösung von fachlichen Fehlern und Anfragen Mo-Fr 8:00-16:00 2nd/3rd Level Support (Technik) Lösung von technischen Störungen, Fehlern und Anfragen Mo-Fr 8:00-16:00 10/19

11 5 Datensicherheit Höchstmöglicher Schutz der Daten ist von großer Bedeutung für das EDM. Um höchstmögliche Sicherheit erreichen zu können sind sowohl Maßnahmen auf der EDM Systemseite als auch Maßnahmen auf der BenutzerInnen-Seite erforderlich. 5.1 Gesicherte Datenübertragung Authentifizierung Authentifizierung durch Zugangskennung und Passwort Grundsätzlich ist zur Nutzung fasst aller EDM Funktionen eine Zugangskennung mit zugehörigem Passwort erforderlich. Ausnahmen sind lediglich Funktionen die auch für die Öffentlichkeit bestimmt sind (z.b. Abfall-Sammler und Behandler-Abfrage). Als Zugangskennung wird zwischen Haupt- und Nebenbenutzer unterschieden. Hauptbenutzer ist jene Person, die vom Registrierten befugt wird, die EDM relevanten Tätigkeiten des Registrierten einschließlich der Verwaltung weiterer (Neben-)Benutzer durchzuführen. Die Zugangskennung des Hauptbenutzers wird von der EDM Registrierungsstelle vergeben und stellt eine alphanumerische Zeichenfolge dar, die keinen Rückschluss auf die registrierte Person ermöglicht. Der Hauptbenutzer hat die Möglichkeit weiteren natürlichen Personen den Zugang zum EDM zum Arbeiten mit den Daten des Registrierten einzurichten. Dazu richtet der Hauptbenutzer für jede weitere Person Nebenbenutzer ein. Aus Datenschutz- und Nachvollziehbarkeitsgründen ist hierbei neben der Zugangskennung auch der korrekte Name der natürlichen Person anzugeben. Jeder Nebenbenutzer bekommt seinerseits eine eigene vom Hauptbenutzer erstellte Zugangskennung und individuelles Passwort. Der Nebenbenutzer hat dieses Passwort unmittelbar nach der Freischaltung der Zugangskennung zu ändern. Ein Einstieg für den Nebenbenutzer ist nur mit der Zugangskennung des Hauptbenutzers, der Zugangskennung des Nebenbenutzers und dem Passwort des Nebenbenutzers möglich. Als Passwort ist eine alphanumerische Zeichenkette in der Länge von mindestens 8 bis maximal 50 Stellen zu verwenden Authentifizierung durch Unternehmensserviceportal Durch Anbindung des EDM an das Unternehmensserviceportal erfolgt die Authentifizierung durch das Unternehmensserviceportal. Der Umgang mit Benutzerzugängen der registrierten Person erfolgt in diesem Fall gem. der Regeln der Benutzerverwaltung im Unternehmensserviceportal SSL-Verschlüsselung Zur Abhör- und Manipulationssicherheit der Daten und Transaktionen wird für die Übertragung von Daten während einer Sitzung das Secure Socket Layer Protokoll 3.0 (SSL) als Verschlüsselungssystem eingesetzt. Dieses System garantiert, dass die Daten verschlüsselt werden, die Identität des Internet- Servers zweifelsfrei bestätigt wird und die Daten vollständig und unverändert übertragen werden. Gegenwertig wird die höchstmögliche Verschlüsselungsstärke von 128 Bit eingesetzt. 11/19

12 Serverzertifikat Um die Identität des EDM Servers zweifelsfrei bestätigen zu können wird ein Serverzertifikat eingesetzt, das durch ein autorisierten Zertifizierungscenters ausgestellt wurde. Der Web-Browser prüft die Informationen des Zertifikats. Bei Widersprüchen werden durch den Web-Browser entsprechende Hinweise angezeigt Timeout Wenn eine angemeldete BenutzerIn länger als 30 min keine Daten mehr zwischen Web-Browser und EDM System austauscht, wird die BenutzerIn aus Sicherheitsgründen automatisch vom System abgemeldet. 5.2 Vorkehrungen zum Schutz der Daten Das EDM ist durch eine Firewall vom Internet getrennt. Diese beschränkt und überwacht den Zugriff auf das System durch festgelegte Regeln. Auf diese Weise werden unerlaubte Zugriffe unterbunden. Allen BenutzerInnen werden Zugriffskennungen zugeordnet. Durch die Rolle die diese Benutzer im System wahrnehmen werden diesen Zugriffskennungen Rechte erteilt. Über die Rechte wird festgelegt welche BenutzerIn auf welche Daten Zugriff bekommt. Bei jedem Datenzugriff im Sinne des Datenschutzgesetzes wird mit protokolliert, wer, wann auf wessen Daten zugegriffen hat. Innerhalb des EDM Systems kommen Scanner zum Einsatz, die das System auf Auffälligkeiten (z.b. Viren) überprüft. Die EDM Anwendungen selber werden nach den neuersten Standards zur sicheren Programmierung erstellt. Die Anwendungen werden regelmäßig durch einen externen Sicherheitsdienstleister auf Sicherheitslücken überprüft. 5.3 BenutzerInnen-Beitrag zur Datensicherheit Sorgfaltspflicht für Zugangskennungen Neben der Sorgfaltspflicht für Zugangskennungen (siehe auch Kap. 2 Nutzungsbedingungen) sind auch die Passwörter aus Sicherheitsgründen regelmäßig zu ändern. Passwörter dürfen keine leicht erratbaren Zeichenfolgen sein (z.b. Bezeichnung der eigenen Abteilung). Darüber hinaus hat sich die BenutzerIn mit der Beendigung der Arbeiten mit dem EDM abzumelden bzw. bei Verlassen des Computerarbeitsplatzes den Computer vor Zugriff durch Dritte zu schützen Browsersoftware Für den sicheren Zugriff auf das EDM System ist es erforderlich, dass die BenutzerIn eine aktuelle Browserversion einsetzt. Die Browserhersteller legen großen Wert darauf Ihre Produkte sicher zu halten. Daher ist das regelmäßige Aktualisieren des Browsers durch die BenutzerIn unabdingbar IT-Sicherheitsstandards Die Computerinfrastruktur der EDM BenutzerIn ist auf aktuelle IT-Sicherheitsstandards zu halten. Dazu gehören der Einsatz von aktuellen Virenscannern und (persönlichen) Firewalls. 12/19

13 5.3.4 Datenschutz Bei Datenexporten hat die EDM NutzerIn sämtliche Maßnahmen zum Datenschutz zu treffen. Das umfasst das Verhindern von Zugriffen auf diese exportierte Daten durch Unberechtigte und den Schutz vor missbräuchlicher Verwendung. Die Verwendung unternehmensfremder Daten (z.b. Daten aus der Suche nach Abfallsammlern und - behandlern) ist nur für den durch die Exportfunktion definierten Zweck zulässig. 13/19

14 6 Datensicherung Die Daten der EDM Anwendungen und die EDM Anwendungen selbst inkl. deren Systeme werden regelmäßig gesichert und in externe Hochsicherheitslager gelagert. Durch diese Maßnahme ist die Risikowahrscheinlichkeit eines Datenverlustes weitestgehend reduziert. Beschreibung der Datensicherung Häufigkeit Aufbewahrungszeit Tägliches Backup der Datenbank Inkrementelles Backup Daten/Systeme (die nicht in der Datenbank sind) Full Backup Daten/Systeme (die nicht in der Datenbank sind) Täglich (Mo-So) Täglich (Mo-Fr) Wöchentlich (Sa) Tägliches Backup für 7/14 Tage 1 Backup/Wo für 2 Monate 1 Backup/Mo für 6 Monate 4 Backups/Jahr für 7 Jahre Logfiles Täglich 6 Monate 14/19

15 7 Datenimporte Um sicherstellen zu können, dass Dateien, die von einem Benutzer in das EDM hochgeladen werden auch von anderen, berechtigten Benutzern technisch einwandfrei darstellbar sind, sind die erlaubten Dateiformate EDM weit festgelegt. Welche von diesen Datenformaten bis zu welcher Dateigröße von welcher Fachanwendung unterstützt wird, ist in den Anwendungsspezifika beschrieben. Dateiart Derzeit unterstützte Dateiformate Erlaubte Dateigrößen Textdatei Grafikdatei Strukturierte Daten PDF alle Versionen DOC kompatibel zu Word PNG JPG TIFF XML XLS kompatibel zu EXCEL CSV 20 MB 8 MB 20 MB 20 MB 20 MB 8 MB 8 MB 8 MB Archivdatei ZIP 20 MB Bezüglich Dateien innerhalb einer ZIP-Datei gilt, dass eine ZIP-Datei keine weiteren ZIP-Dateien beinhalten darf. Des Weiteren gilt, dass jede Datei innerhalb einer ZIP-Datei, dieselben technischen Anforderungen erfüllen muss, die auch für eine eigenständige Datei Gültigkeit besitzen (Dateigröße, Dateiformat). Datenimporte die innerhalb des EDM elektronisch weiterverarbeitet werden, werden als strukturierte Daten in eindeutig definierten Formaten für die jeweilige Fachanwendung festgelegt und am EDM Portal unter dem Menüpunkt Schnittstellenbeschreibungen der Technischen und organisatorischen Spezifikationen veröffentlicht. 15/19

16 8 Datenexporte Berichte, Auswerteergebnisse etc. werden in der Regel in Form von PDF Dateien zur Verfügung gestellt. 8.1 Nicht-servicierte strukturierte Datenexporte Zur Nutzung von Daten für ad-hoc Bedürfnisse wie z.b. Suchen, Abfragen etc. werden auch strukturierten Formate (XML, XLS, CSV: Formatdefinition siehe Datenimporte) angeboten. Diese sind nicht für einen regelmäßigen Anwendung-zu-Anwendung Datenaustausch gedacht. Daher werden Änderungen dieser Formate in der Regel nicht angekündigt, Dazu dienen ausschließlich die definierten und veröffentlichten Schnittstellen des EDM (siehe dazu am EDM Portal unter dem Menüpunkt Technische und organisatorische Spezifikationen die freigegebenen Schnittstellenbeschreibungen). Nutzern oder IT-Dienstleister, die für elektronische Weiterverarbeitung strukturierte Formate verwenden, die nicht als Schnittstelle veröffentlicht wurden, wird empfohlen entsprechende Vorkehrungen zu treffen um die Abhängigkeiten zu diesen Daten und Datenformaten so gering wie möglich zu halten. Andernfalls könnten sich Änderungen, die sich aufgrund von Weiterentwicklungen oder Wartungstätigkeiten ergeben, ohne Vorankündigung zu hohen Aufwenden der Nutzer bzw. Drittanwendungen führen. Im Gegensatz zu einer definierten und veröffentlichten Schnittstelle stellt der Download ein nicht-serviciertes Datenformat dar. 8.2 Definierte Schnittstellen Definierte Schnittstellen, die seitens EDM explizit für den Anwendung-zu-Anwendung- Datenaustausch zur Verfügung gestellt werden, werden mit größtmöglicher Sorgfalt gepflegt: Es gibt am EDM Portal eine Schnittstellenspezifikation (typischerweise XML Schema und dazugehörige Schnittstellenbeschreibung, im Falle von WebServices zusätzlich WSDL- Spezifikation) Bei der initialen Spezifikation des Datenformats und bei allfällig notwendigen Erweiterungen wird darauf geachtet, dass eine Implementierung des Datenformats geringstmöglichen Aufwand erfordert. Dabei sind zwei Ansätze wichtig: o Harmonisierung von verschiedenen Datenformaten: Möglichst große Vereinheitlichung von verschiedenen Datenformaten, so dass die gleiche Datenbasis für verschiedene Schnittstellen verwendet werden kann und die Implementierung zusätzlicher Datenformate mit geringem Mehraufwand möglich ist. o Abwärtskompatibilität: Sind Erweiterungen des Datenformats notwendig, dann wird darauf geachtet, dass bezüglich älterer Versionen des Datenformats gültige Dateien auch bezüglich der neuen Version gültig sind, und somit bestehende Implementierungen nicht notwendigerweise angepasst werden müssen. Im Falle von Schnittstellenänderungen werden die neuen Schnittstellenbeschreibungen mindestens 3 Monate im Voraus am EDM-Portal veröffentlicht. 16/19

17 Schnittstellenänderungen, die eine Anpassung der Software der Benutzer zwingend erfordern, werden 12 Monate vor verpflichtender Verwendung veröffentlicht. Änderungen in den Code- und Referenzlisten sowie den Datenanforderungen bedingen bei Programmierung nach den allgemein gültigen IT-Grundsätzen keine zwingende Softwareanpassung. Rechtliche Vorgaben bleiben von den oben genannten Fristen unberührt. 17/19

18 9 Zuordnungstabellen (Referenzlisten, Codelisten) In Datenmodellen und Schnittstellenspezifikationen werden Listen von Auswahlmöglichkeiten verwendet. Bei bestimmten Angaben handelt es sich also um die Wahl eines Eintrags aus einer vorgegebenen Liste, zb einer Abfallart-Auswahlliste oder einer Auswahlliste für Länder (Staaten). Bei einigen Auswahlmöglichkeiten können häufige Änderungen nicht ausgeschlossen werden. So ändert sich beispielsweise die Auswahl der Staaten bei jeder Teilung oder jedem Zusammenschluss von Staaten (zb deutsche Wiedervereinigung, Staatenteilungen im ehemaligen Jugoslawien, Abspaltung des Südsudan vom Sudan, usw.). Die EDM-IT-Architektur orientiert sich daher am allgemeingültigen IT-Grundsatz, Anwendungen so zu gestalten, dass Änderungen an Auswahlmöglichkeiten möglichst schnell und mit möglichst geringem Aufwand, dh. möglichst automatisch in IT-Anwendungen übernommen werden können. Dementsprechend werden die Auswahllisten nicht innerhalb der Datenmodell- und Schnittstellenbeschreibungs-Dokumente wiedergegeben, sondern zentral am EDM- Anwendungsportal unter dem Menüpunkt Zuordnungstabellen veröffentlicht. Eine Aktualisierung von am EDM-Anwendungsportal veröffentlichten Zuordnungstabellen kann jederzeit erfolgen. Änderungen an Schnittstellen (bzw. Datenmodellen) und Änderungen an Auswahllisten werden dem genannten allgemeingültigen IT-Grundsatz gemäß separat voneinander dokumentiert. Das bedeutet insbesondere, dass Änderungen von Auswahlmöglichkeiten weder als Schnittstellenänderungen gelten, noch als solche dokumentiert werden. In Datenmodellen und Schnittstellenbeschreibungen wird mittels 4-stelliger Nummern auf die am EDM-Anwendungsportal veröffentlichten Auswahllisten verwiesen. Die in einem Datenmodell oder einer Schnittstellenbeschreibung angegebenen 4-stelligen Nummern werden also dazu verwendet, um die passenden Auswahllisten am EDM-Anwendungsportal zu finden. Die Auswahllisten werden am Anwendungsportal unter anderem nach Schnittstellen gruppiert veröffentlicht. Vom EDM-Anwendungsportal ist für jede Auswahlliste die gesamte Historie der Liste abrufbar, dh. sämtliche jemals in das EDM übernommene Änderungen an der Liste (zb Hinzufügen oder Entfernen von Einträgen, Ersetzen von bestehenden Einträgen durch neue Einträge, usw.). Aus dem Änderungsverzeichnis geht hervor, wann es welche Listenänderungen gab. Über das Änderungsverzeichnis besteht Zugriff auf die einzelnen Versionen der Liste, dh. auf die zwischen zwei aufeinanderfolgende Änderungen der Liste geltenden Listenausprägungen. Vom Anwendungsportal kann für jede Auswahlliste auch die sogenannte Gesamtliste abgerufen werden. Dem Namen entsprechend ist in der Gesamtliste die Gesamtheit aller aktuell und historisch gültigen Listeneinträge enthalten. Gültigkeitsbeginn- und Gültigkeitsende-Datum geben für jeden Eintrag die zeitliche Gültigkeit an. Ein fehlendes Gültigkeitsbeginndatum bzw. ein fehlendes Gültigkeitsendedatum stehen für undefinierten Gültigkeitsbeginn bzw. undefiniertes Gültigkeitsende, dh. dafür, dass der Eintrag in der im EDM verfügbaren Historie nicht durch eine Änderung der Liste eingeführt bzw. außer Kraft gesetzt wurde, also bereits in der ersten Version der Liste enthalten war bzw. in der letztgültigen Version der Liste nach wie vor enthalten ist. 18/19

19 Eine Änderung der Struktur der Zuordnungstabellen (z.b. zusätzliche Spalten) wird 3 Monate vorher angekündigt. Rechtliche Vorgaben bleiben davon unberührt. Nutzer von Schnittstellen haben darauf zu achten, dass sie stets jenen (historischen) Stand der Zuordnungstabellen verwenden, der dem zeitlichen Bezug der über die Schnittstelle übertragenen (Bewegungs-)Daten entspricht. 19/19