Projektplanung. Dirk Jung

Transkript

1 IT-Projektmanagement Projektplanung Projektphasen Projekte werden in Phasen eingeteilt, um das Projektziel auf Teilschritte herunter zu brechen. Führt zur Reduzierung der Komplexität Bietet die Möglichkeit am Phasenende kontrollieren zu können, ob die Zielvorgaben (Kosten, Termine, Ergebnisse) erreicht worden sind. Falls nicht, besteht die Möglichkeit steuernd einzugreifen Dadurch wird vermieden, frühe Versäumnisse bis zum Projektende durchschleppen. 2 1

2 Meilensteine Jede Phase endet mit einem Meilenstein. Meilensteine sind Entscheidungspunkte. gp weitere Meilensteine können je nach Projektgröße auch innerhalb einer Phase gesetzt werden. nicht inflationär nutzen, sonst verlieren sie ihre Bedeutung 3 Meilensteine - Konsequenzen Alle Aktivitäten befinden sich im Plan, die Phase wird abgeschlossen, das Projekt wie geplant fortgesetzt. Einige Aktivitäten weisen in relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) signifikante Abweichungen auf. Es muss nachgearbeitet werden, um die Phase abschließen zu können. Es sind Ereignisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggfs. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt. 4 2

3 einfaches Phasenmodell 5 einfaches Phasenmodell Vorteil einfach und übersichtlich leicht nachvollziehbar für kleine und mittelgroße Projekte geeignet Nachteil sequentiell aufgebaut, d.h. jede Phase kann erst begonnen werden, wenn Vorphase erfolgreich beendet kostet in der Praxis zuviel Zeit unwirtschaftlich 6 3

4 paralleles Phasenmodell 7 paralleles Phasenmodell - Vorteile trägt dem Umstand Rechnung, dass mit Folgephase oft schon teilweise i begonnen werden kann, wenn aus Vorphase nur noch wenige Arbeiten offen sind. führt bei komplexen Projekten mit engem Zeitplan oft zu Zeitersparnis 8 4

5 paralleles Phasenmodell - Nachteile oftmals wird zu früh mit der nächsten Phase begonnen, d.h. wichtige Fragen der Vorphase sind nicht geklärt vermeintlich unwichtige Dinge werden nie zu Ende gebracht trifft meist auf die Dokumentation zu müssen dann oft später unter großem Ressourceneinsatz nachgeholt werden 9 iteratives Phasenmodell 10 5

6 iteratives Phasenmodell Vorteil bietet kontinuierlichen Verbesserungsprozess führt meist zu besseren Produkten Nachteil oft keine saubere Dokumentation Ergebnisse werden nicht ausreichend reflektiert 11 Lastenheft wird vom Auftraggeber des Projektes formuliert präzisiert und ergänzt den Projektauftrag beschreibt alle Anforderungen, die der Auftraggeber an die Erreichung des Projektzieles stellt ebenso beschreibt es die Rahmenbedingungen, unter denen das Projekt arbeiten soll sollte zu einem sehr frühen Punkt vorliegen bei großen Projekten oft ein eigenes (Vor-) Projekt 12 6

7 Lastenheft - Inhalte 1. Ausgangssituation 2. Zielsetzung 3. Produkteinsatz 4. Funktionale Anforderungen 5. Nichtfunktionale Anforderungen 6. Lieferumfang 7. Phasenplanung und Meilensteine i des Projektes 8. Offene Punkte, die noch zu klären sind 9. Abnahmekriterien und Qualitätsanforderungen 13 Umfeldanalyse auch Stakeholderanalyse genannt dient zur Analyse des Projektumfeld Im Fokus stehen Personen oder Gruppen, die Einfluss auf das Projekt haben liefert Erkenntnis, wer welchen Einfluss auf das Projekt hat wird bei Beginn des Projekts durchgeführt sollte regelmäßig wiederholt werden 14 7

8 Projektstrukturplan Projektstrukturplan (PSP) ist Kernstück des Projektes strukturiert das Projekt und gliedert es in Teilprojekte und Arbeitspakete enthält Informationen über Verantwortlichkeiten und Controllingdaten zu den relevanten Größen im Projektmanagement: Kosten, Termine und Ergebnisse strukturiert das Projekt hierarchisch in Form eines Organigramms. auf der obersten Ebene steht das Projekt eine Ebene darunter die Teilprojekte oder Teilaufgaben darunter schließlich die Arbeitspakete 15 PSP Gliederungsformen (1) funktionsorientierte Gliederung Projekt wird analog zu den Unternehmensfunktionen gegliedert oft vorteilhaft, da allen Beteiligten vertraut Berichtsstruktur an Linienorganisation angepasst objektorientierte Gliederung wird verwendet, wenn eine Vielzahl von ähnlich gearteten Objekten auf ähnliche Art und Weise vom Projekt betroffen sind 16 8

9 funktionsorientierter PSP Auto Konstruktion Fertigung Marketing Einzelfunktionen Konstruktion Vorbereitungsarbeiten Prototypbau Serienproduktion Einzelfunktionen Marketing Montage Fertigung Test 17 objektorientierter PSP Auto Karosserie Fahrwerk Antrieb Einzelobjekte Karosserie Rahmen Radaufhängung Bremsen Einzelobjekte Antrieb Federung Gelenkwelle Stabilisator 18 9

10 PSP Gliederungsformen (2) phasenorientierte Gliederung oftmals in Entwicklungsprojekten etwa bei Software anzutreffen Mischformen hier werden einige Teilprojekte funktionsorientiert, andere objektorientiert aufgestellt, je nach Art und Umfang des Teilprojektes 19 phasenorientierter PSP 20 10

11 gemischtorientierter PSP Auto Karosserie Antrieb Fahrwerk Einzelobjekte Karosserie Getriebe Motor Differential Einzelobjekte Fahrwerk Motor Fertigung Motor Konstruktion Motor Test Gehäuse konstruieren Einspritzanlage konstruieren 16 V-Zylinder konstruieren 21 PSP in Text-/Listenform 1. IST-Analyse 1. Workflow 1. Direktionen 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. IT-Verbrauchsmaterial 4. Büromaterial 2. Zentrale/Zentrale Einheiten 1. IT-Produkte 2. Medienkatalog 3. IT-Verbrauchsmaterial 4. Büromaterial 2. Organisation 1. Bedarfsmeldung 1. Personenkreis 2. Form der Meldung 3. Weiterleitungsverfahren 2. Entscheidung treffen

12 Erstellen eines PSP PSPs mit hoher Sorgfalt erstellen, da diese die Grundlage für die weiteren Planungen (Abläufe, Termine, Kosten usw.) und die Projektdurchführung sind Mehrere Ansätze prüfen Einbeziehung des gesamten Teams Gemeinsames Verständnis wird geschaffen Einheitliche Terminologie wird geschaffen Motivation steigt; Synergien werden genutzt Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen Standard-PSPs für gleichartige Unternehmensprojekte 23 Arbeitspakete Kleinste Einheiten des PSP Umfang kann sehr unterschiedlich sein Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma Kriterien für Arbeitspakete Konkretes Ergebnis Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) Keine Überschneidung mit anderen Paketen Klare Schnittstellen Eindeutige Verantwortlichkeit Standardisierte Beschreibung! 24 12

13 Formular Arbeitspaket Projekt-Nr. Projekt-Name Projekt-Leiter AP-Nr. AP-Name Verantwortlicher Zu erbringende Ergebnisse: Voraussetzungen für das Arbeitspaket: Arbeitsaufwand (in h): Name1: Name2: Name3: Gesamtaufwand: xx h Unterschrift (PL): Kosten (in ): Kosten1: Kosten2: Kosten3: Gesamtkosten: xx Unterschrift (AP-Verantwortlicher): 25 Aufwandsschätzung (1) Für jedes Arbeitspaket (Vorgang bei MS Project): Ermittlung der geschätzten Arbeit in Personentagen (PT) oder in Personenstunden (Ph) Mitarbeiterkosten = Personentage x Tagessatz bzw. Mitarbeiterkosten = Personenstunden x Stundensatz Wichtig: Dauer für die Erledigung eines APs stimmt i.a. nicht mit der Arbeit (geschätzte PTs) überein Beispiele: Arbeit = 3 PT, 1 Vollzeitperson Dauer = 3 Tage Arbeit = 3 PT, 3 Vollzeitpersonen Dauer = 1 Tag Arbeit = 3 PT, 1 Teilzeitperson (50%) Dauer = 6 Tage Formel: Dauer(in Tagen) = Arbeit(in h) / (Einheiten * h protag) 26 13

14 Aufwandsschätzung (2) Mit Erfahrungen der Vergangenheit werden die bekannten Informationen bewertet und in Arbeitsaufwände/ umgerechnet Gute Wissensbasis und viel Erfahrung! Genauer Umfang der Arbeitpakete Genaue Ergebnisse der Arbeitspakete Erforderliche Schritte zur Durchführung Umfangreiche Erfahrungen aus ähnlichen Projekten Arbeitspakete ausführlich mit den verantwortlichen Mitarbeitern durchsprechen 27 Expertenschätzungen Delphi-Methode Moderator & mehrere Experten Verfahren Zu jedem AP gibt jeder Experte einen Schätzwert ab Mittelwert, falls alle Schätzwerte in einer bestimmten Bandbreite (Mittelwert + 20%) Sonst: Argumente austauschen und neue Schätzung Zuschläge zu den Einzelschätzungen: Plus % = Aufwand für Projektmanagement 3-Experten-Konzept (oder Mini-Experten-Team) 3 optimistische, 3 realistische und 3 pessimistische Schätzungen Abklärungen durchführen, bis die Ergebnisse in jeder Kategorie übereinstimmen Daraus Schätzwert gemeinsam ableiten (z.b. s = (o+4r+p)/6) 28 14

15 Schätzmethoden für Softwareprojekte Algorithmische Methoden Parametrische Schätzmethoden: A = f(m, Ei) COCOMO Faktoren- und Gewichtungsmethoden Formel mit Gewichtsfaktoren, z.b. G1 = Anzahl E/A-Formate, G2 = Art der Programmverarbeitung, G3 = Problemkenntnisse der Entwickler,... Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) Analogiemethoden Function Point Methode Relationsmethoden Kennzahlenmethoden (Basis: projektspezifische Kennzahlen von beendeten Projekten) Multiplikatormethoden Produktivitätsmethoden Prozentsatzmethoden 29 weitere Tipps zur Aufwandsschätzung Annahmen und Abhängigkeiten (z.b. von Auftraggeberleistungen) g dokumentieren Nicht zu knapp kalkulieren ( stiller Puffer für Unvorhersehbares) Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess Motivation Review durch erfahrene Kollegen/Experten Niemals herunterhandeln lassen Nachbetrachtung am Projektende (lessons learned) 30 15