Fahrtkostenvergütung für Dienstreisen mit dem eigenen PKW

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1 Fahrtkostenvergütung für Dienstreisen mit dem eigenen PKW Dieses Merkblatt behandelt nur die Fahrtkostenvergütungen für Dienstreisen mit dem eigenen PKW. Hinsichtlich der steuerlichen Behandlung von Tages- und Nächtigungsgeldern wird auf das Lohnverrechnungsmerkblatt Dienstreise verwiesen. 1. Fahrtkostenersatz bei Dienstreisen nach der Legaldefinition des 26 Z 4 EStG 1.1. Begriff der Dienstreise Eine Dienstreise liegt vor wenn ein Arbeitnehmer über Auftrag des Arbeitgebers seinen Dienstort (Büro, Betriebsstätte, Werksgelände, Lager, etc.) zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt (1. Tatbestand) oder wenn der Arbeitnehmer soweit weg von seinem ständigen Wohnort (Familienwohnsitz) arbeitet, dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (2. Tatbestand). Unzumutbar ist die Rückkehr jedenfalls bei einer Entfernung von 120 km. Bei Dienstnehmern, die ihre Dienstreise vom Wohnort aus antreten, tritt an die Stelle des Dienstortes jeweils der Wohnort Fahrten zwischen Wohn- und Dienstort Fahrten zwischen Wohn- und Dienstort sind daher grundsätzlich weder Dienstreise im steuerrechtlichen noch arbeitsrechtlichen Sinn. Derartige Fahrten sind durch den Verkehrsabsetzbetrag, allenfalls durch das Pendlerpauschale abgegolten. Erhaltener Fahrtkostenersatz für solche Fahrten kann somit nicht steuerfrei belassen werden Dienstreise und Versetzungen Bedeutsam ist, wann bei dauernden bzw. vorübergehenden Versetzungen die Begründung eines neuen bzw. zusätzlichen Dienstortes anzunehmen ist, sodass Fahrten zwischen Wohnund Dienstort vorliegen, deren Fahrtkostenersätze der Lohnsteuer unterliegen. Nach den Lohnsteuerrichtlinien des BMF sind zur Beantwortung dieser Frage nicht die hinsichtlich der Zahlungen von Taggeld bei Begründung eines weiteren Mittelpunktes der beruflichen Tätigkeit entwickelten Kriterien anzuwenden. Maßgeblich ist die Dauer des regelmäßigen Tätigwerdens an einer anderen Arbeitsstätte (Dienstort).

2 1.3.1 Versetzung auf Dauer Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte auf Dauer versetzt, stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte mit Wirksamkeit der Versetzung Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar. Eine Filialleiterin wird in eine andere Filiale des Unternehmens versetzt. Die Fahrten zur neuen Filiale stellen keine Dienstreisen sondern Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar Befristete Versetzungen Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte befristet dienstzugeteilt oder entsendet und steht von vornherein fest, dass er an dieser neuen Arbeitsstätte länger als einen vollen Kalendermonat durchgehend tätig wird, stellen die Fahrten zur neuen Arbeitsstätte mit Wirksamkeit der Zuteilung Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar. Ein Angestellter einer Softwarefirma wird im Auftrag seines Arbeitgebers zur Installierung eines EDV-Systems für einen Zeitraum von drei Monaten in den Betrieb eines Kunden entsendet. Diese Fahrten sind ab Beginn der Tätigkeit als Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit dem Verkehrsabsetzbetrag und einem allfälligen Pendlerpauschale abzugelten. Wird der Arbeitnehmer zu einer neuen Arbeitsstätte Dienst zugeteilt oder entsendet und steht von vornherein nicht fest, dass er an dieser neuen Arbeitsstätte länger als einen vollen Kalendermonat durchgehend tätig wird, dauert die Tätigkeit aber in der Folge tatsächlich länger als einen vollen Kalendermonat, liegen ab dem folgenden Kalendermonat Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vor. Für die Installierung des EDV-Systems wird im obigen Beispiel ein Zeitraum von vier Wochen vorgesehen (vom 15. Juli bis 15. August), die Tätigkeit erstreckt sich aber auf Grund einer Auftragserweiterung bis zum 4. November. Für die Fahrten zum Einsatzort im Juli und August sind die tatsächlichen Fahrtkosten (z.b. Kilometergeld) steuerfrei. Für September, Oktober und November sind die ersetzten Fahrtkosten zu dieser Arbeitsstätte steuerpflichtig, weil sie mit dem Verkehrsabsetzbetrag bzw. dem Pendlerpauschale abgegolten sind. Ob bzw. welches Pendlerpauschale im November zu gewähren ist, hängt von der fortgesetzten Tätigkeit ab Fahrten zwischen mehreren Dienstorten Steuerfrei bleiben Fahrtkostenersätze zwischen mehreren Dienstorten im Auftrag des Arbeitgebers, soweit dieser Aufwand nicht bereits durch den Verkehrsabsetzbetrag und das Pendlerpauschale abgegolten wurde. Letzteres gilt insb. für Fahrten von der Wohnung zum ersten Dienstort und Fahrten vom zweiten zurück zur Wohnung

3 Beispiel 1: Ein Arbeitnehmer mit Wohnsitz im 9. Bezirk in Wien arbeitet für denselben Arbeitgeber am Vormittag im Büro im 22. Bezirk, am Nachmittag im 17. Bezirk. Für die Fahrten zwischen den Arbeitsstätten wird der eigene Pkw verwendet. Für diese Fahrten können die tatsächlichen Fahrtkosten (z.b. Kilometergeld) steuerfrei gewährt werden. Die Fahrten zwischen der Wohnung und dem Büro im 22. Bezirk bzw. vom Büro im 17. Bezirk zurück zur Wohnung sind mit dem Verkehrsabsetzbetrag abgegolten. Beispiel 2: Ein Arbeitnehmer mit Wohnort Kitzbühel arbeitet am Vormittag in Wörgl und am Nachmittag in Kitzbühel. Für die Fahrten Kitzbühel - Wörgl - Kitzbühel steht das Pendlerpauschale zu. Da die Fahrtkosten von der ersten Arbeitsstätte (in Wörgl) zur zweiten Arbeitsstätte (in Kitzbühel = Wohnort) bereits mit dem Pendlerpauschale abgegolten sind, können zusätzliche Fahrtkosten für die Fahrten zwischen den beiden Mittelpunkten der Tätigkeit nicht steuerfrei gewährt werden. Beispiel 3: Ein Angestellter einer Bankfiliale holt am Morgen in der Zentrale Unterlagen ab und fährt anschließend in die Filiale. Die Fahrten zwischen seiner Wohnung und der Filiale stellen Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dar. Das Abholen der Unterlagen in der Zentrale begründet keinen Mittelpunkt der Tätigkeit. Kilometergelder können daher lediglich für einen allfälligen Umweg steuerfrei gewährt werden Fahrten von Arbeitnehmern ohne festen Dienstort Hat ein Arbeitnehmer keinen festen Dienstort (z.b. Bauarbeiter, Baggerfahrer, LKW- Fahrer im Baugewerbe), sondern ist die jeweilige Einsatzstelle als Dienstort zu betrachten, so ist hinsichtlich der Fahrtkosten zu prüfen, ob Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte vorliegen. Arbeitsstätte (Dienstort) für diese Prüfung ist daher jeweils ein fester Ort, an dem der Arbeitnehmer regelmäßig tätig wird. Für Fahrten zwischen der Wohnung und dem Einsatzort stehen daher für die ersten fünf Tage steuerfreie Fahrtkosten zu. Bei kurzfristigem und häufigem Wechsel der Arbeitsstellen können Fahrtkosten stets steuerfrei ersetzt werden. 2. Fahrtkostenersatz bei Dienstreisen auf Grund einer lohngestaltenden Vorschrift im Sinne des 68 Abs 5 Z 1-6 EStG Enthält eine derartige lohngestaltende Vorschrift (va Kollektivverträge) eine besondere Regelung des Dienstreisebegriffes, so ist diese Regelung anzuwenden. In einer solchen lohngestaltenden Vorschrift können steuerfreie Fahrtgelder unabhängig vom Kriterium der Dauer eines regelmäßigen Tätigwerdens an einer anderen Arbeitsstätte festgelegt werden. Als bleibender Dienstort kann nämlich der sich aus dem Kollektivvertrag ergebende Dienstort festgeschrieben werden

4 3. Höhe des steuerfreien Fahrtkostenersatzes Als Reisevergütungen können tatsächliche Fahrtkostenvergütungen oder Kilometergelder steuerfrei ausbezahlt werden. Kilometergeld Reisevergütungen mittels Kilometergeld sind bis zur Höhe des amtlichen Kilometergeldes steuerfrei. Höhe des amtlichen Kilometergeldes für PKW je km 0,376 für jede Person, deren Mitbeförderung dienstlich notwendig ist, zusätzl. je km 0,045 für Motorfahrräder und Motorräder mit einem Hubraum bis 250 ccm je km 0,119 für Motorräder mit einem Hubraum über 250 ccm je km 0,212 für Fahrrad -> für die ersten 5 km 0,233 ab dem 6. km 0,465 Das jeweilige Kilometergeld kann auf volle Cent aufgerundet werden; z.b. kann daher für die Verwendung eines KFZ ein steuerfreier Kostenersatz in Höhe von 0,38 pro Kilometer ausgezahlt werden. Was ist mit dem Kilometergeld abgegolten? Absetzung für Abnutzung (anteilige Anschaffungskosten) Benzin, Öl Servicekosten und Reparaturkosten aufgrund des laufenden Betriebes Zusatzausrüstung (Winterreifen, Autoradio usw.) Steuern und Gebühren Versicherungen aller Art (einschließlich Vollkasko-, Insassenunfall- und Rechtschutzversicherung) Mitgliedsbeiträge bei Autofahrerclubs Finanzierungskosten Parkgebühren Mauten Autobahnvignette Anders als bei Geltendmachung von Reisekosten als Werbungskosten können Kilometergelder bei Zutreffen der Voraussetzungen unabhängig von der Zahl der innerhalb eines Jahres zurückgelegten Kilometer steuerfrei ausbezahlt werden. Pauschalierte Vorauszahlungen sind steuerpflichtig, wenn nicht mindestens einmal jährlich eine exakte Abrechnung inklusive Rückzahlung des nicht ausgeschöpften Jahresbetrages erfolgt

5 Amtliches Kilometergeld bleibt auch zur Gänze sozialversicherungsbeitrags-, dienstgeberbeitrags-, dienstgeberbeitragszuschlags- und kommunalsteuerfrei. Rechtsgrundlagen 26 Z 4 EStG Abs 1 Z 6 u Z 9 EStG Abs 5 Z 1 6 EStG 1988 VO BGBl II 1997/306 Stand: März 2006 Dieses Infoblatt ist ein Produkt der Zusammenarbeit aller Wirtschaftskammern. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die Wirtschaftskammer Ihres Bundeslandes: Wien, Tel. Nr.: (01) , Niederösterreich Tel. Nr.: (02742) 851-0, Oberösterreich, Tel. Nr.: , Burgenland, Tel. Nr.: , Steiermark, Tel. Nr.: (0316) 601-0, Kärnten, Tel. Nr.: (0463) , Salzburg, Tel. Nr.: (0662) , Tirol, Tel. Nr.: , Vorarlberg, Tel. Nr.: (05522) Hinweis! Diese Information finden Sie auch im Internet unter (Lohnverrechnung) Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben trotz sorgfältigster Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung des Autors oder der Wirtschaftskammern Österreichs ausgeschlossen ist

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