Virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz

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1 Benutzerleitfaden für Bürger und Firmenbenutzer Virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Version 1.0 vom Autor: Team A1 Valenciaplatz Mainz

2 Inhaltsverzeichnis 1 Ziel dieses Dokumentes Bürger Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches Unterscheidung der Sicherheitsstufen Sicherheitsstufe erhöhen Zugangseröffnung Registrierung einer Firma Registrierung eines Firmenadministrators Weiteren Firmenadministrator einrichten Online-Dienste beantragen Firmenbenutzer Erläuterung der User Rollen Firmenmitarbeiter einrichten Zentrales Firmenpostfach einrichten Online-Dienste zuweisen Vertreter einrichten Zugangsdaten ändern ( , Passwort) Zugangseröffnung Nachrichtenversand über die VPS Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen Adressatensuche Anhang Ansprechpartner Abbildungsverzeichnis Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 2 von 36

3 1 Ziel dieses Dokumentes Dieses Dokument stellt einen Leitfaden zur Benutzung der Virtuellen Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz für Bürger und Firmen dar. Die virtuelle Poststelle ermöglicht die Kommunikation zwischen Bürgern/Firmen und Behörden der rheinland-pfälzischen Landesbzw. Kommunalverwaltung auf rechtsicherem Weg. 2 Bürger 2.1 Einrichtung und Berechtigung eines Bürgerpostfaches Um als Bürger die virtuelle Poststelle (VPS) Rheinland-Pfalz nutzen zu können, benötigen Sie eine gültige -Adresse. Die Registrierung eines Bürgerpostfaches erfolgt über die Seite: https://www.rlp-service.de/rlpgateway/fvs/login/registrierungbuerger.aspx Geben Sie hier bitte Ihre -Adresse und ein Passwort ein. Das Passwort muss dabei folgenden Kriterien entsprechen: Mindestens 8-stellig Keine Leerzeichen Mindestens zwei der drei folgenden Merkmale müssen dabei eingehalten werden: Gemischte Groß- und Kleinschreibung Ziffern Sonderzeichen Die Eingabe einer bereits registrierten -Adresse ist nicht möglich, die Eindeutigkeit wird sichergestellt. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 3 von 36

4 Abbildung 1: Registrierung Bürger Die Betätigung der Schaltfläche Weiter führt auf eine Maske zur Festlegung einer Sicherheitsabfrage. Es sind mehrere Fragen auswählbar und dazu eine Antwort zu hinterlegen. Sollten Sie später Ihr Passwort vergessen, haben Sie durch die richtige Beantwortung der Sicherheitsabfrage die Möglichkeit, Ihr Passwort selbst zurückzusetzen. Abbildung 2: Registrierung Bürger - Sicherheitsabfrage Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 4 von 36

5 Nach Eingabe einer Antwort und Betätigen der Schaltfläche Weiter, gelangen Sie auf die Maske zur Eingabe Ihrer persönlichen Daten. Bitte beachten Sie, die Anrede korrekt auszuwählen und sämtliche Pflichtfelder (mit * markiert) zu befüllen. Das Geburtsdatum müssen Sie angeben, wenn Sie später die VPS vollständig nutzen möchten und eine Zugangseröffnung für den Nachrichtenversand von Behörden an Sie erklären möchten, da hierfür die Volljährigkeit erforderlich ist. Abbildung 3: Registrierung Bürger - Eingabe der persönlichen Daten Nach Betätigen der Schaltfläche Weiter gelangen Sie auf die Seite zur Erklärung der Einwilligung zur Datenverarbeitung. Um den Vorgang abschließen zu können, müssen Sie beide Häkchen setzen und mit Weiter bestätigen. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 5 von 36

6 Abbildung 4: Registrierung Bürger - Einwilligung zur Datenverarbeitung Auf der letzten Registrierungsseite werden nochmals die angegebenen Daten zur Überprüfung aufgeführt. Die Beantwortung der kleinen Rechenaufgabe dient der Sicherheit gegen automatisierte Registrierungsversuche. Wenn Sie alles korrekt eingegeben haben, können Sie die Registrierung mit Daten speichern abschließen. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 6 von 36

7 Abbildung 5: Registrierung Bürger - Abschluss Abbildung 6: Registrierung Bürger - Hinweis zur Aktivierung Ihnen wird nun eine mit einem Aktivierungslink zugesendet. Sobald Sie diesen Link empfangen haben und ihn aufrufen, ist Ihr neues Bürgerpostfach in der VPS verwendbar. Die Aktivierung muss innerhalb von 30 Tagen erfolgen. Nach Aktivierung Ihres Bürgerpostfaches können Sie sich unter mit Ihrer -Adresse und dem von Ihnen gewählten Passwort anmelden. Unter Benutzerprofil können Sie folgende Einstellungen ändern: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 7 von 36

8 Daten ändern/löschen o Änderung der eingegebenen persönlichen Daten Berechtigung erweitern o Erhöhung Ihrer Sicherheitsstufe (Voraussetzung zur Erklärung einer Zugangseröffnung) Zugangseröffnung o Erklärung einer Zugangseröffnung gegenüber einzelnen oder allen in der VPS registrierten Dienststellen Sie erklären damit, dass Sie über die VPS angeschrieben werden dürfen und diese Zustellung als Alternative zur Postzustellung akzeptieren. Benutzerkonto löschen o Sie können Ihr Benutzerkonto im rlp-service jederzeit löschen. Abbildung 7: Einstellungen Benutzerprofil 2.2 Unterscheidung der Sicherheitsstufen Features Sicherheitsstufe 1 Sicherheitsstufe 2 s an Behörde versenden Rechtsverbindlich s von Behörden empfangen (Zugangseröffnung) 2.3 Sicherheitsstufe erhöhen Ihr neu registriertes und aktiviertes Bürgerpostfach hat initial die Sicherheitsstufe 1. Um die VPS in vollem Umfang nutzen zu können, ist jedoch die Sicherheitsstufe 2 erforderlich. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 8 von 36

9 Sie können auf zwei verschiedenen Wegen die Sicherheitsstufe 2 erlangen: 1. Die Sicherheitsstufe kann durch Upload eines qualifiziert signierten Dokumentes im rlp-service von Stufe 1 auf Stufe 2 erhöht werden. Dazu benötigen Sie eine Signaturkarte mit einem auf Sie ausgestellten qualifizierten Signaturzertifikat sowie ein geeignetes Signaturkartenlesegerät. 2. Die Sicherheitsstufe kann auch durch ein Antragsformular erhöht werden. Das Antragsformular können Sie im rlp-service downloaden. Es muss ausgefüllt und mit einer Kopie des Personalausweises an den LDI Helpdesk per Fax oder auf dem Postweg gesendet werden. Nach Eingang und Prüfung des Antrags beim LDI Helpdesk werden Sie für "2-Schlüssel-Dienste" freigeschaltet. Hierüber erhalten Sie eine Bestätigung per . Im Folgenden wird der Ablauf kurz skizziert: Benutzer (Stufe1) (1) Fax + Personalausweis(Kopie) (3) Helpdesk Benachrichtigung ( ) Abbildung 8: Sicherheitsstufe erhöhen (2) Überprüfung der Daten + Freischaltung HelpdeskTool (GG) Die Berechtigung lässt sich unter Benutzerprofil erweitern Abbildung 9: Berechtigung erweitern - Auswahl des Weges Nachdem das Antragsformular und die Kopie Ihres Personalausweises per Fax oder auf dem Postweg beim LDI Helpdesk eingetroffen sind, werden die Daten auf Korrektheit überprüft. Um die Erweiterung der Berechtigung zu beantragen, müssen Sie volljährig sein. Nach erfolgter Hochstufung des Sicherheitslevels erhalten Sie eine entsprechende nach folgendem Muster: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 9 von 36

10 Abbildung 10: nach Erhöhung der Sicherheitsstufe 2.4 Zugangseröffnung Der rlp-service bietet die Möglichkeit, mit Stellen der öffentlichen Verwaltung in Rheinland- Pfalz auf elektronischem Wege zu kommunizieren. Um mit Ihnen rechtsverbindlich elektronisch über die VPS kommunizieren zu können und zu dürfen, benötigen die angeschlossenen Behörden die folgenden Informationen von Ihnen: Ihre rechtliche Zustimmung zum elektronischen Nachrichtenverkehr Die technischen Angaben zur Adressierung und Formatierung der Nachrichten Beide Bestandteile müssen in der sogenannten Zugangseröffnung festgehalten werden. Sie willigen damit rechtsverbindlich in die Teilnahme am elektronischen Nachrichtenverkehr ein und müssen eindeutig definieren, welche Verwaltungen über welche Kanäle mit welchen Dateiformaten auf elektronischem Weg mit Ihnen kommunizieren dürfen. Wichtiger Hinweis: Mit dem Zugang eines elektronischen Dokumentes können Ihnen rechtlich verbindlich Mitteilungen überstellt werden. So kann z.b. eine Einreichung von Unterlagen von Ihnen angefordert werden, damit diese in einem verwaltungsrechtlichen Verfahren berücksichtigt werden können. Die Nichtbeachtung dieser Aufforderung kann sich ggfls. rechtlich nachteilig auswirken, der elektronische Zustellweg ist somit durch die Zugangseröffnung dem Postweg quasi gleichgestellt. Im Falle der elektronischen Zugangseröffnung müssen also regelmäßig das - bzw. das Bürgerpostfach (siehe Kapitel 2.1) auf neue Eingänge überprüft werden. Eine Zugangseröffnung im rlp-service können Sie jederzeit zurückziehen bzw. deaktivieren. Die Kommunikationspartner und die zulässigen Formate können Sie jederzeit ändern. Als registrierter Benutzer (zunächst Sicherheitsstufe 1), der die Zugangseröffnung durchführen will (Kurzbeschreibung der erforderlichen Schritte: Anmelden am rlp-service Benutzerprofil Zugangseröffnung [siehe Abbildung 7]), erhalten Sie den Hinweis, dass Sie die Zugriffsberechtigung erweitern müssen. Ein Klick auf die Schaltfläche Berechtigung erweitern führt Sie zunächst in den Vorgang zur Erhöhung der Sicherheitsstufe (siehe Kapitel 2.3). Haben Sie die Sicherheitsstufe 2, werden Sie durch die vier Schritte der Zugangseröffnung geführt, die im Folgenden erläutert werden. Schritt 1: Neben einer kurzen Erläuterung zur Zugangseröffnung und einem Link zu weiteren Informationen, müssen Sie in diesem Bildschirm bestätigen, dass Sie zum einen Kenntnis von den Informationen zu Zugangseröffnung haben, zum anderen, dass Sie eben diese Zugangseröffnung durchführen möchten. Nur wenn Sie hier die beiden Häkchen setzen, gelangen Sie zu Schritt 2 der Zugangseröffnung. Wird nur eines der beiden Häkchen oder Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 10 von 36

11 gar keines gesetzt, erscheint der Hinweis: Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden. Abbildung 11: Zugangseröffnung - Kenntnisnahme und Zustimmung Schritt 2: Im Schritt 2 wird abgefragt, ob generell allen Behörden die Übermittlung elektronischer Dokumente an Sie gestattet wird oder nur einer gezielten Auswahl an Behörden. Sofern eine Zugangseröffnung für ausgewählte Behörden vorliegt, werden diese im unteren Kasten angezeigt. Wenn die Zugangseröffnung für alle Behörden erteilt wurde, bleibt das untere Feld leer. Abbildung 12: Zugangseröffnung - Kommunikationspartner Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 11 von 36

12 Schritt 3a: Wird die Option: nur ausgewählte Behörden ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können. Zur schnelleren Auswahl steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung. Abbildung 13: Zugangseröffnung - Behördenbaum Schritt 3b: Sofern Sie unter Schritt 2 allen Behörden ausgewählt bzw. Schritt 3a abgeschlossen haben, gelangen Sie zu einer Maske, in der Sie die Dateiformate in denen Sie Dokumente empfangen können bzw. wollen auswählen: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 12 von 36

13 Abbildung 14: Zugangseröffnung - Formatauswahl Die Zugangseröffnung ist damit abgeschlossen Die Zugangseröffnung kann jederzeit geändert oder deaktiviert werden. 3 Registrierung einer Firma Um eine Firma komplett und mit allen Funktionen zu registrieren sind folgende Schritte erforderlich: Registrierung eines Firmenadministrators (MasterUser) Registrieren eines Vertreters für den Firmenadministrator (optional, jedoch empfohlen) Online-Dienste beantragen (z.b. Virtuelle Poststelle) Registrieren von Firmenmitarbeitern (FirmenUser) o Zentrales Firmenpostfach einrichten (optional) Zuweisung von Online-Diensten/Rollen für die Firmenmitarbeiter Zugangseröffnung o Erteilung der Zugangseröffnung o Erteilung der Berechtigung zur Zugangseröffnung Vertreter einrichten 3.1 Registrierung eines Firmenadministrators Für die Registrierung einer Firma zur Nutzung der virtuellen Poststelle (VPS) Rheinland- Pfalz ist zunächst die Registrierung eines Firmenmitarbeiters erforderlich, der die Rolle eines Firmenadministrators (MasterUser) hat. Der Firmenadministrator hat ausschließlich administrative Rechte. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 13 von 36

14 Er kann Den vertretenden Firmenadministrator einrichten/löschen (siehe Kapitel 4.5) Online-Dienste beantragen und löschen (siehe Kapitel 3.3) Neue Firmenmitarbeiter anlegen (siehe Kapitel 4.2) Ein Firmenpostfach einrichten/ändern (siehe Kapitel 4.3) Firmenbenutzer für Online-Dienste berechtigen/berechtigungen entziehen (siehe Kapitel 4.4) Vertretungen einrichten/ einsehen und ändern (siehe Kapitel 4.5) Zugangsdaten von Firmenbenutzern ändern/zurücksetzen (siehe Kapitel 4.6) Zugangseröffnung (siehe Kapitel 4.7) Sofern der Firmenadministrator den Onlinedienst VPS (Virtuelle Poststelle) beantragt hat und einen Firmenbenutzer mit der Rolle SuperUser ausgestattet hat, ist es diesem SuperUser möglich Zugangseröffnungen für sich und andere Firmenbenutzer zu verwalten bzw. anderen Firmenbenutzern die Berechtigung zu geben, selbst eine Zugangseröffnung zu erklären (siehe Kapitel 4.7). Möchte die als MasterUser registrierte Person selbst Online-Dienste nutzen, muss für ihn ein zusätzlicher Benutzer eingerichtet werden und diesem die VPS-User-Rolle geben werden. Dazu wird jedoch eine weitere -Adresse benötigt. Jeder Benutzer benötigt eine eigene gültige -Adresse, die zuvor noch nicht im rlp- Service verwendet wurde. Für das Feld Firmenname können beliebige Zeichen (max. 40 Zeichen Länge) eingegeben werden. Die Registrierung einer Firma wird begonnen, indem im Startbildschirm des rlp-service rechts im Benutzermenü die Schaltfläche Registrieren betätigt und in der folgenden Maske Firmen / Behörden ausgewählt wird. Abbildung 15: Einstieg Registrierung einer Firma Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 14 von 36

15 Die Registrierung einer Firma erfolgt in fünf Schritten. In Schritt 1 werden die Firmendaten abgefragt. In den beiden folgenden Schritten werden die Zugangsdaten für den Firmenadministrator festgelegt sowie dessen persönliche Daten erfasst. In Schritt 4 müssen die Online-Dienste ausgewählt werden, die die Firma nutzen möchte. Diese können nachträglich modifiziert werden. In Schritt 5 der Registrierung können die hinterlegten Daten noch einmal geprüft werden. Änderungen sind jederzeit über die Schaltfläche Zurück am Ende jeder Maske möglich. Bevor die Registrierung der Firma über die Schaltfläche Daten speichern abgeschlossen werden kann, muss der Verarbeitung personenbezogener Daten zugestimmt werden. Nachfolgende Tabelle gibt Hinweise zu den Feldern, die Sie im Rahmen der Registrierung einer Firma befüllen müssen bzw. können. Pflichtfelder sind mit einem * versehen. Bei den übrigen Feldern handelt es sich um Kann-Felder. Bei einigen Feldern ist zu beachten, dass es sich um Sperrfelder handelt, d.h. der bei der Registrierung vorgenommene Eintrag kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Eingabefeld Firmenname Handelsregisternummer Auswahl Firma / Behörde / nicht zugeordnet Hausnummer / -Adresse Passwort Anrede Vorname bzw. Name Bemerkung zwischen 1 und 40 Zeichen lang Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Die erforderliche Änderung eines Firmennamens bei Umfirmierung ist nur über den LDI Helpdesk möglich. Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Firmen wählen Firma aus Zahlen und Buchstaben sind zugelassen maximal 11 Zeichen möglich keine Leerzeichen erlaubt Falls in der Anschrift keine Hausnummer vorkommt, im Feld Hausnummer eine Null (0) eintragen. Umlaute und Leerzeichen sind nicht erlaubt Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Bedingungen: zwischen 8 und 20 Zeichen lang mindestens zwei der drei folgenden Kriterien erfüllt: o Gemischte Groß-/Kleinschreibung o Ziffern o Sonderzeichen (Tastatur) Keine Leerzeichen erlaubt Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Im Namen und Vornamen sind nur lateinische Buchstaben (A-Z, a-z, ß, äöü, ÄÖÜ), Hochkomma, Leerzeichen und Bindestriche zugelassen Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 15 von 36

16 Sperrfeld, d.h. kann nach der Registrierung nicht mehr verändert werden Telefonnummer und Faxnummer Beide haben internationales Format (+xx (xx)xxxx, z.b ) Telefonnummer ist Pflichtfeld, Faxnummer ist Kannfeld Postfach eigene Postfachnummer nach DIN 5008 größere Unternehmen haben statt einer Postfachnummer eine eigene Postleitzahl 3.2 Weiteren Firmenadministrator einrichten Es ist empfehlenswert, nach der Erstregistrierung einen zweiten Firmenadministrator einzurichten, damit im Fall der Abwesenheit des ersten Firmenadministrators auch weiterhin alle administrativen Tätigkeiten durchgeführt werden können. Um einen Vertreter als Firmenadministrator einzurichten, wählt der angemeldete Firmenadministrator rechts im Menü Firmendaten die Schaltfläche Vertreter (in) einrichten aus und registriert ihn wie einen neuer Firmenbenutzer durch Angabe seiner -Adresse, seines Passworts und der persönlichen Daten. Je Firma kann es maximal zwei Firmenadministrator-Benutzerkonten geben. Bei dem Versuch, einen dritten Administrator einzurichten, erscheint die nachfolgende Meldung: Abbildung 16: Maximale Anzahl von Administratoren Der Firmenadministrator und sein Vertreter haben die gleichen Rechte. Der Firmenadministrator muss nicht explizit den Zeitraum für seine Vertretung festlegen und der Vertreter des Firmenadministrators muss nicht explizit die Vertretung für den Firmenadministrator einnehmen. Mit der Anmeldung im System hat der Vertreter des Firmenadministrators dessen Rolle übernommen. 3.3 Online-Dienste beantragen Bevor eine Firma einen Online-Dienst nutzen kann, muss der Firmenadministrator die Freischaltung dafür beantragen und die Mitarbeiter müssen für die Nutzung des Online- Dienstes berechtigt werden. Ist einer der Punkte nicht abgearbeitet worden, erhält der Firmenbenutzer entsprechende Fehlermeldungen bzw. Hinweise: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 16 von 36

17 Bevor Sie diesen Dienst nutzen können, müssen Sie sich von Ihrem Firmenadministrator hierfür berechtigen lassen. Für die Registrierung und Nutzung eines Online-Dienstes im rlp-service muss eine Firma die Freischaltung dieses Dienstes beantragen. Nachfolgende Darstellung und die sich anschließende Erläuterung verdeutlicht den Vorgang am Beispiel des Online-Dienstes VPS (Virtuelle Poststelle). (1) Firma (Master-User) Registrierung + Nutzung VPS Government Gateway Fax Benachrichtigung ( ) (5) (2) Überprüfung der Daten Helpdesk (3) Freischaltung Abbildung 17: Firma für Online-Dienst VPS freischalten (4) HelpdeskTool (GG) Verwaltungs- Tool (GG) Feldfunktion geändert Der angemeldete Firmenadministrator wählt im rechten Menü Firmendaten die Schaltfläche Online-Dienste und in der folgenden Maske den Link Weitere Online-Dienste auswählen. Im Folgenden kann der gewünschte Online-Dienst durch Anhaken ausgewählt werden. Über die Schaltfläche Fax(e) anzeigen / Fax(e) drucken wird entsprechend der Auswahl ein Fax- Formular generiert. Dieses muss auf Firmenpapier ausgedruckt, unterschrieben (und gestempelt) an den LDI Helpdesk gesendet werden. Um den Vorgang abzuschließen, muss auf die Schaltfläche Freischaltung beantragen geklickt werden. Abbildung 18: Weitere Online-Dienste auswählen Zum Abschluss der Beantragung erhält man die nachfolgende Bestätigung: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 17 von 36

18 Abbildung 19: Weitere Online-Dienste: Abschlussmeldung Die erzeugten Faxe kann man sich nochmals ansehen oder auch ausdrucken, wenn man unter Firmendaten die Auswahl Faxe ansehen anklickt. Nach erfolgter Freischaltung durch den LDI wird die Firma per über die erfolgreiche Freischaltung informiert. 4 Firmenbenutzer 4.1 Erläuterung der Benutzer-Rollen Folgende Rollen kann der Firmenadministrator und sein Vertreter den Firmenbenutzern zuordnen, wenn der Onlinedienst Virtuelle Poststelle beantragt und freigeschaltet worden ist: VPS Benutzer Mit der Rolle VPS Benutzer ist es einem Firmenmitarbeiter möglich, die virtuelle Poststelle zu betreten bzw. zu nutzen. Über die virtuelle Poststelle können Nachrichten auf sicherem Weg an Behörden versendet und wenn eine entsprechende Zugangseröffnung durchgeführt wurde, auch Nachrichten von Behörden empfangen werden. Achtung: Das Entziehen der Rolle VPS Benutzer führt automatisch zur Deaktivierung der Zugangseröffnung. Soll die Rolle erneut erteilt werden, muss auch die Zugangseröffnung nochmals durchgeführt werden. Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten Mit der Rolle als Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten kann der Mitarbeiter Zugangseröffnungen für sich und alle anderen Firmenmitarbeiter erteilen, ändern und deaktivieren. Er hat auch die Möglichkeit, Firmenmitarbeitern die Berechtigung zu erteilen (oder zu entziehen), die Zugangseröffnung selber durchzuführen, zu ändern oder zu deaktivieren. Wenn ein Super-User neben diesen Tätigkeiten auch in der virtuellen Poststelle tätig werden soll, benötigt er zusätzlich die Rolle VPS Benutzer! Wichtig: Wenn das der Fall ist, ist es wichtig, dass diesem Mitarbeiter zuerst die Rolle VPS Benutzer zugewiesen und abgespeichert wird. Erst dann darf Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 18 von 36

19 ihm die Rolle Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten zugewiesen und abgespeichert werden. Rolle für Firmenpostfächer Um ein Gateway-Postfach als Zustellkanal für eine Firma einzurichten, muss der Firmenadministrator einen Benutzer einrichten und ihm die Rolle Rolle für Firmenpostfächer zuweisen. Dieser Benutzer kann die virtuelle Poststelle nicht betreten, d. h., er kann keine Nachrichten versenden. Das Postfach steht den Behörden als mögliche Adresse in der Firmensuche zur Verfügung und kann genutzt werden, wenn nicht ein Firmenmitarbeiter persönlich adressiert werden soll. Um die Nachrichten aus dem Firmenpostfach abzurufen ist es erforderlich, mindestens einen Firmenbenutzer als Vertreter des Firmenpostfachs einzurichten. Es kann nur ein Firmenpostfach je Firma eingerichtet werden. 4.2 Firmenmitarbeiter einrichten Nur der Firmenadministrator kann Firmenmitarbeiter im rlp-service einrichten. Er kann die Personen- und Zugangsdaten ändern und die Rollen für Onlinedienste zuweisen oder löschen. Der angemeldete Firmenadministrator kann im rechten Menü Firmendaten auf der Startseite über die Schaltfläche Firmenbenutzer und einen Klick auf den Link Neue Benutzer einrichten in der Folgemaske einen neuen Mitarbeiter als Firmenbenutzer anlegen: Abbildung 20: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 1 von 3) Dem Firmenmitarbeiter muss das hier eingegebene Kennwort mitgeteilt werden, er benötigt es für die erste Anmeldung. Direkt nach der ersten Anmeldung wird er aufgefordert, sich ein neues Kennwort zu vergeben. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 19 von 36

20 Abbildung 21: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 2 von 3) Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 20 von 36

21 Abbildung 22: Firmenmitarbeiter einrichten (Schritt 3 von 3) Die Zustimmung zur Datenspeicherung ist zwingend erforderlich um einen neuen Benutzer zu registrieren Die eigentliche Registrierung ist damit erfolgt. 4.3 Zentrales Firmenpostfach einrichten Um ein zentrales Firmenpostfaches einzurichten, wird ein weiterer Benutzer registriert (siehe Kapitel 4.2), dem die Rolle Firmenpostfach zugewiesen wird. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 21 von 36

22 Abbildung 23: Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen Der Name dieses speziellen Firmenbenutzers (sollte) könnte Firmenpostfach lauten, die E- Mail-Adresse sollte eine zentrale Firmen- -Adresse sein, z.b. die Benachrichtigung über neu eingegangene Nachrichten werden dann an diese - Adresse versendet. Ein Benutzer mit der Rolle Firmenpostfach kann Nachrichten erhalten, aber keine Nachrichten versenden, er kann die virtuelle Poststelle nicht betreten. Abbildung 24: Rolle Firmenpostfach und virt. Poststelle Für dieses Postfach sollten in jedem Fall Vertreter eingerichtet werden, damit zu jeder Zeit der Zugriff auf dort eingegangene Nachrichten möglich ist. 4.4 Online-Dienste zuweisen Einem neuen FirmenUser müssen damit er in einem Fachverfahren des rlpservice arbeiten kann, eine oder mehrere Rollen für den zuvor beantragten Onlinedienst zugewiesen werden Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 22 von 36

23 Abbildung 25: Firmenmitarbeiter einrichten (weiterer Benutzer oder Online-Dienste) Die Auswahl Online-Dienste zuweisen führt in die Maske, die es dem Firmenadministrator ermöglicht, Firmenmitarbeitern die Berechtigung für Online-Dienste zu erteilen: Abbildung 26: Online-Dienste zuweisen Auf dem gleichen Weg ist es auch möglich, erteilte Berechtigungen wieder zu entziehen. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 23 von 36

24 4.5 Vertreter einrichten Vertreter können das virtuelle Postfach der vertretenen Person einsehen und berechtigungsabhängig Online-Dienste aufrufen. Dafür meldet der Vertreter sich ganz normal mit seiner Kennung am rlp-service an und kann dann bei Bedarf zu der Identität wechseln, für die ihm explizit die Vertreterberechtigung zugewiesen worden ist. Dabei kann der Vertreter nur auf Funktionen/Online-Dienste zugreifen, für die sowohl er selbst, als auch die zu vertretende Person die Berechtigung hat. Liest ein Vertreter im Postfach des zu Vertretenden eine neue Antwort oder löscht Antworten, wird dies nicht gesondert markiert oder festgehalten. Eine vertretene Person kann also nicht direkt feststellen, welche Antworten ein Vertreter gelesen und/oder gelöscht hat. Ein Vertreter kann im Namen des zu Vertretenden eine Anfrage erstellen und die Antwort nach dem Lesen direkt löschen, ohne dass die vertretene Person dies nachvollziehen kann. Wechselt ein Benutzer als Vertreter die Identität, wird dies in den zugehörigen Sitzungsinformationen vermerkt. Die Sitzungsinformationen enthalten dann die IDs beider Benutzerkonten. Die Maske, in der der Anwender die zu vertretende Person auswählen kann, lässt nach einem Identitätswechsel nur die Rückkehr zur eigenen Identität zu. Eine transitive Vertreterberechtigung (A darf B vertreten und B darf C vertreten, also darf A auch C vertreten) ist also nicht möglich. Firmenmitarbeiter können sich gegenseitig vertreten. Firmenadministratoren vertreten sich gegenseitig. Ein Firmenadministrator kann für sich nur einen Vertreter einrichten. Ein Firmenbenutzer kann keinen Firmenadministrator vertreten und umgekehrt. Ein Vertreter kann nur in Diensten vertreten, für die er auch die Rechte hat. Über die Menüauswahl Vertretungen kann der Firmenbenutzer Vertretungen einnehmen oder sich seine eigene Vertretung einrichten. Abbildung 27: Vertretungen wahrnehmen oder bearbeiten In der zuvor gezeigten Maske kann ein Benutzer die Vertretung eines Mitarbeiters einnehmen, für den er als Vertreter eingerichtet worden ist oder über die Schaltfläche Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 24 von 36

25 Eigene Vertreter einen neuen Vertreter für sich selber festlegen. Firmenmitarbeiter können dabei ausschließlich Mitarbeiter der gleichen Firma auswählen. Abbildung 28: Vertretung eingenommen Abbildung 29: Vertreter anlegen In der folgenden Maske kann der Zeitraum angegeben werden, für den eine Vertretung gelten soll. Werden hier keine Termine eingegeben, gilt die Vertretung bis zu dem Zeitpunkt, an dem sie gelöscht wird. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 25 von 36

26 Abbildung 30: Vertretungszeitraum festlegen Über den Menüpunkt Vertretungen kann der angemeldete Firmenadministrator auch Vertretungen für die Firmenmitarbeiter einrichten, ändern oder löschen. 4.6 Zugangsdaten ändern ( , Passwort) Über die Menüauswahl Firmenbenutzer Zugangsdaten ändern ( , Passwort) gelangt der Firmenadministrator in die Liste der Firmenmitarbeiter: Abbildung 31: Liste der Firmenmitarbeiter Hier kann er eine Person auswählen und im Folgenbildschirm nach Bedarf das Passwort neu setzen oder die -Adresse ändern. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 26 von 36

27 Abbildung 32: Zugangsdaten ändern Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 27 von 36

28 4.7 Zugangseröffnung Die Zugangseröffnung bedeutet, dass ein Firmenmitarbeiter erklärt, dass er allen oder ausgewählten Behörden gestattet, auf elektronischem Weg (hier: über die virtuelle Poststelle) mit ihm zu kommunizieren. Hat jemand diese Zugangseröffnung vorgenommen, ist es in seiner Verantwortung, Nachrichten, die für dieses Postfach eingehen, zeitnah abzurufen. Eine Behörde kann davon ausgehen, dass die Nachricht zur Kenntnis genommen wird (wichtig z.b. auch im Zusammenhang mit Fristen). In Firmen wird die Zugangseröffnung vom SuperUser durchgeführt oder er erteilt dem Firmenmitarbeiter die Berechtigung dazu, dies selber vorzunehmen und bei Bedarf zu ändern. Um einen SuperUser zu festzulegen geht der Firmenadministrator in die Maske Benutzer für Online-Dienste berechtigen/löschen und vergibt einem Benutzer die Virtuelle Postfach Rolle Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten.! Wichtig: Wenn der Mitarbeiter auch selber die virtuelle Poststelle nutzen können soll, ist es wichtig, dass diesem Mitarbeiter zuerst die Rolle VPS Benutzer zugewiesen und abgespeichert wird. Erst dann darf ihm die Rolle Super-User-Rolle für Firmenbenutzer mit besonderen Rechten zugewiesen und abgespeichert werden- Um für einen Firmenbenutzer die Zugangseröffnung durchzuführen muss der SuperUser sich zunächst anmelden und die Zugangseröffnung für sich selbst durchführen. Dazu geht er in die Virtuelle Poststelle, bestätigt mit Weiter und wählt nun den Punkt Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen. Abbildung 1: Zur Zugangseröffnung Im ersten Schritt bestätigt der SuperUser, dass er die entsprechenden Informationen zur Kenntnis genommen hat und den Zugang zur Übermittlung elektronischer Dokumente eröffnen möchte. Um in der Zugangseröffnung weiter zu kommen, müssen hier beide Häkchen gesetzt sein, ansonsten kommt die Hinweismeldung: Ohne Ihre Zustimmung kann die Zugangseröffnung nicht durchgeführt werden. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 28 von 36

29 Abbildung 33: Zugangseröffnung durchführen (Schritt 1) Im Schritt 2 erfolgt die Auswahl der Behörde(n), für die man die Zugangseröffnung durchführen möchte. Hier besteht die Möglichkeit, generell für alle Behörden, oder aber für ausgewählte Institutionen die Zugangseröffnung durchzuführen. Abbildung 34: Zugangseröffnung (Schritt 2) Auswahl der Behörden Schritt 3a: Wird die Option: nur ausgewählte Behörden ausgewählt, gelangen Sie in den Behördenbaum, in dem Sie die Behörden, für die die Zugangseröffnung gelten soll, markieren können. Die Alternative ist, sich über eine Eingabe im Suchfenster gezielt bestimmte Behörden ausgeben zu lassen und die gewünschte hinzuzufügen. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 29 von 36

30 Abbildung 35: Zugangseröffnung (Schritt 3a) Behörden selektieren Beide Möglichkeiten können auch kombiniert werden. Im Schritt 3b kann festgelegt werden, welchen Formaten übermittelte Dokumente akzeptiert werden. Abbildung 36: Abbildung 2: Akzeptierte Formate (Schritt 3b) Im Schritt 3c kann festgelegt werden, wie die Übermittelung erfolgen soll. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 30 von 36

31 Abbildung 37: Zugangseröffnung: Zustellweg Im Schritt 4 wird die Zugangseröffnung abgeschlossen. Eine einmal durchgeführte Zugangseröffnung kann jederzeit geändert (Kommunikationspartner, Formate, Zustellweg) oder deaktiviert werden. Alle durchgeführten Änderungen werden protokolliert. Der Firmenbenutzer erhält eine Nachricht per über die Änderungen. Nach dem der SuperUser die Zugangseröffnung für sich durchgeführt hat kann er die Zugangseröffnung stellvertretend für die Firmenbenutzer mit VPS-Rollen durchfüren. Dazu wählt er die Option Zugangseröffnung durchführen / ändern / löschen (stellvertretend). Abbildung 38: Menü des SuperUsers Es wird eine Auswahl aller Benutzer mit VPS-Rolle angezeigt, für die die Zugangseröffnung durchgeführt oder geändert werden soll. Nach der Auswahl geht es weiter wie unter Schritt 1 beschrieben. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 31 von 36

32 Abbildung 39: Zugangseröffnung durch SuperUser Die andere Möglichkeit ist, dass der SuperUser dem Mitarbeiter die Berechtigung erteilt, im Namen der Firma die Zugangseröffnung durchzuführen: Abbildung 40:Berechtigung zur Zugangseröffnung Der Mitarbeiter wird markiert, das Häkchen rechts daneben gesetzt und auf Berechtigung ändern geklickt. Nun kann der Mitarbeiter selber die Zugangseröffnung durchführen und jederzeit anpassen. 5 Nachrichtenversand über die VPS Über den Online-Dienst VPS können Nachrichten versendet werden und zwar von Bürgern oder Firmen an Behörden und umgekehrt. Der Nachrichtenversand wird im Folgenden genauer beschrieben. 5.1 Einwilligung in AGB/ Nutzungsbedingungen Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter, der erstmalig die VPS zum Nachrichtenversand nutzen möchte, wird nach dem Aufruf des Menüpunktes Virtuelle Poststelle im rlp-service auf eine neue Maske geführt, in der auf die AGB hingewiesen wird. Hier muss der Nutzer mittels Mausklick die AGB akzeptieren, wenn er mit der VPS arbeiten möchte. Erst nach Erteilung der Einwilligung gelangt er zu den weiterführenden Masken, die im Zuge des Nachrichtenverfassens durchlaufen werden. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 32 von 36

33 Unterbleibt die Einwilligung, wird der Hinweis eingeblendet, dass die Nutzung der VPS nur bei erfolgter Einwilligung möglich ist. Im Zusatzmenü Nutzungsbedingungen der VPS können die aktuellen Nutzungsbedingungen jederzeit eingesehen werden. Die Einwilligung in die Nutzungsbedingungen für die VPS wird ähnlich den Benutzerdaten protokolliert (mit Datum, Zeit) und dauerhaft gespeichert. Die Einwilligung kann per Meldung an den LDI Helpdesk widerrufen werden. 5.2 Adressatensuche Um eine Nachricht zu versenden, müssen Bürger/ Firmenbenutzer sich am rlp-service anmelden. Im Menü auf der linken Seite ist als nächstes der Punkt Virtuelle Poststelle anzuklicken. In der nächsten Maske finden sich Informationen zur VPS, die mit einem Klick auf weiter verlassen werden kann. In der nächsten Ansicht wählt der Benutzer die Behörde aus, an die die Nachricht adressiert werden soll. Ein Bürger/ Firmenmitarbeiter kann nur nach Behörden suchen, die einer Veröffentlichung ihres virtuellen Postfaches im öffentlichen Behördenbaum zugestimmt hat. Die Behörden sind im Behördenbaum hierarchisch eingeordnet. Abbildung 41: Adressatensuche im VPS-Behördenbaum Ist das gewünschte Behördenpostfach gefunden, kann dieses angehakt werden. Ein Klick auf die Schaltfläche Nachricht verfassen führt in den Folgebildschirm, in dem die zu versendende Nachricht verfasst werden kann: Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 33 von 36

34 Abbildung 42: Nachricht verfassen Es ist möglich, der Nachricht beliebige Daten als Anhang hinzuzufügen. Dabei ist zu beachten, dass die maximal zulässige Nachrichtengröße zurzeit 30 MB beträgt. Ein Klick auf die Schaltfläche Absenden sorgt für den Nachrichtenversand. Der Absender erhält abhängig von der Konfiguration des Behördenpostfaches folgende Quittungen: Eingangsbestätigung: Nachricht, dass die abgesendete Nachricht bei der VPS eingegangen ist. Empfangsbestätigung: Rechtlicher Nachweis, dass die Nachricht den Empfänger erreicht hat. über neue Nachricht im GG-Postfach: Der Absender wird per informiert, dass in seinem rlp-service-postfach neue Nachrichten vorhanden sind. Benutzerleitfaden virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz Seite 34 von 36

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