pepp Handout Schlüsselkompetenzen Rhetorik und Präsentation im IT-Projekt Personalpotenziale

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1 Persnalptenziale Handut Schlüsselkmpetenzen Rhetrik und Präsentatin im IT-Prjekt Präsentatin ist eine spezielle Frm der Kmmunikatin. Dabei ist es vn besnderer Bedeutung sich präzise und zielgruppenrientiert auszudrücken, damit das Gesagte richtig verstanden wird. Wichtig ist, sich in den Gegenüber hineinversetzen zu können. Das ist bei der Vrbereitung zu beachten, denn der Erflg des Vrtrags hängt davn ab. Flgende Fragen werden im Wrkshp zu beantwrten sein. Was wird erwartet und was sind die Bedürfnisse meiner Zuhörer? Was wllen sie für einen Nutzen aus meinem Wissen ziehen? Wie gehe ich mit Einwänden und Störungen um? Wie bleibe ich wertschätzend auch wenn die Standpunkte unterschiedlich sind. Sie lernen: Vrbereiten: Inhalte zielgruppenrientiert aufbereiten Den Aufbau einer Präsentatin klar strukturieren: Einstieg, Mittelteil, Schluss Visuelle Hilfsmittel ptimal einsetzen Überzeugend vrtragen, Beziehung aufbauen Auf Beiträge wertschätzend eingehen können Mit Unvrhergesehenem umgehen Körpersprache und Stimme: den Raum einnehmen Lampenfieber im Griff haben Handut vn: Dzentin Inge Trunk M.A., Persnalentwicklerin 1

2 Persnalptenziale Dieses Handut sll Ihnen als eine Art Checkliste dienen: Was muss man bei einer Präsentatin beachten? An welche allgemeinen Regeln sllte man sich halten? Welche Hilfsmittel eignen sich? Wrauf muss man bei der Hilfsmittelbenutzung achten? etc. Die meisten Punkte werden Ihnen bestimmt schn bekannt sein. Aber evtl. helfen diese Ihnen ein wenig bei der Vrbereitung vn Vrträgen jeglicher Art, die Ihnen in Ihrer Ausbildungslaufbahn begegnen werden. 8 Tipps für eine erflgreiche Präsentatin: 1. Organisieren Sie Ihre Präsentatin swhl inhaltlich als auch frmal - weist Ihr Vrtrag/weisen Ihre Flien einen lgischen Aufbau auf? - liegt eine Übereinstimmung vn gesprchenem und gezeigtem vr? - sind sämtliche Hilfsmittel vrhanden und einsatzbereit? - haben Sie einen detaillierten Zeitplan, nach wie vielen Minuten welcher Vrtragsteil beendet sein sllte? 2. Halten Sie Ihren Zeitplan ein - planen Sie Pufferznen in Ihren Vrtrag ein, die ntfalls gekürzt der übersprungen werden können - prben Sie Ihren Vrtrag mehrmals im Hinblick auf die zur Verfügung stehende Zeit und halten Sie sich strikt an diese! Unvrgesehenes kann jederzeit geschehen. - eine mögliche Orientierung kann anhand der verwendeten Flien erflgen (bspw. sind beim Auflegen der 5ten Flie 10 Min. vergangen) 3. Visualisieren Sie Ihre Vrgehensweise/Ihre Ergebnisse anhand vn Grafiken, Tabellen, Diagrammen und Schaubilder! Ein Bild sagt mehr als tausend Wrte 4. Sprechen Sie langsam, laut und deutlich zu den Zuhörern 2

3 Persnalptenziale 5. Achten Sie auf Ihre Körpersprache - halten Sie Augenkntakt mit Ihren Zuhörern - vermeiden Sie Gesten der Unsicherheit swie des Desinteresses wie z.b. verschränkte Arme, Hände in den Hsentaschen der zappeln mit den Händen 6. Demnstrieren Sie Selbstvertrauen, Überzeugung und Begeisterung - Selbstvertrauen = Sie kennen das Ziel Ihrer Präsentatin genau; Sie kennen Ihre Zuhörer; Sie sind mit Ihrem Material vllständig vertraut; Sie sind mit Ihrer Körperhaltung, Mimik, Stimme, Ihren Präsentatinsmedien, etc. zufrieden - Überzeugung = Sie sind als Vrtragender vn dem, was Sie präsentieren überzeugt, denn nur s können Sie Ihre Zuhörer überzeugen - Begeisterung = wecken Sie durch eine mitreißende Präsentatin Begeisterung bei Ihrem Publikum 7. Haben Sie keine Angst vr kleinen Fehlern! Fehler sind menschlich. 8. Ziehen Sie sich dem Anlass entsprechend an. 3

4 Persnalptenziale Aufbau einer Präsentatin: 1. Nennung des Prjektnamens und kurze Vrstellung des Prjektziels 2. Orientierungshilfe mittels einer Gliederung geben, die ständig sichtbar sein sllte (z.b. Gliederungsstrahl) 3. Darstellung der Prjektentwicklung 4. Vrstellung der Prjektergebnisse 5. kurze Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte der letzte Eindruck ist maßgebend! Ein Vrtrag wird rund, wenn der Schluss den Eingangsgedanken wieder aufgreift Die Struktur einer Präsentatin Einleitung: (B... a... s...) Mittelteil: Begrüßung Vrstellung Thema Ablauf Ziel Hintergrundinfrmatin Infrmatinen und Argumentatinen ( zentrale Argumente Weniger kann mehr sein! ) Gewichten und arrangieren nach bjektiver und sachlicher Wichtigkeit: Wichtiges zuerst (hch mittel hch) Wichtiges zuletzt (wichtig sehr wichtig brillant) Ist Sll Weg (Situatin Ziel Maßnahme) Pr und Kntra Pausen zwischen den Argumenten 4

5 Persnalptenziale Schluss: Zusammenfassung Argumente bündeln Reihenflge eventuell verändern Schlussappell Auffrderung an das Publikum Was sll der Zuhörer tun? klar und präzise 5

6 Persnalptenziale Nutzung vn Hilfsmitteln Beamer Wichtig: srgen Sie für eine gute Sicht vn jedem Platz prüfen Sie den Abstand zur Leinwand und die Bildschärfe prägen Sie sich den Ablauf der Flien genau ein schalten Sie den Beamer ab, wenn Sie nicht mehr zum gezeigten Bild sprechen der kein weiteres flgt stehen Sie nicht im Bild wechseln Sie Ihre Psitin während des Vrtrags Halten Sie den mdernen Zeigestck parat, wenn Sie Dinge auf der Prjektin erklären wllen Vrteile: Sie haben die Möglichkeit Effekte einzuspielen (Überblendungen, Drp in, Vide- Sequenzen usw.) Sie können sich frei bewegen, wenn Sie eine Präsentatin autmatisch ablaufen lassen Schnelle Bildwechsel Nachteile: Tendenz zur Leinwand zu sprechen Abhängigkeit vn der Technik (insbesndere bei aufwändigen Präsentatinen) Flien/Flipcharts: Wichtig: Behandeln Sie möglichst nur ein Thema pr Flie Bauen Sie eine Flie schrittweise auf Verwenden Sie knappe Frmulierungen, Halbsätze, Stichwrte Erfassen Sie nur das, was zum Verständnis ntwendig ist Zusammenhänge, Über- und Unterrdnungen müssen auf einem Blick erkannt werden; Schriftgrößen, Strichstärken, Farben, Abstände, Kästen, Trennlinien, etc. srgen für Ordnung und Klarheit Je Flie maximal: - 3 Schriftgrößen Farben - 3 Strichstärken Wrte je Zeile inhaltliche Punkte Schreiben Sie grß genug z.b. Arial 28 pt. für die Überschriften, Arial 24 pt. für die Haupttexte und Arial 20 pt. für Untergliederungen. Kleiner als Schriftgröße 20 pt. sllte Ihr Text nicht sein 6

7 Persnalptenziale Schaubilder, Tabellen, Zeichnungen, etc.: Verwenden vn Schaubildern - halten Sie Ihre Schaubilder einfach - stellen Sie sicher, dass jeder alles lesen kann - setzen Sie Farben zielgerichtet nicht schmückend ein - beschränken Sie Special Effects auf ein Mindestmaß und stimmen Sie deren Einsatz auf den Inhalt ab Verwenden Sie klar leserliche Schriftarten in ausreichend grßer Darstellung, snst sind die Zuhörer eher mit dem Entziffern der Buchstaben als mit dem Inhalt Ihrer Präsentatin beschäftigt Verwendung der Fußzeile: - in der Fußzeile stehen die Absenderinfrmatinen (Kapitel, Datum, Absender) - die Fußzeile kann nur im Flienmaster geändert werden: Ansicht > Master > Flien-Master, überschreiben Sie die Fußzeile und gehen Sie dann wieder zurück in den Arbeitsmdus indem Sie Ansicht > Flie wählen; Ihre Änderung erscheint dann auf allen Flien - Seitenzahlen werden vm Prgramm autmatisch eingefügt An das Ende Ihres Vrtrags setzen Sie idealerweise nch eine kurze Zusammenfassung, sdass alle Anwesenden den Inhalt Ihrer PwerPint- Präsentatin nch einmal rekapitulieren können. Idealerweise rientiert sich diese am bisherigen Aufbau der Präsentatin und gibt die bisher verwendeten Überschriften wieder Beschäftigen Sie sich vr dem grßen Tag ausreichend mit dem vrzutragenden Inhalt; schließlich sind Sie der Experte. Feilen Sie an Ihrer Vrtragstechnik: Je lebendiger Sie Ihre PwerPint-Präsentatin gestalten, dest mehr Interesse wird sie wecken! Fassen Sie sich kurz, denn die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Zuhörer ist begrenzt. Beschäftigen Sie sich eingehend mit Laptp, Beamer & C., damit Sie auch eine kleinere technische Panne nicht aus der Fassung bringen kann. Handzettel, Karteikarten: - sprechen Sie, wenn möglich frei - nutzen Sie die Vrbereitungszeit zu Ihrer Präsentatin, um Ihren Vrtrag immer wieder zu üben, machen Sie sich mit dem Vrtragsinhalt und Ihren Flien s vertraut, dass sie die Präsentatin auch im Ntfall spntan halten könnten - üben Sie im Vrfeld Ihres Vrtrages laut und evtl. vr Zuhörern (z.b. Freunden, Familie, etc.) - als zusätzliche Orientierungshilfe können Handzettel/Karteikarten dienen (ein weiterer Vrteil ist, dass Ihre Hände beschäftigt sind) - rientieren Sie sich nicht an der aufgelegten Flie, s dass Sie mit dem Rücken zum Publikum stehen, sndern an Ihren Karteikarten und sprechen Sie zu Ihren Zuhörern - ntieren Sie sich nur Stichwrte, in keinem Fall ganze Sätze - markern Sie wichtige Wrte - auch auf Handzetteln können Zeitangaben vermerkt werden 7

8 Persnalptenziale Präsentatinsleitlinien Stellen Sie sich vr, Ihre Zuschauer freuen sich auf Sie und sind neugierig auf Ihre Präsentatin. Seien Sie klar mit sich selbst, und glauben Sie an Ihren Erflg: Yu are the best. Zeigen Sie Ihren Zuhörern, dass Sie ihnen etwas zu sagen haben. Sprechen Sie ihnen zugewandt. Stimmen Sie sich auf Ihre Zuhörer ein, und sprechen Sie deren Sprache. Nennen Sie viele Beispiele aus den Lebensbereichen, die die Zuhörer kennen. Visualisieren Sie ansprechend in Wrt und Bild, dass die Zuschauer Freude daran haben, Ihren Veranschaulichungen zu flgen. Sprechen Sie laut und deutlich! Eine kraftvlle Stimme und eine lebendige Sprache sind Balsam für die Seele. Gönnen Sie sich Pausen! Erst mit der Ruhe gewinnt Ihre Präsentatin an Vitalität. Finden Sie ein angemessenes Sprechtemp! Ihre Zuhörer brauchen Zeit, um das zu verstehen, was Sie ihnen zu sagen haben. Nehmen Sie Einwände dankbar an, sie sind Orientierungshilfen für Sie. Integrieren Sie Widerstände, denn sie sind das Salz in der Suppe. Benutzen Sie Spickzettel! Schließlich können Sie ja nicht alles wissen. Setzen Sie einen klaren Anfang. Frmulieren Sie zielrientiert und psitiv! Gestalten Sie Ihre Präsentatin abwechslungsreich! Das macht sie lebendiger und erhöht die Knzentratin Ihres Publikums. Nehmen Sie Zeit für das Wesentliche! Finden Sie einen klaren Schluss, damit neuen Anfängen Raum gegeben wird. Berücksichtigen Sie möglichst viele Eingangskanäle (Hören, sehen, fühlen, riechen ). Unterstützen Sie Wrt und Visualisierung mit ruhiger Gestik. Kmbinieren Sie Gesagtes und Visualisiertes sinnvll miteinander. Schauen Sie die Zuhörer an, nicht die Visualisierung. Verdecken Sie die Visualisierung nicht mit dem Körper. Visualisieren Sie s einfach und klar wie möglich! Machen Sie das Wesentliche auf den ersten Blick kenntlich. Stellen Sie das Wichtigste in den Mittelpunkt. Gestalten Sie Beschriftungen ausreichend grß und deutlich. Setzen Sie Farben gezielt ein, um Wichtiges zu betnen. Verwenden Sie nicht mehr als 3-4 Farben pr Bild!. Kennzeichnen Sie gleiche Sachverhalte mit gleichen Farben und Symblen! Lassen Sie mindestens 30% der Beschriftungsfläche frei. Verwenden Sie kurze Zeilen. 8