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1 Kommunikation intelligent steuern Dokumenten-Prozessmanagement Kurzanleitung DMS >> Beleg- und Dokumentenerfassung >> Ablage >> Recherche >> Workflow

2 Beleg- und Dokumentenerfassung Beleg- und Dokumenterfassung Mit der Dokumentenerfassung im DMS-Modul von UpToNet lesen Sie auf unkomplizierte Weise Ihre Dokumente in Papierform ein. In nur 3 Schritten erfassen und übermitteln Sie ihre Belege und andere Dokumente an Ihre Buchhaltung, Ihren Steuerberater oder z.b. DATEV-Online. UpToNet ist optimal abgestimmt auf die Sceye Dokumentkamera und auch andere Scannerlösungen können problemlos eingebunden werden, um Ihre Dokumente zu digitalisieren. 1. Twain-Quelle: Wählen Sie aus verschiedensten Twain Quellen Ihr bevorzugtes Erfassungswerkzeug aus. Handelsübliche Scanner können genauso genutzt werden wie spezielle Dokumenten-Scanner oder Dokumentkameras. Oder erfassen Sie bereits gespeicherte Dokumente neu, und versehen diese mit erweiterten Informationen für deren Archivierung. 2. Dokument-Vorschau: In der Scanvorschau sehen Sie das unter der Kamera / dem Scanner befindliche Schriftstück. Darüber hinaus finden Sie hier unterschiedliche Bildeinstellungen- und Optionen, um das beste Ergebnis beim Scannen zu erzielen. Von hier aus führen Sie zudem den eigentlichen Scanvorgang mit nur einem Klick durch. 3. Klemmbrett: Die digitalisierten und erfassten Dokumente werden in das sogenannte Klemmbrett übertragen. Das Klemmbrett gibt Ihnen zudem die Möglichkeit mehrere Dokumente in eine einzelne Datei zu integrieren, was insbesondere für geheftete Akten von Vorteil ist, da diese in Ihrer ursprünglichen zusammengehörenden Form verbleiben. 2

3 Ablage Ablage Die UpToNet DMS Ablage bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre selbst erfassten Dokumente, sowie alle anderen benötigten Dokumente und Dateien komfortabel und übersichtlich zu verwalten. 1. Ordner: Im übersichtlichen Ordnersystem überblicken Sie alle Dokumente und Dateien die Sie im UpToNet DMS abgelegt haben. Mit verschiedenen anpassbaren Ordnertypen und der komfortablen Suchfunktion finden Sie Ihre hinterlegten Dokumente mit Leichtigkeit. 2. Dateiansicht: Die Ordneransicht listet Ihnen den Inhalt der verschiedenen Ordner auf, alle Dateiformate können hinterlegt werden. Archivierte Dokumente können jederzeit versendet oder gedruckt werden. 3. Detailansicht: In der Detailansicht sehen Sie den Inhalt der einzelnen Dateien, ohne diese vorher mit einem anderen Programm explizit öffnen zu müssen. 4. Datei-Eigenschaften: In dieser Ansicht werden Ihnen alle beschreibenden Informationen (Metadaten) zum ausgewählten Datensatz angezeigt, beispielsweise wann dieser gespeichert wurde, in welchem Ort er archiviert wurde und von welchem Kontakt der Adressverwaltung die Datei stammt. 3

4 Recherche Recherche Das Dokumentenmanagementsystem UpToNet bietet Ihnen die Möglichkeit anhand von eingegebenen Informationen (Name, Schlagwörter, Datum etc.) ganz gezielt nach archivierten Dokumenten zu suchen. So behalten Sie stets den vollen Überblick über Ihre gesammelten Daten und Informationen, ohne unnötige Zeit für die manuelle Suche nach Dokumenten zu verschwenden. 1. Suchmaske: Durchsuchen Sie Ihre Ablageordner durch Eingabe von Suchinformationen gezielt nach den passenden Dokumenten und Dateien. 2. Listenansicht: Hier werden Ihnen alle in der Suche gefundenen Dateien angezeigt. Sortieren Sie die gefundenen Dokumente und Dateien nach den erwünschten Kriterien, um einen geordneten Überblick zu erhalten. 3. Dateiansicht: Auch hier finden Sie wieder die gewohnte Dateiansicht, die Ihnen den Inhalt eines Dokumentes ohne lästiges vorheriges Öffnen anzeigt. 4. Datei-Eigenschaften: Zeigt Ihnen alle vorhandenen Informationen zur gefundenen Datei an. Unter anderem können Sie mit den Registerkarten oberhalb der Ansicht etwaige Notizen, Wiedervorlagen und Verwendungsnachweise zur Datei einsehen. 4

5 Workflow Workflow Im Prozesserstellungsmodul Ihres UpToNet DMS können Sie anhand eines Flussdiagramms Prozesse definieren, um Arbeitsabläufe zu automatisieren und Ihre Mitarbeiter in ihren Tätigkeiten zu unterstützen. Steuern Sie ihre betrieblichen Abläufe und den Informationsfluss einfach, sicher und nachvollziehbar. 1. Grundfunktionen: Hier haben Sie Zugriff auf grafische Elemente, die keine direkte Funktion im Workflow haben, sondern zu Dokumentationszwecken und zur besseren Übersicht eingefügt werden können. 2. Werkzeuge: Mit den Prozessmodellierungswerkzeugen erstellen sie den gesamten Ablauf Ihres Workflows mittels einer Abfolge von Ereignissen, Aktivitäten und Verzweigungen. 3. Eigenschaften: Hier überwachen Sie die Details und die Beschreibungen Ihrer zuvor angelegten Aktivitäten und Ereignisse. 4. Zeichenbrett: Im Zeichenbrett modellieren Sie in graphisch anschaulicher Form den Ablaufplan Ihres Workflows. Fügen Sie Aktivitäten und Ereignisse hinzu, um beispielsweise Ihre Mitarbeiter durch einen Arbeitsvorgang zu führen. Der graphische Ablaufplan kann von hier aus jederzeit gedruckt werden. 5. Ansicht: Die Übersicht zeigt Ihnen nochmal den gesamten Workflow in kleinerem Maßstab, um diesen besser überblicken zu können. Zudem finden Sie hier Optionen um die Ansicht und das Zeichenbrett Ihren Vorstellungen anzupassen. 5

6 Workflow im Web-Client Workflow im Web-Client Die Prozesse die Sie im UpToNet DMS Modul graphisch modelliert haben, können von Ihren Mitarbeitern im WebClient von UpToNet genutzt werden. Grafischer Ablaufplan WebClient Ansicht Im oben abgebildeten Beispiel soll der Projektleiter eine von Mitarbeitern geschriebene Dokumentation prüfen. Ist diese korrekt kann die Dokumentation zu einer PDF Datei konvertiert werden, ist sie es nicht muss die Dokumentation berichtigt werden und der Prozess läuft in einer Schleife. Schritt für Schritt werden die Ereignisse und Aktivitäten, die sie vorher festgelegt haben, durchlaufen. Sie können unter anderem Eingabemasken, Ankreuzlisten, Rechen-Felder, Mitarbeiter-Auswahlfelder und vieles weitere einfügen, damit Ihr Workflow präzise und detailliert durchlaufen wird. Nachdem ein Workflow von einem Mitarbeiter abgeschlossen wurde, können alle eingegebenen Beschreibungen, zugefügte Dateianhänge und angekreuzte Auswahllisten eingesehen werden. Daraus ergibt sich eine detaillierte Dokumentation des Arbeitsablaufs mit allen beteiligten Mitarbeitergruppen. Das integrierte Berechtigungskonzept erlaubt es Ihnen, bestimmte Daten und Informationen nur an ausgewählte Beteiligte zu delegieren. So dass jeder Beteiligte nur die Informationen sieht zu denen er berechtigt ist. 6

7 Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web:

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