bistroportal HANDBUCH Das umfangreiche Beratungs- und Preisvergleichssystem fürs Reisebüro

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1 bistroportal HANDBUCH Das umfangreiche Beratungs- und Preisvergleichssystem fürs Reisebüro

2 Inhalt 1. Installation Voreinstellungen Arbeitsoberfläche Beratung Modul Last Minute / Pauschal Hotelbewertung Volltextsuche Zielgebietsauswahl Regionsinfos Hotelliste Angebotsliste Mietwagen Modul Charter Modul One Way Modul Nur Hotel Modul Ferienhäuser Modul Städtereisen Servicecenter Angebote Übersicht Berater Einstellungen InfoCenter TripPage Copyright 2010, TravelTainment GmbH Das vollständige oder teilweise Kopieren dieses Handbuchs ohne vorherige Genehmigung ist strengstens verboten. Änderungen am Inhalt dieses Handbuchs vorbehalten. TravelTainment legt größten Wert auf die Richtigkeit der Angaben in diesem Handbuch. Wenn Sie auf Fehler oder Auslassungen stoßen, wenden Sie sich bitte an unseren Support. Telefon: (0,14 /Min aus dem dt. Festnetz / max. 0,42 /Min vom Mobiltelefon) 2

3 1. Installation Die aktuelle Installations-Software befindet sich auf Nach erfolgreichem Abschluss der Installation startet BistroPortal automatisch: Keine Zugangsdaten? Wenden Sie sich bitte an unser Support-Team: oder unter Tel (0,14 /Min aus dem dt. Festnetz / max. 0,42 /Min vom Mobiltelefon) 3

4 2. Voreinstellungen Sie können Voreinstellungen zu einem CRS vornehmen, Ihre Expedientennummer hinterlegen und den Export von TUI-Angeboten bestimmen. Die hier optional einzutragenden Werte werden zu Beginn einer jeden Suchanfrage automatisch in die dafür vorgesehenen Felder eingetragen. Informationen zum Reiter Veranstalter-Set finden Sie ab Seite 6. 4

5 3. Arbeitsoberfläche 3.1 Beratung 1 Es gibt 3 verschiedene Reiter (InfoCenter, ServiceCenter, Beratung 1), die auf den folgenden Seiten erläutert werden. Neben der Beratung 1 finden Sie ein weiteres Beratungsfenster für einen neuen Kunden. Sie werden aufgefordert, einen Kundennamen zu vergeben. 3.1 Beratung 1 Zu den Modulen Charter, Oneway, Nur Hotel, Ferienhäuser und Städtereisen gelangen Sie, indem Sie den entsprechenden Radiobutton auswählen. Die Ermittlung der Angebote erfolgt analog zu den Last Minute / Pauschal-Angeboten, abgesehen vom Modul Städtreisen. Erläutert wird an dieser Stelle zunächst die Eingabemöglichkeit der Last Minute / Pauschal- Angebote. Eingabe von Such-Parametern (erläutert werden ausschließlich Felder mit Mehrfacheingabemöglichkeit oder solche, die nicht selbsterklärend sind) Allgemein gilt: Gibt man nichts in die Felder ein, erscheinen alle verfügbaren Angebote aus dem Datenspeicher. Je größer die Einschränkung, desto geringer die Angebotsauswahl, bzw. je präziser die Angebotsfindung. Aufrufbar sind die Angebote über den Aktualisieren Button oder via Enter Taste. Alle Suchergebnisse in BistroPortal folgen der unscharfen Suche (Fuzzy-Logic). Das System schlägt passende alternative Reiseangebote vor, wenn die eingegebenen Suchkriterien kein 100-prozentiges Ergebnis liefern. Die alternativen Reiseangebote sind an ihrem rosafarbenen Hintergrund zu erkennen. Sie werden unter den 100% zutreffenden Angeboten gelistet. 5

6 3.1 Beratung Modul Last Minute / Pauschal Abflughafen/PLZ: z.b. FRA, TXL, MUC, oder einfach die Zahl für eine Region eingeben, z.b. 5 oder 8. Mehrfacheingabe durch Kommatrennung möglich. Frühester Hinflug: Datumformat: oder 1502 (TTMMJJ oder TTMM) VA: In den Modulen Last Minute/Pauschal und Nur Hotel ist eine Gruppierung der verfügbaren Veranstalter möglich. Die Veranstalter-Set-Auswahl ist pro Benutzer/Reiseberater definierbar. Ausgewählt werden die VA-Sets über den Menüpunkt Extras -> Einstellungen -> Veranstalter- Set. Treffen Sie pro Set Ihre VA-Auswahl. Entweder durch einzelnes An- und Wegklicken der Checkboxen oder mit Hilfe der rechten Maustaste. Dort sind einzelne Gruppen zentral aktivier- oder deaktivierbar. Die Checkboxen vor den VA-Sets sind miteinander kombinierbar. Wird kein Set ausgewählt, erfolgt die Abfrage auf das komplette Veranstalter-Set. Klickt man auf den W -Button (s. oben) erscheint ein Freitextfeld. Das W steht für einen Wechselbutton, der es ermöglicht zwischen den Veranstalter-Sets und dem Veranstalter-Freitextfeld hin und her zu wechseln. Durch Eingabe eines Veranstalter-Kürzels in das Feld wird nur dieser Veranstalter bei der Suche berücksichtigt. Trägt man ein Minuszeichen vor das Veranstalter-Kürzel ein, wird dieser Veranstalter in der Angebotsliste nicht angezeigt. Eine Mehrfacheingabe von Veranstaltern in das Feld ist durch Setzen eines Kommas möglich. Denselben Effekt erzielt man, indem man den Plusbutton anklickt. Die Farbe des Buttons wechselt von grün auf rot und zeigt anstelle des Pluszeichens ein weißes Minuszeichen an. Nun gibt man das Veranstalter-Kürzel ein, welches in der Angebotsliste keine Berücksichtigung finden soll. 6

7 3.1 Beratung Modul Last Minute / Pauschal Spätester Rückflug: Hier ist die Eingabe des Datums oder der Reisedauer möglich. Alter Kinder: z.b. zwei Kinder im Alter von 10 und 8 Jahren. Über die Dropdown-Felder sind Voreinstellungen zur Verpflegung, Zimmerkategorie und Sternen möglich. Beim Hotelnamen reichen Wortanfänge oder Wortteile. Die Dreamreaderfunktion liefert Ihnen frühzeitig Hotelnamensvorschläge. Die Ausgabe erfolgt nach Häufigkeit der Auswahl, nicht alphabetisch. Sie können auch nach einem Hotelcode suchen, z.b. :FUE437. Wichtig ist dabei die Eingabe des Doppelpunktes vor dem Hotelcode. Neben den vier am häufigsten ausgewählten Hotelattributen ganz rechts können Sie viele weitere Attribute über den Button Hotelattribute aufrufen und auswählen. Transfer: Über das Dropdown-Feld können Sie wählen, ob Sie sich Angebote mit oder ohne Transferleistung anzeigen lassen wollen. Sie haben auch die Wahl, alles anzeigen zu lassen. Dafür dient die Auswahl egal. 7

8 3.1 Beratung Hotelbewertung/ Volltextsuche Hotelbewertung: Lassen Sie in Ihre Suche die Bewertungen bereits gereister Gäste einfließen. Das Modul Hotelbewertung ist ein optionales Modul und somit nicht automatisch in jedem Büro freigeschaltet. Informieren Sie sich bei unserem Support-Team über die Konditionen Volltextsuche: Via Volltextsuche gelangen Sie zu Angeboten, die bei den Hotelattributen z.b. nicht berücksichtigt sind wie Delphinschwimmen, Dialysezentrum, Gay-Reisen etc. Zum Verlassen des Menüpunktes klicken Sie auf den Reiter Beratung1. 8

9 3.1 Beratung Zielgebietsauswahl Zielgebietsauswahl; Erläuterung der Spaltentitel: Ziel: 3-Letter-Code vom Zielflughafen. Ein Tool-Tipp übersetzt die 3-Letter-Codierung. : Vollzahlerpreis pro Person (für das günstigste Angebot mit der höchsten Wunscherfüllung) %: Prozentzahl des Hotels mit der größten Wunscherfüllung Alle Listen sind nach Wunscherfüllung (Übereinstimmung in Prozent, gemäß Ihren Suchparametern) und Preis sortiert. Neusortierung: Spaltenüberschrift anklicken. Die Neusortierung erfolgt absteigend oder aufsteigend. Entweder alphabethisch oder nach Preisgefüge. Spalten mit einer Filterfunktion im Spaltenkopf können über einen Rechtsklick sortiert werden. 9

10 3.1 Beratung Regionsinfos Regionsinfos: Ist ein Zielgebiet markiert, wird der Button Karte aktiv. Hier können Sie eine Ortsauswahl über die Kartennavigation treffen. Bestimmen Sie den Umkreis und aktivieren oder deaktivieren Sie Orte. Dies macht die Auswahl von passenden Hotels übersichtlicher. 10

11 3.1 Beratung Regionsinfos Mit einem Doppelklick (oder via rechter Maustaste) auf eine Zeile öffnet sich das Infofenster mit ausführlichen Regionsinformationen. Bei der Auswahl einer Region aus der Zielgebietsliste wird automatisch die zugehörige Hotelliste geladen. 11

12 3.1 Beratung Hotelliste Hotelliste: VAs: die Zahl vor dem Schrägstrich beschreibt die Anzahl der in der Agenturverwaltung festgelegten Konzern-Veranstalter, die Zahl nach dem Schrägstrich, die Anzahl der Nicht-Konzern- Veranstalter. Mit der rechten Maustaste kann man das oben gezeigte Kontextmenü aufrufen. Sie können nun Hotels, die Sie besonders empfehlen und schnell in der Auswahl wiederfinden möchten, mit einem Stern versehen, dadurch fügen Sie das Hotel zur Favoritenliste hinzu. Wenn Sie ein Hotel zur schwarzen Liste hinzufügen, markieren Sie es, um auf den ersten Blick zu sehen, dass dies nicht zu empfehlen ist. 12

13 3.1 Beratung Hotelliste Jederzeit können Sie die Markierungen wieder aufheben. Unter Extras können Sie z.b. auch einen Haken vor die Auswahl Nur Favoriten-Hotels anzeigen setzen. Bleibt der Mauszeiger eine Zeit lang auf dem Smiley stehen, öffnet sich die Bewertungsübersicht. Alle Bewertungen zu einem Hotel werden bei TavelTainment gesammelt und redaktionell freigegeben und geprüft. Aus den Bewertungen wird ein Durchschnittswert ermittelt. Diese Durchschnittsnote (Gesamtbewertung) wird symbolisch als Smiley dargestellt. Da nur Urlauber, die dieses Hotel tatsächlich gebucht haben, werten können, sehen Sie hier unverfälschte Meinungen zur Unterkunft. 13

14 3.1 Beratung Hotelliste Für Details kann man in die BistroInfobox über den Link: Details springen, ausführliche Hotelbewertungen ansehen und zur Beratung nutzen. In der BistroInfobox findet man zudem ausführliche Informationen zur gewählten Unterkunft. Manche Veranstalter hinterlegen Katalogseiten, die druckbereit zur Verfügung stehen. 14

15 3.1 Beratung Hotelliste / Angebotsliste Um sich die Angebote eines bestimmten Hotels anzeigen zu lassen, klickt man auf die entsprechende Hotelzeile aus der Hotelliste. Die Angebote werden nun im Bereich Angebotsliste angezeigt Angebotsliste Jede Spalte ist mit einem Tool-Tipp versehen, der die Abkürzungen der Überschrift erläutert. Alle Spalten sind in der Breite veränderbar. Alle Spalten ohne Filter lassen sich mit Klick auf die Überschrift umsortieren. Spalten mit Filterfunktion im Spaltenkopf können über einen Rechtsklick sortiert werden. Sortieren Sie sich die Listen so, wie Sie sie zur Beratung am sinnvollsten einsetzen können, z.b. Filter beim Feld Veranstalter (s. folgende Seite). 15

16 3.1 Beratung Angebotsliste Liste aller Veranstalter, die das Hotel anbieten. Ansicht, nach Auswahl ITS Eine wichtige Rolle spielen an dieser Stelle auch die Informationen und Aktionen, die sich hinter der rechten Maustaste verbergen. 16

17 3.1 Beratung Angebotsliste Multivakanz: Die Multivakanz unterstützt Sie beim Überprüfen der Vakanz in Ihrer aktuellen Angebotsliste. Die Multivakanz startet, sobald ein Angebot nach Vakanzprüfung als ausgebucht gekennzeichnet wird. Automatisch sucht nun das System nach verfügbaren Angeboten abgestimmt auf die Eigenschaften Termin, Dauer, Abflughafen, Zimmer und Verpflegungsart. Sollte es zum angefragten Termin kein alternatives Angebot geben oder weniger als vier Angebote überprüft werden können, wird auch am darauffolgenden Tag nach Vakanzen gesucht. Es werden maximal zehn Angebote geprüft. 17

18 3.1 Beratung Angebotsliste Buchungsanfrage (BA): Eine BA können sie via Doppelklick auf das Angebot aufrufen oder sie wählen den Punkt Buchungsanfrage im Kontextmenü (Klick via rechter Maustaste auf die Angebotsliste). Übertragen kann man das Angebot direkt in das dafür ausgewählte CRS. Hat man bei den Extras kein bevorzugtes CRS gewählt, erscheinen die CRS-Vorschläge der Reihe nach. Weitere CRS sind auswählbar. Bitte beachten Sie, dass sich eine Buchungsanfrage (BA) immer lohnen kann, auch wenn das Feld rot markiert ist. Zwischenzeitlich kann es sein, dass die Veranstalter ihr Flug- oder Hotelkontingent aufgestockt haben. 18

19 3.1 Beratung Angebotsliste Preisvergleich: Mit einem Klick vergleicht das System zum ausgewählten Datum, Dauer, Abflughafen, Verpflegung und Zimmertyp die Angebote aller Veranstalter, die das Hotel im Programm haben. ServiceCenter: Man gelangt zum ServiceCenter. Fürs ServiceCenter vormerken: Markiert man maximal 5 Angebote und klickt auf diesen Menüpunkt, wird das Angebot an das ServiceCenter unter dem Reiter Angebote bereit gestellt. Vorab wird eine Vakanzanfrage gestartet. Die Optionen ServiceCenter & fürs ServiceCenter vormerken sind auch in der Hotelliste verfügbar. Aktiv sind die Checkboxen nur bei den vakanten Angeboten (grüner Haken). Angebote auf Anfrage (gelbes Fragezeichen) oder ausgebuchte Angebote (rotes Kreuz) können aber auch übergeben werden, indem man die Checkboxen anhakt. 19

20 3.1 Beratung Angebotsliste/ Mietwagen Katalogbeschreibung: Von der Angebotsliste gelangen Sie direkt in die BistroPortal-Infobox, in der Sie die eindeutige Beschreibung aus dem aktuellen Katalog des Veranstalters finden Mietwagen: Mit Anklicken eines Angebotes öffnet sich passend dazu ein Mietwagen-Reiter. Alle für die Agentur freigeschalteten Mietwagenanbieter präsentieren ihre Vakanzen. Diese können dann auch entsprechend in ein CRS übertragen und gebucht werden. 20

21 3.1 Beratung Modul Charter Modul Charter Zu den Charter-Angeboten gelangen Sie, indem Sie den Radiobutton Charter anklicken. Die Ermittlung der Angebote erfolgt analog zu den Last Minute / Pauschal-Angeboten. Nach der Angebotsermittlung können Sie die Flüge auf der rechten Seite wie gewohnt mit einem Doppelklick oder via rechter Maustaste auf Vakanz prüfen und danach in ein CRS übertragen. 21

22 3.1 Beratung Modul One Way Modul One Way Zu den Oneway-Angeboten gelangen Sie, indem Sie den Radiobutton Oneway anklicken. Die Ermittlung der Angebote erfolgt analog zu den Last Minute / Pauschal-Angeboten. Nach der Angebotsermittlung können Sie die Flüge auf beiden Seiten wie gewohnt mit einem Doppelklick oder via rechter Maustaste auf Vakanz prüfen und danach in ein CRS übertragen. 22

23 3.1 Beratung Modul Nur Hotel Modul Nur Hotel Zu den Nur Hotel-Angeboten gelangen Sie, indem Sie den Radiobutton Nur Hotel anklicken. Die Ermittlung der Angebote erfolgt analog zu den Last Minute / Pauschal-Angeboten. Nach der Angebotsermittlung können Sie die Angebote links wie gewohnt mit einem Doppelklick oder via rechter Maustaste auf Vakanz prüfen und danach in ein CRS übertragen. 23

24 3.1 Beratung Modul Ferienhäuser Modul Ferienhäuser Zu den Ferienhäusern gelangen Sie, indem Sie den Radiobutton Ferienhäuser anklicken. Die Ermittlung der Angebote erfolgt analog zu den Last Minute / Pauschal-Angeboten. Nach der Angebotsermittlung können Sie die Angebote links wie gewohnt mit einem Doppelklick oder via rechter Maustaste auf Vakanz prüfen und danach in ein CRS übertragen. 24

25 3.1 Beratung Modul Städtereisen Modul Städtereisen Zu den Städtereisen gelangen Sie, indem Sie den Radiobutton Städtereisen anklicken. Die Ermittlung der Angebote erfolgt durch Eingabe der Suchparameter in der Box Reisedaten oder durch Anklicken eines Reiseziels in der Liste unterhalb der Suchmaske. Die Dreamreaderfunktionalität unterstützt Sie bei der freien Eingabe von Suchbegriffen. 25

26 3.1 Beratung Modul Städtereisen Die Reisedaten sind standardmäßig eingeklappt, können jedoch jederzeit aufgeklappt und geändert werden. Die Hotelliste ist nach Entfernung zum Suchzentrum (entweder zur Stadtmitte oder zur gesuchten Sehenswürdigkeit) sortiert. Sie kann aber via Auswahl in der Selectbox sortiert nach umsortiert werden. Mit einem Klick auf den Link Details öffnet sich die BistroPortal-Infobox mit den gewohnten Informationen zum Hotel. Zurück gelangen Sie via Link Reiseziele über und unter der Hotelliste. Wenn Sie auf den Reiter Points of Interest klicken, sehen Sie eine Liste mit den wichtigsten Sehenswürdigkeiten innerhalb des Suchradius. Mit einem Klick auf den Link Details öffnet sich ein Popup, das Ihnen Beschreibungen und Bilder zur Sehenswürdigkeit liefert. 26

27 3.1 Beratung Modul Städtereisen Auf der Googlekarte können Sie völlig frei navigieren. Schauen Sie sich an, wo das gewünschte Hotel liegt, verändern Sie die Ansicht der Karte, schalten Sie Sehenswürdigkeiten zu oder aus und ergänzen Sie hotelrelevante Optionen. Mit einem Klick auf den Button Termine & Preise sehen Sie zu dem Hotel eine Liste mit Angeboten. Neben dem Hotelbild finden Sie per Klick auf den Link Hotelinfos Informationen in der BistroPortal-Infobox. Datum, Dauer und Preise sind per Klick auf die Spaltenüberschrift sortierbar. Zurück gelangen Sie via Link Hotelauswahl. 27

28 3.1 Beratung Modul Städtereisen Nach Vakanz- und Preisprüfung haben Sie nun die Wahl, das Angebot an das ServiceCenter zu übergeben oder es in ein CRS zu übertragen. 28

29 3.2 Servicecenter Angebote 3.2 Servicecenter Im ServiceCenter befinden sich die Menüpunkte: Angebote, Übersicht, Berater und Einstellungen Angebote: Hier finden Sie jetzt die Angebote wieder, die auf Vakanz geprüft fürs ServiceCenter vorgemerkt wurden. Werden die übergebenen Angebote innerhalb einer Session nicht versendet, gedruckt oder auf ein bestimmtes Datum gelegt (gemerkt), sind sie nach erneutem Login gelöscht. 29

30 3.2 Servicecenter Angebote Angebote können bearbeitet und somit vom Expedienten verändert werden. Unter dem...versenden-,...drucken- und...merken- Link verbirgt sich jeweils ein Formular, in das Mindesteingaben (gekennzeichnet durch Felder mit rotem Hintergrund) gemacht werden müssen (siehe Abb. unten). Sie haben auch die Möglichkeit, die Angebote auf Wiedervorlage zu legen. Beim Versenden und Drucken können Sie zudem entscheiden, ob Sie ein oder mehrere Angebot(e) als Angebotsliste behandeln. 30

31 3.2 Servicecenter Übersicht Übersicht: Egal, welche Aktion durchführt wird, im Reiter Übersicht erscheint das Angebot, gekennzeichnet mit dem entsprechenden Aktionssymbol. Unter dem i können Details über das Angebot aufgerufen werden. 31

32 3.2 Servicecenter Übersicht Hier haben Sie auch die Möglichkeit, eigene Notizen zu machen, den Termin der Wiedervorlage zu ändern, eine erneute BA durchführen oder das Angebot in Ihr CRS zu übertragen. 32

33 3.2 Servicecenter Berater/3.2.4 Einstellungen Berater: Hier können Sie alle Expedienten Ihrer Betriebsstelle anlegen, verwalten oder löschen. Das hinterlegte Beraterkürzel erscheint nach allen Aktionen mit dem Angebot in der Übersicht in der Spalte Berater Einstellungen: Unter Agenturdaten können alle aktuellen Kontaktdaten des Reisebüros eingetragen werden. Unter -signatur werden Angaben zur Geschäftsleitung und Ust Id. Nr etc. vermerkt. 33

34 3.3 InfoCenter TripPage 3.3 Infocenter Die Rubriken im InfoCenter sind selbsterklärend TripPage: Das Modul TripPage ist nicht in jedem Büro freigeschaltet. Die persönliche Reiseseite für den Endkunden kann im InfoCenter produziert werden. Einzugeben sind der Veranstalter und die Vorgangsnummer. 34

35 3.3 InfoCenter TripPage Anschließend wird das TripPage-Formular ausgefüllt (zwei Pflichtfelder). Nachdem man sich die Vorschau der TripPage angeschaut hat, kann diese verschickt werden. Auf seiner persönlichen Reiseseite findet der Endkunde alle wichtigen Informationen zu seiner Reise, z.b. Hotelbeschreibung, Umgebungsinfos, Wetter etc. 35