Zur Benutzung des Inhaltsverzeichnisses: 1. WAS IST NEU IN POS-PLUS??

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2 Inhaltsverzeichnis 2 Inh. Vorbemerkungen zu POS-PLUS Bitte beachten Sie, daß es innerhalb dieses Handbuchs hier und da sein kann, daß noch ältere Passagen sich auf die frühere Version unseres POS-TOUCH-KASSEN-Programms beziehen. Durch die höhere Bildauflösung sind etliche Elemente etwas anders angeordnet. Es kann vorkommen, daß hier noch ältere Bilder verwendet worden sind, die nicht mehr dem ganz aktuellen Stand entsprechen. A ) Erste Schritte mit P.O.S-PLUS! Zur Benutzung des Inhaltsverzeichnisses: 1. WAS IST NEU IN POS-PLUS?? Hier oben rechts ist auf jeder Seite ein 2. Das Kassenprogramm P.O.S.-Touch-PLUS, eine Übersicht. kleines Feld mit der Kapitelbezeichnung 3. Netzwerk mit BILLING ( A, B, C und D ) und der 4. Ersteinrichten von P.O.S. durchlaufenden Kapitel-Nummer 5. Schneller Einstieg. (Tutorial) eingeblendet. Kapitel, die über mehrere 6. Lieferanten Seiten laufen haben demzufolge die 7. Warengruppen verwalten gleiche Nummer! Aus diesem Grund 8. Zentrale Artikeldatei. wurde auf die Seitennummern im 8a.Artikelpreise, mehrere für einen gleichen Artikel Inhaltsverzeichnis verzichtet. 9. Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden 10. Firmenstammsatz 11. Änderung Auszahlungstexte 12. Barcode und Nummernvergabe 13. Barcodes als Etiketten ausdrucken, Änderung in POS-Plus 14. Com-Dialog-Maske für das Kundendisplay 15. Drucker festlegen 16. Druckmaske nicht für den BON-Drucker. 17. Eingabe der Personalnummer. 18. Einrichten des Kassendruckers 19. Einrichtung der personalbezogenen Freigabeverwaltung 20. Funktionstasten 21. Ihr Kassen-Betrieb läuft während eines Umsatztages auch noch nach 24:00 Uhr weiter. 22. Legen Sie bitte die Impulsdauer fest! (Kassenschublade) 23. INVENTUR?? 24. Kassen-Nummern-Verwaltung. 25. Kennzahl verwalten 26. BILLING und P.O.S. 27. Lokales Netzwerk (LAN) 28. Sonderartikel 29. Möglichkeit des Verkaufs unter Mehrwertsteuerbedingungen für den Großhandel 30. Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS 31. Mit P.O.S.-Plus ein Sprung ins kalte Wasser?? (Was sind ASCII-Dateien) 32a.. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB's) in Kurzform auf dem Kassenbon

3 B ) Kassenfunktionen Mehrere Wiederholungen des Updates? 32. Auszahlungen 33. Kasse öffnen für besondere Zwecke 34. Ablesen und Verwalten. 35. (1) Zwischenablesen 36. (2) Tag ablesen und auf NULL stellen. Siehe auch unten 72a. Nachtragsumsatz 37. Nachzuholender Rechnungsdruck. 38. Druck des letzten Abr.-Vorgangs wiederholen. 39. Nachzuholender Bondruck 40. Bondruck wiederholen 41. Den Druck eines Vorgangs vom heutigen Tage 42. Aus letzten 10 Tg. Vorgang auswählen. 43. Den Druck eines Vorgangs innerhalb der letzten 10 Tage wiederholen. 44. Firmenlogo auf, bzw. mit dem Drucker? 45. Kassierabschluss C ) Verkaufen 46. Die Anfangsmaske, Die obere Menüzeile 47. Wechselgeld 48. Eingabe Verkauf 49. Artikel suchen. 50. Kassenvorgänge Artikelsuche, Änderungen in POS-PLUS: 51. Rabatte oder Nachlässe vergeben?? 52. Preisänderung im Rahmen eines Verkaufsvorgangs 53. Artikel aus Warenkorb löschen. 54. Bereich Kassenbedienung: 55. Fremdwährung kassieren. Änderung in POS-Plus 56. Einen festen Geldbetrag von der gesamten Verk.-Umsatzsumme absetzen 57. Druck einer Rechnung mit oder ohne KundenbezugD ) Sonstiges 58. EURO-Zeichen wird nicht gedruckt oder dargestellt Datenbank-Auswahlmaske 60. Programm-Abbruch, was nun?? 61. Datenbank reparieren (Reorganisation) 62. Info 63. Drucker wirft ''leeres'' Blatt aus mit nur einem Buchstaben darauf. 64. DATENSICHERUNG D ) Statistik 65. Statistik bei Rechnungsdruck: Änderung in POS-Plus 66. Bisheriger Monats-Umsatz 67. Artikelverkaufs-Statistik eines Tages. 68. Jahresabschluß durchführen 69. Statistik?? 70. Gegenüberstellung früherer Jahres-Ergebnisse 71. Bisheriger Jahresumsatz 72. Lizenzeingabe 3 72a. Nachtragsumsatz nach Nullstellung am gleichen Tag??

4 4 Inh. E ) Glossary 73. Glossary I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I I

5 A 1 WAS IST NEU IN POS-PLUS?? 5 A01 Immer wieder erhielten wir Anfragen und Wünsche von Kundenseite zu verschiedenen Punkten unseres Ladenverkaufsprogramms, die wir mit Interesse registriert haben. Dabei stellten wir fest, daß viele der vorgeschlagenen Variationsmöglichkeiten zu unserem Kassenprogramm die Chance boten, unseren schon ohnehin recht ansehnlichen Kundenkreis weiter auszudehnen. Diese Anfragen blieben somit nicht ungehört! Wir haben also "unsere Schularbeiten" gemacht und können nun mit Stolz sagen, daß wir viele Programmroutinen entweder völlig neu und zusätzlich entwickelt haben, wie aber auch andere zum Zweck noch größerer Bedienerfreundlichkeit ergänzten und weiter ausgefeilt haben. Danach ergibt sich folgende stichwortartige Aufstellung über die Module und Programmroutinen, die als "NEU" benannt werden können! 1.) Die Auflösung des Bildschirms ist jetzt dem moderneren Stand von 1024 x 768 Pixel angepaßt, was aber bedeutet, daß jetzt das Programm auf einem älteren Format 600 x 800 nicht mehr lauffähig ist. Durch den jetzt wesentlich größeren Bildschirm-Nutzraum, wobei alles zwar etwas kleiner geworden ist, dafür aber auch der bestehende Raum viel besser genutzt werden kann, sind alle Bildschirmelemente sauberer und übersichtlicher angeordnet. Da heute kaum noch 12-Zoll oder 15-Zoll-Bildschirme verwendet werden, haben wir diesen Schritt gewagt. Die entsprechende Einstellung können Sie auf Ihrem Computer selber vornehmen : Dazu klicken Sie auf 'START' Einstellungen Systemsteuerung Anzeige. Daraufhin erscheint eine Maske in der Sie in der oberen Registerlasche wieder auf ''Einstellungen'' klicken, woraufhin sich eine Seite öffnet, in der Sie dann sowohl die möglichst größte Farbqualität und mit dem kleinen Schiebebalken die neue Pixelzahl von 1024 x 768 einstellen. Alles weitere wird Ihnen dort gesagt. 2. Bereich Kassenbedienung:, hier finden Sie auch die Angaben zum Einrichten der Berechtigungen! Festlegen einer bestimmten Person als "für die Kassenabrechnung verantwortlich"! Festlegen von Berechtigungen für die (bis zu 9) verschiedenen, für die Kassenführung vorgesehenen Personen. Ermitteln von Umsatzhöhe per Quartal für diese Person. Ausdruckmöglichkeit dieser Umsätze ggf. auch zum Zweck der Zahlung von Umsatzprovision. Im Rahmen dieser Einrichtung der personalbezogenen Freigabeverwaltung von Kassenfunktionen muß dann jeweils vor Nutzung der Kassensoftware, wenn die entsprechenden Personen "angelegt" worden sind, deren eindeutige Pesonalnummer vorher auf der ersten Maske eingegeben werden. Eingabe der Personalnummer. 3. Änderung Kassenvorgänge "AUSZAHLUNG": Alle bereits fest vorgegebenen Auszahlungsbezeichnungen können ganz nach Belieben geändert werden, Veränderte Auszahlungsgründe bleiben Bestandteil des Programms und werden auch so ausgedruckt und angezeigt. 4. Eingabe Verkauf Bei der eigentlichen Eingabe zum Verkauf hat sich nur wenig geändert, weil sich die bisherige Art und Weise bewährt hat. Hier und da aber sind kleine Verbesserungen eingefügt worden, die in den

6 6 A01 weiteren Texten behandelt werden. 5. Kassenvorgänge Artikelsuche: Die Suchroutine wurde optimiert und bei Verwendung eines Touchscreens tastaturunabhängig gemacht. 6. Preisänderung im Rahmen eines Verkaufsvorgangs: Je nach eingerichteter Berechtigung kann ein sonst unveränderbarer Preis geändert werden, ohne den Preis in der Datenbank mit zu verändern. 7. Kassierabschluß: Je nach eingerichteter Berechtigung kann die Kassenbedienung verschiedene Manipulationen innerhalb eines Abrechnungsvorgangs vornehmen. Dazu gehören: Stornierung einer letzten Positionszeile. Stornierung einer beliebigen Positionszeile. Gewährung eines Positionsrabattes (auf einen Artikel) Gewährung eines Rabattes auf eine gesamte Abrechnung Gewährung eines Bar-Abzugs auf eine irgendwie geartete Gesamtsumme. Rabatt oder BAR-Nachlass vergeben Jederzeitige "Eingriffsmöglichkeit" der Geschäftsleitung auf einen Vorgang bei Nichtberechtigung der Bedienung. sowohl während der Eingabe von Artikeln, also während eines Verkaufsvorgangs sowie auch beim Abschluß eines Kassenvorgangs 7a) Noch in letzter Minute hinzugefügt: Sie haben in der Artikelmaske von jeher die Möglichkeit, einen Artikel für jegliche Art von Rabattierung zu sperren. Das ist unter BILLING-PLUS natürlich hauptsächlich für die Fakturierung bzw. Auftragsbearbeitung vorgesehen. Beim Kassenprogramm wurde aber dieses gesetzte Checkmark bisher ignoriert und ein evtl. Rabatt wurde trotzdem möglich. Bei der neuen Version wird bei der Anwahl eines so gesperrten Artikels, sofern ein Rabatt vorgegeben worden ist, dieser nicht rabattiert und es erscheint sowohl beim Scannen und vorher gesetzter Menge und gesetztem Rabattprozentsatz, wie aber auch beim Suchen eines solchen Artikel (und Finden) eine kleine Anzeige, daß der gewählte Artikel nicht rabattierfähig ist.die Berechnung ignoriert so die angedachte Rabattierung. Allerdings! Beim Vorgangsrabatt (auch wenn nur ein Artikel verkauft worden ist) wird diese ja auf den Verkaufsvorgang bezogene Rabattierung nicht ignoriert! 8. Statistik bei Rechnungsdruck: Alle kundenbezogenen Kassenumsätze (nur bei Rechnungsdruck) werden in der Hauptdatenbank in der Kundendatei und in der Positions.- und Kopfsatz-Statistik gespeichert und hochgerechnet. 9. Fremdwährung: Es gibt für den deutschsprachigen Raum zwei einstellbare Basiswährungen, den EURO und den

7 Schweizer Franken (CHF) P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 7 A02 Zusätzlich kann unabhängig von der eingestellten Basiswährung immer auch über die Kasse der US$ vereinnahmt werden. Somit gibt es also immer 3 verschiedene Währungen für ein BAR-Inkasso. Auf dem Kassen-Bon wird jetzt neben der Steuer-Nr. und Ident-Nr. auch die bedienende Person mit ausgedruckt. Wurden Devisen vereinnahmt, so finden sich die genauen Angaben mit Kursberechnung etc. auf dem Kassenzettel. Die jeweiligen Devisenkurse müssen natürlich immer aktuell in der Firmenmaske eingegeben werden. 10 Interne Ablesung und Endabrechnung: (Nullstellung) Zwischenablesung, Endablesen wie Monatsstatistik usw. berücksichtigen, soweit eine Bildschirmanzeige auftaucht, die genaue Darstellung der verwendeten Devisen bzw. Fremdwährungen. Auf den Ausdrucken hierzu im Bonformat sind ebenfalls diese Angaben ausgedruckt. 11. Barcodes als Etiketten ausdrucken. Über den sog. Code 39 können alle Barcodes auf drei verschiedenen, milimetergenau vorgegebenen Etikettformularen ausgedruckt werden. Hierbei handelt es sich um ein durch den Anwender über die Zwischenablage einzubindendes, bisher noch kostenloses, im Internet vorhandenes Modul. 12. Möglichkeit des Verkaufs unter Mehrwertsteuerbedingungen für den Großhandel Beim Betrieb des Kassenprogramms innerhalb einer Großhandels-Organisation muß die MwSt für den Kunden anders bewertet werden. Was dabei zu beachten ist finden Sie hier unter diesem Link. 13. Ihr Betrieb läuft während eines Umsatztages auch noch nach 24:00Uhr weiter. Eine hervorragende Möglichkeit für "begrenzte Umsätze" wie z.b. auf Messen oder Verkaufsveranstaltungen. Hierzu gibt es einige Dinge die beachtet werden sollten. 14. Mit P.O.S.-Plus ein Sprung ins kalte Wasser?? Nochmaliges Update!? Bitte beachten Sie, daß diese Hilfe nur in den neuen Teilbereichen bisher überarbeitet werden konnte. Es kann also durchaus möglich sein, daß hier und da Bilder auftauchen, die nicht mehr ganz mit der Wirklichkeit in der PLUS-Version übereinstimmen! Es werden möglicherweise auch Rechenbeispiele noch im alten MwSt-Satz von 16 und 7 % dargestellt. 15. Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS, nach vorheriger Nutzung von BILLING und POS.Was Sie dabei unbedingt beachten müssen um keinen Datenverlust zu erleiden. 15. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB's) in Kurzform auf dem Kassenbon. 2 Das Kassenprogramm P.O.S.-Touch-PLUS, eine Übersicht. Daß P.O.S. Point Of Sale bedeutet dürfte im heutigen Sprachgebrauch bekannt sein. Der Begriff ist weiter unten trotzdem noch einmal ausführlich erklärt.

8 Ja und das "Plus", was soll das heißen? Die "PLUS"-Bezeichnung deutet auf eine neuere, umfangreichere und noch leistungsstärkere 8 A02 Version unseres Programms hin. "Was ist neu unter P.O.S.-Plus?" zwischengeschaltet haben. Alle neuen Funktionen sind zwar inhaltlich voll beschrieben, es kann aber vorkommen, daß in der Erstversion dieser Hilfe bestimmte, später unter der Plus-Version verbesserte Routinen, dort noch für den alten Zustand beschrieben worden sind, und insofern leicht überholt sind. Machen Sie sich also daher über den oben angebrachten Klick zuerst einmal vertraut, was unter P.O.S.-PLUS alles neu ist. Kommen Sie dann wieder hierher zurück um weiter zu lesen. Wie vieles in der EDV wurde auch hier der Begriff aus dem Englischen, bzw. aus dem Amerikanischen entnommen und heißt schlicht und ergreifend: Point Of Sale (Punkt (Zeit und Ort) des Verkaufs) Damit ist viel mehr ausgesagt, als es das deutsche Wort Kassenprogramm könnte. Ein Kassenprogramm könnte z.b. ein Buchhaltungsprogramm sein, das für die Zusammenstellung der Ein- und Ausgänge in buchhalterischer Norm mit Soll und Haben usw. die Einzelpositionen erarbeitet. Es könnte ebenso ein Programm sein, das eine Ladenkasse betreibt, wobei die vereinnahmten Geldbeträge nacheinander aufaddiert werden und dann am Abend die Aussage des Tagesumsatzes liefert. Wenn Sie jetzt sagen: "Ja etwas anderes will ich doch auch gar nicht!" ; dann würden Sie an Ihr Geschäft, bzw. an die Werkzeuge, mit denen Sie Ihr Geschäft betreiben, wirklich nur die Mindestanforderungen stellen. Point of Sale, das ist viel mehr. Hier wird der Ort und der Moment festgehalten, bei dem sich ein Geschäft (Sale) abwickelt. Hier wird ein Protokoll über den Ablauf am Ort der Handlung erstellt und fortgeführt. Dazu muß in dem Augenblick des Verkaufgeschehens festgehalten werden: Der Geschäftsvorgang: 1.) Um welchen, oder welche Verkaufsartikel es sich handelt. 2.) An welchem Tag und zu welcher Urzeit dieses Geschäft abgewickelt wurde. 3.) Wie viele des Artikels oder der Artikel im einzelnen verkauft wurden. 4.) Der oder die Preise jedes einzelnen Artikels, wie auch die aus der Stückzahl sich ergebende Gesamtsumme muß festgehalten werden. 5.) Ob auf irgendeinen der Artikel ein Rabatt, und wenn ja, wie viel gewährt wurde. 6.) Ob evtl. auf den gesamten Verkaufsvorgang evtl. ein pauschaler Gesamtrabatt gewährt wurde und wenn ja, wie viel das ausmachte. 7.) Es wird dokumentiert, wie der Geschäftspartner gezahlt hat, z.b. könnte er sowohl in Bar, per Scheck oder mit Kreditkarte gezahlt haben. Auch das wird festgehalten. 8.) Es wird, natürlich nur bei Barzahlung, die auf den Tisch gelegte Betragshöhe, wie aber auch das Rausgeld festgehalten und während des Kassenvorgangs angezeigt, was wiederum Rausgabefehler minimiert. 9.) Selbstverständlich wird ein "schriftlicher Vertrag" in Form eines Kassenbons übergeben, auf dem alle oben angegebenen Einzelheiten dokumentiert sind, wobei natürlich jeder Kassenbon eine

9 9 fortlaufende Vorgangs-Nr. aufweist. Dieser Ausdruck kann auch, jeweils für den gerade aktuellen Vorgang, unterdrückt werden. 10.) Im Kopf des Kassenbons ist für den Kunden der Lieferant, also Ihre mit allen relevanten A02 Angaben angegeben, ja Sie können sogar ein Firmen-Logo in der Form eines sog. Bitmap-Images einbinden und mit ausdrucken. 11.) Der Ausdruck geschieht über einen speziellen kleinen Nadeldrucker, der mit einer Kassenschublade verbunden ist, die auf einen bestimmten Tastendruck hin aufspringt. Auch diese Steuerung übernimmt das P.O.S.Programm. Für die Statistik: (Bitte lesen Sie hierzu auch die Angaben unter 6. Statistik beim Rechnungsdruck) Aber es gibt noch mehr, was das P.O.S.-Programm liefert. Das sind sowohl Informationen, die während des Verkaufs bereitgestellt werden, wie aber auch Informationen, die während des Verkaufsvorgangs erst entstehen und dann für statistische Zwecke gespeichert werden. Dazu gehören: 12.) Während des Anwählens eines Artikels, (wobei wir zum Anwählen noch weiter unten kommen), wird die Lagermenge des Artikels angezeigt. Hierbei haben Sie eine zusätzliche Lagerkontrolle, denn es soll schon vorgekommen sein, daß ein Kunde in irgendeinem Regal einen Artikel findet, Ihnen auf die Ladentheke zur Abrechnung hinlegt, während Ihr Programm Ihnen sagt, daß dieser Artikel eigentlich schon gar nicht mehr vorhanden ist. Bei der Inventur war also offensichtlich falsch gezählt worden. 13.) Jeder Kunde bzw. Abrechnungsvorgang zählt in eine Statistik und Sie können somit am Tagesende und auch später sagen, wie viele Kunden insgesamt an einem bestimmten Tag bei Ihnen gekauft haben. 14.) Sie können festhalten, wieviele Kassenbon-Positionen im Durchschnitt pro Kunde erstellt wurden, wie hoch der Durchschnittsumsatz eines Kunden war usw., Ja Sie können sogar sehen, wie viele unterschiedliche Artikel an einem Tag verkauft wurden und wieviele insgesamt. 15.) Bezüglich des gewährten Rabattes, sowohl auf einzelne Artikel, wie auch auf gesamte Abrechnungsvorgänge wird insgesamt festgehalten in welchem Prozentbereich sich diese Rabattgewährung zum Gesamtumsatz verhält. 16.) Während eines Tages können Sie, per Kennziffer geschützt, oder auch nicht, eine Zwischenablesung vornehmen, die Ihnen genaue Auskunft über das Verkaufsgeschehen bis zu diesem Zeitpunkt des Tages liefert und die Sie auch in schriftlicher Form über den Bondrucker kompakt zusammengestellt ausdrucken lassen können. Diese ist auch für den Fall vorgesehen, wenn eine Kasse an eine andere Kassierperson übergeben wird. Auf dem Ausdruckbeleg ist der z.zt. gerade aktuelle Bargeldbestand angegeben, der sich nach dem Betrag des voreingelegten es, den Bar-Umsätzen und den Bar-Ausgängen errechnet. Dieser Beleg wird zur Sicherheit für den Kassiervorgänger, vom neuen Kassierübernehmer abgezeichnet. Selbstverständlich werden alle Ausgänge nach Ausgangsart und Betragshöhe und per Anzahl jedes Auszahlungsvorgangs festgehalten und dokumentiert, wie z.b...es müssen vorhanden sein 2 Vorgänge für Nachnahme und 2 Vorgänge für Personalzahlungen im Wert von Euro 75,74 und Euro 345,20 o.ä.. Am Tagesende, oder ggf. auch am Folgetag wird dann die Kasse, bzw. das Kassenprogramm an bestimmten Stellen wieder "". Erst dann kann ein neuer Tag begonnen werden. Besonders interessant aber ist die Aufstellung der letzten Monate und Jahre, die in einer Jahresdatei fortlaufend abgespeichert werden. Jeder Tag wird in einem kumulierten Satz zusammengafaßt. Das sind pro Jahr maximal 365

10 10 Sätze, also nicht zu viele. Auf der Maske "" finden Sie eine Schaltfläche: "Bisherige Monatszahlen anzeigen, zum Analysieren, Sortieren und Ausdrucken." Klicken Sie darauf und es öffnet sich eine weitere Maske mit diversen Einsichten der vergangenen Monate. Jeder Tag ist in einer Zeile dargestellt und jeder Monat kann kumuliert ausgedruckt werden und zwar auf dem BON-Drucker. A02 Was bietet die Statistik? Die Statistikdaten werden aus den täglichen Umsätzen und Abrechnungen zusammengestellt. Hierbei wir für jeden abgeschlossenen Tag ein kumulierter Statistiksatz angelegt, so daß sich pro Jahr nur maximal 365 Tagessätze ergeben. Für 10 Tage allerdings werden alle Daten gespeichert, so daß auch noch nach einigen Tagen ein genauer Abrechnungsvorgang herausgeholt werden kann und als Bon noch einmal ausgedruckt werden kann. Weitere statistische Werte erhalten Sie, wenn Sie innerhalb der Artikelmaske die dort möglichen Ausdrucke ansehen. Was ist, wenn der Briefträger Strafporto kassiert? Zu einem P.O.S.-Programm gehört natürlich auch, daß die Zahlungsausgänge registriert werden, damit diese später, innerhalb der Buchhaltung, ordentlich verbucht werden können. 17.) Jede einzelne wird registriert. Hierbei werden aus einer Vorgabenmaske die verschiedenen Auszahlungsgründe; es ist ja nicht immer nur der Briefträger; herausgeklickt und übernommen. Die Vorgaben sind: "Portokosten" "Frachtkosten" "Nachnahme" "Personalkosten" "Gebühren" "Fremdleistung" "Sonstige + Parken" z.b. für Parkhaus-Kosten-Erstattungen "An HK vorab", wobei es sich beim letzten Begriff um Geldentnahmen handelt, die zur Sicherheit während des Tages entnommen werden und an die HK, die Haupt-Kasse geliefert werden. Auf dem Bildschirm wird die Kassierperson darauf hingewiesen, ordentliche Auszahlungsbelege zu erhalten und diese auf Korrektheit (z.b. Quittungs-Signatur) zu prüfen und dann in die dann geöffnete Kassenschublade einzulegen, nachdem das Bargeld für den Vorgang entnommen und übergeben worden ist. Woher hat das P.O.S.-Programm 'Kenntnis' der einzelnen Artikel? Das Programm greift auf Dateien zu, die zu dem ebenfalls von uns (Fa. DUVE_Soft) entwickelten Warenwirtschaftsprogramm "BILLING" stammen. Wenn Sie dieses Warenwirtschaftssystem noch nicht besitzen, so sind die Artikeldateien leer und Sie haben auch keine Möglichkeit, irgendwelche Artikel anzeigen zu lassen. In diesem Fall können (und müssen) Sie über die aus dem Programm BILLING, die im P.O.S.- Programm zusätzlich integriert ist, zuerst selber Ihre Verkaufsartikel anlegen. Anmerkung: Einige wenige Artikel haben wir zum Testen in der Datenbank belassen, die Sie dann später herauslöschen können. Wie bekomme ich die Artikel angezeigt?

11 11 Vorausgesetzt, Sie haben Artikel, wie oben beschrieben, angelegt und auch mit einem Barcode hinterlegt, so wird der Artikel mittels eines Hand-Barcode-Scanners eingescanned. Dieses Gerät können Sie während der Artikeleingabe auch dazu benutzen, den Barcode direkt vom Artikel her abzulesen und in die Datei zu übernehmen. Es werden die üblichen 12- oder 13-stelligen Barcodes gelesen. (Z.B. EAN-Code). Sie können A02 aber auch bei Artikeln, die vom Lieferanten her keinen Barcode haben, selber einen Barcode festlegen, wobei sich der Code -39 anbietet. (Näheres dazu im Handbuch zum Scanner.) Hierzu gibt es viele Programme, mit denen Sie Barcodes auf Label drucken können und dann auf den Artikeln, oder auch nur auf einer Nachschlagliste, aufkleben. Von dort her können Sie dann diesen Barcode in die Artikeldatei übernehmen. Zum Thema lesen Sie bitte dort nach. Zusätzlich aber haben Sie auch die Möglichkeit, einen Artikel, der nun wirklich keinen, oder noch keinen Barcode aufweist, oder der Ihnen gerade nicht vorliegt, zu suchen und zu finden. Hierzu wird Ihnen eine nach verschiedenen Kriterien sortierbare Artikelkollektion angeboten, aus der Sie dann den gewünschten Artikel herausklicken können. So z.b. könnten Sie durch die auf eine bestimmte Weise eingegebene Buchstabenfolge " *erc* " eine Kollektion aller Artikel zur Verfügung gestellt bekommen, in denen die jeweilige Artikel-Bezeichnung das Wort "Mercedes" enthält. Unter der Rubrik "" finden Sie erweiterte Angaben. Was ist ein Sonderartikel? Unter Sonder-Artikel sind solche 'Artikel' gemeint, die nicht, wie im Normalfall, in der Artikeldatei gespeichert sind. Unter bestimmten Bedingungen, kann P.O.S.-Touch aber auch solche Artikel m.e. verwalten. Siehe dazu " ". Ein Beispiel wäre das Inkasso einer früher ausgestellten Rechnung über die Kasse, oder eine zu berechnende und zu benennende Dienstleistung, wie zum Beispiel Expertise erstellen o.ä. Was ist mit TOUCH gemeint? Unser P.O.S.-Programm verwendet bereits das modernste und eingabesicherste Eingabemedium, nämlich einen Touchscreen. Alle wichtigen Handlungsvorgänge, während eines Verkaufs- oder Auszahlungsvorgangs, können über den Touchscreen abgewickelt werden. Der weltweite Erfolg des Touchscreens basiert darauf, daß der Bediener dieses Mediums micht Schreibmaschine schreiben können muß und auch nicht viel überlegen muß, welche Taste er auf einer Tastatur gerade drücken muß. Der Touchscreen, zeigt immer nur das, was als Alternative gerade in diesem Augenblick zur Eingabe gewählt werden kann. Das ist erstens sicherer, weil weniger Eingabefehler gemacht werden und zweitens ist es natürlich wesentlich schneller. Trotzdem bleibt die Tastatur und die Maus nicht ungenutzt, denn Sie können natürlich auch sämtliche Eingaben auf dem Touchscreen mit der Maus auslösen. Besonders bei der Suche eines Artikels, läßt sich das besser mit der Maus handhaben, weil die verschiedenen Eingaben der Sortierkriterien mit der Maus mindestens ebenso schnell und sicher ablaufen, da die Schaltflächen wegen der Vielzahl relativ klein gehalten werden mußten. Kann ich denn meinen Bildschirm nicht benutzen? Doch! Natürlich können Sie das, aber es ist eben etwas umständlicher und nicht so hervorragend elegant. Zu diesem Zweck gibt es eine Art "Zweite Schaltung", wobei die für Ihre schnellen Eingaben aktiviert und auf allen Masken, auf denen diese zur Verfügung stehen, auch eingeblendet sind. Die

12 Angaben sind dabei farblich abgesetzt und Sie erhalten eine kleine Schablone, die Sie oben auf Ihrer Tastatur über die Funktionstasten F7 bis F12 legen. Die Farben auf der Tastaturschablone stimmen dann mit den farblich abgesetzten Bildschirmelementen überein. Automatik!? 12 A02 Beim Scannen eines Artikels wird dieser gefunden und mit der Menge 1 sofort und ohne weitere Eingaben in den Verkaufsbestand übernommen. Weiteres erfahren Sie unter dem Thema Diese Automatik kann auch, wenn die Menge nicht 1 ist, für einen Vorgang abgeschaltet werden. Sicherheit und Datensicherheit: Hiermit sind zwei Aspekte gemeint. Zum einen muß gewährleistet sein, daß alle Vorgänge permanent abgespeichert werden. Da während jedes Abrechnungsvorgangs eine Verbindung zur Datenbank aufgebaut wird, ist, sofern nicht während eines Abrechnungsvorgangs der Netzstecker rausgezogen wird, sicher gestellt, daß ein Vorgang voll abgespeichert ist. Auf allen Bildschirmmasken kann der Benutzer immer wieder auf einen vorherigen Vorgang zurückschalten um einen Irrtum auszubügeln, wobei auch das Löschen des jeweils zuletzt eingegebenen Datensatzes möglich ist. Hierbei werden natürlich die Mengenverhältnisse in der Artikeldatei immer wieder hergestellt. Während eines Abrechnungsvorgangs wird nur zuerst in eine Temporäre Datei geschrieben. Erst wenn beim Kassiervorgang auf Kasse öffnen geklickt wird, gibt es kein zurück mehr und die temporäre Datei wird inhaltlich auf die Tagesdatei übertragen. Am Tagesende wird dann jeder einzelne kumulierte Tagessatz, der sich aus den vielen Einzelsätzen ergibt in eine Jahresdatei eingeschrieben. Zusätzlich werden alle Tagessätze während der Dauer von. Alles was älter als 10 Tage ist, wird in dieser Datei gelöscht. So läßt sich mancher Vorgang noch für diesen Zeitraum zurückverfolgen. Der andere Aspekt ist der, daß nicht jeder alles darf. In jedem Geschäft gibt es Hierarchien über Inhaber, Geschäftsführer, Abteilungsleiter usw. Der Zugriff auf bestimmte Bereiche ist per Kennziffer geschützt, die bei Anwählen eines solchen Vorgangs abgefragt wird. Dazu gehört z.b. das Zwischenablesen, das Tagesablesen und auch die Eingabe oder Veränderung von Artikeln. Zur Vergabe von eindeutigen Barcode-Nummern ist es oft zweckmäßig, eine meist fünfstellige Artikel-Nummer mit einer oft siebenstelligen Lieferanten-Nummer zu verbinden, wobei dann die 13. Stelle eine Prüfzahl ist. Da diese Lieferanten festgehalten werden müssen, ist im Programm auch eine möglich, die aber ebenfalls nur über die Kennziffern-Barriere erreichbar ist. Ebenfalls ist auch die Basiseinrichtung Ihrer nur mittels der Kennziffer möglich. Und natürlich ist die Änderung einer einmal zu Beginn vergebenen Kennziffer ebenfalls nur möglich unter Verwendung der bisherigen Nr. Was ist, wenn ich mehrere Kassen aufstellen will? Kein Problem! Sie können bis zu 99 Kassen aufstellen und jede mit einer eigenen Kassen- Nummer versehen. Auch diese -Vergabe ist selbstverständlich nur wieder mit der Kennziffer möglich, wobei allerdings das Programm auf jedem P.O.S. gesondert installiert werden muß. (Bei Mehrplatznutzung erwerben Sie hierzu bitte eine Mehrplatzlizenz.)

13 13 A02 Was ist mit der Netzwerkfähigkeit und der Verbindung aller Kassen? In der Regel ist es so, daß bei der Verwendung des Warenwirtschaftsystems BILLING, das Warenwirtschaftssystem irgendwo im Büro steht und dort die Disposition, Verwaltung, Datenbankpflege usw. abläuft. Daher ist in diesem Fall auch die Zentrale Datenbank für dieses Warenwirtschaftssystem dort angesiedelt. Das P.O.S.-Kassenprogramm greift in diesem Fall über das auf diese Datenbank zu betreibt aber lokal eine zweite Datenbank mit den spezifischen Kassendaten, also z.b. nicht den Artikeldaten. Im Fall, daß Sie das P.O.S.-Kassenprogramm ohne das Warenwirtschaftsprogramm betreiben, wird die Datenbank des Warenwirtschaftssystems mitgeliefert und ebenfalls lokal mit dem Computer des Kassenprogramms verwaltet. Im Augenblick ist für mehrere Kassen vorerst eine getrennte Abrechnung vorgesehen, die immer am Ort der Handlung, der Kassenstation vorgenommen werden muß. Es ist aber eine Version des P.O.S. -Kassenprogramms vorgesehen und geplant, die es ermöglicht, vom Büro aus auf alle Kassen zuzugreifen um von dort aus solche Dinge wie Zwischenablesen, Endablesen und Archivieren zentral vornehmen zu können. Dieser Text ist überholt! Das Programm KASS-INFO wurde schon geschrieben, ist aber für die PLUS-Version noch nicht fertig Von der bisherigen Software her ist diese Vernetzung grundsätzlich schon möglich, aber noch nicht sinnvoll, da hierzu eine neue Software hinzukommen muß, die diese "Zentralverwaltung Kassen" mit allen anfallenden Problemstellungen erkennt und alle Lösungen liefert. Ein paar Worte zum Bon-Drucker und zur Kassenschublade: Der Kassenbon hat eine Breite von ca. 70 mm und macht bequem die Auflistung aller nötigen Angaben möglich. Der Drucker ist entweder ein sog. Nadeldrucker. oder auch Thermodrucker. Die verschiedenen MwSt-Beträge wie auch die in diesen Sparten aufgelaufenen Umsätze werden dargestellt. Rabatte, sowohl auf den einzelnen Artikel, wie auch auf einen ganzen Abrechnungsvorgang sind möglich, wie folgendes Beispiel zeigt:

14 14 A02 Rechnen Sie bitte nach... Stimmt s nicht? Haben Sie auch die 10% Rabatt berücksichtigt? Ein einfaches, nicht farbiges Firmenlogo kann dargestellt werden, das heißt also, daß der Drucker grundsätzlich graphikfähig ist, aber eben den Einschränkungen unterliegt, die sich aus der Nadeldrucktechnik ergibt. Beim Thermodrucker ist das Bild besser. Das Einbinden eines solchen Logos wird unter Drucklogo erläutert. Bei der Kassenschublade wird diese durch einen Strom-Impuls auf einen Magnetschalter geöffnet, der vom Drucker geliefert wird nachdem das Programm ein bestimmtes Signal zum Drucker gesendet hat. Deswegen ist der Drucker direkt mit der Kassenschublade per Kabel verbunden.

15 15 Zur Installation sind einige Dinge wichtig und müssen berücksichtigt werden. Wir empfehlen für unser Programm ausdrücklich Bondrucker von EPSON, die einen hohen Standard aufweisen. Bei diesen Druckern befindet sich auf der Unterseite ein Slot zum Einstecken eines von der Kassenlade kommenden Kabels mit Stecker. Kann der Stecker an einem anderen Drucker (als EPSON) nicht eingesteckt werden, gibt es keinen Impuls und die Kasse kann vom Programm nicht geöffnet werden. A03 3. Netzwerk mit BILLING Diese Abhandlung ist besonders wichtig, wenn Sie das POS-Programm zusammen mit dem Programm BILLING und einem zentralen Server verwenden wollen. Hierbei müssen bestimmte Konventionen eingehalten werden, die Sie hier nachlesen können. Aber noch eine wichtige Vobemerkung zu POS-PLUS: Alles was hier im Folgenden gesagt wird, ist in bezug auf die ältere Version geschrieben worden. Wenn Sie ein Update erworben haben, so mag der Vergleich von alt auf neu wichtig für Sie sein. Besser aber ist es, wenn Sie jetzt, nach kurzem Überfliegen dieser Zeilen umschalten und zum Thema Datensicherung springen, weil dort schon die neuen Verhältnisse unter POS-PLUS und auch BILLING-PLUS aufgeführt sind: Alle Daten zu diesem Programm sind in einer Datenbank gespeichert. Der Name dieser Datei ist Kienzle.Mdb, wobei das mdb für Microsoft Data Base steht. Es handelt sich um eine Microsoft Access-Datenbank. Damit das Programm beim Start, sofort diese Datenbank findet, holt es sich in einer speziellen kleinen ASCII-Datei, die nur einen einzigen Datensatz enthält, den gerade aktuellen Pfad zu dieser Datei. Dieser Pfad, der in dieser Datei angegeben ist, lautet bei einer normalen Installation: C:\DUVESALE\BILLINGD\Data\Kienzle.mdb Diese kleine ASCII-Datei, in der dieser Pfad gespeichert ist, heißt: C:\DUVESALE\BillingD\InstIniLic\DUVEBill.INI Wenn Sie bei der Installation alle vorgegebenen Pfadparameter unverändert übernommen haben, so haben Sie genau diese Verhältnisse. Im Fall, daß Sie das Programm aber an einer anderen Stelle installiert haben, so kann das Programm die Datenbank beim Erststart nicht finden. Sie erhalten eine entsprechende Fehlermeldung und das Programm verzweigt zu einem kleinen Unterprogramm, in dem Sie den richtigen Pfad, so wie Sie ihn bei Ihrer Erstinstallation vorgegeben hatten, einstellen können indem Sie sich, ähnlich wie beim Explorer zu der gültigen Datenbank vorhangeln können. Ist das dann geschehen, werden im ganzen Programm BILLING diese neuen Verhältnisse übernommen und auch bei einem nächsten Start findet das Programm den dann richtigen Eintrag

16 in der DUVEBill.INI. P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 16 A03 Sie sehen also, daß die Datenbank grundsätzlich irgendwo liegen kann, man muß es dem Programm nur eben einmal mitteilen, wenn der Standort von der Norm abweicht. Im Umkehrschluß dieser Ausführungen heißt das natürlich, daß wenn Sie das Programm auf einem zweiten Rechner, der per Netzwerk mit einem ersten Rechner verbunden ist noch einmal installieren, so geben Sie dort im Programm, wo dann auch ähnliche Verhältnisse vorherrschen, wie bei der Erstinstallation, aber jetzt den Pfad zu der Datenbank an, die Sie als einzige Datenbank im Netzwerk betreiben wollen. Auf diese Weise können grundsätzlich mehrere Arbeitsplätze eingerichtet werden, wobei jedesmal das Programm dort einmal normal installiert werden muß und dann im Anschluß daran der richtige Pfad zu der als Server fungierenden Datenbank eingerichtet werden muß. Wir erlauben uns allerdings die Anmerkung, daß bei jeder Neuinstallation die Zeitbegrenzung von 60 Tagen gültig wird und nur mit einer Lizenznummer freigegeben werden kann. Bitte sprechen Sie uns an, wegen der Sonderkonditionen, bei Mehrfachinstallationen zu dieser Lizenz. Aber noch eine ganz wichtige Angelegenheit müssen Sie bei jeder Neuinstallation berücksichtigen: Lesen Sie bitte auch noch einmal die Liesmich.txt-Datei, die wir Ihnen für die Erstinstallation mitgeliefert haben. Der Einfachheit halber haben wir die wichtigsten Passagen zu diesem Thema hier noch einmal einkopiert: In dieser Datei erhalten Sie Instruktionen, die beim Installieren des Programms 'BILLING' zu beachten sind: Bitte u n b e d i n g t (!!!) vor der Installation zu 'BILLING' durchlesen und verstehen! Das Programm 'BILLING' arbeitet zusammen mit einer Access-Datenbank von MICROSOFT mit der Bezeichnung KIENZLE.MDB Es muß sichergestellt sein, daß 'BILLING' diese Datei ohne Schwierigkeiten findet. Bei der Erstinstallation des Programms sind alle Parameter während der Installation so vorgegeben, daß diese Voraussetzungen erfüllt sind, sofern Sie nichts an der Konfiguration geändert haben. In diesem, also unveränderten Fall finden Sie die folgende Verzeichnisstruktur vor:

17 17 A03 (Achtung, statt früher DUVESoft ist die Verzeichnisbezeichnung jetzt DUVESALE mit den beiden Unterverzeichnissen BILLINGD und POS) Und noch etwas!! Bei den oben und nachfolgenden angezeigten Bildern und Aufstellungen handelt es sich noch um die ältere Normalversion. Im Rahmen der Installation der Plusprogramme finden Sie unter C:\ etwas andere Verhältnisse vor, die für BILLING-PLUS und POS-PLUS immer den Kopfpfad: DUVESALEBILPL oder DUVESALEPOSPL aufweisen. C:\ DUVESALE BillingD Programm Billing.exe (*)

18 Data Datenbank Kienzle.mdb InstIniLic ASCII-Datei DUVEBIL.INI Reports Alle Reports, also Druckdateien 18 A03 Sitedata -Bilder Alle für das Programm und fürs Internet benötigten Bilddaten (jpg etc.) - Files Alle sonstigen fürs Internet benötigten Dateien z.b. HTML-Files oder eine andere Datenbank nach Selektion. Damit das Programm 'BILLING' richtig läuft, muß es an der mit einem Sternchen (*) bezeichneten Stelle installiert werden: Während der Installation werden dann alle anderen Strukturbereiche, wie hier angezeigt, automatisch richtig angelegt. In diesem Verzeichnis befindet sich übrigens auch diese Hilfe-Datei, die den Namen BILLINGH.HLP trägt. Diese können Sie durch Doppelklick darauf direkt aus Windows heraus starten. Das Programm braucht dazu nicht geladen zu sein. Wenn Sie bei der Installation zu BILLING eine andere Bezeichnung in der Pfadvorgabe gewählt haben, so müssen Sie die hier gezeigte Struktur analog beibehalten. Setzen Sie dann gedanklich statt 'DUVESALE' den von Ihnen gewählten Verzeichnisnamen und den entsprechenden Laufwerksbuchstaben ein. Bei Nichteinhalten dieser Vorgaben, werden Sie das Programm 'BILLING' nicht starten können und erhalten entsprechende Fehlermeldungen. Die Dateinamen Kienzle.mdb und BILLING.EXE dürfen nicht verändert werden Wir wiederholen also noch einmal: Es ist wichtig, daß das Programm zu jeder Zeit genau 'weiß', wo sich die dazugehörende

19 Datenbank befindet. P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 19 A03 Arbeiten Sie in einem Netzwerk, so müssen alle dezentral auf verschiedenen Rechnern installierten BILLING-Programme alle und jedes für sich ebenfalls 'wissen' wo diese zentrale Datenbank zu finden ist. Da der Pfad aber von verschiedenen Rechnern aus sehr unterschiedlich bezeichnet sein kann, denn die Laufwerke haben unterschiedliche Bezeichnungen relativ zum Standort, gehört zu jedem installierten Programm auch eine installierte DUVEBil.INI Datei. Diese wird automatisch während der Installation angelegt, beinhaltet aber dann natürlich in jedem Fall und immer zu Beginn den falschen, weil hier ungültigen, Pfad. Dieser muß bei jeder Installation individuell einmal eingestellt werden. Sie sollten sich eine kleine Skizze anfertigen, nach der Sie vorgehen, damit gewährleistet ist, daß Sie auch von jedem Computer aus auf ein und die selbe Datenbank zugreifen. Es gäbe ein Chaos, wenn das nicht der Fall wäre!!! Wollen Sie einmal erneut etwas ändern wollen, so können Sie das jederzeit tun. Zum Deinstallieren jedes Programms ist im Hauptverzeichnis, direkt unter BILLINGD auch das Deinstallationsprogramm UNWISE.EXE mit der dazugehörenden LOG-Datei gespeichert. Mit einem Doppelklick auf UNWISE.EXE deinstallieren Sie das Programm. Um also eine Serverfunktion zu erreichen, müssen Sie 2 Dinge tun: a) Machen Sie sich eine kleine Planung über Ihre lokalen Verhältnisse, um zu wissen, was, wohin soll und wie jeder andere User Zugriff bekommen kann. Dazu müssen Sie alle Zugriffsbuchstaben der verschiedenen Rechner zu dem Server-Rechner, bzw. der Datenbank genau kennen. Das ist meist Sache des Systemeinrichters, der das Netzwerk eingerichtet hat und den sollten Sie fragen. Sofern Sie einen Administrator haben, so weiß dieser Fachmann natürlich auch, wie Ihre Datenverhältnisse sind. b) Wenn also die Datenbank von 'BILLING' von verschiedenen Rechnern Ihres Netzwerkes zugänglich sein soll, so müssen Sie das Laufwerk, auf das zugegriffen werden soll, freigeben. Damit Sie sicher sind, daß auch wirklich von allen Rechnern auf die einzig richtige Datenbank zugegriffen wird, sollten Sie einen Kontrollsatz am Server-Standort verändern z.b, mit der Eingabe von an irgendeiner Stelle in einer Datei und diese Kontrollziffer müssen Sie dann von allen Rechnern aus sehen. Und noch eine Sache! Selbstverständlich können Sie die auf den verschiedenen Rechnern zusätzlich installierte, aber nicht genutzte Datei Kienzle.mdb, die einige MB enthält und auch alle Reportdateien (ca. 2,5 MB) insgesamt, löschen. Dann kann es auch nicht zu Verwechselungen kommen. Nur auf dem Server, da muß alles hübsch bleiben wo es ist. Und noch eine Bemerkung: Es mag für Sie aus organisatorischen Gründen ratsam sein, daß Sie einen zentralen Server benutzen wollen, weil der z.b. immer durchläuft und daher morgens schon für jederman bereitsteht.

20 20 Da es möglicherweise nicht funktioniert, oder nicht sinnvoll ist, dort das Programm zu installieren, können Sie jedoch die Datenbank etc. dorthin auslagern... ABER dabei müssen Sie unbedingt darauf achten, daß alle oben in GRÜN dargestellten Verzeichnisse gänzlich übertragen werden. Lediglich das Verzeichnis 'InstIniLic' braucht nicht, ja darf nicht übertragen werden. Die Verzeichnisse Sitedata brauchen Sie nur auf den Server legen, wenn Sie auch Bilder und Internetfiles zentral lagern wollen. Ihr Server könnte also so heißen: Am allerbesten ist es, dass Sie das ganze Programm auf dem Server installieren und so automatisch alles am richtigen Ort haben. Beim Zugriff auf den Server z.b. vom Büro aus mit einer dort ebenfalls installierten Version, stellen Sie von dort aus den Zugriff zum Server ein. BILLINGHptServer A04 [ BillingD ]...könnte entfallen Programm Billing.exe (*) Data Datenbank Kienzle.mdb InstIniLic ASCII-Datei DUVEBIL.INI (bleibt am alten Standort) Reports Alle Reports, also Druckdateien Sitedata nur im Bedarfsfall auslagern... -Bilder Alle für das Programm und fürs Internet benötigten Bilddaten (jpg etc.) (indiv. Zugriff v. jedem Arbeitsplatz aus dem Artikelsamm heraus...) - Files Alle sonstigen fürs Internet benötigten Dateien z.b. HTML-Files oder eine andere Datenbank nach Selektion. (Wird nicht von Billing direkt benutzt...) Aber Achtung! Nach dem Auslagern der Datenbank usw. müssen Sie das jedem der beteiligten BILLING-Programme (und auch evtl. einem benutzten P.O.S.-Programm) auf jedem der Computer mitteilen, indem Sie oben im Hauptmenü die veränderte Pfadbebezeichnung genau vorgeben.

21 4. Ersteinrichten von P.O.S. 21 A05 Bei diesem Thema gehen wir davon aus, daß Sie das Programm richtig installiert haben und dadurch überhaupt erst auf diese Hilfeseite kommen können. Bevor Sie nun zur Anwendung des Programms kommen, müssen Sie einige Datenverhältnisse einrichten, die ganz individuell nur von Ihnen vorgenommen werden können. Die Zusammenhänge hierzu aber müssen Sie zuerst kennen lernen und dazu müssen Sie Häppchenweise vorgehen. Diese Kenntnis zu erlernen setzt einen gewissen "Fahrplan" voraus, der Sie möglichst schnell an Ihr Ziel bringt. Zu dem abzuarbeitenden Lernpensum finden Sie hier eine Reihenfolge, an die Sie sich halten können. Sie können direkt von hier aus auf die verschiedenen Themen klicken um dort weiter zu lesen und dann mit der "Zurück-Taste" am oberen Rand der Hilfe-Maske wieder hierher zurückkommen um hier weiter zu lesen. Wir raten Ihnen dazu, zuerst einmal unser Tutorial durchzulesen. Dieses Tutorial baut auf dem Datenbestand auf, der Ihnen auf der CD mitgeliefert worden ist. Sie brauchen die dort vorgeschlagenen Arbeiten noch nicht durchzuführen, aber Sie sollten schon wissen, was dort vorgesehen ist. Diese wenigen Artikel zur Nutzung des Tutorials können Sie später, wenn Sie sich eingearbeitet haben, wieder herauslöschen. Achten Sie aber bitte darauf, daß Sie in den Stammdatendateien, "Artikel" und "Lieferanten" immer zuerst wenigstens einen neuen für Sie aktuellen Datensatz angelegt haben. Das heißt, daß Sie vermeiden sollen, eine völlig leere Artikel- oder Lieferantendatei in Ihrem P.O.S.-System zu haben. Hier könnte es möglicherweise dann Probleme geben, da alle Funktionen des Programms natürlich davon ausgehen, an bestehenden Artikeldaten (und damit hängen die Lieferanten-Nummern zusammen) Veränderungen vorzunehmen. Also, Sie haben das Tutorial durchgelesen, jetzt geht es ans Einrichten. Hierzu gehören folgende Arbeiten: 1.) Lesen Sie "Kassenprogramm P.O.S. allgemein". 2.) Anlegen von Lieferanten 3.) Anlegen von Artikeln 4.) Einrichten von Firmendaten 5.) Inventur, bzw. Artikelmengeneingabe. 6.) Einrichten eines Bon-Druckers 7.) Einrichten der Kassenschublade 8.) Einrichten eines Zeilendisplays 9.) Einrichten einer Kennzahl für befugte Personen. 10.) Ein Logo für den Drucker einbinden 11.) Funktionstasten ja oder nein Nachdem Sie nun alle diese Arbeiten durchgeführt haben, können Sie mit dem Tutorial beginnen und alle darin enthaltenen Schritte durchführen. Das Tutorial ist so aufgebaut, daß Sie danach Ihr P.O.S.-Programm beherrschen und ggf. Ihr Personal gezielt schulen können. Ergeben sich weitere Einzelfragen, so drücken Sie irgendwo die F1-Taste und es wird Ihnen eine kontextbezogene Hilfeseite angeboten. Die Möglichkeit, eine Rechnung statt eines BONs auszudrucken wurde, wie auch das Anlegen eines Kundenstammsatzes innerhalb dieses Tutorials nicht benannt.

22 Um auch die Vorgehensweise dazu festzustellen lesen Sie bitte unter diesen Themen nach: Druck einer Rechnung mit oder ohne Kundenbezug Druck des letzten Abr.-Vorgangs wiederholen 22 A05 5. Schneller Einstieg. (Tutorial) Damit die Testbarcodes verwendet werden können, sollten Sie diese Seiten in einer guten Qualität ausdrucken, damit der hier gedruckte Barcode von einem angeschlossenen Handscanner gut gelesen werden kann. Für diese Testzwecke werden nur 4 Barcodes angegeben. Siehe unten. Zum Thema Barcode-Etiketten ausdrucken finden Sie ein neues Modul unter POS-PLUS, mit dem Sie Ihre eigenen Barcodes direkt aus der Artikeldatei heraus ausdrucken können. Bitte lesen Sie nach unter: Barcodes als Etiketten drucken. Die restlichen Seiten dieses Tutorials sollten Sie sich zuerst einmal in Ruhe durchlesen, damit Sie ungefähr abschätzen können, wie lange Sie daran sitzen. Alle auszuführenden Handlungen haben wir in Kursivschrift fett gedruckt, damit Sie diese Stellen sofort erkennen können. Damit Sie schnell die wichtigsten Funktionen kennen lernen, bieten wir Ihnen hiermit eine Methode an, diese Funktionen systematisch durchzugehen. Damit diese ersten Schritte auch wirklich funktionieren, müssen wir mit Ihnen folgende Vereinbarung treffen: Folgender Zustand muß vorherrschen: 1.) Das Programm muß korrekt installiert sein. 2.) Die wenigen mitgelieferten Testartikel haben Sie noch nicht gelöscht. 3.) Davon sind 5 Artikel mit folgendem Barcode versehen: Ein Päckchen P&S-Zigarettten Pinacle Golfbälle, 3 Stck.

23 23 A05 HP Farbcartridge Modellauto Metallworks USB-Adapter Nochmals Zigaretten, aber mit schlechtem Barcode 4.) Sie sollten mindestens einen Lieferanten mit einer 7-stelligen Lieferanten-Nummer angelegt haben, sofern Sie die Testlieferanten schon gelöscht hatten. 5.) Wenn Sie schon eine Kennziffer vergeben haben so halten Sie diese bereit. Wenn nicht und es ist noch eine im System, die von uns angelegt war, so ist es die Nummer "12345" 6.) Wenn Sie mit einem Kunden-Zeilendisplay arbeiten, so sollte dieses schon korrekt angeschlossen sein. (Schnittstelle muß klar definiert sein. Ggf. nachlesen unter Com-Dialog- Maske für Kundendisplay.) 7.) Ein Barcodescanner sollte ebenfalls korrekt installiert sein.

24 8.) Ein Bondrucker sollte installiert sein und angeschaltet sein. (Drucker...) 24 A05 9.) Eine Kassenschublade sollte über ein Kabel mit dem Steckkontakt unter dem Bon-Drucker verbunden sein. 10.) Im Datenbestand bei Erstinstallation haben wir ein Firmenlogo für den Ausdruck auf dem Bondrucker in der Datei, das natürlich mit Ihrer nicht übereinstimmt. Für Testzwecke können Sie das jetzt so belassen. Wenn Sie das ändern wollen, so lesen Sie bitte nach unter Firmenlogo auf dem Bondrucker. 11.) Wenn Sie schon einen Touch-Screen benutzen so gilt hier folgende Sprachregelung: Klicken heißt, daß Sie entweder mit der Maus auf ein Kontroll-Element klicken, oder mit der Fingerspitze. Drücken bedeutet immer daß Sie eine Taste Ihrer Tastatur drücken. Es gibt viele Situationen, wo beides parallel möglich ist. 12.) Entscheiden Sie, ob Sie die F-Tasten verwenden wollen, oder nicht. siehe dazu das Thema: Funktionstasten. A. Grundsätzliche Vorbereitungen nach erstem Programmstart: Das Programm ist nur für den Einzelhandel vorgesehen, was bedeutet, daß alle Preise die MwSt enthalten und auf einem BON-Druck die enth. MwSt entsprechend ausgedruckt wird. 1.) Starten Sie das Programm. Sie werden gefragt ob die vorgegebene Wechselgeldsumme so bleiben soll, oder ob Sie diese ändern wollen. Antworten Sie entsprechend. Für dieses Tutorial sollten wir gleiche Verhältnisse haben. Geben Sie bitte 500 Euro ein. Lesen Sie ggf. eben unter Wechselgeld nach. 2.) Legen Sie eine Kassen-Nummer fest, die gültig bleiben soll. Lesen Sie ggf. eben unter Kassen- Nummern-Verwaltung nach und kommen dann hierher zurück. 3.) Das Zeilendisplay sollte jetzt die Kassen-Nummer anzeigen und sich mit "Guten Tag" melden. 4.) Auf der Bildschirmmaske befindet sich links ein kleines grünes Feld, auf dem Sie sehen, welcher Drucker gerade für Ihr System als Standarddrucker festgelegt ist. Ist das nicht der BON- Drucker, so müssen Sie diesen als Standarddrucker festlegen. Bitte nachlesen unter : Drucker festlegen. 5.) Bei einem Artikel haben wir einen falschen MwSt-Satz enthalten, den wir ändern. Lesen Sie bitte nach unter Zentrale Artikeldatei, wo dieses Thema mit behandelt ist. Was wollen wir jetzt machen? Mit den oben abgebildeten Barcodes und auch auf andere Weise wollen wir ca. 10 Artikel an einen Kunden verkaufen. Dazu stellen wir uns folgendes Szenario vor: (Bitte jetzt hier noch nichts

25 eingeben, das folgt erst etwas weiter unten...) 1.) Wir geben zwei Artikel ein. Nach der Eingabe der ersten zwei Artikel sagt Ihnen der Kunde, daß er diese Artikel irrtümlicherweise aus dem Regal genommen hat und Sie löschen diese beiden wieder, indem Sie einfach aus dem Programmteil zurück zur Hauptmaske gehen beobachten aber, was mit den Verfügbaren Mengen passiert. 2.) Für Demozwecke nehmen wir an er sagt uns, daß er diese doch nimmt, also das ganze noch einmal vorn vorne. 3.) Bei den ersten 4 Artikeln handelt es sich um jeweils ein Stück. 4.) Dann werden gleich mehrere eines Artikels verkauft. 5.) Nachträglich fragt Sie der Kunde, ob er denn bei dieser Menge nicht einen kleinen Rabatt darauf bekommen kann. Da die Menge schon gebucht ist, (Zeilendisplay einsehen und Aufrechnungsbetrag ) löschen Sie die letzte Zeile. 6.) Sie ändern eine kleine Einstellung. Scannen den Artikel noch einmal, geben einen Rabatt ein. 7.) Einige Artikel haben noch keinen Barcode und Sie müssen diese Artikel gezielt suchen. 8.) Auf einem Artikel ist der Barcode so schlecht, daß Sie diese Barcodenummer von Hand eingeben müssen. 9.) Wir nehmen jetzt 2 Artikel (Bücher) mit unterschiedlichen MwSt-Sätzen. Einen davon hatten wir vorher oben geändert. Es war ein Computerbuch. Für diese Artikel haben wir keine Barcodes vergeben, also holen wir diese Artikel aus der Suchmaske unter Verwendung eines Suchkriteriums. 10.) Wir schließen den Einkauf ab. 11.) Der Kunde bittet wegen der großen Menge und Barzahlung noch einmal um einen sog. Kassenrabatt, der auf die ganze Betragssumme gewährt werden soll. 12.) Der Kunde möchte mit Creditkarte zahlen, Sie stellen aber fest, daß diese abgelaufen ist und er wird den Betrag nun bar zahlen. Er zahlt mit einem runden Betrag, der über dem Wert liegt, sie geben aber versehentlich zu wenig ein, worauf sich das System sperrt. 13.) Sie korrigieren diese Eingabe. 14.) Sie öffnen die Kassenschublade. 15.) Sie vereinnahmen das Geld und drucken einen Kassenbon aus. 25 A05 16.) Dem Kunden flattert vor Ihrer Haustüre der Kassenbon in den Main oder Rhein und Sie drucken den Bon gleich noch einmal aus, bevor ein anderer Kunde etwas gekauft hat

26 26 A05 17.) Ein nächster Kunde kommt mit einer früheren Rechnung Ihres Hauses und möchte diese über Ihre Kasse bezahlen. Sie vereinnahmen den Betrag. 18.) Der Briefträger kommt mit einer Nachnahme, die Sie aus der Kasse bezahlen. 19.) Sie drucken den vorletzten Vorgang noch einmal aus. 20.) Sie machen eine Zwischenablesung des bisherigen Kassenstandes und simulieren eine Übergabe an eine andere Person an der Kasse. 21.) Die Putzfrau bekommt für Ihre Dienstleistung, es ist Freitag, den Wochenlohn aus der Kasse bezahlt. 22.) Sie beenden den Tag, indem Sie den Abschluß machen. 23.) Sie versuchen, für diesen Tag noch einmal einen Umsatz einzugeben. Dabei haben Sie Schwierigkeiten 24.) Sie haben bei der Kassenabrechnung gezählt und wollen den Tag noch einmal Revue passieren lassen, denn der Geldbetrag stimmt nicht. 25.) Sie löschen die eingegebenen Daten aus der Tagesdatei, damit diese Ihre spätere richtige Übersicht nicht beeinträchtigen. Beginnen wir also: 1.) Klicken Sie auf der Hauptseite auf "Verkauf" und die Eingabemaske öffnet sich. Der Cursor steht im Feld für die Eingabe. Scannen Sie den Artikel mit der Barcode-Nummer von der ausgedruckten Hilfeseite mit Ihrem Handscanner. Während des Scannvorgangs beobachten Sie bitte das nur kurz auftauchende Feld unten mit der eingeblendeten Verfügbarkeitsmenge, hier mit z.b. 11 angegeben, und notieren Sie sich diese Menge.

27 27 A05 Sie sehen, daß der Artikel sofort in die obere Anzeige übernommen wird. Die Menge wurde automatisch mit 1 angesetzt, was Sie in dem blauen Bereich oben sehen können. Der aktuelle Verkaufswert befindet sich in der rot unterlegten Spalte. Jetzt wiederholen Sie den Vorgang noch einmal und sehen wieder auf die Verfügbare Menge und Sie werden sehen, daß diese jetzt um 1 Stück reduziert angezeigt wird. Sie sehen also, daß sobald die Artikel in die obere Maske eingespeichert werden, der Warenbestand im Lager, in diesem Fall bei der automatischen Übernahme mit der Menge 1 ausgebucht wird. Da Sie jetzt zweimal gebucht haben, ist der Bestand jetzt um 2 Stück runtergegangen. Das sehen Sie erst, wenn Sie wieder den selben Artikel noch einmal scannen würden. 2.) Nun wollen wir aber, gemäß unserer Szenario-Vorgabe, beide Artikel gar nicht mehr verkaufen und alles rückgängig machen. Klicken Sie deswegen auf die angedeutete F12-Schaltfläche oder aber, wenn die F-Tasten aktiviert sind, drücken Sie die F12-Taste. Sie sehen, daß das Programm auf die Anfangsmaske zurückspringt und Sie einen neuen Verkaufsvorgang starten können. Tun Sie das, also klicken Sie noch mal auf "Verkauf". Scannen Sie jetzt den ersten Artikel Ihrer ausgedruckten Liste noch einmal. Prüfen Sie die kurz auftauchende verfügbare Menge und überzeugen Sie sich davon, daß tatsächlich die beiden oben runtergebuchten Artikel wieder zurückgebucht worden sind. Das nur zu Ihrer Erkenntnis. 3.) Scannen Sie jetzt den 2., 3. und 4. Artikel mit den Barcode-Nummern, wie auf Ihrem Ausdruck angegeben. 4.) Beim nächsten Artikel, der Barcode-Nummer hat Ihnen der Kunde gleich 10 Stück davon auf den Ladentisch gestellt. Jetzt haben Sie die Wahl, entweder alle 10 Artikel Stück für Stück einzeln zu scannen, was möglich ist, Ihren Kassenzettel aber sehr lang werden läßt. Andererseits aber haben Sie eine Möglichkeit, diese andere Stückzahl als 1, die sonst automatisch festgelegt wird, dem Verkaufsvorgang mitzuteilen. Das geschieht ganz einfach dadurch, daß Sie statt den Artikel zuerst zu scannen jetzt zuerst innerhalb des Zahlenblocks nacheinander auf die 1 und die 0 klicken, also eine Menge von 10 vorgeben. Das bewirkt, daß der Computer gewissermaßen angehalten worden ist und Sie jetzt auch noch Gelegenheit haben, einen Rabatt einzugeben. Eine halbe Sekunde nach einer solchen Eingabe von Menge oder Rabatt-Prozentzahl springt der Cursor zurück in das Scanfeld für den Bar- oder EAN-Code. Das tut er aber immer wieder, auch wenn Sie nocheinmal eine Zahl über die Zahlentastatur auf dem Bildschirm eingeben. Lesen Sie ggf. dazu einmal nach unter Eingabe Verkauf Erst jetzt scannen Sie den Barcode. Sofort, ohne weitere Verzögerung wird der Artikel in die Zwischendatei übernommen und oben im blauen Bereich angezeigt. Stückzahl und ggf. Rabatt wurden übernommen.

28 28 A05 Ein kleiner Nachteil dieser Mengeneingabe vor dem Scanvorgang besteht darin, daß Sie keine Mengenangabe des Lagerzustands haben, da der Artikel ja noch gar nicht gefunden worden ist, von dem Sie 10 Stück verkaufen wollen. Nach dem Scannen wird dieser Lagerbestand aber ganz kurz angezeigt und Sie sehen hier die verfügbare Menge mit einem roten Ausrufungszeichen neben diesem Feld, wenn der verfügbare Lagerbestand = 0 oder im Minus ist. Für Sie immer ein Zeichen, daß mit Ihrer Lagerbuchung, bzw. mit Ihrem Bestand etwas nicht stimmt, denn der Kunde hat ja offensichtlich einen Artikel in einer Menge auf den Ladentisch gelegt, die noch vorhanden war. Aber, wie gesagt, das wird nur ganz kurz angezeigt. Der Gesamtbetarg dürfte jetzt bei 296,96 stehen, wie Sie unschwer auf der oberen blauen Fläche in der roten Spalte in der letzten Zeile sehen. Und, was ebenfalls wichtig ist, festzustellen, der Cursor steht wieder im grünen Feld und ist bereit für den nächsten Scanvorgang. Anmerkung: Da unsere Programme auch in der ersten Urform immer wieder Grundlage für Verbesserungen gewesen sind und auch durch die Umstellung auf den EURO kann es sein, daß die hier angegebenen Zwischensummen nicht mit Ihren Tutorial.Ergebnissen übereinstimmen, da sich die Basiswerte möglicherweise verändert haben. 5.) Nun kommt die Rabattfrage, die Ihnen der Kunde stellt und Sie ärgern sich, daß er das nicht gleich getan hat. Aber das macht keine Schwierigkeiten. Sie löschen die letzte Zeile einfach aus dem Verkaufsvorgang heraus. Klicken Sie dazu auf die gelbe Schaltfläche "Letzte Zeile storno" und schon ist die gesamte Menge der letzten Zeile herausgelöscht...und natürlich wurde auch der Lagerbestand bereinigt. 6.) Geben Sie wieder vor dem Scanvorgang die Menge 10 ein. Jetzt aber, nachdem Sie die Menge 10, wie vorher auch eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Prozentzeichen über dem das Wort "Rabatt" steht. Diese Schaltfläche wird in diesem Moment statt Grau Grellrot und das Zielfeld für eine Zahlen-Eingabe, evtl. auch mit einem Komma aufnahmebereit. Geben Sie jetzt über die Bildschirmtasten oder die Tastatur ein 5,3 ein, damit Sie sehen, daß Sie auch krumme Werte eingeben können, und scannen danach den Artikel einmal. Aus dem vorherigen Betrag von 296,96 sind jetzt 283,69 geworden, also 13,27 weniger. Der Einzelpreis dieses Artikels war 25,03, wie Sie in der nach oben übernommenen letzten Zeile sehen können bei 10 Stck sind das 250,30 und davon 5,3% sind eben 13,2659 aufgerundet auf 13,27. Der Rabattsatz ist übrigens oben mit eingeblendet, der Rabattbetrag allerdings wird beim Positionsrabatt nur indirekt durch das geringer ausfallende Ergebnis zum Ausdruck gebracht. 7.) Der Kunde legt Ihnen zwei Fläschchen mit Kölnisch Wasser auf den Tisch, auf dem aber kein Barcode angebracht ist und die Schachtel auch fehlt. Klicken Sie bitte auf die Schaltfläche "Artikel suchen". Es öffnet sich eine andere Maske, die Ihnen die gesamte Artikeldatei in numerisch aufsteigender Artikelnummer-Reihenfolge anzeigt. Der letzte Artikel auf der Maske ist hier schon der gesuchte Artikel, aber Sie können mit den Schaltflächen Rechts rauf und runter

29 29 scrollen. Wichtig ist nur, daß der tatsächlich gewählte Artikel angeklickt werden muß, damit dieser in die unten angegebene Anzeigefläche übernommen wird. Klicken Sie jetzt auf den gesuchten Artikel der die Artikelnummer 4711 hat. Geben Sie nun die Menge 2 ein und drücken Sie wieder die Entertaste. A05 Jetz nehmen wir noch einen Artikel, der nach Ansicht des Ladeninhabers überhaupt nicht zum Bestand gehört, ja eigentlich gar nicht verkauft werden soll. Es ist ein altes Bild, das an der Wand hing. Der Kunde möchte es gerne haben und ist bereit dafür zu zahlen und er will es aber auch auf der Rechnung haben. Der Ladeninhaber gibt nach, glaubt aber, daß er dafür auf keinen Fall die MwSt zahlen muß. Er hat für einen solchen Fall extra einen freien Artikel ohne MwSt angelegt, den er hier verwenden zu können glaubt. Deswegen hat er im Artikelstammsatz statt der 1 oder 2 eine 0 eingetragen, was bedeutet, daß eine MwSt nicht als enthalten ausgewiesen werden wird. Diese Vorgehensweise hier ist nur für Testzwecke dargestellt und mit den bestehenden Gesetzen natürlich nicht konform. Wir wollten Ihnen nur zeigen, was geschieht, wenn...denn es könnte ja tatsächlich sein, daß ein Artikel z.b. an eine Behörde oder die Bundeswehr ohne jegliche Mwst-Ausweisung zum Verkauf gelangt. Aber bitte, wir sind keine Steuerexperten. Und Sie müssen, wenn Sie die im Artikelstamm automatische Vorgabe 1 auf 0 setzen auch selber dafür die Verantwortung übernehmen. Wir müssen diese Routine aber möglich machen, denn es könnte ja sein, daß unser P.O.S.-Kassenprogramm auf einem Kreuzfahrtschiff eingesetzt wird und da wird sicherlich keine MwSt berechnet werden. Klicken Sie also bitte wieder auf "Artikel suchen" und wählen Sie in der Folgemaske den "Artikel ohne MwSt" Dieser hat einen Preis von 25,- und deswegen geben Sie die Stückzahl 8 ein. Der Rest wie oben...entertaste. Wie Sie sehen, ist der Betrag angekommen und in den Spalten der MwSt steht 0 8.) Bei einem schlecht gedruckten oder unleserlich gewordenen Barcode müssen Sie die Möglichkeit haben, den Barcode auch von Hand einzugeben. In der gedruckten Liste haben Sie einen solchen Fall. Versuchen Sie es einmal, evtl. klappts, wenn der Scanner sehr gut ist dann geht es, sonst können Sie sich vergeblich abmühen. Sollten Sie Erfolg haben so löschen Sie diese letzte Zeile bitte wieder heraus, denn wir wollen ja eine manuelle Eingabe machen. Klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "man. Barcode eingeben". Diese Schaltfläche wird nun rot und die vorherige grüne ist jetzt grau. Der Cursor steht schon im oberen Feld und Sie können sofort die Zahlen des Barcodes mit eingeben. Übrigens, manchmal stehen einzelne Zahlen auch links oder rechts von dem eigentlichen Strichcode. Diese gehören immer mit dazu!! Um nun den Suchvorgang auszulösen, müssen Sie dem Computer mitteilen, wenn Sie mit Ihrer Eingabe fertig sind. Klicken Sie also rechts unten auf die selbe Schaltfläche, die aber jetzt, nach Eingabe einer ersten Zahl auf den Text "Start Suche" gewechselt hat...und der betreffende Artikel, hier wieder die Zigaretten, wird Ihnen angezeigt. Die Schaltfläche trägt jetzt die Aufschrift "Bitte Menge eingeben" und der Cursor blinkt schon im Mengenfeld. Geben Sie hier eine 2 ein. Daraufhin wieder "Entertaste" die intern aktiv ist oder klicken Sie auf "Warenkorb". Sie sehen, daß die Schaltfläche wieder grau ist und die andere Taste jetzt wieder grün ist. Der Betrag von 5,00 (2x2,50) ist oben angekommen.

30 30 A05 9.) Jetzt kommen die beiden Bücher, von denen wir weder Barcode noch Artikelnummer kennen, so nehmen wir einmal an. Wir kennen aber den Text, den wir als enthaltenes Fragment zum Suchen verwenden können. Unser erstes Buch ist ein Buch mit dem Text "Buch Visual Basic für Windows". Gehen Sie also auf die Suchmaske. Klicken Sie oben rechts auf die graue viereckige kleine Schaltfläche "Lieferant", so daß diese gelb wird. Es erscheint eine Auswahlmaske mit den Lieferanten. Wenn Sie wissen, von wem Sie diese Buch bezogen zu haben, so wählen Sie diesen Lieferanten. Aber hier in diesem Tutorial wissen es nicht und deswegen klicken Sie auf die ganz obere Zeile "Alle" um keine Artikelselektion nach Lieferanten einzuschränken, was beim Suchen bei manchen Artikeln dann evtl etwas länger dauert. "Alle" wurde jetzt in die untere gelbe Zeile übernommen. Da Sie jetzt nach Buchstaben und nicht nach Nummern suchen, klicken Sie bitte auf die runde graue Schaltfläche mit "Abc", so daß auch diese gelb wird. Es öffnet sich jetzt eine kleine Register-Maske mit oben benannten Inhalten. Unter der Buchstabenmatrix von A bis J finden Sie noch zwei Felder von denen das linke gelb unterlegt ist und den Inhalt "So: xx..." und das rechte graue Feld den Inhalt "So:...xx..." anzeigt. Dieses Feld klicken Sie bitte an und es wird jetzt statt des anderen gelb unterlegt. Das eine Feld wird immer angewählt, wenn der zu suchende Begiff ganz vorne steht, der andere, wenn der Begriff mitten drin steht, was in unserem Fall so ist., (wobei es natürlich darauf ankommt, daß Sie den Titel auch genau so eingegeben haben.) Klicken Sie jetzt oben auf die Registerlasche Sch-Z und dort dann auf das "V", dann auf die erste Lasche A-J und klicken dort auf das "I", dann nehmen Sie die Lasche K bis St und klicken dort auf das "S", so daß jetzt unten im Feld darunter VIS steht. Jetzt klicken Sie auf die jetzt angezeigte grüne Schaltfläche "START Alphasuche". Aus allen Artikeln wird nun der einzige gefundene (oder manchmal auch mehrere mit gleichen Kriterien, dann müssen Sie den richtigen noch mal anklicken) angezeigt. Geben Sie die Menge ein. Hier könnten Sie natürlich auf gleiche Weise wie bei der Haupteingabemaske auch einen Rabatt eingeben, was wir aber hier lassen wollen. Geben Sie die Menge 1 ein und drücken Sie die Entertaste. Das nächste Buch suchen wir auf gleiche Weise. Gehen Sie bitte genau so vor wie oben, aber geben Sie die Buchstabenfolge "RRY" ein und es wird Ihnen das Buch von Harry Potter angezeigt, das wir ebenfalls ohne Rabatt übernehmen. Unser Umsatz ist zwischenzeitlich auf 557,19 angewachsen. Aber zu Ihrer Beruhigung, Bücher haben auch einen Strichcode. Das ist der bekannte ISBN-Code, nach dem alle Bücher der Welt geordnet sind. Wenn Sie diesen bei Ihren Artikeln eingelesen haben, so können Sie selbstverständlich auch Bücher scannen. 10.) Jetzt wollen wir diesen Einkauf abschließen. Klicken Sie dazu jetzt auf die Schaltfläche 'Abschluss'. Es öffnet sich eine nächste Maske und der Betrag von 557,19 ist oben links eingeblendet. Auf dieser Maske werden Sie gefragt ob Sie auf diesen Gesamtbetrag einen Rabatt gewähren wollen (JA) oder nicht (NEIN). Nur diese beiden Schaltflächen, die gelbe mit JA und die grüne mit Nein und die graue

31 Schaltfläche 'einen Schritt zurück' sind überhaupt nur aktiv und benutzbar. 31 A05 Wenn Sie jetzt sagen, daß Ihnen die bunten Farben nicht gefallen, so ist das sicherlich Geschmackssache, aber nicht nur! Denn dahinter versteckt sich eine ganz bewußte Art von Bedienerführung. Hätten Sie jetzt zu Beginn die Möglichkeit der Bedienung über Funktions-Tasten gewählt, so würde überall innerhalb der Masken zusätzlich zu den Funktionstasten auch eine bildliche Anzeige der jeweiligen F-Taste auftauchen und die hätte die gleiche Farbe wie diese Schaltflächen. Im Handbuch zu diesem Programm (Word-Format) haben Sie ganz hinten eine Seite eingefügt, die Sie sie auf einem etwas festeren Papier auf einem guten Drucker mit guter Farbdarstellung über Ihren Drucker ausdrucken können. Hier in der Hilfe sehen Sie diese Schablone unter Funktionstasten. Schneiden Sie diese Schablone aus und Sie können diese dann genau über die F-Tasten F5 bis F-12 legen. Dort sind dann die Farben in der gleichen Farbe wie hier auf dem Bildschirm und so macht der "bunte Eindruck" den Sie möglicherweise hatten nun doch einen plausiblen Sinn. So, das mit der Zurück-Taste wollen wir gleich einmal ausprobieren. Bitte klicken Sie darauf und Sie kommen zurück zur vorherigen Seite und können nun noch einen Artikel hinzunehmen. Was wir, der Einfachheit halber mit den Zigaretten machen, die als erster Barcode in dem genannten Ausdruck zur Verfügung steht. Jetzt klicken Sie noch ein mal auf 'Abschluss' und Sie sehen, daß jetzt die Gesamtsumme 559,60 lautet. 11.) Der Kunde fragt nach einem zusätzlichen Rabatt, den Sie mit 3% Skonto gewähren wollen. Klicken Sie also bitte jetzt auf das gelbe 'JA'. Auf der Folgeseite sehen Sie, daß dort die Prozentzahlschaltfläche schon grellrot aktiv ist und der Cursor im Eingabefeld für den Rabatt steht. Geben Sie bitte eine 3 für 3% ein. Hierzu können Sie wieder entweder die Nummern- Schaltflächen oder aber Ihre Nummerntasten verwenden. Bevor Sie jetzt auf Berechnen klicken (oder die Entertaste, denn 'Berechnen' ist aktiviert, sollten Sie wissen, was jetzt passiert. Der Prozentsatz wird in das links stehende weiße Feld mit % eingetragen und der ausgerechnete Betrag wird abgesetzt und der neue Betrag wird im unteren Feld angezeigt...aber nur für eine kurze Weile. Das Programm springt sofort auf einen anderen Zustand, unter dem Sie die Zahlungsweise angeben müssen. Sie haben die Wahl zwischen BAR, CredCard oder Scheck. 12.) Wundern Sie sich nicht, wenn oben links immer noch der unrabbattierte Betrag steht. Sobald Sie auf jetzt z.b. 'BAR' klicken, wird Ihnen wieder eine kleine andere Maske gezeigt, in der Sie jetzt den alten Betrag, den Rabatt-Betrag und den Netto-Betrag sehen. Sie klicken, da der Kunde per Cred.Card zahlen will, auf diese Variante und bekommen sofort die nächste Maske angezeigt. Lassen Sie sich bitte, vor dem Öffnen der Kasse die Kreditkarte zeigen. Sie stellen fest, daß diese

32 nicht mehr gültig ist und müssen deswegen den Betrag BAR kassieren. 32 A05 13.) Klicken Sie also auf die Taste "einen Schritt zurück" und wählen nun BAR. Jetzt verlangt das System die Eingabe Ihres vom Kunden entgegengenommenen Zahlungsbetrages. Der Cursor steht schon im richtigen Feld und sie geben jetzt 500(!!), ja absichtlich zu wenig, ein. Es tönt ein Beep-Ton oder irgendein systemabhängiger Ton. Oben auf der Maske taucht zusätzlich ein Hinweis auf, daß dieser Betrag zu gering ist und daß Sie bitte die Storno-Taste klicken sollen. Tun Sie das bitte. Geben Sie bitte jetzt 600 oder 600,0 oder auch 600,00 ein. Sofort wird das Wechselgeld berechnet und Sie können gezielt herausgeben, wobei Sie aber zuerst noch die Kasse öffnen müssen. Und jetzt wird's spannend, denn bis hierher konnten Sie durch jeweiliges Klicken der Schaltfläche "Einen Schritt zurück" bis zum vordersten Anfang zurück kommen um dort mit der Schaltfläche 'Abbruch' alles insgesamt rückgängig zu machen. 14.) Sobald Sie jetzt aber auf "KASSE AUF" klicken, ist diese Taste "Einen Schritt zurück" nicht mehr verfügbar und es taucht eine Warnung auf, daß es kein Zurück mehr gibt und keine Änderungen mehr möglich sind. In manchen Supermärkten sehen Sie, daß es eine solche Rückwärtstaste auch gibt, daß diese aber nur einer bestimmten Person mit Schlüssel zugänglich ist. Wir haben bisher darauf verzichtet, erwarten aber gerne Ihre Stellungnahme dazu und würden dann evtl. diese Taste an unsere Kennzahl anbinden, womit der gleiche Effekt erzielt werden würde. Wir haben noch keine Vorstellung, wo hier der Nutzen, bzw. die Erschwernis beim Betrug liegen könnte. Aber vielleicht haben wir auch zu wenig praktische "Ladenkriminalitätserfahrung"??!! 15.) Also nun haben Sie die Schublade geöffnet und zahlen die angezeigten 57,10 zurück. Mit dem Klick auf nächster Vorgang wird Ihnen nun die Möglichkeit gegeben, entweder einen Kassenzettel auszudrucken oder aber nicht. In unserem Fall bitte ausdrucken. Klicken Sie also links auf die Schaltfläche für den Bon- Druck, oder aber einfach, jawoll, wieder die Entertaste. Wollen Sie den Druck übergehen, dann klicken Sie einfach links auf die betreffende Schaltfläche. Sie sehen alle 11 Positionen, die wir eingegeben haben. Bei Pos.5 sehen Sie, daß Sie 5,3% gewährt haben. Rechnen Sie nach: 25,03 X 10 = 250,30-5,3% = 237,03 Die jeweiligen MWSt-Kennziffern sind rechts an der Seite mit 1, 0 oder 2 angegeben und der Gesamtbetrag mit 559,69 brutto abzgl. 3% = ergibt einen Umsatz von 542,90, der sich auf die drei verschiedenen Steuersätze verteilt mit: auf Stkz 0, das war das Bild mit 200,- auf

33 das natürlich auch der Rabatt von 3% wirkt und das sind bei 200 eben 6, also netto A05 Die beiden anderen Beträge der verschiedenen MwKennziffern und die darin enthaltene MwSt sind ebenfalls getrennt ausgewiesen. In 304,76 sind 42,02 und in 44,14 sind 2,88 enthalten. 16.) Vereinbarungsgemäß nehmen wir nun an, daß dem Kunden der Kassenbon fortgeflattert ist und Sie möchten für ihn einen neuen ausdrucken. Ein anderer Kunde war noch nicht da. Klicken Sie in der Anfangsmaske einfach auf die Schaltfläche 'Druck eines Kassenzettels wiederholen. Es öffnet sich eine zweite kleine Auswahlmaske in der Sie die Wahl haben zwischen: a) Nur den letzten Druck wiederholen, b) Einen Druck des heutigen Tages wiederholen, oder c) Aus einer Liste der letzten 10 Tage (ohne heute) einen Vorgang auswählen. In unserem Fall klicken Sie bitte Version a.) Der gewünschte Druck wird ausgeführt. Wenn nun aber schon ein anderer Kunde zwischendurch etwas gekauft hat, so müssen Sie hier die Version b) wählen. Dort öffnet sich wieder eine neue Maske, innerhalb derer Sie sich den gewünschten Vorgang heraussuchen können. Dort sind zuerst alle Vorgänge nur mit dem einen Abrechnungssatz des Gesamtvorgangs angezeigt und wenn Sie auf einen klicken, so wird Ihnen die Gesamtheit aller Sätze eben dieses Vorgangs angezeigt. Sie haben hier die Möglichkeit sowohl die Tagesaufstellung auszudrucken, wie aber auch den verlangten Kassenbon. ggf. lesen Sie bitte nach unter 'Den Druck eines Vorgangs vom heutigen Tag' 17.) Jetzt wollen wir einen Umsatz machen, der eigentlich kein richtiger Umsatz ist, weil dieser Umsatz eigentlich schon von Ihrem Geschäft per Rechnung ausgelöst wurde. Der Kunde will aber nun, weil er gerade da ist, diese Rechnung gleich mitbezahlen. Für diesen besonderen Fall haben wir einen Artikel, den Sie bitte nicht löschen sollten. Es ist die Nr. ZZ01 Da unsere Artikeldatei alphanumerisch sortiert ist, ist einigermaßen sicher, daß diese Artikelnummer immer als allerletzte angezeigt wird. Dieser Artikel hat keinen Barcode! Den Grund werden Sie gleich erfahren. Klicken Sie bitte die Suchroutine an und dort klicken Sie auf den nach unten weisenden Pfeil mit dem unteren roten Strich. Der letzte Artikel, eben dieser,wird angezeigt. Es ist ein Artikel ohne MwSt-Berechnung. Im unteren Editierfeld, können Sie jetzt in diesem besonderen Fall neben den bereits

34 vorgegebenen Text: R.#: hinzufügen, was es ist. z.b v oder irgend etwas. 34 A05 Diese Möglichkeit haben Sie aber nur bei diesem Artikel, der in den beiden linken Buchstaben "ZZ" enthält. In allen anderen Fällen können Sie keine Artikel-Bezeichnung verändern. Sollten Sie also mehrere ähnliche Vorgänge haben, so können Sie sich diese Artikel mit "ZZ" vorne zusätzlich anlegen. Jetzt zum Barcode. Hätte dieser Artikel einen Barcode, so würde der Artikel zwar gefunden werden, aber auf der Direkteingabemaske besteht auch bei einem linken "ZZ" nicht die Möglichkeit einer Textänderung. Ein Vorgang wie dieser sollte übrigens immer mit einer deutlichen Kassenmitteilung begleitet werden. Bei Ihrer Abendabrechnung müssen Sie diesen Betrag nämlich je nach Ihren buchhalterischen Verhältnissen vom Gesamtumsatz absetzen, wie wir schon eingangs erwähnten. Das können Sie sich selbst einrichten, wie Sie wollen. Diese Möglichkeit der Geldvereinnahmung besteht jedenfalls. Der Cursor steht schon in dem Feld für die Bezeichnung. Drücken Sie einmal auf die 'Pfeil-nach- Rechts'-Taste um die Markierung aufzuheben und geben Sie v ein. Um in das nächste Feld zu kommen drücken Sie auf die Tab-Taste, das ist die mit den beiden gegenläufigen Pfeilen ganz links auf Ihrer Computertastatur. Geben Sie über Ihre Tastatur sowohl den Text neben dem R#: und einen Betrag von 255,76 ein. Drücken Sie noch einmal auf die Tab-Taste und der Cursor springt in das Mengenfeld, in dem dann schon eine '1' eingetragen ist. Mit der Entertaste schließen Sie Ihre Eingabe ab. Klicken Sie nun auf Abschluß und beenden diesen Vorgang, genau so wie die anderen. Den Bon können Sie dem Kunden als Beleg überreichen. Drucken Sie aber gleich noch einmal den gleichen Bon aus, damit Sie für diesen Vorgang einen Beleg für die Buchhaltung haben. (Siehe Punkt 16. ) Denken Sie auch daran, daß Sie bei der Monatsauswertung, unten im letzten Punkt 25 beschrieben, einen evtl. zu hohen Umsatz erhalten. Aber, wie gesagt, das liegt an der Art Ihrer Buchhaltung und Ihrer Organisation. 18.) Der Geldfluß in die andere Richtung ist natürlich auch möglich. Der Briefträger steht vor Ihnen und will eine Nachnahme kassieren. Sicherlich hat er einen Beleg und Sie wissen, daß Sie diese Nachnahme auch annehmen und einlösen dürfen. Klicken Sie bitte auf die zweitoberste Schaltfläche der Hauptmaske. Es öffnet sich eine weitere Maske in der Sie links eine Liste der im Geschäftsleben meist vorkommenden Auszahlungsgründe sehen. Klicken Sie auf Nachnahme und dieser Text wird nach rechts oben gebracht und gleichzeitig ist der Cursor in das Eingabefeld unten gewandert. Geben Sie den Betrag von 250, oder 250,00 ein. Die Entertaste ist aktiv und sollte eigentlich den Betrag übernehmen. Sie können auch die gelbe Schaltfläche "Eingabe fertig" benutzen. Der Betrag wird in die Berechnung übernommen, aber ist noch nicht gebucht. Klicken Sie jetzt auf "KASSE ÖFFNEN" und es erscheint ein neuer Text mit "AUSGANG BUCHEN".

35 35 A05 Wenn Sie sich jetzt geirrt haben, so müssen Sie Ihre Eingabe verwerfen und ganz oben rechts das kleine Kreuzchen anklicken. Sie erhalten dann eine Warnmeldung. Haben Sie sich nicht geirrt, so drücken Sie die Entertaste oder klicken auf die gelbe Schaltfläche oder auch auf die ggf. angezeigte Funktionstaste und der Vorgang wird gebucht. Sie haben das Geld ausgezahlt und auch die Belege übernommen. Das Programm springt wieder in die Anfangsmaske. 19.) Diesen Punkt hatten wir oben schon unter 16 angesprochen. Und wir können, wenn Sie oben beide Varianten ausprobiert hatten, hier gleich weiter gehen. 20.) Jetzt nehmen wir an, Ihr Kassendienst ist abgelaufen und die Person für die nächste Schicht soll Ihre Kasse auch korrekt übernehmen können. Klicken Sie jetzt auf die gelbe Schaltfläche "Ablesen und verwalten". Sie werden gebeten, Ihre Kennzahl einzugeben, denn nur dann kommen Sie in diese Routine. Geben Sie Ihre Nummer ein. Wenn Sie noch keine vergeben haben, trotzdem aber diese Maske auftaucht, so könnte es evtl. die "12345" von uns sein. Klicken Sie auf der Folgemaske auf die Schaltfläche "1.Zwischenablesen während eines Tages." Es öffnet sich eine Anzeige, in der alle kumulierten Daten dieses Tages enthalten sind. Diese sind in einer auf den ersten Blick etwas verwirrenden Zahl von vielen Feldern dargestellt, aber natürlich sind diese Daten sinnvoll geordnet. Nach einiger Zeit der Eingewöhnung, sehen Sie sehr schnell, wo die Zahlen stehen, die Sie für eine schnelle Zwischenablesung als Information benötigen. Sie wollen mit Sicherheit sehen, wieviel Umsatz gemacht wurde und wieviele Kunden schon da waren. Sie sehen unten rechts die Menge Geldes, die als Bar-Betrag vorhanden sein muß. Das sind in unserem Fall 1048,66. Sie sehen, daß 2 Kunden da waren, daß das Wechselgeld 500,. betrug und daß eine Auszahlung über stattgefunden hat und daß ein Bar-Umsatz von 798,66 erzielt wurde. Zahlungen per Scheck oder Creditkarte wurden nicht getätigt. Für den hier aber beabsichtigten Übergabevorgang müssen Sie alles Schwarz auf Weiß haben. Also erstellen Sie einen Ausdruck. Klicken Sie dazu auf die unten linke befindliche Schaltfläche. Hier haben Sie alle Werte des Bildschirms nocheinmal sauber untereinander und nach Gruppen sortiert stehen. Ganz am Schluß ist die Möglichkeit einer Signatur gegeben und die jetzt übernehmende Person muß hier unterschreiben, als Beleg dafür, daß die Kasse ordnungsgemäß übernommen wurde. 21.) Jetzt machen wir noch eine Auszahlung eines Lohnbetrages. Das dürfte keine Schwierigkeiten mehr bereiten. Klicken Sie auf Auszahlungen. In der Maske wählen Sie links die Rubrik Personalkosten, geben einen Betrag von 420,35 ein.

36 36 A05 Übrigens wandelt das Programm den Wert mit einem Dezimalpunkt, der in unserem Sprachgebiet nicht zugelassen ist, automatisch um in ein Komma. Aber nur an den beiden Stellen, an denen vom Anwender ein Betrag eingegeben werden muß, also hier und bei dem Sonderartikel "ZZ01", den wir oben erwähnten. 22.) Wir wollen jetzt den Tag abschließen. Wir gehen also wieder von der Hauptmaske aus über die Gelbe Schaltfläche "Ablesen Verwalten" und der Eingabe Ihrer Kennziffer auf die Auswahlmaske der verschiedenen Verwaltungsthemen. Klicken Sie dort auf die mittlere rote Schaltfläche unter Punkt 2. Tag ablesen usw. Die nun erscheinende Maske nimmt den Tagesabschluß vor. In unserem Fall bräuchten Sie jetzt eigentlich nur die START-Taste unten anklicken. Damit Sie aber verschiedene Möglichkeiten haben, gibt es eben auch verschiedene Einstellungen. Sie können die 3 Häkchen nach Ihrem Belieben setzen oder nicht, müssen aber wissen, was damit konsequenterweise verbunden ist. Beim Belassen des vorgegebenen Zustandes wird sowohl ein Bon ähnlich dem, den Sie schon einmal beim Zwischenablesen erhielten ausgedruckt, zusätzlich wird ein Ausdruck aller einzelnen Kassenoperationen jeder einzelnen Position zu allen Abrechnungs- und Auszahlungsvorgängen geliefert. Und als letztes wird dann der Tag auf Null gestellt. Warum die Alternativen? Nun, der gesamte Ausdruck aller Vorgänge geschieht im DinA4-Formal und braucht einige Zeit, bis dieser fertig ist. Es ist die Frage, ob Sie diesen für Ihre Buchhaltung wirklich benötigen. Vielleicht haben Sie ja einen Bondrucker als Nadeldrucker bei dem Sie einen doppelten Kassenstreifen mitlaufen lassen. Dann können Sie sich diesen Ausdruck sparen. Wollen Sie diese Kontrolle nur dafür, um evtl. bei Gelddifferenzen festzustellen, bei welchem Vorgang evtl. falsch rausgegeben worden ist, dann müssen Sie natürlich wissen, daß die Kasse nicht stimmt, was Sie aber wieder nur prüfen können, wenn Sie schon den Endbon ausgedruckt haben. Sie könnten also z.b. nur den Endbon ausdrucken, die Kasse auf korrekten Bestand prüfen und dann nur noch die Nullstellung vornehmen, denn den Bondruck hätten Sie ja schon. Sie sehen also, daß diese Wahlmöglichkeit durchaus ihre Berechtigung hat. Haben Sie Angst, dann evtl die Nullstellung zu vergessen... Keine Sorge, wenn die Kasse nicht auf Null gestellt wurde, können Sie am nächsten Tag keinen Umsatz eingeben. Sie sind also gezwungen, irgendwann einmal die Kasse vor einem neuen Umsatztag auf Null zu stellen. Hier ist also neben der Kontrolle auch Vertrauen gefragt, denn wenn nur eine Person die Kennziffer und das Prozedere kennt, dann gäbe es bei vollem Laden evtl eine kleine Katastrophe. Sie können effektiv keinen Umsatz buchen, wenn nicht auf Null gestellt worden ist. Anmerkung zu POS-PLUS : Hierbei aber gilt die Regelung beim Über-24-Stundenbetrieb. Bitte nachlesen Denken Sie an Urlaub, plötzliche Reisen usw.

37 37 A05 Sie werden nach einiger Zeit Ihren eigenen Rhythmus finden, wie Sie vorgehen wollen. Da wir ja hier nur wenige Buchungen gemacht haben, klicken Sie einfach ohne weitere Selektion auf die Starttaste und sehen, was geschieht. Als erstes wird der Ende-Bon ausgedruckt. Dann taucht eine Warnmaske auf, die Sie auf die Besonderheit des folgenden Druckformats hinweist, damit Sie einen anderen Drucker, als den Bondrucker anwählen. Siehe dazu das Thema Druckmaske nicht für den BON-drucker Dann wird dieser Druck ausgeführt und als letztes wird die Tagesdatei auf Null gestellt, was Ihnen in den Folgeinformationen mitgeteilt wird. Gleichzeitig sehen Sie rechts mit den grünen Häkchen, welche Themen schon abgearbeitet sind. Auf diesem Druck sehen Sie alle Vorgänge und Bewegungen. Bevor Sie das Dokument ausdrucken, können Sie darin ganz gezielt einen Vorgang anwählen. Stellen Sie z.b. fest, auf welcher Seite sich dieser Vorgang befindet und drucken dann evtl. nur diese Seite aus. (z.b. Angabe: von Seite 2 bis Seite 2) Wenn Sie über das rote Kreuzchen links oben aus dieser Druckroutine aussteigen, erscheint am unteren Rand der wieder auftauchenden Maske eine Abfrage, ob der Druck OK war. Klicken Sie auf diese Anzeigefläche, so wird die Tagesdatei gelöscht und das System wird so wieder auf Null gestellt. Zur Sicherheit werden Sie noch zweimal gefragt, ob das auch wirklich OK ist, denn wenn die Tagesdatei gelöscht ist, ist der Tag auch wirklich buchungsmäßig beendet und es kann kein 'letzter Kunde' mehr eingegeben werden. Sie erhalten eine Löschbestätigung und sehen rechts daß die entsprechenden grünen Häkchen gesetzt sind. Mit zweimal Klick auf "Zurück zum Menü" kommen Sie wieder zur Anfangsmaske. 23.) Aber nun wollen wir trotzdem annehmen, ein Kunde wäre noch irgendwo in den Regalen gewesen und Sie hätten das gar nicht bemerkt. Er hat einen Artikel in der Hand und will diesen noch kaufen. Was nun??? Versuchen Sie es einfach einmal und Sie werden sehen, daß Sie zwar unter bestimmten Umständen dazu die Möglichkeit haben. Sie werden durch entsprechende Hinweise geführt und können nichts falsch machen, wenn Sie sich daran halten, wobei das Entscheidende die richtige Datumswahl des wirklich nächsten Umsatztages ist. Hätte Sie z.b. einen Umsatz am Samstag gemacht und am Sonntag ist geschlossen, so muß der nächste Umsatztag auch der Montag und nicht der nächste Tag, der Sonntag sein. Allerdings, diesen Umsatz, den müssen Sie für den nächsten Tag dem Wechselgeld schon körperlich (nicht nur rechnerisch) hinzufügen, denn er gehört zum nächsttägigen Umsatz.

38 38 A05 Sie werden auch sehen, daß wenn Sie von der Eingaberoutine zurückkommen, daß dann das gewechselte Datum wieder auf dem vorherigen Stand steht. In diesem Fall sollten Sie einen zweiten Kassenbon ausdrucken, damit dieser Umsatz mit einem Beleg für den nächsten Tag festgehalten wird. Hierbei beachten Sie aber bitte eine kleine Besonderheit. Der Kunde hat ja nun wirklich noch heute seinen Umsatz getätigt und deswegen hat er auch Anspruch auf eine Quittung zum heutigen Tage. Genau so läuft es auch ab. Der Kunden- Bon hat noch das Datum vom heutigen Tage, alle internen Datumsangaben aber sind schon vom nächsten Umsatztag. Drucken Sie jetzt mit der Schnellmethode Kassenbondruch wiederholen, so bekommen Sie eine Kopie mit eben wieder dem selben Datum, wie der Kunde. Für Ihre Internas aber wäre es besser beide zu haben. Wählen Sie also nocheinmal zusätzlich den Kassenbondruck "vom heutigen Tage" aus. Denn dieser "heutige Tage" ist ja schon für den nächsten Umsatztag vorweggenommen und deswegen finden Sie diese Daten auch schon in dieser Datei, die ja eigentlich erst am nächsten Tag mit Leben erfüllt wird. Dort dürfte dann auch nur ein einziger Satz stehen und den drucken Sie dann aus. Der aber enthält dann auch das wirkliche Datum. Klingt etwas kompliziert, ist aber nach einem durchgezogenen Beispiel leicht zu verstehen. BITTE ABER UNBEDINGT BEI STROMAUSFALL BEACHTEN!!! Wenn Sie während dieses zusätzlichen Kassenvorgangs, für den nächsten Tag also, eine Stromunterbrechung haben, dann wird das System-Datum, das Sie für diesen Vorgang ja geändert hatten nicht wieder automatisch zurück gesetzt und stimmt nicht mehr. Dieses müssen Sie in diesem Fall zuerst wieder auf das heutige Datum zurücksetzen. (Unten rechts in der Ecke klicken, dann öffnet sich die entsprechende Datumsmaske.) Eine Auszahlung können Sie auch noch versuchen, dabei werden Sie sehen, daß daß gar nicht funktioniert, was auch richtig ist. Leute, die von Ihnen Geld haben wollen, mögen gefälligst früher kommen. 24.) Damit Sie von diesen Daten, die Sie jetzt eingegeben haben in Ihrer statistischen Auswertung nicht gestört werden, löschen Sie jetzt diese wieder aus Ihrem System heraus. Dabei sehen Sie auch gleich, was Sie in der Vergangenheitsauswertung alles machen können. Klicken Sie also wieder auf die gelbe Schaltfläche "Ablesen und Verwalten". Auf der Folgemaske klicken Sie bitte auf die unterste Schaltfläche für "Bisherige Monatszahlen usw." Es werden alle Sätze des aktuellen Monats angezeigt, wobei ein Satz immer aus den kumulierten Werten eines Tages besteht. Um Ihnen zu Beginn etwas mehr zu zeigen, haben wir auch von uns noch einige Sätze hinzugefügt, die Sie aber, nachdem Sie sich verschiedene Sortierungen angesehen haben, ebenfalls herauslöschen können. Wählen Sie auch einmal den Monat Dezember 2001 an. Wir haben die Sätze ab 16.Dez.2001 im Datenbestand gelassen. Sollten Sie dabei Schwierigkeiten haben, dann gehen Sie einmal zurück

39 39 zum Zwischenmenü und wählen unter der Nr. 3 noch einmal die Monatssätze an. Jahre, die in der Dropdownliste nicht angezeigt werden, sind auch nicht verfügbar. A06 Bei den Sortierungen gibt es 8 verschiedene Sortierbereiche, die in der oberen Maske durch vertikale gelbe Streifen angedeutet sind. Mit der linken Schaltfläche können Sie sich einen Monat Ihrer Wahl ausdrucken lassen. Wenn Sie das jeden Monat tun und diese Zettel nebeneinander aufkleben, so haben Sie eine gute Übersicht der verschiedenen Monats-"Stärken". Wenn Sie allerdings mit Micorosoft Excel arbeiten können und auch das Datenbank Access aus dem Officepaket besitzen, so können Sie sich diese Werte direkt aus unserer Datenbank, einer Access-Datenbank, heraus kopieren und nach Excel übertragen. Achten Sie aber auf die gleiche Version!!! Wir haben Access97 verwendet. Wenn Sie Version 2000 besitzen, so ist das natürlich möglich abwärtskompatibel zu kopieren und zu bearbeiten, machen Sie aber um Himmels Willen nicht den Fehler und 'updaten' Sie unsere Dateien auf die neue Version, denn dann können Sie Ihre Daten wegwerfen und alles neu installieren. Gerade um die Abwärtskompatibilität zu gewährleisten haben wir eine ältere Version gewählt. Wäre es umgekehrt dann könnten Sie mit einer älteren Version überhaupt nicht auf unsere dann 'moderneren' Dateien zugreifen. In dieser Maske können Sie nun Sätze, die Sie nicht mehr benötigen, herauslöschen. Dazu klicken Sie ganz links in der oberen Grid-Anzeige auf das kleine Graue Viereck bei all den Sätzen, die herausgelöscht werden sollen. Diese brauchen nicht bündig nebeneinander liegen. Drücken Sie dann auf die Entf-Taste Ihrer Tastatur und Sie erhalten zusätzlich eine Sicherheitsabfrage, ob die markierten Sätze wirklich gelöscht werden sollen. Haben Sie sich vertippt so klicken Sie bitte noch einmal auf das graue Kreuzchen, das allerdings dann blau unterlegt ist. Auf diese Weise sollten Sie alle alten Sätze aus dem Bestand herauslöschen, sofern Sie diese Sätze nicht mehr für irgendwelche Testläufe noch benötigen. Bitte wundern Sie sich nicht über die eigenartigen Zahlen unserer Sätze, die wir einfach voneinander kopiert hatten. Hier sind Zahlen ja sehr geduldig. Sie müßten jetzt das Rüstzeug haben, um mit dem Programm arbeiten zu können. In allen Masken haben Sie eine kontextbezogene Hilfe über die F1-Taste. Es wird Ihnen immer sofort das passende Thema angezeigt, das Sie zu der jeweiligen Maske gerade brauchen. Wir wünschen Ihnen gute Umsätze mit Ihrem neuen Kassenprogramm 6. Lieferanten P.O.S.-Touch. Ein neuer Lieferant wird angelegt, indem in der Lieferantenmaske die Schaltfläche 'Neu' angeklickt wird. Es wird Ihnen dann ein neuer, leerer Datensatz angezeigt, in dem auch die Lieferantennummer noch nicht enthalten ist. Diese wird Ihnen oft vom Lieferanten vorgegeben und da ist eine automatische Vorgabe nicht sinnvoll.

40 Auch hier sind die Felder selbsterklärend. Auf den Ausdruck einer Lieferantenliste haben wir hier verzichtet. Wir meinen, daß diese Liste kaum benötigt wird, es sei denn für 'feindliche' Vorhaben. 40 Die Lieferanten-Angabe dient nur drei verschiedenen, aber sehr wichtigen Kriterien: 1.) Beim Anlegen eines Lieferanten vergeben Sie eine Lieferanten-Nummer. Diese Lieferanten- Nummer ergibt zusammen mit einem erst danach anzulegenden Artikel, bzw. dessen Artikel- Nummer zusammen eine sog. Artimatchcode-Nummer, die dann eindeutig ist, und den Zugriff steuert. Haben Sie also (noch) keine Lieferanten-Nummer vergeben, erhalten Sie auch keinen eindeutigen Zugriffskey. Lesen Sie bitte dazu auch das Thema Barcode und Nummernvergabe. 2.) Durch diese Verbindung von Artikel- und Lieferanten-Nummer, haben Sie automatisch auch gleichzeitig eine genaue Angabe, welcher Artikel zu welchem Lieferant gehört. Wenn Sie bei der Artikelsuche einen bestimmten Lieferanten vorwählen, und das können Sie eben auch nur, wenn Sie den angelegt haben, eine Kollektion angezeigt bekommen, die genau zu diesem Lieferanten gehört. Lesen Sie dazu unter Artikel suchen, wo dieses Thema behandelt ist. 3.) Der dritte Punkt ist in etwa identisch mit dem zweiten. Denn auch innerhalb der Artikelmaske haben Sie eine kleine Dropdown-Liste aller bisher angelegten Lieferanten, aus der Sie problemlos den richtigen Lieferanten, den Sie natürlich zu einem bestimmten Artikel kennen sollten, herausklicken können. Sie sehen also, daß es sinnvoll, eigentlich unumgänglich ist, zuerst einen Lieferanten und erst dann dessen Artikel anzulegen. 7. Warengruppen verwalten Zu diesem Thema gehört auch noch ein Parallel-Thema, das sich mit der Übernahme der Warengruppen in die Artikel-Stammsätze befaßt. Lesen Sie bitte dazu nach unter: Schnellübernahme von Warengruppen VORBEMERKUNG! Die Warengruppen sind bei der Anordnung eines Warenkorbes im Internet von eminent wichtiger Bedeutung, weil beim Aufsuchen verschiedener Artikel der potentielle Käufer sich in erster Linie nach diesen Warengruppen, die ihm angezeigt werden, richten kann. Demzufolge dürfen Sie bei der Artikelverwaltung in den Stammsatz auch niemals selbst getippte Gruppen einschreiben, sondern nur die Gruppen aus einer Dropdown-Liste herausklicken, die Sie selber einmal ein einziges Mal dort eingegeben haben. Die Schreibweise muß für jeden Artikel einer gleichen Gruppe immer hundertprozentig gleich geschrieben sein. Der gesamte Warenkorb Ihres Internet-Shops ist von der Struktur her auf Warengruppen aufgebaut. Kann die Organisation Ihrer Homepage, die diese Warengruppen verwaltet, einen falsch geschriebenen und ins Internet übernommenen Text nicht eindeutig erkennen, wird dieser Artikel nicht angezeigt, oder evtl. kann die ganze Site dadurch in Mitleidenschaft gezogen werden. Sie kommen zum Programmteil der Vorgaben, unter dem die Einrichtung von Warengruppen verwaltet und ermöglicht werden, über einen Klick auf dieses "Maulschlüssel"-ICON

41 41 A07 oder, wenn Sie diese auch im POS-PLUS-Programm enthaltene Warengruppenordnung haben über das Icon dort, das Sie über die Administration erreichen: Es erscheint daraufhin diese Maske, in der Sie links neben dem in roter Schrift geschriebenen Begriff 'Warengruppen' auf den sog. Radiobutton klicken. Die daraufhin auftauchende Maske ist einigermaßen selbsterklärend. Bitte beachten Sie, dass diese Seite am oberen Rand 3 verschiedene Registerlaschen anzeigt, auf die wir im Einzelnen weiter unten zu sprechen kommen.

42 42 A07 Ab der Version wurde das Programm allerdings innerhalb des Moduls Warengruppen völlig neu gestaltet und die erste Seite entspricht nicht der hier gezeigten Vorlage, sondern es wird die erste Seite der hier ebenfalls schon angedeuteten Registerlaschen, wie weiter unten angezeigt, dargestellt und nicht, wie hier, die Seite der letzten Registerlasche... Außerdem haben Sie auf der Warengruppen-Maske in der neuen Version, die Ihnen weiter unten gezeigt wird,, innerhalb der Anzeige für den Warenbereich eine kleine Schaltfläche für Hilfe, die Ihnen direkt vor Ort einige Hinweise anzeigt. Hierbei stellt diese hier oben gezeigte Maske mit dem Inhalt der Datenbank nur noch eine reine Ansicht dar, ist aber für den Anwender von sekundärer Bedeutung. Die dahinterstehende Datenbank ist allerdings weiterhin immer noch dafür zuständig, die Dropdownliste innerhalb der Artikelanlage zum Bestimmen der Warengruppenzuordnung eines Artikel zu füllen. Diese Datenbank wird aus der von Ihnen erstellten sog. ASCII-Datei automatisch aufgebaut und der Anwender hat auf diese Access-Datenbank keinen direkten Zugriff mehr. Das heiß, dass der Anwender über diese Datenbank keine Änderungen oder Löschungen vornehmen kann. Sie dient Ihnen nur als Veranschaulichung und ist für das Programm selbst nur ein im Hintergrund laufendes Organisationskriterium, aus dem heraus auch z.b. alle Druckaufgaben gespeist werden. Innerhalb des alten Programms BILLING (vor Version ) können Sie sich aus der Artikeldatei eine Liste ausdrucken, in der die von Ihnen dort vorgenommene Einteilung der Warengruppen erkennbar ist und die Ihnen bei der Neuordnung als "Master" gute Dienste leisten kann. Das Druckprogramm für die Warengruppenzusammenstellung, die Sie nach den unten behandelten Kriterien erstellen und über eine ASCII-Datei zusammenstellen, greift auf die oben gezeigte Liste zu. Diese Liste wird aber innerhalb der weiter unten angegebenen Verfahrensweisen innerhalb der anderen Registerlaschen zusammengestellt. Lesen Sie also jetzt das in sich abgeschlossene Kapitel der Neuen Warengruppen-Verwaltung...

43 43 A07 Warengruppen verwalten (NEU) Jede Verkaufsstrategie baut auf früheren Erkenntnissen über Erfolg oder Mißerfolg auf, die Sie mit Hilfe der aus der Vergangenheit ermittelten Werte selber einmal während jedes Verkaufsvorgangs gewonnen haben. Um diese statistischen Erkenntnisse aber überhaupt erst zu ermöglichen, ist das Einrichten Ihres weit oder weniger weit gespannten Rahmens aller von Ihnen angebotenen Artikel, in eine bestimmte starre Ordnung "gepresst", von ausschlaggebender Bedeutung. Um Ihnen einen Gesamtüberblick zu geben, hier das beschriebene "Gerüst" der Warengruppen- Einteilung: Das Waremgruppensystem besteht aus den 3 Kompnenten: 1.) Der Branche, für die das System eingerichtet werden soll 2.) Des Warenbereichs für eine grobe erste Eintelung und 3.) Den eigentlichen Warengruppen 1-1) Als Branche können Sie natürlich mit Ihrer BILLING Anwendung immer nur jeweil eine Branche einrichten, bzw. überhaupt nurtzen, was ja auch selbstverständlich ist. 2-1) Sie können bis zu 99 verschiedene Warenbereiche einrichten unter denen Sie ) bis zu je 10 Warengruppen benennen können. Zum korrekten Einrichten Ihrer Warengruppenordnung müssen Sie sich deswegen vorher ein genaues Konzept machen, das Ihnen dann bei der eigentlichen manuellen Eingabe beste Dienste leistet. Um zu Beginn zu sehen, wie eine solche Ordnung aussieht, sollten Sie einmal nach Aufruf des Programms die mit- gelieferte Branche "Spielwaren" anwählen und sich den Aufbau ausdrucken. Die Spielwarenbranche zeigt eine sehr gute Verwirklichung, weil dort Fachleute diese Kollektion nach dem sog. "Bamberger Modell" zusammengestellt haben, nach dem sich alle Spielwaren- Hersteller, Händler und Großhändler richten. Dort gibt es nur 99 verschiedene Warengruppen. Wir haben mit unserem Billing-Programm noch etwas dazugetan und verwenden eine Stelle mehr, weswegen wir dann rein rechnerisch eben auf 999 Warengruppen kommen können. Wie Sie den Druck dieser Liste anwählen, zeigen wir weiter unten beim Punkt "AUSDRUCKEN" Alle 3 Komponenten können sowohl: angelegt und eingerichtet, geändert und überschrieben oder aber gänzlich gelöscht werden. Hierbei ist die Hirarchie des oben genannten Aufbaus zu berücksichtigen. Wird eine Warengruppe aus dem System gelöscht oder inhaltlich textlich geändert, so betrifft das nur die eine einzige und auch nur einmal vorkommende Warengruppe, weil das interne Nummernvergabesystem dafür sorgt, daß keine Doppelbenummerungen vorkommen.. Wird ein Warengruppen-Bereich geändert oder gelöscht, so werden alle darunter befindlichen Warengruppen ebenfalls gelöscht bzw. geändert. Es gilt also zu beachten, hier keine Fehler zu

44 44 machen um Datenverlust zu vermeiden. Aber wir können Sie beruhigen, daß Sie gewarnt werden, wenn sich Fehler "anbahnen". A07 Logischerweise ist es nachvollziehbar, daß wenn eine ganze Branche gelöscht oder textlich verändert wird, auch entweder die gesamte Branche verschwindet oder aber in allen Elementen verändert wird. Warum das so ist, werden Sie fragen? Ganz einfach: Die ASCII-Datei (Wgrbez.txt), in der diese Angaben gespeichert werden, umfaßt eine gleiche Menge von unterschiedlich großen Feldern. Insgesamt sind es 286 Stellen für folgende Felder: Branchen-Nr... = 1 Branchenbezeichnung... = 35 Warengruppen-Bereichs-Nr...= 2 Warengruppen-Bereichs-Bez....= 200 Warenruppen-Nr...= 3 Warengruppen-Bezeichnung...= 45 macht zusammen... = 286 Stellen In jedem Satz, der ja innerhalb des Programms verwendet wird, sind also jeweils alle Elemente enthalten und müssen demzufolge auch bei den oben genannten Operationen entsprechend mit gelöscht oder verändert werden. Soviel zur Übersicht. Jetzt zeigen wir Ihnen, wie die einzelnen Funktionen angewählt und ausgeführt werden. "AUSDRUCKEN" Oben hatten wir schon gesagt, dass Sie sich den Bereich Spielwaren, den wir mitgeliefert haben, ausdrucken sollten. Also fangen wir damit an: Nach der Anwahl, wie oben erklärt, zeigt sich die Warengruppenmaske, die als Registerseite ausgelegt ist und an der oberen Kante 3 Registerlaschen anzeigt.

45 45 A07 Auf den unten angebrachten Schaltflächen sind immer nur die aktiv, also bereit zum "Angeklicktwerden", die aufgrund des Programmablaufs gerade benötigt werden. In dem weißen Feld oben links ist zu Beginn immer die mitgelieferte Warengruppen-Branche "Spielwaren" mit der Branchen-Nr. "0" eingeblendet. Die zweite untere Schaltfläche von links ist die für den Druck der angezeigten Branche. Wie Sie aber sehen, ist diese Schaltfläche noch grau und inaktiv. Eine erste oberflächliche Einteilung zeigt schon diese erste Seite auf der rechts dargestellten Zeichnung.. Führen Sie jetzt einen Doppelklick auf der hier im Bild oben schon blau markierten Branchenzeile aus und es taucht die zweite Seite (unten) auf, auf der alle schon angelegten Bereiche dieser Branche in der linken Liste angezeigt sind. Um nun die bis zu 10 (von 0 bid 9) Warengruppen in die rechte Liste zu bringen, doppelklicken Sie auf den Bereich in der linken Liste, von dem Sie die Warengruppen sehen wollen.

46 46 A07 Daraufhin sieht die Maske auf der rechten Seite so aus: Haben Sie aber noch etwas bemerkt? In der oberen Maske war in der linken Liste noch kein Satz markiert und demzufolge war die grüne Schaltfläche zum Ändern noch inaktiv. Sobald also eine Zeile in einer der Listen markiert oder einmal angeklickt wird, wird die zu der

47 47 jeweiligen Liste gehörende grüne Änderungsschaltfläche aktiv und eine Änderung an dieser Zeile kann durchgeführt werden. A07 Also gilt die Regel innerhalb dieses Programmteils immer: Mit einem Doppelklick auf eine Listenzeile (wobei die einzeilige Branchenangabe auch als "Liste" zählt), kommen Sie immer zur nächsten liste, bzw. mit dem Doppelklick auf die letzte Liste wieder zurück zur ersten. Mit einem einfachen Klick wird eine bestimmte Zeile markiert und die Möglichkeit zum Ändern oder auch zum Löschen wird ermöglicht. Dabei wird die betreffende Schaltfläche zum Ändern 1.) grün unterlegt und 2.) aktiviert. Zum Löschen ist in solchen Fällen immer die kleine Schaltfläche unter der orangefarbenen Schaltfläche für die zusätzlich Hilfe aktiviert und somit auslösbar. Wir aber wollen ja jetzt noch nichts ändern oder löschen, sondern nur einen Ausdruck durchführen. Da nun die drei Vorgaben eingestellt worden sind, nämlich 1. die Branche 2. die Liste aller Bereiche und 3. die Aufstellung aller zum gerade links doppelgeklickten Bereich gehörenden Warengruppen, wurden für die Zusammenstellung eines Ausdrucks alle Werte aus der ASCII-Datei (Wgrbez.txt) für die Zusammenstellung der ACCESS-Datei herangezogen, aus der dann letztlich der Ausdruck erfolg. Klicken Sie deswegen jetzt einmal oben ganz rechts auf die Registerlasche mit dem Text: "Übersichtliche Darstellung und Ausdruckanwahl". Sie werden sehen, daß dadurch jetzt im unteren Bereich der Schaltflächen die dafür vorgesehene Schaltfläche, zweite von links, nicht mehr inaktiv ist, sondern jetzt angeklickt werden kann. Es kann allerdings vorkommen, daß das Programm zurück auf die erste Maske springt. Klicken Sie dann bitte einfach noch einmal auf die obere ganz rechte Register-Schaltfläche. Drucken Sie sich die Liste also jetzt aus. Anhand dieser Liste ersehen Sie sehr deutlich, wie eine solche Warengruppen-Struktur aufgebaut ist. Versuchen Sie nun, anhand der Erkenntnisse daraus Ihre ganz individuelle Warengruppenstruktur zu "erfinden". Machen Sie sich in der ausgedruckten Spielwarenliste Ihre handschriftlichen Einträge, wobei Sie die Benummerung unbeachtet lassen können, weil das System hierüber selber wacht. Lediglich beachten müssen Sie, dass nicht mehr als 10 (von 0-9) Warengruppen innerhalb eines Bereiches konzipiert werden, und auch nicht mehr als 99 Bereiche vorgegeben werden. (In beiden Fälllen werden Sie aber entsprechen gewarnt.) Die Bereiche sind später bei irgendwelchen Ausdrucken innerhalb des BILLING-Programms nicht mehr ersichtlich. Nur die Warengruppen bilden später ein Sortier- und Einteilungsgerüst Ihrer Warenwirtschaft. Nachdem Sie sich nun ein eigenes Konzept erstellt haben, geht's in die Umsetzung, also in die Verwirklichung und Erstellung Ihres eigenen Warengruppensystems. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

48 48 A07 Nehmen wir an, Sie hätten die Branche "X" "Blumenhaus", (wobei das X die vom System vergebene Branchennummer ist.) Ihre ersten zwei Bereiche hießen: 00 Pflanzen und 01 Zubehör und Sie hätten für jede der beiden Bereiche 2 Warengruppen: beim Bereich x0 Pflanzen einmal die Warengruppe 000 Gartenpflanzen 001 Zimmerpflanzen Beim Bereich x1 Zubehör hätten Sie die beiden Warengruppen 000 Düngemittel 001 Vasen und Töpfe Noch einmal sei also erwähnt, dass Sie die hier angegebene Benummerung weder berücksichtigen, noch irgendwo eingeben müssen. Diese Nummern werden vom System automatisch vergeben. Wir fangen damit an, die Branche BLUMENHAUS vorzugeben. Also wählen Sie das Programm an, wenn es nicht schon auf Ihrem Bildschirm ist und klicken Sie bei der ersten Registerseite unten links auf die Schaltfläche: Neue Branchenvorgebe wählen oder neu einrichten Es erscheint dieser kleine Dialog: Durch Klick auf das schwarze Dreieck im Anschluss erscheint dann dieses Dropdown:

49 49 A07 Für 3 verschiedene Branchen haben wir schon für Sie eine entsprechende Ordnung zusammengestellt. 1.) Für die Spielwarenbranche. Hierbei wurde das in der Spielw.-Branche benutzte Verfahren des sog. "Bamberger Modells" für Sie schon vorgefertigt, das Sie ja schon ausgedruckt haben. 2.) Für Schreibwaren und schulischen Bedarf. Hierbei haben wir uns relativ grob an einige wesentliche Einteilungen gehalten, wobei Sie aber vielfältige Möglichkeiten haben, zu erweitern und zwischenzusetzen. 3.) Für den Kioskhandel. Hierbei verhält es sich ähnlich, wie unter Pos.2. Da die Branche "Blumenhaus" noch nicht als Vorlage existiert, müssen Sie dem System jetzt zuerst diesen Namen neu vorgeben. Also klicken Sie auf die Zeile "Branche neu anlegen." Daraufhin erscheint ein kleiner Dialog unten:

50 Überschreiben Sie jetzt den rotentext mit der neu anzulegenden Branche "BLUMENHAUS" und klicken dann auf die Schaltfläche "Neue Branchenkategorie speichern. Daraufhin wird der vorherige Eintrag ganz oben von "Spielwarenbrache" auf "BLUMENHAUS" geändert. 50 A07 Mit einem Doppelklick auf diese oben jetzt erscheinende (einzeilige) Listenzeile verzweigt das Programm auf die nächste Registerlasche und bietet Ihnen zwei völlig leere Listen links und rechts an. Zur Kontrolle wird in dieser Maske (hier etwas schlecht zu erkennen), oben innerhalb des blau umrandeten Teils in weiss die angelegte Branche "BLUMENHAUS" mit der vom System vergebenen Nummer angezeigt. Da zu einem ganzen Satz, wie wir oben schon erläutert hatten, 3 Elemente gehören, nämlich Branche Bereich und Gruppe, bisher aber erst nur die Branche eingerichtet wurde, ist vom bisher Eingegebenen noch nichts in der ASCII-Datei abgespeichert. Es kann also jetzt noch keine Änderung oder eine Löschung vorgenommen werden. Die grün unterlegten Schaltflächen "wandern" zwar mit von Thema zu Thema, sind aber bisher noch inaktiv. Geben Sie nun in der oben angezeigten Maske in den unteren zartgrünen Bereich den Bereichswert für die Branche Blumenhaus ein und schreiben, wie vereinbart "Pflanzen" in dieses Feld. Sollte von einem vorherigen Eintrag noch ein Textwert dort enthalten sein, so können Sie diesen per Doppelklick innerhalb dieses Feldes entfernen. Jetzt klicken Sie auf die graue Schaltfläche. "Neuen Warenbereich speichern". Daraufhin erscheint dieser Eintrag mit der automatisch vergebenen (ersten) Bereichsnummer "00" oben im linken Listenfeld.

51 51 A07 Doppelklicken Sie jetzt auf diesen Eintrag und aus dem blau umrandeten Bereich wechselt die Maske auf den rechts daneben liegenden grün umrandeten Bereich, der zuerst natürlich noch völlig leer ist. Geben Sie jetzt in das untere zartgrün unterlegte Feld die erste Warengruppe zu dem vorgewählten und gerade eingerichteten Bereich ein und schreiben, wie vereinbart: "Gartenpflanzen" dort hinein. Zum Abspeichern klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche "Neue Warengruppe speichern", und nicht, wie hier noch im Bild angegeben auf die Entertaste, wie diese Routine früher geregelt war. Das Programm speichert den nun vollkommenen Satz sofort ab und springt auf die erste Maske zurück, wo "BLUMENHAUS" eingetragen ist. Und so geht es immer wieder weiter...

52 52 A07 Legen Sie auf die gleiche Weise jetzt auch noch eine zweite Warengruppe zum Bereich "Pflanzen" an, Doppelklicken Sie jetzt jeweils einmal auf die Branche und einmal auf den Bereich und Sie sind wieder auf der Maske, in der Sie soeben noch "Gartenpflanzen" eingegeben hatten. Dieser Eintrag ist jetzt auch oben in der Liste 3 ersichtlich. Jetzt schreiben Sie dort in den zartgrün umrandeten Bereich die zweite Gruppe "Zimmerpflanzen" hinein und klicken jetzt wieder auf "Neue Warengruppe speichern". Jetzt aber Doppelklicken Sie auch wieder auf die Branche aber dann nur auf den Bereich und noch nicht weiter. Hier wollen Sie jetzt den zweiten Bereich anlegen: Auf die gleiche Weise wie vorhin tragen Sie jetzt den Bereich "Zubehör" dort ein, speichern diesen Bereich ab und doppelklicken wieder auf den oben in der Liste eingetragenen Zeilenwert "00Zubehör"., sodass das Programm wieder auf den grün umrandeten Bereich für die Warengruppen erscheint, der jetzt noch leer ist, da ja erst jetzt zu diesem Bereich die erste Gruppe eingegeben wird. Tragen Sie jetzt "Vasen und Töpfe" dort ein und klicken Sie wieder auf die Schaltfläche "Neue Warengruppe speichern". Nachdem Sie wieder auf Branche und Bereich doppelt geklickt haben sehen Sie wieder die Liste 3 rechts, in der jetzt der gerade eingegeben Warengruppenwert erschienen ist. Geben Sie nun den zweiten Warengruppenwert "Düngemittel" ein. Speichern sie jetzt auf die gleiche Weise auch diesen Wert ab. Jetzt machen wir einen Kontrollausdruck, indem wir oben rechts auf die rechteste Registerlasche klicken, woraufhin sich die Seite mit der ACCESS-Darstellung zeigt, in der nun auch Ihre Eintragungen schon enthalten sind. Je nach dem, wie gerade der aktuelle Zustand des Programms ist, kann es vorkommen, dass diese ACCESS-Datei bildlich ganz kurz angezeigt wird, das Programm aber dann sofort wieder auf die Seite 1 zurückspringt. Geschieht das, so klicken Sie bitte noch einmal auf diese letzte Lasche oben und dann wird die Schaltfläche freigegeben werden. Auch die Schaltfläche für den Ausdruck ist jetzt aktiv und Sie können die Liste ausdrucken, die sich Ihnen dann so darstellen sollte:

53 (Anmerkung: Da wir diese Hilferoutine erstmals innerhalb des Programms BILLING-PLUS geschrieben hatten, ist diese Bezeichnung dort angegeben. Die selbe Routine aber, nur mit der Bezeichnung "BILLING" in der erneuerten BILLING-Version in gleicher, bzw. analoger Weise dargestellt. 53 A07 Jetzt behandeln wir noch das Thema Ändern und später löschen. Damit die Schaltfläche zum Ändern aktiv wird, müssen Sie nacheinander doppelklicken auf die Branche und den dien Bereich damit alle gefüllten Listen sichbar sind. Wenn Sie jetzt oben auf die Branchen-Registerlasche klicken, wird die Schaltfläche zum Ändern dieses Bereiches aktiv. Klicken Sie bitte darauf und es zeigt sich diese Maske, in der allerdings vorerst nur der obere gelbe Bereich einen Inhalt hat. Hier ist der noch nicht geänderte Text angezeigt. Tragen Sie nun in den unteren grünen Bereich, aber ohne Verwendung der "mitgelieferten" Branchennummer (hier 6), die Bezeichnung für die veränderte Branche mit "Floristik" ein. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Ja, Ändern" und die Änderung wird in allen bisher angelegten Sätzen geändert. Wenn Sie jetzt zurückgehen auf die erste Seite, so sehen Sie dort schon die neue Bezeichnung Ihrer Floristik-Branche. Als nächstes doppelklicken Sie wieder auf die Branche und auch auf den Bereich. Dann klicken Sie unten auf die rosafarbene Schaltfläche "Zurück zur Bereichseingabe" und dann auf die zu ändernde Zeile in der linken Liste. Jetzt ist die Schaltfläche zum Ändern aktiv und bitte klicken Sie darauf. Es erscheint ein ähnlicher Dialog:

54 54 A07 Tragen Sie dort im unteren grünen Bereich Pflanzen und Blumen ein und klicken Sie wieder auf "JA-Ändern". Sie sehen, der Bereich wurde sofort geändert. Auf die gleiche Weise gehen Sie auch beim Ändern einer Warengruppe vor, aber hier müssen Sie unbedingt darauf achten. dass wenn Sie hier eine Änderung vornehmen, zwar der Text dieser Warengruppe geändert wird, dass aber diese per Dropdownliste innerhalb Ihrer Artikelorganisation diese Bezeichnungen nicht geändert werden Deswegen sollte hier nur eine Änderung vorgenommen werden, wenn Sie sicher sind, dass zu dieser Warengruppe noch keine Arikel existieren. Nun zum Löschen von Warengruppen (wobei hier das Selbe gilt, wie soeben beim Ändern gesagt). Gehen Sie zum löschen ähnlich vor wie beim Ändern, wobei Sie jeweils den Warengruppentext, oder den Warenbereichstext oder den Branchentext anwählen, indem Sie einmal daraufklicken, damit dieser markiert ist. Jetzt klicken Sie unten unter der Schaltflächen-Anwahl der Hilfemaske auf die Schaltfläche "Oben angeklicktes Element löschen" Gehen wir von hinten nach vorne vor, also zuerst löschen wir eine Warengruppe. Hangeln Sie sich zu den Warengruppen vor und markieren Sie den zu löschenden Text.Klicken Sie jetzt auf besagte Schaltfläche und es erscheint nun diese Maske:

55 55 A07 Haben Sie sich geirrt, dann können Sie hier noch aussteigen. Im anderen Fall wird diese eine Warengruppe gelöscht. Ebenso verhält es sich bei den Bereichen. Dort zeigt sich ein ähnlicher Dialog: Auich hier können Sie wieder aussteigen, wenn Sie sich geirrt haben. Wenn aber gelöscht wird, so wird dieser gesamte Bereich mit allen 10 darunter liegendenden Warengruppen unwiederbringlich gelöscht.. Und dann der letzte Löschvorgang, das gesamte Löschen einer Branche geht ähnlich vor: Wie schon erwähnt, hier wird tatsächlich jeder Datensatz gelöscht, der in jedem Satz innerhalb der ASCII-Datei (Wgrbez.txt) am Anfang (in diesem Fall) die Nummer "6" hatte.

56 56 A08 Hiermit haben Sie jetzt die nötigen Kenntnisse, Ihre eigene Zusammenstellung anzulegen. Dazu wünschen wir Ihnen "Gutes Gelingen". 8. Zentrale Artikeldatei. Die Eingabemaske der zentralen Artikeldatei ist insgesamt vom Warenwirtschaftssystem BILLING- PLUS her übernommen. Einige der dort aufgeführten Möglichkeiten der Eingabe machen daher innerhalb des Kassenprogramms wenig Sinn. So ist z. B. die Eingabe eines Bildes für einen Artikel für das Kassenprogramm völlig unnötig, nicht aber für BILLING, wo das Internet evtl. ins Spiel kommt. Wir haben daher die für das Kassenprogramm nötigen Felder mit einer entsprechenden Markierung versehen. Sie können beliebige Artikel eingeben und es besteht auch die Möglichkeit, in dem Moment, wenn der Cursor auf dem Eingabefeld für den Barcode steht, diesen direkt in das Programm ein zu scannen, was wesentlich schneller geht, als eine lange Zahlenkette einzutippen und es ist zudem sicherer. Die Maske bietet auch die Möglichkeit, ähnliche Artikel zu kopieren und nur deren Artikel- Nummern neu einzugeben, wie auch den einen oder anderen Terminus. Über die Artikelmaske können Sie auch Lagermengen eingeben und ändern, was aber nicht geschehen sollte, wenn Sie das Programm BILLING schon haben. Die Felder sind selbsterklärend und dürften keine Schwierigkeiten bedeuten. Viele der dort möglichen Ausdruckvarianten sind auch hier möglich aber nicht alle sind sinnvoll. So z.b. haben Sie die Möglichkeit eines Listendrucks über alle gerade laufenden Bestellungen, die hier keine Bedeutung hat, denn es sind höchstwahrscheinlich alle Felder leer. In einem Feld auf der ersten Registerseite der Artikelmaske haben Sie die Möglichkeit statt der vorgegebenen MwSt-Kennziffer 1, voller Satz auch die 2 für den halben Satz, wie z.b. Bei Büchern oder Lebensmitteln einzugeben. Bei der Berechnung der Mwst wird dann der jeweils gültige Satz der beiden Möglichkeiten, die in der Firmenmaske festgelegt werden, nach dieser hier für diesen speziellen Artikel vorgegebenen Kennziffer berechnet. Die Maske der Artikel ist mit Registern versehen, unter denen sich verschiedene Themen verstecken. Die erste Seite sieht so aus:

57 57 A08 Wie Sie sehen, gibt es ganz oben 4 zusätzliche gelbe Felder mit Prozentzahlen darunter. Hierbei handelt es sich um zusätzliche 4 Preise, die Sie z.t. verwenden können. Hierüber erhalten Sie erweiterte Angaben unter dem Thema oder aber auch unter Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. Die eigentliche, dazu nötige Kalkulation finden Sie unter Lesen Sie bitte kurz einmal nach, was wir unter Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. geschrieben haben und kommen dann sofort wieder hierher zurück indem Sie oben am Rand 'Zurück' klicken. Lesen Sie bitte kurz einmal nach, was wir unter Lieferanten geschrieben haben und kommen dann sofort wieder hierher zurück indem Sie oben am Rand 'Zurück' klicken. Nachdem Sie jetzt bei Lieferanten nachgelesen haben, wissen Sie, daß es beim Anlegen von Artikeln wichtig ist, daß Sie einem Artikel auch den richtigen Lieferanten zuweisen. Ohne einen Lieferanten auf der zweiten Registerseite angeklickt zu haben, können Sie einen Anlegevorgang zu einem Artikel nicht verlassen. Das System verlangt zwingend diesen einen Lieferanten. Sollten Sie einmal festhängen, weil Sie nun gerade diesen Lieferanten noch nicht angelegt haben, so vergeben Sie erst ein mal einen anderen, merken sich aber den Artikel, legen den Lieferanten an und kommen dann zurück zum Artikelstammsatz und ändern nun dort den Lieferanten auf die richtigen Verhältnisse.

58 Wir raten Ihnen auch dazu, das Thema Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden nachzulesen, da es für das bessere Verständnis von Bedeutung ist. 58 A08 Diese Maske hat sich gerade im Bereich der Währungen verändert, da jetzt der CHF auch als Landes- bzw. Basiswährung eingesetzt werden kann und dann wandert diese Währung nach oben und der Euro rutscht weiter runter..(aber nur auf dem Bild, so wollen wir hoffen!) Sie können auch eine Artikelmenge eingeben: Trotz der vielversprechenden Überschrift zu dieser Bildschirmseite der Artikeldatei, soll gleich einschränkend gesagt werden, daß Buchungen von Artikel Zu- oder Abgängen (mit Minuszeichen vor dem Zahlenwert) hier nur ausnahmsweise vorgenommen werden sollten. Das Kassenprogramm ist kein Warenwirtschaftsprogramm! Unter BILLING ist das natürlich ganz anders gelöst, was hier nicht vorgesehen ist. Trotzdem aber ist es grundsätzlich möglich. In diesem Fall müssen Sie zuerst die 'Ändern'-Taste drücken um den Buchungsvorgang einzuleiten. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche 'Buchen'. Sie erhalten hier noch einmal eine Warnung, die Sie noch einmal darauf hinweist, daß diese Buchungsroutine nur für besondere Fälle vorgesehen ist. Gleichzeitig wird der gesamte Bereich, der für Sie zum Buchen von Wichtigkeit ist, grün unterlegt. Der Cursor steht jetzt im linken Feld für den einzugebenden EK-Preis pro Stück. Gleichzeitig wird der zuletzt verbuchte Einkaufspreis angezeigt. Ist dieser identisch mit dem des jetzt gelieferten Zugangs, so können Sie den alten EK in dieses Feld übernehmen, indem Sie die Schaltfläche 'Gleich, wie unten' anklicken. Sie ersparen sich die manuelle Eingabe. Hat sich der EK geändert, so müssen Sie den Einzel-EK eingeben. Wenn Sie 'Gleich wie unten' geklickt haben, springt der Cursor in das nächste Feld, in dem Sie die

59 59 Menge eingeben. Drücken Sie dann einmal auf die Tab-Taste (die mit den beiden gegenläufigen Pfeilen), so wird die Schaltfläche mit dem 'OK' auf der vorher 'Buchen' stand, aktiv und Sie können den Buchungsvorgang mit der Enter-Taste abschließen. Mußten Sie einen EK eingeben, so müssen Sie, um zum Mengenfeld zu kommen, einmal die Tab- Taste drücken und dann wie oben weiter. A09 Damit ist der Buchungsvorgang abgeschlossen. Ein neuer Buchungsvorgang muß wieder, wie oben erwähnt eingeleitet werden. Sollten Sie die Buchung einmal angewählt haben und sich bei der Artikelwahl geirrt haben, egal, ob Sie schon Werte in die beiden Felder eingetragen haben, d.h. Sie wollen gar nicht buchen, so kommen Sie mit der Taste 'Buchen wieder beenden! ' wieder aus der Buchungsroutine raus und die Änderungsroutine, die Sie dazu einleiten mußten wird beendet.. Diese Art der Buchung macht es nicht möglich, Nebenkosten für Fracht etc. zu buchen, es sei denn, Sie würden selber den EK entsprechend höher eingeben nach der Formel : (Nebenkosten / Menge )+ EK. In der Artikelmaske wird Ihnen übrigens immer bei der Festlegung eines VK und dem Vorhandensein eines EK's ein Prozentsatz angezeigt, der Ihnen sofort vermittelt, wie Sie bei diesem Artikel einkaufsmäßig stehen. Hier ein Beispiel, allerdings noch in der DM-Version: Wie schon gesagt, hat sich das Bild dieser Maske wegen des CHF verändert. Wir werden baldmöglichst diese Bilder austauschen und den gesamten Text der Hilfe den neuen Gegebenheiten anpassen! Der VK ist hier DM 11,00 der umgerechnete Europreis war EURO 5,62 Der Händler-Nettopreis war, noch in DM 4,336 woraus sich ein Einkaufsrabatt von 60,58 ergäbe. Wobei wir berechtigte Zweifel anmelden, ob Sie so viel Rabatt wirklich bekommen. Aber dieses Beispiel zeigt Ihnen, welchen Grundrabatt Sie erhalten, wie hoch oder gering dieser ist. Einerseits bietet Ihnen dieses Programm überhaupt an, Artikel zu verwalten und über einen Barcodescanner zu identifizieren, andererseits müssen Sie diese Artikel auch alle einzeln eingeben. Das ist bei vielen Artikeln nicht gerade eine schnell mal eben so nebenbei zu erledigende Arbeit. Wenn Sie aber von Lieferantenseite die Möglichkeit haben, einen Artikelsatz als ASCII-Satz zu

60 erhalten und dann auch noch in der Spielwarenbranche wären, so hätten Sie mit unserem Warenwirtschaftsprogramm BILLING die besten Voraussetzungen, diese Artikelsätze innerhalb von Sekunden in das Programm einzulesen, wobei sogar der Barcode oder EAN-Code, wenn dieser Lieferant diesen schon vergeben hat, gleich mit eingelesen wird. 60 Lesen Sie, falls Sie das interessiert einmal nach unter: BILLING und P.O.S. Sollte man beides nutzen? 8a. Artikelpreise, mehrere für gleichen Artikel?? Um auf die oben angegebenen Fragezeichen zu antworten! [Boxed Paragraph]JA! In POS-PLUS ist das jetzt, genauso wie in BILLING-PLUS möglich, wobei aber bestimmte Konventionen vorgegeben sind. Folgende Fragen tauchen auf: 1.) Wozu denn überhaupt verschiedene Preise für einen gleichen Artikel? 2.) Wo und wie werden diese eingerichtet? 3.) Können diese zusätzlichen Preise auch global, wie beim Hauptpreis geändert werden? 4.) Wie gestaltet sich die Übergabe eines solchen Alternativpreises in einen Auftrag? 5.) Was ist mit der statistischen Berechnung von Umsatz bei Kunde und Artikel? 6.) Wie verhält es sich mit diesen Preisen beim Parallelprogramm POS-KASSE? (Greift ja auf die selbe Datenbank zu!) Rücksprünge zu anderen Themen bitte ganz nach unten scrollen... 1.) Wozu denn überhaupt verschiedene Preise für einen gleichen Artikel? Diese Frage hatten wir uns auch gestellt, als wir unsere BILLING-Klassikversion schrieben, fanden aber keine vernünftige Antwort darauf und glaubten daher, zugunsten der Unkompliziertheit darauf verzichten zu können. Aber nach einigen Kundengesprächen, in denen man uns gezielt danach fragte, erklärte man uns die doch große Sinnhaftigkeit von mehreren Preisen zum gleichen Artikel. Das Argument von unserer Seite war, dass man ja einen Artikel rabattieren kann um Preisdifferenzen zu erzielen. Aber, da jeder Artikel schon meist zu unterschiedlichen Bedingungen eingekauft worden ist, eignet sich diese Methode, gerwissermassen im Giesskannenprinziep zu rabattieren nur bedingt. Es geht also hier in der Hauptsache um preisliche Zugeständnisse an besondere Kunden. Hierbei war ein ganz wichtiger Aspekt die Preisfindung für Großhandelskunden. Unser Argument, bei Großhandelskunden sowieso gewissermassen "von Haus aus" völlig andere Preise, die keine MwSt enthalten, zu berechnen, verfing nicht, denn man wollte aus der gleichen Datenbank das Lager bedienen, und man hätte dann z.b. zwei verschiedene Artikel mit verschiedenen Preisen anlegen müssen, wobei der eine z.b. als Kennzeichnung die Nr erhalten hätte und der andere 4711G für Großhandelsartikel. Aber auch das war nicht gut, weil hier die Lagerverwaltung und Bestelldisposition auch hätte zweigleisug gefahren werden müssen. Immerhin aber waren wir nun davon überzeugt, dass in dieser Richtung etwas zu geschehen habe. Die Lösung war, wie immer in solchen Fällen, ein Kompromiss: Statt der absoluten Zweigleisigkeit und völligen Getrenntheit der Programm-Ersteinrichtung als GROSSHANDELS- oder EINZELHANDELS-Version, haben wir uns nun zu einer Mixtur beider Versionen durchgerungen. Statt beim Programmstart hier eine richtungsentscheidende So- oder So Entscheidung zu treffen, haben wir unsere Plus-Version jetzt als Sowohl-als-auch-Version verändert. Diesem Thema haben wir aber eine eigene Hilfe-Seite gewidmet, die unter Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. für den Großhandel hier direkt aufgerufen werden kann.

61 2.) Wo und wie werden diese eingerichtet? 61 Innerhalb der Artikelmaske, haben Sie die Möglichkeit, statt des bislang einzigen Preises noch zusätzlich 4 Preise einzugeben. Gehen Sie bitte auf die dazu dargestellte Hilfeseite Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. 3.) Können diese zusätzlichen Preise auch global, wie beim Hauptpreis geändert werden? Nein, nicht im POS-PLUS-Programm. Diese Routine ist nur im BILLING-PLUS-PROGRAMM realisiert. Dort werden sogar bei einer Preisveränderung auch die 4 Zusatzpreise mit verändert. Wieder ein Grund mehr, auch das BILLING-PLUS-Programm zusätzlich zu erwerben. In der Artikelmaske in POS-PLUS hat zwar auch diese Schaltfläche zur pauschalen Berechnung der Zusatzpreise anhand der ja noch vorgegebenen Prozentsätze, nur die eigentlichen Preisänderungen des Hauptpreises müssen Sie hier individuell für jeden einzelnen Artikel vornehmen. Wenn Sie das gemacht haben, erhalten Sie dann mit Klick auf die besagte Schaltfläche, mit der Sie alle B,C,D und E-Preise gemäß des vorgegebenen Prozentsatzes in einem Durchgang angleichen trotzdem eine superschnelle Angleichung dieser Werte. 4.) Wie gestaltet sich die Übergabe eines solchen Alternativpreises in einen gewählten Artikels in die Vorgangsberechnung? Auch dieses Thema finden Sie innerhalb der Hilfe unter diesem Link-Thema. 5.) Was ist mit der statistischen Berechnung von Umsatz bei Kunde und Artikel? Alle diesbezüglichen Statistiken richten sich unter POS - PLUS nur nach Umsatzwerten, die Sie abrufen können. Haben Sie einen Umsatz, egal, ob über EINZEL- oder GROSS-Handel kundenbezogen, also mit einer Barrechnung, bei der Sie einen Kunden vorgeben, getätigt, so werden diese Werte auch in den Kundenstammsatz übernommen und sind dann dort gespeichert., EINZELHANDEL eingestellt und einen Umsatz kurzfristig getätigt und dabei einen nicht nach einem Preis, sondern nur nach entweder der Vorgabe eines Kunden oder einer Artikel-Nummer. Der erwirtschaftete Erlös ist dann in der berechneten Höhe Bestandteil der Statistik. In diesem Zusammenhang sei auch die Möglichkeit genannt, innerhalb der Kundenmaske einen Gesamterlös entweder nur für Groß- oder Einzelhandels-Kunden ausdrucken zu lassen, wobei dann je nach Einstellung evtl. auch keinerlei Werte vorhanden sind. (Druckauftrag: Grosshandelskunden, wenn nur Einzelhandlskunden existieren!) 6.) Wie verhält es sich mit diesen Preisen beim Parallelprogramm POS-KASSE? (Greift ja auf die selbe Datenbank zu!) Da ja bekannterweise bei Parallelbetrieb von BILLING-PLUS und P.O.S.-Touch-PLUS, für beide über LAN verbundenen Programme die selbe Datenbank zur Be- und Verarbeitung herangezogen wird, wird auch die unter Billing-Plus vorgenommene Einstellung von Gross- oder Einzelhandel zur Berechnung herangezogen. Auch unter P.O.S.-Plus wird bei der Kassenberechnung (Bon oder Bar-Rechnung) zwischen Gross- und Einzelhandel bei der Berechnung unterschieden. Ist dort Grosshandel angegeben, so wird immer automatisch der VK-Preis verwendet, der auch als Nettopreis im Artikelstammsatz eingegeben ist, verwendet. Insofern gibt es hier keine besonderen Verhältnisse. Ebenso ist es, wenn Sie mit der P.O.S.-Plus-Kasse und dem BILLING-PLUS-Programm grundsätzlich nur Einzelhandel betreiben, so wird hier immer der im Artikelstamm eingegebene Bruttopreis verwendet. Nur für den besonderen Fall, wenn über die Kasse gelegentlich auch einmal ein Großhandelskunde bedient werden soll, haben Sie die Möglichkeit, das der Kasse an einer besonderen Stelle mitzuteilen, wobei dann dieses Großhandels-Abrechnungsverfahren nur für diesen einen Vorgang gilt.

62 Sobald der Bon oder eine Barrechnung ausgedruckt ist, springt dieser Zustand wieder zurück auf Einzelhandel. Ebenso springt der Zustand auch auf "Normal" zurück, wenn Sie per Abbruch immer wieder bis ganz zum Anfang zurückschalten. Was aber die Zusatzpreise anbetrifft, so kann hier nur der eine für diesen Artikel gerade gültige Grosshandelspreis verwendet werden, der aber bei der entsprechenden Einstellung automatisch vorgegeben wird. Sie können im Handbuch zur Kasse diesen Sachverhalt genauer nachlesen. Alle anderen 3 Extrapreise können nur unter Billing-Plus verwendet werden. Damit hier aber von Personalseite mit diesem Thema nicht leichtsinnig umgegangen wird, kann diese Möglichkeit des Umschaltens vom vorgegebenen Zustand EINZELHANDEL auf GROSSHANDEL mit der Möglichkeit der "Berechtigungsvergabe" für besondere Mitarbeiter eingewirkt werden. Bei der Kasse wird nie kundenbezogen berechnet, nur nach fertiggestellter Vorgangs-Berechnung über die oben genannte Sondereinstellung,besteht die Möglichkeit zum Ausdruck einer Barrechnung, den als Großhandelskunden ausgewiesenen Kunden für diese Barrechnung im Rubrum vorzugeben Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden Hierzu eine grundsätzlich Hilfe: Bei der elektronischen Datenverarbeitung arbeitet man beim Datenzugriff mit sog. Keys, also "Zugriffsschlüsseln". Man könnte also ganz einfach sagen, jede Artikel-Nummer ist eindeutig und damit wäre das Problem gelöst. Leider aber ist das doch nicht so einfach wie es aussieht. Da es nämlich vorkommen kann, daß Sie, und das ist gerade in der Spielwarenbranche üblich, von verschiedenen Herstellern, die auch gleichzeitig Ihre Lieferanten sind, verschiedene Artikel beziehen, bei denen sich die reinen Artikelnummern überschneiden. So kann es durchaus sein, daß ein Artikel vom Modellbahnhersteller Märklin ein Güterwagen ist der die Nr hat während ein Teddybär von z.b. Steif, der natürlich kein Güterwagen ist, die selbe Artikel-Nummer aufweist, also auch die Nummer (Diese Beispielnummern wurden willkürlich gewählt ohne zu prüfen. Es soll nur ein Beispiel sein.) Sie sehen, daß, da Sie beide Artikel in Ihrem Geschäft führen wollen, es mit der verlangten Eindeutigkeit schon vorbei wäre und das Dateisystem würde streiken. Um diesem Problem Herr zu werden, haben wir einen Kombinationsschlüssel, einen sog. Artimatch-Code aus den beiden Nummern zusammengefügt, bei dem sowohl die Artikel-Nummer, wie auch die Lieferanten-Nummer miteinander verbunden sind. Das Problem wäre damit eigentlich in den allermeisten Fällen tatsächlich gelöst, und wir bräuchten eigentlich hier nicht weiterschreiben. Aber es kann nun doch auch noch folgende Situation vorkommen. Wir sprachen oben davon, daß die Hersteller in der Spielwarenbranche (meist) gleichzeitig auch Ihre Lieferanten sind. Wenn das so ist, dann gibt es keine Probleme. Aber leider ist das nicht immer so. Es gibt eben auch Großhändler, die verschiedene Artikel aus der Branche liefern. Z.B. auch angenommenerweise die beiden oben genannten Artikel. Da Sie nun aber die Lieferanten-Nummer hinzugeben, könnte tatsächlich der seltene Fall eintreten, daß

63 63 auch hier der Zugriffscode nicht eindeutig wäre. Beide hätten die selbe Artikel-Nummer und auch die selbe Lieferanten-Nummer!! Sich nun an der Hersteller-Nummer im Eingabefeld der Lieferantennummer zu orientieren geht nicht, da dann ja das gesamte Bestellsystem (unter BILLING) nicht mehr funktionieren würde, das A09 auf die Lieferanten-Nummer ausgerichtet ist. Aus Gründen der Übersichtlichkeit aber haben wir für den Hersteller nur einen Namen, nicht aber eine Nummer eingegeben, da diese wiederum auf den Rechnungen auftaucht, was für den Kunden sehr wichtig ist. Erhalten Sie also immer wieder den oben bezeichneten Fehler, also käme also ein solcher Fall tatsächlich vor, so müßten Sie zu einem Trick greifen und für diesen Lieferanten zwei verschiedene Lieferantennummer angeben und diese dann in den beiden Artikel getrennt verwalten. Und noch eins, woran Sie natürlich jetzt schon wahrscheinlich gedacht haben:,"es gibt doch die Barcodes, wie EAN usw. damit muß man doch eindeutig zugreifen können, oder?". Ja, natürlich, das funktioniert auch einwandfrei, aber eben nur, wenn diese Artikel mit einem Barcode schon im System enthalten sind. Barcodes sind nur bedingt eindeutig, nämlich für solche Artikel, bei denen einer vergeben wurde. Ist kein Barcode vergeben, so enthält der Artikel an dieser Stelle entweder lauter Leerstellen oder Nullen und da das häufig vorkommt, ist dieser Barcode eben als Erkennungszeichen für die Eindeutigkeit bei der Neuanlage, und nur darum geht es ja bei dem Thema zu dieser Abhandlung, leider nicht geeignet. Beim Neuanlegen eines Artikels wollen Sie wissen, ob Sie diesen Artikel schon angelegt haben, oder nicht. Sie sehen, auch mit der EDV lassen sich manche Probleme nicht ganz so einfach lösen. Würden wir jetzt davon ausgehen, aber bitte, das würde nun doch wirklich zu weit führen, daß sie Ihren Güterwagen und Ihren Teddybär von zwei oder gar drei verschiedenen Großhändlern beziehen, dann hätten Sie tatsächlich den Artikel mit dem selben Barcode mehrere Male im System und...ja dann hätten wir ganz schlimme Verhältnisse, die Sie auch mit der EDV nicht lösen könnten, dann sähe es bei Ihnen im Lager möglicherweise auch schnell so aus, wie bei Hempels unter'm Bett. Eine sinnvolle Warenwirtschaft ist dabei nicht mehr gewährleistet. Man müßte sich etwas neues einfallen lassen. Also für eine bestimmte Anfangsordnung und Effizienz muß bei der Organisation Ihres EDV- Systems schon geachtet werden. Wir hoffen, daß wir Ihnen das Problem: Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden ein wenig näher bringen konnten.

64 64 A Firmenstammsatz Damit ist Ihre eigene gemeint. Die Bildschirmseite zum Verwalten dieser Daten erreichen Sie über den Administrationsteil, also über die gelbe Taste auf der Anfangsmaske und dann, nachdem die Folgemaske aufgetaucht ist auf einem der oberen Schaltflächen und zwar ganz rechts außen. Es gilt zu beachten, daß für das Kassenprogramm nur die 10 Rot markierten Felder relevant sind. Alle anderen werden für das P.O.S.-Programm nicht benötigt. Auch hier hat sich einiges geändert, was aber hauptsächlich für die 3 möglichen Währungen von

65 65 Bedeutung ist. Dei meisten Funktionen sind hauptsächlich für das Programm BILLING-PLUS vorgesehen, sofern dieses ebenfalls geführt wird. Eine zusätzliche, wichtige Information mußten wir jetzt hier aber nachtragen! Seit 2004 ist ges. vorgegeben, daß auch die St.-Nr. Ihres Finanzamtes auf einem Kassenbeleg genannt sein muß. Da aber unsere Datenbank im Augenblick hierfür noch kein Feld zur Verfügung stellt und diese Einrichtung wegen des Programms BILLING erhebliche Auswirkungen auf verschiedenste Programmbereiche hat, können wir diese größere Änderung erst im Rahmen eines Updates vornehmen. Dieser Passus ist überholt. Sie haben jetzt entsprechende Felder, die Sie wie dort vorgegeben ausfüllen müssen. A10 Um aber eine Zwischenlösung zu erreichen, raten wir dazu, das für den Kassenbon vorgesehene Logo, das Sie sicherlich mit dem Windows eigenen Paintprogramm bearbeiten, um diese Angabe erweitern. Innerhalb der Maske für das Kassenbonlogo für das P.O.S.-Programm haben wir hierzu ein Beispiel integriert. Das Firmenlogo für oben Rechts auf Ihrer Rechnung ist neuerdings, seitdem auch über das Kassenprogramm eine Rechnung ausgedruckt werden kann nicht nur für das Programm BILLING wichtig, sondern wird auch im Kassenprogramm verlangt. Das zweites Firmenlogo für das Kassenprogramm (BON-Druck) wird unter dem Thema "Firmenlogo auf dem Bondrucker?" beschrieben. Die oberen Felder wie Adresse usw. werden auf dem Bondrucker mit ausgedruckt und werden hier verwaltet. Wenn Sie diese Felder leer lassen, so werden die se Angaben auch nicht mit ausgedruckt. Im Firmenstammsatz legen Sie die Währung fest, in der Sie Ihren Verkauf vornehmen. Hier ist noch die DM enthalten, in der Ihnen vorliegenden CD ist aber dann schon bereits der EURO vorgegeben. Der Dollarkurs ist eigentlich wieder nur für das BILLING-Programm gedacht. Aber, wenn Sie hier einen korrekten Dollarkurs eingeben, so haben Sie im Artikelstammsatz auch den entsprechenden Dollarpreis zum Euro mit angegeben, der bei jeder Veränderung des Europreises auf der Basis dieses Wechselkurses mit berechnet wird. Hier legen Sie wie schon erwähnt also diesen Dollarkurs zum EURO fest und hier legen Sie die Sätze für die MwSt fest. Allgemeine Angaben: Eine Eingabe leiten Sie mit Klick auf 'Änderung' ein. Der Text auf dieser Schaltfläche verändert sich dann in "OK, sichern", womit Sie Ihre Eingabe beenden. Nach Änderung aller Ihrer Eingaben, verlassen Sie mit 'Ende' die Firmenmaske. Auch der oben rechts eingeblendete Punkt der Standkontrolle für das Rechnungsformular, ist im Kassenprogramm ohne Bedeutung. Jedes Feld ist mit einer vorgegebenen Stellenzahl begrenzt, so daß auch hier keine fehlerhaften Eingaben entstehen können.

66 Eingegeben werden: P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 66 A11 Name oder Name der Zusatz z.b. GmbH o.ä. Straße PLZ und Ort Telefon Im unteren Bereich: Dollarkurs, falls gewünscht MWST-Schl. 1 und 2 in Prozent Achtung! Das auf dieser Seite einfügbare Firmenlogo Ihrer ist für das Programm BILLING vorbehalten. Drucken Sie aber auch BAR-Rechnungen aus, so kann hier das Logo dafür eingefügt werden. Das Einbinden eines Logos für den BON-Drucker geschieht unter: Einbinden eines Firmenlogos siehe dort. 11. Änderung Auszahlungstexte Diese Texte konnten bisher nicht verändert werden. Die Vorgaben mußten bisher so, wie vorgegeben, übernommen werden. Dank der Intervention eines unserer Kunden, der seine Kassensoftware auch für Auszahlungen von Lottogewinnen u.ä. benutzen wollte und hierüber ebenfalls eine Auszahlungssumme und --Kontrolle haben wollte, haben wir nun eine gesonderte Bildschirmseite eingerichtet. Auf diese Seite kommen Sie, wenn Sie oben in der Menüzeile die entsprechende Programmauswahl treffen. Danach erscheint diese Seite:

67 67 A11 Diese Seite ist eigentlich recht einfach zu verstehen. Folgende Funktionen werden mit der Änderung von Ausgabe-Bezeichnungen verbunden: 1.) In der Anwahlmaske für die Wahl einer Auszahlungsart sind von Haus aus Standardwerte enthalten. Diese sind für die meisten Geschäftsvorfälle eigentlich ausreichend. Bei einer durchgeführten Änderung hier in dieser Änderungsmaske, werden die hier geänderten Bezeichnungen auch dort in der Auswahlmaske sichtbar und können für den jeweiligen Auszahlungsgrund herangezogen werden. Diese Texte sind die auf der linken Seite einzugebenden "längeren" Texte mit maximal 14 Stellen. 2.) Beim Aufruf der Zwischen-Ablesung während eines Tages werden für die Rubriken der Auszahlungsgründe diese Texte in einer verkürzten Form dargestellt, damit diese auf dem begrenzten Raum dieser Bildschirmseite genügend Platz finden. Diese kürzeren Texte haben nur 9 Stellen. 3.) Drucken Sie aus dieser Seite der Zwischenablesung einen bonformatigen Zwischenbericht aus, so wollen Sie natürlich auch dort die Bezeichnungen wiederfinden, die Sie individuell vorgegeben haben. Auch auf dem BON-Druck herrschen enge Platzverhältnisse. Auch hier wird die verkürzte Version mit 9 Stellen verwendet und ausgedruckt. 4.) Beim Anzeigen der Monatswerte werden, analog zu den Werten der Zwischenablesung

68 ebenfalls diese Werte bzw. deren Bezeichnungen so, wie individuell angegeben dargestellt. 5.) Auch hier gibt es einen bonformatigen Ausdruck, der dann ebenfalls diese individuellen Vorgaben enthält. So wird's gemacht: 68 A11 Machen Sie sich zuerst Gedanken, darüber, welchen Text Sie sowohl für die lange und auch die kurze Bezeichnung wählen. Überlegen Sie, an welche Stelle Sie diese Bezeichnung platzieren wollen. Es ist überall immer die gleiche Stelle, sowohl in den Masken, wie auch auf dem Bon. Z.B. an der dritten Stelle "Parkhausbonus",lang und z.b. "PrkhsBnus" für die kurze Bezeichnung, dann steht dieser Text überall an der dritten Stelle. Bei z.b.gewinnauszahlungen in 2 oder 3 Klassen, so sollten diese direkt untereinander stehen, damit später auf dem BON Übersichtlcikeit herrscht. Bevor Sie jeweils immer nur ein Textpaar (lang und kurz) zusammen einrichten oder überschreiben können, müssen Sie links auf einen der dazugehörenden Option-Buttons klicken um eine Freigabe zum Eingeben zu erreichen. Sobald Sie eine Eingabe gemacht haben, klicken Sie auf einen nächsten Button usw. Sollten Sie sich geirrt haben und wieder von vorne beginnen wollen, so können Sie den Urzustand mit unseren Anfangs-Vorgaben wieder herstellen, indem Sie per Klick auf die unten links befindliche Taste klicken. Hier allerdings müssen Sie dann auch abspeichern. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf "Abspeichern" damit diese Begriffe in einer Datenbank angelegt werden können. Sollten Sie vor dem Abspeichern schon auf "ENDE" klicken, so werden Sie entsprechend gewarnt. Die jeweilig maximale Stellenzahl können Sie nicht überziehen, da die Feldlängen begrenzt sind. Hierbei ist allerdings zu beachten, daß evtl. vorhandene Leerstellen nach dem Ende eines Wortes mitzählen. Sie müssen also immer vor einer Eingabe darauf achten, daß keine angehängten Leerstellen im Eingabebereich vorhanden sind. Wollen Sie gewaltsam aus dem Programm aussteigen, so sehen Sie, daß nach dem "unabgespeicherten" ENDE-Klick eine zusätzliche rote Schaltfläche erscheint, die mit "Abbruch" bezeichnet ist und auch so, also ohne Abspeichern, benutzt werden kann. Das Aussteigen über das Kreuzchen oben rechts in der Ecke der Bildschirmseite behandelt Sie so, wie wenn Sie auf "ENDE" geklickt hätten. Das war es schon! Sie können immer wieder Änderungen vornehmen, was aber nicht sehr sinnvoll ist, da Sie beim Lesen älterer Ausdrucke dann evtl. nicht mehr wissen, was denn nun was war. Historische Bemerkungen können da sehr sinnvoll sein. Hierzu empfiehlt es sich, in Ihrem Unternehmen ggf. mehrere Kassen anzulegen, auf denen dann die Auszahlungsgründe unterschiedlich sein können und so parallel gebucht werden können. Sie müssen eben nur darauf achten, daß bei der Benutzung immer die für diese Auszahlungsart gültige Kasse genommen wird. Bei Mehrfachnutzung des Programm bedarf es einer Mehrplatzlizenz die Sie anfordern können. Der Preis hierzu ist 33% Aufschlag auf den Betrag Ihrer Erstrechnung:

69 69 A Barcode und Nummernvergabe Begleitende Erläuterung zu diesem Thema finden Sie auch unter: Lieferanten und Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden: Bitte lesen Sie dort zuerst nach. Da Sie nun über den Aufbau eines Barcodes, wie auch eines Artimatch-Codes informiert sind, können wir uns dem eigentlichen Thema widmen. Barcode und Nummernvergabe... Heute geht nichts mehr ohne EDV. EDV kann nur mit strengen Ordnungskriterien umgehen um schnelle Ergebnisse zu erreichen. Mit Zahlen lassen sich am einfachsten und übersichtlichsten solche Kriterien entwickeln. Sie als verkaufende handeln in der Regel mit Waren, die Ihnen von Seiten anderer Lieferanten schon mit einer irgendwie gearteten Artikel-Nummer angeliefert werden. Handelt es sich um einen weitsichtigen Lieferanten, so hat er seine Artikelnummern schon so eingerichtet, daß diese mit wenig Aufwand in Verbindung mit der siebenstelligen Lieferantennummer zu einem 13-Stelligen Barcode umgeformt werden können. Nur wenn Ihr Lieferant Ihnen eine 7-stellige Lieferantennummer vorgegeben hat, können Sie einigermaßen sicher sein, daß es sich um eine 'kontrollierte' Lieferantennummer handelt, die irgendwo in einem System eingebunden ist. Das sollten Sie von Ihrem Lieferanten erfragen. Hat er eine solche Lieferantennummer, so hat er auch meist schon einen EAN-Barcode zumindest in der Planung. In diesem Fall sollten Sie ihn drängen, baldmöglichst damit rauszukommen. Sie ersparen sich damit unendlich viel Mühe. Würden Sie nämlich jetzt Ihr eigenes Barcode-System erfinden um diese Artikel auch mit dem Barcode-Scanner zu erfassen, so müßten Sie diese in diesem Fall völlig umsonst geleistete Vorarbeit verwerfen und alle Artikel wieder in Ihrem System umbezeichnen, wo das Feld BARCODE oder EAN-Code schon Ihren Eintrag aufweist. Leider aber ist der technische Fortschritt noch nicht bis zu allen Lieferanten vorgedrungen und mancher Lieferant hat Artikelnummern, die recht abenteuerlich anmuten. Alphazeichen am Beginn, am Ende oder mittendrinn sind keine Seltenheit. Auch Artikelnummern mit richtigen Leerstellen innerhalb einer Zahlenkette sind auch leider vorhanden. Gehen wir aber davon aus, daß der Lieferant nun wirklich noch nichts in dieser Richtung unternommen hat, so müssen Sie sich etwas einfallen lassen, um auch seine Artikel über Ihren Barcodescanner zu erfassen. Sie müssen in diesem Fall folgende Zielvorstellung haben: Jeder Artikel dieses Lieferanten muß von Ihnen einen Barcodeaufkleber erhalten, der Ihr Kassensystem in die Lage versetzt mittels Ihres Handscanners jeden Artikel dieses Lieferanten eindeutig zu erkennen. Eindeutig heißt hier: wirklich eindeutig. Die von Ihnen vergegebene

70 Nummer darf wirklich nur ein einziges Mal in Ihrer Artikeldatei, in dem Feld EAN-Code enthalten sein. Ist das nicht der Fall, wird beim Scannen immer nur der erste gefundene Artikel mit dieser Nr. angezeigt. In diesem Fall ist das zwar kein echter EAN-Code, sondern 'nur' ein Barcode, was aber für den Leseprozess völlig unbedeutend ist. 70 A12 Sehen Sie sich also zuerst einmal alle seine Artikelnummern an und versuchen Sie diese nach irgendwelchen Ordnungskriterien in eine saubere Ordnung zu bringen. Damit ist gemeint, daß Sie in diesem besonderen Fall auch Alphazeichen mit verwenden dürfen, nicht aber Leerstellen. Der für diesen Zweck verwendete Barcode ist der Code39, der sich für diese Zwecke bestens eignet. Beschaffen Sie sich von Zweckform das Programm WinLabel, mit dem Sie auf vorzügliche Weise solche Etiketten, auch im Code39 erstellen können. Das Programm ist sehr preiswert. Sie können sich, wenn Sie Zugang zum Internet haben, alles zur letzten Version ansehen und evtl. sogar 'was herunterladen. Die Adresse ist: Zweckform Büro-Produkte GmbH Postfach Holzkirchen Tel Fax: Internet: Bitte beachten: für den Barcodedruck gibt es jetzt eine noch bessere Lösung die hier im Anschluß angeführt ist. Aber damit haben Sie das Problem noch nicht gelöst. Sie haben sich jetzt ein Ordnungskriterium ausgedacht aber nicht an unsere Vorgabe eines ARTIMATCH-Codes gedacht. Dieser Code enthält nämlich auch die Lieferantennummer. Der Artimatchcode darf bis zu 18 Stellen lang sein. Sie erinnern sich, was wir unter dem Thema : Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden gesagt hatten...so kann es durchaus sein, daß ein Artikel vom Modellbahnhersteller Märklin ein Güterwagen ist, der die Nr hat, während ein Teddybär von z.b. Steiff, der natürlich kein Güterwagen ist, die selbe Artikel-Nummer aufweist, also auch die Nummer Es kann also vorkommen, daß von einem anderen Lieferanten, dessen Artikel auch noch keinen EAN-Code besitzen, ein Artikel mit der gleichen Nummer oder Buchstaben-Nummern-Kombination existiert. Sie müssen also diese Artikelnummer mit der Lieferantennummer zu einem Artimatch-Code vereinen. Beim Anlegen dieses Lieferanten vergeben Sie auch eine Lieferanten-Nummer. Diese Lieferanten- Nummer ergibt zusammen mit einem erst danach anzulegenden Artikel, bzw. dessen Artikel- Nummer zusammen diese Artimatchcode-Nummer, die dann eindeutig ist, und den Zugriff steuert. In diesem besonderen Fall braucht die Lieferantennummer nicht 7-stellig zu sein, sondern hier reicht auch eine z.b. 3-stellige Zahl. Haben Sie also (noch) keine Lieferanten-Nummer vergeben, erhalten Sie auch keinen

71 71 A12 eindeutigen Zugriffskey. Nehmen wir an, Sie hätten einen Artikel mit der 'Nummer' AA , was möglich ist, weil die Artikelnummer alleine bis zu 11 Stellen haben darf. Wir nehmen weiter an, Sie hätten diesem Lieferanten die Lieferantennummer 4711 vergeben, so sähe die Barcode-Nummer für den Artikel unter Code39 und die Barcodenummer für die Artimatch-Codenummer mit dem Lieferanten 4711 davor so aus: Warum wir Ihnen nun hier beide Barcodes zeigen hat folgenden Grund. Der internationale EAN-Code hat nur 13 Stellen inklusive einer Prüfziffer. Unser Feld 'EAN-CODE' hat deswegen ebenfalls auch nur 13 Stellen. (Wie unser Beispiel.) Hätte jetzt der Artikel Ihres Lieferanten z.b. eine tatsächlich 11-Stellige Nummern-Zahlen-Sequenz und Sie hätten auch noch eine 7-stellige Lieferantennummer vergeben, so hätte Ihr Artimatch- Code eine Länge von 18 Stellen, was für dieses Feld, das automatisch beschrieben wird, zulässig ist. Sie könnten aber diese Nummer nicht gleichzeitig auch als Barcode in das Feld EAN-Code eingeben, da hier eben nur 13 Stellen zugelassen sind. Wenn Sie also ganz sicher sind, daß ein solcher Artikel mit dieser langen Zahlen-Buchstaben- Kombination als Artikelnummer nur einmal bei diesem Lieferanten und nicht auch bei anderen vorkommt, so können Sie statt des Artimatchcodes auch diese Artikelnummer als Barcode verwenden und diese in das EAN-Feld eintragen. Achtung! Hierzu gibt es neue Verhältnisse bei POS-PLUS! Bitte lesen Sie nach unter der neuen Möglichkeit, selber Barcodes direkt aus Ihrem Programm heraus zu drucken. Hierbei sind auch die Größenverhältnisse verändert worden. Das Thema finden Sie unter: Barcodes als Etiketten ausdrucken! Nach Kenntnis dieser Kriterien zum Barcode könnten Sie nun sicher auch das Problem innerhalb Ihrer Organisation besser lösen, jenes Problem, das wir mit dem Stichwort..."wie bei Hempels unterm Bett" bezeichneten. Das Thema dazu finden Sie unter: Fehleranzeige Artikel schon vorhanden und dort unter Neuanlegen eines Artikels Auf der zweiten Registerseite der Artikelmaske haben Sie eine Möglichkeit mit der linken Maustaste den für diesen Artikel im Hintergrund erstellten und auch hier nicht änderbaren Artimatchcode herauszukopieren und in das EAN-Feld zu übertragen.

72 72 A13 Unnötig zu sagen, daß natürlich der im EAN-Feld eingetragene Barcode auch in der genau gleichen Art als Barcode-Etikett vorliegen muß. Da hier entweder die Artikelnummer oder die Artimatch-Code-Nummer 1:1 eingegeben wurde, darf der Code-39 keine Prüfziffer enthalten, weil diese beiden Nummern auch keine Prüfziffer enthalten. Der Scanvorgang würde Ihnen in diesem Fall nicht den richtigen, bzw. gar keinen Artikel anzeigen. Dieser könnte nicht gefunden werden. Die Betrachtung des Barcodes ist hier etwas zweischneidig! Einerseits muß, wenn dieser Barcode vergeben ist, dieser wirklich eindeutig sein, denn sonst könnte der dazugehörige Artikel nicht richtig gescannt werden; es würde immer nur der zuerst gefundene Artikel aus der Datei angezeigt werden, was dann evtl. bei Mehrfachvergabe dieser Nummer eben aber auch evtl. nicht richtig sein könnte. Das Feld im Artikelstammsatz darf aber aus grundsätzlichen Erwägungen heraus nicht auf Eindeutigkeit begrenzt sein, weil ja nicht jeder Artikel sofort nach dem Anlegen mit einem Barcode versehen ist und dieser in der Regel erst später hinzugefügt wird. Wenn also in diesem Fald noch nichts eingetragen ist, so ist nach den Regeln der EDV 'Nichts' eben auch etwas, nämlich eben nichts. Und Nichts in einem Feld dürfte dann, wenn das Feld auf Eindeutigkeit begrenzt wäre eben auch nur einmal vorkommen, was nicht möglich ist. Zugegeben, das Thema ist nicht ganz unkompliziert, aber nach einiger Zeit ist es völlig klar, wenn man sich mit dem Thema etwas intensiver befaßt hat. 13. Barcodes als Etiketten ausdrucken, Änderung in P.O.S.-Plus Zum Thema Barcodes haben wir unter dem Hilfepunkt : 2. Kassenvorgänge AUSZAHLUNG schon einige Erläuterungen gegeben, aus denen Sie das Wesentliche zum Barcode und dessen Aufbau in Erfahrung bringen konnten. Lesen Sie dort ggf. noch einmal nach, damit Sie sich diese Ausführungen in Erinnerung rufen, was für das bessere Verständnis der folgenden Anleitung sinnvoll erscheint. Grundsätzlich ist es so, daß ein Barcode nur eine Verschlüsselung von darstellbaren Zeichen ist, wie nachfolgend erläutert. Manche Anwender glauben, daß in einem Barcode viele Informationen zu einem Artikel oder einer Person etc. stecken. Weit gefehlt!! Der Barcode ist eine ganz simple, nur verschlüsselte Zeichenfolge. Sie können z.b. die Nummer "4711AX" als Barcode erzeugen und das System findet beim Scannen einen Artikel, der möglicherweise, ja sogar in der Regel(!), eine völlig andere Artikel-Nummer z.b. "4812mmm" hat, wenn im sog. EAN-Feld im Artistamm die per Barcode beim Scannen wiedergegebene Nr. "4711AX" eingetragen ist und so für den richtigen Zugriff sorgt. Die Barcodesuche bezieht sich also immer nur auf genau dieses Feld und vergleicht den Wert aus dem Barcode mit dem Wert in diesem Feld.

73 73 A13 Kommen wir also zum Thema: Barcodes drucken. Ein Barcode ist also eine nach einem ganz bestimmten "Strickmuster" aneinander gereihte Ansammlung von vertikalen Strichen in verschiedenen Dicken ( im Englischen ''BARS'' genannt ) und verschiedenen Abständen zueinander. Jeder Barcode zu irgendeiner Nummer oder irgendeinem Buchstaben ist in gewisser weise eine Einzelzeichnung, wie das auch bei normalen Buchstaben, wie diese, die Sie nun gerade hier lesen, der Fall ist. Sie können also eine Schriftart einstellen, wie hier z.b. Arial. dazu eine Schriftgröße festlegen, evtl. auch noch eine Eigenschaft, wie fett oder kursiv oder beides miteinander verbunden und sogar noch eine Farbe hinzufügen. Diese Buchstaben oder Zahlen können Sie zu Worten oder langen Zahlen zusammenfügen, indem Sie üblicherweise einen Buchstaben nach dem anderen (oder eben Zahlen) aneinander reihen. So ähnlich ist es auch bei der Zusammenstellung eines Barcodes. Aber einen wesentlichen Unterschied gibt es, was die Lizenzierung anbetrifft. Heute erhalten Sie mit einem Programm, wie z.b. Word o.ä. automatisch eine mehr oder weniger große Menge von verschiedenen Schriften quasi gratis geliefert und können diese für Ihre persönlichen Zwecke weiterverwenden, ohne sich um irgendwelche Lizenzrechte zu kümmern. Früher, als noch der ganze Schriftverkehr mit einer Schreibmaschine ablief, haben Sie sich ja auch nicht um die einzelnen Typen, ja später auch nicht um die verschiedenen Schriften, die beispielsweise mit dem Auswechseln eines Kugelkopfes bei einer damals hoch-moderneren IBM-Schreibmaschine möglich waren, zu kümmern brauchen. Bei dem Vorhaben, einen Barcode zu verwenden, werden Sie aber feststellen, daß Sie sehr schnell an Grenzen stoßen, ohne viel Geld bezahlen zu müssen. Am Ende nennen wir Ihnen einige Bezugsquellen. Unsere wichtige Aussage ist also: Wir liefern Ihnen mit diesem Programm keine Barcode-Schriften. Auch wir haben die recht hohen Kosten gescheut, die wir ohnehin auf unseren Verkaufspreis hätten umlegen müssen und wieder hätten es Sie bezahlen müssen. Deswegen haben wir uns im Internet ein wenig umgesehen und sind fündig geworden! Unser Programm bietet Ihnen daher nun ein hervorragendes Werkzeug an, mit dem Sie, ganz individuell aus dem vorhandenen Stammdatenmaterial der Billing-PLUS Artikeldatei Ihre Artikelnummern ausdrucken können, nachdem Sie entweder selber eine Lizenz an anderer Stelle erworben haben oder aber... und das ist die preiswerte, alternative Lösung, sich ein kleines Kopierprogramm aus dem Internet herunterladen. Mit diesem Programm können Sie eine beliebige Zahl (auch alphanumerisch) eingeben und erhalten dazu in der Code39-Version den genau passenden Strichcode dazu in einem Fenster angezeigt. Den Inhalt aus diesem Fenster können Sie in die Zwischenablage übertragen und dann in unser Programm an vorgesehener Stelle einfügen. In ein Feld unserer Artikeldatei wird nun dieses "Bild" als Image gespeichert und wird im Druckvorgang auch wie ein Bild dargestellt, kann aber von jedem handelsüblichen Scanner problemlos gelesen werden, wenn die Einstellung Code 39 eingestellt ist, was normalerweise fast immer automatisch bei allen handelsüblichen Scannern der Fall ist. Hier nun zwei WWW-Adressen. Die eine, wo Sie sich einmal über Preise informieren können und eine zweite Adresse die wir für Sie im Internet gefunden haben, wo Sie sich per Freeware das beschriebene kleine Darstellungs- und Kopierprogramm herunterladen können.

74 74 A13 Diese beiden Adressen lauten: und Bei der zweiten Adresse, die wir Ihnen besonders empfehlen, erhalten Sie die Auflage, dieses Programm nicht für gewerbliche Zwecke benutzen zu dürfen, wobei es nach unserer Ansicht darum geht, daß wir Ihnen als Softwarefirma dieses Programm nicht weiterliefern, oder gar berechnen dürfen. Eine andere Auslegung können wir uns nicht vorstellen, da ja schon alleine die Verwendung eines Barcodes zu fast 100% nur durch Gewerbetreibende geschieht. Was hätte dann ein solches Programm für einen Sinn? Es kann also nur um die eigentliche Weitergabe des Barcodes gehen und das tun wir nicht...und Sie als Gewerbetreibender ja eigentlich auch nicht. Wir gehen also davon aus, hier völlig legal zu handeln, wollten Sie aber unbedingt über diese aktuelle Situation in Kenntnis setzen. Aus grundsätzlichen Erwägungen übernehmen wir für die Weiterverwendung der durch dieses WWW-Programm gewonnenen Barcodes keinerlei Haftung was die Haftungsfrage und das evtl. bestehende Lizenzrecht anbetrifft. Wir stellen also noch einmal ausdrücklich fest: Wir liefern Ihnen weder einen Barcode noch eine dazu ggf. nötige Lizenz. Genug der Vorrede! Gehen wir nun in medias res: Nach Anwahl des Programms über die Schaltfläche "ABLESEN und VERWALTEN" und dort nach weiterem Klick auf die Schaltfläche "BARCODES DRUCKEN" im oberen Bereich der verschiedenen grauen Schaltflächen, erscheint diese Maske:

75 75 A13 Auf dieser Maske ist in einem Datengrid Ihr gesamtes Artikelverzeichnis, sortiert nach Artikelnummer aufgeführt, wobei aus Platzgründen immer nur ca. 14 Artikelsätze angezeigt werden. Die Logik hinter dem Ganzen ist folgende: 1. Es wird für den Artikel, für den Sie Etiketten ausdrucken wollen per Doppelklick in das grüne Mengenfeld die dort noch vorhandene "0" markiert und kann mit einem Mengenwert überschrieben, der die Anzahl der gewünschten Etiketten dieses gerade angezeigten Artikelstammsatzes wiedergibt. Sobald die Menge größer ist als "0", wird automatisch ein Checkmark gesetzt. Umgekehrt, wenn Sie die Menge auf die eben genannte Weise auf "0" setzen, wird das Checkmark entfernt. Um schnell, ohne mehrfachen Doppelklick Mengenänderungen durchzuführen, gehen Sie einfach in das grüne Feld über oder unter dem gewünschte Artikel und gehen dann mit der Aufwärts- oder Abwärts-Taste Ihrer Tastatur auf den gewünschten satz. Bei diesem Zeilenwechsel wird der enthaltene Wert automatisch markiert. Achten Sie aber bitte vor Ihrer Eingabe darauf, daß vorher keine gesetzten Checkmarks mehr in den Kästchen enthalten sind. Sie können mit der Schaltfläche "Alle Checkmarks und Mengen entfernen" die gesamte Datei bereinigen. Denn wo noch Checkmarks sitzen, was auf nachfolgenden Datenmasken der Fall sein kann, werden diese Datensätze auch zum Ausdruck herangezogen, was ja möglicherweise gar nicht beabsichtigt ist. Wenn Sie im grünen Feld (Mg) eine Menge eingesetzt haben und so ein Checkmark erzeugt haben, erscheint ganz links neben dem Datengrid ein kleines Bleistiftsymbol, das Ihnen anzeigt, daß der Datensatz zwar verändert, aber noch nicht gespeichert worden ist. Die Speicherung erfolgt erst, wenn Sie einen Nachbardatensatz oben oder unten einmal anklicken, wobei der Bleistift dann verschwindet. (bzw. einfach vom Satz mit dem Bleistift auf einen anderen wechseln.)

76 2. Da bei einer großen Datenmenge dieses Suchen und Anklicken sehr zeitaufwendig sein kann, haben Sie eine Möglichkeit, diese Datenmenge nach gewissen Kriterien zu sortieren und zu verringern, ja, Sie können sogar eine Auswahl eines Lieferanten vorgeben, sodaß Sie nur die Artikel angezeigt bekommen, die von diesem Lieferanten kommen. 76 A13 3. Sie können aber auch eine Artikel-Nummer eingeben (über der OK-Schaltfläche) und sich nur den einen anzeigen lassen und entsprechend markieren und mit einer Menge versehen. Gibt es mehrere gleiche Artikelnummern, was grundsätzlich möglich ist, wenn der ArtikelMatchcode für zwei verschiedene Lieferanten, aber für den gleichen Artikel vergeben worden ist, müssen Sie anhand der Lieferantennummer den richtigen auswählen. (Der Artimatchcode ist eine Zahlenkombination aus Artikel-Nr und Lieferantennummer) ACHTUNG: Das Finden eines Artikels ist nur möglich, wenn die Sortierung aus "Artikel-Nr" eingestellt ist Sie können aber auch bei anderen Sortierungen, z.b. nach Warengruppen oder alphabetischer Sortierung in das weiße Feld einen diesbezüglichen Begriff eingeben und suchen lassen. Ja Sie können sogar mit dem Sternchen " * " als Joker sehr effektiv operieren. Lesen Sie die Angaben oberhalb der weißen Feldfläche für eine Eingabe.: 4.) Klicken Sie bitte auf die rosafarbene Schaltfläche "Hilfe einblenden". Sie erhalten eine stichwortartige Hilfe, die Ihnen die weiteren Schritte zum Etikettendruck und dessen Vorbereitung anzeigt. 5.) Jetzt muß das Fremdprogramm Code39, das Sie sich schon vom Internet über heruntergeladen haben, gestartet werden. Lassen Sie es jeweils unten an der Bildschirmkante als Icon stehen und holen Sie es ja nach Bedarf "herauf". (Kurzes Drücken der Windows-Starttaste) 6.) Beim Durchblättern der Artikel, sehen Sie direkt, ob schon ein Barcode, bzw. die dahinterliegende Zahl im entsprechenden Artikelfeld vorhanden ist. Wenn Ja, so wird ein Barcode angezeigt. Wenn nicht müssen Sie jetzt die durch das Anklicken der Artikelzeile in das zartgrüne Feld eingetragenen Nummer mit dem Mauscursor markieren und in die Zwischenablage kopieren. Anm. Diese aus dem Artikelstammsatz übernommene Nummer ist in der Regel der Artimatchcode. Da es aber sein kann, daß Sie alphanumerische Artikelnummern von 20 Stellen haben, würde der Matchcode bei 7-stelligen Lieferantennummern eine Barcodezahl von 27 Stellen bedeuten. Das aber wäre eine Barcodelänge unter Code 39 die innerhalb des Etiketts nicht mehr darstellbar wäre, die zu breit läuft! Hierzu lesen Sie aber weiter unten noch weitere Bemerkungen zum Aufbau und der Stellenzahl dieser Nummer. 7.) Jetzt rufen Sie das Code39-Programm auf und kopieren dort in das weiße Eingabefeld diese Zahl hinein, wodurch sofort der dazugehörende Barcode angezeigt wird. Jetzt klicken Sie dort auf die Schaltfläche "Copy to Clipboard" also "Kopiere in die Zwischenablage". gehen Sie mit dem Cursor jetzt in das weiße Feld des Barcode-Druckprogramms und kopieren dort den soeben kopierten Barcode hinein. Fertig!! Auf diese Weise können Sie natürlich auch eine nicht mehr gültige Barcode-Nummer überschreiben. Aber denken Sie daran: Der Wert der sich aus dem Barcode ergibt muss immer zwingend mit dem Inhalt im sog. EAN-Code-Feld 1 :1 übereinstimmen! 8.) Alles jetzt folgende ist nur für die jeweilige Druckaufbereitung einzustellen. Als erstes legen Sie über die kleinen Option-Buttons fest, welche Preise und Angaben ausgedruckt werden sollen. Sie haben dabei vier verschiedene Optionen. Sobald Sie eine der Optionen anklicken, wird unten bei den 3 verschieden großen und dargestellten Etiketten das angezeigt, was Sie gewählt haben. 9.) Jetzt ist die Vorwahl für die Art des Etiketts 1, 2 oder 3 zum Anklicken freigegeben. Alle Drucke werden grundsätzlich einbahnig gedruckt. Sie müssen sich also die entsprechenden Etiketten vorher besorgen. Die genaue Millimetergröße ist angezeigt und auch die jeweilige Zweckform-Nummer. Durch die Größenangabe können Sie auch andere Etikettenhersteller auswählen, wobei Sie die Werte vergleichen. Vorher sollten Sie aber einige Probedrucke vornehmen, denn wir können nicht garantieren, daß die Abstände von Oberkante Etikett bis zur nächsten Oberkante Etikett bei allen Herstellern genau gleich ist. Wir haben uns bei der Gestaltung dieses Zwischenraums nach Vorlage von Zweckform gerichtet.

77 10.) Noch ein wichtiger Hinweis. Die Endlos-Etiketten werden meist als Leporello gefaltet für einen 77 A13 Endlosdruck ausgeliefert, den Sie ja wahrscheinlich in der Regel auf Ihrem Drucker nicht machen können. Wir raten daher dazu, die Etiketten jeweils am Falz zu trennen und dann Blatt für Blatt in den Druckerschacht von Hand einzeln einzulegen. Sie verlieren dabei zwar pro "Blatt" ein Etikett, aber das ist immer noch besser, als beim Versuch endlos zu drucken, einen irre klebenden Etikettensalat auf ihrer Druckwalze zu produzieren, oder Schiefdrucke oder ungenaue Drucke zu liefern. Haben Sie aber einen sog. Traktor für den Endlosdruck, so vergessen Sie bitte das hier Gesagte. 11.) Sobald Sie die Etikettenwahl getroffen haben wird die Schaltfläche "DRUCKEN" freigegeben und der Druck kann beginnen. Zm Schluß zeigen wir hier noch die drei verschiedenen Etikettengrößen. Nicht so sehr die Etikettengröße ist wichtig für die gute Lesbarkeit eines Barcodes, sondern die Barcodegröße selbst. Diese hier angegebenen Größen sind: 1.) Bis zu 8 cm Lesebreite des Scanners 2.) Bis zu 7 cm Lesebreite des Scanners 3.) Bis zu 6,5 cm Lesebreite des Scanners Zum Vergleich ein Barcode mit ganz geringem Inhalt z.b. wie hier die Nr bei diesen Größen wie oben: Wie Sie sehen, läuft der Barcode in gleicher Breite ist aber extrem auseinandergezogen und kann deswegen hervorragen und schnell gelesen werden.

78 78 A13 Da die oberen Ausdrucke je einen Barcode aus 15 Stellen darstellen, ist dieser nur noch bei gutem Druck und gutem Scanner lesbar. Ggf. müssen Sie bei derartig langen Barcodes etwas warten bis es piepst. Aber dieses Beispiel zeigt Ihnen, daß Sie mit Ihren Artikelnummern bzw. mit den Nummern und Werten, die in das Feld EAN-Code eigetragen sind, selbst bestimmen, wie gut lesbar ein Barcode ist. Der richtige EAN-Code hat 13 Stellen und ist deswegen hier einwandfrei lesbar. Die Barcode-Nr. bzw. der Barcodewert ist in unserem Programm immer bei der automatischen Erstellung auf genau 15 Stellen begrenzt um nicht in den Bereich der Nichtlesbarkeit zu kommen. Wenn Sie aber nicht aufpassen und viele, oder sagen wir einmal, mehrere gleiche Werte für verschiedene Artikel eingeben, Sie dann auch sowohl bei der Artikeleingabe per Scanner zu einem Auftrag oder auch beim Scannerlesen im Kassenprogramm (POS-PLUS), das ja auch hier auf diese Kienzle.mdb zugreift, dann immer mehrere Datensätze zur Auswahl erhalten. Drucken Sie sich einfach jetzt einmal diese Hilfeseite mit den Barcodes aus, achten dabei aber auf einen höherwertigen Druck,. Benutzen Sie dann Ihren Scanner zum Lesen. Leseerfolg wird durch einen Piepser quittiert. Damit Sie aber auch ein Leseergebnis sehen, sollten Sie auf Ihrem Computer den "Editor" aufrufen. Der zeigt Ihnen eine leere Textseite in der ein Schreibcursor blinkt. Dort wird der Inhalt des gelesenen Barcodes dann als "Geschriebenes" sichtbar. Und als letztes : Was tun wenn Sie eine eigene Nummer für einen Barcode vergeben wollen: Gehen Sie zuerst in den Artikelstammsatz dieses Artikels. Dort geben Sie in das Feld für den Barcode z.b ein. Im Barcodeprogramm wird jetzt, da im Feld für den Barcode schon eine Nummer angezeigt ist nicht wie sonst üblich der Matchcode, sondern in diesem Fall der von Ihnen eingegebene Wert mit angezeigt. Diesen können Sie nun auf die beschriebene Methode über das Progrämmchen Code39 als Barcode erzeugen und dann in das Barcodefeld übernehmen. WARNUNG!!! Bitte niemals das grün unterlegte Feld mit einer Nummer von hand beschriften. Das führt unweigerlich zum Fehler beim Zugriff. Sie hätten dann den Barcode für das von Ihnen beschriebene Feld erzeugt, im Barcodefeld des Artikels stünde aber der sonst verwendete Matchcode und der Artikel könnte über den damit falschen Barcode nicht gefunden werden! Wir wünschen Ihnen dabei viel Spaß. Wir kommen mit dieser Möglichkeit, Barcodeetiketten zu drucken einem viel gehegten Wunsch unserer Kunden nach und freuen uns, Ihnen dieses hilfreiche Tool liefern zu können.

79 79 A Com-Dialog-Maske für das Kundendisplay Bitte beachten: Beim Anschließen von Geräten wie Drucker, Zeilendisplay oder Kassenschublade sollten die Steckdosen für die COM-Schnittstelle (evtl. auch USB-Port) oder für den Druckeranschluß z.b. LPT1 ohne führenden Strom sein. Der Computer sollte also ausgeschaltet sein! Die Einstellungen innerhalb dieser Maske müssen Sie dann gewissenhaft durchführen, wenn Sie mit einem Kunden-Display arbeiten. Wenn nicht, so müssen Sie in dem Dialog bei der Schnittstellenangabe COM1 bis COM5 die letzte Möglichkeit, nämlich 'keine' anwählen. (Das ist auch der Wert der Voreinstellung, wenn das Programm ausgeliefert wird.) Dadurch ist sichergestellt, daß jedesmal, wenn programmbedingt eine Information zum Display geschickt werden soll, dieser Versendemechanismus übergangen wird und es so nicht zu unerwünschten Fehlern auf Geräten käme, die evtl. ohne Ihr Wissen an einem der anwählbaren Ports angeschlossen wären. Andererseits kann es bei falscher COM-Port-Wahl zum Programmabbruch kommen. Der Laufzeitfehler wird dann mit 8015 angegeben und Sie werden darauf hingewiesen, daß der DFÜ- Zustand nicht gesetzt werden kann. Haben Sie einen solchen Absturz, so starten Sie das Programm bitte noch einmal, gehen dann aber sofort in dieses Unterprogramm und setzen 'keine' ein. Wir haben diese Fehlermöglichkeit bewußt nicht abgefangen, um Ihnen die Wichtigkeit dieser Eingaben hautnah und unangenehm darzustellen. Geben Sie versehentlich einen Port an, der schon anderweitig benutzt wird, also schon geöffnet ist, so erhalten Sie eine Fehlermeldung und können diesen Fehler korrigieren. Ist aber eine durch Sie versehentlich falsch vergebene Schnittstelle nicht geöffnet, dann merken Sie es nicht, daß Sie diese geöffnet haben und es käme evtl. zu zufälligen Überschneidungen. Mit 'keine' kann das nicht geschehen. Sie sollten also die zur Verwendung kommende Schnittstelle kennen und richtig benennen. Die anderen Parameter, wie Übertragungsgeschwindigkeit, angegeben in Baud, die elektronische Parität, also keine (none), ungleich (odd) oder gleich (even), wie auch die Anzahl der Bits die für ein Bite übertragen werden, also 7 oder 8, müssen Sie einstellen, wobei Sie einfach die Angaben aus dem Handbuch zum Zeilendisplay übernehmen. (...die wahrscheinlich mit den voreingestellten Werten identisch sind.) Die Eingabemaske für die Parameterübernahme sieht so aus: I I I I I I I I I I I I

80 I I I P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 80 A14 Wir haben hier die Werte aus dem Gerätehandbuch des Kundendisplays: Customer Pole Dispay Model 8004A von Jartech übernommen und vorgegeben. Das Stopbit ist immer mit 1 angegeben und kann auch nicht verändert werden. (Anm.: Es schließt die Übertragung eines Bites ab.) Unterhalb der Parameterangaben für die Com-Schnittstelle wird noch nach der Spracheneinstellung für das Display gefragt. Diese Command-Sprache ist wichtig für die richtige Anzeige am Display. Wir haben, wie gesagt, viele Werte des Jarltech-Displays übernommen. Das oben angegebene Display verwendet die Kommando-Sprache "Jarltech-Mode". Damit Sie aber auch mit anderen Displays kommunizieren können, haben wir innerhalb des Programms eine zweite Variante, die für viele Displays verwendet werden kann, vorgegeben und im Programm berücksichtigt. Bitte sehen Sie im Handbuch zu Ihrem Display nach, welche Kommandosprachen Ihr Display verwendet. Der internationale Standard ist ESC/POS, den Sie meist mit sog. kleinen Dipschaltern, die im Computerjargon auch "Mäuseklaviere" heißen, einstellen können. Jenachdem, welche Sprache Sie am Display eingestellt haben, müssen Sie das dem Programm entsprechend mitteilen. Andere als diese beiden Kommandosprachen wurden im Programm nicht verwirklicht. Wenn hier eine falsche Einstellung vorgenommen wird, so kann es sein, daß das Display unkontrolliert reagiert und stellenweise evtl. gar nichts anzeigt. Noch mal zurückkommend auf die Schnittstelle... Nur zur Klarstellung: mit 'keine' haben Sie lediglich die Entscheidung getroffen, für das Zeilendisplay keine Schnittstelle gewählt zu haben. Alle anderen Schnittstellen Ihres Computers, an denen irgendwelche anderen Geräte hängen können, sind von dieser Eingabe nicht betroffen. Dort bleibt alles unverändert. Deswegen stimmt unser Beispiel hier in der Maske auch. Es wurde 'keine' angeklickt, also ein Kundendisplay wird nicht verwendet und hängt deswegen auch an 'keiner' Schnittstelle.

81 81 A14 Rechts daneben weisen wir noch einmal darauf hin, daß eine Daten-Versorgung über das Display an einen seriellen Drucker nicht unterstützt wird. Aber es gibt natürlich die Möglichkeit, einen seriellen, statt eines parallelen Druckers anzuschließen, aber dazu benötigen Sie eine weitere freie serielle (RS232) Schnittstelle. Parallel-Anschluß oder serieller Anschluß für den Drucker. Dem Programm P.O.S.Touch ist es grundsätzlich egal, welche Art Drucker Sie verwenden aber... hier gilt doch eine bestimmte Vorsichtsmaßnahme, die beachtet werden muß. Je nachdem, welche Schnittstelle zum Computer verwendet wird, entweder die parallele, also z.b. LTP1, LPT2 usw. oder aber eine serielle Schnittstelle, also eine RS232, bekannter unter den Bezeichnungen COM1, COM2 usw. müssen Sie die Druckerinstallation entsprechend auf Ihrem System, ganz unabhängig vom POS- Programm korrekt durchführen. Wenn es eine Parallel-Schnittstelle ist, so brauchen Sie sich nach der Installation eigentlich nicht mehr um den Drucker zu kümmern, denn das Betriebssystem gibt Ihnen immer die Möglichkeit zwischen verschiedenen Druckern hin und her zu schalten. Das ist grundsätzlich auch so beim seriellen Drucker. Hier allerdings haben Sie noch zusätzlich die Möglichkeit und auch die Notwendigkeit, dem Drucker etwas 'auf die Sprünge' zu helfen. Sie haben während der Installation die Möglichkeit die Übertragungsgeschwindigkeit für die verwendete Schnittstelle COM1 oder COM2 usw. per Schiebebalken zu verändern. Außerdem können Sie das Kommunikationsprotokoll, das für die Datenübertragung zum Drucker und zurück verwendet wird festzulegen. Hier müssen Sie einfach ein paar Versuche machen, bis der Ausdruck vollständig zufriedenstellend 'rüber' kommt. Die sog. Handshake-Einstellung, die dort mit XON / XOFF angegeben ist, müssen Sie wahrscheinlich durch die ebenfalls vorgegebene Angabe "Hardware" ersetzen. Und bei der Angabe Spooleinstellungen sollten Sie evtl. die Alternative "Druck nach letzter Seite wählen. Aber, wie gesagt, das müssen Sie austesten. Eine weitere Eigenheit ist zu beachten, und zwar, wenn Sie mit Ihrem Programm auch ein Kunden- Display verwenden, bei dem die Kassenbewegungen während eines Aufrechnungsvorgangs, für den Kunden schön sichtbar angezeigt werden, was im Sinne des Verbraucherschutzes vorgeschrieben ist, so wird dieses Kundendisplay als serielles Gerät ebenfalls über eine serielle Schnittstelle angeschlossen. Um die beiden Geräte nun gut voneinander trennen zu können, müssen Sie sich also den Port, COM1, oder COM2, 3 oder 4 merken, weil diese Angabe später verlangt wird. Das aber ist noch nicht alles. Einige Hersteller von Kundendisplays bieten an, sowohl einen Drucker, wie auch ein Zeilendisplay am selben Port anzuschließen und liefern sogar ein Y-Kabel für diesen Zweck mit. Hierzu müssen wir Ihnen sagen, daß die von uns durchgeführten Versuche in dieser Kombination nicht zufriedenstellend ausgefallen sind. Das sog. Durchschleifen der Signale durch das Display zum Drucker funktionierte nicht in jedem Fall und es kamen immer wieder unlesbare oder verstümmelte Drucksignale an. Wir haben uns daher entschlossen, diese Möglichkeit für unser Programm völlig auszuschließen.

82 Wollen Sie beide seriellen Geräte verwenden, so benötigen Sie zwei getrennte Schnittstellen! In der Dialogmaske, in der Sie die Einstellungen für die serielle Schnittstelle für das Display vornehmen, haben wir eine solche Möglichkeit also absichtlich nicht vorgesehen. 82 A15 Übrigens, wenn Sie eine USB-Druckerverbindung haben, so gelten die gleichen Bedingungen. Für die Installation beachten Sie bitte die in den Handbüchern dazu angegebenen Hinweise. Schönheitsfehler mit den Umlauten: Es gibt leider ein kleines Problem beim Display, das wir als Programmhersteller aber auch schon bei vielen Displays im Handel, in Supermärkten usw. erkennen konnten und gesehen haben. Deutsche Umlaute werden leider nicht immer korrekt dargestellt. Wir haben deswegen in unseren Standardanzeigen innerhalb des Displays die Texte so gewählt, daß Umlaute vermieden werden, mit einem e als Zusatz gebracht werden oder das Wort gekürzt dargestellt wird, wobei wie z.b. zurück mit 'zur.' angezeigt wird. Für Sie aber bedeutet das, daß die Artikeltexte im Augenblick der Anzeige unkorrekt dargestellt werden, wenn diese einen solchen Umlaut enthalten. Sie sollten, wenn Sie darauf Wert legen ähnlich verfahren und statt ä ae, statt ö oe und statt ü ue verwenden. In Wirklichkeit tauchen diese Anzeigen ja aber nur immer für wenige Sekunden auf, weswegen man dieses Problem eigentlich vernachlässigen kann. Beim Ausdruck wird ja alles korrekt gedruckt. Wir haben beim Importeur des Herstellers recherchiert, konnten aber keine zufriedenstellende Antwort bekommen, als die, daß nur unter DOS richtig angezeigt werden würde. Da unser Programm aber natürlich ein moderneres Windows-Programm ist, und unter Windows angeblich andere Zeichensätze standarisiert sind, käme es so zu diesem Fehler. Auch die Schalterstellungen beim Display, die sog. Dipswitches haben wir natürlich alle, allerdings ohne Erfolg durchgetestet. 15. Drucker festlegen Das eigentliche Einrichten eines Druckers ist in einer gesonderten Abhandlung beschrieben. Wir haben unser Programm auf der Basis eines BON-Druckers der EPSON geschrieben und empfehlen dessen Verwendung. (Es ist ein EPSON TM-U210D No cut, kann aber auch ein TM-U210A partial cut mit dem B als Kennzeichnung.) Der 'A' hat evtl. auch die Möglichkeit einer Kassenrolle mit einem Doppelblatt, wobei die Durchschrift als Protokollstreifen aufgewickelt wird. Das 'B' signalisiert, daß ein automatischer Papierabschneider ( "partial cut" ) integriert ist. Bitte lesen Sie dazu die Firmeninformationen der EPSON. Sollte es bei anderen Druckern zu unerwarteten Ereignissen kommen, wie z.b. kein Eurozeichen, oder bei fehlendem Papierabschnitt auch kein Papiervorschub bis über das Druckende hinaus bis zur manuellen Abrissvorrichtung o.ä. so liegt hier der Grund, nämlich evtl. einen anderen Drucker oder eine nicht verwendbare Schrift gewählt zu haben. Sie sollten daher in diesem Fall immer einen Bondrucker mit einer automatischen Schnittvorrichtung wählen. Weitere Hinweise siehe: Einrichten des Kassendruckers.

83 83 A15 i Das Thema 'Drucker festlegen' ist normalerweise ganz unproblematisch, sofern Sie den Computer auf dem Ladentisch stehen haben und dort den Bondrucker ansprechen wollen. Dann wird dieser einmal eingerichtet und das Thema Drucker ist dann für Sie erledigt, egal ob es sich um einen Parallel- oder Seriell-Drucker handelt. Allerdings mit einer kleinen Einschränkung: Den Ausdruck des Kassenberichts, der alle verschiedenen Vorgänge des Tages enthält, können Sie nur auf einem normalen Drucker, nicht aber auf einem BON-Drucker ausdrucken. Der Druck wäre zwar möglich, aber fürchterlich unlesbar, weil wegen des schmalen Kassenbondruckformats der ganze Text total zerstückelt wäre. Sie können sich zwar die Datei ansehen, wenn Sie wollen, aber ausdrucken sollten Sie diese Hilfsliste für besondere Rekonstruktionsversuche von unklaren Kassenvorgangsverhältnissen immer auf einem DIN A4-fähigen Drucker. Nach Beenden eines Abrechnungstages mit dem Programmteil : Tag ablesen und auf NULL stellen, wird dieser beendete Tag in die 10-Tagesdatei eingespeichert und ist von dort aus sowohl ausdruckbar wie auch einsehbar. Innerhalb des P.O.S.-Programms aber wird der Ausdruck über einen A-4-Drucker nur an zwei Stellen verlangt: 1.) wenn Sie am Tagesende den Tag auf 0 stellen und dann die Abrechnungsvorgänge des ganzen Tages haben wollen, was optional ist, oder aber, 2.) wenn Sie aus der 10-Tagesdatei eine diesbezügliche Zusammenstellung eines dieser Tage haben wollen, oder die Artikelstatistik ausdrucken wollen.. Alle anderen Ausdrucke sind im Kassenstreifen-Format. (Mit einer kleinen besonderen Ausnahme...siehe unten...zweiter Streifen.) Wenn Sie also die Angaben der einzelnen Kassenvorgänge alle dokumentiert haben wollen, so haben Sie wieder zwei Möglichkeiten: Es wäre evtl. besser, einen EPSON-BON-Drucker mit einem zweiten Streifen anzuschließen, wobei dann der oben benannte A4-Ausdruck sowieso entfallen kann, da alles automatisch auf dem zweiten Streifen mitprotokolliert werden würde. Der zweite Weg wäre der, den Sie auch gehen müßten, wenn Sie andere Anwendungen auf diesem Computer fahren wollen. Wenn also Ihr Computer trotz Ladentheke auch noch für andere Arbeiten herhalten muß, und Sie deswegen noch einen zweiten Drucker angeschlossen haben, mit dem Sie auch DINA4-Seiten drucken können, so haben Sie das oben bezeichnete Problem nicht mehr, müssen aber dafür dem Computer immer wieder vorgeben, welchen Drucker er nun zu benutzen hat. Wir haben versucht, Ihnen dieses Problem so einfach wie möglich, aber auch so sicher wie möglich 'vom Halse zu schaffen'!

84 84 A15 Hierbei geht es aber in der Hauptsache um andere Anwendungsprogramme, bei denen Sie den BON-Drucker wegschalten müssen. Die zwei Ausdrucke in DIN A 4 innerhalb des Kassenprogramms P.O.S.-Touch sind alle mit einer eigenen Druckaufbereitung ausgestattet, die es Ihnen erlaubt, zuerst den Vorgang als sog. WYSIWYG-Maske einzusehen. Ist hier der BON- Drucker aktiviert, so sehen Sie das ganz deutlich daran, daß auf dieser Anzeige der ausdruckbare Bereich weiß unterlegt ist, währen alle nicht weiß unterlegten Teile des Ausdrucks grau bleiben. Das sieht dann, hier verkleinert, so aus: Sehen Sie eine solche überdeutlich, falsche Darstellung, so können Sie dort oben in der Druckaufbereitungsmaske auf einen gelben Schraubenschlüssel drücken, der es Ihnen gestattet, jetzt einen anderen Drucker zu wählen. In diesem Zusammenhang verweisen wir kurz auf das Thema Druckmaske nicht für den BON- Drucker, in dem die anderen, hier angezeigten Elemente erklärt werden. Jetzt aber, und das ist das Schöne an dieser Sache, wird dieser andere Drucker nur für diesen einen Druck verwendet. Diese Druckeränderung, schlägt nicht durch bis zur Veränderung der Systemeinstellung, in der Sie den Standarddrucker festlegen. Es ist also nichts passiert, und Sie können beruhigt weitere Kassenvorgänge starten, weil sich die Einstellung des Standarddruckers nicht verändert hat. Deswegen haben wir oben gesagt, daß es sich bei diesem Problem hierbei hauptsächlich um Ausdrucke aus anderen Anwendungsprogrammen handelt. Im diesem Fall, wenn Sie also in eine andere Anwendung wechseln wollen, ist es sinnvoll, das Kassenprogramm ordentlich zu beenden und nicht im Hintergrund offen zu lassen. Das nämlich hat den Vorteil, daß Ihnen bei der Beendigung des Programms eine kleine grüne

85 Maske angezeigt wird, so wie hier: 85 A15 und Sie gleichzeitig gefragt werden, ob der vorgegebene Drucker für andere Anwendungen verändert werden soll. Antworten Sie hier mit 'JA', so erscheint ein Dialog, der Ihnen von anderen Windows- Anwendungen her bekannt ist und in dem Sie einen anderen Drucker als Standarddrucker benennen können. Bei Klick auf die 'NEIN'_Taste geschieht gar nichts und das Programm wird beendet. Starten Sie nun wieder das P.O.S. -Programm neu, so erhalten Sie wieder die oben gezeigte grüne Anzeige, jedoch bei der Neuanwahl ohne eine auftauchende Frage. Wollen Sie jetzt, zu Beginn einer neuen 'Kassensitzung' den Drucker ändern, so klicken Sie bitte oben in der Menüzeile unter 'Dateien' auf 'Drucker einrichten'. Und hier die besondere Ausnahme. Wie Ihnen bekannt ist, greift das P.O.S. -Programm auf die Daten des BILLING -Warenwirtschaftssystems zu. Damit Sie auch Artikel anlegen können, haben wir die Maske der zentralen Artikeldatei aus BILLING in unser Kassenprogramm integriert. Da Sie aber zum Anlegen von Artikeln auch eine Lieferanten-Nummer angeben müssen, müssen Sie auch einen Lieferanten anlegen können. Also haben wir auch aus BILLING die Lieferantenmaske in das Kassenprogramm eingebunden. Nun gibt es innerhalb dieser beiden Masken einige weitere Ausdruckmöglichkeiten, die aber natürlich alle im DIN A4 Format erstellt wurden. Bei der Behandlung dieser Ausdrucke gelten daher sinngemäß die gleichen Vorgaben wie oben. Beim Ausdruckversuch aber werden Sie bei den Lieferanten feststellen, daß die Masken höchstwahrscheinlich, wenn Sie das BILLING Programm nicht besitzen, leer sind, da Sie mit dem Kassenprogramm keine Bestellungen machen können, andererseits aber haben Sie bei der Artikelmaske eine Möglichkeit, statistische Daten abzurufen, die, wenn Sie das Programm

86 BILLING besitzen, alle verkauften Artikel bewertet, also solche die Sie per Rechnung versandt, und solche, die Sie über die Ladentheke verkauft haben. 16. Druckmaske nicht für den BON-drucker. 86 A16 Beim Aufruf eines Drucks, der nicht über den Kassenbondrucker laufen soll, wird Ihnen immer zuerst eine sogenannte WYSIWYG Maske angezeigt, was im Englischen so viel heißt wie "What You See Is What You Get", also eine Druckaufbereitung vorab anzeigt, die Ihnen einen ersten Eindruck des zu erwartenden Druckergebnisses zeigt. Hier können einige Einstellungen vorgenommen werden: Als erstes ist es wichtig, zu erkennen, ob der richtige Drucker oder das richtige Format, z.b. Hoch oder Quer eingestellt ist. Das aber sehen Sie sofort beim Erscheinen der WYSIWYG-Maske. Ist die Darstellung so wie hier: so können Sie davon ausgehen, daß noch der Bondrucker als Standarddrucker vorgegeben ist. Oben in der Kopfzeile des Bildes haben Sie verschiedene Einstellmöglichkeiten, die wir hier unter den aufgelisteten Nummern beschreiben: Erläuterung: 1.)

87 87 Ganz oben das kleine rote Kreuzchen müssen Sie drücken, wenn Sie nach der bildlichen Anzeige keinen Druck haben wollen. Das Druckprogramm wird dadurch beendet. Auch nach erfolgtem Druck benutzen Sie diese Schaltfläche zum Beenden des Druckprogramms. 2.) Mit der kleinen Schaltfläche "Strich links und kleines Dreieck in Linksrichtung" kommen Sie zum Anfang der Datei, also zum ersten Bild bei mehreren Seiten. 3.) Hier ist nur das kleine Dreieck gezeigt und Sie kommen um eine Seite weiter nach vorne. 4.) Die links darunter angezeigte Reihe von Zahlen sind die Vorgangszahlen des aktuellen Kassenstreifens. Klicken Sie auf eine Vorgangsnummer, so kommen Sie direkt dorthin. Eine nützliche Einrichtung, wenn Sie in einer langen Liste dieser Zahlen auf einen Vorgang z.b. kurz vor Kassenschluß kommen wollen. 5.) Hier haben Sie eine Anzeige, auf welcher Seite von wie vielen Seiten Sie sich befinden. 6.) und 7.) Hier haben Sie das Pendent zu Nr. 2 und 3 oben, aber in umgekehrter Anzeigerichtung. 8.) Diese Schaltfläche erlaubt Ihnen einen Druck zu unterbrechen, wenn mehr als 1 Seite vorhanden sind. Im anderen Fall bleibt die Fläche grau. Es ist ähnlich wie das Zeichen zum Stop eines Videobandes. 9.) Hier haben Sie ein Druckersymbol, was den eigentlichen Druckvorgang auslöst. 10.) sofern Sie ein WYSIWYG-Bild haben, wie wir es oben angezeigt hatten, wo also noch ein falscher Drucker vorgegeben ist, können Sie hier einen anderen Drucker und auch eine andere Einstellung, wie Hoch- oder Querformat einstellen. Nach Beendigung des Drucks verschwindet diese Einstellung wieder und der alte Zustand bleibt unverändert bestehen. Sie brauchen also hier nichts zurückzustellen!! Allerdings...Einen anderen Drucker können Sie hier nur wählen, wenn dieser für den Computer, auf dem Ihr Programm sitzt auch freigegeben wurde und angeschaltet ist. Die Freigabe eines lokal installierten Druckers, z.b. in einem Netzwerk ist Voraussetzung dafür, daß dieser, wo er als Netzwerkdrucker installiert und angesprochen werden soll auch verfügbar ist, was ohne Freigabe nicht der Fall ist. 11.) Mit dem Klick auf diese Schaltfläche wird die ganz links angezeigte Auflistung der verschiedenen Vorgangszahlen aus, oder eingeblendet. 12.) Um bestimmte Angaben auf der Druckmaske schon auf dem Bildschirm deutlicher zu sehen, haben Sie hier die Möglichkeit, eine Vergrößerung und Verkleinerung mit den vorgegebenen Prozentzahlen vorzunehmen. A17 Zurück zum Thema Drucker festlegen 17. Eingabe der Personalnummer. Unten links auf der ersten Seite befindet sich eine kleine Textangabe in blauer Schrift, die gleichzeitig auch eine Schaltfläche ist.

88 88 A17 Klicken Sie auf diese Schaltfläche so kommen Sie zu dieser Maske: Diese Maske ist einigermaßen selbsterklärend. Nach der Eingabe einer gültigen und vorher schon eingerichteten Nummer über das Unterprogramm Programm Einrichtung der personalbezogenen Freigabeverwaltung

89 89 A18 wird die Bedienung des Programms für diese Person freigegeben. Die Eingabe kann, wenn Sie mit Touchscreen arbeiten direkt über den Touchscreen durch Fingertipp auf die Nummern- Schaltflächen oder aber auch mit der Maus auf diesen Schaltflächen durchgeführt werden. Wurde die entsprechende Person gefunden, (was nach Übergabe der 5.ten Ziffer geschieht), so wird deren Name in dem hellgrün unterlegten Feld eingeblendet und eine dunkelgrün gewordene Schaltfläche kann zur Übergabe dieser Person angeklickt werden, womit dann diese Person als verantwortliche Person in das Programm übernommen werden. Bitte beachten! Die Nummerntasten auf einer Computertastatur können hier nicht verwendet werden! Falls Sie noch kein Bedienungspersonal eingegeben haben, müssen Sie das jetzt zuerst erledigen. Schalten Sie also mit dem Link hier oben dorthin um zu erfahren, was es mit dieser Einrichtung auf sich hat. 18. Einrichten des Kassendruckers Bitte beachten: Beim Anschließen von Geräten wie Drucker, Zeilendisplay oder Kassenschublade sollten die Steckdosen für die COM-Schnittstelle (evtl. auch USB-Port) oder für den Druckeranschluß z.b. LPT1 ohne führenden Strom sein. Der Computer sollte also ausgeschaltet sein! Runterladen der Schrifttypen, bzw. Treiber für Schrifttypen von EPSON Dort suchen Sie den Treiber für den POS-Kassenbondrucker. Typ: TMU 200 Serie Es handelt sich um eine gepackte Datei die beim Starten automatisch entpackt wird. Der Name: TDR161e.EXE In unserem Programm haben wir die Schrift : "Courier New", eine auf herkömmlichen Druckern darstellbare Schrift gewählt, die auch das Eurozeichen enthält. Es ist eine nicht proportionale Schrift, die nicht zu breit läuft. Eine zweite "Courier" - Schrift läuft geringfügig anders. Sie können zwischen diesen beiden Schriften wählen, es sei denn Ihr EPSON-Drucker würde eine dritte Schrift erkennen und drucken. Diese ist von anderen Druckern nicht darstellbar und auch einige EPSON-Drucker machen hier nicht mit. Es handelt sich um eine hohe schmale Courier-Schrift, die besonders gut für einen BON- Drucker geeignet ist. Auch diese Schrift können Sie vorgeben. Der Unterschied in der Schrifterkennung liegt einfach daran, daß ein Nadeldrucker, was ein BON-Drucker in den meisten Fällen ist, andere Voraussetzungen hat, als ein Thermodrucker, der zwar ein sehr viel schöneres Schriftbild liefert, aber diese 3. Schrift nicht bietet. Die Einschränkung ist also, daß Sie hier testen müssen, nachdem Ihr Drucker installiert worden ist. Kann Ihr Drucker diese Schrift nicht drucken, so nimmt er stattdessen die in ungefähr gleichem Verhältnis laufende "Times New Roman", die aber eben eine Proportionalschrift ist und bei der

90 90 dann die Zahlen nicht genau untereinander stehen. Sie haben oben in der Menüleiste die Angabe "3 Schriften wählen" und müssen dort einige Tests durchführen. Diese 3. Schrift hat den rein technischen Namen "16 cpi [Euro]", was besagt, daß sie 16 Characters per Inch darstellt und auch das Eurozeichen beinhaltet. A18 Bei einer Netzwerkinstallation werden Sie bei der Installation des Druckers, der auf irgendeinem Computer als Lokaler Drucker installiert wird, bei dem unabdingbaren Vorgang der Freigabe, denn sonst passiert im Netzwerk gar nichts, gefragt, unter welcher Bezeichnung dieser Drucker vom Netz her angesprochen werden soll. Hier können Sie z.b. BONDRUCKER oder POSPRINTER o.ä. eingeben...aber, und jetzt bitte genau lesen (!), dieser Drucker muß an dem Computer, auf dem das P.O.S.-Programm installiert ist, ebenfalls neu eingerichtet werden, hier aber als Netzwerkdrucker. Bei der weiteren Arbeit dieser Einrichtung wird Ihnen dann auch der soeben gewählte Name wie BONDRUCKER oder POSPRINTER angeboten, den Sie dann auch wählen, aber achten Sie darauf, daß das nur der Netzwerkzugriffsname nicht aber der Zugriffsname auf dem lokalen Computer ist. Dort muß der ursprüngliche Name, wie EPSON TM U210A, B oder D genannt sein. Lesen Sie dazu das Handbuch zum Drucker. Wenn Sie hier eine Bezeichnung für einen Drucker wählen, der den ausgedruckten Bon nicht abschneidet, weil dieser gewählte Drucker eine solche Einrichtung nicht hat (No cut), dann schneidet der vorhandene Drucker bei der falschen Namenswahl den Bon auch nicht ab, auch wenn er die Einrichtung dazu hat. Besonders beim seriellen Drucker kann es hier Schwierigkeiten innerhalb eines Netzwerks geben. Übrigens können Sie sich von der EPSON Homepage auch das Manual für den Drucker herunterladen. Die Datei heißt : TM-U210_.PDF die Sie über die Suchroutine innerhalb der EPSON-Page finden können. Das Kabel vom Drucker zur Kassenschublade darf beim Anschließen des Druckers nicht vergessen werden, weil sonst die Kasse den Impuls zum Öffnen der Schublade nicht bekommen kann. Dieser Impuls wird vom Drucker erzeugt. Die eigentliche Wahl eines Druckers innerhalb des Programms und auch für andere Anwendungen, ist ausführlich beschrieben unter: Drucker festlegen. Und hier noch etwas. Haben Sie eine Anwendung gestartet, aus der heraus Sie etwas drucken wollen, z.b. Word mit einem sehr langen Brief, so prüfen Sie unbedingt noch einmal vor dem Ausdruck, ob der richtige Drucker angewählt wurde. Ein Brief im Bonformat ist nicht nur sehr unleserlich, sondern dauert auch eine bestimmte (unendlich lange) Zeit, bis er ausgedruckt worden ist. Manipulationen durch Abschalten und dann "Druckauftrag löschen", wenn es denn überhaupt funktioniert, führt oft dazu, daß Sie evtl das ganze System herunterfahren müssen. Deswegen hier diese Warnung. Die Druckersoftware verspricht oft mehr, als sie im Einzelfall hier oder da halten kann. Zur Wahl des Druckers möchten wir noch eine Empfehlung für Thermodrucker geben. Diese sind zwar teurer aber wenn Sie sich den relativ lauten Druck anhören und dann auch noch etliche Sekunden des Wartens von Zeile zu Zeile hinzunehmen, werden Sie trotz des Preises recht schnell zum Thermodrucker neigen.

91 91 A18 Jetzt aber noch ein allerletzter Punkt: Parallel-Anschluß oder serieller Anschluß für den Drucker. Dem Programm P.O.S.Touch ist es grundsätzlich egal, welche Art Drucker Sie verwenden aber... hier gilt doch eine bestimmte Vorsichtsmaßnahme, die beachtet werden muß. Je nachdem, welche Schnittstelle zum Computer verwendet wird, entweder die parallele, also z.b. LTP1, LPT2 usw. oder aber eine serielle Schnittstelle, also eine RS232, bekannter unter den Bezeichnungen COM1, COM2 usw. müssen Sie die Druckerinstallation entsprechend auf Ihrem System, ganz unabhängig vom POS- Programm korrekt durchführen. Wenn es eine Parallel-Schnittstelle ist, so brauchen Sie sich nach der Installation eigentlich nicht mehr um den Drucker zu kümmern, denn das Betriebssystem gibt Ihnen immer die Möglichkeit zwischen verschiedenen Druckern hin und her zu schalten. Das ist grundsätzlich auch so beim seriellen Drucker. Hier allerdings haben Sie noch zusätzlich die Möglichkeit und auch die Notwendigkeit, dem Drucker etwas 'auf die Sprünge' zu helfen. Sie haben während der Installation die Möglichkeit die Übertragungsgeschwindigkeit für die verwendete Schnittstelle COM1 oder COM2 usw. per Schiebebalken zu verändern. Außerdem können Sie das Kommunikationsprotokoll, das für die Datenübertragung zum Drucker und zurück verwendet wird, fest zu legen. Hier müssen Sie einfach ein paar Versuche machen, bis der Ausdruck vollständig zufriedenstellend 'rüber' kommt. Eine weitere Eigenheit ist zu beachten, und zwar, wenn Sie mit Ihrem Programm auch ein Kunden- Display verwenden, bei dem die Kassenbewegungen während eines Aufrechnungsvorgangs, für den Kunden schön sichtbar angezeigt werden, was im Sinne des Verbraucherschutzes vorgeschrieben ist, so wird dieses Kundendisplay als serielles Gerät ebenfalls über eine serielle Schnittstelle angeschlossen. Um die beiden Geräte nun gut voneinander trennen zu können, müssen Sie sich also den Port, COM1, oder COM2, 3 oder 4 merken, weil diese Angabe später verlangt wird. Das aber ist noch nicht alles. Einige Hersteller von Kundendisplays bieten an, sowohl einen Drucker, wie auch ein Zeilendisplay am selben Port anzuschließen und liefern sogar ein Y-Kabel für diesen Zweck mit. Hierzu müssen wir Ihnen sagen, daß die von uns durchgeführten Versuche in dieser Kombination nicht zufriedenstellend ausgefallen sind. Das sog. Durchschleifen der Signale durch das Display zum Drucker funktionierte nicht in jedem Fall und es kamen immer wieder unlesbare oder verstümmelte Drucksignale an. Wir haben uns daher entschlossen, diese Möglichkeit für unser Programm völlig auszuschließen. Wollen Sie beide seriellen Geräte verwenden, so benötigen Sie zwei getrennte Schnittstellen! In der Dialogmaske, in der Sie die Einstellungen für die serielle Schnittstelle für das Display vornehmen, haben wir eine solche Möglichkeit also absichtlich nicht vorgesehen. Com-Dialog-Maske. Bitte schalten Sie dort hin und lesen Sie dort weiter. (Und haben Sie bitte Verständnis dafür, das der gerade gelesene Text dort nochmal vorab wiederholt wird, denn mit der F1-Taste kommen Sie von dem Dialog immer direkt zu dessen Hilfe und nicht vorher erst hierher.)

92 92 A Einrichtung der personalbezogenen Freigabeverwaltung Der Zugang zu dieser Verwaltungsmaske kann nur von autorisierten Personen durchgeführt werden. (sofern Sie die Kennziffersperre gesetzt haben!) Sie kommen zu diesem Programmteil, indem Sie auf der ersten Seite, der Basisseite des Programms auf diese Schaltfläche klicken: Anschließend öffnet sich die interne Verwaltungsseite bei der Sie dann die Schaltfläche "Berechtigungen verwalten" anklicken: Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Berechtigungen verwalten worauf sich dann diese Maske öffnet: I I I I I I

93 I I P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 93 A19 Wie Sie sehen, hat diese als Registerseite angelegte Maske 10 Reiter für 10 verschiedene Personen. Sie können die hier vorgegebenen Personalnummern überschreiben, falls Sie eigene Personalnummern haben. Die Personalnummern müssen hier aber unbedingt 5-stellig sein. Es können nur die hier schon vorgegebenen 10 Sätze verändert werden. Es können keine weiteren hinzugefügt werden und es kann auch keiner der Sätze gelöscht werden. Sinn der ganzen Geschichte ist: 1.) Auf einem Kassenzettel oder Rechnungsdruck wird der Name der bedienenden Person eingedruckt. 2.) Es wird dabei darauf geachtet, daß W oder M dann später die Anrede Frau oder Herr trägt. 3.) Der Vorname wird hier zwar voll eingegeben, wird aber auf dem Dokument nur mit einem Buchstaben und einem Punkt dahinter angegeben. 4.) Für die bedienende Person wird für jedes Quartal automatisch (optional) der jeweilig erarbeitete Umsatz ermittelt. Wobei darauf zu achten ist, daß hier die enthaltene MwSt immer enthalten ist. Es sind also die Brutto-Umsätze, die für eine evtl. Verprovisionierung herangezogen werden können. (Zur Verprovisionierung müssen Sie die enthalten MwSt jeweils herausrechen nach dem aktuellen Stand in der BRD 19% also : Betrag - (Betrag / 119 * 19) 5.) Es gibt während der Programmbenutzung verschiedene Berechtigungen für den einzelnen Mitarbeiter, der je nach Stellung im Unternehmen größere oder schmälere Rechte hat.

94 Es gibt bis zu 9 Rubriken, (beginnend mit 0 "!" ) wobei aber nur 7 realisiert worden sind. Gehen wir diese kurz durch: 94 A19 a) Hier wird gestattet, einen aus dem System bereitgestellten Preis mit einem anderen Wert für den einen Vorgang zu überschreiben b) Während des Verkaufsvorgangs, darf der Mitarbeiter einen Artikelrabatt für den gerade angezeigten Artikel einem Kunden gewähren. c) Der Mitarbeiter darf einen zuletzt eingegebenen Artikel aus dem Warenkorb stornieren d) Der Mitarbeiter darf eine beliebige Position aus dem Warenkorb stornieren. e) Der Mitarbeiter darf einen Rabatt auf einen gesamten Vorgang bei einem Kunden gewähren. f) Der Mitarbeiter darf statt eines Vorgangsrabatts einen beliebigen Betrag vom Gesamtbetrag absetzen, z.b. statt verlangter 112,76 werden 12,76 abgesetzt und nur 100,00 kassiert.. g) Für diesen Mitarbeiter wird eine Quartalsberechnung für evtl. Provisionszahlung durchgeführt. Sie sollten immer alle 10 Stammsätze anlegen und irgendwelche Daten dort enthalten haben. Sie können z.b. nicht belegt eingeben oder einfach einen Bindestrich eingeben. Es darf kein Feld leer sein. Gehen Sie bitte in der Registerlasche auf die letzte Lasche Nr.10, die der Geschäftsleitung vorbehalten bleibt. Diese Maske hat, wie Sie sehen, bei allen Berechtigungen ein Häkchen (Checkmark) gesetzt. Die hier eingegebene Nummer ist natürlich auch frei wählbar, ist aber dann auch gleichzeitig die Kennzahl für das mögliche Eingreifen in einen Abrechnungsvorgang. Dieses Eingreifen kann an zwei Stellen geschehen: 1.) innerhalb der ersten Eingabemaske : und

95 95 A19 2.) auf der letzten Abrechnungsseite- Der hier angezeigte Zustand ist der, nachdem die Schaltfläche geklickt worden ist und die Geheim- Nr. für die Geschäftsleitung eingegeben worden ist. Bei der ersten Abteilung (oben) können die Positions-Stornierungen, die Preis-Überschreibungen und die Artikelrabatte gewährt werden. Sobald die Schaltfläche Abschluss geklickt wird, wird diese Berechtigung automatisch aufgehoben. Der Vorgesetzte kann aber auch sofort die rote Taste "Chef only" noch einmal drücken um den Vorgang wieder zurückzuführen. Beim oberen Beispiel gilt es zu beachten, daß ja beim Scannen eines Artikels, der rabattiert werden soll, zuerst noch die Menge (kann auch 1 sein) eingegeben werden muß um dann den Scanvorgang mit der entsprechenden Rabattberechnung durchzuführen. Ist der Vorgang damit erledigt, kann der Vorgesetzte jetzt sofort die besagte Taste noch einmal drücken um wieder den Urzustand einzustellen. Ist der Artikel aber per Barcode nicht zu finden, so muß die Suchmaske angewählt werden, wobei dann die Berechtigung erhalten bleibt. Obgleich eine Person keine Rabattierberechtigung hat, wird aufgrund dieser Vorgehensweise die Rabattiertaste angezeigt und kann genutzt werden. Auch nach dem Vorgang bleibt die Geschäftsleitung voreingestellt, kann aber, da der Vorgang jetzt beendet ist durch Anklicken wieder aufgehoben werden. Wird auf Abbruch oder, wie schon gesagt auf Abschluß geklickt, wird ebenfalls automatisch die Geschäftsleitung wieder herausgenommen.

96 96 A20 Zu bedenken ist, daß der Umsatz, der über diese Funktion gemacht worden ist, auch dem Konto der sonst bedienenden Person hinzugerechnet wird, weil ja vor dem Abschluß über "Kasse auf" wieder die sonst bedienende Person eingesetzt wird. Bei der zweiten Version (von oben) können dann die Vorgangsrabatte und Bar-Abschläge vorgenommen werden. Sobald auf "Kasse auf" geklickt wird, wird die übergeordnete "Geschäftsleitung" automatisch wieder herausgenommen und durch den vorherigen Kassenbediener ersetzt. Auf der Maske finden Sie auch eine Schaltfläche (hier nicht angezeigt!) mit der Sie im Kassenbonformat für alle Mitarbeiter den Quartalsumsatz ermitteln können. Wenn eine Berechnung durchgeführt worden ist und die Zahlen übernommen worden sind, sollte in allen einzelnen Quartalsfeldern der Betrag wieder zu einem Neubeginn auf null gebracht werden. 20. Funktionstasten Wenn Sie früher mit DOS noch am Computer gearbeitet haben, so werden Sie noch wissen, daß vieles, wenn nicht alles mit den auf der Tastatur befindlichen sog. Funktionstasten von F1 bis F12 gesteuert wurde. Nun wir haben aufgrund der Anregung von Kundenseite hier versucht, ähnliche Verhältnisse zu schaffen, was bei einem Touchscreen eigentlich völlig unnötig ist. Aber nicht jeder hat einen Touchscreen und mit der Maus zu arbeiten ist vor einem Kunden möglicherweise auch nicht gerade so besonders schön. Nein, es ist schon berechtigt, wenn kein Touchscreen vorliegt über Funktionstasten etliche Dinge aufzurufen. Sie erhalten mit diesem ein Handbuch und dort, wie auch hier eine kleine Schablone, die Sie sich ausschneiden können und die nach einigen Versuchen genau über Ihre Funktionstasten von F5 bis F12 paßt. Lesen Sie bitte weiter unten nach, wo dieses Thema weiter behandelt wird. Die dort angegebenen Farben sind identisch mit den Farben auf dem Bildschirm und nach einiger Zeit werden Sie so schnell wie mit einem alten DOS-Programm Ihre Eingaben machen können. Dabei sind die F-Tasten Nummern immer eingeblendet und Sie können sich daran sehr gut orientieren. Wenn Sie aber keine Funktionstasten wollen, sondern modern mit dem Touchscreen arbeiten, denn dazu ist ja das Programm wegen seiner großen und deutlichen Schaltflächen extra entwickelt worden, so können Sie die eingeblendeten Funktionstasten auch wieder ausblenden. Die jeweils getroffene Wahl wird abgespeichert und steht beim nächsten Aufruf sofort zur Verfügung. Benutzt werden nur die Funktionstasten F-6 bis F-12 Hierzu haben wir im Handbuch in einem Word-Dokument eine Zeichnung abgebildet, die auch hier abgebildet ist. Wenn Sie sich diese Schablone hier aus der Hilfe ausdrucken, so haben Sie keine

97 97 Möglichkeit, die Bildgröße zu verändern. Innerhalb Word aber können Sie jedoch das Bild entsprechend größenmäßig manipulieren, damit es genau über die Tasten paßt. Deswegen haben wir Ihnen das Maß hier (und auch dort) mit eingeblendet. A21 Aber...Sie müssen etwas "fummeln", bis Sie die richtige Größe gefunden haben. Hier eine kleine Hilfe: Laden Sie das Word-Dokument "Handbuch" zum POS-Programm auf den Bildschirm zur Ansicht. (DATEINAME: POSManual.doc). Wordversion 97. Gehen Sie darin auf die entsprechende Seite (Inhaltsverzeichnis). Das dort abgebildete Bild ist in der Transfergröße abgebildet, enthält aber die volle Bitmenge. Klicken Sie auf das Bild, sodaß es markiert ist. Klicken Sie, wenn Sie mit dem Mauscursor über dem Bild sind auf die rechte Maustaste. In der letzten Zeile des Dialogs sehen Sie dort den Eintrag Bild (oder image) formatieren. Klicken Sie darauf. Es öffnet sich eine Folgemaske in der Sie auf das zweite Register "Größe" klicken. Dort sehen Sie unten in der Mitte eine Einblendung "100%". Tragen Sie dort die Größe 414% ein und klicken Sie auf "OK". Daraufhin wird das Bild entsprechend vergrößert. Drucken Sie es, zuerst einmal im Schnellmodus aus und prüfen Sie das Maß. Es muß ca. 182 mm aufweisen. Schneiden Sie die Schablone grob aus und messen nach, ob diese auf Ihre Tasten paßt. Wenn nicht vergrößern oder verkleinern Sie diese Prozentzahl bis die Schablone genau paßt. Dann drucken Sie die Schablone noch einmal im Bestformat mit höchstmöglicher Auflösung aus, damit die Farben richtig schön satt rauskommen und schneiden die Schablone jetzt genau an den gestrichelten Linien aus. Diese Schablone wird Ihnen bei der Arbeit mit den Funktionstasten eine große Hilfe sein. Die F1-Taste ist in diesem Sinne für das Programm keine Funktionstaste sondern ruft die Hilfe, in der Sie gerade lesen, auf. Und zwar kontextbezogen. 21. Ihr Kassen-Betrieb läuft während eines Umsatztages auch noch nach 24:00 Uhr weiter. Gehen wir einmal davon aus, daß Ihre Ladenschlußzeit irgendwann am Abend vor 24:00 Uhr endet, dann ist es der Normalfall, daß der verantwortliche Mitarbeiter zu diesem Zeitpunkt die Kasse auf NULL stellt um den Tagesumsatz zu ermitteln und die nötigen Unterlagen, wie Umsatzbericht im Bon-Format und die Liste des Kassenberichts im A4- Format auszudrucken. Nur durch diese Nullstellung wird ermöglicht, am nächsten Tag,

98 also nach dem automatischen Tageswechsel in Ihrem Computer mit der Ermittlung des nächsten Tagesumsatzes neu zu beginnen. Während der Registrierung am laufenden Tag wurde jeweils in jedem Registriersatz das 98 A21 aktuelle Tagesdatum eingesetzt. Startet nun das Programm am nächsten Tag, so wird zuerst überprüft, ob das Datum in der evtl. noch vorhandenen, also noch nicht "genullten" und dann gelöschten Registrierdatei, mit dem Datum des aktuellen kommenden Umsatztages, das beim Tagwechsel im Computer automatisch neu entstünde, identisch ist. Solange das der Fall ist, hat noch kein Datumswechsel stattgefunden und es kann weiter registriert werden. Hat aber ein Datumswechsel stattgefunden, so ist diese Identität nicht mehr gegeben und Sie erhalten eine Warnung, die Ihnen mitteilt, daß das System noch nicht auf NULL gestellt worden ist. (Wäre "genullt" worden, wäre diese Datei ja leer und ein Vergleich könnte gar nicht stattfinden und es käme nicht zu der Warnung.) Das heißt, daß es Ihnen im Normalbetrieb nicht möglich ist, nach der Nullstellung am Tag der Nullstellung noch weitere Umsätze zu registrieren. Hier hätten Sie aber die Möglichkeit, falls nun gerade noch ein Kunde plötzlich vor Ihnen auftaucht, den Sie vorher gar nicht in Ihren Regalen bemerkt hatten, (was ja immerhin möglich wäre!), über eine speziell für diesen Fall eingeblendete Routine noch einen Satz auf ein Zukunftsdatum, das Sie eingeben müssen, zu registrieren, allerdings nur für den nächsten oder übernächsten Tag, weil der aktuelle Tag unwiederbringlich abgeschlossen ist! Hierbei ist es wichtig, das genaue Zukunftsdatum einzugeben und z.b. einen Sonntag oder einen sonstigen "geschlossenen" Tag dabei auszusparen. "Morgen" wäre also nicht immer richtig. Das heißt also, wie gesagt, daß wenn einmal ein Tag abgeschlossen worden ist, der Umsatz dieses Tages nicht mehr veränderbar ist! Wie Sie wissen, wird für jeden Tag mit Umsatz bei der Nullstellung ein kumulierter Tagesumsatz ermittelt, in den alle einzelnen Vorgänge des gesamten Tagesumsatzes einfließen. Es gibt also zu jedem Tag im Jahr, an dem Sie einen Verkauf getätigt haben einen Tagesumsatz-Datensatz. Ist Ihr Geschäft ganzjährig geöffnet so wären das maximal 365 Datensätze. Das auf der Nullstellungs-Abrechnung (als Bondruck) ausgedruckte Nullstellungsprotokoll weist somit im Normalfall immer genau das gerade abgerechnete und korrekte Tagesdatum auf. Sonderfall von Betrieb über 24:00 Uhr hinaus: Nun gibt es aber Betriebe, bei denen über Mitternacht hinaus, nachdem das im Computer enthaltene dynamische Kalenderdatum automatisch umgesprungen ist, weiter Umsätze erzielt werden sollen. Denken Sie z.b. an Läden in einem Bahnhof- oder Flughafenbereich oder Verkäufe bei Veranstaltungen, die über 24:00 Uhr hinausgehen. Normalerweise war das mit unserem Kassenprogramm bisher nicht möglich, denn sobald das Datum umgesprungen war und noch keine Nullstellung erfolgt war, konnte für den dann ja entstandenen neuen Tag kein Umsatz neu registriert werden, bevor eine Nullstellung durchgeführt wurde und auch in den abgelaufenen Kalender-Vortag konnte man, keine Umsätze mehr hineinregistrieren, ohne zuerst eine Nullstellung durchgeführt zu haben. Siehe dazu unsere Ausführungen weiter oben. In P.O.S.-PLUS aber ist das jetzt möglich, wobei allerdings einige Dinge beachtet werden sollten. Bisher war es so, daß wenn das Systemdatum Ihres Computers nicht mit dem Datum des letzten eingegebenen Umsatzes übereinstimmte, eine Warnung ausgegeben wurde, die verlangte, zuerst eine Nullstellung durchzuführen. Diese Warnung wurde jetzt aber unter P.O.S.-PLUS so eingerichtet, daß sie nur erscheint, wenn die herkömmliche Berechnungsart der kalenderorientierten Tagesabrechnung für einen 24-

99 Stunden-Tag explizit eingeschaltet ist. (Was von Haus aus der Fall ist.) 99 A21 Wenn Sie also oben im Menü: auf die Schaltfläche, die hier zur Verdeutlichung blau markiert ist, klicken, so wird sich der Text unten im zartgrün unterlegten Feld, wo jetzt noch "Umsatz nach Kalender-Tag" angezeigt ist, in "Umsatz über 24:00 Uhr hinaus" ändern. Gleichzeitig ändert sich der markierte Menütext auf die dann gültige nächste Einstellung die dann gewählt werden kann um alles wieder rückgängig zu machen. (Bitte stören Sie sich nicht an den (KZ*?)-Bezeichnungen oben, die bei Ihnen nicht auftauchen und nur hier in dieser Hilfe vorkommen. Sie sind nur schlicht das Kennzeichen, daß der Programmpunkt nach Klick erweitert wird.)

100 100 A21 Haben Sie also die Kassensoftware so eingestellt, daß über den Mitternachtszeitpunkt hinaus weiter Umsatz ankommen soll, so ist das in dieser Einstellung jetzt möglich und Sie sehen in dem kleinen grün unterlegten Feld den Vermerk: Umsatz über 24:00 Uhr hinaus!"... a b e r (!!!) hierbei ist folgender Umstand zu bedenken: Die schon oben erwähnte Registrierdatei, wird jetzt einfach weiter geführt, wobei dann an der oben bezeichneten Stelle auch das immer gerade aktuelle Tagesdatum in dieser Datei eingetragen wird. Diese Datei enthält also verschiedene Tagesdaten, die bei der nächsten Nullstellung umsatzmäßig zusammengafaßt werden. Sie können dieses "Spielchen" der Mehrtagserfassung auch wirklich über mehrere Tage laufen lassen. Die Konsequenz ist allerdings, Sie müssen jetzt selber daran denken, eine Nullstellung zum gewünschten Termin durchzuführen, denn Sie erhalten keinerlei Warnung mehr. Jetzt zu den verschiedenen Ausdrucksformularen dieser Nullstellung bzw. der Formulare, die nach einer solchen Kassenorganisation gedruckt werden können. Hierzu die folgenden Beispiele:

101 101 A21 In den nachfolgenden Beispielen haben wir jeweils 3 Verkaufsvorgänge absolut gleichen Inhalts eingegeben und hier dargestellt. Einmal im Normalbetrieb in der Tageseinstellung eines Tages, mit anschließender Nullstellung, dann nach Umstellung der jetzt unter P.O.S.-PLUS möglichen Umstellung auf 24-Std.-Betrieb noch am selben Tag und dann in dieser Einstellung, ohne eine Nullstellung durchgeführt zu haben aber durch "gewaltsame" Änderung des Datums und der Zeit (nur hier für die DEMO.) und der dann erfolgenden Zwisch- und Endablesung. Zwischendurch haben wir noch zweimal in den verschiedenen Abrechnungszeiträumen je eine 100-Euro- Auszahlung aus der Kasse an die (HK) Hauptkasse vorgenommen. Als erstes also jetzt die "normalen" Ausdrucke beim Tagesbetrieb:

102 102 A21 Wie Sie sehen, wurde hier bei den Kassenbons eine Nummer automatisch übersprungen, die aber unten, bei der Endabrechnung wieder auftaucht, weil es sich hierbei um eine Auszahlung an die Hauptkasse handelt. Bei der Nullstellung interessiert hier nur der Kopf, den wir hier, leider etwas verschwommen gescanned erhalten haben. Hier sehen Sie die Nummer des letzten Vorgangs und die Addition aller Bons mit den Beträgen:

103 103 A21 87,86 90,00 73, Euro 251,47 =========== Aber, was besonders wichtig ist, ist, daß das Buchungsdatum und das Ablesedatum hier beide identisch sind. Nach diesem Vorgang haben wir die Kasse "vergewaltigt" und trotz der schon gelaufenen Abrechnung und Nullstellung, genau die gleichen Beträge noch einmal eingegeben, aber wir haben dabei vorher die 24-Stunden-Einrichtung frei gegeben. Das aber bedeutet. daß wir den aktuellen Tag " " noch einmal für einen Umsatz, der aber bis über 24:00 Uhr hinausgeht, heranziehen. Es ergeben sich aus diesen Vorgängen folgende Darstellungen:

104 104 A21 i Es ergeben sich wieder die selben Beträge trotz der immer noch gleichen Tageseinstellung, aber eben mit der 24-Stunden-Freigabe. Die Vorgangsnummern wurden korrekt weitergezählt. Eine Zwischenablesung haben wir gemacht, aber keine Endablesung. Auch wurde wieder eine Vorgangsnummer übersprungen, weil wieder eine Entnahme an die HK (Hauptkasse) gebucht wurde, wie Sie später sehen werden. Jetzt stellen wir das Datum einfach um, wie es ja in der Wirklichkeit automatisch geschähe, also auf den nächsten Tag und, da wir (gedanklich) direkt nach 24:00 Uhr weiterverkaufen wollen, stellen wir die Uhr auf 02:00 Uhr Morgens und geben wieder die gleichen Verkäufe ein, damit wir uns bei den Ausdrucken schneller zurecht finden. Hier jetzt die Umsätze am frühen Morgen des nächsten Tages!

105 105 A21

106 106 A21 Sie sehen, daß das Datum gewechselt hat, die Vorgangsnummern wurden weitergezählt und die Beträge wurden gewollte gleich gehalten. Bei der Zwischenablesung aber sehen Sie erstmals, daß das Buchungsdatum und das Ablesedatum nicht gleich ist. Das Buchungsdatum weist auf den Beginn der Abrechnungszuordnung hin. Der Umsatz ist aber insgesamt für alle Vorgänge aufgelaufen, nämlich 2 x 251,47 = 502,94! Bevor wir nun die Endabrechnung machen, also die Nullstellung, wollen wir uns zuerst noch ein paar Ausdrucke anfertigen und ansehen. Auf der Hauptseite ganz zu Beginn haben Sie diese Schaltfläche. Klicken Sie auf die Druckanforderung, so erhalten Sie eine zweite Auswahl...

107 107 A21 wo Ihnen avisiert wird, daß Sie auf weitere Vorgänge weiterschalten können. Es erscheint diese Maske, auf der Sie unten links die Möglichkeit haben, die Umsätze des als Bon-Ausdruck oder aber, wenn Sie unten rechts eine der beiden Schaltflächen klicken in einer Liste, die ähnlich der Liste ist, die Sie bei der Nullstellung erhalten. Da wir ja unsere Eingaben in ein völlig leeres System gemacht haben und auch bisher nur eine Nullstellung für einen Tag durchgeführt haben, ist in der sog. 10-Tagesdatei, die auf der jetzt angewählten Maske im oberen Datengrid angezeigt wird, 1.) nur ein Datum enthalten, das hier links unten im Dropdown angewählt werden kann, sowie 2.) alle an diesem Tag entstandenen Umsätze, die in dem daneben befindlichen Dropdown mit jeder einzelnen Vorgangsnummer und Betragshöhe des Umsatzes (diese Zahlen kennen Sie ja schon!) zu Anklicken angezeigt werden. Wenn Sie nun z.b. auf den Vorgang mit dem Umsatz 87,86 klicken, können Sie über die darunter befindliche Schaltfläche "Kassenbon drucken" einen Bondruck wiederholen.

108 108 A21 Einen Kassenbon brauchen wir jetzt nicht. Klicken Sie also bitte jetzt auf die obere Schaltfläche rechts "Tagesabrechnung (A4) ": (Wie Sie sehen, ist hier die Umstellung auf den Betrieb über 24 Stunden hinaus eingestellt und wird hier angezeigt, damit Sie die späteren Listen entsprechend auswerten können. Diese Anzeige würde jetzt eigentlich nicht erscheinen, da die hier bearbeiteten Vorgänge alle noch unter der 24- Stundenbegrenzug erfaßt wurden. Wir hätten ja normalerweise jetzt noch nicht umgeschaltet.) Diese Wiederholung des bei der ersten Nullstellung erzeugten Datenbestandes aus der sog. 10- Tagesdatei sieht dann so aus:.

109 109 Alle nötigen Angaben zur Umsatzentwicklung sind hier vorhanden. Gehen wir diese einmal durch: 1.) Unter der Vorgangsnummer taucht die bei den Kassenbons übersprungene Bon- Nummer auf. Hier wurde der Kassenausgang (rot dargestellt) mit 100,00 angezeigt. 2.) Unter der Vorgangsnummer hatten wir einmal einen 5-prozentigen Artikelrabatt mit 2,50 gewährt, der ebenfalls in Rot dargestellt ist und 3.) hatten wir auf den ganzen Vorgang noch einen Vorgangsrabatt von 10 Prozent mit 9,76 gewährt, was sich dann für diesen Vorgang auf einen Nachlaß von 12,26 addiert. 4.) Im Vorgang hatten wir einen Artikelrabatt von 3% mit 1,50 gewährt, aber keinen Vorgangsrabatt, sondern einen Barabzug von 8,62 (98,62-90,00 = 8,62 nur indirekt dargestellt), was sich aber dann zu insgesamt 10,12 für den Vorgang aufaddiert. 5.) Im Vorgang haben wir keinerlei Artikel- oder Vorgangsrabatt oder Barabzug gewährt. 6.) In der roten Summe unten von 22,38 ( 12, ,12 ) sind alle Rabatte und Nachlässe des ganzen Abrechnungszeitraums zusammengefaßt, wie auch die Brutto- und Nettoerlössummen. Bei der gleichen Anwahl des Umsatztages, wie oben geschehen, haben Sie zwei weitere Möglichkeiten einen statistischen Auszug aller Artikelverkäufe dieses Abrechnungszeitraums ausgedruckt und angezeigt zu bekommen.

110 110 Hier gibt es manchmal eine kleine Hürde, die mit der Druckaufbereitung zusammenhängt. Es wird möglicherweise von Ihnen verlangt, die Druckauswahl erneut anzuwählen. A21 Bei der oben angezeigten, unteren Schaltfläche "Artikelstatistik ausdrucken (A4)" erhalten Sie nach Anwahl eine weitere Entscheidungsfrage nach der Sortierung, die entweder sortiert nach Vorgangs- und Artikel-Nummern oder nach Warengruppen und Artikelnummern geschehen kann. Hier sehen Sie die Warenguppen-Liste. Alle Angaben der Verkäufe sind hier mit den Netto-Erlösen angegeben, wobei aber die gewährten Vorgangsrabatte oder Barabzüge unberücksichtigt blieben. Sie sehen aber genau, welche Artikel in welchen Mengen an diesem Tag verkauft worden sind. Sehen Sie oben bei der anderen Liste nach: Die 269,85 ergeben sich genau, wenn Sie den Nettoerlös oben von 251,47 um den Betrag der Vorgangsrabatte oder Nachlässe erhöhen (9,76 + indirekt sich ergebende 8,62 = 18, ,47 = 269,85 Anmerkung: Bei der jeweils oben rechts angegebenen Datumsangabe des Ausdrucks, bitten wir um Nachsicht, denn während des Schreibens der Hilfe haben wir z.t. einen Ausdruck an einem anderen Tag wiederholen müssen, der mit dem tatsächlichen Buchungs-Datum nicht mehr übereinstimmte. Jetzt werden wir den gesamten Abrechnungszeitraum des Tages vom Vorabend, dem bis zum Folgetag dem auf Null stellen. Eine Zwischenablesung hatten wir oben schon dargestellt, die, weil keine Umsätze mehr hinzugekommen sind, mit der Aufstellung der jetzt erfolgenden Endablesung bis auf den veränderten Text "ENDABLESUNG" inhaltlich völlig identisch ist. Die Ende-Liste aber, die wir hier aus Platzgründen nur sehr verkleinert darstellen können, zeigt jedoch, daß jetzt statt nur eines Datums, beide Tage enthalten sind. Alle Vorgänge dieses Abrechnungszeitraums, beginnend mit der Vorgangsnummer bis vom sowie die Vorgangsnummern bis vom sind vorhanden.

111 111 Die Gesamtsumme ergibt 502,94 also zweimal das vom Morgen des mit 251,47, was wir ja sowohl abends wie auch um 2 Uhr morgens eingegeben hatten. A21 Diese Liste, die wir "Kassenzettel" benannt haben, enthält alle Vorgänge des Tages, bzw. des Abrechnungszeitraums. Wenn also irgendwann einmal die Kasse nicht stimmt, so ist dieser Kassenzettel oft das letzte und wichtigste Hilfsmittel, einen evtl. Eingabe-,Verkaufs- oder Geldabrechnungsfehler nachvollziehen und aufdecken zu können. Auch die Zahlungen und Wechselgeldrausgaben sind hier genau benannt.

112 112 Die Währungsoperationen in dieser Liste wurden jetzt, nach diesen Bildern noch eingefügt, sodaß auch in der Hinsicht Übersicht besteht. Hier ist eine Endabrechnung, bzw. ein Kassenzettel, der im Rahmen der Endabrechnung und Nullstellung ausgedruckt wird. Leichte Rundungsfehler können entstehen. Es wurde mit 60,00 USD und mit 30,00 CHF (bzw. Fremdwährung) bezahlt. Der Kurs und der Gegenwert in Euro war hierfür 46, ,86, was zusammen mit der Zahlung der Landeswährung EURO von 60,00 Euro einen Betrag von 126,36 ergibt, aber hier mit 126,38 berechnet wurde. Auf dem Kassenbon aber wurde bei der Abrechnung mit dem Kunden 46, , ,00 = 126,38 richtig bewertet. Es ist hier nur in der Liste eine zu vernachlässigende Rundungsdifferenz von 1 bis 2 Cent entstanden.

113 Abschließende Bemerkungen: 113 A22 Bei einem Jahreswechsel sollten sie hier evtl. eine deutliche Trennung machen. Haben Sie also am Silvesterabend Verkäufe in Ihrem Betrieb und das Neue Jahr beginnt, dann sollten Sie unbedingt zuerst noch kurz vor Jahresende eine Nullstellung durchführen. Alles was dann an Umsatz nachkommt, wird dem Neuen Jahr zugerechnet. Lassen Sie den Umsatz weiterlaufen, so würde wegen des Jahreswechsels das System nicht mehr sauber trennen können und möglicherweise Laufzeitfehler etc. entstehen. Das Datum ist ja, wie das Jahr automatisch umgesprungen und das Datum steht auch auf den Kassenbons...aber eben auch in den Jahres-Tages-Sätzen und hierin könnte der sog. "Teufel im Detail" stecken. Wie Sie dann buchhalterisch Ihren Umsatz verarbeiten, ist Ihnen natürlich völlig freigestellt. So werden Sie zum Vergleich von Vorjahren einen Silvesterumsatz sicherlich so lange aufaddieren, bis dieser tatsächlich und nicht nach dem Kalender abgeschlossen ist. In diesem Fall müssen Sie dann bei Ihrer Buchhaltung, das was Sie im alten Jahr noch hinzugerechnet haben, jetzt beim ersten Tag entsprechend umgekehrt absetzen, sodaß Sie sich vor dem Finanzamt korrekt verhalten. Natürlich müssen Sie dazu einen entsprechenden Beleg anfertigen. Die zweite Konsequenz bei der Einstellung dieser Betriebsart des Verkaufs über 24:00 Uhr hinaus ist die, daß Sie Gefahr laufen, eine Nullstellung zu vergessen, weil Sie ja bei einem Tageswechsel keinerlei Warnung mehr erhalten. Das aber war früher bei einer normalen Registrierkasse ja auch so, daß es Ihnen überlassen wurde, wann Sie Ihre X- oder Z-Ablesung durchgeführt haben. Es bedeutet, daß Sie möglicherweise mehrere Tage (ohne erfolgte Nullstellung) zusammen addieren und die einzelnen Tagesumsätze nicht mehr feststellen können. Das Datum auf dem Nullstellungsprotokoll ist immer das letzte eingestellte Systemdatum. In der Jahresdatei würden dann evtl. einige Tage fehlen, die aber anhand der Ausdrucke als "integriert" in ein Datum hergeleitet werden können. Sie sind also für die geordnete Umsatzermittlung, genau nach jedem abgeschlossenen Tag eine Nullstellung durchzuführen, selber verantwortlich. Alles im Leben hat seine Vor- und Nachteile! Wir sind aber sicher, daß Sie mit diesem zusätzlichen Modul eine Bereicherung Ihres Kassenbetriebes haben und schnellstens damit vertraut werden. 22. Legen Sie bitte die Impulsdauer fest! (Kassenschublade) Bitte beachten: Beim Anschließen von Geräten wie Drucker, Zeilendisplay oder Kassenschublade sollten die Steckdosen für die COM-Schnittstelle (evtl. auch USB-Port) oder für den Druckeranschluß z.b. LPT1 ohne führenden Strom sein. Der Computer sollte also ausgeschaltet sein! Eigentlich brauchen Sie diese Maske zum Festlegen der Impulsdauer überhaupt nicht, aber es könnte ja sein, daß Sie eine Kassenschublade mit Ihrem Drucker verwenden, die ganz eng begrenzte Impulsdauern für den Impuls zum Öffnen der Kasse haben muß. Es könnte also sein, daß sich diese Kassenschublade mit der vorgegebenen Impulsstärke nicht öffnen ließe.

114 114 A23 Für diesen besonderen Fall rufen Sie diese Maske auf um dann dort die entsprechend passende oder vorgegeben Einstellung der Millisekunden vorzugeben. Die Maske sieht so aus und ist aus der Menüzeile am oberen Rand der Maske aufrufbar. Nachzutragen ist hier zur Kassenschublade natürlich noch, daß die Kassenschublade mit dem Drucker eine elektronische Einheit bildet. Klicken Sie also im Programm an einer bestimmten Stelle auf "Kasse öffnen" so wird dieser besagte Impuls abgesetzt und zum Drucker gesendet. Haben Sie die Schublade noch nicht angeschlossen, so wird über den aktiven Drucker ein großes "E" ausgedruckt. Ist die Schublade aber über das mitgelieferte Kabel unten im Bodenbereich des Druckers angeschlossen, so wird dieser Ausdruck unterdrückt und als Impuls weiter zur Ladenkasse gesendet, wo ein Elektromagnet die Verriegelung anzieht und die Kassenlade aufspringen läßt. Es kann vorkommen, daß wenn die Steckerstifte durch längeres "Nicht-in-der-Steckdoseeingesteckt-sein" etwas oxydiert oder verstaubt sind, kein sauberer Kontakt zu Stande kommt. Stecken Sie dann bitte die Steckverbindung mehrere Male rein und raus, um die evtl. Oxydation zu entfernen. Ggf. lesen Sie dazu die Abhandlungen in den mitgelieferten Handbüchern für Kassenschublade und Bon-Drucker. 23. INVENTUR?? Eine Inventurbuchung, wie Sie diese mit unserem Warenwirtschaftsprogramm BILLING durchführen können, ist mit P.O.S. nicht möglich. Da Sie aber mit diesem Kassenprogramm auch die Artikelmaske angezeigt bekommen, haben Sie dort die Möglichkeit, sich eine Inventurliste auszudrucken, in die Sie dann Ihre körperliche Inventur eintragen können. Die dort erfaßten Bestände tragen Sie dann im jeweiligen Artikelstammsatz, den Sie anhand der Liste auffinden, bei der Bestandsmenge ein. Die Rubrik Inventurmenge oder Inventurdatum füllen Sie nur dann aus, wenn Sie wirklich darauf Wert legen. All das haben Sie im Programm BILLING natürlich sehr viel einfacher und eleganter...aber möglich ist es auch hier!.

115 115 A24 BILLING also parallel mit dem P.O.S.-Programm einzusetzen wäre die optimale Lösung einer erfolgsorientierten Warenwirtschaft verbunden mit dem Ladenverkauf mit Barcode- Scannerbenutzung. Die meisten unserer Kunden setzen P.O.S. und BILLING zusammen ein! 24. Kassen-Nummern-Verwaltung. Das Programm P.O.S.-Touch kann an mehreren Stellen in einem Betrieb mehrmals installiert werden. Um aber die Übersicht der verschiedenen Kassenumsätze zu behalten muß natürlich jede Kasse ihre eigene ganz spezifische Nummer haben. Lesen Sie bitte dazu Lokales Netzwerk LAN Sollten Sie hier mehrere Kassen einrichten wollen, so muß das mit größter Sorgfalt geschehen, denn diese Kassennummer wird nicht nur auf dem Bondruck für den Kunden ausgedruckt, sondern auch auf sämtlichen Abrechnungs- und Zwischenableseberichten wie auch auf dem Ausdruck der gesamten Zusammenfassung aller Kassenzettel. So kann am Abend der Geldbetrag mit dem Endableseprotokoll und der richtigen Kassen-Nummer zur Hauptkasse gebracht werden um dann dort alle Kassenumsätze für das ganze Geschäft zusammen laufen zu lassen. Die Kassennummervergabe wählen Sie an, indem Sie oben in der Menüzeile auf die entsprechende Zeile klicken: Danach öffnet sich die Maske mit der Eingabemöglichkeit für die Kennzahlkontrolle, wenn eine Kennzahl vorgegeben worden war:

116 116 A24 Wenn dann hier die richtige Kennzahl eingegeben worden ist, erscheint die eigentliche Eingabemöglichkiet für die Kassennummer:

117 117 A25 Für eine spätere Programm-Version ist vorgesehen, diese Endabrechnung dann schon vom Büro für alle Kassen vorzubereiten, sodaß dann die per Kabel übernommenen Zahlenwerte nicht noch einmal manuell übertragen werden müssen. Auch ist vorgesehen, von der Geschäftsleitung alle Kassen, die dann natürlich über Netzwerk laufen, vorab zwischen abzulesen um so möglicherweise schon während des Tages durch geeignete Gegenüberstellungen etwaige Trends zu ermitteln. Sprechen Sie uns an, wenn Sie daran interessiert sind. 25. Kennzahl verwalten Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser. Bestimmte Funktionen innerhalb des P.O.S.-Programms sind nur erreichbar, wenn eine 5-stellige Kennziffer eingegeben wird. Diese ist, wenn nur eine Person berechtigt ist eine P.I.N., eine Personal Identity-Number. Sind mehrere Personen berechtigt, so müssen sie alle die selbe, einmal vereinbarte Nummer verwenden. Bitte nicht verwechseln mit der Personalnummer zur Vergabe verschiedener Berechtigungen. In einem solchen Fall erscheint diese Maske, bei der Sie dann die Kennziffer eingeben müssen.

118 118 A25 Diese aber muß zuerst einmal von jemandem, der dazu autorisiert ist, vorgegeben werden. Es ist natürlich auch möglich, explizit keine (!) Nummer zu vergeben, dann kann jeder jede Funktion ausführen. Das ist die Vorgabe bei der Auslieferung des Programms. Hier aber haben Sie es als Betreiber mit Geld zu tun, und da müssen schon kontrollierte Verhältnisse vorherrschen. Über diese Maske können Sie eine Kennziffer einrichten. Der Text auf dieser Maske ist selbsterklärend.

119 119 A25 Sie kommen zu dieser Maske aber nur über die gelbe Schaltfläche auf der Anfangsmaske an der dritten Stelle von oben. Haben Sie also Ihre schon vergebene Kennzahl vergessen, so hätten Sie, wie bei allen vergessenen Geheimzahlen, ein kleines Problem. Sie müßten uns anrufen und wir könnten Ihnen weiterhelfen. Für diesen Aufwand berechnen wir eine Pauschale von 30,- Euro zzgl. MwSt. Sie müssen uns dann, nach Absprache, Ihre mdb-datei "DBCash.mdb" per zusenden. Diese wird von uns einem Testprogramm unterzogen und wir können Ihnen dann per Telefon oder Rückmail die vergessene Nummer nennen. Es ist evtl. ratsam, Ihre ersten Schritte mit einer simplen Kennzahl, wie z.b. "54321" oder ähnlich zu starten und erst später auf etwas anderes umzusteigen, denn Sie können eine Kennziffer natürlich immer wieder unter Verwendung der vorherigen Kennzahl verändern. Bei Programm- Auslieferung ist die Kennziffer entweder nicht oder aber mit "12345" vergeben. Ist keine vergeben, so wird auch die hier ganz oben angezeigte Maske im Programm nicht angezeigt und Sie können eine Kennzahl vergeben. Ist eine Kennziffer vergeben so öffnet sich bei verschiedenen Anlässen immer zuerst diese Maske, bei der Sie dann die Kennziffer eingeben müssen:

120 120 A25 Alles das aber heißt nicht, daß die, die Kasse bedienende Person, jedesmal eine Kennziffer eingeben muß, wenn ein Kunde vor ihr steht und diese Person den Abrechnungsvorgang einleiten will. Soweit geht diese Kontrolle nicht, denn es ist keine Kellnerkasse mit mehreren Schubladen. Es ist vorgesehen, daß nur eine Person die Kasse führt und für den richtigen Kassenbestand verantwortlich ist. Zur Zeit ist lediglich eine Kassenschublade in unserem Programm vorgesehen. Diese Person aber kann bestimmte Dinge nicht tun, ohne diese Kennzahl, sofern eine solche vorgegeben wurde, voab einzugeben. Dazu gehören: Die Maske mit der gesamten Administration, (siehe Haupmaske, dritte Schaltfläche von oben) ist nur berechtigten Personen vorbehalten. Zwischenablesen, um zu sehen, wie denn der Umsatz reinkommt, ist ebensowenig möglich, wie auch einen Artikelbestand oder Preis oder gar die MwSt zu ändern. Auch einen Artikel oder Lieferanten anlegen ist nur dem berechtigten Personenkreis vorbehalten. Desweiteren können Sie keine andere Kassennummer vergeben. (Siehe dazu Kassennummer-Verwaltung) Um einem "unerlaubten schnellen Griff in die Kasse" vorzubeugen, bei der der Dieb ja zuerst einmal die Kasse ohne Verkaufsvorgang öffnen muß, ist ein zusätzliches kleines Handycap eingebaut, bei dem zwei Handlungen notwendig sind, die vom Programm etwas versteckt sind.

121 Siehe dazu: Kasse öffnen für besondere Zwecke. 121 A BILLING und P.O.S. Mit einer CD erhalten Sie beide Programme zusammen. Beide Programme sind einzeln lauffähig und beide Programme sind individuell mit einer Laufzeit von 60 Tagen zum Testen evaluiert. Hätten Sie nur das P.O.S.-Programm installiert, so hätten Sie nicht die Vorteile, die Ihnen BILLING bietet, wie z.b. das schnelle Einlesen von Daten in die Artikeldatei bei Vorhandensein einer Lieferantendiskette mit den Artikeldaten im ASCII-Code im sog. BUSCH-Format der Spielwarenbranche. Sollten Sie nur vorhaben, das P.O.S.Programm mit einer Lizenz zu nutzen, so könnten Sie trotzdem diese 60 Tage-Begrenzung beim Programm BILLING dazu nutzen, Ihre Lieferantendiskette einzulesen. Nach 60 Tagen wäre dann das Programm BILLING nicht mehr lauffähig, aber Sie hätten Ihre Artikel eingelesen. Aber VORSICHT!!!! Bitte beachten Sie folgenden Hinweis. Bei der Erstinstallation, egal ob Sie beide Programme oder nur eines installieren, wird immer die zentrale Artikeldatei, die in der Datenbank Kienzle.mdb, einer Access-Datenbank von Microsoft, steckt, mit installiert, wie auch alle anderen Dateien in dieser Datenbank. Das bedeutet, daß wenn Sie zuerst nur das eine Programm installieren und dann dort irgendwelche Daten in die Datenbank eingeben, sie das ganze Datenmaterial bei der zweiten Installation, des anderen Programms überschreiben. Diese Daten sind dann verloren!!! Um sich dagegen zu schützen, müssen Sie in dem Ordner : X:\DUVESALE\BillingD\Data die Datenbank "Kienzle.mdb" zuerst an eine andere Stelle sichern und nach erfolgreicher Installation des anderen Programms diese gesicherte Datenbank wieder zurücksichern. So können dann beide Programme wieder auf diese Datenbank zugreifen. Die spezifischen Daten für das P.O.S.-Programm, also die reinen Kassensätze werden nur vom P.O.S.-Programm genutzt und sind im Installationsumfang von BILLING nicht enthalten. Diese Daten liegen auch in einem anderen Verzeichnis, nämlich unter: X:\DUVESALE\POS\Data Wenn Sie nun aber nicht in der Spielwarenbranche sind, dann müssen Sie versuchen, von Ihrem Lieferanten Artikelsätze im ASCCI-Code zu erhalten, die das BUSCH-Format aufweisen. Wie dieses aussieht, können Sie in der Hilfe zu BILLING lesen. Klicken Sie einfach, sofern Sie Billing nicht gerade gestartet haben, auf die Datei unter dem oben genannten Verzeichnis, aber oberhalb \Data, auf die Datei: BILLINGH.HLP Dort ist der Satzaufbau genau beschrieben.

122 122 In einer nächsten Version werden wir versuchen ein Konvertierungsprogramm anzubieten, das dann viele verschiedene ASCII-Satzaufbauten verschiedener Branchen in das BUSCH-Format umwandelt. Aber da müssen wir uns zuerst noch schlau machen, und herausfinden, welche Branchen genau so weit sind, wie die Spielwarenbranche und entsprechende Datensätze für ihre Kunden bereithält. Ihre diesbezüglichen Informationen an uns wären sehr hilfreich! A27 Bei der Neuinstallation von P.O.S.-PLUS lesen Sie aber vor der Installation die dort mitgegebene Readme.txt - Datei. Die Datenbank Kienzle.mdb heißt jetzt unter der Plus-Version KienzleV.mdb 27. Lokales Netzwerk (LAN) Bitte beachten Sie, dass unter der PLUS-Version die Datenbankbezeichnungen und auch die Pfadnamen neu benannt werden mussten. Sie lesen das am besten unter dem Punkt, WAS IST NEU UNTER P.O.S.-PLUS Wenn Sie das Kassenprogramm P.O.S.-Touch als Standalone-Programm benutzen, brauchen Sie hier nicht weiter zu lesen. Wenn Sie aber mehrere Kassen benutzen, die alle auf den selben Datenbestand zugreifen sollen, müssen Sie das Programm auf jedem Kassenplatz installieren und dann die auf jedem Kassenplatz ebenfalls vorhandene Datenbank entsprechend ignorieren bzw. anbinden. Im Klartext: Haben Sie vor 3 Kassen zu installieren und Sie haben auch das Programm BILLING installiert, so werden Sie wahrscheinlich Ihr Netzwerk so aufbauen: Büro : Programm Billing mit der Hauptdatenbank dort unter X:\DUVESALE\BILLINGD\Data\Kienzle.mdb Datenbank-Anbindung dort lokal zu genau diesem Pfad. Kasse1 unter X:\DUVESALE\POS\Data\DBCash.mdb auf Computer Laden Nr.1 mit der Anbindung über Netzwerk an X:\DUVESALE\BILLINGD\Data\Kienzle.mdb Die lokale Kienzle.mdb auf Laden Nr.1 bleibt unbenutzt. Kasse2 unter X:\DUVESALE\POS\Data\DBCash.mdb auf Computer Laden Nr.2 mit der Anbindung über Netzwerk an X:\DUVESALE\BILLINGD\Data\Kienzle.mdb Die lokale Kienzle.mdb auf Laden Nr.2 bleibt unbenutzt. Kasse3 unter X:\DUVESALE\POS\Data\DBCash.mdb auf Computer Laden Nr.3 mit der Anbindung über Netzwerk an X:\DUVESALE\BILLINGD\Data\Kienzle.mdb Die lokale Kienzle.mdb auf Laden Nr.3 bleibt unbenutzt. Jeder Computer hierzu muß dann natürlich eine Netzkarte besitzen um den Datenaustausch zu ermöglichen. Für den Betrieb mehrerer Kassenplätze brauchen Sie eine Mehrplatzlizenz, die pro zusätzlichem Platz nur 25% des normalen Programmpreises beträgt.

123 123 Sollten Sie ein solches Vorhaben planen, so sollten Sie uns dazu ansprechen, denn es gibt dabei noch einige Kleinigkeiten zu berücksichtigen. A27 Die Zuordnung zur Datenbank kann über diese Maske aus jedem der installierten Programme hergestellt werden. Übrigens kann es vorkommen, daß zum ersten Programmstart andere Verhältnisse bei Ihnen auf Ihrem Rechner vorliegen als bei uns bei unserer Installation. Wenn das so ist, so erhalten Sie, wenn das Programm die zugehörende Datenbank nicht findet diese Fehlermeldung und das Programm verzweigt dann direkt zu dieser Maske, mit der Sie dann die richtige Datenbankanbindung herstellen können. Auf der Maske erhalten Sie ebenfalls einige Hinweise hierzu. Ein weiterer Grund für ein Netzwerk wäre, wenn Sie z.b. im Büro einen Computer haben, auf dem Sie das Warenwirtschaftssystem BILLING fahren und die Ladenkasse greift auf die dort befindliche Datenbank zu. Das sollte eigentlich nach einiger Zeit der Benutzung des Kassenprogramms P.O.S.-Touch Ihre Zielvorstellung sein.

124 In diesem Fall können Sie vom Büro aus mit unserem Zusatzmodul "KASSINFO" sich über das Netzwerk zu jeder Kasse den gerade erreichten Tagesumsatz und aber auch den Gesamtumsatz 124 A28 aller Kassen zusammen anzeigen lassen. Das aber ist nur sinnvoll, wenn Sie auch das Programm "BILLING" einsetzen. Es zeigt Ihnen auch, wie viele Artikel einer bestimmten Artikelnummer verkauft worden sind, und weist Sie darauf hin, wie viel Sie von diesem Artikel jeweils verfügbar haben. Diese Liste kann auch ausgedruckt werden und bietet Ihnen so eine brandaktuelle Hilfe zur Zusammenstellung einer Lieferantenbestellung, bzw. zu einem Bestellvorschlag. Dieses Modul ist per Mai 2005 in Arbeit und wird bis Monatsende fertig zur Auslieferung sein. Lesen Sie aber bitte unbedingt auch unter Netzwerk mit Billling nach, weil die dort gegebenen Erläuterungen von eminenter Wichtigkeit sind, damit Ihre Programme untereinander auch funktionieren. 28. Sonderartikel Unter Sonder-Artikel sind solche 'Artikel' gemeint, die nicht, wie im Normalfall, in der Artikeldatei gespeichert sind. Unter bestimmten Bedingungen, kann P.O.S.-Touch aber auch solche Artikel m.e. verwalten. Ein Beispiel wäre das Inkasso einer früher von Ihrem Hause ausgestellte Rechnung über die Kasse, oder eine zu berechnende und zu benennende evtl. recht selten vorkommende Dienstleistung, wie zum Beispiel Expertise erstellen o.ä. Mit der Bemerkung "unterbestimmten Bedingungen" ist hier gemeint, daß seitens Ihrer EDV- Organisation bestimmte Vorkehrungen getroffen werden müssen, damit das System solche Sonderartikel auch findet und entsprechend behandelt. Zu der Bemerkung "m.e.", also "mit Einschränkungen" kommen wir weiter unten noch. Was ist das Kriterium eines solchen Artikels? Normalerweise werden bei P.O.S. -Touch eingescannte, oder gesuchte (und gefundene) Artikel vor dem Übernehmen in den Verkaufsvorgang angezeigt, können aber weder im Text, noch im Preis verändert werden. Diese müssen so übernommen werden, wie diese in Ihrer zentralen Artikeldatei eingerichtet wurden. Das heißt, daß Sie an die Felder für Bezeichnung und Preis nicht rankommen, da diese gesperrt sind. Bei den hier aber beschriebenen Sonderartikeln können Sie ja irgendeinen Preis, oder irgendeinen bestimmten Bezeichnungstext in der zentralen Artikeldatei nicht vergeben, weil Sie noch gar nicht wissen, was da evtl. auf Sie zukommt. Um nun dem System mitzuteilen, doch bitte in diesem besonderen Fall diese beiden Felder für eine gezielte Eingabe freizugeben, müssen eben die oben erwähnten bestimmten Bedingungen eingehalten werden. Diese aber sind ganz einfach: Ein Sonderartikel muß im Feld für die Artikel-Nummer an den beiden ersten Stellen ein 'ZZ' für Allgemein-Artikel haben. Da die Artikel-Nummern alle alphanumerisch sind, gibt es hier keine Schwierigkeiten. Auch, daß andere Hersteller nun zufällig auch 2 große "ZZ" am Beginn ihrer Artikelnummer haben, ist höchst unwahrscheinlich. Sollte das aber der Fall sein, so werden zwar die beiden relevanten Felder, in die es gilt etwas hineinzuschreiben, bei der Anwahl eines solchen Artikels auch freigegeben, aber Sie müßten schon sehr einfallslos und evtl. sogar leichtsinnig sein, einen fest vorgegebenen Preis dort, wie auch die fest vorgegebene Bezeichnung willkürlich zu

125 125 verändern. Die Veränderung findet nur auf dem Kassenbon-Ausdruck ihren Niederschlag und nicht im A28 Artikelstammsatz. Der jeweilig veränderte VK-Betrag allerdings wird im Artikel-Stamm, wie üblich mit Umsatz und Stückzahl gebucht, und Sie können nun dort ablesen, welchen Umsatz Sie für die eingerichteten Sonder-Artikel (z.b.) ZZ01, ZZ02, ZZ03 u.s.w. bis ZZ9999 erwirtschaftet haben. Alle hätten die Gemeinsamkeit zur Erkennung, nämlich in den ersten beiden Positionen der Artikel-Nummer ein "ZZ" zu haben. Sie müssen auch wissen, zu was Sie einen dieser Artikel verwenden wollen um den richtigen MwSt-Satz einzurichten. ACHTUNG! Nur wenn "ZZ" vorne in der Nummer steht, werden die beschreibbaren Felder für Text und Preis zur Eingabe geöffnet, und das auch nur dann, wenn Sie diesen Artikel aus der Suchroutine heraus angewählt haben. Beim Einscannen über Barcode wird der Artikel sofort mit der Menge 1 übernommen, auch wenn Sie vorher die Taste "1" geklickt haben!! ZZ-Artikel können Sie in Text und Preis nur verändern, wenn Sie den Artikel aus der Suchroutine anwählen. Dort können Sie bei Verwendung der Artikelnummer-Eingabe (z.b. ZZ55" ) diesen Artikel sofort finden und Sie können Ihre Änderungen dort vornehmen. Wobei es eine kleine Ausnahme gibt : Wählen Sie zuerst "man.barcode-eingabe", dann scannen Sie den Artikel, den Sie sich z.b. auf einem Blatt für solche Sonderartikel angedruckt haben. Jetzt müssen Sie noch die Taste, die jetzt ihren Text in "Suche Starten" verändert hat, auslösen und das System findet den Artikel sofort und gibt nun auch die beiden Felder zum Beschreiben frei, wie auch das Mengenfeld. Im Bezeichnungstext im Stammsatz könnten Sie ja z.b. für einen Rechnungs-Inkasso-Vorgang zu einer unter dem Programm BILLING erstellten Rechnung anlegen : Artikel-Nr. = "ZZ01" Bezeichnung : "Inkasso R#.." VK : immer 0, den Sie dann bei der Anwahl entsprechend mit dem Rechnungsbetrag ausfüllen. Da dieser Umsatz aber ja schon innerhalb des Programms BILLING aufaddiert worden ist, darf dieser "Kassen-Umsatz" eben nicht mehr als Umsatz gewertet werden, sondern nur noch als "Einzahlung zur späteren weiteren Verwendung". Sie müssen also z.b. den Scheck für die Zahlung mit dem ausgedruckten Kassenzettel in der Kasse bis zur Endabrechnung aufbewahren. Dieser Artikel muß mit der MwSt-Kennziffer 0 angelegt werden, damit keine MwSt-Berechnung stattfindet und Sie es bei der Verbuchung Ihres Tagesumsatzes leichter haben, vom Tagesumsatz diesen Betrag mit dem Vorgangsbeleg zur Weiterverbuchung der FIBU zu übergeben. Für den zahlenden Kunden können Sie dann nochmal einen gleichen Kassenbon ausdrucken und als Zahlungsbeleg mit Ihrer Unterschrift an die vorgelegte Rechnung heften. Dieser Artikel wird normalerweise nur über die Suchmaske gefunden und befindet sich wegen der beiden "ZZ" ganz am Ende dieser Suchmaske. Hätten Sie aber für solche Artikel sowohl in einer Klarsichthülle, wie auch im Artikelstammsatz selbst einen Barcode eingerichtet, und Sie würden diesen per Handscanner einlesen, so findet das System diesen Artikel natürlich auch, aber hierbei gibt es zwei Zustände, wovon einer zu einem unvermeidbaren Fehler führt. 1.) Sie scannen den Artikel direkt ein, ohne vorher 'manuelle Eingabe' oder 'AUTO EIN' auf 'AUTO AUS' geschaltet zu haben. (Siehe dazu ) Dann wird der Artikel sofort in den Verkaufsbestand mit der Menge "1" übernommen, ohne eine genauere Bezeichnung oder einen Preis zu haben. Das wäre also in diesem Fall der falsche Weg!

126 126 2.) Sie haben eine der beiden oben genannte Einstellungen "manuelle Eingabe" oder "AUTO AUS" so oder so vorgenommen, so können Sie den Artikel noch vor der Übernahme in den Warenkorb entsprechend mit Bezeichnung, Menge und Preis aufbereiten. A28 Bitte betrachten Sie aber diese Bemerkungen unter dem Aspekt, daß die neuere Version, bei der die "AUTO-EIN" und "AUTO-AUS"-Taste nicht mehr vorhanden ist, hier entsprechend der Ausführungen unter Eingabe Verkauf analog vorgegangen wird...(also zuerst die Zahlentaste mit der "1" anklicken und erst dann entweder direkt den Barcode scannen oder auf "manuelle Eingabe" klicken und dann die ZZ- Nummer manuell eingeben.) Ja, Sie können bis zu 9999 Artikel in dieser Art vergeben, aber wenn es denn zu viele werden, läßt meist die Übersichtlichkeit zu wünschen übrig. Da es sich bei diesen Artikeln in der Regel um ein Verkaufsobjekt handelt, daß nur einmal zur Zeit verkauft wird, würde die automatisch bei der Menge eingesetzte 1 nicht stören. Hier müssen Sie Überlegungen anstellen, ob Sie einen Artikel dann nicht gleich mit einer Ihnen genehmen Nummer versehen und nicht als Sonderartikel behandeln. Sinnvoll wäre diese ZZ-Nummer und die automatische Übernahme bei Barcodeeinlesen nur bei Artikeln die zu einer Artikelgruppe gehören, die alle gleiche Preisbedingungen haben, bei denen aber ein Lagerbestand keine Rolle spielt, wie z.b. bei irgendwelchen Dienstleistungen.ähnlicher Kategorien. Hier müssen Sie eigene Versuche machen um dann zu entscheiden, wie Sie vorgehen wollen. Die Abspeichertaste, die dann nach erfolgter Änderung für die Übernahme geklickt werden muß hat in diesem Fall auch noch eine Besonderheit, weil diese Taste zur aktiven Taste wird, was auch durch das Auftauchen des Symbols der Entertaste verdeutlicht wird. Sie brauchen also gar nicht die Maus bemühen, sondern einfach die Entertaste drücken, und schon ist der Vorgang erledigt. "m.e." Damit ist gemeint, daß Sie ja an der Artikelnummer dieses Artikels nicht sofort erkennen, für welchen Verkaufsvorgang Sie diesen herangezogen haben und weil so eine ganz individuelle Erlösbetrachtung für einen solchen Artikel nicht besteht. Übrigens, dadurch, daß diese Sonderartikel mit "ZZ" beginnen, ist gewährleistet, daß diese Artikel immer ganz am Ende einer Sortierung in der Suchliste aller Artikel stehen. Um diese sofort zu finden, klicken Sie in der Suchmaske für Artikel auf die nach unten gerichtete Zeigehand mit dem roten Strich, die Sie sofort an das Datei-Ende bringt. Wichtig ist aber, daß Sie dieses Geld immer gesondert mit einem Begleit-Bon in die Kasse legen, um später den Tagesumsatz für die Buchhaltung entsprechend anzupassen, wie wir schon an anderer Stelle vermerkten.

127 127 A Möglichkeit des Verkaufs unter Mehrwertsteuerbedingungen für den Großhandel Diesen Passus brauchen Sie nur zu lesen, wenn Sie dieses P.O.S.-Kassenprogramm innerhalb einer Großhandelsorganisation einsetzen wollen. Alle über unser P.O.S.-Programm laufenden Umsätze speisen sich aus Preisen, bei denen die MwSt schon enthalten ist. Das ist immer der Zustand beim Einzelhandel. Ein Artikel ist mit einem Preis ausgezeichnet und die in diesem Preis enthaltene MwSt wird am Ende der Rechnung oder des Kassenzettels entsprechend ausgeworfen. Bei der Abrechnung eines Kassenvorgangs wird also die im Endbetrag enthaltene MwSt herausgerechnet und auf dem Kassenbon separat mit ausgedruckt. Das ist besonders wichtig für Umsätze verschiedener MwSt-Kategorien. (Ganzer oder halber Satz) Im Großhandel aber arbeiten Sie mit Nettopreisen, bei denen beim Verkauf (wie z.b. im Abholmarkt) der Nettopreis als Bezug mit auf dem Bon angegeben wird. Innerhalb einer Berechnungszeile aber wird der jeweilige Steuersatz mit der Menge und dem Preis u. ggf. auch noch mit einem Rabatt aus Platzgründen auf einem Kassenbon so berechnet, daß nur das Endergebnis pro Zeile auf dem Bon erscheint. Rechts daneben steht de MW- Kennziffer 0, 1 oder 2 für entweder keine MwSt-Berechnung, oder die zum vollen oder die zum halben, bzw. verringerten Wert. Unter der letzten Zeile, wo das Gesamtergebnis steht, werden dann die einzelnen Umsatzarten aufgeschlüsselt und die in jeder Umsatzgruppe enthaltene MwSt ausgewiesen. Der Erlös bzw Rohgewinn muß natürlich in beiden Fällen gleich sein. Machen Sie bitte einen Versuch mit einem Artikel. Diese Artikel haben Sie schon im System als Testartikel. Die Nr hat den Einzelhandelswert von 10,00, bei dem die 19% MwSt enthalten ist, die demzufolge unten auf dem Bon ausgeworfen wird. Ein anderer Artikel ist ebenfalls enthalten, den wir auch mit einem Preis von 10,00 eingegeben haben. Es ist ein Buch "Harry Potter Jugendbuch" das aber mit 7% MwSt angesetzt wird. Die Artikel-Nr. hierzu ist 4712 Nachfolgend sehen Sie, daß wir hier 5 x das Modellauto berechnet haben, wobei noch 5% Rabatt gewährt wurden und das Buch wurde 2 mal ohne Rabatt verkauft. Und hier sehen Sie die beiden Ergebnisse, wobei beim Preis berücksichtigt wurde, daß im Großhandel ein Nettopreis angesetzt wird der erst mit der MwSt dann den Wert 10,00 ergibt. (Achtung, hier wurden noch die zum Zeitpunkt der Hilfe-Erstellung gültigen 16% angesetzt!) Das ist einmal bei 16% = 8,62 beim Artikel der MwSt-Gruppe 1 und 9,35 bei dem Buch.

128 128 A29

129 129 A29 Die Gestaltung der beiden Belege ist etwas unterschiedlich, weil beim Großhandel (rechts) die Netto-Umsätze nochmals herausgerechnet worden sind. Sie sehen aber, daß in beiden Fällen der Erlös mit inkl. MwSt identisch ist. Drucken Sie aber im Großhandel eine Rechnung aus, so haben Sie zusätzlich auch noch unten neben allen Angaben wie hier auf den Kassenbons, auch noch eine Auflistung mit Umsatzwerten über die Warengruppen-Hauptarten, wenn Sie diese entsprechend richtig angelegt haben. Ganz unten innerhalb der blauen Umrandung, werden diese Angaben mit eingedruckt. Hier wegen der Platzverhältnisse etwas klein geraten. Neben dem Wort Rechnung steht zur Verdeutlichung auch noch "Grosshandel"

130 130 A29 Ein Firmen- Logo kann über die Firmenmaske eingespeicher t werden..entsprechende Hilfe finden Sie dort. Die Einstellung zum Großhandel können Sie oben in der Menüleiste bei Einstellungen selber vornehmen. Vergessen Sie aber nicht, evtl. nach einem Test wieder den für Sie passenden Modus einzustellen.

131 131 A Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS Sofern Sie schon Benutzer unserer beiden älteren Versionen sind, so wissen Sie, was mit dieser Problematik der gemeinsamen Nutzung einer einzigen Datenbank gemeint ist und Sie dürften hiermit keine Schwierigkeiten haben. Für alle die, die unsere Plusversionen zum ersten Mal nutzen ist es wichtig, die nachfolgenden Ausführungen genauestens durchzulesen und gedanklich umzusetzen! Stellen wir uns ein mal vor, Sie hätten die klassische Version der Nutzung beider Programme, dann sähe das so aus, daß Sie im Büro, angegliedert hinter dem Ladenraum das Programm BILLING-PLUS fahren und von dort aus Ihre kaufmännischen Dispositionen mit diesem Programm erledigen. Dabei greifen Sie normalerweise immer auf die lokal auf Ihrem Bürocomputer installierte Datenbank "KienzleV.mdb zu, in der alle Ihre Artikel- und Kundendaten, Lieferanten und alle sonstigen für Ihren Geschäftsbetrieb wichtigen Daten enthalten sind. Mit dem BILLING-PLUS-Programm erhalten Sie eine mit nur wenigen Testdaten gefüllte Datenbank mit geliefert und Sie können sofort mit dieser Konstellation arbeiten. (Exkurs zu diesem Thema, weil es so gut paßt: Bitte achten Sie darauf, daß diese Testdaten erst dann gelöscht werden dürfen, wenn Sie wenigstens einen eigenen Datensatz in Ihren Stammdaten angelegt haben. Das gilt insbesondere für die Artikeldaten. Sollten Sie sich nicht daran halten, können Sie das Programm nicht hochfahren, weil gleich der erste Artikel zu Beginn gesucht wird und dann nicht vorhanden ist. Analog gilt das auch für alle anderen Stammdaten.) Gleichzeitig zur Büroinstallation haben Sie aber auch eine (oder mehrere) Kasse(n) im Ladenraum auf einem oder mehreren Rechnern installiert. (Mehrplatzgenehmigung einholen). Auch mit der Installation dieses neuen P.O.S.-PLUS-Programms auf einem der Ladencomputer erhalten Sie mit der Lieferung immer auch die besagte KienzleV.mdb mit geliefert, wie oben bei BILLING-PLUS angegeben. Sie erkennen schon hieran, daß, wenn der Ladencomputer autonom als Standalone-Programm genutzt wird, keine Verbindung zum Bürocomputer besteht, auch wenn dieser Computer per LAN (Local Area Network) mit dem Bürocomputer verbunden wäre. Um nun aber von allen Computern nur mit einundderselben Datenbank arbeiten zu können, müssen Sie hierzu eine Entscheidung treffen, zu welcher Lösung Sie sich entschließen. Das aber hängt ganz davon ab, wie Sie Ihre Organisation eingeteilt haben. Bleibt der Bürocomputer immer länger genutzt als der Ladencomputer, so muß die Datenbank aus dem Büro für alle Teilnehmer geschaltet werden. Ist aber das Büro ab 17:00 Uhr geschlossen, dann wäre einer der am längsten benutzten Ladencomputer der als Servercomputer fungierende Computer zu wählen. Diese einmal vorgenommene Einstellung ist dann allerdings endgültig und könnte später nur in der Art geändert werden, daß Sie dann eine ganze Datenbank von A nach B verschieben und dann neue Einstellungen vornähmen. Einstellungen? Ja, damit Sie diese Konfiguration überhaupt vornehmen können ist Folgendes zu bemerken: Von

132 132 Haus aus ist, wie schon erwähnt immer die lokale Datenbank automatisch für den Zugriff A30 eingestellt. Je nach dem, wie Sie sich nun entscheiden müssen Sie eine (bzw, bei mehreren Ladenkassen auch mehrere) Änderungs-Einstellungen vornehmen: Hierzu müssen Sie aber wissen, wo Ihre Datenbank überhaupt sitzt. Normalerweise, wenn Sie keinerlei Änderungen bei der Erstinstallation vorgegeben haben, befindet sich die Datenbank bei: BILLING-PLUS unter: C:\DUVESALEP\BILLINGV\Data\KienzleV.mdb und bei: POS-PLUS unter: C:\DUVESALEP\POS-PLUS\Data\KienzleV.mdb Sie können diese Positionen aus beiden Programmen anwählen und einstellen: In BILLING-PLUS hier: Ganz oben auf der Hauptmenüseite treffen Sie die Anwahl zu der... daraufhin erscheinenden Maske, in der der gegenwärtige Zustand schon unten in der weißen umrandeten Fläche angezeigt ist. Hier müssen Sie jetzt, jenachdem wie Sie sich entschieden haben zuerst das Laufwerk (über das Netzwerk, das auch verbunden sein muß und einen entsprechenden Buchstaben zeigt!) und dann das richtige Verzeichnis, das wir Ihnen oben schon genannt haben, anwählen. Sobald Sie dann auf "Data" unter dem richtigen Verzeichnis klicken, taucht links im Verzeichnis die entsprechende Datenbank KienzleV.Mdb auf, die Sie dann für die endgültige Wahl anklicken müssen.

133 133 A30 Auch wenn Sie über das POS-PLUS-Programm, wie hier Ihre Auswahl treffen erscheint die identische Maske auf der Sie dann die von Ihnen gewünschte Einstellung vornehmen. Der also von Ihnen bzw. vorab eingestellte Pfad muß dann bei allen Programmen genau gleich lauten, wobei lediglich der erste Buchstabe für das Laufwerk wegen der unterschiedlichen Blickrichtung vom einen zum anderen Computer hierdurch unterschiedlich sein kann. (C:\ auf dem Bürocomputer als lokales Laufwerk ist möglicherweise vom Laden aus mit dem Laufwerksbuchstaben K:\ bezeichnet.) Hier noch die Anwahl über das POS-PLUS-Programm... 30a. Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB's) in Kurzform auf dem Kassenbon Aufgrund von Anregungen von Kundenseite haben wir noch eine nachträgliche Sache einprogrammiert: So haben Sie jetzt eine Möglichkeit eine Kurzinformation von 2 Zeilen von je 42 Stellen auf dem Kassenbon mit auszudrucken. Geben Sie allerdings keine ein, dann bleiben diese Zeilen zwar ohne Inhalt, werden aber als Leerzeilen vor dem Text "Es bediente Sie..." ausgedruckt. Manche Geschäfte haben wohl irgendwelche Kundendifferenzen über Artikel mit Barcodeausdruck gehabt, die von einem anderen Händler stammten oder irgendwelche anderen Mängel aufwiesen und wollen hier darauf hinweisen können, daß nur Artikel mit lesbarem Barcode reklamationswürdig sind. Auch könnte ein Hinweis angebracht werden, der eigentlich normal ist aber eben auch

134 134 ausgedruckt werden könnte, nämlich, daß ohne Vorlage dieses Kassenbons eine Reklamation ausgeschlossen ist. Sehen Sie sich doch einfach einmal um, was die verschiedenen Betriebe hier auf den Kassenbons stehen haben. A31 Wie bringe ich den Text in das System ein? Im Hauptmenü auf der ersten Seite finden Sie unter Einstellungen einen entsprechenden Menüpunkt. Die Seite ist selbsterklärend und es dürfte für Sie keinerlei Schwierigkeiten geben, hier sofort Erfolg zu haben. Was ist mit der BAR-RECHNUNG in dieser Beziehung? Dabei taucht natürlich jetzt die Frage auf, wie denn ein ähnlicher Text auch auf einer Brrechnung zu erreichen ist. Der gleiche Text über die selbe Routine kann nicht genommen werden, weil das auf dem Rechnungsausdruck existierende Druckfeld jetzt schon besteht und von der Haupt-Datenbank der KinezleV.Mdb bedient wird. In derv Firmenmaske aber für die Verwaltung der Firmendaten wurde diese Möglichkeit seinerzeit nicht mit eingesetzt, weil es damals noch keine Bar-Rechnungen gab. Der Text kann nur über das Parallelprogramm BILLING-PLUS eingegeben werden. Wenn Sie also dieses Programm ebenfalls benutzen, so können Sie dieses jetzt leere zweizeilige Feld, das sogar über die ganze Querlänge der Rechnung geht für einen Ausdruck aktivieren.

135 135 Die daraufhin erscheinende Maske ist identisch mit der oben beschriebenen wie auch die Vorgehensweise. (Bitte oben nachlesen!) Wenn Sie also das eine oder andere Programm nach einer Parallelnutzung ihrer älteren Version nochmals updaten sollten, prüfen Sie bitte immer sofort wieder nach, ob auch die richtigen Pfadbezeichnungen noch erhalten sind. Zur späteren Sicherung Ihrer gesamten Datenbestände lesen Sie bitte unter DATENSICHERUNG nach 31. Mit P.O.S.-Plus ein Sprung ins kalte Wasser?? Mehrere Wiederholungen des Updates? (Was sind ASCII-Dateien) Haben Sie das Programm als Erstbezug erworben, dann haben Sie auch keine alte Version und können und brauchn keine alten Daten übernehmen. In diesem Fall raten wir Ihnen dringend, einmal das gesamte Handbuch einmal, zumindest überschläglich durchzulesen. Das P.O.S.-PLUS-Kassenprogramm bietet Ihnen sehr viele Möglichkeiten, die aber nur dann einwandfrei funktionieren, wenn das Handling an der Kasse "stimmt". On Sie nun der Gebrauchsanweisungstyp oder der empirische Typ sind so bleibt es doch gleich, Sie müssen sich den Einstieg erarbeiten. Haben Sie also das Programm ohne Support, also preiswerter erworben, dann müssen Sie leider diesen Vorteil durch eigenen Lerneinsatz ausgleichen. Erwerb der ERSTKAUF-VERSION:: Beim Programm sind einige Datensätze zum Probieren mitgeliefert, damit Sie ausreichend Probespielchen machen können.

136 Hierbei gibt es einige Dinge zu Beachten: 136 A31 1.) Bei Artikeldatei und Lieferantendatei löschen Sie bitte niemals alles inkl. des letzten Satzes. Das Programm kann dann nicht mehr starten, weil es beim Start immer sofort nach dem ersten Satz in den Datenbanken sucht um überhaupt arbeiten zu können. Sie müssen also mindestens einen eigenen Datensatz angelegt haben, bevor Sie andere Datensätze löschen. 2.) Bei der Vorgehensweise Ihrer individuellen Programm-Vorbereitungs-Arbeiten gehen Sie bitte wie folgt vor: a) Zuerst legen Sie Ihre Firmendaten fest b) Dann legen Sie Ihre Lieferantendaten fest c) Dann entwickeln Sie Ihre eigene Warengruppen-Ordnung d) Erst jetzt dürfen Sie Artikelsätze anlegen! Warum? Beim Anlegen von Artikeln wird auf diese Daten bezug genommen und diese können ( und m ü s s e n ) direkt aus einer kleinen Dropdownliste in den Artikelstammsatz übernommen werden. Diese dürfen beim Anlegen von Artikeln nicht von Hand geschrieben werden 3.) Für einen kundenbezogenen Rechnungsausdruck, werden im Rahmen des Ausdrucks einer solchen Rechnung auf automatische Anforderung alle Kundendaten eingegeben oder schon vorhandene Kunden-Datensätze aus ebenfalls einer Dropdownliste herausgeklickt. UPDATE-VERSION! Wenn Sie schon die frühere Version von P.O.S-Touch benutzen und dieses Plus-Programm als Update erworben haben, so werden Sie merken, daß viele der Möglichkeiten sowohl noch bestehen, aber auch z.t. verbessert wurden und viele völlig neu hinzu gekommen sind.. Sie brauchen nicht von Heute auf Morgen sofort nahtlos vom Alten auf's Neue umsteigen. Nein, Sie sollen beim echten, richtigen Start mit dem Neuen Programm ganz sicher sein, alles richtig 'drauf' zu haben! Letztlich werden Sie ja auch bei der Ersteinrichtung der älteren Version nicht sofort Ihre ganze Organisation sofort umgestellt haben. Insofern also gibt es hier kaum Schwierigkeiten aber: Mit der alten Version haben Sie ja schon gearbeitet und dort sind deswegen diverse aktuelle, von Ihnen erarbeitete Daten enthalten, die Sie selbstverständlich in die neue Version übernehmen wollen. Andererseits aber wollen Sie auch vom ersten, sagen wir einmal "Schulungstag" in Ihrer gewohnten Artikelumgebung und Ihren bekannten Preisen probieren. Damit das möglich ist, ist bei der Updateversion und der dazu gehörenden gesonderten Lizenznummer alles von Haus aus so eingerichtet, daß Ihre Altdaten aus der früheren Version bei der ersten Installation automatisch in das neue Programm übernommen werden, wobei aber der alte Zustand so erhalten wird, daß Sie ohne Bedenken mit dem älteren Programm vorerst noch weiter arbeiten können. Ja, Sie können sogar zu Testzwecken alle Kassenvorgänge parallel sowohl im alten, wie im neuen System, also doppelt durchziehen. Voraussetzung zu der Übertragungs-Automatic hierzu ist allerdings, daß beide Programme auf dem selben Rechner im gleichen Laufwerk, z.b. unter C:\ angesiedelt sind., bzw. werden. Ist das nicht der Fall, so erhalten Sie eine entsprechende Mitteilung bei dem Automatikversuch der

137 137 Übertragung, wobei Sie dann gebeten werden, die zentralen beiden Datenbanken selber von A nach B zu kopieren, was Ihnen aber dann genau erklärt wird. A31 Das Ganze können Sie natürlich auch auf einem gesonderten Rechner, der nicht gerade im Laden steht, tun. Hierbei müssen Sie nur darauf achten, daß die alte Version dort auf diesem gesonderten Rechner einmal installiert worden ist und dann ggf. die beiden alten Hauptdatenbanken, die aktuellen Datenbanken Kienzle.mdb und die DBCash.mdb, wie aber auch die Ascii-Textdateien: BrnchNr.txt* und die Wgrbez.txt* ebenfalls, wie auch noch die DUVEPOSBez.txt* dorthin kopiert werden. (*...sofern Sie schon eine etwas neuere Version des alten Programms haben, denn wir haben ständig an der Verbesserung gearbeitet, ohne dabei die Datenbankstruktur zu verändern). Nur dann, wenn Sie dieses Kopieren durchführen, haben Sie die Verhältnisse auf dem gesonderten Rechner, wie bisher als Vorgabe. Damit Sie bei der Hauptdatenbank nicht durcheinanderkommen, hat die neue Kienzle.mdb ein zusätzliches "V" angehängt bekommen, weil unter BILLING diese PLUS-Version nun auch eine Vertreterabrechnung und Gebiets-Einteilung möglich macht. Die neue Datenbank heißt also dann jetzt KienzleV.mdb Anmerkung: Manche von Ihnen haben noch eine viel ältere Version, in der die Warengruppenbezeichnung noch den alten Stand aufwies. In diesem Fall sollten Sie die gegenwärtige von Ihnen noch genutzte Warengruppenordnung einmal ausdrucken, damit Sie es später einfacher haben, diese wichtige organisatorische Einrichtung neu zu erstellen. Zum Üben brauchen Sie diese jetzt noch nicht, später aber schon. Sollten Sie trotzdem im Rahmen der Eigenschulung auch die Warengruppen neu organisiert haben, so stecken die Inhalte Ihrer Arbeit in den beiden Ascii-Dateien BrnchNr.txt und Wgrbez.txt und können an die neue Stelle dann nachträglich hinüberkopiert werden. Sollten Sie auch schon die Auszahlungsbezeichnungen geändert haben, so stecken diese dann in der Asciidatei DUVEPOSBez.txt (Wir hatten oben schon darauf hingewiesen) Was sind ASCII-Dateien? Hierbei handelt es sich um relativ einfache reine Textdateien, die aber als Ganzes "gezählt" werden. Diese können mit jedem Textprogramm eingesehen und ausgedruckt werden. "Gezählt" heißt, daß es eine programminterne Möglichkeit gibt, genau festzustellen, wie viele Bytes in der abgespeicherten Datei enthalten sind.. Um nun aber gleichgroße Datensätze mit Feldern (z.b. Vorname, Name, Straße, PLZ, Ort, Tel.Nr usw.) dort eintragen zu können und auch wieder herauslesen zu können, wird die Länge eines Datensatzes vor Eintragsbeginn genau festgelegt. Die Gesamtgröße ist dann immer ein Vielfaches der Größe eines Datensatzes. Beispiel: Felder 1.Name = 20 Stellen, 2 Vorname = 15 Stellen, 3.Ort = 15 Stellen ergibt zusammen 50 Stellen. Sind nacheinander 7 Namen abgespeichert, so hat diese Datei eine Länge von 350 Bytes. Da jedes Byte im Arbeitsspeicher des Computers adressierbar ist, kann es auch genau aus der Gesamtzahl herausgefischt werden. Lautet also z.b. ein aus einem Programm kommender Befehl: hole den 5. Satz, dann springt die Programmsuche auf das dateiinterne, relative Byte Nr. 201 und stellt von da ab die 50 Bytes des Datensatzes zur Verfügung. Warum wir Ihnen das so genau erklären? Ganz einfach: weil es Ihnen einerseits ganz einfach möglich ist, hier direkt in der Datei z.b. einen Tippfehler von Man auf Mann zu korrigieren...aber dadurch wird der gesamte nachfolgende Dateiinhalt auch um eine Stelle nach hinten verschoben. Dadurch aber kommt die ganze Ordnung

138 138 in Unordnung und beim Zugriff über das Programm kommen die verrücktesten Datenfragmente an. (zu deutsch: die Datei ist i.a.) A31 Wenn Sie sich also das Risiko der direkten Bereinigung innerhalb der Datei zutrauen, müssen Sie immer in dem Satz, in dem Sie einen Buchstaben hinzufügen in einem Leerstellenbereich innerhalb des selben Satzes eine Leerstelle dafür herausnehmen, bzw. analog, im anderen Fall eine Leerstelle hinzufügen. Die Gesamtlänge der Datei darf sich nicht verändert!!! Erarbeiten Sie sich nun in aller Ruhe den Einstieg in die neue Version. Am Tage X aber, wenn Sie dann soweit sind und alles auf den neuen Stand bringen wollen, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1.) Im Hauptverzeichnis zu C:\DUVESALEP\POS-PLUS finden Sie, sofern Sie POS-PLUS dort installiert hatten, auch eine Programmdatei mit der Bezeichnung "UNWISE.EXE" Achten Sie darauf, daß die Endungen bei Ihren Dateinamen angezeigt werden, damit Sie dieses Programm eindeutig identifizieren können. (Denn es gibt noch mindestens eine andere UNWISE.xx mit einer anderen Endung.) 2.) Retten Sie jetzt zuerst die evtl. schon erarbeiteten Asciidateien (siehe oben blauer Text) durch Kopieren an eine Ihnen genehme Stelle Ihres Computers 3.) Starten Sie dieses UNWISE-Programm und entfernen Sie damit alles zur neuen Version gehörende von Ihrem Rechner. Es muß wirklich alles heruntergenommen sein, bevor Sie dann mit der Neuinstallation beginnen. Entfernen Sie bitte auch das Icon auf dem Desktop, wenn es versehentlich nicht entfernt worden ist. Für diese Arbeit wählen Sie "automatisch" und nicht "benutzerdefiniert" in der nach Anwahl angezeigten Maske. Es empfiehlt sich, den Computer nach dem Entfernen des Programms per UNWISE.EXE, einmal zu rebooten, also neu zu starten. 4.) Führen Sie jetzt Ihr Update noch einmal durch! Am Programm hat sich ja nichts geändert, sondern nur am Inhalt der immer noch parallel genutzten alten Version Ihrer Datenbank. Sie brauchen also keine Neuinstallation vorzunehmen, sondern, wie gesagt, nur das Update zu wiederholen. Allerdings werden die Daten, die Sie mit der neuen Version erstellt haben, sämtlich überschrieben. Es werden die aktuellen Daten aus der alten Version, mit der Sie ja noch normal weitergearbeitet haben in die aktuelle neue Datenbank übernommen. Damit diese erneute Übertragungs-Routine aber nicht vom Kassenpersonal möglicherweise unbeabsichtigt ausgelöst wird, haben wir diese Möglichkeit hinter der Kennzahlensperre versteckt. Sie brauchen: a) Die Ihnen mit der Neuen Programmupdateversion gelieferte und b) die alte Lizenznummer, die Sie in Ihren Rechnungsunterlagen oder als Klebelabel in der CD-Hülle der alten Version haben. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Auf der ersten Programmseite gehen Sie bitte auf die gelbe Schaltfläche "Ablesen, Verwalten!" Es öffnet sich die aufgerufene Seite. Dort finden Sie in einer kleinen Menüzeile ganz oben in der linken Ecke eine Zeile mit dem Text: "Nochmaliges Update für Updatekunden! (VORSICHT!)" Vorsicht eben deswegen, weil Sie ja wissen müssen was Sie tun. Das aber wird Ihnen nochmals deutlichst mitgeteilt.

139 139 Bei dieser Anwahl werden gewaltsam die schon eingegebenen Lizenznummern und Namensdaten des Lizenznehmers gelöscht und Sie befinden sich gewissermaßen an der Stelle, A31 wo Sie sich direkt nach der Erstinstallation befinden. Sie können auf diese Weise also, so lange Sie die alte Version noch nutzen, immer wieder ein Update durchführen und so immer den letzten Stand der Daten herüberholen, so lange bis Sie dann endlich autonom mit nur noch dem neuen Programm in der PLUS-Version arbeiten. Zur weiteren Sicherheit sollten Sie aber vor jedem Update immer die oben in blau geschriebenen txt.-dateien evtl. an eine sichere Stelle bringen, wenn Sie dort wesentliche Änderungen, die schon gültig sein sollen, gemacht haben und diese erhalten bleiben sollen. Ansonsten aber übernehmen Sie auch diese Daten wie von der Erstversion. Sie können sich ja mit dem Editor die vom alten System vorhandenen txt.-dateien inhaltlich ansehen und mit den neuen vergleichen. Das was Sie dann brauchen, übernehmen Sie durch Rückkopie (an die selbe Stelle) nach Sicherung in Ihren Datenbestand. Bitte aber niemals irgendetwas an diesen Dateien inhaltlich über diesen Weg des Hineinschauens ändern, das ginge zwar, würde aber mit 99,9 prozentiger Sicherheit zur Zerstörung der Dateistruktur führen. Der weitere Verlauf ist Ihnen von der Erstinstallation her bekannt und dürfte keine weiteren Fragen aufwerfen. Wichtige Anmerkung!!! Sollten Sie gleichzeitig auch das ältere BILLING-Programm als Anwender benutzen, so kann diese neue Plus-Version von P.O.S. die ältere Datenstruktur nicht lesen. Die beiden Programme sind dann nicht über eine Datenbank betreibbar. Sie müssen für die weitere Benutzung von BILLING auch die PLUS-Version erwerben um wieder beide Programme mit einundderselben Datenbank zu fahren. Wenn Sie das oben erwähnte "Entfernungsprogramm" UNWISE.EXE benutzen und schon beide Plus-Programme installiert hätten, so kann es vorkommen, daß beide Programme entfern werden. Achten Sie also vor Benutzung von UNWISE.EXE, daß alle oben bezeichneten Datenbanken und Ascii-Dateien vor dem Entfernen an eine sichere Stelle gerettet werden, um nach der gemeinsamen Installation beider PLUS_Programme an den richtigen Platz, wie vorher, gestellt werden zu können. Bei einer späteren, evtl. nötigen Neuinstallation (anderer Rechner, neue Räume, Crash usw.) müssen Sie, um einen Datenverlust zu vermeiden immer selber dafür sorgen, daß die alle oben bezeichneten Dateien und Datenbanken immer turnusmäßig gesichert werden. Das gilt natürlich für beide Versionen, sowohl für die Update, wie auch für die Erstkauf-Version. Zum besseren Verständnis dieser wichtigen Verhältnisse lesen Sie bitte die gesonderte Abhandlung über: Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS, nach vorheriger Nutzung von BILLING und POS

140 140 B32 B 32. Auszahlungen Eine Kasse macht nicht nur Umsatz, nein sie bedient auch viele Leute die die Hand aufhalten. Und da gibt es während einer bestimmten Zeit nicht wenige. Folgende Auszahlungsgründe sind hierbei fest vorgegeben, wobei es sich natürlich immer nur um BAR-Auszahlungen handelt. Die verschiedenen, fest vorgegebenen Kategorien werden Ihnen auf diesem Bild, das Sie nach Anwahl der Taste "AUS- Zahlungen" erhalten, angezeigt: Diese Texte konnten bisher nicht verändert werden. Die Vorgaben mußten bisher so, wie vorgegeben, übernommen werden. Dank der Intervention eines unserer Kunden, der seine Kassesoftware auch für Auszahlungen von Lottogewinnen u.ä. benutzen wollte und hierüber ebenfalls eine Auszahlungssumme und --Kontrolle haben wollte, haben wir unter dem Thema Änderung Auszahlungstexte eine gesonderte Bildschirmseite eingerichtet. Bitte lesen Sie dort nach. Haben Sie eine Vorgabe angeklickt, so wird diese in das rechte obere Feld übernommen. Haben Sie sich geirrt, können Sie Ihre Wahl korrigieren, indem Sie eine andere Vorgabe wählen. Sie können das auch mit den Pfeiltasten auf und ab vornehmen, wobei die jeweils angezeigte Spalte blau unterlegt wird. Auch in diesem Fall, wird der Text nach oben rechts übertragen.

141 141 B33 Als nächstes nun müssen Sie den auszuzahlenden Betrag eingeben. Das aber können Sie nur, wenn das Nummernfeld frei gegeben ist oder wenn das Eingabefeld, in das der Betrag eingegeben werden soll, wie man sagt, den Focus erhalten hat, also, wenn der Cursor in diesem Feld steht. Das geschieht automatisch, wenn ein Zahlungsgrund vorgewählt worden ist. Den Betrag können Sie mit einem Touchscreen über den visuellen Zahlenblock oder über die Tastatur eingeben. Wie auch in anderen Masken, ist auch hier wieder in dem Moment, wenn ein erster Zahlenwert im unteren Betragsfeld eingegeben worden ist, die gelbe Schaltfläche mit der Aufschrift "Eingabe fertig" aktiv, d.h. daß Sie statt des Klick's auf den Touchscreen an dieser Stelle oder mit der Maus auch die Entertaste benutzen können. Dazu wird hier auch die Entertaste bildlich eingeblendet. Während des Wechsels der verschiedenen Beschriftungen auf dieser Taste, behält diese aber die "Aktivitäts"-Funktion, bis zu dem Augenblick, wenn alles fertig gebucht worden ist und die Maske sich selbst schließt. Die verschiedenen Beschriftungen wechseln nach jeder Betätigung von: Eingabe fertig! auf KASSE ÖFFNEN! auf AUSGANG BUCHEN! und auf EINGABE ERFOLGT Danach erscheint eine sog. Messagebox mit der Mitteilung: "Der Vorgang wurde ordnungsgemäß gespeichert!" "Klicken Sie bitte auf das 'OK'" Nach diesem Klick auf das OK und da können Sie wieder auf die Entertaste drücken, ist das Auszahlungsprogramm beendet. Anmerkung hierzu: Bei allen sog. Messageboxen ist, wenn nur eine OK-Schaltfläche dargestellt ist, diese immer aktiv. Als letztes wollen wir nicht unerwähnt lassen, daß Sie unten links auf dieser Maske ein kleines Eurozeichen sehen. Sehen Sie dazu nach unter dem Punkt Kasse öffnen für besondere Zwecke 33. Kasse öffnen für besondere Zwecke Es kommt immer einmal vor, daß man auch ohne Verkauf, oder Auszahlung mal eben schnell, z.b. zum Wechseln, die Kasse öffnen können muß. Für diesen besonderen Fall klicken Sie auf "Ausgaben". Unten links sehen Sie dann ein Euro-Zeichen. Wenn Sie darauf klicken, öffnet sich die Kassenschublade, ohne das irgendeine Buchung erfolgt. Hierüber sollte nur die die Kasse bedienende Person informiert sein. Mal eben schnell die Kasse zu öffnen um den schnellen Griff in die Kasse zu machen, ist

142 zumindest etwas erschwert, aber andererseits auch möglich. 142 B Ablesen und Verwalten. Hier fehlt das Eingangsbild der Buttonleiste Zu den einzelnen Sach-Themen und Bearbeitungsmasken, zu denen Sie aus dieser Maske heraus weiterschalten können, haben Sie hier unten ebenfalls die gleiche Möglichkeit, auch in dieser Hilfe entsprechend weiter zu schalten! Diese Themen sind: Kennzahl verwalten Berechtigungen verwalten Lieferanten anlegen Artikel anlegen Warengruppen verwalten Barcodes drucken Bisheriger Jahresumsatz Firmenlogo einbinden Firmenstammsatz Firmendaten, MwSt usw. ändern und die 3 Hauptbereiche: Zwischenablesen Tag Ablesen und auf NULL stellen. Bisheriger Monats-Umsatz 35. (1) Zwischenablesen Mit dem Zwischenablesen bietet Ihnen unser P.O.S.-Programm ähnliche Möglichkeiten, wie Sie diese noch möglicherweise von den früheren Registrierkassen her kennen. Zu jeder Tageszeit kann eine berechtigte Person unter Verwendung einer Kennziffer den bisherigen Verlauf des Tages anzeigen und über den Bondrucker ausdrucken lassen, sofern eine Kennziffer vorgegeben wurde Diese Zwischenablesung ist besonders dann wichtig, wenn sie z.b. bei der Kassenübergabe an einen anderen Mitarbeiter als Übergabeprotokoll dienen soll. Hier wird nicht nur der bisherige Umsatz aufgelistet, sondern auch welcher aktuelle Bargeldbestand vorhanden sein muß, wobei z.b. das Wechselgeld schon berücksichtigt ist. Es wird angezeigt, wie viele Ausgangsbelege und welcher Art vorhanden sein müssen. Die die Kasse übernehmende Person signiert dieses Protokoll und übernimmt somit die Verantwortung für die ab dann weitere Kassenführung. Dieses Protokoll sieht z.b. so aus: Aus Platzgründen hier nebeneinander...

143 143 B35

144 144 B36..und oben weiter 36. (2) Tag ablesen und auf NULL stellen. Bevor Sie mit der Kasse arbeiten können, müssen die Voraussetzungen für einen neuen Tag gegeben sein. Das ist, wenn Sie das Programm zum ersten Mal starten, der Fall, weil ja alle Kassen-Dateien noch völlig leer sind. Das Prinzip unseres Kassenwesens ist hier im folgenden Schaubild angezeigt:

145 145 B36 Sind noch Sätze in der Tagesdatei enthalten, so können Sie nicht in einem neuen Tag beginnen. ACHTUNG! Hierzu sollten Sie noch das Thema "Betrieb über 24 Stunden hinaus" nachlesen, da es hier doch auch Ausnahmen bei der jetzt beschriebenen Nullstellung gibt! Sie erhalten die folgende Warnmeldung:

146 146 B37 Der alte Tag muß also zuerst auf Null gestellt werden, das heißt aber gleichzeitig, daß Sie einen Endablesestreifen ausgedruckt erhalten und auch alle Einzelsätze ausdrucken können, wenn sich aufgrund der Abrechnung bei der finanziellen Gegenüberstellung von Soll und Ist Differenzen ergeben sollten und man alle einzelnen Vorgänge nachvollziehen will. Dazu ist im Augenblick der Abrechnung aber keine Eile geboten, da der gesamte Datenbestand dieses Tages in die 10- Tagesdatei wandert und auch nachträglich noch von dort aus ausgedruckt werden kann. Zur Begleitung eines Tagesumsatzes aber sollte es zwingend vorgeschrieben sein, immer einen Endablesezettel auszudrucken (Bondrucker) obgleich Sie auch diesen nachträglich von jedem Tag aus der 10-Tagesdatei noch herausretten können. Sie haben die Möglichkeit bei der Nullstellung entsprechende Druckmöglichkeiten anzuwählen und werden gewarnt, wenn Sie evtl. unvollkommene Vorgaben treffen. Andererseits aber gibt es auch bei der Nullstellung (ohne die Über-24-Std.-Regelung) ein Hindernis. Nehmen Sie an, Sie hätten gerade die Kasse abgeschlossen und nun kommt noch ein Kunde, den Sie noch bedienen wollen. Leider können Sie diesen Vorgang nicht mehr in den bereits abgeschlossenen Tag hineinnehmen. Abgeschlossen ist abgeschlossen und danach geht nichts mehr!! Gerade einen solchen Fall haben wir innerhalb des Tutorial unter den Punkten 22 und 23 beschrieben. Sehen Sie bitte dort nach und kommen dann ggf. hierher wieder zurück. Das Thema ist unter Schneller Einstieg zu finden! Für besondere Fälle haben Sie auf der Maske der Endabrechnung und Nullstellung, wie Sie hier sehen, auch die Möglichkeit, nur die Dateien auszudrucken und noch keine Nullstellung zu veranlassen...hierzu müssen Sie einfach das kleine Häkchen unter Punkt 3 herausnehmen.

147 147 B37 Diese Maske sieht unter POS-PLUS leicht verändert aus, hat aber die gleichen Funktionen. 37. Nachzuholender Rechnungsdruck. Um es gleich vorweg zu sagen, die Wiederholung eines Rechnungsdrucks ist nur bedingt möglich. Hier handelt es sich um ein Dokument, dessen Vervielfältigung möglicherweise zu Missbrauch führen könnte. Eine Wiederholung ist nur unter zwei Bedingungen möglich: 1.) Sie haben aus der Druckroutine einer Rechnungsschreibung statt eines Kassenbons einen Papierstau oder durch fehlerhafte Druckpatrone einen nicht verwendbaren Druck produziert, oder 2.) Sie haben diesen Druckvorgang innerhalb der unter 1.) genannten Art abgeschlossen und befinden sich wieder im Startmenü auf der Hauptanfangsmaske des P.O.S.-Programms.

148 148 zu 1.) Solange Sie diese Maske noch nicht über "Ende" verlassen haben, können Sie den Druck beliebig oft wiederholen. Entfernen Sie einfach den Papierstau und drucken das Ganze noch einmal. Sollten Sie aber Schwierigkeiten mit der Druckpatrone gehabt haben, so müßten Sie ja zuerst die Patrone wechseln und da gibt es die Schwierigkeit, daß Sie möglicherweise hierbei das Dienstprogramm für Ihren Drucker anwählen müßten. Wenn Sie aber das P.O.S.-Programm deswegen verlassen, würden Sie die Möglichkeit des Wiederholdrucks verlieren. Sie müssen also, um das P.O.S.-Programm nicht zu verlassen, das Programm auf Icon-Größe verkleinern, also oben auf den kleinen Unterstrich neben dem Kreuzchen und neben den beiden übereinander gelagerten Rechtecken in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. Evtl. müssen Sie sogar, wenn dann die Hauptmaske des P.O.S.-Programms erscheint, auch diese noch auf Icon-Größe verkleinern um dann den Bildschirm für das Druckerdienstprogramm frei zu haben. Nachdem Sie dann die Druckpatrone wieder verwendungsfähig gemacht haben, klicken Sie bitte auf beide an der unteren Leiste angebrachten Icons in der umgekehrten Reihenfolge wie zu Beginn. Also zuletzt bringen Sie wieder die Maske mit der Bezeichnung: "Auswahlmaske für den Ausdruck...usw" auf Ihren Bildschirm. Jetzt können Sie dort weitermachen, wo sie den Druck wegen der schlechten Patrone unterbrochen hatten. zu 2.) Sie befinden sich wieder in der Hauptmaske des P.O.S.-Programms, haben aber, und das ist wichtig, noch keinen weiteren Rechnungs- oder BON-Druck, oder Abrechnungsvorgang ohnen einen Ausdruck durchgeführt. Das P.O.S.-Programm befindet sich also noch in dem Zustand, wie er genau nach dem letzten Kassenabrechnungsvorgang bestand, für den Sie einen Rechnungsdruck wiederholen wollen. Innerhalb der Anfangsmaske haben Sie eine Schaltfläche mit der Bezeichnung "Druck eines Kassenzettels wiederholen." Nach Klick auf diese Schaltfläche öffnet sich eine weitere Auswahlmaske. Klicken Sie nun auf die oberste Schaltfläche, wo es heißt:: "Nur den letzten Druck wiederholen." Das aber müssen Sie wirklich wörtlich nehmen. Ware der letzte Druck ein Rechnungsdruck, so verzweigt das Programm zurück in die Rechnungsdruckroutine und Sie können von dort erneut einen Rechnungsdruck mit den letzten Daten anwählen. War der letzte Druck aber ein BON-Druck, so haben Sie keine Möglichkeit mehr, einen Rechnungsdruck zu wiederholen. Sie haben allerdings die Möglichkeit innerhalb der Routinen über die beiden anderen Schaltflächen "Einen BON-Druck des heutigen Tages wiederholen", oder aber sogar über "Aus einer Liste der letzten 10 Tage...usw." aus dem Vorgang, der zu einem Rechnungsdruck herangezogen worden war, statt der Rechnung, einen BON auszudrucken. Was beim Rechnungsdruck zu beachten ist und wie Sie diesen überhaupt ermöglichen, das lesen Sie unter: Druck einer Rechnung mit oder ohne Kundenbezug.

149 149 B Druck des letzten Abr.-Vorgangs wiederholen. Zu diesem Thema lesen Sie bitte unter : Nachzuholender Bondruck nach. Nachzuholender Rechnungsdruck. 39. Nachzuholender Bondruck Auf der Anfangsmaske sehen Sie eine graue Schaltfläche mit einem Druckersymbol. Wenn Sie dort klicken, so öffnet sich eine zweite Maske, die Ihnen weitere Möglichkeiten anbietet: Aus dieser Maske können Sie entweder : 1.) den letzten Vorgang noch einmal ausdrucken lassen, 2.) einen bestimmten Vorgang des heutigen Tages ausdrucken lassen, oder aber auch eine ganze Tageszusammenstellung im DINA4-Format ausdrucken 3.) einen bestimmten Vorgang der letzten 10 Tage ausdrucken lassen eine ganze Tageszusammenstellung im DINA4-Format ausdrucken Bei Anwahl der ersten Möglichkeit, und sofern auch schon ein Vorgang vorausgegangen ist, wird sofort ein Kassenbon ausgedruckt. Bei den beiden anderen Möglichkeiten 2.) und 3.) erscheint eine in beiden Fällen ähnliche Maske, bei der Sie einen bestimmten Vorgang oder ein bestimmtes Datum oder sogar zusätzlich einen bestimmten Geldbetrag, der den gesuchten Kassenbon ziemlich eindeutig bezeichnet, vorab

150 150 B39 herausklicken müssen. In der Regel erinnert sich der Kunde an den Tag und an den ungefähren Wert seines Kaufs und liefert Ihnen so die gewünschten Informationen, die Sie zum Auffinden dieses Abrechnungsvorgangs benötigen. Lediglich die Vorauswahl dieser beiden ähnlichen Masken ist unterschiedlich, was Sie am oberen blauen Rand der Maske feststellen können. In unserem Fall hier werden nur die Sätze des "heutigen Tages" angezeigt, im anderen Fall die der letzten 10 Tage. Entsprechende Hinweise sind auf der Maske angegeben und sind selbsterklärend. Die Maske sieht so aus: Sie werden auf dieser Maske "geführt", was bedeutet, daß wenn Sie einen Eingabefehler gemacht haben, werden Sie auf diesen Fehler hingewiesen.

151 40. Bondruck wiederholen Zu diesem Thema lesen Sie bitte unter : Nachzuholender Bondruck nach. (Kapitel 39) 41. Den Druck eines Vorgangs vom heutigen Tage Zu diesem Thema lesen Sie bitte unter : Nachzuholender Bondruck nach. (Kapitel 39) 42. Aus letzten 10 Tg. Vorgang auswählen. Zu diesem Thema lesen Sie bitte unter : Nachzuholender Bondruck nach. (Kapitel 39) 151 B Den Druck eines Vorgangs innerhalb der letzten 10 Tage wiederholen. Zu diesem Thema lesen Sie bitte unter : Nachzuholender Bondruck nach. (Kapitel 39) 44. Firmenlogo auf, bzw. mit dem Drucker? Dieses Thema ist zweigleisig! Wir haben hier als Überschrift ganz absichtlich nicht Bon- oder Normaldrucker angegeben, weil hier in gewisser Beziehung ein Unterschied besteht. Eigentlich, so werden Sie sagen, "ist es doch egal, ob ich meinen Kassenbon über einen speziellen Drucker oder über den Normaldrucker, den ich auch für andere Anwendungen benutze, ausführe!" Grundsätzlich richtig, wenn da nicht die in unserem Programm hinzugekommene Möglichkeit bestünde, jetzt auch eine Rechnung statt eines Kassenbons auszudrucken. Das Logo, das auf der Rechnung erscheint wird nämlich im Firmenstammsatz und das BON-Logo wird in dieser hier, weiter unten angezeigten Routine eingearbeitet. Innerhalb der Firmenmaske sind die Erläuterungen ziemlich deutlich angegeben, sodaß wir uns das hier ersparen können...aber und jetzt kommt das Wichtige, was wir Ihnen unbedingt sagen wollen, und was für beide Eingabe- Methoden gleichermaßen Gültigkeit besitzt. Da einer unserer Kunden erst nach Anfrage bei uns damit klar kam, haben wir diese Änderung in dieser Hilfe jetzt per Ende November 2004 vorgenommen. Das Feld innerhalb des jeweiligen Programmteils (Firmenmaske oder POS-Maske), in das Sie Ihr Logo einbinden, hat in der Regel eine andere Größe als der Platzbedarf, den Sie für Ihr Logo benötigen. Dieses Feld paßt sich nicht dem Logo an, sondern umgekehrt paßt sich Ihr Logo den vorgegebenen Größenverhältnissen des Ausdrucks, bzw. der Größe dieses Eingabefeldes an.

152 152 Nehmen wir an, die Höhe des vorhandenen Feldes ist ca. 4,5 cm, Ihr Drucklogo aber benötigt nur B44 ein oder zwei dick und fett geschriebener Zeilen, z.b. so wie auf einem Stempel, so haben Sie für die Gesamthöhe fast immer wesentlich weniger Bedarf an Höhe als tatsächlich vorhanden. Da aber der volle vorgegebene Platz ausgefüllt wird, bedeutet das, daß Ihr Logo nach rechts und links, wie auch nach oben und unten gedehnt, also vergrößert wird. Wenn also vorher beispielsweise auf einer Länge von einem Inch (DPI, dots per inch) 300 pixel vorgesehen waren, so werden nunmehr diese 300 Pixel immer noch dargestellt, aber auf einer Länge (oder Höhe) von mehr als einem Inch. Die Folge ist, daß das Logo möglicherweise einen extremen Qualitätsverlust erleidet, weil die einzelnen Pixel wesentlich weiter auseinandergezogen dargestellt werden. Sie kennen das übrigens vom Fernsehen, wenn absichtlich nicht zu erkennende Personen im Gesichtsbereich mit lauter undefinierbaren bunten Vierecken dargestellt werden. Auch hier hat man diesen Bereich extrem gedehnt dargestellt. Jedes dieser Vierecke ist ein Pixel!! Deswegen haben wir in beiden Masken den Hinweis gegeben, unbedingt verschiedene Tests zu machen, bis das Logo Ihren Vorstellungen der Darstellung entspricht. Sie können aber auch z.b. einen Trick anwenden. Nehmen wir an, der zur Verfügung stehende Raum wäre von hier bis hier Dann würde das LOGO: von hier HANNES KLEIN Spielwaren bis hier nicht den ganzen Raum ausfüllen und deswegen gedehnt dargestellt werden. Der Trick besteht nun darin, Ihrem Computer vorzugaukeln, daß das Logo wesentlich größer wäre, indem Sie innerhalb des vorgegeben z.b. 4,5cm hohen Eingabefeldes in die letzte Zeile, also ca. in der Höhe des "bis hier" im oberen Bereich eine hellgraue oder auch weiße Linie innerhalb des Paintprogramms einfügen. Jetzt wird nichts mehr gedehnt, weil der eingegebene weiße Strich mit zum Logo gehört, aber in Wirklichkeit beim Druck nicht sichtbar ist. Eine andere Möglichkeit ist, daß Sie Ihr Logo mit einem Zeichenprogramm wesentlich vergrößern, weil es dann bei der Darstellung von 300 DPI zu einer Verkleinerung kommt, die dann, wenn es nicht zu extrem vergrößert ist, zu einer wesentlich saubereren Darstellung kommen kann. Und genau diese Umstände können wir Ihnen vom Programm her nicht vorgeben. Das müssen Sie selber austesten, bis alles zu Ihrer Zufriedenheit ausgefallen ist. Insofern hatte unser reklamierender Kunde, der sich hiermit "plagte" schlechte Karten, weil er voraussetzte, daß sein bestimmtes Firmenlogo in einem anderen Programm gut und einwandfrei rauskam und deswegen doch ganz genau so auch in unserem POS- Programm in gleicher Qualität

153 erscheinen müßte...(so meinte er). 153 B44 Die von ihm verwendete Bitmap-Datei hätte er in jedem Fall im Paintprogramm, wie oben angegeben, oder vorher in einem anderen Zeichenprogramm, bei nicht zufriedener Darstellung verändern müssen. Natürlich darf er das nur mit einer Kopie seines sonst einwandfreien Firmenlogos tun, denn sonst würde jetzt im POS-Programm das Logo gut und im anderen Programm in entsprechend veränderter Qualität gedruckt werden. Diese Informationen gilt es zu beachten! Nun geht es weiter mit der Erklärung zu der Eingabemaske des Logos unter P.O.S., also nicht der Möglichkeit der Eingabe des Firmenlogos im Firmenstammsatz. Die hier oben gemachten Hinweise aber gelten für beide Eingaben. Die jetzt zu besprechende Eingabemaske ist: Diese wird aus der Verwaltungsmaske aufgerufen, die Sie mit der gelben Taste auf dem Anfangsbildschirm erreichen. Bitte beachten Sie aber folgenden Hinweis: Auch in der Firmenmaske haben Sie eine Möglichkeit, ein Firmenlogo einzugeben. Hierbei aber handelt es sich um ein Logo, das innerhalb von BILLING für den Druck von Rechnungen verwendet wird. Das Einbinden des Logos hier ist nur für den Bondrucker und muß recht einfach, am besten als Strichzeichnung vorliegen. Wegen der Größenverhältnisse müssen Sie einige Versuche machen, bis das Logo so auf dem Kassenbon rauskommt, wie Sie es für Ihre Kundschaft für richtig halten. Für Ihre Tests haben wir ein Logo unter der Bezeichnung BaStmpl.Bmp im Verzeichnis X:\DUVESALE\POS\DATA gespeichert, das Sie einladen können um in etwa die Größenverhältnisse zu erkennen.

154 Und noch eins. P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 154 B45 Innerhalb dieser Maske, die eigentlich selbsterklärend ist, haben Sie auch eine Angabe für eine Zeilenzahl. Auch hier müssen Sie etwas testen, bis Sie den richtigen Abstand herausgefunden haben, der nun wieder mit der Größe Ihres verwendeten Logos zusammenhängt. Hiermit ist gemeint, daß wenn die Linienzahl nicht richtig eingehalten wird, das Logo und der Kassenbondruck sich überlappen, was nicht schön aussieht. Um das zu korrigieren, müssen Sie einige Zeilen dazuschalten. Wie gesagt, das müssen Sie einfach austesten. Gehen Sie, nachdem Sie die Maske aufgerufen haben, so vor, wie es die 4 Hilfeanleitungen angeben. Sie können, wenn Sie ein falsches Bild "eingebunden" haben, ohne über die Anleitung 4 zu gehen, sofort diese Maske noch einmal aufrufen und ein anderes Logo einfach "über" das vorherige, falsche legen. Zur besseren Übersicht finden Sie in der untersten Zeile immer den Pfad zu dem Logo, das Sie gerade eingebunden haben, bzw. welches gerade das "Aktuelle" ist. Die Anleitung zu 4 ist hauptsächlich dafür gedacht, wenn Sie Ihren Kassenbon ohne jegliches Logo ausgedruckt haben wollen. Dieser Zustand ist zu Beginn gegeben, da wir kein Logo eingebunden haben. 45. Kassierabschluss Um es gleich vorweg zu nehmen: POS-PLUS kann auch in 3 verschiedenen "Fremdwährungen" kassieren und zwar in EURO, CHF und US-Dollar. Wieso Fremdwährung beim Euro? Nun, wenn Sie POS-PLUS in der Schweiz betreiben, dann sind der Euro und der US-Dollar eine Fremdwährung. Wollen Sie den Abrechnungs-Vorgang hierzu schon jetzt lesen, dann klicken Sie bitte hier: In Fremdwährungen kassieren, denn diesem Thema haben wir eine gesonderte Hilfeseite gewidmet. Jedesmal, wenn Sie einen Artikel in den Verkaufsbestand (Warenkorb) übernommen haben, wird die Schaltfläche 'Abschluß' aktiviert. Wenn die Funktionstasten-Anzeige angewählt ist ( Funktionstasten ) so sehen Sie das sogar durch das gelb angedeutete Entertasten-Symbol, den sog. "Enterhaken".. { Aktiviert heißt hier, daß Sie, statt über den Touchscreen direkt auf die virtuelle Taste zu drücken, oder aber ohne Touchscreen mit der Maus diese virtuelle Taste anklicken, direkt auf die Entertaste Ihrer Tastatur drücken können, um das gleiche Ergebnis zu erzielen. Daraufhin wechselt die Maske zu diesem Bild:

155 155 B45 Da es Verkäufer immer sehr eilig haben, oder aber nicht lange überlegen wollen, was als nächster Schritt beim Abrechnungsvorgang angesagt ist, besonders, wenn es um evtl. zu gewährende Rabatte oder nachzulassende Festbeträge geht, haben wir in das Programm eine kleine "Normaluhr" eingebaut, die nach folgendem Schema funktioniert: Alle Artikel wurden also in den Warenkorb gegeben und nun soll der Abschluß des Verkaufsvorgangs ablaufen. Dazu wurde die Taste "ABSCHLUSS" angeklickt und das hier angezeigte Bild erscheint. Bisher war es so, daß nun gar nichts passierte, bis Sie entweder die Frage nach einem zu gewährenden Rabatt entweder mit "JA" oder mit "NEIN" beantworten mußten. Wissen Sie, daß ein Rabatt oder ein Barabzug gewährt werden soll, so klicken Sie entweder auf die Taste mit dem Prozentzeichen oder aber auf das Euro-Zeichen um einen solchen Vorgang einzuleiten. Anmerkung für unsere Schweizer Kunden, (Sie mögen es uns verzeihen): Dieses Eurozeichen soll nicht die Landeswährung darstellen, sondern nur übermitteln, daß hier ein fester Geldbetrag gemeint ist. Das Zeichen "CHF" für die Schweiz wird hier an dieser Stelle also nicht gezeigt, sondern es bleibt in diesem Fall auch beim Euro- Geld-Zeichen. Wenn kein Rabatt gewährt werden soll, so machen Sie einfach eine kleine "Verschnaufpause und nach 4 Sekunden wird automatisch davon ausgegangen, daß einerseits kein Rabatt oder andererseits auch kein Festbetragsabzug gewährt werden soll, und das System springt auf die nächste Frage nach der Art der Zahlung weiter. Dauern Ihnen diese 4 Sekunden zu lange so klicken Sie einfach auf die grüne Schaltfläche,mit den beiden Strichelchen um die 4 Sekunden abzukürzen. Das sieht dann so aus:

156 156 B45 (Die beiden hier eingeblendeten Zeiten sind natürlich nicht relevant, denn in so kurzer Zeit konnten wir das Bild nicht aus der Anzeige für diese hier eingeblendete Abbildung übernehmen.) und zählt weiter auf... Bei der Frage nach der Zahlart haben Sie ebenfalls eine, zwar nur 2 Sekunden kurze, Verschnaufpause und die Automatic setzt voraus, daß "BAR" gezahlt wird und das System springt sofort auf die nächste Station, wo Sie den Geldbetrag, der gezahlt wird, eingeben müssen. Das sieht dann so aus, wobei Sie sehen, daß auch die Fragen nach dem Rabatt oder dem Nachlass eines Festbetrages verschwunden sind:

157 157 Nun, manche Menschen sind bei 4 oder 2 Sekunden Bedenkzeit überfordert und "verpassen" den B45 Moment, zu dem Sie während der Laufzeit ggf. auf die "Prozent"-Schaltfläche oder die "EURO"- Schaltfläche drücken müssen, oder auch bei der noch kürzeren Zeit für die Frage nach der Zahlungsart ist die Uhr evtl. schneller...kein Problem!! Es gibt ja die Taste mit der wohlwollenden Beschriftung "Einen Schritt zurück". Wenn Sie auch die Frage nach der Zahlungsart verpaßt haben, dann müssen Sie, um noch einen Rabatt oder einen Festbetrag nachlassen zu können, eben zweimal auf diese Taste drücken. Das können Sie beliebig oft wiederholen, solange, bis Sie wieder ganz vorne auf der Hauptmaske angekommen sind und damit Ihr ganzer Verkauf somit storniert worden ist. Haben Sie aber einmal auf "KASSE AUF" geklickt, dann ist dieser Rück-"Zug" abgefahren, was heißt, daß Sie keinen Schritt zurück mehr haben und jetzt zum Kassieren übergehen müssen. Will der Kunde allerdings nun auch nicht mehr, dann müssen Sie den ganzen Vorgang mit einem Minuszeichen vor den Mengen eingeben, damit der Warenbestand und auch Ihre Kasse wieder stimmt. Bei dieser negativen Eingabe wird Ihnen bei der Frage nach der Zahlung allerdings auch ein Minuswert angeboten. Hier klicken Sie einfach in das Feld, in das Sie eigentlich immer den vom Kunden herübergereichten, meist größeren Betrag, eingeben. Durch den Klick wird der vorgegebene Betrag 1:1 übernommen und eine Rückzahlung wird nicht berechnet bzw. auf den Wert "0" gesetzt. Nur diese drei Schaltflächen (grün, beige und orange) sind in diesem Augenblick bedienbar, abgesehen davon, daß Sie auch einige Schritte zurückgehen könnten, wenn Ihr Kunde z.b. einen Artikel noch nachträglich gefunden hätte, den er auch kaufen will. Beim automatischen Umschalten auf die Folgemaske, legen Sie fest, wie der Kunde bezahlt. Hier gibt es nur 3 Möglichkeiten: BAR, SCHECK oder CREDIDCARD

158 158 Jenachdem, welche Zahlungsart Sie nun wählen erscheint als nächstes entweder direkt die Aufforderung zum Öffnen der Kasse... B45...oder aber, bei Barzahlung eine kleine Eingabemaske für die Eingabe und das Berechnen des Wechselgeldes Hätten Sie nun aber oben bei der Frage nach einem Nachlass eine der beiden anderen Möglichkeiten, Rabatt oder Nachlass zu gewähren, angeklickt, so würde an dieser Stelle der

159 159 einzugebende Rabatt, bzw. der feste Abzugsbetrag abgefragt werden. Dazu wird bei der Rabattwahl die Rabattschaltfläche grellrot unterlegt und entweder über die Tastatur oder die angezeigte Nummerntafel können Sie den Rabatt, evtl. auch mit Komma, eingeben. Haben Sie den Abzug eines Festbetrages gewählt, so wird die Rabatteingabe deaktiviert und Sie können an der vorgesehenen Stelle direkt den abzusetzenden Betrag mit Komma (oder Punkt in der Schweiz) eingeben. B45 Als Änderung unter POS-PLUS haben Sie hier die Möglichkeit mit Fremdgeld zu zahlen. Bitte lesen Sie dazu hier nach... Mit Fremdwährung bezahlen Sie werden aufgefordert, die 'BERECHNEN' Taste zu drücken, wobei auch hier wieder diese Taste nach der Eingabe eines Rabattes, oder eines Festbetrages aktiv geschaltet wurde und somit die Entertaste das Auslösen der 'BERECHNEN' Taste ersetzt. Jetzt erscheint nur für zwei Sekunden eine Berechnung des entsprechenden Rabattes oder des angegebenen Festbetrages und es wird die Ihnen schon bekannte Abfragemaske für die Zahlungsart angezeigt. Diese zwei Sekunden müssen Sie abwarten. Während dieser kleinen Pause darf nichts eingegeben werden. Storno-Tasten?? Immer wenn innerhalb dieser Maske eine Schaltfläche "STORNO" auftaucht, so hängt es davon ab, in welcher Situation, bzw. auf welcher Maske Sie sich gerade befinden: Haben Sie einen Artikel eingescannt, ohne die AUTOMATIK "abzuschalten", (was dadurch geschieht, daß Sie zuerst eine Menge anklicken und erst dann scannen), so ist die Stornotaste gar nicht ansprechbar, weil der Artikel automatisch nach oben in den Verkaufsbestand übernommen wird und zwar immer mit der Standardmenge 1 Stück.

160 160 Haben Sie aber die AUTOMATIK durch vorherige Mengeneingabe ausgeschaltet, so haben Sie sowohl die Möglichkeit andere Mengen als 1 und auch einen Rabatt einzugeben. Sie werden also aufgefordert, eine Menge einzugeben. Drücken Sie jetzt die Stornotaste, so wird B45 diese Menge auf 0 gesetzt und Sie können eine andere Menge eingeben. Haben Sie aber schon einen Rabatt und eine Menge eingegeben, so wird zuerst die Rabatt Prozentzahl storniert, aber auch gleich die Rabatteeingabemöglichkeit. Die entsprechende Taste, die eben noch für die Rabatteingabe grellrot war, ist jetzt wieder grau. Entsprechend verhält es sich mit der Festgeldeingabe. Klicken Sie noch einmal auf die Stornotaste wird auch die vorher eingegebene Menge reduziert. Wollen Sie aber einen anderen, als den soeben eingegebenen Rabatt-Prozent eingeben, so müssen Sie zuerst die Rabatt-Taste wieder aktivieren, d.h., daß diese zuerst wieder auf grellrot geschaltet werden muß. Drücken Sie aber ein drittes Mal auf die Stornotaste, also noch einmal, wenn auch die Menge gelöscht worden ist, so heißt das für das System, daß Sie auch einen anderen Artikel neu scannen wollen und auch dieser verschwindet aus den Eingabefeldern. Analog verhält sich die Stornotaste auch so, wenn Sie einen Artikel über die Suchmaske eingegeben haben. Sie werden ebenfalls aufgefordert, eine Menge einzugeben. Drücken Sie nach einer Mengeneingabe jetzt die Stornotaste, so wird diese Menge auf 0 gesetzt und Sie können eine andere Menge eingeben. Haben Sie aber schon einen Rabatt und eine Menge eingegeben, so wird zuerst die Rabatt Prozentzahl storniert, aber auch gleich die Rabatteingabemöglichkeit abgeschaltet. Die entsprechende Taste, die eben noch für die Rabatteingabe grellrot war, ist jetzt wieder grau. Klicken Sie noch einmal auf die Stornotaste, wird auch die vorher eingegebene Menge reduziert. Wollen Sie aber einen anderen, als den soeben eingegebenen Rabatt-Prozent- Satz eingeben, so müssen Sie zuerst die Rabatt-Taste wieder aktivieren, d.h., daß diese zuerst wieder auf grellrot geschaltet werden muß. Bei einem dritten Mal geschieht dann nichts mehr. Wollen Sie einen anderen Artikel wählen, so können Sie das auf die unter Artikel suchen beschriebene Art tun. Taste "Einen Schritt zurück". In allen Masken der Eingabe haben Sie immer die Möglichkeit, jeweils einen Schritt zurück zu gehen. Das kann soweit gehen, daß Sie auf die anfängliche Eingabemaske zurückkommen. (Auf dieser Maske heißt es allerdings nicht mehr "Einen Schritt zurück" sondern "Abbruch".) Und von dort aus, also von der letzten Maske, der Eingabe-Maske, haben Sie dann über die Taste: Letzte Position löschen die Möglichkeit, eine letzte Zeile nach der anderen, also jeweils die letzte Position zu löschen, bis keine mehr da ist. Ist das aber der Fall, also daß Sie auch die letzte noch vorhandene Zeile löschen, beenden Sie dadurch automatisch den Verkaufsvorgang, wobei in diesem Fall dann wieder die Anfangsmaske auftaucht und, was wichtig ist, alle bisherigen Buchungen dieses Vorgangs zurückgerechnet worden sind. Wollen Sie allerdings tatsächlich ganz aus einem gesamten Verkaufs-Vorgang aussteigen, so können Sie auch einfach auf der anfänglichen Eingabemaske angekommen sind, einfach auf "Abbruch", links unten klicken, dann geht es schneller und alle noch angezeigten Positionen werden sofort zurückgerechnet. Aber selbstverständlich haben Sie nun in der P.O.S.-PLUS-Version hier auch die Möglichkeit eine

161 beliebige Positionszeile herauszulöschen. Das war bisher nicht möglich. Jetzt aber, wird bei diesem Herauslöschen einer beliebigen Zeile: 161 B45 1.) der betreffende Artikel sofort wieder aus in den Lagerbestand wieder als verfügbar eingebucht, 2.) die neue Zwischensumme als vorläufiger Endsaldo berechnet und neu eingeblendet und 3.) die Positionsnummern neu verteilt, sodaß auf dem später ausgedruckten Kassenzettel wieder Ordnung herrscht. Uns so wird's gemacht: Klicken Sie entweder per Maus oder beim Touchscreen per Fingertipp auf die zu löschende Positionszeile. Daraufhin erscheint diese kleine Zwischenmaske und zwar positionsgerecht genau unter der zu löschenden Zeile: Mit dieser Maske werden Sie zur Sicherheit noch einmal gefragt, ob Sie diese Positionszeile auch wirklich löschen wollen, was Sie durch Klick (oder Fingertipp) auf die rote oder grüne Schaltfläche entweder bestätigen, oder aber ignorieren. Zur Klarstellung der Begriffe Position und Zeile: In der nach Klick auf eine Positionszeile, hier also Pos.2 sind Zeile und Positions-Nr. noch identisch. Haben Sie aber mehrere Positionen eingegeben, die dann nach oben rauswandern, sind immer nur noch 2-3 Zeilen überhaupt sichtbar. Klicken Sie jetzt auf die oberste sichtbare Position, so ist das die Zeile 1 und die nächste wäre dann Zeile 2 usw. Wollen Sie aber einen Artikel "viel weiter oben" herauslöschen, so müssen Sie diesen zuerst auf der Maske zur Anzeige bringen indem Sie mit den beiden aufwärts und abwärts gerichteten Dreieckesymbolen neben dem braunen Warenkorbsymbol entsprechen hoch und runterscrollen. Haben Sie den Löschvorgang durchgeführt, so zeigt sich, daß die Positionen jetzt neu verteilt wurden und auch der Betrag neu berechnet wurde. (...was hier im Bild nicht zu sehen ist.)

162 162 B45 Aber noch einmal zurückkommend auf "einen Schritt zurück", müssen Sie wissen, daß dieses "endlose", bzw. im Fortschritt der Kassenabrechnung "unbegrenzte" Zurückkommen so ganz nicht gegeben ist!! Denn wenn Sie nach der Eingabe der Zahlungsart einen Zahlungsbetrag eingegeben haben, oder auch, wenn Sie die Zahlungsart Scheck oder Kreditkarte eingegeben haben und dann auf KASSE ÖFFNEN gedrückt haben, gibt es kein Zurück mehr. Dann muß kassiert werden. Diese Taste "KASSE ÖFFNEN" sollte also zu Ihrer eigenen Sicherheit immer erst dann gedrückt werden, wenn Sie ganz sicher sein können, daß der Kunde schon mit dem Geld in der Hand wedelt und Sie sicher sein können, daß er damit auch wirklich "rüber kommt "!!

163 163 C46 C 46. Die Anfangsmaske Wie Sie sehen hat sich zwar das Gesamtbild etwas geändert, aber die wesentlichen Funktionen sind alle da. Hinzugekommen ist die Notwendigkeit einmal zu Beginn unten links einmal auf den blauen Text im weißen Feld zu klicken, um eine Person in das System einzuloggen, die dann auch für die Kasse verantwortlich ist. Diese Person wird dann automatisch links in der grünen Fläche angezeigt. Dort ist auch der vorgegebene Wechselgeldbetrag angezeigt. Die Anfangsmaske ist gleichzeitig Ihr Kontroll-Panel, von dem aus Sie diverse Funktionen steuern können. Dazu gehören: A) Die Hauptfunktionen: 1. Person anmelden. Dazu ist es aber nötig ganz zu Beginn erst die verschiedenen Berechtigungen einzutragen. Bitte lesen Sie dort zuerst nach unter Berechtigungen. 2. Einloggen in das System. 3. Einen Verkauf durchführen.

164 4. Eine Auszahlung vornehmen. 5. Einen Zwischenzustand ablesen oder in die System-Verwaltung einsteigen. 6. Einen Druck eines Kassenzettels wiederholen. 7. Das Programm beenden. B) Die Funktionen aus der oben anzuwählenden Menüzeile: 164 C46 Diese sehen wir uns etwas genauer an: 1. Dateien 1.1. Datenbank suchen 1.2. Drucker festlegen 1.3. Ende 2. Einstellungen 2.1. Kassen-Nr einrichten 2.2. Wechselgeldbetrag ändern 2.3. Schubladenimpulsstärke 2.4. F-Tasten-Hinweise ein/aus C) Lizenzeingabe, startet direkt D) Dateireorganisation, startet direkt E) Info 46. Die obere Menüzeile Dieses Thema ist insgesamt im Thema zur Anfangsmaske enthalten. Bitte sehen Sie dort (oben) nach: 47. Wechselgeld

165 165 Der Wechselgeldbetrag, der am Tagesanfang in der Kasse enthalten sein muß, kann von Tag zu Tag völlig unterschiedlich sein und es ist deswegen möglich, vor Kassenöffnung den entsprechenden Wert vom Vortage zu übernehmen oder neu einzugeben. Eine Warnmaske macht Sie bei Kassenöffnung darauf aufmerksam, wie hier angezeigt... C47 Sind Sie mit dem aktuellen Bestand nicht einverstanden, so können Sie das mit dieser Folgemaske ändern Eingabe Verkauf Da sich in diesem Teil doch einiges geändert hat, bitten wir Sie, unter WAS IST NEU IN POS-PLUS nachzulesen, wo gerade diesem Teil besondere Bedeutung beigemessen wird.

166 166 C48 Was ist mit Automatik gemeint? Wie bei der Übernahme der Verkaufspositionen üblich, wie Sie das auch vom Supermarkt her kennen, ist es so, daß im Moment des richtigen Abscannens des Barcodes und des Auffindens des Artikels eigentlich der Vorgang abgeschlossen sein sollte und alles andere dann automatisch abläuft. Da es aber noch keine Gedankenübertragung vom Hirn des Kassenpersonals zum Computer gibt, muß der Computer die zusätzlich noch nötige Mitteilung über die zu berechnende Menge eines gerade eingescannten Artikels per Touchklick oder Eingabe über die Tastatur erhalten. Das wären nun jedesmal zwei zusätzliche Arbeitsgänge. Da aber in den allerhäufigsten Fällen immer gerade nur ein Stück eines bestimmten Artikels über die Theke geht, kann man das eben auch, mit der angenommenen Menge "1", automatisieren. Genau das geschieht hier und der gescannte Artikel wird sofort ohne weitere Operation in den Verkaufsbestand nach oben hin übernommen. Andererseits sieht die Verkaufsperson ja vor dem Einscannen, ob es mehrere Stück eines bestimmten Artikels zu berechnen gibt. In diesem Fall kann diese "Automatik" für einen Vorgang ausgeschaltet werden. Die Information, die Sie dem Computer also in diesem Fall geben müssen ist, "Achtung! Jetzt kommen mehr als 1 Stück für den anschließenden Vorgang"! Und wie machen Sie das auf der hier gezeigten Maske des Eingabebereichs? Ganz einfach, ohne zusätzliche Eingaben! Nur, statt zuerst den Artikel zu scannen, klicken Sie auf dem Nummernblock auf dem Bildschirm zuerst die Mengenzahl ein, die Sie für diesen Vorgang bestimmt haben. Allein durch diese anders als gewohnte Reihenfolge, "weiß" der Computer jetzt was er zu tun hat. Er hat Ihre Information erhalten! Nachdem Sie Ihre Mengenzahl eingeklickt haben, und diese im Feld unter dem Zahlenblock als rote Ziffer erschienen ist, springt der Cursor wieder zurück auf das grün unterlegte Feld für die Scanner-Erfassung des Artikels. Wollen Sie auch noch einen Rabatt eingeben, sofern Sie dazu berechtigt sind, müßten Sie auch noch statt des Scannens zuerst noch auf die Rabattschaltfläche klicken und über die Nummerntaste den Rabattprozentsatz eingeben. ACHTUNG: Die Zeit, bis zu der der Cursor wieder in das Scanfeld springt muß bis zum Scannen

167 167 eingehalten werden. Der Scanner schreibt sonst immer in das gerade aktive Feld, in dem der Cursor steht. Sie würden also evtl. einen Barcode als Menge oder Prozentsatz erhalten, was zu einer Fehlermeldung führt. Dezimalstellen-Eingabe: Haben Sie aber z.b. einen gewogenen Artikel und im Stammsatz einen Kilopreis vorgegeben, so C48 müssen Sie immer zuerst die Kilomenge also z.b. 1,45 für 1 Kg und 450 g eingeben mit dem dazwischen einzugebenden Komma. Es werden nur 2 Stellen hinter dem Komma berechnet. Also werden Gewichtsmengen immer nur in 10-Gramm-Sprüngen gewertet, was sicherlich für den Normalfall ausreichend ist. Sie können aber auch noch einen Rabatt eingeben, wie schon oben angegeben, indem Sie jetzt auf die Taste mit dem " % " -Zeichen klicken. Das haben wir hier getan und das sieht dann so aus: Mit Alle diese Eingaben sollten über den Touchscreen oder mit der Maus auf dem Bildschirm geschehen. Benutzen Sie dagegen die noch angeschlossene Tatstatur, so gilt die eiserne Regel, daß das was Sie eingeben, dorthin wandert, wo der Cursor gerade steht und ein Eingabefeld ist!!!!! Manche Eingaben sind so nur ausschließlich mit der Maus und den Nummernfeldern, andere nur mit der Tastatur bedienbar. Haben Sie sich vertan, so klicken Sie mindestens zweimal auf die Storno-Taste, um den ganzen Vorgang erneut einzugeben. Achtung! Wenn Sie mit "Gewalt" versuchen, die halbe Sekunde zu unterbieten, wandert die Barcodenummer vom Scanvorgang in das Mengen- oder Rabattfeld und richtet dort Unsinn an. Immerhin ist eine EAN-Nummer bis zu 13 Stellen lang, was bedeuten würde, daß Sie als Menge weit über eine Milliarde eingegeben hätten. Das Programm reagiert darauf beleidigt und entfernt Ihre viel zu hohe Eingabe wieder, so daß Sie diese richtig wiederholen können. Beim Rabatt ist das Feld auf 5 Stellen begrenzt. Würde also hier versehentlich ein Scan eingelesen werden, so sorgt auch hier das Programm für Ordnung und beschützt Sie vor Verlusten. Der unsinnige Rabattprozentsatz bleibt stehen und würde tatsächlich berechnet werden.

168 168 Der Verkaufswert ginge ins Minus und Sie müßten dem Kunden noch Geld rausgeben, denn Sie hatten einen Rabattabzug von weit über 1000 Prozent gewährt. Damit das nicht geschieht ist hier die Rabattierung so geschaltet, daß wenn eine Rabattzahl erscheint, die größer ist als "75%" so taucht eine kleine Message-Box auf, die Sie fragt, ob das so "OK" ist. Antworten Sie dann mit "Nein" so wird das Feld geleert und Sie können Ihre Eingabe wiederholen. C48 Sobald nun der Scanvorgang stattfindet, wird die Artikelsuche gestartet und die Menge und der Rabatt werden sofort verarbeitet und der Artikel erscheint in der oben angezeigten Sammlung aller Positionen. Bei einigen, ja den meisten Ladenkassen ist die Funktion genau umgekehrt: es wird ein Artikel mit 1 eingescannt und durch das zusätzliche Drücken einer Taste und einer Mengenangabe wird, gewissermaßen nachträglich, die Menge 1 auf den neuen Wert geändert. Der Autor konnte sich selber davon überzeugen, daß hier eine enorme Fehlerquelle besteht. Dadurch daß die Menge 1 schon vorgegeben ist und der nachgeschobene Änderungsvorgang der Menge manchmal vergessen wird, bleibt es bei 1 Stück, obgleich evtl. 4 über die Theke gingen. ( So selbst gesehen in einem namhaften Unternehmen! ) In unserem Programm haben wir diese Vorgehensweise ganz bewußt umgekehrt gestaltet. Es muß vor dem Einscannen "mehr als 1" vom Verkaufspersonal erkannt werden und dann zuerst die Menge eingegeben werden. Natürlich ist es auch möglich, wie es auch häufig geschieht, einzelne Artikel, die z.b. nur doppelt auftauchen, gerade nocheinmal zu scannen, dann stimmts auch! Das allerdings belastet nur die Länge des Kassenstreifens und die Rollen müssen häufiger ausgewechselt werden. Wie kann ich eine Position rabattieren? Wie oben erwähnt, müssen Sie eine Menge größer als 1 vorher erkennen, oder Sie müssen vorher wissen, ob ein bestimmter Artikel evtl. auch mit der Menge "1" rabattiert werden soll. Klicken Sie auf den Zahlenblock, also auch auf die "1" für Menge "1", so haben Sie diese Möglichkeit durch Klick auf die Schaltfläche mit dem %-Zeichen ( oder bei F-Tasten Aktievirung F7 ) die Rabatteingabe zu ermöglichen. Mit dem Scannen des Artikels wird dann der Vorgang abgeschlossen. Bitte denken Sie daran, daß die Rabattierung nur möglich ist, wenn die Kassenbedienung dazu berechtigt ist. Siehe Punkt: "Was ist Neu in POS-PLUS Abrechnungsvorgang" Barcode kann nicht gelesen werden... auch das kommt schon einmal vor. Besonders bei farbigen oder krumm angebrachten Barcodes. Hier hilft nur die tatsächlich manuelle Eingabe. Dabei ist die hier angegebene Reihenfolge einzuhalten: 1. Eingabe einleiten 2. Barcode eingeben 3. Artikel suchen und anzeigen lassen 4. Menge eingeben 5. Rabatt eingeben (im Bedarfsfall) 6. Berechnen und in Warenkorb übernehmen.

169 169 C48 Zu 1.) Eingabe einleiten Unten rechts auf dem Bildschirm haben Sie eine Schaltfläche für die manuelle Eingabe. Ohne diese Taste können Sie keine manuelle Eingabe machen, da Ihre Finger nicht so schnell sind wie der Scanner. Versuchen Sie es einmal unter normalen Bedingungen mehrere Zahlen einzugeben. Spätestens nach der 3. eingegebenen Zahl verschwindet alles wieder. Warum? Der Computer hat versucht mit den Zahlen, die nach einer minimal kurzen Zeit im Eingabefeld vorhanden sind, einen Artikel mit diesem Wert zu finden. Der ist natürlich nicht da und deswegen wird das Eingabefeld für einen nächsten Lesevorgang wieder leergefegt. Das ist schon deswegen wichtig, da es auch vorkommen kann, daß ein Barcode "schief" übernommen worden ist und deswegen nur ein Fragment der Gesamtzahl übernommen wurde, was natürlich dann zu keinem Ergebnis führt. Der Scannvorgang muß immer exact durchgeführt werden. Also klicken Sie auf diese Taste. Zu 2.) Barcode eingeben Da Sie aber nun den numerischen Barcode selber Zahl um Zahl eingegeben haben, nachdem Sie die Taste "man. Barcode-Eingabe" geklickt hatten und diese Rot unterlegt ist, können Sie selber bestimmen, wenn Sie die Zahlenkette restlos eingegeben haben. Der Text auf der Schaltfläche hat zwischenzeitlich auf "Start SUCHE" gewechselt und kann jetzt benutzt werden. Zu 3.) Artikel suchen und anzeigen lassen Hierdurch wird der Suchvorgang gestartet. Haben Sie sich vertippt, so wird das Feld ebenfalls leergefegt wenn kein Artikel mit dieser Nummer gefunden wurde. Wohlgemerkt (!!) es ist immer die Barcode-Nr. die eingegeben werden muß, nicht etwa die Artikelnummer. Sie können Ihre Eingabe wiederholen, es sei denn, es würde der wirklich kaum anzunehmende Fall eintreten, daß Ihr Vertippen tatsächlich zu einem anderen Artikel führen würde. Das müssen Sie dann natürlich selber merken und mit "Storno" den Vorgang wiederholen. Hatten Sie schon eine Menge eingegeben, so löscht das "Storno" nur die Menge. Um den Artikel selbst auch zu löschen, drücken Sie ein weiteres Mal auf "Storno". Ist der Artikel "OK" dann geht es weiter. Zu 4.) Menge eingeben Bei erfolgreicher Eingabe werden Sie dann aufgefordert, eine Menge Zu 5.) Rabatt eingeben (im Bedarfsfall) und evtl. einen Rabatt für diese Position einzugeben. Beides geschieht nacheinander über den Zahlenblock. Wobei die Rabatteingabe nur dann erfolgt, wenn Die Prozenttaste angeklickt wurde und ihre Farbe auf Rot Magenta gewechselt hat. Zu 6.) Berechnen und in Warenkorb übernehmen. In der Mitte der Anzeige finden Sie jetzt eine Schaltfläche "WARENKORB" angezeigt,

170 170 CB4 9 auf die Sie klicken müssen, um diesen Artikel nach oben in die Sammlung der Käufe dieses Kunden, also in "seinen Warenkorb" zu übernehmen. Diese Schaltfläche ist erst freigegeben, wenn Sie eine Verkaufsmenge eingegeben haben! Ist aber dieser gefundene Artikel nicht "OK" und schon versehentlich oben in der Liste angekommen, so klicken Sie auf die Schaltfläche "Letzte Position Storno!" und bereinigen Sie so Ihren Irrtum und beginnen noch einmal neu. Übrigens, das klotzige Ausrufungszeichen links neben der Anzeige "-1" bedeutet, daß hier an Ihrem Lagerbestand offensichtlich etwas nicht stimmen kann. Ihr Kunde hat Ihnen einen Artikel zum Scannen auf den Tisch gelegt, von dem laut Lagerbestand weniger als Menge "1" vorhanden ist. Dieses Ausrufungszeichen erscheint nur in einem solchen Prozess der Lagermengen- Unterschreitung. Eine entsprechende Bereinigung ist dann also angesagt! Sie sehen, daß das System Ihnen nicht viele Möglichkeiten bietet, Fehler zu produzieren und andererseits Ihnen die Werkzeuge an die Hand gibt, evtl. Eingabefehler sofort zu korrigieren. Eingabe über Barcode war hier angesagt. Wenn Sie aber keinen Barcode haben und nur eine Artikel-Nr. suchen oder überhaupt einen Artikel dann gibt es auch wieder mehrere Möglichkeiten, die wir unter Artikel suchen beschrieben haben. Dem Thema Abrechnung eines Verkaufsvorgangs haben wir ein eigenes Thema gewidmet, weil hier einiges Neue hinzugekommen ist. Kassierabschluß 49. Artikel suchen. Bitte beachten! Auch dieser Bereich ist im Rahmen des Programms P.O.S.-PLUS überarbeitet worden. Ganz unten, am Ende dieser Auflistung finden Sie den Link zu den Bemerkungen und Änderungen in der neuen Version... Wenn ein Artikel keinen Barcode hat...dann gibt es ebenfalls kein Problem, denn die Maske für die Suche nach einem Artikel ist eine besondere Stärke des Programms P.O.S.- Touch! Folgende Möglichkeiten der Artikelsuche stehen Ihnen zur Verfügung: 1.) Sie blättern innerhalb der tabellarischen Artikelanzeige mit den Pfeilen nach oben oder unten, wozu auch die Aufwärts- und Abwärts-Tasten benutzt werden können.

171 171 Ist Ihnen diese angezeigte Artikelmenge zu groß und wissen Sie von welchem Lieferanten Sie den Gesuchten Artikel beziehen, so besteht die weitere Möglichkeit, rechts auf die zuerst graue, dann gelb werdende Schaltfläche mit der Beschriftung 'Lieferant...' zu klicken. Es zeigt sich daraufhin eine Auswahlmaske aller innerhalb Ihres Systems angelegten Lieferanten. In diesem Zusammenhang weisen wir auf die Wichtigkeit der Anlage von Lieferanten hin. (Thema dazu: Lieferanten.) C49 2.) Sie kennen die Artikelnummer? Dann klicken Sie unten rechts auf die Schaltfläche "ArtiNr", die daraufhin in Gelb angezeigt wird. Dadurch öffnet sich unten links die Registerkarte und dort können Sie die Artikel-Nummer eingeben, was aber nur mit der Tastatur funktioniert, da die Artikel-Nummern alphanumerisch sind und der Zahlenblock deswegen nicht genommen werden kann. Dann klicken Sie auf 'Finden'.

172 Mit dem Zahlenblock werden hier nur Mengen und ggf. Rabatt-Zahlen eingegeben. 172 C49 (Haben Sie versehentlich für den Zweck der Artikelsuche hier eine Nummer eingegeben, so können Sie diese mit "Storno" wieder löschen.) Auch hier wird das Entertastensymbol sichtbar, sodaß Sie bei Verwendung einer Tastatur statt des Touchscreens auch die Entertaste drücken können. ACHTUNG! Um Sie vor Fehleingaben zu schützen, sind zu dieser Zeit alle Schaltflächen rechts unten gesperrt und es scheint so, als wenn Sie nicht zurück kämen. Haben Sie also tatsächlich keinen Erfolg bei der Suche und es wird kein Artikel gefunden, oder haben Sie diese Artikelsuche versehentlich angewählt, so können Sie statt einer Artikel-Nr. über die Tastatur ein Sternchen " * " eingeben. Daraufhin werden Ihnen sofort wieder alle Artikel angezeigt. Haben Sie aber gar keine Tastatur mit angeschlossen, so können Sie einfach auf die Registerlasche "per Klick oben" klicken, damit die rechte Schaltflächen-Einheit wieder freigegeben werden kann. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, entweder unten links "Abbruch" zu wählen, oder rechts eine neue Lieferantensortierung auszuwählen. BEMERKUNG: Sollten mehrere Artikel mit der selben Artikel-Nummer enthalten sein, wozu wir auf die Ausführungen unter : Fehlerbehandlung bei Anzeige: Artikel schon vorhanden. hinweisen, so müssen Sie dann aus den angezeigten Artikeln den gewünschten Artikel herausklicken. 3.) Die oben schon erwähnte Methode der Suche über Lieferanten (also auch mit der Anwahl ''ALLE'' Lieferanten), bietet Ihnen zwei hervorragende Auswahlmöglichkeiten. Rechts neben der ovalen Schaltfläche "ArtiNr" ist eine zweite solche mit der Aufschrift "ABC". Klicken Sie darauf, so stellt sich Ihnen im oberen Bereich eine Alpha-Tastatur vor, wie Sie hier sehen können:

173 173 C49 Unter dieser Registereinheit sehen Sie 2 Felder, von denen das eine gelb unterlegt ist und das linksbündig so. XX... anzeigt, während das andere nicht gelb markiert ist und zentriert so...xx... anzeigt. Hiermit ist gemeint, daß wenn Sie die linksbündige Fläche, die auch gleichzeitig eine Schaltfläche ist, anklicken, diese Gelb wird und wenn Sie die andere anklicken, diese Gelb wird, was wiederum bedeutet, daß Sie eine kurze Buchstabenfolge aus der Registermaske herausklicken können und diese Buchstabenfolge beim Auslösen der Suche die Artikelbezeichnung des Artikels entweder am Anfang (so XX...) oder innerhalb (so...xx...) einer Artikelbezeichnung sucht und auflistet. Suchen Sie also z.b. alle Artikel innerhalb der von Ihnen gewählten Lieferanten-Auswahl, die die Buchstabenfolge 'MER' enthalten so klicken Sie auf die Schaltfläche "so...xx...", also "Buchstabenfolge innen" so erhalten Sie im letzteren Fall alle Mercedes Modelle dieses Herstellers. Hierbei ist es gleichgültig, ob Sie diese Buchstabenfolge klein oder groß schreiben. Diese Alpha-Tastatur für den Touchscreen hat oben Registerlaschen unter denen Sie dann die entsprechenden Buchstaben finden und herausklicken können. Sobald Sie eine Buchstabenfolge eingegeben haben, erscheinen diese Buchstaben unten in einem anderen Feld und gleichzeitig wird eine grüne Start-Taste sichtbar.

174 174 C50 Nach Klick auf diese Starttaste wird der Suchvorgang ausgelöst und, wenn denn die Bedingungen stimmen und in auch wirklich Mercedes-Modelle im Artikelprogramm enthalten sind, so würden Sie diese jetzt alle angezeigt bekommen und Sie können den richtigen herausklicken. Hier im Beispiel hat es geklappt!!! Wir meinen, daß Sie mit diesem Werkzeug hervorragend ausgerüstet sind, auch bei nicht mehr lesbaren Artikel- oder Barcodenummern den Artikel zu finden und in Ihrer Warenwirtschaft richtig auszubuchen. Als nächstes Thema sollten Sie nun zum Abschluß eines Verkaufsvorgangs wechseln, was Sie von hier aus durch Klick auf Abrechnungsvorgang erreichen. Hier werden zusätzliche Rabattiermöglichkeiten oder Festgeldbetragsnachlässe und dann auch noch Fremdwährungs- Abrechnung behandelt. Hier nun der Link zur neuen Version dieser Abhandlung... Kassenvorgänge Artikelsuche: 50. Kassenvorgänge Artikelsuche Änderungen in POS-PLUS:

175 175 C50 Die Suche eines Artikels, zu dem Sie z.b. weder Barcode haben, noch die Artikel-Nummer kennen, ist öfters einmal eine wichtige Aufgabe, besonders dann wenn ein Kunde vor Ihnen steht und Ihnen diesbezüglich eine mehr oder weniger unklare Beschreibung des gesuchten Artikels gibt. Aber auch wenn Sie die Artikel-Nummer haben, nur keinen Barcode zum Scannen haben, so muß der Artikel ja auch gefunden werden. Wenn dieser Artikel aber nun auch noch eine alphanumerische Artikel-Nummer hat, muß auch dieses Kriterium zur Suche vorgegeben werden können. Wenn Sie mit einem Touchscreen arbeiten, so kann es lästig sein, diese Eingabe über die in dem Fall meist unter der Ladentheke versteckte Tatstatur eingeben zu müssen. Haben Sie aber überhaupt keine Artikel-Nummer oder auch keinen Barcode, dann kann Ihnen nur die Bezeichnung des Artikels helfen. Es gibt also grundsätzlich zwei Methoden der Artikelsuche: 1.) Sie suchen die Artikel-Nummer zu einem Artikel oder 2.) Sie suchen nach einem kurzen Textfragment (auch String, oder Teilstring genannt) von dem Sie annehmen, daß dieser in der Artikelbezeichnung vorkommt. Wenn Sie nach der Kundenbeschreibung nun auch noch gedanklich einordnen können, welcher Lieferant Ihnen diesen Artikel liefert, können Sie sowohl die Suchgeschwindigkeit, wie auch die Gesamtmenge der für eine Suche vorgegebenen Artikel verringern. Im besten Fall haben Sie den Artikel schon dann direkt mit einigen anderen auf dem Bildschirm im oberen Bereich und brauchen nur noch darauf zu klicken um dann, wie auch bisher, noch Menge, evtl. Rabatt etc. einzugeben und den Artikel in den Warenkorb zu übernehmen. Sobald Sie auf der Eingabeseite auf die Schaltfläche "Artikel suchen" klicken oder per Fingertip drauf tippen, zeigt sich die Suchseite mit dieser unten rechts eingeblendeten Suchkontrolle: Wie Sie sehen sind hier schon die Ziffern 1 bis 6 als kleine Vorgabehilfe der Reihenfolge der Eingaben angezeigt.

176 176 C50 Bei der 1 steht "Bitte Lieferant vorgeben", was immer dann gemacht werden muß, wenn Sie nicht gleich von der angezeigten Seite her einen gefundenen und angeklickten Artikel übernehmen wollen. Nachdem Sie auf "Bitte Lieferant vorgeben" geklickt haben, zeigt sich diese Dropdown-Liste.

177 177 C50 Es wird Ihnen also die Liste Ihrer Lieferanten angezeigt, aus der Sie den betreffenden Lieferanten herausklicken können. Soll kein bestimmter Lieferant als Vorwahlkriterium dienen, so klicken Sie oben auf "Alle". Je nachdem, was Sie angeklickt haben wird nach erfolgter Selektion in der Windowsmaske ganz oben im blaue Rand angegeben, wie viele Artikel zu dem angegebenen Lieferanten gefunden worden sind. Für unsere Testzwecke hier haben wir in dieser Hilfe auf "Duve, Otto" geklickt und das sieht dann so aus: Der Lieferant wird in das gelbe Feld darunter mit seiner Lieferantennummer automatisch übernommen. Jetzt kommt es darauf an, ob Sie nach der Artikel-Nummer, oder nach einem Textfragment innerhalb der Artikelbezeichnung suchen wollen. Nehmen wir an Sie suchen die Artikel-NR. ZZ001, da wir zu Beginn nur diesen einen Artikel mit einem alphanumerischen Wert in unserer Erstauslieferung haben. Diese Artikel wird im übrigen von Haus aus von uns aus deswegen mitgeliefert, weil nur dieser Artikel mit genau dieser Bezeichnung Ihnen ermöglicht, sowohl Text und Preis während des Verkaufsvorgangs zu verändern. Hier wird also gewissermaßen, Mit ZZ beginnt er, damit dieser immer schnell gefunden werden kann, denn das ZZ sorgt dafür, daß er immer ganz am Ende der Liste steht. Hier aber wollen wir ja das Suchen per alphanumerischer Artikelsuche demonstrieren und deswegen haben wir diesen Artikel hier als Beispiel gewählt. Sobald Sie also auf die linke ovale Schaltfläche "ArtiNr" geklickt oder "fingergetippt" haben, erscheint oben rechts eine Alphatastatur aus der Sie im Bedarfsfall einen Buchstaben anklicken können, der dann unten links in das erscheinende Suchtextfeld, in dem der Cursor blinkt, automatisch übertragen wird. Hat die Artikel-Nummer auch noch Zahlen, so entnehmen Sie diese aus der unten links angezeigten Nummerntastatur. Anschließend klicken Sie dann auf "Finden"

178 178 C50 Wird ein Artikel nicht gefunden, so erfolgt diese Anzeige: Jetzt können Sie entweder auf die schmale Taste hier im oberen Bild ganz unten mit dem Text "Nach Suche wieder alle anzeigen" klicken oder rechts eine andere Art der Suche wählen. Das wäre dann z.b. Suche nach einem Textfragment in der Artikelbezeichnung. Klicken Sie also, nachdem Sie wieder durch die Lieferantenwahl z.b. "Alle" angeklickt haben, auf die ovale Schaltfläche "ABC", dann erscheint die Maske rechts in dieser Form:

179 179 C50 : Bei dieser Maske ist besonders wichtig, daß Sie für das einzugebende Textfragment bestimmen müssen, ob dieses am Beginn der Artikelbezeichnung oder aber evtl. "mitten drin" zu suchen ist. Sie sehen oben unter den Buchstaben G und H einen gelb unterlegten Hinweis "So : XX " der besagt, daß am Beginn der Artikelbezeichnung gesucht werden soll. Wenn Sie aber z.b. einen Buchtitel eines Henry Potter Buches suchen, dann wird im Text jedenfalls irgendwo das Wortfragment..."ott" auftauchen, also "mitten drin". Um diesen Titel zu finden, oder auch mehrere, wenn Sie mehrere Henry-Potter-Bücher anbieten, oder einen Artikel "Lotterie- Losnummern", müssen Sie die rechte jetzt noch graue Schaltfläche So: XX-----" anwählen.

180 180 Während Sie diese Buchstaben dann über die virtuellen ABC-Tasten eingeben, erscheinen diese unten in dem zartgelben Feld, also hier: C51 Anschließend klicken Sie dann auf die grüne Schaltfläche "Start Alphasuche" und der Artikel wird Ihnen unverzüglich in der linken Liste angezeigt, vorausgesetzt der Artikel war auch so in Ihrem Datenbestand eingegeben. Hätten Sie sich verschrieben, so können Sie über den Pfeil, der auch als Schaltfläche dient, eine "Neue Eingabe" starten. Aber ACHTUNG!! Wenn die Suche beendet ist, steht der Cursor schon im Eingabefeld für die dann einzugebende Menge. Hat Ihre Suche aber mehrere Ergebnisse angezeigt, müssen Sie natürlich aus der selektierten Anzahl, die ja nur wahrscheinlich sehr gering sein wird, den richtigen Artikel aus der Liste herausklicken, damit dieser in dem unten links vorhandenen Editierbereich auch zur Übernahme und Weiterverarbeitung korrekt und eindeutig ist. Die weitere Behandlung ist dann die Eingabe der Menge usw. wozu die Erläuterungen auch in dieser Hilfe mit enthalten sind. 51. Rabatte oder Nachlässe vergeben?? Das Kassenprogramm unterscheidet zwei verschiedene Rabatt-Arten: 1.) Den Positions-Rabatt und 2.) Den Vorgangsrabatt und zusätzlich noch einen 3.) BAR-Betrags-Nachlass. Zu 1.) Wie schon zu vermuten, kann eine einzelne Verkaufsposition mit einem Rabatt belegt werden, der nur für gerade diesen Augenblick des Verkaufs gilt. Automatisch wird nirgendwo ein Rabatt gewährt. Rabatt ist in sofern eine "Holschuld" die zuerst einmal vom Kunden angefordert werden muß, denn wer hat schon etwas zu verschenken. Wie die Eingabe dazu läuft, ist unter "Eingabe Verkauf" beschrieben. Zu 2.) Die andere Art des Rabattes ist der sogenannte Vorgangsrabatt, was soviel heißt, daß wenn nun nach der Eingabe aller Artikel eine Gesamtsumme des Erlöses feststeht, auf diese Summe ein

181 181 zusätzlicher Rabatt gewährt werden kann. Auch hier ist diese Maßnahme wieder als "Holschuld" C52 zu betrachten. Allerdings ist dabei zu beachten, daß wenn Sie auf eine Position schon einen Rabatt gewährt hatten, die Verkaufssumme schon entsprechend gesunken ist und sich der Vorgangsrabatt nun auf die durch den Positionsrabatt schon verringerte Summe bezieht, also sich der Rabatt hier addiert. Es ist also grundsätzlich beides möglich, was Sie unbedingt bei Ihrer Rabattvergabe berücksichtigen, bzw. rechnerisch bedenken müssen. Bei dieser Art der Rabattvergabe müssen Sie allerdings aufpassen, daß der Kunde vor Ihnen diesen Wunsch nach einem zusätzlichen Vorgangsrabatt auf alle seine gerade erstandenen Artikel noch v-o-r der endgültigen Abrechnung abgibt. Also bevor Sie auf "KASSE AUF" geklickt haben, denn um diesen Rabatt noch realisieren zu können, müssen Sie ja noch in der Lage sein zurückzuschalten zu der Maske, wo Sie diesen Rabatt eintragen und berechnen lassen können. Das Thema des Positionsrabattes finden Sie unter : Abschluß eines Kassen-Verkauf-Vorgangs, Zu 3.) Auf eine dritte Möglichkeit des Nachlasses wurden wir immer wieder von Kundenseite bedrängt, auch diese Variante zu ermöglichen. Auch hier gilt das Gleiche wie unter 2, nämlich: Bei auch dieser Art der Rabatt- bzw, Nachlassvergütung müssen Sie ebenfalls aufpassen, daß der Kunde vor Ihnen diesen Wunsch nach einem zusätzlichen Vorgangsrabatt auf alle seine gerade erstandenen Artikel noch v-o-r der endgültigen Abrechnung abgibt. Also bevor Sie auf "KASSE AUF" geklickt haben, denn um diesen Nachlass noch realisieren zu können, müssen Sie ja noch in der Lage sein zurückzuschalten zu der Maske, wo Sie diesen Nachlass eintragen und berechnen lassen können. Das Thema des Betragsnachlasses finden Sie unter : Einen festen Geldbetrag von der gesamten Verk.-Umsatzsumme absetzen. 52. Preisänderung im Rahmen eines Verkaufsvorgangs Mancher unserer P.O.S.-Kunden bedauerte, daß man einen Preis beim Verkaufen nicht überschreiben konnte. Das ist in einem Geschäft, wo der Chef selber an der Kasse steht, evtl. von Vorteil, nicht aber, wenn Personal mit Verkaufsaufgaben betraut wird; es sei denn, man kontrolliere den Vorgang! Wir hatten ja unter dem Thema Einrichtung der personalbezogenen Freigabeverwaltung schon diese Neueinrichtung vorgestellt. Hat also ein Mitarbeiter keine diesbezügliche Berechtigung, dann kann er auch keinen Preis überschreiben. Die grundsätzliche Möglichkeit zum Preisüberschreiben gibt es nur auf der Artikelsuchseite. Die kleine Schaltfläche für das Einleiten einer Preisüberschreibung, wie im unteren Bild gezeigt, fehlt hier im oberen Bild bei dieser Person, weil sie nicht berechtigt ist.:

182 182 C52 Bei einer anderen Person, mit Berechtigung sieht die Maske dann so aus: Hat also ein Mitarbeiter keine Berechtigung, so kann im Falle eines Falles ein Vorgesetzter herbeigebeten werden, der dann nach folgender Art und Weise einen Preis ändern kann. Wenn schon auf die Artikelsuchseite geschaltet war, so muß der Vorgesetzte zuerst wieder zurück (einen Schritt zurück) gehen, um auf die Haupeingabeseite zu gelangen. Dort klickt er auf diese Schaltfläche "Chef only!" um sich in die Übernahme der Kassenverantwortung einzuloggen, was durch Eingabe seiner geheimen Sondernummer geschieht, die in einer daraufhin erscheinenden Maske eingegeben wird. Dadurch übernimmt nun die Geschäftsleitung die Kassenverantwortung mit allen Berechtigungen. Diese Maßnahme macht es möglich, daß auf der Suchseite später dann die oben erwähnte Schaltfläche "Preis-änd?" erscheint (Bitte jetzt die Suchseite noch nicht anwählen! ) Damit Sie trotz der Preis-Änderungsfunktion die schnelle Barcode-Eingabe nutzen können, ist es

183 183 nötig, den Artikel nicht sofort mit der Menge 1, die ja sonst automatisch vorgegeben wird, wenn Sie einen Artikel scannen und diesen sofort in den Warenkorb bringen, sondern wegen der C52 beabsichtigten Preisüberschreibung ist es nötig, einen anderen Weg zu gehen. Sie können ja, wie schon bemerkt, eine Preisänderung nur auf der Suchmaske vornehmen und Sie müssen dort hinkommen, wenn der Artikel schon per Scanner gewählt ist und gefunden worden ist. Also klicken Sie auf der Haupteingabemaske zuerst auf die Schaltfläche "Manuelle Barcode- Eingabe" worauf der Cursor im oberen linken Eingabefeld steht und die gerade angeklickte Schaltfläche den Text "Beginnen Sie Ihre Eingabe" erhalten hat. Wie hier zu sehen ist: Außerdem sehen Sie, daß sich der Vorgesetzte nun eingeloggt hat und daß in dem vorher grünen Feld statt der bisherigen Verkaufsperson jetzt "Geschftsltg." eingetragen ist. Scannen Sie jetzt den Barcode wie auch sonst üblich in das Feld oben links, in dem der Cursor blinkt. In dem Moment ändert sich die Schaltflächen-Aufschrift in "Start Suche". Wir haben gewissermaßen jetzt den Computer überlistet und ihn gebeten eine manuelle Eingabe zu akzeptieren, die den Prozess für eine Weiterverarbeitung ermöglicht, in Wirklichkeit aber haben wir trotzdem den schnelleren und sichereren Scanner benutzt. Klicken Sie jetzt auf die rechte rote Schaltfläche, auf der jetzt "Start Suche" steht. Wenn der Artikel im Artikelstamm mit der Barcodeeingabe vorhanden ist, wovon auszugehen ist, wird dieser nun links unten in den Editierfeldern angezeigt. Die Schaltfläche hat sich wieder geändert in "Bitte Menge eingeben". Es zeigt sich also dieses Bild:

184 184 C52 Der Artikel wurde gefunden und ist links im Editierfeld angezeigt und die rechte rote Schaltfläche verlangt die Menge... Aber hier geben Sie jetzt keine Menge über die Nummerntasten ein, denn wir wollen ja zuerst noch den Preis ändern! Also klicken Sie jetzt an dieser Stelle auf die graue Schaltfläche "Artikel- suchen" (hier oben rechts zu sehen). Dadurch wird der über Barcode gefundene Artikel mit auf die Folgeseite genommen und ist dort sofort als einziger Artikel für die Preisüberschreibung bereit, wie Sie hier sehen. Der alte Preis ist dort auch mit angezeigt und unten im Editierbereich ist der Artikel nochmals eingeblendet.: Wenn Sie jetzt sofort auf die kleine Schaltfläche "Preis-Änd.?" klicken, die dann die Farbe auf GRÜN wechselt, erhalten Sie eine Warnung, daß vor dem Klick auf diese Schaltfläche zuerst eine Menge und wenn gewünscht auch evtl ein Rabatt eingegeben werden muß. Zusätzlich steht auch noch unter der "Preis-änd?"-Taste ein entsprechender Hinweis. Da Sie das noch nicht getan haben, also noch keine Menge eingegeben haben, klicken Sie bitte noch einmal auf die kleine Schaltfläche "Preis-Änd.?", sodaß diese wieder deaktiviert ist und

185 185 wieder die Farbe Grau zeigt. Nun geben Sie die gewünschte Menge über die Nummerntasten ein und falls Sie auch einen Rabatt gewähren wollen, auch einen Rabatt, nachdem Sie die Rabattaste ebenfalls aktiviert C53 haben, jetzt klicken Sie noch einmal auf die "Preis-änd.?"-Schaltfläche und überschreiben den Preis mit den Nummerntasten auf dem Bildschirm. Sollte Ihnen im unteren Editierbereich der zu überschreibende Preis abhanden gekommen sein, also nicht mehr angezeigt werden, dann haben Sie diesen ja noch einmal oben im Artikel ganz rechts außen angezeigt und können sich so für Ihre Änderung orientieren. Sollte der alte Betrag im Editierbereich blau markiert sein und durch das Klicken auf Zahlenwerte nicht zuerst gelöscht werden, so klicken Sie bitte einmal auf die Stornotaste, damit das Feld für Ihre Eingabe leer wird. Mit der Schaltfläche "Hinzufügen" wird der Artikel mit dem neuen Preis in den Warenkorb gegeben und der Vorgesetzte klickt noch einmal auf seine "Chef-only"-Taste und es wird wieder der vorherige Mitarbeiter für die weitere Kassenbedienung als "verantwortlich" geführt. Es gilt noch zu bemerken, daß ein Preis immer nur für den gerade angewählten und zu verkaufenden Artikel verändert wird. Der Preis im Artikelstammsatz bleibt davon selbstverständlich völlig unberührt. 53. Artikel aus Warenkorb löschen. Zu diesem Thema wird unter dem Thema Abschluß eines Kassen-Verkaufs-Vorgangs einiges ausgeführt. Per Fingertipp (oder Mausklick) können Sie jede beliebige Positionszeile aus einer "Warenkorbzusammenstellung" herauslöschen. Bitte lesen Sie nach unter : Abschluß eines Kassen-Verkauf-Vorgangs 54. Bereich Kassenbedienung: Bevor Sie mit dem Kassenprogramm einen Verkauf tätigen können, müssen Sie zuerst für alle die Personen, die für die Bedienung der Kasse als verantwortlich eingeteilt werden, eine namentliche Eintragung in einer speziellen Maske durchführen. Das aber funktioniert nur, wenn dieser Personenkreis vor der ersten Anwendung in einem eigens dafür entwickelten Unterprogramm erfaßt wird und diesen Personen hierarchisch abgestufte Berechtigungen von speziellen Kassenfunktionen zugeordnet werden. Die Hilfe für diese Einrichtung können Sie jetzt hier direkt anspringen oder aber zuerst oben im Hauptmenü anwählen und dann dort per F-1-Taste anzeigen lassen. Bitte Thema Personalbezogene Freigabeverwaltung von Kassenfunktionen lesen.

186 186 C Fremdwährung kassieren. Änderung in POS-Plus Überall da, wo Touristen unterwegs sind, ist immer auch der US-Dollar neben dem Euro als Zahlungsmittel gefragt. In der Schweiz ist aber die Landeswährung nicht der Euro, also haben wir für die Schweiz den Schweizer Franken noch als zusätzliches Zahlungsmittel hinzugenommen und Ihnen in der Schweiz die Möglichkeit gegeben, den Schweizer Franken auch als Basiswährung einzustellen. Denn unser POS-Programm erfreut sich auch steigender Beliebtheit im deutschsprachigen schweizerischen Raum. Mit P.O.S.-PLUS können Sie also jetzt in 3 verschiedenen Währungen über die Kasse abrechnen und es wird immer sofort der richtige Kurs, den Sie einmal pro Tag morgens einstellen sollten, der aktuellen Landeswährung gegenübergestellt. Landeswährung als Dollar einzustellen funktioniert allerdings nicht. Was ist damit gemeint? Wir sehen uns die ebenfalls überarbeitete Firmenmaske an, die Sie über die Administrationsseite anwählen können. worauf die Administrationsseite auftaucht wo Sie oben rechts auf diese Schaltfläche klicken. Auf der Firmenmaske ist unten rechts groß und deutlich entweder der EURO als Basiswährung eingetragen oder der Schweizer Franken. Das kann von Ihnen ganz individuell eingestellt werden.

187 187 C55 In Abhängigkeit dieser Einstellung können Sie dann die entsprechenden Kurse eingeben, wobei Ihnen vice-versa entweder das Eine oder das Andere als Basis zum Dollar angeboten wird, was dann so aussieht: oder eben: Im Rahmen der Umstellung, bzw. einmaligen Ersteinstellung bei Nutzungsbeginn des Programms müssen Sie auch die Fakturawährung umstellen, damit diese auf einem Kassenbon, oder einer Barrechnung richtig dargestellt werden kann, denn mit P.O.S.-Plus können Sie auch wahlweise entweder einen Bon oder eine Barrechnung ausdrucken. Wenn Sie das tun, werden Sie feststellen, daß dort auch der US-Dollar als Fakturierwährung eingestellt werden kann. Bitte ignorieren Sie hier unbedingt diese Möglichkeit, denn die ist dem Programm Billing vorbehalten, weil dort für z.b. den Export auch Dollar-Rechnungen erstellt werden können. Hier unter POS wird ja die selbe Datenbank benutzt und deswegen ist diese Anzeige dort eben enthalten. Unter Ladenbedingungen muß das Schriftgut, wie Kassenbon oder Barrechnung immer in Landeswährung ausgefertigt werden. Stellen Sie hier den US-Dollar als Fakturierwährung ein, so wird auf dem Kassenzettel überhaupt keine Währung angegeben und bei einer Barrechnung wird zwar das Dollarzeichen ausgedruckt, aber die Werte sind nicht in Dollar umgerechnet!!! Unter BILLING-PLUS werden hier in einer umfangreichen Routine alle Preise sofort in Dollar, gemäß des eingegebenen Kurses umgerechnet. Hier unter P.O.S. bleibt der nominell eingegebene Preis, der ja hier auch zum Berechnen von Rabatt und zum Ausdruck herangezogen wird, immer unverändert., so wie Sie diesen für den einen oder anderen Artikel einmal eingegeben haben. Da die Fakturierung unter BILLING-PLUS eben auch in besonderen Fällen mal in USD geschehen kann, Sie aber mit POS-PLUS ja auf die selbe Datenbank zugreifen, darf derjenige Mitarbeiter, der diese kurzfristige Dollareinstellung vornimmt, nicht vergessen, erstens im Laden Bescheid zu sagen und nach erfolgter Fakturierung sofort wieder die vorherige Ausdruckmethode, denn nur darum handelt es sich, wieder zurückzustellen. Bitte lesen Sie diese Abhandlung bitte unter BILLING-PLUS nach. Hier gilt also: bitte als Fakturierwährung immer nur entweder CHF oder EUR einstellen! Nach dem Umstellen der Basiswährung (also nicht der Fakturierwährung) in irgendeine Richtung ( EUR oder CHF) mit der jeweiligen Eingabe der entsprechenden Devisenkurse werden Sie gefragt, ob die gerade veränderten Kurse sofort in die entsprechenden Fremdwährungen umgerechnet werden sollen, was Sie mit JA beantworten sollten. Diese Maßnahme aber dient nur Ihrer Übersicht, weil beim Ansehen der Artikelpreise in der Artikelstammdatei ja immer neben der Landeswährung auch immer der Dollarpreis (für den BILLING-Benutzer) angezeigt wird und Ihnen

188 188 bei z.b. Gesprächen mit Kunden möglicherweise eine Information gibt. In bezug auf die über die Ladenkasse zu berechnenden Preise hat das Verhältnis zum US-Dollar nichts zu sagen. Bei der Zahlung mit Devisen wird hier allerdings der zu zahlende Soll-Betrag in Landeswährung als Grundlage betrachtet und die Devisenzahlungen werden lediglich als Zahlungen auf diesen Soll-Betrag gewertet. C55 Hierzu folgende Erklärung: Der nominale Preis eines Artikels in der von Ihnen eingestellten Landeswährung wird hierbei nicht verändert, sondern nur die verrechneten Preise zum US-Dollar oder in Abhängigkeit Ihres Standortes in die Fremdwährung, die für Schweizer Kunden der Euro ist, für Österreicher und Deutsche im z.b. schweizerischen Grenzgebiet der Schweizer Franken. Hierzu folgendes Beispiel, das Sie selber durchspielen können: Basiseinstellung sollte jetzt zuerst der EURO sein, so wie oben angezeigt. Als Kurswerte geben Sie ebenfalls die oben angegebenen Werte ein. (1,291 und 1,552) Auf die auftauchende Frage zur Preisberechnung antworten Sie, wie schon erwähnt mit "JA" Gehen Sie in die Artikeldatei (wie hier über die Administrationsseite) und klicken dort aber auf "Artikelanlegen und ändern". Nehmen Sie gleich den ersten Artikel, die Nr.0136, den wir Ihnen zum Testen mitgeliefert haben, das Modellauto Fiorino und setzen diesen Artikel auf den Wert 10,00 Als Ergebnis sehen Sie dann diese Werte: Sie werden gesehen haben, sofern ein anderer Basispreis dort gestanden hätte, sich die Preise für den Artikel sowohl im USD-Wert wie auch im CHF-Wert geändert haben. Genau diese Preise werden je nach Kasseneinstellung dann verwendet, wenn z.b. die Fakturawährung anders als die Basiswährung eingestellt wäre, was aber eigentlich mehr für das Parallelprogramm BILLING-Plus wichtig ist. Hier unter POS-PLUS werden Sie immer auf dem Kassenbon die jeweilige Landeswährung ausdrucken. Stellen Sie bitte jetzt in der Firmenmaske die anderen Werte für den CHF ein (0,834 und 0,652) dann sieht der Teil der Artikelmaske jetzt so aus:

189 189 C55 Damit haben wir Ihnen erst einmal gezeigt, wie es sich mit den Währungen prinzipiell verhält. Der Basispreis bleibt bei irgendwelchen Kursveränderungen völlig unberührt. Je nachdem, wo Sie Ihren Standort haben, müssen Sie Ihren Basispreis ganz normal nach Ihrem Umfeld landeswährungsbezogen bestimmen. Hier in unserem Beispiel müßte eigentlich dieser Artikel in der Schweiz statt 10,00, 15,52 Franken kosten und einen Fremdwährungspreis von 10,00 Euro dabei bei der Umrechnung erhalten. Wir wollten Ihnen hier nur zeigen, daß der Basispreis vom Programm nie geändert wird, sondern von Ihnen einmal vorgegeben werden muß. Er ist, abgesehenen von gewollten Preisänderungen immer eine "Feste Größe"! Jetzt kommen wir zurück zum eigentlichen Thema, nämlich dem Kassieren in verschiedenen Währungen. Das aber fällt Ihnen jetzt leichter nachzuvollziehen, da Sie die Hintergründe kennen. Also nehmen wir diesen Artikel zu 10 Euro und nehmen einmal an wir wären in Konstanz, wobei ein Tourist noch seine 10 Dollar und auch noch 20 Schweizer Franken loswerden will. Er kauft von dem Artikel 10 Stück und erhält darauf noch einen Artikelrabatt von 3% dann sieht das so aus, wenn wir die 10 Stück mit 5% Rabatt eingegeben haben: (Oben im Warenkorbbereich) Es stehen also 97,00 Euro zur Abrechnung an. Weil er uns so höflich und nett vorkommt, gewähren wir ihm einen Barabzug von 7,00 Euro, sodaß nur 90,00 Euro zur Abrechnung stehen. Diese 7,00 Euro haben wir nachdem wir auf diese Schaltfläche mit dem Eurozeichen geklickt haben: hier in dieser Maske, die dann automatisch erscheint:

190 190 C55 eingegeben und die "Berechnen-Taste" angeklickt. Daraufhin springt die Maske weiter auf die Zahlart, bei der wir BAR-Zahlung anklicken. Und nun sind wir dort, wo wir hinwollten: Bitte beachten! Im Rahmen der Prüfläufe haben wir die Beschriftung hier unten etwas geändert. Bitte lesen Sie dazu unten am Schluß unter "Letzte Änderungen" nach...

191 191 C55 Als besondere Hilfestellung wird immer der gültige Bereich der gerade infrage kommt rot umrandet. Hier ist also der eigentliche Normalfall angezeigt, nämlich in Landeswährung zu kassieren. Wie Sie sehen sind die 7,00 Euro abgesetzt und es müssen noch 90,00 Euro kassiert werden. Gemäß der Basiseinstellung ist ganz oben links das Eurozeichen angezeigt und unten in dem weißen Feld wird der sich durch Fremdwährungszahlungen ergebende Eurowert eingeblendet. (Hier noch nicht geschehen.) Nun hatten wir gesagt, daß der Kunde noch 10 USD und 20 Schweizer Franken hat. Also klicken wir oben auf die Schaltfläche Fremdwährung und dann auf die obere der beiden erscheinenden Fremdwährungen USD und CHF. Und geben dort die 10 USD über die Nummerntasten auf dem Bildschirm ein.

192 192 C55 und klicken dann auf die andere Fremdwährung und geben dort durch die rote Umrandung deutlich gekennzeichnet die 20,00 Schweizer Franken ebenfalls über die Nummerntasten auf dem Bildschirm ein. Jetzt klicken wir auf die "BERECHNEN"-Taste und erhalten diese Anzeige:

193 193 C55 Diese beiden Fremdwährungen betragen nun in Euro 20,636 wie unten angegeben. Da aber insgesamt 90,00 Euro bezahlt werden sollen, fehlen noch in Euro, wie auch oben rechts auf dem Bildschirm angezeigt 69,36 : In unserem Fall, bei der Zahlung mit Fremdwährung sollten Sie die Aufforderung "Bitte Storno klicken" nicht so wörtlich nehmen, da Sie ja noch die Möglichkeit haben, einen Betrag in Landeswährung einzugeben. Hätten Sie allerdings tatsächlich nur alles in Landeswährung zu kassieren und hier bei der Bezahlung einen zu geringen Betrag eingegeben, so müssten Sie das Feld, in dem der zu geringe Zahlbetrag enthalten wäre, über die Stornotaste leeren um einen neuen, größeren Betrag eingeben zu können. Um nun den Rest auszugleichen klicken Sie oben auf die jetzt grüne Taste "Keine Fremdwährung" und sie sehen, daß die beiden Schaltflächen für die Fremdwährungen verschwinden. Jetzt geben wir dort, wo es durch die rote Umrandung angezeigt ist, (wobei aber die Nummerntaste dieses Ziel selber findet ) einen Betrag von z.b. 70,00 Euro ein.

194 194 C55... und klicken auf die Taste "Berechnen" wonach dann 0,64 Euro als Rausgeld berechnet wird. Auf eine kleine, aber sehr nützliche neue Einrichtung unter P.O.S.-Plus möchten wir hier hinweisen. Diese gilt immer dann, wenn der Kunde vor Ihnen, den auf dem Zeilendisplay angezeigten Betrag, den er ja in jedem Fall für die Ware zahlen soll, genau passend hat. Hierbei sparen Sie sich die Mühe, der erneuten Eingabe eines Betrages. Sie klicken mit der Maus oder per Fingertipp beim Touchscreen auf das leere Feld, in dem wir allerdings hier in unserem Beispiel schon die 70,00 eingegeben haben. Der Computer unterscheidet dabei, ob der zu zahlende Rest sich aus einer gemixten Devisen- oder einer reinen Landeswährung-Zahlung ergibt. In unserem Fall würde dann der Betrag, der oben als um 69,36 Euro zu geringe Zahlung angegeben worden ist, in das Feld eingetragen, hätte es aber keine Devisenzahlung gegeben so würden hier die oben angegebenen 90,00 Euro Netto-Umsatz (nach Abzug der 7,00 Euro Nachlass) in das angeklickte Feld automatisch übernommen. Vom Kunden muß dann also der Betrag tatsächlich passend übergeben werden können, also auch wenn der Kunde seinen zu zahlenden Betrag in einer "krummen Summe" genau passend übergibt. Für diesen Fall brauchen Sie, wie gesagt den Betrag nicht noch einmal einzugeben, sondern klicken einfach in das Rot umrandete Feld. Bevor Sie dann aber auf "Kasse öffnen" klicken, prüfen Sie bitte genau, ob es auch stimmt. Wenn nicht, müssen Sie die Stornotaste anklicken, um den Betrag wieder aus dem Feld zu löschen und dann erneut über die Nummerntasten einen entsprechend größeren Betrag "von Hand" einzugeben.. Wenn Sie "KASSE öffnen" angeklickt haben, können Sie nicht mehr zurück!! Sie müssen also

195 ganz sicher sein, daß der zu erwartende Geldbetrag auch tatsächlich "rüber kommt"!! 195 C55 Wie Sie sehen, spielt hier bei der Abrechnung ein Fremdwährungspreis aus Ihrer Artikelstammdatenbank überhaupt keine Rolle. Abgerechnet wird immer in Landeswährung egal mit welchen Zahlungsmitteln der Kunde zahlt. Jetzt klicken wir auf Kasse öffnen und es erscheint der Kassenbon auf dem Bildschirm und links daneben noch einmal, wie wir den Gesamtbetrag kassiert haben und was wir in Landeswährung rausgeben müssen. Das ist dann auch alles auf dem Kassenzettel dokumentiert, wobei das Kürzel WK = Wechselkurs bedeuten soll.

196 196 C55 Drucken Sie stattdessen eine Barrechnung, aus so sieht diese (hier etwas kleiner als DIN-A4 dargestellt und mittig geteilt) so aus:,

197 197 Und natürlich ist auch diese volle Information, wie auf dem Kassenbon hier auf der Rechnung wiedergegeben. Selbst die kassenverantwortliche Person ist, wie auch auf dem Kassenzettel, namentlich angegeben.

198 Letzte Änderungen P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 198 C56 Wie schon oben angekündigt, wurden im Rahmen der Prüfläufe einige wenige Texte in den Masken verändert und die Abläufe der Währungseingaben etwas umgestellt, aber für Sie als Anwender vereinfacht. 1.) Der Text "Fremdwährung wählen" wurde umgestellt auf "Fremdwährung??" und die Schaltfläche ist noch GRAU. 2.) Nach Klick darauf erscheint der Text "Fremdwährung bitte wählen." und die Schaltfläche wird GRÜN. 3.) Sie können, wenn der Kunde mit zwei Fremdwährungen bezahlen will, beide nacheinander eingeben, nachdem Sie lediglich dann auch die zweite Währung angeklickt haben. 4.) Jedesmal, wenn Sie eine Währung angeklickt haben, ist der rotumrandete Eingabeteil der aktuelle und wird bei Eingabeklick über die Bildschirm-Ziffern-Tasten automatisch angesteuert Sie können aber auch Ihre Tastatur benutzen, vorausgesetzt, Sie achten darauf, daß der Cursor (der ja bestimmt, wohin geschrieben wird, denn er bildet die Schreibmarke.) im richtigen Eingabefeld steht. (normalerweise steht er dort schon automatisch.) 5.) Sie können nach jeder Währungseingabe aber auch immer sofort auf "Berechnen" klicken, um in Erfahrung zu bringen, welcher Betrag noch fehlt, was Ihnen oben angezeigt wird. Jedesmal, wenn Sie "Berechnen" klicken, wird bei der Fremdwährung oben für die Anwahl wieder der Urzustand eingestellt also mit der Beschriftung "Fremdwährung??" auf einer grauen Schaltfläche. Der schon eingegebene Betrag bleibt aber bestehen. Klicken Sie eine schon eingegebene Währung noch einmal an, so wird der dort vorher eingegebene Betrag gelöscht. 6.) Die Stornotaste wirkt immer auf die aktuelle, rot umrandete Eingabefläche. 56. Einen festen Geldbetrag von der gesamten Verk.- Umsatzsumme absetzen. Verkaufsstrategisch mag es von Vorteil sein, während des Verkaufsvorgangs vor dem Kunden freiwillig, ohne daß der Kunde darum bittet, einen festen Geldbetrag als Nachlass zu gewähren. Das kann sogar sehr von Vorteil für Sie sein, wenn es bei Ihnen in der Kasse bezüglich des vorhandenen Wechselgeldes "mau" aussieht. Ganz sicher aber wird sich der Kunde dieses kleine Entgegenkommen merken und Sie in "guter Erinnerung" behalten, was ja für Ihr Geschäft auch nicht der schlechteste Aspekt ist. Diese Variante hatten wir bisher nicht in unser Programm integriert, weil hier zusätzliche Hintergrundprobleme bezüglich der korrekt zu berechnenden MWST tangiert werden. Nun haben wir doch eine Lösung gefunden, die eine einwandfreie Berechnung der MwSt gestattet. Achtung, hier wurde schon die evtl. neue MwSt von 18% statt 16% gewertet. Bei der Berechnung mußte berücksichtigt werden, daß ja bei der Zusammenstellung der Artikel jeder Artikel für sich berechnet wird. Das läßt sich aber am besten an einem kleinen Beispiel erläutern: Sehen Sie sich also diesen mit dem Programm erstellten Kassenzettel an:

199 199 C56 Wie kommt es zu diesen Angaben? Das Spielzeug kostete doch 23,93 und nicht 20,60 und das Buch kostete 5,11 und nicht 4,40! Es erfolgte hier eine prozentuale Umsatzverteilung der beiden Artikel im Verhältnis des Gesamtumsatzes von Eur 29,04 zu Eur 5,11 und zu Eur 23,93 Dieser prozentuale Verteilerschlüssel wurde ebenfalls auf die Verteilung der beiden enthaltenen MwSt-Beträge im Nachlassbetrag von 4,04 angewandt. Verhältnis der beiden Artikel zueinander und zum Gesamt-Umsatz ist demzufolge beim Buch = 17,596% von 29,04 und beim Spielzeug= 82,403% von 29,04 Enth.MwSt beim Buch ist= 5,11 : 107 x 7 = 0,334 Eur Enth.MwSt beim Spielzeug = 23,93 : 118 x 18 = 3,650 Eur Verteilt man jetzt den Nachlass von 4,04 ebenfalls im Verhältnis 17,596% zu 82,403%, so ergibt sich eine Verteilung aus dem Nachlass von Eur 4,04 von 0,71 für das Buch und von 3,32 für das

200 Spielzeug, was zusammen also wieder (allerdings etwas gerundet) 4,04 ergibt. Die enthaltene MwSt in diesen beiden Teilbeträgen ist in 0,71 = 0,71 : 107 x 7 = 0,046 und in 3,32 = 3,32 : 118 x 18 = 0, C57 jetzt werden diese beiden Beträge der im Nachlass enthaltenen, verteilten MwSt-Anteile bei den eigentlich enthaltenen Steuerbeträgen in Abzug gebracht und führt dann eben zu den oben angegebenen und auch tatsächlich richtigen Zahlen: Beim Buch : 0,334-0,046 = 0,28 Beim Spielzeug: 3,650-0,506 = 3,14 Und das sind genau die beiden Werte, wie auf dem Kassenbon angegeben. Zur Probe: 20,60 : 118 x 18 = 3,14 und 4,40 : 107 X 7 = 0,28 Haben Sie eine lange Liste von unterschiedlichen Artikeln, ebenfalls mit verschiedenen MwSt- Sätzen, so werden alle Artikel jeder Kategorie zusammenaddiert und die Berechnung erfolgt nach dem gleichen Schema. Gibt es nur einen Satz, so ist das oben angeführte Verhältnis dann eben 0 zu 100 und 0 x Nichts ergibt = 0 und alles stimmt wieder. Eine Sache allerdings können wir hier nicht mehr integrieren und das ist der im Artikelstammsatz aufgelaufene Umsatz. Da ja beim Einstellen eines Artikels in den Warenkorb immer sofort der jeweilige Nettowert ohne MwSt als Umsatz im Artikelstammsatz gespeichert wird, ist im Nachhinein ein erneuter Zugriff auf jeden einzelnen Artikel nicht mehr möglich. Das heißt im Ergebnis, daß die Summe Ihrer tatsächlichen Umsätze, die ja für Ihr Geschäftsergebnis maßgebend sind und hier auch richtig dargestellt werden mit denen, die bei einem Gesamtausdruck aller Artikelumsätze aus den Artikelstammsätzen nicht identisch sind. Hier gibt es leider dann Differenzen. Da es sich aber bei diesen Zahlen aus den Artikelstammsätze um reine Statistikwerte handelt, so meinen wir, das verantworten zu können. Ja besser noch, Sie können an dieser Differenz ggf. sogar ablesen ob Ihre diesbezüglichen Nachlässe zu großzügig gewesen sind. Diese Berechnungsart war allerdings bei der Rabattvergabe auf einen Abrechnungsvorgang ebenfalls schon so und niemand hat es beanstandet. 57. Druck einer Rechnung mit oder ohne Kundenbezug Druck einer Rechnung aus einem Kassenabrechnungsvorgang? Kein Problem!! Sind Sie auf der letzten Seite eines Abrechnungsvorgangs angekommen, so haben Sie 3 Möglichkeiten: 1.) Druck eines Kassenbons 2.) Druck einer BAR-Rechnung 3.) Kein Ausdruck

201 201 C57 Hier klicken Sie bitte auf die Version 2.) bzw., wenn Sie die Verwendung von Funktionstasten gewählt haben, was bei der Verwendung des Programms ohne Touchscreen ratsam ist, drücken Sie die Funktionstaste 12. Beim Druck einer Rechnung wird der Inhalt der Daten für einen Kassenbon in die Form einer Rechnung gebracht, wobei alle relevanten Elemente von dort in eine Rechnung übernommen werden. Als Rechnungsnummer wird die Abrechnungsnummer des Kassenbons, der fällig gewesen wäre, verwendet. Sie kommen dann auf die Seite auf der Sie drei verschiedene Möglichkeiten des Ausdrucks einer BAR-Rechnung haben: 1.) BAR-Rechnung ohne besonderen Kundenbezug 2.) BAR-Rechnung die Sie einem schon in Ihrer Kundendatei existierenden Kunden zuordnen 3.) BAR-Rechnung die Sie einem Kunden zuordnen wollen, den Sie jetzt innerhalb dieses Programmpunktes erst neu anlegen können. Die Maske ist gut selbsterklärend dargestellt, sodaß Sie eigentlich keine Schwierigkeiten haben sollten, hier erfolgreich zu sein. Die Maske ist in drei verschiedene, einzeln anwählbare Registerlaschen aufgeteilt: 1. BAR-RECHNUNG 2. KUNDEN SUCHEN 3. KUNDEN ANLEGEN Der eigentlich dann ablaufende Rechnungsdruck wird immer auf Seite 1 ausgelöst. Bevor Sie das tun, wird Ihnen genau angezeigt, ob Sie eine nicht kundenbezogene oder kundenbezogene Rechnung und wenn ja, zu welchem Kunden eine Rechnung gedruckt werden soll. Suchen Sie einen Kunden und haben diesen gefunden und gewählt, so verzweigt Sie die Schaltfläche "zum DRUCKEN" wieder auf die erste Seite. Findet das Programm den Kunden nicht, so wird Ihnen das angezeigt und Sie können diesen dann anlegen. Nach dem Anlegen kommen Sie ebenfalls mit "zum DRUCKEN" wieder auf Seite 1, wo Sie dann den Rechnungsdruck starten können. Sie müssen allerdings darauf achten, daß Sie beim Erscheinen der WYSIWYG-Anzeige des Druckprogramms, vom normal angeschlossenen BON- Drucker auf den A4-Drucker umstellen müssen. Lesen Sie dazu auch nach unter: Druckmaske nicht für den BON-Drucker... Außerdem sind noch einige Sicherheitsvorkehrungen eingebaut, die Ihnen helfen, Fehler zu vermeiden. Sie haben die Möglichkeit, den Stammsatz eines Kunden in einigen Feldern schon bei der Suche ( übrigens über das Eingeben der ersten 1-5 Buchstaben) zu ändern. Haben Sie dabei vergessen, den veränderten Satz abzuspeichern, so können Sie diese Seite nicht verlassen und werden gewarnt. Ebenso verhält sich das Programm bei der Neuanlage eines Kundenstammsatzes. Auch hier müssen Sie den neuen Satz erst abspeichern, bevor Sie wieder zur eigentlichen Druckseite kommen. Bei der Anlage muß jedes Feld ausgefüllt werden. Bei fehlender Eingabe gibt s eine Fehlermeldung. Sie können allerdings auch z.b. "xx" eingeben. Wo schlägt sich ein per Barrechnung erlöster Betrag nieder? Jeder so erlöste Betrag wandert automatisch in das zugehörende Kundenkonto.

202 202 C58 Das ist entweder, das bei fehlender Ersteingabe automatisch angelegte Konto mit der Nummer "00000" oder aber ein von Ihnen dort angelegtes oder angeklicktes Konto. Diese Konten können Sie allerdings nur einsehen, wenn Sie auch das Programm "BILLING" zusammen mit "POS" anwenden. Dort taucht der aufgelaufene Umsatz an entsprechender Stelle auf. Er dient nur statistischen Zwecken und hat keinen Bezug zu buchhalterischen Daten. Alle Umsätze, auch diese hier sind aber am Tagesende natürlich in der Gesamtabrechnung der Kasse enthalten. Alle anderen, nicht per Rechnungsdruck getätigten Umsätze, finden keinen Niederschlag in irgendwelchen Kundenkonten. Die Kundenkonten für den Rechnungsdruck stellen insofern nur einen Service für Sie, bzw. Ihre Kunden dar. Sie können so verfolgen, wie viel bei einem Kunden der immer bei Ihnen kauft und sich jedesmal eine Bar-Rechnung geben läßt, insgesamt zusammengekommen ist. Unter "BILLING" können Sie sich das auch ausdrucken. (Siehe dort) Wie Sie einen Rechnungsdruck wiederholen können lesen Sie unter : Druck des letzten Abrechnungsvorgangs wiederholen EURO-Zeichen wird nicht gedruckt oder dargestellt... Eigentlich sollte dieses Thema nun erledigt sein, aber der Vollkommenheit wegen, haben wir es hier belassen. Sollte sowohl auf Ihrem Drucker, oder auch auf Ihrem Bildschirm das Euro-Zeichen nicht als rundes E mit den beiden Querstrichen " " angezeigt werden sondern stattdessen ein "" Quadrat oder ein Fragezeichen erscheinen, so hat das in 99,9 % aller Fälle als Grund, daß Sie noch ein älteres Windows95-Betriebssystem verwenden. Da das Eurozeichen erst nach der Ausgabe von Windows95 in die späteren Betriebssystem integriert wurde,.nützt es Ihnen auch nichts, wenn Sie sich nur einen neueren FONT-.Satz, z.b. Courier-New, der schon das Eurozeichen enthält, beschaffen, denn das Betriebssystem muß auch zuerst die dafür nötigen Voraussetzungen schaffen, dieses Zeichen lesen und "verteilen" zu können. Bitte lesen Sie dazu unter : nach. Dort haben Sie eine kleine Erklärung und auch die Microsoft-Adresse: laden Sie sich von dort die datei EURO95.exe (ca. 2.2 MB) herunter. Bringen Sie diese auf den Computer, auf dem das Programm P.O.S.-Touch (und auch das Programm BILLING installiert ist und klicken Sie dann dort zweimal drauf um den Programmstart auszulösen. Das Eurofont-Update wird dann entsprechend ausgeführt und Ihre Euro-Welt ist wieder in Ordnung! Das ganze update dauert ca. eine Minute.

203 203 C Datenbank-Auswahlmaske Über die obere Menüzeile ganz links: kommen Sie nach Klick auf Datenbank-Suchen zu der unten angezeigten Maske. Lesen Sie bitte zu diesem Thema nach unter: Lokales Netzwerk (LAN) Alle für diese Maske:

204 204 C60 nötigen Hinweise erhalten Sie dort! Lokales Netzwerk (LAN) 60. Programm-Abbruch, was nun?? Bei einem unvorhergesehenen Fehler im Programm, oder, wenn die Putzfrau Ihnen den Computerstecker rauszieht, ist es wichtig, zu wissen, was Sie gerade zuletzt getan haben. Geschieht das, wenn der Anfangsbildschirm angezeigt wird, so gibt es keine Probleme. Sie starten das Programm einfach wieder neu. Immer dann wenn Sie einen Artikel angewählt haben und diesen in die Verkaufsdatei, also in die kleine temporäre Zwischendatei, übernehmen, wird der Artikel mit der entsprechenden Menge aus Ihrem Lagerbestand schon ausgebucht und der Verkaufserlös wird schon wie auch die Stückzahl im Artikelstammsatz gebucht und aktualisiert. Von diesem Zeitpunkt an darf ein gewaltsames Ende bis zum letzten Schritt eines Verkaufsvorgangs, dem Öffnen der Kasse, nicht vorkommen!! Gibt es jetzt trotzdem einen Abbruch, sollten Sie wissen, welche Artikel Sie schon eingegeben hatten, denn die Temporäre Datei ist nach einem erneuten Start des Programms nicht mehr im ursprünglichen Zustand vorhanden. Diese Mengen können nicht gerettet sondern müssen rekonstruiert und von Hand im Artikelstamm bereinigt werden, was sofort geschehen sollte, wenn ein derartiges Missgeschick einmal passieren sollte. Es geht also nur um die Artikelbewegungen in Ihrem Lager, denn der Erlös, also die reine Registrierkassenfunktion mit allen in den Statistiken dann angezeigten Werten, wird erst dann ausgelöst, wenn beim normalen Abschluß die Kassenschublade geöffnet wird. Dieser 'labile' Zustand ist so lange vorhanden, bis Sie nach Klicken auf 'Abschluß' und 'Kasse Öffnen' keine Möglichkeit mehr haben, eine Stufe zurück zu gehen. Zu diesem Zeitpunkt ist bereits alles gebucht und Sie können dann auch später, nach "Wiederbelebung" Ihres Computers einen Kassenbondruck zu diesem Vorgang wiederholen. Solange müßte der Kunde vor Ihnen, der evtl. noch keinen Kassenbon erhalten hat und von dem Sie möglicherweise noch kein Geld erhalten haben, weil Sie im Moment des versehentlichen Abschaltens den angezeigten Bonwert und den zu verlangenden Geldbetrag nicht eingesehen haben. Andererseits aber, wenn Sie sich 'zurückhangeln' und auf der Eingabe-Maske ankommen, in der Sie auch den jeweils letzten Satz entfernen können, wird dieser letzte Satz genauso zurückgerechnet, wie er vorher beim Erstellen hochgerechnet wurde. Dieses 'Letzten Satz löschen' können Sie solange durchführen, bis kein Satz mehr enthalten ist. Dann springt das System automatisch wieder auf die Anfangsmaske zurück. Und natürlich wird auch die schon vergebene Vorgangsnummer, wie es sich gehört, zurückgerechnet und für den nächsten gültigen Vorgang dann wieder vergeben. Sie können dieses häppchenweise Zurückgehen im Bedarfsfall auch schneller haben, wenn Sie auf der ersten Eingabemaske links unten auf die Schaltfläche 'ABBRUCH' klicken. Dann werden alle noch in der temporären Eingabedatei enthaltenen Artikel nacheinander ordnungsgemäß zurückgebucht. Also noch einmal zum Verdeutlichen:

205 205 C61 Tritt ein Stromausfall ein während der Zeit der ersten Artikeleingabe und bevor Sie nicht mehr am Ende 'einen Schritt zurück' schalten können, sind diese Daten verloren und die Abgangsdaten schon gebucht, aber die Einnahme vom Kunden noch nicht. Achten Sie also unbedingt darauf, daß sowohl ein unbeabsichtigter wie aber auch evtl. ein beabsichtigter Stromausfall in 'betrügerischer Absicht' möglichst nicht geschehen kann. Diese Hilfemitteilung sollte also auch nur auf Geschäftsleitungsebene bekannt sein. Unehrliches Personal, so haben wir in unserem langen Leben der Geschäftspraxis feststellen können, ist in solchen Fällen unsagbar kreativ. Diese Abgangsdaten müssen somit bereinigt werden. Das geht am einfachsten so, daß Sie nach Wiederverfügbarkeit des Stroms, den ganzen Vorgang einmal wiederholen, sich einen Kassenbon extra ausdrucken lassen und dann direkt in der Artikeldatei, genau diese Artikel mit den verkauften Mengen, einen nach dem anderen zurückbuchen, also dem Warenbestand wieder hinzufügen. Hierbei müssen Sie sich aber eben, wie ganz oben erwähnt, genau daran erinnern, zu welchem Zeitpunkt der Strom ausgefallen war. Denken Sie an den Supermarkt, wo alleine schon dadurch, daß die Artikel nacheinander vom Band am Barcodescanner vorbeigeführt werden, diese manuelle, räumliche 'Standorts- Verschiebung' jedes einzelnen Artikels beim Stromausfall sofort optisch sichtbar macht, bis wohin registriert war und ab wo noch nicht. 61. Datenbank reparieren (Reorganisation) Sollten Sie einmal Probleme beim Zugriff auf Ihre Datenbank bekommen, was bei sog. indizierten Dateien, also Dateien mit einem dazugehörenden Index hin und wieder passieren kann, so müssen diese Indices wieder neu aufgebaut werden. Das geschieht automatisch, denn das Programm 'weiß' immer, wo seine zugehörigen Dateien auf Ihrer Festplatte liegen. Damit Sie diese Zusammenhänge besser verstehen, geben wir Ihnen zu diesem Thema folgende Erläuterungen. 1.) Eine Datenbank-Reparatur kann nur geschehen, wenn auf diese Datenbank während der Reorganisation nicht von dritter Seite zugegriffen wird! Da Sie aber beim Start des Programms 'p.o.s.-touch' ja auf diese Datenbank zugreifen, muß das Programm dafür sorgen, daß während der Dauer der Reorganisation, kein Zugriff auf die Datenbank von Programmseite erfolgen kann. Das ist der Grund, warum sofort nach dem Start der Reorganisation am oberen Bildschirmrand die gesamte Menüleiste verschwindet. Genauer gesagt, es wird die Hauptbildschirmmaske mit allen eingebundenen Datenbankverbindungen aus dem aktuellen Programmgeschehen entfernt, womit auch die Datenbankanbindungen unterbrochen werden. Genau das ist beabsichtigt, damit das Reorganisationsprogramm seine eigenen Datenbankverbindungen aufbauen kann. Sie sollten also kein anderes Bearbeitungsprogramm, weder aus 'p.o.s.-touch' noch aus 'BILLING' heraus gestartet haben, bevor Sie diese Reorganisation durchführen. Sie sollten auch darauf achten, daß wenn Sie in einem Netzwerk arbeiten, kein anderer Mitarbeiter mit irgendeiner Routine innerhalb des Programms p.o.s.-touch.oder.billing beschäftigt ist. Nach dem Starten des Reorganisationsprogramms können Sie, wie oben erwähnt deswegen kein anderes Unterprogramm ausführen. Die Dauer der Reorganisation dauert sowieso nur wenige Augenblicke!

206 206 2.) Während der Dauer der Reorganisation wird die zu reparierende Datenbank angezeigt. Je nachdem, wie groß Ihre Datenbank ist, dauert dieser Vorgang kurz oder etwas länger. C62 Die Datenbank hat die Endung MDB, was soviel heißt wie Microsoft Data Base. Während der Reorganisation wird eine Sicherungskopie angelegt, die die Endung BAK trägt. Sollten Sie einmal während der Reorganisation unvorhergesehene Probleme bekommen (Stromausfall oder Stromspitzen bei Blitzschlag o.ä.) so hätten Sie hier immer noch mal eine Kopie, die Sie dann umbenennen müssen, denn die in Arbeit befindliche Datei, wäre dann evtl. gänzlich zerstört. Tritt ein solcher Fehler auf, so müßten Sie in jedem Fall Ihren Computer einmal runter- und wieder hochfahren. Vergessen Sie dann bitte nicht mit Hilfe des 'Windows.Exploresr z.b. die Kienzle.BAK -Datei in Kienzle.MDB umzubenennen und ggf. die ursprüngliche Kienzle.MDB zuerst woanders hin zu sichern um diese dann zu löschen, um dann den ganzen Vorgang zu wiederholen. Eine Sicherung zu viel kann oft die Rettung bedeuten! Das gleiche gilt auch für die andere Datenbank, die Sie unter X:\DUVESALE\POS\Data\DBCash.mdb finden, in der alle daten des Kassenprogramms sitzen, also auch die für einen längeren Zeitraum.. 3.) Nach erfolgreicher Reorganisation wird Ihnen das angezeigt und Sie müssen dann das, wie oben benannt,automatisch beendete Programm p.o.s.-touch wieder neu starten. 62. Info Wie bei Windows-Programmen üblich, wird hier der Hersteller des Programms, mit allen diesbezüglichen Kontaktmöglichkeiten, der Lizenzinhaber, sofern eine Lizenz vom Anwender schon erworben wurde und eingegeben die Versions-Nummer des Programms angezeigt. wurde, und 63. Drucker wirft ''leeres'' Blatt aus mit nur einem Buchstaben darauf. Wenn Sie noch keinen Bon-Drucker angeschlossen haben, so wird bei dem Befehl "Kasse öffnen" ein leeres Blatt mit einem einzelnen Buchstaben ausgedruckt. Die Erklärung ist wie folgt: Das System des Kassenöffnens basiert auf einem elektrischen Impuls, der auf eine kleine elektromagnetische Spule innerhalb des Kassenmechanismus einwirkt, einen Metallkern, der mit dem Schließmechanismus verbunden ist, durch diesen Impuls bewegt und so die Schublade öffnet. Wie kommt der Impuls zustande? Genau das ist der Punkt, auf den es hier ankommt. Ein EPSON-Drucker hat auf der Unterseite einen kleinen Steckkontakt (ähnlich Telefonstecker), in den das von der Kassenschublade kommende Kabel eingesteckt wird. Wird im Kassenprogramm der Befehl "Kasse öffnen" gegeben, so wird vom Programm her ein sog.

207 207 nichtdruckbares Zeichen an den EPSON-Drucker gesendet, der dieses Zeichen in einen Impuls verwandelt und so die Kasse zum Öffnen bringt. C64 Wenn Sie aber keinen EPSON-Drucker haben, oder nicht einen Drucker einsetzen, der ebenfalls diesen Impuls erzeugt und diesen per Steckdose auf der Unterseite an den Drucker weitergeben kann, so versucht der Drucker, den Sie angeschlossen haben, dieses nichtdruckbare Zeichen zu interpretieren und das gibt dann diesen Buchstaben mit dem Blattvorschub. Da Sie sicherlich den EPSON-Drucker noch später beschaffen wollen, haben wir eine Lösung gefunden, das Erzeugen eines Druckerimpulses zu unterdrücken, damit kein Blattvorschub stattfindet und auch kein Buchstabe ausgedruckt wird. Dazu gehen Sie auf der Anfangsmaske oben in die Menüzeile "Einstellungen" und dort in die Spalte "Schubladenimpuls unterdrücken". Vergessen Sie aber nicht, wenn Sie dann den EPSON oder einen anderen "gültigen" BON- Drucker beschafft haben, diese Einstellung wieder zurückzusetzen. 64. DATENSICHERUNG Datensicherung ist ein wichtiges Thema und sollte nicht unterbewertet werden! Hierbei geht es natürlich nicht um Diebstahl sondern schlicht und einfach um sog. Computerabstürze, die aus vielerlei Gründen geschehen könnten. Das geht vom einfachen "Stecker-raus-ziehen" der Putzfrau bis zum Festplattencrash und dem versehentlichen Löschen von vermeintlich schon gesicherten Daten. Die für das Programm BILLING-PLUS wichtige Datenbank, denn es ist nur eine, ist die normalerweise unter C:\DUVESALEP\BILLINGV\Data\KienzleV.mdb und dazu noch die im gleichen Verzeichnis liegenden ASCII-Textdateien: BrnchNr.txt und Wgrbez.txt, die beide für die neue Warengruppen-Ordnung wichtig sind. Sollten Sie Lieferantenbestellungen gemacht haben, so haben Sie evtl. auch die dort möglichen -dateien abgespeichert, die alle in der Form: EOrder txt vorliegen, wobei die hintere Zahl, hier 18, immer weiterzählt. Die ".mdb", also die Microsoft-Data-Base hat zu Beginn eine Größe von ca. 6 bis 7 MB kann aber später auf über 100 MB anwachsen. In jedem Fall ist diese Größe immer noch "klein" genug für einen normalen USB-Stick, den Sie in die Hosentasche stecken können. Die beiden anderen Dateien sind sehr klein und bewegen sich

208 im Rahmen von wenigen 100 Bites bis zu knapp unter 100 Kb. 208 C64 Beim Kassenprogramm POS-PLUS sind die Verhältnisse ähnlich aber doch etwas anders: Das Kassenprogramm greift entweder über das Netzwerk, wenn es auch mit BILLING betrieben wird auf die oben bezeichnete Datenbank...KienzleV.mdb oder aber, je nach Ihrer organisatorischen Einrichtung auf die eigene lokale Datenbank gleichen Namens zu. Verwirrend? Bitte unter dem Thema Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS, nachlesen und wieder hierher zum Thema Datensicherung zurückkommen. Beim Kassenprogramm aber wird für den Kassenplatz, und zwar für jeden ganz individuell eine weitere Datenbank benutzt. Das ist die immer lokal auf dem Kassenplatzrechner installierte Datenbank, die normalerweise, wenn von Ihnen nicht ein anderer Laufwerksbuchstabe gewählt wurde, was aber nicht sinnvoll wäre, unter: C:\DUVESALEP\POS-PLUS\Data\DBCASH.mdb In dieser Datenbank sind alle die Zahlenwerte enthalten, die sich nur auf die dort installierte Kasse mit der von Ihnen vergebenen Kassen-Nummer 1 bis 99 beziehen. Hier finden Sie die Tageswerte der letzten 10 Tage, die Tagswerte der kletzten Monate und alle Jahreswerte. Zusätzlich hierzu finden Sie die Bezeichnungen für die neue Möglichkeit, Ihre Ausgaben über die Kasse umzubenennen. Diese ASCII-Datei mit der Bezeichnung: DUVEPOSBez.txt finden Sie im selben Verzeichnis, mit der DBCASH.MDB Des weiteren aber haben Sie ja jetzt auch die Möglichkeit, jetzt für Ihr Kassenpersonal verschiedene Berechtigungen einzuteilen, die auch gespeichert sind. Diese ebenfalls in einer ASCII-Textdatei vorliegenden Daten finden Sie im gleichen Verzeichnis unter Allowing.txt Sie müssen sich also anhand Ihrer Organisation ein Konzept erstellen, aus dem genau hervorgeht, welche Daten Sie täglich sichern wollen. Das ist deswegen von uns nicht vorgebbar, da wir nicht wissen, wie Sie Ihre eigene Organisation aufbauen. Wir geben Ihnen hier nur zwei schematische Beispiele in den folgenden Schaubildern: Einmal steht dabei der Hauptcomputer, der auch gleichzeitig als Server fungiert im Büro, worauf alle Teilnehmer zugreifen, im zweiten Beispiel wurde einer der Kassencomputer als Server eingerichtet. Dadurch verändert sich die individuelle Anforderung zur Datensicherung...

209 209 C64 Denken Sie daran, daß wenn Sie auf dem Bürocomputer ebenfalls das POS-Plus-Programm eingerichtet hätten, für diesen Computer dann ebenfalls die DBCash.mdb gesichert werden muß. Stellen Sie sich in diesem Fall das obige (und auch untere) Bild so vor, wie wenn noch ein fünfter Kassencomputer in den Bürocomputer integriert wäre, der aber auch innerhalb der beiden Programme unter sich zusammengeschaltet werden muß, wie in dem gesonderten Thema unter: Benutzung beider Programme BILLING-PLUS und POS-PLUS dargelegt. In diesem Beispiel liegt die Hauptdatenbank auf dem Server, der auf der Kasse1 eingerichtet wurde. Dabei greifen alle anderen "Teilnehmer" darauf zu. Wichtig ist, zu verstehen, daß, was die Artikel- und Lagerbewegungen anbetrifft, Lieferanten, Kunden usw. in der KienzleV.mdb auf dem eingeteilten Server liegen und von dort her gesichert werden müssen, wozu auch einige der unter dem angewählten...data-bereich liegenden Textdateien gehören. Diese Daten sind also gewissermaßen Gemeingut und alle anderen greifen darauf zu.

210 210 D65 Alle Kassencomputer dagegen haben außer dem Zugriff auf diese KienzleV.mdb auch noch, jeder für sich mindestens eine lokale Datenbank, die DBCash.mdb und einige, ebenfalls auch lokale Ascii-Dateien die auf allen Kassen immer den selben Namen tragen. Hier müssen Sie bei der Sicherung darauf achten, daß Sie sich entsprechende Sicherungs- Verzeichnisse einrichten, von wo Sie im Falle eines Falles immer eine Datenrettung vornehmen können. Diese Verzeichnisse sollten auf dem z.b. USB-Stick, von dem wir schon oben sprachen eingerichtet werde: z.b. So: Sicherungen:BILLINGuPOSKassenDaten. Zentralserver (mit Angabe des Pfades) Kasse1 (mit Angabe des Pfades) Kasse2 (mit Angabe des Pfades) Kasse3 usw (mit Angabe des Pfades) Bürocoputer (Wenn nicht gleichzeitig Server) (mit Angabe des Pfades) Damit wäre dieses wichtige Thema der Datensicherung auch abgeschlossen! D 65. Statistik bei Rechnungsdruck: Änderung in POS- Plus Alle kundenbezogenen Kassenumsätze (nur bei Rechnungsdruck) werden in der Hauptdatenbank in der Kundendatei und in der Positions.- und Kopfsatz-Statistik gespeichert und hochgerechnet. Da Sie ja im Rahmen des Verkaufs auch eine richtige Rechnung als sog. Bar-Rechnung ausdrucken können, zu der Sie vorher noch Kundendaten eingeben können, werden Sie sicherlich bei der statistischen Kontrolle Ihrer Kunden natürlich auch genau wissen wollen, was Sie mit solchen Ladenkunden umsetzen. Diese Umsätze werden selbstverständlich auch statistisch festgehalten. Sehen können Sie das allerdings nur über das Parallel-Programm BILLING-PLUS! Im Kundenstammsatz werden auch solche Umsätze hochgerechnet! Hierbei wird sogar nach folgenden Kriterien unterschieden: Im Kundenstammsatz wird für jeden Kunden angezeigt, 1.) wie viel er insgesamt umgesetzt hat und wie viel davon über Rechnung und Auftragswesen

211 211 zusammengekommen ist und 2.) wie viel über sog. Barverkäufe zusammengekommen ist. Wobei natürlich nur Barrechnungen gewertet werden, denn wenn per Kassenbon gezahlt wird, ist dieser Vorgang nicht kundenbezogen! D66 Und, wenn Sie über Vertreter abrechnen, so werden diese Bar-Umsätze aus einer zu berechnenden Vertreterprovision nicht gewertet. Hier setzt ja ggf. die Berechnung einer Provision für das Kassenpersonal ein, wie wir schon bei der Einteilung der Berechtigungen unter mitgeteilt hatten. 66. Bisheriger Monats-Umsatz Wenn Sie auf der Anfangsmaske die Gelbe Taste für die Verwaltung klicken, so kommen Sie auf die Administrations-Maske. Hier haben Sie in der Mitte 3 große Schaltflächen, von denen die unterste, wie hier abgebildet aussieht: Klicken Sie darauf, so erhalten Sie die folgende Maske angezeigt:

212 212 D66 Auf dieser Maske können Sie einen bestimmten Monat der Vergangenheit anwählen und Sie erhalten dann nur die Zahlen dieses Monats angezeigt. Sie haben nun die Möglichkeit, diese Zahlen nach 8 verschiedenen Kriterien zu sortieren. Damit können Sie auf einen Blick feststellen, welcher Tag der umsatzstärkste war und der schwächste. Sie können sehen wann Sie die höchste Summe an Auszahlungen hatten oder wie hoch der höchste Tagesrabatt insgesamt und an welchem Tag dieser war. Sie sehen die Sortierungen in den darüber befindlichen gelben vertikalen Bereichen. Das jeweilige Einzelergebnis aller unten angezeigten Posten bleibt dabei unverändert. Auf diese Weise können Sie auch noch nach mehreren Jahren einen Ausdruck eines bestimmten Jahres anfertigen, den Sie dann mit anderen Ausdrucken vergleichen können. Diese Ausdrucke werden im Kassenbonformat hergestellt und sind gerade so hoch wie eine

213 213 DINA4-Seite. Wenn Sie vorher den Drucker umstellen, so können Sie diesen Ausdruck auch auf einem anderen Drucker drucken lassen um dann die verschiedenen Blätter besser abheften zu können. D67 P.O.S.-Touch ist also ein Kassenprogramm mit Geschichte oder, wie man in der EDV sagt mit einer History-Möglichkeit. Wir hoffen, daß diese Ihnen gefällt und Sie daraus einige Erkenntnisse gewinnen können Artikelverkaufs-Statistik eines Tages. Eine besonders schöne Übersicht über die an einem Tag abgeflossenen Artikel erhalten Sie, wenn Sie auf der ersten Seite diese Schaltfläche klicken : Dort öffnet sich eine Folgemaske: aus der Sie dann auf die unterste Schaltfläche klicken, die Ihnen die Möglichkeit bietet, innerhalb der letzten 10 Tage, alle verkauften Artikel, geordnet nach Tagen, einsehen und ausdrucken können. Es ist eine A4-Hochkant-Liste und Sie müssen nach dem Anwählen der Liste und vor dem Ausdruck unbedingt erst den Drucker vom standardmäßig eingestellten Bondrucker auf einen A-4- Drucker umstellen, was Ihnen aber vorher mitgeteilt wird. Diese Liste bietet Ihnen auch die Möglichkeit, innerhalb eines Tages gezielt einen bestimmten Artikel herauszupicken, wobei Sie dann auch gezielt nur eine Seite ausdrucken lassen können,

214 214 indem Sie bei der Druckanwahl z.b. eingeben...von Seite 4 bis Seite 4 o.ä. (Die Seitenzahl sehen Sie jeweils unten rechts in der Ecke des angezeigten Druckformulars. D68 Wie Sie richtig vermuten, steht diese Statistik aber nur für die letzten 10 Tage zur Verfügung. Wenn Sie also hier eine längere Übersicht haben wollen, so müssen Sie sich jeden Tag immer einzeln ausdrucken und in Ihren Unterlagen abheften. Diese statistischen Angaben stehen für einen gerade aktuellen Abrechnungstag natürlich erst zur Verfügung, wenn Sie einen Tag richtig abgeschlossen haben, denn erst dann wird das Tagesergebnis in dieser 10-Tagesdatei abgespeichert, wobei immer der älteste Tag gelöscht wird, wenn ein 10. Tages-Satz hinzukommt. 68. Jahresabschluß durchführen Dieses Modul ist eigentlich einer späteren Version vorbehalten... Mit Jahresabschluß ist hier gemeint, daß dabei mehrere Ladenkassen über Netzwerk zusammengefaßt werden und dann die Gesamtzahlen aller eingerichteten Kassen hier zusammengefaßt werden und in einer bestimmten Ordnung einander gegenübergestellt werden. Dabei liegt das Hauptaugenmerk darauf, von einer zentralen Stelle alle Kassen an einem Tagesende auch auf Null stellen zu können, wie aber auch von dieser zentralen Stelle während eines Tages schon einmal aktuelle Zahlen des aktuellen Tagesumsatzes einzusehen. Bislang ist das in dieser Version nicht vorgesehen....aber... Zur Zeit ist es so, daß jeder Tag eines Umsatztages als kumulierter Tagessatz in die Jahresdatei eingespeichert wird. Maximal gibt es also für jedes Jahr höchstens 365 Tagessätze. Sie haben die Möglichkeit, sich diese Datei in gut aufbereiteter Form ausdrucken zu lassen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: (Alles vorausgesetzt Sie haben die Berechtigung mit einer Kennziffer, wenn diese einmal eingerichtet worden ist.) Klicken Sie auf der Anfangsmaske auf "Ablesen und Verwalten". Auf der Folgemaske klicken Sie auf die unterste Schaltfläche mit der Nr. 3

215 215 D68 Es erscheint die Monatsauswahl in der Sie nach verschiedenen Monaten suchen können. Unten links finden Sie diese Schaltfläche: Klicken Sie auf "Druck alle Jahre" und Sie erhalten die besagte Liste.

216 216 D68 Dort können Sie ganz links außen eine eingeblendete Jahreszahl auswählen und das Programm springt direkt auf den gewünschten Jahresumsatz. Dieses Register können Sie aber nur anklicken, wenn Sie zuvor oben in der Menüleiste der Druckmaske auf die Schaltfläche rechts neben dem "gelben Blitz" geklickt haben, die diese Registerleiste links erst sichtbar macht. Anmerkung: Bei Kassenbetrieb über 24:00 Uhr hinaus müssen Sie darauf achten, daß Sie Silvester eine Nullstellung vornehmen müssen, oder Sie müssen den Umsatz ab 24:00 Uhr in den letzten Jahrestag rechnerisch mit einbeziehen, was ja auch logisch

217 erscheint. P.O.S.-TOUCH-PLUS Handbuch zum neuen Kassenprogramm 217 D Statistik?? Die Statistikdaten werden aus den täglichen Umsätzen und Abrechnungen zusammengestellt. Hierbei wir für jeden abgeschlossenen Tag ein kumulierter Statistiksatz angelegt, so daß sich pro Jahr nur maximal 365 Tagessätze ergeben. Für 10 Tage allerdings werden alle Daten gespeichert, so daß auch noch nach einigen Tagen ein genauer Abrechnungsvorgang herausgeholt werden kann und als Bon noch einmal ausgedruckt werden kann. Weitere statistische Werte erhalten Sie, wenn Sie innerhalb der Artikelmaske die dort möglichen Ausdrucke ansehen. 70. Gegenüberstellung früherer Jahres-Ergebnisse Dieses Modul ist einer späteren Version vorbehalten. Bitte lesen Sie hierzu nach unter dem Thema: Jahresabschluß durchführen. Sie können aber auch unter Statistik nachlesen Bisheriger Jahresumsatz Mit dieser Bildschirmmaske haben Sie eine hervorragende Möglichkeit, sich jeweils zwei einstellbare Jahre der Vergangenheit direkt im Vergleich mit Prozentwerten anzeigen zu lassen. Voraussetzung ist natürlich, daß schon Umsätze gelaufen sind und mindestens in einem Monats-Umsatz etwas drin steckt! Ansonsten ist diese Seite wirklich selbsterklärend, so daß sich weitere Worte hierfür erübrigen. Die Maske sieht so aus:

218 218 D Lizenzeingabe Vollversion auch ohne Lizenz als Shareware? Bitte beachten! Der nachfolgende Text galt für das alte POS-Programm. Das neue P.O.S.-PLUS- Programm kennt nur zwei verschiedene Lizenznummern, die beim Kauf des Programms an Sie vergeben werden. Entweder Sie sind ein Neukunde und kaufen

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