Anleitung SEPA Umstellung

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1 Anleitung SEPA Umstellung Finanzsoftware VR NetWorld 1 Gläubiger-Identifikationsnummer Zuordnung der Gläubiger-Identifikation zum Konto 2 2 Voreinstellungen für SEPA 3 3 Vorlaufzeiten bei Euro-Lastschriften (SEPA) 3 4 Mandate anlegen Mandatsvergabe manuell Mandatsvergabe während der LS-Erfassung 5 5. Konvertierung von Aufträgen aus dem internen Datenbestand Überweisungen: Lastschriften: 7 6. Konvertierung von Aufträgen aus DTA-Dateien Überweisungen Lastschriften 9 7. Erstellung von SEPA-Lastschriftmandaten für gespeicherten LS- Bestand Konvertierung von Aufträgen aus Excel Tabellen 13

2 SEPA-Lastschriften in der VR-Networld Software Die Euro-Lastschrift (SEPA) unterscheidet sich sowohl von den rechtlichen Rahmenbedingungen, wie auch von der Handhabung deutlich von der bekannten Lastschrift. 1. Gläubiger-Identifikationsnummer Um SEPA Lastschriften einreichen zu dürfen, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikation. Diese können Sie auf der Seite beantragen. Die Gläubiger-Identifikation muss nun in den Stammdaten hinterlegt werden: Stammdaten SEPA Gläubiger Identifikation Neu 1.1 Zuordnung der Gläubiger-Identifikation zum Konto Machen Sie in der Kontenübersicht einen Rechtsklick auf Ihr Konto und wählen Konto bearbeiten aus. Hier kann die Gläubiger-Identifikation zugeordnet werden: 2

3 2. Voreinstellungen für SEPA Über Extras Einstellungen weitere Funktionen können Vorgaben zu SEPA eingestellt werden: 1. Öffnen Sie eine Überweisungs- bzw. Lastschriftmaske, wird anstelle einer bekannten Überweisung/Lastschrift ein SEPA-Formular geöffnet. 2. Das Symbol # steht für einen numerischen Platzhalter. Wird die Mandatsreferenz automatisch durch die Software erfasst, wird immer die nächste freie Nummer verwendet. 3. Hier kann die Lastschriftsequenz bei neu angelegten Mandaten vorbelegt werden. 3. Vorlaufzeiten bei Euro-Lastschriften (SEPA) Anders als bei den bekannten Lastschriften, die bei Sicht fällig sind, sieht der gesetzliche Rahmen bei der Euro-Lastschrift (SEPA) einen festen Belastungstermin beim Schuldner vor. Aus diesem Grund sind Euro-Lastschriften (SEPA) gemäß FinTS-Spezifikation terminierte bankverwaltete Lastschriften. Beachten Sie, dass Euro-Lastschriften (SEPA) in Abhängigkeit von der Art der Lastschrift (Basis- oder Firmenlastschrift) und des Sequenztyps unterschiedliche Vorlaufzeiten für die Einreichung haben. Bestätigen Sie eine erfasste Lastschrift mit OK, wird folgender Hinweis erscheinen: Klicken Sie nun auf Nein, wird die Vorlauffrist automatisch angepasst. 3

4 4. Mandate anlegen 4.1 Mandatsvergabe manuell Über Stammdaten SEPA Mandate gelangen Sie in die Mandatsverwaltung. Klicken Sie auf Neu um ein neues Mandat anzulegen: Wird der Haken bei Umdeutung Einzugsermächtigung gesetzt, kommt ein Mail-/ bzw. Brief-Text, dass eine bestehende Einzugsermächtigung in ein SEPA-Mandat umgedeutet wird. Mail-Text (auf Versenden klicken): es muss ein lokales Mailprogramm geöffnet sein oder Brief-Text (auf Drucken klicken): Die Adresse sollte sowohl beim Gläubiger als auch beim Zahlungspflichtigen angegeben werden, damit der Brief korrekt dargestellt wird. Die vorab manuell angelegten Mandate können nun in einem SEPA-LS-Formular übernommen werden: Abb. ist nur ein Beispiel-Mandat Wählen Sie in den SEPA-Details eine bestehende Mandatsreferenz aus, so wird das Lastschrift-Formular ausgefüllt. Restliche Angaben wie Betrag und Verwendungszweck bitte noch ergänzen. 4

5 4.2 Mandatsvergabe während der LS-Erfassung Ein SEPA-LS-Formular öffnen und Empfänger-Konto auswählen. Nun den Zahlungspflichtigen aus dem Adressbuch übernehmen oder neu erfassen. Restliche Angaben wie Betrag, Verwendungszweck, usw. ergänzen. 1. Wählen Sie hier die Lastschriftart aus: Basis-LS oder Firmen-LS 2. Erfassen Sie eine eindeutige Mandatsreferenz manuell oder durch Klick auf wird eine neue Mandatsnummer automatisch vergeben (siehe 4.2) 3. Wählen Sie die Sequenz der Lastschrift aus (einmalig, erstmalig, letzte, wiederkehrende) und das Datum, an dem das Mandat erstellt wurde 5

6 5. Konvertierung von Aufträgen aus dem internen Datenbestand 5.1 Überweisungen: Um bestehende Aufträge aus dem Datenbestand der VR NetWorld Software in SEPA zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Überweisungen im Ausgangskorb aus. Wählen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste den Menüpunkt SEPA Konvertierung -> in SEPA Auftrag umwandeln Es öffnet sich ein Fenster in dem die Aufträge überprüft und geändert werden können. Über den Button Vorschau können Sie die einzelnen Aufträge kontrollieren. Die orange hervorgehobenen Felder können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht geändert werden. Mit Alle Bestätigen werden die Aufträge zum Konvertieren markiert. Nicht markierte Aufträge werden nicht in SEPA-Format gewandelt. Mit einem Klick auf Speichern werden die Aufträge in der VR NetWorld Software erstellt 6

7 5.2 Lastschriften: Die Gläubiger ID muss in den Stammdaten -> SEPA > Gläubiger Identifikation hinterlegt sein! Um bestehende Lastschriften aus dem Datenbestand der VR NetWorld Software in SEPA zu konvertieren, wählen Sie die zu konvertierenden Aufträge im Ausgangskorb aus. Wählen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste den Menüpunkt SEPA Konvertierung -> in SEPA Auftrag umwandeln * Ende-zu-Ende-Referenz: Eine optionale Referenznummer, die mit dem Verwendungszweck übertragen wird. * Mandatsreferenz: Bevor SEPA-Lastschriften eingezogen werden können muss der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger schriftlich ein Mandat erteilen. * Im Feld Sequenz wird die Art der SEPA-Lastschrift angegeben: einmalig Lastschrift / erstmalige Lastschrift -> die erste einer wiederkehrenden SEPA-Lastschrift. / wiederkehrende Lastschrift / letzte Lastschrift -> die letzte einer wiederkehrenden SEPA-Lastschrift. * Mandatsdatum: Datum der Mandatserstellung oder Umstellung Mit dem Button Übernehmen werden die Daten gesichert. Nach den entsprechenden Eingaben speichern Sie die SEPA Lastschrift mit OK. Die orange hervorgehobenen Felder können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht geändert werden. Mit Alle Bestätigen werden die Aufträge zum Konvertieren markiert. Nicht markierte Aufträge werden nicht in SEPA-Format gewandelt Mit einem Klick auf Speichern werden die Aufträge in der VR NetWorld Software erstellt 7

8 6. Konvertierung von Aufträgen aus DTA-Dateien 6.1 Überweisungen Um eine DTA-Datei in SEPA zu konvertieren, wählen Sie über den Menüpunkt -> Datei -> Datenträgeraustausch -> DTA -> DTA Format nach SEPA die DTA-Datei aus. Es öffnet sich ein Fenster in dem die Aufträge überprüft und geändert werden können. Über den Button Vorschau können Sie die einzelnen Aufträge kontrollieren. Die orange hervorgehobenen Felder können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht geändert werden. Mit Alle Bestätigen werden die Aufträge zum Konvertieren markiert. Mit einem Klick auf Speichern werden die Aufträge in die VR NetWorld Software erstellt. 8

9 6.2 Lastschriften Analog zur Kontrollübersicht bei den Überweisungen werden auch bei der Konvertierung von Lastschriften diese Aufträge tabellarisch zur Kontrolle aufgeführt. Die Übersicht der Lastschriften enthält nur zusätzliche Lastschriftrelevante Informationen, wie z.b. Informationen zum Mandat und dem Lastschrifttyp. * Ende-zu-Ende-Referenz: Eine optionale Referenznummer, die mit dem Verwendungszweck übertragen wird. * Mandatsreferenz: Bevor SEPA-Lastschriften eingezogen werden können muss der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger schriftlich ein Mandat erteilen. * Im Feld Sequenz wird die Art der SEPA-Lastschrift angegeben: einmalig Lastschrift / erstmalige Lastschrift -> die erste einer wiederkehrenden SEPA-Lastschrift. / wiederkehrende Lastschrift / letzte Lastschrift -> die letzte einer wiederkehrenden SEPA-Lastschrift. * Mandatsdatum: Datum der Mandatserstellung oder Umstellung Die orange hervorgehobenen Felder können vor der Konvertierung direkt in der Übersicht geändert werden. Mit einem Klick auf Speichern werden die Aufträge in die VR NetWorld Software importiert. 9

10 7. Erstellung von SEPA-Lastschriftmandaten für gespeicherten LS- Bestand Zum Export des Lastschrift-Kundenbestandes in der VR-NetWorld SW über das Menue Datei Export Erweitert nehmen Sie folgende Einstellungen vor: Ansicht Daten Lastschriften alle Format CSV Vorlage abspeichern unter gewünschtem Namen [Neu Speichern] Spalten alle verfügbaren Spalten in exportierte Spalten übernehmen Spaltenüberschriften Haken exportieren Exportieren Speicherort merken Öffnen Sie die Exportdatei [csv] in Excel. Löschen Sie hier alle Lastschrifteinträge die mehrmals vorhanden sind. Jedes ZP/ZE-Konto soll nur einmal in der Datei enthalten sein. Nun erweitern Sie die Daten um die folgenden Felder: Mandatsreferenz Mandatsdatum Lastschriftsequenz eindeutige Bezeichnung des Mandats [z.b. Kundennummer] Datum der Umdeutungsmitteilung an Zahlungspflichtigen bei erstmaliger SEPA-Lastschrift [First] Speichern Sie nun die erweiterte Exportdatei wieder ab. 10

11 Um den erweiterten Lastschriftbestand im Excel Format in SEPA zu konvertieren, wählen Sie den Menüpunkt: Datei -> Import -> Aufträge -> Freies Format Wählen Sie die gespeicherte CSV-Datei aus und wählen Sie folgende Import Einstellungen: Auftragsformat festlegen Empfängerkonto festlegen erste importierte Zeile als EURO-Lastschriften (SEPA) Empfängerkonto wählen ist Spaltenüberschrift Folgende zu importierende Felder müssen zugeordnet werden: Zahlungspflichtiger(-empfänger) Zahlungspflichtiger Betrag in EUR Betrag Kontonummer Zielkonto Konto Zahlungspflichtiger Bankleitzahl Zielkonto Bankleitzahl Zahlungspflichtiger Mandatsreferenz gewünschte Mandatsreferenz [Kundennummer] Mandatsdatum gewähltes Datum der Umdeutungsmitteilung SEPA-Lastschriftsequenz gewählte Lastschriftsequenz (First bei erstmaliger Sepa-LS) Über den Button Vorschau als Auftrag kann das Ergebnis des Imports betrachtet werden. Die importierten Aufträge stehen nun im Ausgangskorb bereit. Nach dem Auswählen aller importierten Aufträge mit der linken Maustaste kann durch Anklicken eines markierten Auftrags mit der rechten Maustaste das Menue SEPA Konvertierung SEPA Lastschriftmandat erstellen gewählt werden. 11

12 Nun werden für alle importierten SEPA-Lastschriften SEPA-Mandate mit den geünschten Einstellungen übernommen. Die importierten Aufträge im Ausgangskorb können nun wieder gelöscht werden. Die neuen SEPA-Mandate haben den Status vorbereitet und können über das Menue Stammdaten SEPA-Mandate angezeigt werden. Sie sind nun dem Zahlungspflichtugen zugeordnet und können für nue SEPA-Lastschriften verwendet werden. Bei Erfassen von SEPA-Laschriften werden die Mandate in der Auftragsmaske angezeigt und werden beim Versenden der Aufträge an die Bank mitübertragen. Beim Erfassen von SEPA-Lastschriften prüft die VR-NetWorld SW das Ausführungsdatum und schlägt wenn nötig das letztmögliche Versanddatum vor. 12

13 8. Konvertierung von Aufträgen aus Excel Tabellen Um eine Mitgliederliste im Excel Format in SEPA zu konvertieren, wählen Sie den Menüpunkt -> Datei -> Import -> Aufträge -> Freies Format aus. Klicken Sie auf um die Datei auszuwählen. Die VR NetWorld Software versucht soweit wie möglich, alle notwendigen Informationen zu ermitteln. Kontrollieren Sie die Daten, korrigieren oder ergänzen Sie diese, wenn nötig. Sie können schon während der Import Einstellung den voraussichtlichen Auftrag ansehen. TIPP: Haken Sie erste importierte Zeile mehrfach an und aus. Die VR NetWorld Software versucht angegebene Daten korrekt zuzuordnen. 13

14 Korrigieren, ergänzen oder löschen Sie die Zuordnungen über die Pfeilauswahl. Wenn alle zu importierenden Spalten richtig angezeigt sind, können Sie über Vorschau als Auftrag das Ergebnis anzeigen lassen und den Import mit OK starten 14

15 Notizen: Weitere Informationen zum Thema SEPA erhalten Sie von Ihrem Berater. 15

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