Ergebnisorientiertes Prozessmanagement: Warum man mit Sägen keine Löcher bohren sollte.

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1 Ergebnisorientiertes Prozessmanagement: Warum man mit Sägen keine Löcher bohren sollte. Der Weg von der Strategie über fachliche Beschreibungen zu organisatorischen und technischen Prozessverbesserungen am Beispiel der Dr. Lars PICTURE-Methode Algermissen MEMO, PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 1

2 Unternehmensprofil der PICTURE GmbH Prozessmanagement. Einfach. Machen Spin-off der WWU Münster (ERCIS) Idee: Übertragung anwendungsorientierter Forschung in die Verwaltungspraxis Beratungs-, Qualifizierungs- und Softwareunternehmen Spezialisiert auf alle Ebenen der öffentlichen Verwaltung 30 Mitarbeiter am Standort Münster Enge Verzahnung zu Forschung und Wissenschaft (ERCIS) Unterstützt und gefördert vom BMWi und der AFO Münster PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 2

3 Wir beraten deutschlandweit Organisationen aller Verwaltungsebenen mit Schwerpunkt auf Kommunen Beispielhafte Fragestellungen Prozessorientierter Verwaltungsmodernisierung Identifikation von IT-Potenzialen Erstellung von Orga-Handbüchern Umsetzung der EU-DLR Prozessoptimierung Prozessbenchmarking Softwareeinführung Qualitäts- und Wissensmanagement Einführung E-Government PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 3

4 Unternehmensprofil der PICTURE GmbH Der Beitrag der PICTURE GmbH für ein erfolgreiches Prozessmanagement Methode Prozessplattform Inhalte Qualifizierungsansatz leichter fachlicher Zugang 5-6x schneller als klassische Methoden konsistent, wiederverwendbar, vergleichbar, auswertbar angepasst auf den öffentlichen Sektor Technische Nutzbarmachung der PICTURE- Methode Komplett webbasiert Prozessmanagement für Anwender der Fachebene über 2000 Geschäftsprozesse aller Verwaltungsebenen Umfangreicher Katalog an Referenzprozessen Umfangreicher Katalog an Verbesserungspotenzialen Einbindung der Verwaltungsmitarbeiter Befähigung zur nachhaltigen Verwaltungsmodernisierung Multiplikatorenansatz PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 4

5 Prozessmanagement ist ein Kernbereich der Verwaltungsmodernisierung Treiber der Verwaltungsmodernisierung Mehr Aufgaben und Anforderungen durch Gesetzgeber, Bürger, Wirtschaft Einschränkung und Abbau von Leistungen ist politisch oft nicht gewollt Frage: Wie kann mit sinkenden Ressourcen das Leistungspotenzial erhöht bzw. gewahrt werden? Handlungsfelder der Verwaltungsmodernisierung Rechts- und Verwaltungswissenschaften Gestaltung der gesetzlichen Regelungen für das Verwaltungshandeln Politik Politische Gestaltung der Rahmenbedingungen (z. B. Föderalismusreform, Neugliederung von Verwaltungsebenen) BWL Übertragung betriebswirtschaftlicher Konzepte auf die Verwaltung Ansatz der PICTURE GmbH Organisatorische und technische Verbesserung von Verwaltungsprozessen als Modernisierungsansatz PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 5

6 Erfolgreiches Prozessmanagement erfordert ein Gesamtkonzept PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 6

7 Ergebnisorientiertes Prozessmanagement liefert klare Mehrwerte in jeder Entwicklungsstufe 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die den Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und die Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS es in der Verwaltung an Prozessen gibt. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 7

8 Der erste Projektschritt besteht in der Entwicklung einer strategischen Prozesslandkarte zur Priorisierung des Untersuchungsfeldes 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS für Prozesse in Ihrer Verwaltung durchgeführt werden. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 8

9 Eine Prozesslandkarte dient als Basis einer strukturierten strategischen Diskussion BEISPIEL Kernprozesse Führungs- strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleistungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unternehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statistik, Personenstand, Gewerbewesen Berichtswesen Kennzahlen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leistungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler prozessbezogen Beschaffung Registratur EDV Justiziariat Kasse Archiv prozesse Supportprozesse prozessübergreifend Personalwesen Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 9

10 Eine strategische Entscheidung für DMS kann z.b. darin bestehen, sich auf den Supportbereich und operative Kernprozesse zu konzentrieren BEISPIEL Kernprozesse Führungs- strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleistungen Genehmigungs -/ Antragsverfahren Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Bauen, Unternehmensansiedlung, Sondererlaubnisse, Befreiungen Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statistik, Personenstand, Gewerbewesen Berichtswesen Kennzahlen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leistungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler prozessbezogen Beschaffung Registratur EDV Justiziariat Kasse Archiv prozesse Supportprozesse prozessübergreifend Personalwesen Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 10

11 Eine Prozesslandkarte erlaubt der Politik, konkrete Leitlinien für Prozessoptimierung zu geben BEISPIEL strategisch operativ Anforderungen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Struktur Prozesse Leitbild Ziele Verwaltungsführung Controlling Aufgabentyp Prozesstypen & Beispiele strategische Planung operativer Vollzug Politische Grundsatzfragen Infrastrukturplanung Fördermaßnahmen Staatliche Transferleistungen Strategien für Stadtentwicklung, Sicherheit, Umweltschutz (Hoch-)Schulen, Straßen, Kindergärten, Flächennutzung Familien, Jugend, Wirtschaft, Wohnungsbau Sozialhilfe, BAföG, Rente Berichtswesen Kennzahlen Wir schränken Kontrollen Genehmigungs -/ Bauen, Unternehmensansiedlung, Antragsverfahren Sondererlaubnisse, Befreiungen ein Kontrollmaßnahmen Melde- und Anzeigeprozesse Bauordnung, Wohnraumkontrolle, Verkehrsüberwachung Einwohnerwesen, Statistik, Personenstand, Gewerbewesen Strukturierungsgrad unstrukturierte Einzelfälle teilstrukturierte Sachfälle strukturierte Routinefälle Leistungen Bürger Unternehmen Behörden Automatisierung des Massengeschäfts, um Freiraum für gute Beratung zu schaffen Mittler prozessbezogen Kernprozesse Führungsprozesse Supportprozesse prozessübergreifend Wir stärken interkommunale Kooperation Beschaffung Registratur EDV im Personalbereich Personalwesen Justiziariat Kasse Archiv Kredit- und Finanzwirtschaft PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 11

12 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 Service Kernprozesse Führungsprozesse FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 Eine Prozesslandkarte dient als Basis einer strukturierten strategischen BEISPIEL Diskussion Zentrale Führungs- Aufgaben Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Personal- -entwicklung Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Finanzsteuerung Bürger Unternehmen Behörden Mittler Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Hilfen in besonderen Lebenslagen Ehrungen Wasserwirtschaft Sicherung des Lebensunterhalts Jugendamt RPA (Aufsicht und Prüfung) Arbeitsmarktportal Wasserlabor Der Kreis Siegen-Wittgenstein hat 18 Produktbereiche Bauaufsichtliche Ent- Gesundheitsamamt ausgewählt, förderung die staltung Ordnungs- Wohnungs- Veranscheidung Natur- und Schulplätze Abfallentsorgunamtungsamt hohes Haushaltspotenzial Veterinär- Schulverwal- Kreisstraßen Landschaftspflegkollegs und Berufs- hohen Personalkostenanteil Vermessung Boden- Kreis- Kommunalaufsicht und Geobasisdaten strategische behörde behörde Bedeutung schutz- polizei- Wahlen und eher geringe haben Bürger Unternehmen Behörden Mittler Zentrale Dienste/ Orga/IT Recht Sitzungsdienst Vermessung und Geobasisdaten Personalverwaltung Presse- u. Öffentlichkeitsarbeit Wasserlabor Gleichstellungs beauftragte Rechtsamt Steuern/ Gebühren RPA (Bedienung) Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungsabwicklung, Vollstreckung Gesundheitsamt Personalrat PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 12

13 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 Service Kernprozesse Führungsprozesse FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 Eine Prozesslandkarte erlaubt der Politik, konkrete Leitlinien für Prozessoptimierung zu geben BEISPIEL Zentrale Führungs- Aufgaben Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Personal- -entwicklung Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Finanzsteuerung Bürger Unternehmen Hilfen in besonderen Lebenslagen Ordnungsamt Sicherung des Lebensunterhalts Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Wohnungsförderung Jugendamt Gesundheitsamt Veranstaltung Arbeitsmarktportal Bauaufsichtliche Entscheidung Bürger Unternehmen Natur- und Landschaftspflege Abfallentsorgung Veterinäramt Schulverwaltungsamt Schulplätze und Berufskollegs Kreisstraßen Behörden Mittler Kommunalaufsicht Vermessung und Geobasisdaten Bodenschutzbehörde Kreispolizeibehörde Wahlen Behörden Mittler Ehrungen Wasserwirtschaft Wasserlabor RPA (Aufsicht und Prüfung) Zentrale Dienste/ Orga/IT Recht Sitzungsdienst Vermessung und Geo- Basisdaten Personalverwaltung Presse- u. Öffentlichkeitsarbeit Wasserlabor Gleichstellungs beauftragte Rechtsamt Steuern/ Gebühren RPA (Bedienung) Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungs- Abwicklung, Vollstreckung Gesundheitsamt Personalrat PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 13

14 Das Prozessregister enthält Basisinformationen zu allen relevanten Prozessen und bildet die Basis einer systematischen Handlungslinie 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS es in der Verwaltung an Prozessen gibt. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 14

15 Auf Basis von fertigen Prozesslisten werden Interviews mit Führungskräften geführt und die Inhalte für das Prozessregister erarbeitet Phase I: Vorbereitung (Aufbau der Prozesslisten) Phase II: Identifikation (Durchführung der Interviews) Phase III: Analyse (Erhebung der Attribute) Wissensbasis über die Prozesslandschaft Fallzahl Anzahl Vollzeitäquivalente Art der Aufgabe Für jeden Prozess werden relevante Attribute erhoben Verteilung Personal Rechtsgrundlage Optimierungspotential Übertragungspotential PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 15

16 Durch langjährige Projekterfahrung im öffentlichen Sektor hat die PICTURE GmbH umfassendes Prozesswissen aufgebaut PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 16

17 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 FS 30 FS 20 FS 14 FS 16 FS 20 FS 53 Service Kernprozesse Führungsprozesse FS 10 RA FS 10 FS 10 FS 52 FS 11 FS 66 RK FS 66 FS 66 FS 14 FS 21 FS 52 FS 69 FS 31 FS 15 FS 69.5 FS 69 FS 39 FS 40 FS 40 FS 32 FS 53 FS 32 FS 63 KR FS 63 FS 50 FS 50 FS 50 AMT 51 FS 55 FS 10 FS 11 FS 10 FS 20 FB 1 Im Kreis Siegen-Wittgenstein wurden in 18 Produkten insgesamt 834 Prozesse identifiziert BEISPIEL Zentrale Führungs- Aufgaben Produktbezeichnung Prozesse Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Personal- -entwicklung Finanzsteuerung Straßenverkehr 128 Bürger Unternehmen Behörden Mittler Kreisstraßen Natur- und Landschaftspflege Abfallentsorgung Hilfen in besonderen Lebenslagen Ordnungsamt Ehrungen Wasserlabor Vermessung und Geobasisdaten Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Gesundheitsamt Sicherung des Lebensunterhalts Wohnungsförderung Schulplätze und Berufskollegs Wahlen Kommunalaufsicht Wasserwirtschaft Veterinäramt Bodenschutzbehörde Jugendamt RPA (Aufsicht und Prüfung) Veranstaltung Schulverwaltungsamt Kreispolizeibehörde Arbeitsmarktportal Bauaufsichtliche Entscheidung Bürger Unternehmen Behörden Mittler Bauaufsichtliche Entscheidungen 38 Wohnungsförderung 24 Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten 50 Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten 15 Zentrale Dienste/ Orga/IT Rechtsamt Recht Steuern/ Gebühren Sitzungsdienst RPA (Bedienung) Presse- u. Öffentlichkeitsarbeit Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungsabwicklung, Vollstreckung Vermessung und Geobasisdaten Personalverwaltunlabor Wasser- Gleichstellungs beauftragte Gesundheitsamt Personalrat Abfallentsorgung 66 Natur- und Landschaftspflege 42 Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung 59 Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen Zentrale Führungs- Aufgaben Hilfen bei Pflegebedürftigkeit 44 Zentrale Dienste /Orga/IT (IT-Vorgaben) Zentrale Dienste /Orga/IT (Datenschutz) Personal- -entwicklung Finanzsteuerung Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen Bürger Unternehmen Behörden Mittler Zentrale Dienste/ Orga/IT Rechtsamt Hilfen in besonderen Lebenslagen Ordnungsamt Service Kernprozesse Führungsprozesse Hilfen bei Pflegebedürftigkeit Gesundheitsamt Sicherung des Lebensunterhalts Wohnungsförderung Jugendamt Natur- und Schulplätze Abfallentsorgunamtungsamt Veterinär- Schulverwal- Kreisstraßen Landschaftspflegkollegs und Berufs- Vermessung Boden- Kreis- Kommunalaufsicht und Geobasisdatebehördbehörde Behörden schutz- polizei- Wahlen Mittler Wasserwirtschaflabor und Prüfung) Wasser- Ehrungen RPA (Aufsicht Presse- u. Vermessung Sitzungsdiensverwaltunlabor beauftragte Personal- Wasser- Gleichstellungs Recht Öffentlichkeitsarbeit und Geo- Basisdaten Arbeitsmarktportal Bauaufsichtliche Entscheidung Veranstaltung Steuern/ Gebühren RPA (Bedienung) Gebäude- & Liegenschaftsverwaltung Zahlungs- Abwicklung, Vollstreckung Gesundheitsamt Personalrat Bürger Unternehmen Gesundheits- und Verbraucherschutz 63 Zentrale Dienste, Organisation, IT 84 Personalservice und -entwicklung 100 Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung 32 Kreisstraßen 33 Schulplätze in Berufskollegs 56 PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 17

18 PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 18

19 Erfolg stellt sich dann ein, wenn klare Ziele definiert sind und wenn zu jedem Prozess die richtigen Fragen gestellt werden Beispiel DMS-Einführung Digital / Papierbasiert Medienbruch Vervielfältigung Blattzahl pro Vorgang Potential für die elektronische Schriftgutverwaltung Anzahl der Aktenzugriffe Anzahl Seiten in Akte Fristen und Termine Dokumentoriginale und Sonderformate Beispiel Haushaltskonsolidierung freiwillige Aufgaben identifizieren freiwillig / pflichtig Auftragsgrundlage (Entscheidung LR, DA, Satzung, KT-Beschluss, LandesR, BundesR, EU-R) Alternativen prüfen (interkommunale Zusammenarbeit, Outsourcing, Shared Services) freiwillige Aufgaben bewerten, ggf. auf Wahrnehmung verzichten Standards bei Pflichtaufgaben prüfen PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 19

20 Die Inhalte des Prozessregisters ermöglichen eine systematische Zweckkritik 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS es in der Verwaltung an Prozessen gibt. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 20

21 Eine zielgerichtete Kombination von Entscheidungsregeln erlaubt eine transparente und sachlich fundierte Schwerpunktsetzung Prozessregister Freiwillige Aufgaben Mit Bürgern als Kunden Und einer Fallzahl > 1000 p.a. Anzahl Prozesse: PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 21

22 Im Kreis Siegen-Wittgenstein wurden in 18 Untersuchungsbereichen 874 Prozesse definiert und zweckkritisch untersucht BEISPIEL Produktbezeichnung Prozesse Straßenverkehr 128 Bauaufsichtliche Entscheidungen 38 Wohnungsförderung 24 Vermessung, Erhebung und Führung von Geobasisdaten Prozesse, die nicht zwingend durch den Kreis wahrgenommen werden müssen 185 freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben 24 Prozesse mit allen vorangegangenen Kriterien Wertermittlung von Grundstücken, Objekten und Rechten 15 Abfallentsorgung 66 Natur- und Landschaftspflege 42 Gebäude- und Liegenschaftsverwaltung 59 Sicherung des Lebensunterhalts und wirtschaftliche Hilfen Hilfen bei Pflegebedürftigkeit 44 Hilfen zur Bewältigung besonderer Lebenslagen Gesundheits- und Verbraucherschutz 63 Zentrale Dienste, Organisation, IT 84 Personalservice und -entwicklung Prozesse, denen entweder keine Rechtsgrundlage oder Satzung/Dienstanweisung zugrunde liegen 227 Prozesse, die vollständig übertragbar wären 39 Prozesse, die teilweise übertragbar wären 163 Privatunternehmen 87 sonstige 4 Kirchen/ Verbände 8 Kommunale Betriebe 45 Andere Behörden Zahlungsabwicklung, Vollstreckung und Liquiditätsplanung 32 Kreisstraßen 33 Schulplätze in Berufskollegs Vorgehen ist anwendbar auf jegliche Zielstellungen: -Alternative Aufgabenwahrnehmung, -Shared Services (Bündelung gleicher Aufgaben), -Aufgaben mit bestimmten Fachverfahren, - PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 22

23 Erste haushaltswirksame Ergebnisse wurden bereits im Projektjahr realisiert Zu 16 Produkten/Untersuchungsbereichen liegen Vorschläge zur Aufgabenkritik und zu ersten Prozessoptimierungen vor Alle vorliegenden Vorschläge sind in einem internen Verfahren (Projektgruppe, Fachverantwortliche, Verwaltungsführung, Politik) geprüft und bewertet worden. Alle Vorschläge (knapp 100) sind in 3 Kategorien unterteilt worden: im Laufe des Jahres 2011 intern umzusetzen (jährliches Einsparpotenzial ) ab 2012 in Form einer Einzeluntersuchung (ggf. mit externer Unterstützung) zu überprüfen (ca. 55 Vollzeitstellen) vorläufig keine Umsetzung (ca. 4 Vollzeitstellen) PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 23

24 Im Rahmen der Vollzugskritik werden einzelne Prozesse untersucht und verbessert 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS für Prozesse in Ihrer Verwaltung durchgeführt werden. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 24

25 Die PICTURE-Methode ist eine bewährte Methode zur Erhebung, Visualisierung und Auswertung kommunaler Geschäftsprozesse Grundidee: Stelle Verwaltungsprozesse mit fachlichen Prozessbausteinen ( Lego- Prinzip ) dar und erhebe bedarfsgerechte und projektbezogene Attribute Auf die öffentliche Verwaltung zugeschnittene Erhebungs-, Dokumentations- und Analysemethode für Prozesse Fokussiert auf die Abbildung des Geschäftsganges mit organisatorischen, rechtlichen und technischen Verbindungen Entwickelt in Zusammenarbeit mit dem EU-Forschungsprojekt PICTURE im 6. Rahmenprogramm (ICT) der Europäischen Kommission Prinzipien des PICTURE-Ansatzes: Erfasse Informationen bedarfsgerecht (Ökonomie des Ansatzes) Stelle die Ergebnisse einfach dar (Einfachheit des Ansatzes) Erhebe quantitative Daten prozessorientiert (Auswertbarkeit des Ansatzes) Integriere die Mitarbeiter (Akzeptanzförderung des Ansatzes) Gehe standardisiert vor (Vergleich- und Wiederverwendbarkeit) PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 25

26 Or.... Prozessablauf Input Output Führt aus & unterstützt IT Fü... BEC_Antrag ist bereits gestellt worden BEC_Benutzes Vekehrsmittel ist ÖPNV Ist beispielsweise ein mehrwöchiges Praktikum vorgesehen BEC_Bearbeite Antrag nicht weiter BEC_Karte ist nicht zu teuer stelle BEC_Schülerjahreskarte ist wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob zu bestellende Karte teurer als Erstattungsgr... BEC_Prüfe, ob Schule nächstgelegene Schule ist BEC_Schule ist nächstgelegene mögliche Schule BEC_Prüfe Einstiegs- und Ausstiegshalte- BEC_Ermittle zu benutzenden Verkehrsträger BEC_Prüfe, ob Jahreskarte wirtschaftlicher BEC_Karte ist zu teuer BEC_Antragsteller kommt für zusätzliche Kosten auf BEC_Prüfe, ob Antragsteller für zusätzliche Koste... BEC_Entscheide ob Schülerjahreskarte BEC_Schülerjahreskarte ist auszustellen BEC_Antragsteller kommt nicht für zusätzlich... BEC_Schülerjahreskarte ist nicht wirtschaftlicher BEC_Anspruch ist generell gegeben BEC_Antrag auf Schülerfahrkosten ist elektronisc... BEC_Klasse liegt an angegebener Schule vor BEC_Prüfe, ob Anspruch für angegebene Klasse besteht Kein Anspruch für Berufsschüler BEC_Anspruchs voraussetzungen sind erfüllt BEC_Ermittle gewünschtes Verkehrsmittel BEC_Schule ist nicht nächstgelegene mögliche Schule ausgestell... BEC_Erstatte Fahrkarten nachträglich Bei elektronischen Anträgen sollte die Vollständigkeitsprüfung automatisiert geschehen BEC_Überprüfe Anspruchsvoraussetzungen BEC_Antrag ist ohne Mitfahrer BEC_Veranlasse Schülerspezialverkehr BEC_Länge ist ausreichend genau messbar BEC_ÖPNV ist nicht verfügbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Bewillige Antrag (Schülerjahreskarte) BEC_Antragstellerdaten sind validiert BEC_Überprüfe Klassen- und Schulangaben BEC_Anspruch ist nicht gegeben BEC_Ermittle Länge des verkehrsüblichen BEC_Schulweglänge ist nicht bekannt BEC_Vermesse Länge des verkehrsüblichen Schulwegs BEC_Prüfe, ob Schülerspezialverkehr wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob Antragstellerstammdaten BEC_Antragsteller ist bereits erfasst BEC_Gebe Anspruch nicht statt BEC_Antrag ist vollständig BEC_Prüfe, ob Antragsteller bereits Antrag gestellt hat BEC_Antrag ist noch nicht gestellt worden BEC_Gleiche Antragstellerdaten mit Schülerdaten ab BEC_Länge ist nicht ausreichend genau messbar BEC_Stelle Vermessungsantrag BEC_Vermessungsdaten sind eingegangen BEC_Klasse liegt an angegebener Schule nicht vor BEC_Benutzes Verkehrsmittel ist nicht ÖPNV Schulwegs zur BEC_Ergänze Weglängenliste (verkehrsüblich) BEC_Schulweglänge ist bekannt BEC_Prüfe ob ÖPNV für diese Strecke verfügbar BEC_ÖPNV ist nicht zumutbar BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Taxi bei voller Erstattung ist erforderlich BEC_Erstatte Beförderung in angemieteten Fahrzeugen erfasst sind BEC_Schülerspezialverkehr ist wirtschaftlicher BEC_Schülerspezialverkehr ist nicht wirtschaftlicher BEC_Prüfe, ob außergewöhnliche Umstände Taxieinsat... BEC_Ermittle entstehende Kosten BEC_Antrag auf Schülerfahrkostenerstat- tung is... BEC_Prüfe Antrag auf Vollständigkeit BEC_Antragsteller ist noch nicht erfasst BEC_Taxi bei voller Erstattung ist nicht erforderlich BEC_Erstatte Beförderung mit eigenem Fahrzeug BEC_Bewillige Antrag (Kostenerstattung) BEC_Pflege Bewilligungsart und -höhe BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Schülerdatensatz ist eingepflegt BEC_Prüfe Existenz weiterer Anträge Doppelantragssteller werden aufgespürt BEC_Exportiere Bestelllisten pro Schule und Verkehrsträger BEC_Versende Bestellliste(n) BEC_Bestellliste(n) sind versandt BEC_Erstelle Auszahlungsanordnung BEC_Auszahlungsanordnung ist erstellt BEC_Leite Auszahlungsanordnung an Stadtkass... BEC_Auszahlun gsanordnung ist weitergeleitet BEC_Antragstell erdaten sind nicht zu validieren BEC_Fehlende Daten sind ermittelt BEC_ÖPNV ist verfügbar BEC_Prüfe Zumutbarkeit der ÖPNV-Nutzung BEC_Antrag ist ohne Mitfahrer BEC_Entstehende Kosten sind nicht höher als ÖPNV-Kosten BEC_Bestellung ist korrekt BEC_Überweisungen sind noch nicht eingegangen BEC_Halte zuzahlungspflichtige Karten zurück BEC_Überweisung ist eingegangen BEC_Antrag ist unvollständig BEC_Halte Rücksprache mit Antragsteller/Schule BEC_ÖPNV ist zumutbar BEC_Prüfe, ob Antrag Mitfahrer einschließt BEC_Vergleiche entstehende Kosten mit ÖPNV-Kosten BEC_Alle neuen Schülerdaten sind eingepflegt BEC_Drucke Ablehnungsbescheid(e) BEC_Versende Ablehnungsbescheid(e) BEC_Ablehnungsbescheide sind versandt BEC_Schülerjahreskarte(n) ist(sind) eingegangen BEC_Gleiche Kontrollbogen ab BEC_Versende Schülerjahreskarte(n) an Schulen BEC_Schülerjahreskarte(n) sind versandt BEC_Anspruchs voraussetzungen sind nicht erfüllt BEC_Lege Mitfahrer Anträge zu Grunde BEC_Entstehende Kosten sind höher als ÖPNV-Kosten BEC_Mitfahrer sind im Antrag mit eingeschlossen BEC_Ablehnungsbescheid ist zu erstellen BEC_Lehne Antrag ab BEC_Prüfe Überweisung zuzahlungspflichtige... BEC_Überweisungen sind eingegangen BEC_Drucke Bewilligungsbescheid(e) BEC_Versende Bewilligungsbescheid(e) BEC_Erstattungsbeschei(e) sind versandt BEC_Fehlende Daten sind nicht zu ermitteln BEC_Prüfe, ob Ablehnung zu erstellen ist BEC_Bestellung ist nicht korrekt BEC_Veranlasse Nachbesserung BEC_Nachbesserung ist veranlasst BEC_Ablehnungsbescheid ist nicht zu erstellen BEC_Verwerfe Antrag BEC_Schülerdaten BEC_Schulangebotsliste BEC_Anspruchslisten BEC_Vermessungsantrag BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Schulangebotsliste BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_ÖPNV-Preisliste BEC_Schülerdatensatz BEC_Kostenaufstellung BEC_Bestellliste BEC_Ablehnungsbescheid BEC_Kontrolliste BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolliste BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerstammdaten BEC_Bestellliste BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Vermessungsantrag BEC_Kostenaufstellung BEC_Schülerdatensatz BEC_Schülerdatensatz BEC_Bestellliste BEC_Schülerjahreskarten-Bestellung BEC_Ablehnungsbescheid Versand sollte wenn möglich elektronisch erfolgen BEC_Bewilligungsbescheid BEC_Kontrolliste BEC_Auszahlungsanordnung BEC_Schülerjahreskarte ist nicht auszustellen BEC_Erfasse/ Übernehme Antragstellerdaten BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Busfahrpläne BEC_Busfahrpläne BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_Schülerfahrkostenerstattung... BEC_ -P rogramm BEC_Entfernungstabelle (verkehrsüblich) BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Routenpl aner/topograp hieprogramm BEC_Haushalt skassensyste m BEC_Busfahrpläne Verwaltungsspezifische Prozessbausteine der PICTURE Methode verringern die Komplexität und vereinfachen die Prozessbeschreibung Dokument/Information entgegennehmen Dokument entgegennehmen Attribute: Art des Dokuments, Kanal: Postalisch, Fax, Persönlich, Telefonisch, Daten in EDV übernehmen Daten in EDV übernehmen Attribute: Genutztes Anwendungssystem, Datengrundlage, Bearbeitungszeit Formell prüfen Formelle Prüfung vornehmen Attribute: Typ: Zuständigkeit, Fristeinhaltung, Vollständigkeit, Datenabgleich Bearbeitungszeit Dokument/Information versenden Dokument weiterleiten Attribute: Art des Dokuments, Kanal: Postalisch, Fax, Persönlich, Telefonisch, PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 26

27 24 Prozessbausteine sorgen für Verständlichkeit, Konsistenz und Auswertbarkeit von Prozessbeschreibungen in der Breite Verschriftlichung/ Dokumentation Dokument/Information erstellen Dokument/ Information erstellen Informationsflüsse Dokument/Information entgegennehmen Dokument/ Information empfangen Prozessbausteine Dokument/Information bearbeiten Dokument/ Information bearbeiten Dokument/Information aussondern Dokument/ Information aussondern Bearbeitungsunterbrechung Bearbeitungsunterbrechung Dokument/Information versenden Dokument/ Information versenden Inhaltliche Verwaltungsarbeit Berechnung durchführen Berechnung durchführen Vorgang registrieren Vorgang registrieren Vorgang z.d.a. Vorgang z.d.a. Formell prüfen Formell prüfen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Informationsbeschaffung und Koordination Medienwechsel Datenträger bespielen Datenträger bespielen Ein-/Auszahlung durchführen Einzahlung/ Auszahlung durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Recherche durchführen Recherche durchführen Rückfrage durchführen Rückfrage durchführen Drucken Drucken Daten in EDV übernehmen Daten in EDV übernehmen Arbeitsort wechseln Arbeitsort wechseln Dokument/Information sichten Dokument/ Information sichten Beratung durchführen Beratung durchführen Absprache/ Vereinbarung treffen Absprache/ Vereinbarung treffen Kopieren Kopieren Scannen Scannen PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 27

28 Kopieren Daten in EDV übernehmen Drucken Dokument/Infor mation bearbeiten Dokument/ Information erstellen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Inhaltlich prüfen/ Entschei dung treffen Vorgang zu den Akten Formell prüfen Formell prüfen Dokument/ Information versenden Dokument/ Information entgegennehmen Dokument/ Information entgegennehmen Dokument/Infor mation bearbeiten Die Darstellung von Prozessen als Bausteine erlaubt einen schnellen Zugang zu den fachlichen Modernisierungsansätzen BEISPIEL Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Rechnung geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsfahne erstellen Kontierungsfahne drucken Rechnung kopieren Kontierungsfahne zeichnen Rechnung und Kontierungsfahn e an GBH senden Vorgang zu den Akten Eingangsrechnungen bearbeiten Rechnungsprüfung im Fachamt Benachrichtigung vom DMS geht ein Prüfung auf Zuständigkeit Sachliche/ rechnerische Richtigkeit prüfen Kontierungsdaten eintragen Geschäftsgang auf erledigt setzen PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 28

29 Klassische Prozessuntersuchungen können mit der PICTURE-Methode schnell und verständlich für die Mitarbeiter durchgeführt werden Teil-strukturierte Tandeminterviews 2 Methodenexperten & 2 Aufwand pro MA ca. 90 Min. pro Prozess Erhebung durch elektr. Interviewleitfäden Rahmenbedingungen erfassen Beteiligungen und Dokumente Fachliche Besonderheiten abfragen Prozessablauf erfassen Benennung von Problemfeldern und Handlungsalternativen Direkte Aufnahme von Problemfeldern Lösungsvorschläge und Roadmaps entwickeln Umsetzungsaufwand abschätzen Datenübernahme Qualitätssicherung Datenübernahme in die PICTURE Prozessplattform PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 29

30 Zeit Kosten Qualität Organ. technisch finanziell Verhältnis In einem Landratsamt wurden innerhalb von 9 Werktagen 40 Prozesse erhoben und über 90 Verbesserungsvorschläge identifiziert Pro Prozess liegt vor Prozessbeschreibung Probleme (insb. in Zusammenhang mit DMS) Verbesserungsvorschläge im Vorfeld der DMS-Einführung Maßnahme Auftragskopie bereits an Anlagebuchhaltung senden Prozess Eingangsrechnungen Bearbeiten Verknüpfung mit Prozess Investitionen / Vermögenserwerb Eingangsrechnungen Bearbeiten Kein Druck von Sollbuchblattliste bei Rechenläufen aus Vorverfahren Ausgangsrechnungen Annahmeanordnung erst bei Bedarf unterzeichnen Kommunikation sicherstellen Alle Aufträge über die Anlagenbuchhaltung laufen lassen Fachämter über Anlagebuchhaltung informieren Ausgangsrechnungen Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Nutzen BEISPIEL Aufwand Pro Verbesserungsvorschlag liegt vor Quelle Bezeichnung Wirkungsbereich Umsetzungsnutzen (Zeit, Kosten, Qualität) Umsetzungsaufwand (organisatorisch, technisch, finanziell) Anlagenummer mit an das Fachamt übermitteln Schulen sollten ein Inventarbuch führen Schenkungen standardisieren Mahnbescheide sortiert drucken Karteikarte elektronisch abbilden Externe Amtshilfeersuchen sollten auch in mpsnf erfasst werden Niederschlagungen in der Stadtkasse statt im Fachamt Automatische Hundeabmeldung bei Wegzug Kontrolle der Spielautomaten zur Festsetzung der Vergnügungssteuer Einsatz von LOGA Deadlines sind einzuhalten Strichcodes zur Inventarisierung verwenden Inventarverwaltung von mpsnf nutzen Neuanschaffungen direkt inventarisieren Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Investitionen / Vermögenserwerb Mahnung und Vollstreckung Mahnung und Vollstreckung Mahnung und Vollstreckung Stundung, Erlass, Niederschlagung Veranlagung von Sonstigen Steuern Veranlagung von Sonstigen Steuern Mittelanforderungen Haushaltsplanung Inventur Inventur Inventur PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 30

31 Potenziale für Prozessverbesserungen durch elektronische Vorgangsbearbeitung lassen sich konkret an einzelnen Bausteinen festmachen Verschriftlichung/ Dokumentation Dokument/Information erstellen Dokument/ Information erstellen Informationsflüsse Dokument/Information entgegennehmen Dokument/ Information empfangen Prozessbausteine Dokument/Information bearbeiten Dokument/ Information bearbeiten Dokument/Information aussondern Dokument/ Information aussondern Bearbeitungsunterbrechung Bearbeitungsunterbrechung Dokument/Information versenden Dokument/ Information versenden Inhaltliche Verwaltungsarbeit Berechnung durchführen Berechnung durchführen Vorgang registrieren Vorgang registrieren Vorgang z.d.a. Vorgang z.d.a. Formell prüfen Formell prüfen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Inhaltlich prüfen/ Entscheidung treffen Informationsbeschaffung und Koordination Medienwechsel Datenträger bespielen Datenträger bespielen Ein-/Auszahlung durchführen Einzahlung/ Auszahlung durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Spezielle Tätigkeit durchführen Recherche durchführen Recherche durchführen Rückfrage durchführen Rückfrage durchführen Drucken Drucken Daten in EDV übernehmen Daten in EDV übernehmen Arbeitsort wechseln Arbeitsort wechseln Dokument/Information sichten Dokument/ Information sichten Beratung durchführen Beratung durchführen Absprache/ Vereinbarung treffen Absprache/ Vereinbarung treffen Kopieren Kopieren Scannen Scannen PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 31

32 Durch DMS-Systeme können Informationsflüsse beschleunigt werden. Prozess Annahme ca. 4 Stunden Postweg pro Informationsfluss Informationsflüsse je Prozess Informationsflüsse im Jahr Eingangsrechnungen Bearbeiten Ausgangsrechnungen Auftragsvergabe ab Stundung, Erlass, Niederschlagung Mahnung und Vollstreckung Veranlagung Grundsteuer Veranlagung Gewerbesteuer Sonstige Steuern 1 25 Veranlagung Grundbesitzabgaben 4 4 Mittelanforderungen 3 3 Haushaltsplanung 3 3 Inventur Mitteldisposition 2 2 Summe BEISPIEL Einsparpotenzial Pro Jahr können ca. 100 Jahre Postlaufzeit eingespart werden PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 32

33 Durch DMS-Systeme lassen sich Recherchen beschleunigen Prozess Fallzahl Grund der Recherche Stundung/Niederschlagung/Erla ss Geldeinnahme Begleichung von Rechnungen Vollstreckung Summe der Recherchen im Untersuchungsbeispiel 1000 Prüfung des Falles "Häufig": Annahme: 10% aller Fälle: mindestens Fälle Annahme: Ähnlich der Fallzahl investiver Rechnungen: Fälle Annahme mindestens ein Recherchevorgang pro Fall (mehr ist realistisch): Unklare Geldeingänge Bei Unklarheiten; In jedem Fall bei einer Begutachtung durch das Rechnungsprüfungsamt Nahezu jeder Fall beinhaltet mindestens eine Überprüfung und Suche im Aktenbestand, da durch die hohe Fallzahl eine Vielzahl von Fällen offen sind, was einen entsprechend hohen Rechercheaufwand bedeutet. Quelle: Fraunhofer-Untersuchung»Schwachstellen- und Potenzialanalyse Dokumenten- und Workflow-Management«BEISPIEL Einsparpotenzial Recherche manuell: 3 min Recherche DMS: 1 min Zeitersparnis bei Recherchen: min bzw. 83 Arbeitstage Kostenersparnis Personalaufwand Euro pro Jahr (nach KGST - TVöD 2) PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 33

34 Durch DMS-Systeme lassen sich Archivierungsvorgänge beschleunigen Prozess Anzahl der Archivierungen Tagesabschluss 250 Stundung/Niederschlagung/Erlass Stadt als Steuerschuldner 5 Mahnung Vollstreckung (Mindestens) Liquiditätssicherung 30 Summe im Untersuchungsbereich Einsparpotenzial Archivierung manuell: 2 min Archivierung DMS: 12 sek. BEISPIEL Zeitersparnis bei Archivierungen: min bzw. 39 Arbeitstage Kostenersparnis Personalaufwand 6.801,60 Euro pro Jahr (nach KGST - TVöD 2) Quelle: Fraunhofer-Untersuchung»Schwachstellen- und Potenzialanalyse Dokumenten- und Workflow-Management«PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 34

35 Damit nachhaltige Effekte eintreten, müssen die Maßnahmen umgesetzt und evaluiert werden 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS es in der Verwaltung an Prozessen gibt. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 35

36 Im Rahmen der Vollzugskritik wurden systematisch Verbesserungspotentiale identifiziert Beispielprozess Antragsbearbeitung Fallzahl: 1000 Zeit: 2 Min Zeit: 5 Min Zeit: 7 Min Zeit: 5 Min Zeit: 7 Min Zeit: 10 Min Fallzahl: 750 Fallzahl: 250 Zeit: 5 Min Zeit: 8 Min Zeit: 15 Min Zeit: 2 Min Zeit: 7 Min Daten pro Vorgang: Durchschnittsdurchlaufzeit: 81,5 Stunden Durchschnittsbearbeitungszeit: 92,5 Minuten bzw. 1,5 Stunden Zeit: 10 Min Zeit: 2 Min Zeit: 10 Min Daten pro Jahr bezogen auf Fallzahl: Durchlaufzeit: Stunden Bearbeitungszeit: Minuten bzw Stunden Frist: 2 Wochen Zeit: 5 Min Zeit: 7 Min Zeit: 2 Min Zeit: 10 Min PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 36

37 Verbesserter Prozess durch elektronische Unterstützung und weiterer Maßnahmen Fallzahl: 1000 Zeit: 2 Min Einsparungen Fallzahl: 750 Zeit: 5 Min Fallzahl: Minuten der durchschnittlichen Bearbeitungszeit Zeit: 5 Min entspricht 33,97 Euro Personalkosten für einen Vorgang Zeit: 4 Min Zeit: 15 Min Zeit: 7 Min Stunden Bearbeitungszeit für alle Fälle pro Jahr Entspricht ,40 Euro Personalkosten Frist: 2 Wochen Zeit: 10 Min Zeit: 7 Min Zeit: 10 Min 659 Stunden der Durchlaufzeit für alle Fälle pro Jahr Entspricht einer zeitlichen Verkürzung von 90 Arbeitstagen Daten pro Vorgang: Durchschnittsdurchlaufzeit: 80,825 Stunden Durchschnittsbearbeitungszeit: 49,5 Minuten bzw. 0,825 Stunden Daten pro Jahr bezogen auf Fallzahl: Durchlaufzeit: Stunden Bearbeitungszeit: Minuten bzw. 871 Stunden PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 37

38 Bei Bedarf können PICTURE Modelle auch in technischen Projekten weiterverwendet werden, z.b. als BPMN oder XPDL PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 38

39 Unser Ansatz der Geschäftsprozessoptimierung schafft Freiräume für strategisches Handeln Struktur der Verwaltungsprozesse (Vorher) Struktur der Verwaltungsabläufe (Nachher) Inhaltliche Verwaltungsarbeit Koordination Informationsflüsse Koordination Informationsflüsse Inhaltliche Verwaltungsarbeit Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation Medienwechsel Verschriftlichung/ Dokumentation PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 39

40 Die Verwaltung hat letztlich ein nachhaltiges Instrument zur Bearbeitung Ihrer Modernisierungsbestrebungen. 6 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Wir geben die eingesetzten Methoden, Werkzeuge und unser Wissen aktiv an Sie weiter und befähigen Ihre Organisation so zu einem kontinuierlichen und nachhaltigen Verbesserungsprozess Umsetzung und Evaluation Wir begleiten und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen bis zu einem Punkt, an dem die neuen Arbeitsweisen eingespielt und die angestrebten Effekte sichtbar geworden sind. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung 4 Wir beschreiben Ihre aktuellen Prozesse, analysieren sie auf Schwachstellen und Verbesserungspotenziale und zeigen Maßnahmen auf, WIE zukünftig die gleiche Leistung schneller, hochwertiger und kostengünstiger erbracht werden kann. Dazu nutzen wir Referenzmodelle, die Projektaufwand reduzieren, Synergien schaffen und Akzeptanz erhöhen. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen 3 Anhand objektiver Kriterien lässt sich festmachen, OB ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch Andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann. Das Prozessregister erlaubt Ihnen ferner eine Priorisierung Ihrer Projektressourcen für Detailanalysen. So können Sie beispielsweise diejenigen 20 % Ihrer Prozesse auswählen, welche 80 % der Ressourcen bündeln. Aufbau eines Prozessregisters Wir identifizieren alle Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich und beschreiben diese mit prägnanten Steckbriefen in einem Prozessregister. Es zeigt auf, WAS es in der Verwaltung an Prozessen gibt. Dazu führen wir Gespräche auf mittlerer Führungsebene und nutzen bereits vorliegende Prozess- und Aufgabenkataloge. Zieldefinition auf Basis einer Prozesslandkarte Eine Prozesslandkarte verdichtet die Komplexität Ihrer Organisation auf anschauliche Weise und erlaubt so zielgerichtete, strategische Entscheidungen auf Führungsebene. Sie dient der Fokussierung auf die Bereiche, WO Untersuchungsschwerpunkte liegen. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 40

41 Die PICTURE Prozessplattform ist ein mächtiges Werkzeug zur Erhebung, Darstellung und Analyse von Geschäftsprozessen und unterstützt den kontinuierlichen Verbesserungsprozess Besuchen Sie uns am Stand - Wir sind gerne für Sie da! PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 41

42 Prozessmanagement mit den richtigen Instrumenten und Zielen betrieben schafft rund 20% Optimierungspotenzial Bis zu 20 % Optimierungspotenzial durch Prozessmanagement methodisch fundiert fachlich akzeptiert politisch umsetzbar nachhaltig wirksam PICTURE-Methode, die sich auf die Fachlichkeit konzentriert, schnell Ergebnisse liefert, Verwaltungsprozesse einheitlich beschreiben, analysieren und optimieren lässt 5 bis 6 mal schneller als vergleichbare Methoden. Wir sprechen die Sprache der Verwaltung. Wir integrieren die Perspektiven von Führungskräften und Mitarbeitern aller Ebenen. Mit unserer Projekterfahrung er-reichen wir eine fachlich fundierte, breite Konsensbildung. Neben der häufig gestellten Frage nach dem Ob stellen wir vor allem die Frage nach dem Wie. Durch die Konzentration auf das Wie der Ablaufgestaltung können wir Kosteneinsparungs-potenziale aufdecken, ohne dass Sie zwingend freiwillige Leistungen aufgeben oder stark ein-schränken müssen. Wir befähigen Ihre Mitarbeiter, ihre eigenen Prozesse kontinuierlich zu hinterfragen, Verbes-serungspotenziale zu erkennen und sie umzusetzen. Unsere Methoden und Werkzeuge sind für die Fachebene einfach zu erlernen, mit wenig Aufwand anwendbar und die Ergebnisse bleiben langfristig nutzbar. PICTURE-Referenzregister mit mehr Kataloge mit typischen Über Steckbriefe, die die als verwaltungsspezifischen Schwachstellen und Prozesse mit wichtigen Informationen Prozessen aus allen Bereichen und Verbesserungspotenzialen zu beschreiben sowie detaillierte Ebenen der öffentlichen Verwaltung. Themen wie Aufgaben-/Produktkritik, Ablaufbeschreibungen von Prozessen. Personalbedarfsbemessung, DMS, E-Government, etc. PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 42

43 Für Fragen und Diskussionen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung Dr. Lars Algermissen Geschäftsführender Gesellschafter PICTURE GmbH (+49) (0) 251/ PICTURE GmbH Prozessorientierte DMS-Einführung Seite 43