MOBILITY-TOOL. Zur Durchführung und Berichterstellung von Erasmus+ Mobilitätsprojekten (KA1) Anleitung für Projektträger/innen

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1 Mit freundlicher Genehmigung MOBILITY-TOOL Zur Durchführung und Berichterstellung von Erasmus+ Mobilitätsprojekten (KA1) Anleitung für Projektträger/innen Allgemeine Einleitung Das Mobility-Tool ist eine Web-basierte Oberfläche für die Verwaltung und Berichterstellung von Erasmus+ Mobilitätsprojekten. Es wurde von der Europäischen Kommission entwickelt und ist europaweit verpflichtend für alle Erasmus+ Mobilitätsprojekte. Sie arbeiten mit dem Mobility-Tool, um für ein Mobilitätsprojekt Daten zu Teilnehmerinnen und Teilnehmern* und deren Auslandsaufenthalten zu erfassen; Teilnehmer/innenberichte zu verwalten den Zwischen oder Abschlussbericht für das Projekt zu erstellen (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht). * im Folgenden in der Regel mit TN abgekürzt 1 / 15

2 Das sind die Arbeitsschritte: Die Nationalagentur spielt die Grunddaten eines bewilligten Mobilitätsprojekts in das Mobility- Tool ein (z.b. Projektnummer, Titel, Kontaktperson und zeichnungsberechtigte Person beim Projektträger, Partner wie im Antrag genannt, Höhe der Vertragssumme). Die Kontaktperson erhält eine automatische , wenn die Daten übertragen wurden. Über den Link in dieser rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über ECAS (European Commission Authentication Service). Nur bei der allerersten Anmeldung durchlaufen Sie einige Schritte zur Registrierung und Passworterstellung, bei allen späteren Benachrichtigungen (neues Projekt eingespielt, Update zu Vertragsdaten) loggen Sie sich direkt mit Ihren Zugangsdaten ein. Sollten Sie für die Erstellung der PIC Nummer bereits einen persönlichen ECAS Account angelegt haben, verwenden Sie bitte diesen Zugang. Projekt aufrufen, das bearbeitet werden soll (Doppelklick auf Projektnummer), Daten zu TN und ihren Auslandsaufenthalten eingeben (individuelle Adresse für jede/n TN nötig), Angaben zu Finanzen für TN und Projekt eingeben (Mobilitäten sowie Budget) Teilnehmer/innenberichte anfordern und Bericht zurück erhalten. Das sollten Sie grundsätzlich wissen Das Projekt ist oberstes Ordnungskriterium im Mobility-Tool. Alle Arbeitsschritte beziehen sich auf das zuvor ausgewählte Projekt (z.b. Partner zuordnen, weitere Kontaktpersonen zuordnen). Es gibt keine übergeordneten Ansichten oder Auswertungen (z.b. alle Partner in allen Projekten, alle TN in allen Projekten). Die -Adresse der Kontaktperson, die Sie der Nationalagentur offiziell mitgeteilt haben (z.b. im Antrag) ist im Hintergrund als identifizierendes Element hinterlegt. Diese -Adresse benötigen Sie zum Einloggen in das Mobility-Tool. Einmal angemeldet, sehen Sie ausschließlich die Projekte, die an diese E- Mail Adresse gebunden sind. Sie können auch weiteren Personen Zugang zur Bearbeitung des Projekts gewähren. Beträge in : Euro und Cent werden durch einen Punkt getrennt (nicht wie in Österreich üblich durch ein Komma). Ändern sich Grunddaten Ihrer Einrichtung (Mail-Adresse der Kontaktperson, zeichnungsberechtigte Person), benötigt die Nationale Agentur eine schriftliche Mitteilung darüber, denn eine Änderung muss in verschiedenen Verzeichnissen aufgenommen werden. Sollte sich der Name der Einrichtung ändern, müssen Sie diese Änderung über einen Änderungsantrag beantragen. Zusätzlich müssen Sie diese Änderungen auch in URF (Unique Registration Facility) im Rahmen Ihres PICs ändern. Eine Adressänderung brauchen Sie nur in URF zu ändern und schicken uns zur Information eine Mail. 2 / 15

3 1. Mobility-Tool aufrufen und einloggen Wenn Daten eines Projekts in das Mobility-Tool übertragen werden, erhält die Kontaktperson eine E- Mail, die über die Übertragung der Projektdaten in das Mobility-Tool informiert, die Mobility-Tool-Projektnummer, die nationale Projektnummer sowie den Projekttitel nennt, eine Kurzinformation zum Mobility-Tool gibt, einen Link zur Erstregistrierung bzw. zur Anmeldung angibt. Der Link führt zu dieser Adresse https://webgate.ec.europa.eu/eac/mobility/ Sie speichern die Adresse am besten direkt bei Ihren Favoriten. Werden Sie zunächst gefragt, welcher Institution Sie angehören, wählen Sie Extern Partner, Forscher, Bürger aus. Anmeldeseite Mobility-Tool Auf der Anmeldeseite sollte nun bei Domäne Extern angegeben sein. Wenn nicht, rufen Sie über den Link ändern ( Change it ) eine Auswahl auf und ordnen die Domäne Extern Partner, Forscher, Bürger zu. Vor der allerersten Benutzung ist ein Schritt zur Registrierung und Passwortvergabe notwendig. Ansonsten geben Sie Ihre und das Passwort ein und gehen auf Anmeldung. Nach der Anmeldung sehen Sie die Einstiegsseite des Mobility-Tool (Home/Startseite) und finden dort die Projekte angezeigt, die an Ihre geknüpft sind. 3 / 15

4 1.1 Erste Registrierung, wenn noch kein ECAS-Zugang zur Kontaktmailadresse existiert Vor dem ersten Einloggen legen Sie Ihr Passwort fest. ECAS (European Commission Authentication Service) ist die Sicherheitsschleuse, über die der Zutritt zu kommissionsinternen Systemen grundsätzlich organisiert ist. Haben Sie aus anderen Zusammenhängen bereits einen ECAS- Zugang, können Sie diesen benutzen. 1. Zur Erstregistrierung klicken Sie bei der Anmeldeseite auf den Menüpunkt Noch nicht registriert. Als Domäne muss extern gewählt sein. Es öffnet sich der folgende Bildschirm: Registrierungsseite ECAS 2. Sie geben Ihren Namen sowie die -Adresse ein, mit der Sie bei der NA als Kontaktperson registriert sind. Diese ist für das Registrierungssystem das Erkennungsmerkmal. Akzeptieren Sie die Datenschutzbestimmungen und wiederholen Sie einen Sicherheitscode (im Screen-Shot nicht vollständig sichtbar). 3. Nach erfolgter Anmeldung erhalten Sie vom System umgehend eine , die Ihren Benutzernamen enthält sowie den Link zur Eingabe Ihres Passworts. Achtung: Sie haben 1,5 Stunden Zeit, diesen Link zu bedienen und Ihr Passwort zu erstellen. Nehmen Sie sich deshalb für die Registrierung etwas Zeit und registrieren Sie sich in einem Arbeitsschritt. Falls die Zeit überschritten ist, kann man das Registrierungsverfahren ab Schritt 1 wiederholen. 4. Geben Sie Ihr Passwort ein und bestätigen Sie es. Ihr Passwort muss mind. 10 Zeichen umfassen und sollte Groß-/Kleinbuchstaben und Sonderzeichen enthalten. Etwa alle 6 Monate werden Sie aufgefordert, das Passwort zu erneuern. Tipp zur Passworterstellung: Am einfachsten ist es, sich einen eingängigen Satz zu überlegen, das Passwort aus den Anfangsbuchstaben der einzelnen Wörter zu bilden und dabei bestimmte Buchstaben durch Sonderzeichen zu ersetzen. Noch ein Hinweis: Die Registrierung müssen Sie nur einmalig vornehmen, auch wenn etwa bei Übertragung eines zweiten Projektes ins Mobility-Tool - die automatische wieder eine Information zur Registrierung beinhaltet. 4 / 15

5 2. Navigation und wichtige Befehle Auf der Einstiegsseite des Mobility-Tool Startseite/Home finden Sie die Mobilitätsprojekte aus dem den Programmen Lebenslanges Lernen und Erasmus+, die unter Ihrer Mailadresse registriert sind. Im ersten Schritt wählen Sie also das Projekt aus, das Sie bearbeiten wollen (Doppelklick auf die dann grau hinterlegte Projektnummer). In der Einstiegsseite des Projekts finden Sie allgemeine Projektinformationen, wie z. B. Antragsjahr, Projektlaufzeit, Vertragsnummer, Titel und die Einrichtung des Vertragsnehmers. 5 / 15

6 2.1 Informationen zur Navigationsleiste Organisationen enthält Daten zu Ihrer eigenen Einrichtung und zu Partnereinrichtungen im Ausland. Die Daten wurden aus dem Projektantrag übertragen. Sie können auch neue Partnereinrichtungen hinzufügen. Hierzu benötigen Sie nur die PIC-Nummer der Einrichtung Kontakte Hier können Sie weiteren Personen (z. B. Kolleginnen und Kollegen) Zugang zum Projekt gewähren. Mobilitäten Daten eingeben zur Auslandserfahrung eines Teilnehmers. Bei der zugehörigen Mobilität den Zuschuss für Aufenthalt eintragen. Teilnehmerbericht anfordern und Status zum Teilnehmerbericht verfolgen. Zurzeit steht die Funktion der Teilnehmerberichte nur für Lernende zur Verfügung. Anfang Dezember soll der Teilnehmerbericht für das Bildungspersonal verfügbar sein. Budget Budgetübersicht der bereits verplanten Mittel im Vergleich zum bewilligten Budget. Berichte Nachdem Ihre Angaben zu den einzelnen Mobilitäten und Finanzen vollständig abgeschlossen sind, können Sie in dieser Rubrik Ihren Zwischen- bzw. Endbericht erstellen. Diese Funktion steht Ihnen momentan noch nicht zur Verfügung. Die Oberfläche des Mobility-Tools steht in deutscher Sprache zur Verfügung. Es kann jedoch noch momentan in einigen Bereichen vorkommen, dass der englische Begriff verwendet wird. Bitte denken Sie auch an die Spracheinstellung (oben rechts)! Hier die häufigsten Begriffe und Befehle: Save: Speichern Back: zurück (zur vorherigen Ansicht) Cancel: hier in der Regel abbrechen, Änderung nicht speichern Submit: übermitteln. z.t. auch aktualisieren Add: Hinzufügen, neuen Datensatz anlegen (in einer Kopfzeile auch als Symbol ) Remove: Entfernen, löschen (in einer Kopfzeile auch als Symbol ) Edit: Bearbeiten (auch als Symbol ) Filter: Filter löschen (auch als Symbol ) 6 / 15

7 3. Anlegen von neuen Organisationen (Partnereinrichtungen) Im ersten Schritt legen Sie mögliche neue Partnereinrichtungen (aufnehmende Einrichtungen) an. Dieser Schritt ist für das Anlegen von Mobilitäten notwendig. Sie können Mobilitäten nur in Verbindung einer aufnehmenden Einrichtung anlegen. Gehen Sie auf den Button Organisation. Hier können Sie sich alle vorhandenen Einrichtungen über Organisationen auflisten anzeigen lassen oder Sie legen direkt über Neue Organisation einrichten eine neue Einrichtung an. Automatisch werden die Partnereinrichtungen ins Mobility-Tool übernommen, die bereits im Antrag aufgeführt waren. Neben dem Button Neue Organisation einrichten können Sie auch über das Zeichen + gehen. Zum Anlegen einer neuen Organisation öffnet sich folgende Seite: Geben Sie in das Feld PIC bitte die PIC- Nummer der neuen Partnereinrichtung ein und drücken Sie PIC prüfen. Die Daten der neuen Einrichtung werden automatisch aus URF (Unique Registration Facility) übernommen. Sollte die Partnereinrichtung nicht über eine PIC-Nummer verfügen so können Sie auch eine Einrichtung ohne PIC aufnehmen. Klicken Sie in diesem Fall den Punkt Non-PIC- Organisation an. Nun können Sie die Daten Ihrer Partnerorganisation auch ohne PIC anlegen. Vergessen Sie nicht, dass alle Felder mit roten Sternchen ausgefüllt sein müssen. Vergessen Sie nicht am Ende dieser Seite die neue angelegte Einrichtung auch zu speichern!!! 7 / 15

8 4. Anlegen von Kontakten Im ersten Schritt legen Sie mögliche weitere Kontaktpersonen (z. B. Kollegen) an, die Zugang zu Ihrem Projekt erhalten sollen. Bitte denken Sie immer daran, dass im Falle des Falles immer ein weiterer Projektmitarbeiter Zugang zum Projekt haben sollte. Gehen Sie auf den Button Kontakte. Hier können Sie sich alle vorhandenen Kontakte über Kontakte auflisten anzeigen lassen oder Sie legen direkt über Neuen Kontakt einrichten einen neuen Kontakt an. Automatisch werden vom Projektträger die Kontaktperson und die zeichnungsberechtigte Person, sowie die Kontaktdaten der Partnerorganisationen aus dem Antrag ins Mobility-Tool übernommen. Neben dem Button Neuen Kontakt einrichten können Sie auch über das Zeichen + gehen. Zum Anlegen neuer Kontakte öffnet sich die folgende Seite. Schritt 1: wählen Sie die Organisation der Kontaktperson aus. Schritt 2: wählen Sie aus, ob dieser Kontakt als bevorzugte Kontaktaufnahme vorgesehen ist. Schritt 3: wenn die Anschrift der neuen Kontaktperson identisch mit der Organisation ist, dann bestätigen Sie dies und die Daten werden automatisch übernommen. 8 / 15

9 Schritt 4: verwenden Sie eine aktuelle adresse. Schritt 5: geben Sie dem neuen Kontakt Zugang zum Projekt. Schritt 6: Speichern Sie Ihre Angaben 5. Mobilitäten anlegen Gehen Sie auf den Button Mobilitäten oder zum Punkt Führen Sie die Mobilitäten auf. Falls Sie bereits Mobilitäten angelegt haben, werden diese dort angezeigt. Über das Zeichen + gelangen Sie in die Eingabemaske für eine neue Mobilität. Bitte denken Sie daran, dass die Felder mit dem roten Sternchen* Pflichtfelder sind. 9 / 15

10 5.1 Eingabe der Kosten pro Mobilität Sprachliche Vorbereitung: falls Ihr/e Teilnehmende/r eine sprachliche Vorbereitung (150 pro TN) benötigt, so aktivieren Sie bitte das Feld Linguistic Preparation. Das Tool berechnet automatisch 150. Zwecks Zuordnung in die jeweilige Sprachengruppe, geben Sie bitte unbedingt die Arbeitssprache an, für die die/der Teilnehmende die sprachliche Vorbereitung benötigt. Reisekosten/Entfernungskategorie: wählen Sie das zutreffende Entfernungsband aus. Hier gilt jeweils die einfache Entfernung. Später wird der dem Entfernungsband zugeordnete Fahrtkostenzuschuss automatisch ausgefüllt und berechnet. Bitte verwenden Sie den Entfernungsrechner der EU-Kommission unter Aufenthaltskosten: tragen Sie das Startdatum und das Enddatum ein. Das Feld Berechnete Dauer (Tage) wird später automatisch berechnet und ausgefüllt. Tragen Sie die Reisetage ein. Es ist jeweils maximal ein Anreise- und ein Abreisetag möglich. Die Aufenthaltskosten gesamt werden automatisch berechnet. 10 / 15

11 Besonderer Bedarf/Zuschuss für Teilnehmer/-innen mit Behinderung: tragen Sie bitte die tatsächlichen Kosten ein und begründen diesen besonderen Bedarf im Feld Bemerkungen. Sonderkosten/Außerordentliche Kosten: tragen Sie die tatsächlichen Kosten in das hier vorgesehene Feld ein. Sollten Sie eine zusätzliche Bezuschussung (außerhalb der EU-Förderung) haben, so tragen Sie diese bitte ebenfalls ein. Wenn Sie auf Berechnen drücken, werden Ihre Reisekosten und Aufenthaltskosten automatisch berechnet, sowie alle Kosten zu einer Gesamtsumme addiert. Nach der Berechnung sind alle Eingabefelder gesperrt und werden hellgrau angezeigt. Zur Korrektur Ihrer Eingaben klicken Sie bitte das Feld Bearbeiten an, dann werden die Eingabefelder wieder entsperrt. Vergessen Sie zum Schluss nicht, die Mobilität zu speichern. Eine weitere Möglichkeit Mobilitäten zu erstellen ist die Funktion Export/Import einer CVS-Datei (Comma- Separated-Values). Wird eher bei einer hohen Anzahl von gleichen Mobilitäten empfohlen. ACHTUNG: diese Möglichkeit birgt auch viele Fehlerquellen, wie z.b. das Überschreiben anderer Mobilitäten Mehr zu dieser Eingabemöglichkeit erhalten Sie demnächst in der überarbeiteten Anleitung. Das über die Mobilität berechnete Budget wird automatisch in den Bereich Budget (hier wird das Gesamtbudget des Projekts verwaltet) übertragen. Die Features zum Budget stehen momentan noch nicht zur Verfügung. 11 / 15

12 6. Teilnehmer/innenbericht anfordern Für jede/n Teilnehmende/n, die/den Sie angelegt haben, muss eine Rückmeldung der Mobilitätserfahrung im sogenannten Teilnehmer/innenbericht erfolgen. Dieser Teilnehmer/innenbericht erfolgt elektronisch über die Online-Plattform EUSurvey. Bitte stellen Sie sicher, dass die/der Teilnehmende über eine gültige adresse und einem internetfähigen Computer verfügt. Sie können als Projektträger jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand der Teilnehmer/innenberichte verfolgen. Die Versendung des Teilnehmer/innenberichtes erfolgt automatisch und ist abhängig vom Enddatum der jeweiligen Mobilität. Einen Tag nach dem eingetragenen Enddatum der Mobilität erhält der/die Teilnehmer/in eine mit Zugang zum vorgefertigten Bericht im EUSurvey. Sollte Ihr/e Teilnehmer/in den Bericht nicht per erhalten, so können Sie den Bericht nochmals an die angegebene Adresse versenden. Gehen Sie hierzu bitte in den Bearbeitungsmodus der bereits angelegten Mobilität. Über den Button Re-Send können Sie den Teilnehmer/innenbericht nochmals an die angegebene E- Mailadresse versenden. Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nur zur Verfügung steht, wenn die/der Teilnehmende den Bericht noch nicht ausgefüllt zurückgeschickt hat. 12 / 15

13 Die/der Teilnehmende erhält eine mit dem Link zum Berichtsformular im EUSurvey. Bitte denken Sie daran, dass die Felder mit dem roten Sternchen* Pflichtfelder sind. Wenn alle Pflichtfelder im Berichtsformular ausgefüllt sind, kann der Bericht an das Mobility-Tool zurückgeschickt werden. Dies geschieht über den Button Submit am Ende des Berichts. Wenn der Bericht von der/dem Teilnehmenden zurückgeschickt wird, dann wird ein Datum im Bereich Erhalten am angezeigt. Zurzeit können nur Teilnehmer/innenberichte für Lernende verschickt werden. Teilnehmer/innenberichte für das Bildungspersonal (STAFF) folgen demnächst. Der Bericht kann als PDF-Version in der angelegten Mobilität eingesehen werden. 7. Budgetverwaltung 13 / 15

14 Das Budget ist in jeder Kostenart in die Kategorien Approved Budget (bewilligt), Current Budget (geplant/verbraucht) und in % Current/Approved Budget (prozentual verbraucht zur Bewilligung) unterteilt. Das Tool berechnet das Gesamtbudget automatisch auf Grundlage der Mobilitäten und der beiden händisch eingegebenen Kostenarten Organisatorische Unterstützung und Exeptional Costs Guarantee. Eine Reduzierung in der Kostenart Organisatorische Unterstützung kann zum Bespiel im Falle einer Budgetübertragung zu Gunsten der Reise- und Aufenthaltskosten geschehen. Hierbei beachten Sie bitte die vertraglichen Regelungen einer möglichen Kostenübertragung laut Artikel I.3.2 der Finanzhilfevereinbarung. Automatisch berechnet und addiert das Tool die über die Mobilität angelegten Kosten für den Linguistic Support und für die Aufenthaltskosten pro Zielgruppe. 14 / 15

15 Sollten Sie Mobilitäten für eine Zielgruppe angelegt haben, für die Sie laut Finanzhilfevereinbarung keine Bewilligung erhalten haben, so werden diese Kosten im Budget rot gekennzeichnet und ebenfalls zum geplanten/verbrauchten Budget addiert. Bitte denke Sie immer daran, dass laut Finanzhilfevereinbarung (Artikel I.3.2) nur bestimmte Kostenübertragungen erlaubt sind. Der Funktionsbereich Berichte steht zur Zeit noch nicht zur Verfügung. Wenn dieser Bereich verfügbar ist, werden wir diese Anleitung um diesen Bereich erweitern. Für weitere Fragen steht Ihnen der Helpdesk des jeweiligen Teams zur Verfügung: Schulbildung: Berufsbildung: Hochschulbildung: Erwachsenenbildung: 15 / 15

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