Handbuch i3 System Programmoberfläche

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1 i3 Software GmbH Handbuch i3 System Programmoberfläche Anwenderhandbuch Elisabeth Holzmann 02. September 2009

2 Vorwort Herzlich willkommen im i3 System 1 Benutzerhandbuch. Sie haben sich mit i3 System 1 für ein integriertes Softwarepaket für alle Bereiche der Büroorganisation und Warenwirtschaft entschieden. Einfache Handhabung und vielseitige Verwendbarkeit machen i3 System 1 zum Allroundtalent unter den kaufmännischen Gesamtlösungen und wird durch die einfachen Benutzung der verschiedenen Orientierungsmasken auch Sie überzeugen. Ohne ausdrückliche schriftliche Erlaubnis dürfen weder das Benutzerhandbuch noch Auszüge daraus mit mechanischen oder elektronischen Mitteln, durch Fotokopieren oder auf irgendeine andere Art und Weise vervielfältigt oder übertragen werden. In Beispielen verwendete Firmen und sonstige Daten sind frei erfunden, eventuelle Ähnlichkeiten wären daher rein zufällig. Den in diesem Dokument enthaltenen Informationen liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Sie können ohne Vorankündigung geändert werden und stellen keine Verpflichtung seitens des Verkäufers dar. Die in diesem Benutzerhandbuch verwendete Soft- und Hardwarebezeichnungen sind überwiegend eingetragene Warenbezeichnungen und unterliegen als solche den gesetzlichen Bestimmungen des Urheberrechtsschutzes. Die i3 System 1 Benutzerhandbuchredaktion ist bei der Erstellung dieses Handbuches mit großer Sorgfalt vorgegangen. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Die i3 Software GmbH haftet nicht für technische oder drucktechnische Fehler in diesem Benutzerhandbuch. Die Beschreibungen in diesem Benutzerhandbuch stellen ausdrücklich keine zugesicherte Eigenschaft im Rechtssinne dar. Sollten Sie Korrektur- oder Verbesserungsvorschläge zu diesem Benutzerhandbuch haben, schicken Sie uns diese bitte an die -Adresse: helpdesk@i3software.biz. Wir bedanken uns im Voraus für Ihre Mitarbeit. Weitere Informationen über die Produkte von i3 Software GmbH finden Sie im Internet unter Für allgemeine Fragen rund um unsere Produkte und Dienstleistungen steht Ihnen unsere Kundenbetreuung unter folgenden Kontaktmöglichkeiten gerne zur Verfügung: Telefon: 0662/ Fax: 0662/ Mittwoch, 02. September 2009 Seite 2 von 68

3 Inhaltsverzeichnis 0.4. Programmoberflächenerklärung: ) Multifunktionsleiste:... 6 Registerkarte: CRM & Organisation ) Neuanlage: ) Suchen & Anzeigen in der Registerkarte CRM & Organisation: ) Nachrichten: ) Kampagnen: Registerkarte: Vorgangswesen ) Vorgangssuche : ) Neuanlage: ) Warenein- und Ausgang / Logistik ) Sonstiges: Registerkarte: Artikel & Lager ) Neuanlage & Bearbeitung: ) Suchen: ) Lager: ) Reparatur & Service: Registerkarte: Verwaltung ) Auswertungen: ) Finanzen & Offene Posten: Registerkarte: Extras ) Administration: ) Visual Basic: ) Datentransfer: ) Schnellsuche: ) Arbeitsbereiche: Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich Arbeitsbereich: Nachbearbeitung Arbeitsbereich: Archiv und Dokumente Arbeitsbereich: Warenwirtschaft Arbeitsbereich: Telefonie (SWYX/TAPI) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 3 von 68

4 Arbeitsbereich: Nachrichtenablage & Verknüpfungen Arbeitsbereich: Abfragen, Datentransfer & Tools ) Schnellstart-, Short-cut-leiste und Allgemeines Helpdesk-Tool: a.) Schnellstartsymbol: Optionen: Standarddrucker: Abfrage erstellen: Datentransfer: POS Import: Outlook abgleichen: Onlinesupport: Supportanfrage: Anpassen: Beenden: b.) Short-cut-leiste: Symbole im linken oberen Eck: Symbole im rechten oberen Eck: Symbol im rechten unteren Eck: c.) Allgemeines Helpdesk-Tool: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 4 von 68

5 0.4. Programmoberflächenerklärung: Wir unterteilen das Startfenster in 4 Bereiche: 1) Multifunktionsleiste 2) Schnellsuche 3) Arbeitsbereiche 4) Schnellstart-,Short-cut-leiste und Helpdesk-Tool Mittwoch, 02. September 2009 Seite 5 von 68

6 1) Multifunktionsleiste: Durch Anklicken der einzelnen Registerkarten (CRM & Organisation, Vorgangswesen, Artikel & Lager, Verwaltung, Extras) kann man schnell zwischen den verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln. Jede Registerkarte ist unterteilt in eigene Befehlsabschnitte. Bei jedem einzelnen Befehlsabschnitt steht unten zusammenfassend, was Sie mit den jeweiligen Befehlen machen können bzw. wo diese Befehle greifen. z.b. Neuanlage; alle Befehlssymbole die in diesem Bereich angeführt sind, betreffen einen neuen Eintrag. Sie können auch mit der Tastatur arbeiten, indem Sie die Taste ALT drücken, und es erscheinen über den Symbolen Buchstaben. Wenn Sie jetzt z.b. C drucken, sind in der Registerkarte CRM & Organisation bei allen Symbolen die Buchstaben angedruckt. Sollten einige Symbole denselben Anfangsbuchstaben haben, tippen Sie den Anfangsbuchstaben ein und es bleiben nur mehr die Symbole über, die diesen Anfangsbuchstaben tragen. Dann tippen sie den zweiten Buchstaben ein, und das gewünschte Arbeitsfenster öffnet sich. Je nachdem, mit welcher i3 System 1 Version (CRM, ERP, Business, CMP, POS) Sie arbeiten, sind die verschiedenen Registerkarten und Arbeitsbereiche für Sie freigeschaltet. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 6 von 68

7 Registerkarte: CRM & Organisation Die Registerkarte CRM & Organisation unterteilt sich in vier Befehlsabschnitte 1) Neuanlage 2) Suchen & Anzeigen 3) Nachrichten 4) Kampagnen 1.) Neuanlage: Alle Befehle, die aus diesem Fenster ausgewählt werden, betreffen eine Neuanlage Hier können Sie sämtliche Vorgänge neu anlegen: Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie eine neue Adresse oder einen neue Ansprechpartner anlegen bzw. ein neues Dokument einscannen. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie eine neue Aktivität erfassen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie eine definierte neue Aktivität erfassen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie ein neues Dokument erfassen Klicken Sie auf das Symbol und Sie können eine neue Notiz erfassen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie einen neuen Termin erfassen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 7 von 68

8 Mit einem Klick auf das Symbol können Sie eine neue Time-Box erfassen Klicken Sie auf das Symbol und Sie können ein neues Fahrtenbuch erstellen 2.) Suchen & Anzeigen in der Registerkarte CRM & Organisation: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen eine Suche oder Anzeige Wenn Sie auf das Symbol klicken oder Strg. (Ctrl.) + U drücken, kommen Sie in das Suchfenster: Suchen Adressen Übersicht und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, öffnet sich eine spezifischere Auswahlliste zur Adresssuche Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie in das Suchfenster: Suchen Ansprechpartner und mit einem Klick auf den kleinen Pfeil (oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + G drücken), können Sie kombiniert nach Adresse und Ansprechpartner suchen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 8 von 68

9 Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in die Projektverwaltung und wenn Sie auf den kleinen Pfeil gehen, können Sie Ihr Projekt entweder über Status oder über Nummer suchen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in das Suchfenster: Dokument suchen Mit einem Klick auf das Symbol, kommen Sie in das Suchfenster: Nachricht suchen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in das Übersichtsfenster: Übersicht-Notizen 3.) Nachrichten: Alle Funktionen, die Sie in diesem Fenster auswählen, betreffen eine nachricht Klicken Sie auf dieses Symbol, können Sie direkt eine neue Nachricht verfassen Wenn Sie direkt auf das Symbol klicken, kommen Sie in das Arbeitsfenster: Nachrichten (Eingang) angemeldeter User. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken, können Sie entweder neue Nachrichten aus dem Outlook abrufen, neue Einträge auf den Status gelesen setzten oder Nachrichtenregeln erstellen bzw. bearbeiten. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 9 von 68

10 Mit einem Klick auf das Symbol erscheint das Arbeitsfenster: Nachrichten (Eingang) angemeldeter User (Nur neue Nachrichten) und hier können Sie auswählen, welche s Sie löschen möchten Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint das Arbeitsfenster: Nachrichten (Eingang) angemeldeter User (Nur Spam- Nachrichten) und hier können Sie auswählen, welche Spams Sie löschen wollen Mit einem Klick auf das Symbol erscheint das Arbeitsfenster: Nachrichten (Ausgang)- angemeldeter User 4.) Kampagnen: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen eine Kampagne (Aussendung) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 10 von 68

11 Wenn Sie auf das Symbol gehen, erscheint eine differenzierte Auswahlliste, mit der Sie Adressen und Ansprechpartner auf verschiedene Wege in eine Kampagne einfügen können bzw. können Sie die Einträge einer Kampagne abgleichen um einen Doppelversand zu verhindern und Abfrageergebnisse hinzufügen Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden alle bereits bestehenden Kampagnen angezeigt und Sie können mit der gewünschten Kampagne arbeiten und Abfragen erstellen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie Ihre Kampagnen versenden Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie eine Kampagne kopieren Mit einem Klick auf das Symbol können Sie eine Kampagne löschen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie die Postliste zu einer Kampagne abfragen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 11 von 68

12 Registerkarte: Vorgangswesen Die Registerkarte Vorgangswesen unterteilt sich in vier Befehlsabschnitte 1) Vorgangssuche & bearbeiten 2) Neuanlage 3) Warenein- und Ausgang / Logistik 4) Sonstiges 1.) Vorgangssuche & bearbeiten: Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen eine Vorgangssuche Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie jeden Vorgang direkt suchen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie nach historischen Vorgängen suchen. Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie direkt in die Produktionsverwaltung und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie bestimmte Produktionsvorgänge auswählen können. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 12 von 68

13 Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie nach sämtlichen kundenorientierten Vorgängen suchen können. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 13 von 68

14 Mit einem Klick auf das Symbol erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie nach sämtlichen lieferantenorientierten Vorgängen suchen können. Mit einem Klick auf das Symbol erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie nach sämtlichen produktionsorientierten Vorgängen suchen können. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 14 von 68

15 2.) Neuanlage: Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen eine Neuanlege eines Vorgangs Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie sämtlichen kundenorientierten Vorgängen neu anlegen können. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie aus der Auswahlliste den Aufwand auf verschiede Arten erfassen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 15 von 68

16 Dieses Befehlssymbol ist zweigeteilt. Wenn Sie auf den Befehl direkt klicken, kommen Sie in das Fenster: Verwaltung Tageslieferung und klicken Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol öffnet sich eine Auswahlliste, in welcher Sie aus verschiedenen Funktionen auswählen können. Mit einem Klick auf das Symbol erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie sämtlichen lieferantenorientierten Vorgänge neu anlegen können. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 16 von 68

17 Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie sämtlichen Produktionsvorgänge neu anlegen können. 3.) Warenein- und Ausgang / Logistik Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen einen Wareneingang bzw. Warenausgang und die Logistik der Vorgänge Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie direkt in den Warenausgang, und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, kommt eine Auswahlliste, mit welcher Sie Ihre Warenausgänge auf verschiedene Arten bearbeiten können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 17 von 68

18 Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in den Wareneingang und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, kommt eine Auswahlliste, mit welcher Sie Ihre Wareneingänge auf verschiedene Arten bearbeiten können Mit einem Klick auf das Symbol oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + F5 drücken, kommen Sie in die Übersicht der Artikellieferfähigkeit Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie eine Artikelbestellung nach Lagerbedarf erstellen (unter Berücksichtigung von Warn- und Zielbeständen) und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie auftragsbezogene Artikelbestellungen durchführen Mit einem Klick auf das Symbol bekommen Sie eine Bedarfsliste an zu bestellenden Artikel und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, erhalten Sie eine Liste mit noch nicht gelieferten, ausstehenden Bestellungen 4.) Sonstiges: Unter Sonstiges finden Sie einige Zusatzfunktionen zum Vorgangswesen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 18 von 68

19 Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Sammelrechnungen von einem gewissen Zeitraum erstellen, und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie eine einzelne Sammelrechnung (für einen Kunden) erstellen Mit einem Klick auf das Symbol haben Sie die Möglichkeit, Vorgänge zusammenzuführen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie aus weiteren Funktionen auswählen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie eine Auswahl an Vorgängen mit einem Set-Ausdruck drucken und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie aus weiteren Funktionen auswählen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 19 von 68

20 Registerkarte: Artikel & Lager Die Registerkarte: Artikel & Lager unterteilt sich in vier Befehlsabschnitte: 1) Neuanlage & Bearbeitung 2) Suchen 3) Lager 4) Reparatur & Service 1.) Neuanlage & Bearbeitung: Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen eine Neuanlage bzw. eine Bearbeitung von Artikel Mit einem Klick auf das Symbol können Sie einen neuen Artikel anlegen mit der Auswahl Normal oder Stückliste Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie einen Artikel bearbeiten und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie aus weiteren Funktionen auswählen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 20 von 68

21 Mit einem Klick auf das Symbol können Sie eine Preisliste erstellen und bearbeiten. Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Ihren Materialbedarf bearbeiten. 2.) Suchen: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Suche eines Artikels und des Maschinenbuches nach verschiedenen Kriterien Mit einem Klick auf das Symbol oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + A drücken, kommen Sie direkt in die Artikelübersicht und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken können Sie aus zwei weiteren Artikelsuchfunktionen wählen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 21 von 68

22 Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie direkt nach der Seriennummer suchen, und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie zwischen den Funktionen: Seriennummer zu Adresse suchen und Seriennummern prüfen wählen. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie das gewünschte Maschinenbuch in der Übersicht suchen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Kartei des gewünschten Maschinenbuches suchen. 3.) Lager: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Suche und Bearbeitung des Lagers Wenn Sie auf das Symbol klicken oder Strg. (Ctrl.) + L drücken, kommen Sie direkt in die Lagerliste und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie aus zwei weiteren Funktionen wählen. Mit einem Klick auf das Symbol erscheint eine Auswahlliste, in welcher Sie aus verschiedenen Funktionen bezüglich der Lagerverwaltung auswählen können. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 22 von 68

23 4.) Reparatur & Service: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Reparatur und Serviceverwaltung Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie eine neue Reparatur anlegen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie allgemein nach Reparaturen suchen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie differenzierter entweder nach offenen oder nach erledigten Reparaturen suchen. Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in einen Übersichtsliste der zu bearbeitenden Reparaturen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 23 von 68

24 Registerkarte: Verwaltung Die Registerkarte Verwaltung unterteilt sich in zwei Befehlsabschnitte: 1) Auswertungen 2) Finanzen & Offene Posten 1.) Auswertungen: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Auswertung/Statistik bestimmter Vorgänge Mit einem Klick auf das Symbol können Sie die Umsatzübersicht über Ihr Wirtschaftsjahr abrufen und mit anderen Wirtschaftjahren vergleichen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie nach der allgemeinen Kundenstatistik suchen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie nach einer Detailstatistik suchen. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie nach der Lieferantenstatistik suchen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie in eine Auswahlliste, wo Sie nach den verschiedensten Kriterien Auswertungen/Statistiken abfragen können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 24 von 68

25 Mit einem Klick auf das Symbol können Sie nach Vorgängen suchen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Artikel und Positionen suchen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie Positionen mit Einschränkung auf eine Produktion abfragen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie Ihre Intrastat-Meldung über einen gewissen Zeitraum erfassen Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Ihre Vertreterprovisionsabrechnung erstellen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Vertreterprovisionsabrechnung anzeigen oder löschen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 25 von 68

26 2.) Finanzen & Offene Posten: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Abfrage und Erfassung von Finanzen und Offenen Posten Mit einem Klick auf das Symbol erscheint eine Übersichtsliste mit allen Kundenforderungen, wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Kundenforderungen differenzierter abfragen Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint eine Übersichtsliste über die bestehenden Lieferantenverbindlichkeiten, wenn Sie in den kleinen Pfeil im Symbol klicken, können Sie die Lieferantenverbindlichkeiten differenzierter abfragen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie diverse Zahlungen verbuchen und wenn Sie auf den kleinen Pfeil im Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste mit verschiedenen Zahlungs- und Buchungsvorgängen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 26 von 68

27 Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Ihren Monatsabschluss durchführen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie Ihren Jahresabschluss durchführen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 27 von 68

28 Registerkarte: Extras Die Registerkarte: Extras unterteilt sich in drei Befehlsabschnitte: 1) Administration 2) Visual Basic 3) Datentransfer 1.) Administration: Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Administration von i3 System 1 Wenn Sie auf das Symbol klicken oder Strg. (Ctrl.) + O drücken, dann können Optionen für dieses Profil festlegen Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie direkt in die Mandantenverwaltung Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in den Konfigurationsmandanten Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie direkt in den Formulareditor Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie direkt einen Datenaustausch starten Mit einem Klick auf das Symbol können Sie direkt die Lizenznummern abfragen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in den Mandantenordner Mittwoch, 02. September 2009 Seite 28 von 68

29 Mit einem Klick auf das Symbol können Sie andere Einstellungen laden Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in den Lizenzviewer Mit einem Klick auf das Symbol können Sie die Spaltendefinitionen bearbeiten Wenn Sie auf das Symbol klicken, haben Sie die Möglichkeit, mehrere Sonderfunktionen durchzuführen Mit einem Klick auf das Symbol oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + Q drücken, können Sie einfache Datenabfragen und Aktualisierungen erstellen 2.) Visual Basic: Alle Funkionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen die Arbeit im Visual Basic Wenn Sie auf das Symbol klicken, können Sie Makros ausführen Mit einem Klick auf das Symbol können Sie ein neues Projekt hinzufügen Wenn Sie auf das Symbol klicken, kommen Sie direkt in den Visual Basic Editor Mittwoch, 02. September 2009 Seite 29 von 68

30 3.) Datentransfer: Alle Funktionen, die Sie aus diesem Fenster auswählen, betreffen den Datenaustausch Mit einem Klick auf das Symbol kommen Sie in eine Auswahlliste, die Ihnen mehrere Datenaustauschfunktionen vorschlägt. Wenn Sie auf das Symbol klicken, importieren Sie Ihre Daten von der POS (Ihre Kassabewegungen). Mittwoch, 02. September 2009 Seite 30 von 68

31 2) Schnellsuche: Unter dem großen Arbeitsfenster auf der rechten Seite (3b) Für die schnelle Suche eines Kunden, Lieferanten, Hauptansprechpartner, Ansprechpartner oder eines Projektes Sie aktivieren das Fenster mit der linken Maustaste und schreiben entweder die gesuchte Adresse, den Ansprechpartner, die interne Adressnummer, die Projektnummer oder die Telefonnummer hinein. Sie können auch nur Teile davon hineinschreiben, % Zeichen (ersetzt beliebig viele Zeichen) oder _ (ersetzt nur ein Zeichen) setzten oder ein Lehrzeichen statt einen Buchstaben eingeben, mindestens jedoch 3 Zeichen, denn erst dann wird der Button Suchen aktiv. Unter dem Befehl Suche können Sie einstellen, nach welchen Kriterien gesucht werden soll (durch Anklicken des jeweiligen Symbols aktivieren/deaktivieren sie dieses). Wollen Sie nach allen verfügbaren Kriterien suchen, aktivieren Sie das Fenster Mit dem Befehl zurück können Sie das letzte Suchergebnis einblenden und mit dem Befehl kommen Sie wieder auf die aktuelle Ansicht des jeweilig aktiven Arbeitsbereiches Wenn Sie auf Ansicht gehen, wird die darüber liegende Ansicht aktualisiert Wenn Sie auf das danebenliegende Drucksymbol gehen, welches nicht immer aktiv ist, können Sie den Inhalt des darüber liegenden Fensters ausdrucken (wenn Sie z.b. einen aufgerufenen Tagesterminplan ausdrucken wollen) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 31 von 68

32 3) Arbeitsbereiche: Jedem Arbeitsbereich sind zwei Fenster zugeordnet: 3a) Die Schnellzugriffsymbolleiste 3b) Das große Anzeige- und Arbeitsfenster Diese drei Bereiche gehören mit aufsteigender Hierarchie zusammen: d.h. der Arbeitsbereich (3) hat erste Priorität, nach diesem richtet sich die Auflistung (3a) und dieser ist wiederum das Anzeigefenster (3b) untergeordnet. Sie können die Größe der Anzeigefelder (3a und 3b) jederzeit ändern und Ihren individuellen Wünschen anpassen. (Sie fahren mit der Maus auf die Trennlinie zwischen den Fenstern und wenn das Zeichen II erscheint, drücken Sie die linke Maustaste und halten sie gedrückt. Nun können Sie die Trennlinie individuell verschieben und somit die Größe der Anzeigefelder verändern) z.b.: Persönlicher Arbeitsbereich (3): Mittwoch, 02. September 2009 Seite 32 von 68

33 3a.) die schmale Auflistung auf der linken Seite (Schnellzugriffsymbolleiste), direkt über dem Auswahlfenster der Arbeitsbereiche: 3b.) das große Anzeigefenster rechts über der Schnellsuche: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 33 von 68

34 Arbeitsbereich: Persönlicher Arbeitsbereich Hier finden Sie übersichtlich alle Bereiche, die Sie persönlich als User betreffen. Die Leiste für den Schnellzugriff (3a) unterteilt sich in fünf Bereiche: 1) User 2) Nachrichten 3) Aktuell 4) Überwachung/Prüfung 5) Schnellabfrage 6) Erweitert 1.) User: Der angemeldete User wird oben angeführt und wenn sie auf den Username klicken (in 3a), erscheint in 3b das Arbeitsfenster, in welchem alle wichtigen Aktivitäten, Time-Box Einträge, Termine etc. nach Datum und Uhrzeit geordnet, angeführt werden. Sie können sich jeden Eintrag ansehen und bearbeiten, indem Sie mit der linken Maustaste einem Doppelklick durchführen bzw. mit einem Klick der linken Maustaste den Eintrag aktivieren und mit der rechten Maustaste den Eintrag dann öffnen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 34 von 68

35 2.) Nachrichten: Hier werden Ihre Outlookdaten verwaltet. Alle 30 Sekunden wird mit dem Outlook kommuniziert und neue Nachrichten werden ins i3 System 1 geholt und das System informiert Sie, dass neue Nachrichten vorhanden sind. Die Nachrichten müssen händisch vom User ins i3 System 1 übernommen werden indem Sie z.b. auf Ungelesenen Nachrichten klicken. Das Senden der s verläuft ohne Zeitverzögerung. Wie vom Outlook gewohnt, unterteilt sich die Schnellzugriffsleiste in Entwürfe, Gesendete Nachrichten, RSS- Eingang, Spam-Nachrichten und ungelesene Nachrichten. Sie können jedes Schnellzugriffsymbol (kurz Symbol) anklicken und es öffnet sich das jeweilig dazugehörige Arbeitsfenster (3b) in welchem Sie jeden Eintrag öffnen und bearbeiten können. 3.) Aktuell: Hier können Sie schnell Ihre aktuellen Aktivitäten, offene Angebote, Fahrtenbuch, offenen Kampagnen und Projekte, Ihren Terminkalender und offene Time-Box etc. abfragen und bearbeiten, indem Sie einfach auf das gewünschte Symbol klicken und den gewünschten Eintrag im rechten Arbeitsfenster (3b)öffnen und bearbeiten. 4.) Überwachung/Prüfung: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 35 von 68

36 Hier erhalten Sie einen Überblick über Aktuelle Auslieferungen und Verrechnungen, überfällige Bestellungen und Lieferungen und sämtlichen Time-Box Aktivitäten. Zum Abfragen und Bearbeiten einfach auf das gewünschte Symbol klicken und den gewünschten Eintrag im rechten Arbeitsfenster (3b)öffnen und bearbeiten. 5.) Schnellabfragen: Hier können Sie Abfragen hinterlegen, die für Sie wichtig sind und auf die Sie öfters zugreifen.. 6.) Erweitert: Hier können Sie z.b. einen Direktzugriff auf Ihre Internetseite legen oder andere, für Sie wichtige Punkte, konfigurieren Arbeitsbereich: Nachbearbeitung Hier können Sie diverse Abfragen starten, die entweder einen einzelnen oder alle angeführten User betreffen. Es können alle User Ihres Unternehmens oder auch nur die, die für Sie relevant sind, angezeigt werden bzw. können auch andere User konfiguriert werden, z.b. Termine, Schulung oder Fortbildung (wird vom Administrator in der Konfiguration nach Ihren Wünschen gestaltet). Mittwoch, 02. September 2009 Seite 36 von 68

37 Die Leiste für den Schnellzugriff (3a) unterteilt sich in drei Bereiche: 1) Kalender 2) User 3) Schnellsuchsymbole (kurz Symbole) 1.) Kalender: Sie können sich entweder ein oder zwei Monate anzeigen lassen (je nachdem, wie groß Sie Ihre Arbeitsbereiche einstellen). Das aktuelle Datum ist immer rot umrahmt. Das Datum, mit dem Sie arbeiten wollen bzw. wo Sie etwas nachschauen wollen, ist gelb ausgefüllt. Mit den schwarzen Pfeilen im Kalender können Sie schnell zu vergangenen oder zukünftigen Monaten wechseln. Wenn Sie direkt mit der linken Maustaste im blauen Feld auf den Monat klicken, bekommen Sie eine Auswahlliste mit den letzten drei vergangenen und den nächsten drei künftigen Monaten. 2.) User: Hier können Sie den gewünschten Mitarbeiter oder User auswählen. 3.) Symbole: Zum Abfragen und Bearbeiten des gewünschten Suchbegriffes einfach auf das gewünschte Symbol klicken und den gewünschten Eintrag im rechten Arbeitsfenster (3b) öffnen und bearbeiten. Bis auf das Symbol beziehen sich alle angeführten Abfragen auf den zuvor ausgewählten User. Bei den Tagesterminen erscheint der aktuelle Tagesterminplan von allen angeführten Usern. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 37 von 68

38 Arbeitsbereich: Archiv und Dokumente Hier finden Sie Ihre Postbox und das digitale Archiv. Hier können Sie alle Dokumente, Unterlagen oder Bilder, die für Sie und Ihr Unternehmen wichtig sind, ablegen und archivieren. Den bereits angelegten Ordner Archiv können Sie, ganz nach Ihren Wünschen, in die verschiedensten Ordnern und Unterordnern unterteilen. Hier ein Beispiel: Die Postbox (= die Leiste für den Schnellzugriff (3a)) unterteilt sich in zwei Bereiche: 1) Schnellzugriffsymbole 2) Postboxdateien 1.) Schnellzugriffsymbole: Hier finden Sie die verschiedensten Möglichkeiten mit Ihrer Postbox bzw. mit Ihrem Dokument zu arbeiten. Wenn Sie im Bereich Postboxdateien ein Dokument liegen haben und dieses anklicken, werden alle Symbole auf aktiv geschaltet und Sie können mit Ihren Dokument arbeiten. 2.) Postboxdateien: Hier finden Sie alle Dateien, die Sie als Dokumente in der Postbox abgelegt haben. Durch Doppelklick mit er linken Maustaste auf das Dokument, können Sie es öffnen und mit einem Klick auf die linke Maustaste, den sie halten, können Sie das Dokument in den entsprechende Archivordner ziehen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 38 von 68

39 Sie können auch das Dokument bearbeiten z.b. in eine andere Postbox schieben, es als verschicken oder auch löschen, in dem Sie das passende Symbol aus der darüberliegende Schnellzugriffsymbolleiste aussuchen. Bereits abgelegt Dokumente (3b): Ist ein Dokument einem Archivordner zugewiesen und abgelegt, können Sie es jederzeit aufrufen, bearbeiten, löschen, verschicken, einer Adresse oder Ansprechpartner zuordnen, die Archivzuweisung ändern oder löschen etc.. Näheres in den DMS Handbüchern Postbox und Archivablage Arbeitsbereich: Warenwirtschaft Noch in Arbeit Arbeitsbereich: Telefonie (SWYX/TAPI) Hier können Sie mit Ihrer VOIP- Anlage arbeiten Arbeitsbereich: Nachrichtenablage & Verknüpfungen Hier können Sie wichtige Nachrichten ( s) ablegen und Verknüpfungen herstellen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 39 von 68

40 Nachrichtenablage: Die Nachrichten können Sie, hierarchisch geordnet, in der Nachrichtenablage den Unterordnern zuordnen. Der Grundbaum Ihrer Nachrichtenablage wird aus dem Archiv, und zwar aus dem Hauptordner: Nachrichtenablage mit dem Ordner, der Ihren Namen trägt und den von Ihnen kreierten Unterordnern übernommen. Sie fügen eine in die Nachrichtenablage ein, indem Sie in der in der Multifunktionsliste auf den Befehl Archivauswahl gehen und aus der Auswahlliste den gewünschten Archivordner auswählen. Verknüpfungen (= Favoriten): Hier können Sie sämtliche Unterlagen und Adressen einer Gruppe und einem Titel zuordnen. Sie fügen eine Adresse den Favoriten hinzu, indem Sie die gewünschte Adresse über die Schnellsuche suchen, die gewünschte Adresse auswählen und mit der rechten Maustaste die Auswahlliste aktivieren. Hier gibt es das Befehlssymbol. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie nach der Gruppe gefragt, zu welcher diese Adresse hinzugefügt werden sollte. Sie haben eine selbstlernende Liste zur Auswahl, in welcher alle, von Ihnen schon erfassten Gruppen, angeführt sind. Sie können nun eine von diesen Gruppen auswählen und mit Weiter bestätigen oder eine neue Gruppe erfassen indem Sie auf den Button: Neuer Eintrag gehen. Nun werden Sie nach dem Titel gefragt, der im Normalfall der Name der Adresse oder der Datei ist, und beenden das Fenster in dem Sie auf Weiter gehen. Wenn Sie ein z.b. Dokument den Favoriten zuordnen wollen, gehen Sie auf das Feld: Archiv und suchen sich durch einen Klick auf das Symbol aus der Liste den gewünschten Archivordner aus. Vorteil der Adressverknüpfung: Sie brauchen die Adresse nicht auf dem herkömmlichen Weg suchen (siehe Suchen einer Adresse im i3 System 1) sondern nur einen Doppelklick auf die Adresse setzten, und es öffnet sich eine Auswahlliste, mit der Sie direkt mit Ihrer Adresse arbeiten können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 40 von 68

41 Arbeitsbereich: Abfragen, Datentransfer & Tools Abfragen: Hier werden die für Sie persönlich verfügbaren Abfragen angezeigt. Sie können diese Abfrage selber erstellen oder von Ihrem Fachhändler bzw. dem Team der i3 Software GmbH erstellen lassen Datentransfer & Tools: Hier finden Sie die von i3 System 1 vorgelegten und verfügbaren Export- und Importschnittstellen z.b. Buchhaltungsschnittstellen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 41 von 68

42 4) Schnellstart-, Short-cut-leiste und Allgemeines Helpdesk- Tool: In diesen Spezialleisten finden Sie Befehle, die Sie nicht permanent für Ihre Arbeit im i3 System 1benötigen. a.) Schnellstartsymbol: Mit einem Klick auf den runden Icon mit dem S1 Logo im linken oberen Eck, öffnet sich eine Auswahlliste mit den verschiedensten Befehlsymbolen. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 42 von 68

43 Optionen: Mit einem Klick auf dieses Symbol können Sie Ihr persönliches Profil selber gestalten. Es öffnet sich das Fenster: Programmoptionen (Benutzer) Hier können Sie sowohl Ihren persönlichen Arbeitsbereich als auch allgemeine Einstellungen konfigurieren. Kartei Persönlicher Arbeitsbereich: teilt sich in drei Bereiche: 1.) Persönlicher Arbeitsbereich 2.) Telefonie und CTI-Einstellungen 3.) Standardwerte Schnellsuche Mittwoch, 02. September 2009 Seite 43 von 68

44 1.) Persönlicher Arbeitsbereich: Offene Projekte in Tagesübersicht: durch das Anhaken des davorliegenden Kasterls aktivieren Sie den Befehl und nun werden alle Ihre offenen Projekte im persönlichen Arbeitsbereich in einem eigenen Abschnitt angezeigt z.b. Tage in Tagesübersicht: hier können Sie festlegen, wie viele Tage im persönlichen Arbeitsbereich im Voraus angezeigt werden sollten. Wenn Sie auf den Pfeil im Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, aus der Sie die gewünschte Anzahl an Tagen auswählen können Postbox-Pickupordner: hier können Sie den Pfad für die lokale Ablage in die eigene Postbox festlegen. Wenn Sie in der Postbox auf Aktualisieren gehen, greift er auf diesen Ordner zu und übernimmt die Daten; wenn Sie auf das Symbol gehen, können Sie Ihren Pfad bzw. den passenden Ordner auswählen 2.) Telefonie und CTI-Einstellungen: Wenn Sie eine Telefonanlage haben, die diese Funktionen unterstützt (CTI), können Sie direkt aus dem i3 System 1 telefonieren. Je nachdem welche Anlage Sie haben und welche Funktionen diese unterstützt, können Sie damit auch empfangene Anrufe gleich der richtigen Adresse zuordnen, verschiedene Vorgänge dem Anrufer zuordnen etc. (z.b. bei TAPI 3.0 Call Management und SwyxIT) In diesem Fenster wählen Sie Ihre persönlichen Einstellungen aus: Mittwoch, 02. September 2009 Seite 44 von 68

45 Wählen mit: Wenn Sie auf das graue Feld klicken, erscheint eine Auswahlliste, aus der Sie Ihr Telefonsystem, das von i3 System unterstützt wird, auswählen können hier können Sie Ihre Endgeräte auswählen Vorwahl-Amt: Eigenen Vorwahl: Durchwahl: hier geben Sie die Vorwahl für die Amtsleitung ein (z.b. 0 zum hinaus wählen) hier geben Sie Ihre Vorwahl ein hier erfassen Sie Ihre Durchwahl 3.) Standardwerte Schnellsuche: Hier legen Sie die Standardwerte Ihrer Schnellsuche fest. Nach diesen Kriterien wird in der Schnellsuche immer gesucht. Sie können aber direkt die Suchoptionen in der Schnellsuche noch individuell verändern (siehe Seite 29) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 45 von 68

46 Kartei Allgemein: Automatische Anmeldung: PDF-Drucker: MDE-Datei: MDE-Format: hier kann man eine automatische Anmeldung eingeben, wenn die Anmeldung nicht über Windows erfolgt hier ist der Standard PDF-Drucker vorgelegt, welcher auch von der i3 Software GmbH supportet wird. Sie können jedoch auch einen anderen PDF-Drucker auswählen (wird nicht von uns supportet) hier geben Sie die Daten Ihrer Scannerdatei ein hier geben Sie das Scannerformat ein Um Ihre Eingaben zu speichern, klicken Sie auf den Button im rechten unteren Eck. Nun erscheint ein neues Fenster mit der Meldung, dass die neuen Einstellungen gespeichert wurden, welches Sie mit OK schließen. Mit einem Klick auf das rote x bzw. auf den Befehl x Fenster schließen können Sie jederzeit aus dem Optionsfenster aussteigen, ohne die Änderungen zu speichern. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 46 von 68

47 Standarddrucker: Hier können Sie den Drucker festlegen, der bei Ihnen hauptsächlich in Verwendung ist Das Fenster unterteilt sich in drei Bereiche: Drucker Ausrichtung & Abmessungen Kopien Drucker: Ausrichtung & Abmessung: Kopien: Wenn Sie auf das graue Feld klicken, erscheint ein Auswahlliste Ihrer Drucker, und Sie können Ihren Hauptdrucker auswählen. Unter den Begriffen Typ und Standort werden die Daten für den ausgewählten Drucker angezeigt, die in der Druckereinstellung für diesen Drucker festgelegt wurden Hier wird angezeigt, welches Format die Ausdrucke im Normalfall haben. Unter den Begriffen Breite und Höhe werden die Daten für den ausgewählten Drucker angezeigt, die in der Druckereinstellung für diesen Drucker festgelegt wurden Hier wird angezeigt, wie viele Exemplare pro Ausdruck ausgedruckt werden. Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Ihre Eingaben gespeichert. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 47 von 68

48 Abfrage erstellen: Hier können Sie sich individuell Abfragen und Statistiken erstellen. Durch einen Klick auf das Symbol, oder wenn Sie Strg. (Ctrl.) + Q drücken, kommen Sie ins Fenster: Abfrage-Assistent Weiteres Vorgehen siehe Handbuch: Abfrage-Assistent Datentransfer: Hier können Sie schnell Daten ins i3 System 1 importieren bzw. aus dem i3 System 1 exportieren. Wenn Sie auf das Symbol klicken öffnet sich eine Auswahlliste Um Daten importieren zu können müssen Sie das zu importierende File vorher in einem Ordner Ihrer Wahl speichern. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie in einem eigenen Fenster darauf hingewiesen, dass, wenn Sie den Import starten, Ihre Listen durch Andere überschrieben werden können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 48 von 68

49 Wenn Sie dieses Fenster mit Ja bestätigen, öffnet sich der Dateimanager, wo Sie Ihre Importdatei auswählen können Hier können Sie Daten aus Ihrem Online-Shop ins i3 System 1 importieren. Wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich ein Fenster: Vorgänge Online-Shop Hier können Sie Formulare, Listen, Abfragen etc. aus dem i3 System 1 exportieren. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erscheint ein neues Fenster: i3 Datentransport aus welchem Sie die Datenbereich für Ihren Export auswählen Mit Weiter bestätigen Sie Ihre Wahl und kommen in ein weiteres Fenster: i3 Exportauswahl in welchem Sie auswählen, ob Sie nur selektive Einträge exportieren wollen oder alle Einträge. Sie tätigen Ihre Auswahl und bestätigen Sie mit Weiter und kommen in den Dateimanager, wo Sie Ihre Exportdatei auswählen können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 49 von 68

50 Hier können Sie Daten direkt in den Online-Shop exportieren. Wenn Sie auf das Symbol klicken, erscheint ein neues Fenster mit der Frage ob Sie wirklich die Daten in den Webshop exportieren wollen Wenn Sie mit Ja bestätigen, erhalten Sie die Information, in welche Datei die Daten exportiert wurden und ob Sie diese Datei übertragen wollen, was Sie mit Ja oder Nein bestätigen. POS Import: Hier übernehmen Sie Ihre Kassadaten direkt ins i3 System 1; wenn Sie auf das Symbol klicken, öffnet sich das Fenster: POS-Daten importieren (funktioniert nur, wenn Sie das i3 System 1 POS haben und eine Barverkaufsadresse definiert wurde) Das Fenster unterteilt sich in zwei Bereiche: 1.) Kassendatenimport 2.) Gesamtabrechnung & Journal drucken Mittwoch, 02. September 2009 Seite 50 von 68

51 1.) Kassendatenimport: Bis: Das Datum von Morgen ist vorgelegt, weil die Uhrzeit mit und nicht fix eingestellt ist. Das Datum können Sie aber jederzeit ändern. Entweder Sie klicken den Teil des Datums (Tag/Monat/Jahr) an, den sie ändern wollen (wird blau) und geben Ihn manuell mittels der Tastatur ein, oder Sie klicken auf das Symbol und wählen aus dem Kalender das passende Datum aus. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 51 von 68

52 Online-Datenübernahme: Wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das vorgelegte Kasterl), können Sie, wenn Sie auf Importieren gehen, die Datenübernahme starten Automatische Übernahme: Wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das vorgelegte Kasterl), werden alle 30 sec. die Daten ins i3 System 1 übernommen ACHTUNG: Online-Datenübernahme und Automatische Übernahme werden in diesem Fenster nur angezeigt bzw. sind nur aktiv nutzbar, wenn dieses Fenster offen ist. Um diese beiden Punkte permanent einzustellen, müssen Sie diese in der Benutzerverwaltung einstellen Importieren: damit starten Sie die Datenübernahme; Wenn Sie auf das Symbol klicken, werden Sie gefragt, ob Sie die Kassendaten verarbeiten wollen (X Datensätze), was Sie mit Ja beantworten 2.) Gesamtabrechnung & Journal drucken: Von/Bis: Hier geben Sie das Datum ein, von wo weg bzw. bis wohin die Gesamtabrechnung gestartet werden soll. Sie haben zwei Möglichkeiten um das Datum zu ändern. Entweder Sie klicken den Teil des Datums (Tag/Monat/Jahr) an, den sie ändern wollen (wird blau) und geben Ihn manuell mittels der Tastatur ein, oder Sie klicken auf das Symbol passende Datum aus. und wählen aus dem Kalender das ALL/KASSA: hier erscheinen die Liste mit den Kassenname, die Sie konfiguriert haben Drucken: wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Ihre Gesamtabrechnung und Ihr Journal ausgedruckt Mittwoch, 02. September 2009 Seite 52 von 68

53 Outlook abgleichen: hier können Sie Ihren persönlichen Arbeitsbereich mit dem Outlook synchronisieren. Wenn Sie auf das Symbol klicken erscheint ein neues Fenster: Outlook abgleichen Datenexport von i3 System 1 ins Outlook: hier ist der angemeldete User vorgegeben wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden auch die Adressen und Kontakte abgeglichen wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden nur die Änderungen abgeglichen Wenn sie auf das Symbol klicken, können Sie Ihren gewünschten Adresstyp aus der Auswahlliste wählen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 53 von 68

54 wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden die Termine des nächsten Jahres übertragen (ab dem heutigen, aktuellen Datum) wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden die Termine der letzten 180 Tage übertragen wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden die Time-Boxen abgeglichen wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), werden keine Daten rückübertragen sondern gelöscht Datenimport vom Outlook ins i3 System 1: wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), können Sie Adressen und Kontakte importieren wenn Sie diesen Befehl aktivieren (durch einen Klick in das davorliegende Kasterl), können Sie aus einem speziellen Adressordner des Outlooks importieren Wenn Sie auf das Symbol klicken, starten Sie den Outlookabgleich Onlinesupport: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken oder Shift + F1 drücken, kommen Sie direkt in die i3 Support Webseite, die selbsterklärend ist. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 54 von 68

55 Supportanfrage: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken oder Shift + F2 drücken, kommen Sie direkt in die Online-Supportanfrage Es wurde automatisch ein Screenshot von Ihrem aktuellen Arbeitsfenster erstellt. Sie können nun Ihr Problem markieren indem Sie einen färbigen Kreis setzten. Sie gehen mit der Maus auf die zu kennzeichnende Stelle, drücken die rechte Maustaste und können zwischen drei Farben wählen. Da Sie die Kreise im Nachhinein nicht mehr verschieben können, sollten Sie diese Kreise bitte genau über dem Problem bzw. dem unklaren Punkt platzieren. Sie brauchen auch keinen Screenshot senden sondern können alternativ eine Datei schicken. Sie können ein neues Projekt(= Ticket) ergänzen (übernimmt dann den Betreff als Projektname) oder Sie fügen diese Supportanfrage einer bereits bestehenden hinzu (Ticket + Betreffname). Mittwoch, 02. September 2009 Seite 55 von 68

56 Bei Betreff geben Sie Ihren Betreff (Titel, Überschrift) ein und bei Nachricht können Sie Ihr Problem oder Ihre Anfrage stellen. Wenn Sie mit dem Ausfüllen des Supportfensters fertig sind, klicken Sie auf den Befehl und schon wird Ihre Supportanfrage an die richtige Adresse weitergeleitet. Wenn Sie das Fenster schließen wollen, ohne dass Sie eine Anfrage schicken, haben Sie zwei Möglichkeiten: entweder Sie klicken auf das X im rechten oberen Eck oder Sie klicken auf den Befehl im rechten unteren Eck des Fensters. z.b. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 56 von 68

57 Anpassen: Hier können Sie diverse Einstellungen anpassen. Wenn Sie auf das Symbol klicken öffnet sich ein neues Fenster: Anpassen; Hier können Sie in den vier verschiedenen Abschnitte Ihre persönlichen Einstellungen ändern. Das Fenster unterteilt sich in vier Karteikarten: 1.) Symbolleisten 2.) Befehle 3.) Tastatur 4.) Optionen 1.) Symbolleisten: Hier können Sie Ihrer Multifunktionsleiste(= Mainbar) neue Symbolleisten hinzufügen, diese umbenennen und auch wieder löschen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie eine neue Symbolleiste hinzufügen, indem Sie in dem neuen Fenster: Neue Symbolleiste in das Feld, wo Benutzerdefiniert 1 steht, klicken, den Symbolleistennamen individuell ändern und mit OK speichern. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 57 von 68

58 Dieses Symbol wird erst aktiv, wenn Sie eine neue Symbolleiste eingegeben haben. Wenn Sie darauf klicken, können Sie den Namen der neuen Symbolleiste verändern Dieses Symbol wird erst aktiv, wenn Sie eine neue Symbolleiste eingegeben haben. Wenn Sie darauf klicken, können Sie die Symbolleiste wieder löschen Dieses Symbol ist nur bei der Symbolleiste Mainbar aktiv. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden Sie in einem neuen Fenster gefragt, ob Sie die Symbolleiste Mainbar wirklich zurücksetzten wollen, was Sie dann mit OK bestätigen. 2.) Befehle: Hier können Sie Befehlssymbole in Ihre Multifunktionsliste einfügen. Sie suchen Sie eine Kategorie aus, die Ihr gewünschtes Symbol (Befehl) bereits enthält (erscheint in der Liste Befehle). Sie wählen Ihr Symbol mit der linken Maustaste aus, halten Sie gedrückt und ziehen den Befehl in das Fenster der Multifunktionsleiste, wo Sie gerne dieses Befehlssymbol hätten. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 58 von 68

59 z.b. 3.) Tastatur: Hier können Sie individuell für jede Kategorie und deren Befehle eine Tastenkombination vergeben Mittwoch, 02. September 2009 Seite 59 von 68

60 Wenn Sie auf den grauen Balken unter dem Wort Kategorie: klicken, erhalten Sie eine Auswahlliste sämtlicher Kategorien Wenn Sie eine Kategorie ausgewählt haben, erscheinen im Auswahlfeld, das unter dem Wort: Befehle liegt, sämtliche Befehle, die dieser Kategorie zugeordnet sind. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 60 von 68

61 Tastenbelegung: Manche der Befehle haben schon einen Tastenbelegung die hier angedruckt wird. Sie kann aber jederzeit geändert werden, indem Sie entweder eine neue Tastenkombination hinzufügen oder die Vorkonfigurierte löschen indem Sie die gewünschte Tastenkombination auswählen und auf den Button klicken. Neue Tastenkombination: Hier können Sie jetzt die Tastenkombination erfassen, die Sie gerne für diesen Befehl hätten, indem Sie auf das Eingabefeld unter dem Begriff: Neue Tastenkombination klicken und Ihre Kombination eingeben z.b. halten Sie die Shift-Taste gedrückt und drücken auf ein D, und schon steht Shift+D im Feld der neuen Tastenkombination; Nun klicken Sie auf den Befehl und die eingegebene Kombination wird in dem Feld Tastenbelegung gespeichert Beschreibung: Hier finden Sie die Befehlsbeschreibung zu Ihrem ausgewählten Befehl, sprich, was macht dieser Befehl bzw. welches Arbeitsfenster öffnet er Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, werden alle selbstdefinierten Tastenkombinationen auf die Standardwerte zurückgesetzt. Sie werden in einem eigene Fenster darauf hingewiesen, das alles zurückgesetzt wird, und ob Sie diesen Schritt wirklich setzten wollen. Mit einem Klick auf Ja führen Sie den Befehl aus. Optionen: Hier können Sie noch andere Einstellungen für Ihre Symbolleisten und Menüs einstellen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 61 von 68

62 Mit einem Klick auf dieses Symbol, beenden und schließen Sie in jeder Karteikarte Ihr Eingabefenster Beenden: Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie das i3 System 1 schließen, indem Sie die Frage, ob Sie das i3 System 1 wirklich beenden wollen, mit Beenden bestätigen b.) Short-cut-leiste: Symbole im linken oberen Eck: Mit einem Klick auf dieses Symbol kommen Sie direkt in das Fenster: Standarddrucker Mit einem Klick auf dieses Symbol kommen Sie direkt in das Fenster: Programmoptionen (Benutzer) Mit einem Klick auf dieses Symbol, werden die Einstellungen neu geladen Mit einem Klick auf dieses Symbol erscheint eine Auswahlliste Mittwoch, 02. September 2009 Seite 62 von 68

63 Standarddrucker, Optionen und Einstellungen laden (=Aktualisieren) sind aktiviert, und somit erscheinen die Symbole in der Reihe vor diesem Symbol. Wenn Sie eines der Symbole deaktivieren wird (mit einem Klick auf die linke Maustaste) wird das Symbol nicht mehr angedruckt bzw. wenn es deaktiviert war, und nun aktiviert wird, erscheint das Symbol wieder in der Liste. More Commands. : Show Below the Ribbon: Minimize the Ribbon: Hier könnten Sie noch mehr Symbole in die Leiste hinzufügen; ist nicht freigeschalten Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, erscheint die Short-cut-leiste unter der Multifunktionsleiste Mit einem Klick auf diesen Befehl, bleiben von der Multifunktionsleiste nur mehr die Registerkartenbezeichnungen sichtbar und die Befehlsymbole werden ausgeblendet Symbole im rechten oberen Eck: Wenn Sie direkt auf das Symbol klicken kommen Sie auf die Startseite in der i3 System 1 Hilfedatei. Wenn Sie auf den kleinen Pfeil klicken öffnet sich eine Auswahlliste Mittwoch, 02. September 2009 Seite 63 von 68

64 Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, kommen Sie direkt in die i3 Startseite der i3 System 1 Hilfedatei. Klicken Sie auf diesen Befehl, kommen Sie in der i3 System 1 Hilfedatei direkt in die Suchoptionen Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, kommen Sie direkt auf die Startseite der i3 Homepage Klicken Sie auf diesen Befehl, kommen Sie direkt auf den Supportratgeber der i3 Software GmbH Webseite Wenn Sie auf diesen Befehl klicken oder Shift + F1 drucken, kommen Sie direkt auf die Supportwebseite der i3 Software GmbH Klicken Sie auf diesen Befehl oder drücken Shift + F2, und Sie können direkt eine Online-Supportanfrage mit Screenshot an das i3 Supportteam schicken Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, erhalten Sie Informationen über Ihre eingesetzte i3 Version, z.b. für wie viele Benutzer sie zugelassen ist bzw. wer der Lizenznehmer ist usw. Symbol im rechten unteren Eck: Mit einem Klick mit der linken Maustaste auf das Symbol, haben Sie die Möglichkeit, alle offenen Fenster im i3 System 1 anzusehen, indem Sie das ensprechende Fenster auswählen oder Sie können alle Fenster minimieren bzw. auch schließen Mittwoch, 02. September 2009 Seite 64 von 68

65 Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf das Symbol klicken, erscheint eine Auswahlliste, mit der Sie die verschiedensten Abfragen und Aktionen im i3 System 1 erzeugen können Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, gelangen Sie direkt in das Fenster: Suchen Adressen Übersicht Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie kommen direkt in das Fenster: Suchen Ansprechpartner Mit einem Klick auf dieses Symbol, kommen Sie in das Fenster: Dokument suchen.. Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, kommen Sie in das Fenster: Nachricht suchen.. Klicken Sie auf dieses Symbol, gelangen Sie direkt in die Projektverwaltung, in der Sie Projekte anlegen, bearbeiten etc. können Mittwoch, 02. September 2009 Seite 65 von 68

66 Mit einem Klick auf dieses Symbol öffnet sich eine Auswahlliste Hier können Sie aus der Liste Abfragen über sämtliche kundenbezogene Vorgänge starten Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, öffnet sich eine Auswahlliste Hier können Sie aus der Liste Abfragen über sämtliche lieferantenbezogene Vorgänge starten Mittwoch, 02. September 2009 Seite 66 von 68

67 Klicken Sie auf dieses Symbol, und Sie kommen in das Fenster: Reparatur Suchen.. Mit einem Klick auf dieses Symbol kommen Sie direkt in das Fenster: Suchen Artikel Übersicht Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, kommen Sie direkt in das Fenster: Lagerliste Klicken Sie auf dieses Symbol und Sie können die Lagerliste mit der Artikelsuche kombinieren und abfragen Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, können Sie das i3 System 1 schließen, indem Sie die Frage, ob Sie das i3 System 1 wirklich beenden wollen, mit Beenden bestätigen c.) Allgemeines Helpdesk-Tool: Symbol im rechten unteren Eck. INFO: Dieses Tool ist nur vorhanden, wenn Sie von der Firma i3 Software GmbH systemtechnisch betreut werden. Mittwoch, 02. September 2009 Seite 67 von 68

68 Klicken Sie auf dieses Symbol, und es öffnet sich eine Auswahlliste mit den i3 Support Möglichkeiten Klicken Sie auf diesen Befehl, und Sie können direkt eine Online- Supportanfrage mit Screenshot an das i3 Team schicken Wenn Sie auf diesen Befehl klicken, kommen Sie in einen vorlage, mit der sie Ihre Supportanfragen direkt an das i3 Supportteam schicken können Hier können Sie gemeinsam mit Ihrem i3 Supportmitarbeiter eine Fernwartung starten Auf dieser Seite können Sie den aktuellen Stand Ihrer geschickten Supporttickets abrufen Informationen über i3 Support, Seite noch in Arbeit Wenn Sie auf dieses Symbol klicken, beenden Sie den i3 Support und das gelbgrüne H-Symbol verschwindet aus der Taskleiste (können Sie über Autostart wieder aktivieren) Mittwoch, 02. September 2009 Seite 68 von 68