TOP-Kennzahlen im Einkauf

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1 TOP-Kennzahlen im Einkauf Ergebnisse aktueller Benchmarks und Studien des BME-Benchmark-Services

2 Inhalt BME-Benchmark-Services Der BME-Preisspiegel Bürobedarf 2015 BME-Kennzahlen Prozesskosten im Einkauf Fazit/Ausblick

3 Übersicht: BME-Benchmark-Services 3

4 Das bestehende Produktportfolio Preisbenchmarks Logistik C-Teile Stahl Paket- und Expressdienste Energie Markt- und Preisspiegel Rohstoffe Stahl Energie Frachten Packmittel Flottenmanagement Performance- Kennzahlen im Einkauf BME-Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf Benchmark Effizienz im Einkauf 4

5 BME-Benchmark-Services Erfolg messen Mehrwert schaffen Kosten optimieren Neue Preisspiegel

6 Der BME-Preisspiegel Bürobedarf 2015 Erscheinungsdatum:

7 Der BME-Preisspiegel Bürobedarf enthält: 1. Preisindizes für Büroartikel der zehn umsatzstärksten Warengruppen (ca. 90 % EK-Volumen) 2. Benchmark mit echten Preisen für ausgewählte Kernsortimentsartikel 3. Vergleich Preisentwicklung Bürobedarf und der relevanten Vorprodukte 4. Überblick über die gesamtwirtschaftliche Situation, Energie- und Transportpreise 5. Kurz- und mittelfristige Preisprognosen und Ausblick 7

8 8

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10 Datenquellen: Insgesamt stehen repräsentative Artikel mit über Vergleichspreisen von ca. 100 Unternehmen zur Verfügung. Alle vorhandenen Preise sind echte Einkaufspreise aus folgenden Quellen: Aktuelle BME-Datenbank Expertenkreise des BME Freizugängige Internetquellen 10

11 Warenkorb: Büromaterial 11

12 Warengruppen für Preisindex Bürobedarf: Kopierpapiere Sortieren Schreiben Ordnen Schreibblöcke Versenden Kleben Präsentationstechnik Hygiene Catering 12

13 Standardprozess: Belieferung aller Standorte Kostenstellenbelieferung Keine Mindestmengen Katalogmanagement Gutschriftsverfahren / elektronische Rechnung 24 Stunden-Service 13

14 BME-Benchmark-Services: Preisspiegel Bürobedarf Gesamtindex aller Warengruppen

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16 Preisentwicklung Kernsortiment 60 ausgewählte Artikel (8 beispielhafte Artikel) 16

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25 Highlights (I): Preissteigerung bei Büroartikeln liegt seit 2010 konstant bei ca. 2% p.a. Ein direkter Zusammenhang zwischen der Preisentwicklung der Vorprodukte (Zellstoff, Kunststoff, Metalle etc.) und den Büroartikeln lässt sich selten erkennen. Eigenmarken weisen eine deutlich stärkere Preisdynamik als Markenprodukte auf. 25

26 Highlights (II): Prozesskosten für die Bestellabwicklung konnten seit 2010 um ca. 10% gesenkt werden. Unternehmen mit hohem Anteil an Katalogbestellungen liegen 30 bis 50% besser als der Durchschnitt. Bei gleichen Artikeln und ähnlichem Bedarf sind deutliche Preisdifferenzen sichtbar. 26

27 BME-Kennzahlen Prozesskosten im Einkauf Was zeichnet Best-in-Class Unternehmen aus? 27

28 Historie 2005 Start Benchmark Effizienz im Einkauf - 50 Teilnehmer 2007 Erste Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf ; 10 Kennzahlen; ca. 140 Teilnehmer 2010 Erstmalige Mitwirkung des Experten- Arbeitskreises; 23 Kennzahlen; ca. 170 Teilnehmer Umfrage mit 25 Kennzahlen; ca. 170 Teilnehmer, Englische Version 2012 Update mit Rückblick auf die Kennzahlenentwicklung 2007 bis 2012; ca. 200 Teilnehmer 2013 Erweiterte Umfrage mit mehr als 200 Teilnehmern 2014 rund 220 Teilnehmer, davon 38% Newcomer 28

29 Arbeitskreis TOP-Kennzahlen im Einkauf 29

30 TOP-Kennzahlen im Einkauf 25 TOP-Kennzahlen: Struktur, Qualität, Savings, Methoden, Prozesse und Kosten Anzahl der Teilnehmer: rund 220 Unternehmen Die Befragten repräsentieren knapp 180 Milliarden Euro Einkaufsvolumen und rund Einkäufer. Berichtszeitraum:

31 Ziel der Umfrage Etablierung eines einheitlichen anerkannten Standards zur Messung der Effizienz der Prozesse und Organisation im Einkauf 31

32 TOP-Kennzahlen im Einkauf Durchschnittswerte Darstellung des arithmetischen Mittels aller Teilnehmer Einteilung in jeweils 5 Branchengruppen und 5 Umsatzklassen Best in Class Werte Anonymisierte Darstellung der Profile real existierender Unternehmen - der Klassenbesten Einteilung gemäß Branchengruppe und Umsatzklasse 32

33 Auswahl der Best in Class Unternehmen Einkaufskosten in Relation zum Einkaufsvolumen Einkaufsorganisation Einkaufsprozess Beschaffungsstruktur Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Kosten je Bestellvorgang Anzahl der Bestellungen je Einkäufer Anteil an Personal-, System- und Weiterbildungskosten Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Einkaufsvolumen über langfristige Verträge Liefertermintreue Reklamationsquote Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Anzahl Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen 33

34 3. Ergebnisse TOP-Kennzahlen - Datenerhebung

35 Kennzahl 2 Formel Beschreibung Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T Einheit Prozent Parameterdefinition Kategorie Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen Prozesse/Kosten Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT /Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten). In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist. 35

36 Ø ØØ BIC BIC BIC Ø Ø Ø Ø BIC BIC BIC ØØ BIC BIC BIC Ø Ø Ø BIC BIC BIC Ø Ø Ø BIC BIC BIC Durchschnitt aller Teilnehmer Metall-, Elektro-, und Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung Dienstleister Chemie, Bio, Pharma Kfz-Industrie und Systemzulieferer 36

37 Kennzahl 2: Durchschnitt vs. Best in Class Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Branchenvergleich Branchen Ø Best in Class delta Best in Class und Ø Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau 2,01 0,66-67% Energie, Versorgung, GöR 1,33 1,06-21% Dienstleister 1,21 0,84-31% Chemie, Bio, Pharma 1,18 0,69-42% KFZ-Industrie und Systemzulieferer 1,43 1,02-29% Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Umsatzvergleich Umsatzklassen Ø Best in Class delta Best in Class und Ø < 50 Mio. 2,69 2,07-23% Mio. 2,07 0,96-53% Mio. 1,64 0,71-57% Mio. e 1,17 0,69-42% > 5000 Mio. 1,15 0,68-41%

38 Durchschnitt vs. Best-in-Class 38

39 Beispiel 1: Kosten je Bestellvorgang Einsparpotenzial Mittelstand Bestellungen pro Jahr Einsparpotenzial von 2,5 Mio. jährlich!!! 39

40 Nicht-traditionelle Beschaffungsfelder 40

41 4. Fazit und Ausblick

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45 Was zeichnet die Best in Class Unternehmen aus? Hohe hierarchische Eingliederung des Einkaufs (erste oder zweite Hierarchiestufe), Einkauf als Werttreiber im Unternehmen Frühzeitige Einbindung des Einkaufs - optimale Zusammenarbeit / Kommunikation zwischen Einkauf und Bedarfsträger (Produktion, Technik etc.) Ableiten von umfassenden Einkaufsstrategien Automatisierung und Standardisierung von Prozessen Einkaufscontrolling / Benchmarkanalysen 45

46 Nutzen der Umfrage für Ihr Unternehmen - Beispiel Einkaufs- Performance 4. Kontinuierliches Controlling und Benchmarking Best in Class 3. Best Practice: Was machen die Best in Class besser? Ø Ihr Unternehmen Bestimmung von Messgrößen und Vergleichspartnern 1. Standortbestimmung: wissen, wo man steht 2. Potentialeinschätzung Zeit 46

47 Durchschnitt vs. Best in Class Einkaufskosten zum Einkaufsvolumen, % > 2% 2-1% Ø < 1% BiC Kosten je Bestellvorgang, > 150 Ø < 75 BiC Liefertermintreue, % < 70% 70-80% Ø BiC > 80% Reklamationsquote, % > 3,25% 3,25-2,25% Ø BiC < 2,25% Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge, % < 45% Ø 45-55% BiC > 55% Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen, Stk. > 20 Stk Stk. Ø BiC < 10 Stk. Abrufquote aus Rahmenverträgen, % < 40% Ø 40-60% BiC > 60% 47

48 Fazit aus der Erhebung 2013 Bedeutung von neutralen Kennzahlen für externes Benchmarking nimmt zu. Best in Class haben teilweise um ca. 50 Prozent bessere Werte als der Durchschnitt. Automatisierung und Standardisierung im Einkauf sind noch ausbaufähig. 48

49 Ausblick Umfrage 2014 Erweiterung der Teilnehmerstruktur Entwicklung neuer Kennzahlen Wertbeitrag zum Unternehmenserfolg Umsetzung Einkaufsstrategie Internationalisierung Erarbeitung von Handlungsempfehlungen (best practice) 49

50 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Weitere Infos: Volkmar Klein, Bereichsleiter BME-Benchmark-Services BME e.v., Frankfurt/Main Tel.: +49(0)69/ , Fax: +49(0)69/

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