Z E R T I F I Z I E R U N G

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1 Z E R T I F I Z I E R U N G PM-ZERT ZERTIFIZIERUNGSSTELLE DER GPM (PEB) IPMA Level C GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM-ZERT ist die Zertifizierungsstelle von GPM e.v. Die GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. ist Mitglied der IPMA International Project Management Association. PM-ZERT ist zertifiziert nach ISO 9001:2008 Seite 1 von 13

2 INHALTSVERZEICHNIS Seite Abkürzungsverzeichnis / Glossar Gültigkeit Zielsetzung des Projekterfahrungsberichts Mindestanforderungen an das beschriebene Projekt und die PM-Tätigkeit Projekt-Parameter Rolle/Funktion des Zertifikanten im Projekt Verantwortungsumfang des Zertifikanten im Projekt Gliederung des Projekterfahrungsberichts Das Projekt in seiner Umgebung Projektbeschreibung des gewählten Projekts Beschreibung des Projektes in seinem Umfeld Beschreibung der Projektphasen mit Erläuterungen der eigenen Rolle PM-Elemente Pflichtelemente Wahlelemente Lessons Learned Anhang und Anlagen Umfang und Form des Projekterfahrungsberichts Bewertung des Projekterfahrungsberichts Datenschutz und Vertraulichkeit Seite 2 von 13

3 Abkürzungsverzeichnis / Glossar Begriff Beschreibung 4LC Four Level Certification das Vierstufen-IPMA Modell für Zertifizierung von Projektfachleuten und Projektmanagern ICB IPMA Competence Baseline IPMA International Project Management Association NCB National Competence Baseline, die in Deutschland in der GPM geltende Version der ICB PEB Projekterfahrungsbericht PM-Element Projektmanagement-Kompetenz-Elemente, welche die Kernkompetenzen eines Projektmanagers in der ICB nach dem IPMA 4LC Modell beschreiben 1. Gültigkeit Dieses Dokument gilt ab dem Die Version 12 ist noch bis gültig. Der Projekterfahrungsbericht wird auf Basis der aktuellen Version dieses Dokuments bewertet. Seite 3 von 13

4 2. Zielsetzung des Projekterfahrungsberichts Mit dem Erstellen eines Projekterfahrungsberichts (PEB) soll der Zertifikant anhand eines abgeschlossenen oder zumindest weit fortgeschrittenen (Fortschrittsgrad 60%), aktuellen Projektes mit begrenzter Komplexität, das er selbst geleitet oder in verantwortlicher Funktion maßgeblich mitgestaltet hat bzw. zur Zeit leitet oder maßgeblich mitgestaltet, seine bei der Projektarbeit eingesetzten Kenntnisse und Erfahrungen im Projektmanagement nachweisen. Das Projekt für den PEB wählt der Zertifikant aus seiner Projekteliste (F05C) aus und kennzeichnet es in der Liste und in der Projektbeschreibung mit dem Hinweis "PEB". Im Bericht sollen typische Projektmanagementsituationen, -aufgaben, -aktivitäten und -ergebnisse, die Funktion des Kandidaten, die angewendeten Instrumente und Methoden, die gewonnene Erfahrung und die erzielten Ergebnisse, unter Bezugnahme auf die Kompetenzelemente der NCB Version 3.0 dargestellt werden. Es soll erkennbar sein, wie der Zertifikant die tatsächliche Projektabwicklung erlebt und mitgestaltet hat. 3. Mindestanforderungen an das beschriebene Projekt und die PM-Tätigkeit 3.1. Projekt-Parameter Das für den PEB ausgewählte Projekt muss die Anforderungen an ein begrenzt komplexes Projekt erfüllen. Der PEB muss zu allen aufgeführten Parametern nachvollziehbare Aussagen enthalten. Projektkriterien nach DIN Projektumfang: o Projektdauer: 6 Monate o PM-Aufwand: EURO o PM-Team: 2 Personen o Fachdisziplinen: 1 o Projektphasen: 3 PM-Anwendung (PM-Elemente gemäß NCB 3.0) o o o 12 PM-technische Kompetenzelemente 5 PM-Verhaltenskompetenz-Elemente 4 PM Kontext-Kompetenzelemente Seite 4 von 13

5 3.2. Rolle/Funktion des Zertifikanten im Projekt Der Zertifikant muss in dem beschriebenen Projekt die Funktion Projektleiter oder Teilprojektleiter ausgeübt haben (das Teilprojekt muss die im Abschnitt 3.1beschriebenen Parameter erfüllen) Verantwortungsumfang des Zertifikanten im Projekt Der Zertifikant muss für alle folgenden Bereiche Verantwortung getragen haben: PM-Grundlagen / PM-Einsatz generell PM-Verfahren / PM-Methoden / PM-Werkzeuge Führung / Teambildung / Verhalten Nicht ausreichend ist nur ein Verantwortungsbereich, z.b. nur für PM-Verfahren / PM-Methoden / PM- Werkzeuge. 4. Gliederung des Projekterfahrungsberichts Die in diesem Kapitel vorgegebene Struktur ist eine verbindliche Vorgabe für den PEB. Kapitel 1: Inhaltliche Darstellung des Projektes repräsentiert durch Steckbrief, Umfeld, Phasen und eigene Rolle. (siehe4.1) Kapitel 2: Analytische Darstellung des Projektes. Hier soll Ihre Erfahrung anhand von 2 Fragen pro Element nachgewiesen werden. (siehe4.2) 1. Warum war das PM-Element für das behandelte Projekt von Bedeutung? 2. Was hat in Bezug auf das PM-Element im Projekt gut funktioniert, was könnte verbessert werden? Kapitel 3: Lessons Learned anhand von 2 weiteren Fragen nachgewiesen werden (siehe4.4) 1. Kritische Reflektion der eigenen Tätigkeit im Projekt 2. Welche speziellen Themen sollen im nächsten Projekt stärker berücksichtigt werden Das Projekt in seiner Umgebung Als Projektumgebung sind sowohl das Unternehmen als Trägerorganisation des Projektes als auch die Interessen der Stakeholder sowie sachliche Randbedingungen und Umwelteinflüsse anzusehen. Entsprechend sollen in diesem Abschnitt die Angaben aus der Projektbeschreibung (F05) erläutert und zu einem allgemein verständlichen Gesamtbild des Projektes ergänzt werden. Außerdem sollen die Inhalte der Projektphasen, Meilensteine und in Bezug dazu auch die eigene Rolle des Kandidaten mit Aufgaben und Verantwortung ausführlich beschrieben werden. Daraus folgen die Gliederungspunkte: Projektbeschreibung des gewählten Projekts Ein auf 1 Seite dargestellter Steckbrief (Basis ist die Projekteliste (F05C)). Bei der Projektauswahl muss Abschnitt 3 Mindestanforderungen beachtet werden. Seite 5 von 13

6 Beschreibung des Projektes in seinem Umfeld Hier soll das Projekt in seinem Umfeld beschrieben werden (z.b. Trägerorganisation, Märkte, Interessengruppen, Bedeutung und Zielsetzung des Projektes) Beschreibung der Projektphasen mit Erläuterungen der eigenen Rolle Beschreibung wie das Projekt strukturiert abgelaufen ist (z.b. Phasen, Meilensteine). Beschreibung der eigenen Rolle, Aufgaben und Verantwortung PM-Elemente Die NCB verlangt für Level C insgesamt einen Nachweis über folgende PM-Elemente, die in der I33 mit mindestens Kompetenzstufe können bewertet sind: 12 PM-Elemente des Bereichs PM-technische Kompetenzen 5 PM-Elemente des Bereichs PM-Verhaltenskompetenzen und 4 PM Elemente des Bereichs PM-Kontextelemente. Diese PM-Elemente sind in weiteren Abschnitten unten detailliert aufgelistet. Insgesamt muss der PEB 21 PM-Elemente umfassen, die in Pflicht- und Wahlelemente gegliedert werden. Jedes bearbeitete PM-Element muss als Gliederungspunkt mit Angabe der ICB/ NCB PM-Elemente- Nummer ausgewiesen werden. Die Reihenfolge der PM-Elemente kann beliebig gewählt werden, die Überschrift muss jedoch die NCB/ICB-Elemente-Nummer enthalten. Kriterien für die Ausführungen zu den einzelnen PM-Elementen sind die 2 Kernfragen, die schon in Kap. 4 genannt wurden: 1. Warum war das PM-Element für das behandelte Projekt von Bedeutung? 2. Was hat in Bezug auf das PM-Element im Projekt gut funktioniert, was könnte verbessert werden? Zu jedem ICB-Element müssen die beiden Fragen beantwortet werden und in der Gliederung des PEB zu erkennen sein. In den Antworten zu den Kernfragen müssen selbst erfahrene Situationen geschildert werden. Die gewonnenen Erfahrungen sollen sich auf das in der Projektbeschreibung (F05C) dargestellte Projekt beziehen. Tabellarisch strukturierte, stichwortartige Ausführungen entsprechen nicht den Anforderungen. Seite 6 von 13

7 Pflichtelemente Nachfolgend sind die im PEB geforderten 10 Pflichtelemente aufgeführt, die zum Kompetenzbereich der PMtechnischen Kompetenz-Elemente gehören Interessierte Parteien 1.03 Projektanforderung und Projektziele 1.04 Risiko und Chancen 1.06 Projektorganisation 1.09 Projektstrukturen 1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte (Deliverables) 1.11 Projektphasen, (Ablauf und Termine) 1.12 Ressourcen 1.13 Kosten und Finanzmittel 1.18 Kommunikation Wahlelemente In dem Dokument I33 Prüfungsinhalte und Schwerpunkte auf Basis der ICB sind je PM-Element bestimmte Anforderungen für den Level C ausgewiesen. Die Wahlelemente müssen die Anforderung Können erfüllen. Um die Gesamtanforderung zu erfüllen, muss der Kandidat für seinen PEB noch 2 PM-technische Kompetenz-Elemente, 5 PM-Verhaltenskompetenz-Elemente und 4 PM-Kontextelemente auswählen und bearbeiten. Folgende PM-Elemente stehen zur Auswahl: PM-technische Kompetenz-Elemente 1.01 Projektmanagementerfolg 1.07 Teamarbeit 1.08 Problemlösung 1.16 Überwachung und Steuerung, Berichtswesen 1.17 Information und Dokumentation 1.19 Projektstart 1.20 Projektabschluss PM-Verhaltenskompetenz-Elemente 2.01 Führung 2.02 Engagement und Motivation 2.03 Selbststeuerung 2.04 Durchsetzungsvermögen 2.05 Entspannung und Stressbewältigung 2.06 Offenheit 2.07 Kreativität 2.08 Ergebnisorientierung 2.09 Effizienz 2.10 Beratung Seite 7 von 13

8 2.12 Konflikte und Krisen 2.13 Verlässlichkeit 2.14 Wertschätzung 2.15 Ethik PM-Kontextelemente 3.01 Projektorientierung 3.05 Stammorganisation 3.06 Geschäft 3.07 System, Produkte und Technologien 3.08 Personalmanagement 3.09 Gesundheit, Arbeits-, Betriebs- und Umweltschutz 3.10 Finanzierung 4.3. Lessons Learned Hier soll der Zertifikant seine eigenen wesentlichen Erfahrungen aus der Projektarbeit in dem im PEB dargestellten Projekt zusammenfassend beschreiben und mit Blick auf seine gesamte Projekttätigkeit bewerten. 1. Kritische Reflektion der eigenen Tätigkeit im Projekt 2. Welche speziellen Themen sollen im nächsten Projekt stärker berücksichtigt werden? 4.4. Anhang und Anlagen Erläuternde und ergänzende Dokumente zum Projekt wie Formulare, Pläne, Auswertungen (auszugsweise, beispielhaft) dienen dem Nachweis der im Text getroffenen Feststellungen. Seite 8 von 13

9 5. Umfang und Form des Projekterfahrungsberichts Der Projekterfahrungsbericht soll 5 25 Textseiten umfassen bei einer Fontgröße von 11 pts. Die erläuternden Anlagen (Formulare, Pläne usw.) sollten 10 Seiten nicht übersteigen. Der PEB muss als eine Datei im PDF-Format mit Lesezeichen eingereicht werden. Der Dateiname muss folgende Form haben: PEB_Name-Vorname_Version.pdf PM-ZERT weist Projekterfahrungsberichte zurück, welche den maximalen Umfang über- oder den minimalen Umfang unterschreiten. Das Dokument sollte die allgemein gebräuchliche Form eines Qualitätsdokuments haben wie Seitennummerierung, Verzeichnisse, Änderungshistorie/Version. Dies ist insbesondere wichtig bei eventuell notwendigen Auflagen/Nachlieferungen, die von den Assessoren gefordert werden können. Am Schluss der Arbeit muss der Verfasser die folgende schriftliche Erklärung abgeben: Hiermit versichere ich, dass ich diesen Projekterfahrungsbericht eigenständig und inhaltlich ohne Mitwirkung Dritter angefertigt habe. Der PEB soll elektronisch durch Upload der PDF-Datei in einen geschützten Datenbereich abgelegt werden. Auf diese Daten können ausschließlich die Geschäftsstelle PM-ZERT und die mit der Prüfung beauftragten Assessoren zugreifen. Die Uploadadresse wird den Zertifikanten nach der Bestätigung des Eingangs der Antragsunterlagen mitgeteilt. Der Absender erhält als Nachweis der Abgabe automatisch eine mit Angabe der Uploaddaten. Nach dem Download durch alle Berechtigten wird die Datei von der PM-ZERT Geschäftsstelle gelöscht, eine Kopie des PEB wird bei PM-ZERT elektronisch archiviert. Der späteste Upload-Termin für den PEB ist dem Dokument Z01 zu entnehmen. Der Eingang bei PM-ZERT ist Voraussetzung für die Zulassung zum abschließenden Interview. Seite 9 von 13

10 6. Bewertung des Projekterfahrungsberichts Der Projekterfahrungsbericht ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren Level C. Bewertung: Der Bewertung der beiden Fragen aus Abschnitt 4.2 je ICB/NCB-Element wird eine Taxonomie (siehe nachfolgende Tabelle) zugrunde gelegt, welche die inhaltlichen Anforderungen und die Güte der Ausarbeitung entsprechend dem Grad des Erfahrungstransfers berücksichtigt. Hierbei ist es wichtig, dass bei Frage 1 das Warum und nicht das Wie bewertet wird: Bewertungspunkte (BP) Bedeutung der Erfahrungsbewertung 0 Nicht ausgeführt oder nicht zutreffend 1 Keine Erfahrung dargestellt 2 Erfahrungsansatz *Grafik-Elemente sind optional, da nicht bei jedem NCB3-Element relevant. ausschließlich Theorie beschrieben überwiegend Theorie beschrieben Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ansatzweise beschrieben es wurde das wie beschrieben und nicht auf die Frage warum geantwortet 3 Ausreichend Erfahrung nachgewiesen Theorie als Einführung in das Element beschrieben Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ausreichend beschrieben 4 Befriedigende Erfahrung nachgewiesen Theorie als Einführung in das Element beschrieben Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde ausführlich beschrieben Die Erfahrung ist durch ein Beispiel belegt Grafik* vorhanden (jedoch nicht verständlich erläutert) 5 Gute Erfahrung nachgewiesen Theorie als Einführung in das Element beschrieben Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde überzeugend beschrieben Die Erfahrung ist durch ein Beispiel verdeutlicht Grafik* vorhanden (verständlich, aber nicht vollständig) 6 Sehr gute Erfahrung nachgewiesen Theorie als Einführung in das Element beschrieben Der Anwendungsnutzen/Begründung wurde überzeugend beschrieben Beschriebene Erfahrung ist durch Beispiele verständlich und nachvollziehbar dargestellt Grafik* vorhanden (verständlich und vollständig) Seite 10 von 13

11 Es gelten die folgenden Bewertungsregeln: 1. Je bearbeitetem PM-Kompetenzelement werden maximal 12 BP vergeben (BP= Bewertungspunkte) jeweils für jede Kernfrage (siehe 4.2) maximal 6 BP. Die Bewertung der 21 PM-Elemente erreicht somit maximal 252 BP 2. Beschreibung des Projektumfelds (siehe 4.1.2) maximal 12 BP bei 2-facher Gewichtung 3. Beschreibung der Projektphasen und der eigenen Rolle (siehe 4.1.3) maximal 12 BP bei 2-facher Gewichtung 4. Lessons learned (siehe 4.3) maximal 24 BP bei 2-facher Gewichtung insgesamt erreichbar sind 300 BP Die Ergebnispunkte werden aus der Summe der erreichten Bewertungspunkte im Verhältnis 300:120 errechnet. Der PEB ist bestanden, wenn mindestens 60 Ergebnispunkte erreicht wurden. Seite 11 von 13

12 7. Datenschutz und Vertraulichkeit 1. Die Zertifizierungsstelle der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.v. PM-ZERT, verpflichtet sich, Firmendaten und persönliche Daten, sowie die Inhalte von Projekt-, Programm und Portfoliostudienarbeiten, Projekterfahrungsberichten und Transfernachweisen, die ihr im Zusammenhang mit den Zertifizierungsverfahren zur Verfügung gestellt werden, nicht an Dritte weiterzugeben oder zu veröffentlichen. 2. Die Daten und Inhalte werden ausschließlich PM-ZERT-Funktionsträgern, insbesondere den Assessoren, zur Verwendung innerhalb ihres Funktionsbereiches mitgeteilt. PM-ZERT ist von dieser Verpflichtung befreit, sobald ein Zertifikant ausdrücklich einer Veröffentlichung oder einer Weitergabe zustimmt. 3. Sollte PM-ZERT im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten zu verarbeiten haben, wird PM-ZERT die Belange des Datenschutzes im Rahmen der gesetzlichen und betrieblichen Regelungen wahren. Seite 12 von 13

13 PM-ZERT Geschäftsstelle Am Tullnaupark 15 D Nürnberg Tel. (0911) Fax (0911) Internet: Seite 13 von 13