Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg (BPW) II 1 1

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1 Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg (BPW) II 1 1

2 Organisatoren Schirmherren Senator für Wirtschaft, Technologie und Frauen des Landes Berlin Minister für Wirtschaft des Landes Brandenburg Träger Hochschulen in Berlin und Brandenburg II 2I 2

3 Partner des BPW 2011 Amrop Delta-Delta Management Consultants GmbH BC Brandenburg Capital GmbH DATEV eg Earlybird Venture Capital GmbH HCM Gruppe/ bdp Venturis Management Consultants GmbH IBB Beteiligungsgesellschaft mbh KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Technologie Coaching Center GmbH Verhülsdonk & Partner GmbH II 3I 3

4 Herzlich Willkommen zum Jour Fixe Steuern Elektronische Rechnungslegung und Signatur Referenten: Martin Kopf Steuerberater Certified Public Accountant & Mark Prenzel DATEV eg II 4

5 Ihre Referenten & Initiatoren des Vortrags BPW Steuerberaterkammer Berlin vertreten durch: Martin Kopf Steuerberater Certified Public Accountant Mark Prenzel, DATEV eg II 5

6 Elektronische Rechnungslegung und Signatur Inhaltsübersicht: Teil 1: Rechnungen richtig schreiben und archivieren Martin Kopf, Steuerberater Certified Public Accountant Teil 2: Elektronische Rechnungen: Ersteller-Nutzen versus Empfänger-Nutzen Mark Prenzel, Organisationsberater Rechnungswesen, DATEV eg II 6

7 Elektronische Rechnungslegung und Signatur Teil 1: Rechnungen richtig schreiben und archivieren II 7

8 1. Warum Sie die Pflichtangaben auf Rechnungen beachten müssen Formale Gestaltungsfreiheit bei Rechnungen Jedes Schreiben, mit dem ein Unternehmer abrechnet, ist eine Rechnung Egal, ob der Begriff Rechnung vermerkt ist oder nicht ABER Geschäftsbriefe haben bestimmte Pflichtangaben Pflicht zur Ausstellung von Rechnungen bei manchen Leistungen Umfangreiche Pflichtangaben, um den Vorsteuerabzug für den Kunden zu ermöglichen II 8

9 II 9

10 2. Pflichtangaben für Rechnungen über 150 (inkl. Umsatzsteuer) 1. Angaben zum leistenden Unternehmer: Name und Anschrift, Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-ID-Nr.), Rechtsform, Sitz, Handelsregisternummer 2. Name und Anschrift des Kunden 3. Ausstellungsdatum 4. Fortlaufende einmalige Rechnungsnummer 5. Zeitpunkt der Leistung (auf den Monat genau; auch dann, wenn er nicht vom Rechnungsdatum abweicht) 6. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung 7. Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) 8. Im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (Skonto, Rabatt, Bonus) 9. Umsatzsteuersatz (19 Prozent, 7 Prozent oder der Hinweis umsatzsteuerbefreit ) 10. Umsatzsteuerbetrag I I 10

11 3. Pflichtangaben für Rechnungen bis 150 (inkl. Umsatzsteuer) = Kleinbetragsrechnungen 1. Angaben zum leistenden Unternehmer: Name und Anschrift, Rechtsform, Sitz, Handelsregisternummer 2. Ausstellungsdatum 3. Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der erbrachten Leistung 4. Bruttobetrag (= Nettobetrag plus Umsatzsteuer) 5. Im Bruttobetrag enthaltener Umsatzsteuersatz (19% oder 7%) oder im Fall einer Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis I I 11

12 4. Weitere Besonderheiten (1/2) Besonderheiten bei bestimmten Umsätzen (Auswahl) Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück Dienstleistungen und Werklieferungen an Unternehmer im europäischen Ausland Innergemeinschaftliche Lieferungen Mehrere Dokumente als Rechnung Pflichtangaben müssen insgesamt enthalten sein Ein Dokument muss aber zumindest enthalten Nettobetrag Steuerbetrag Verweis auf andere Dokumente mit den restlichen Pflichtangaben I I 12

13 4. Weitere Besonderheiten (2/2) Verträge als Rechnung, z.b. Mietvertrag oder Servicevertrag Wenn keine gesonderte Rechnung erstellt wird Voraussetzungen Vertrag enthält alle Pflichtangaben einer Rechnung oder einen Verweis auf andere Unterlagen, die diese enthalten Jeder Zahlungsbeleg mit Angabe des Leistungszeitraums (Ausnahme: Dauerauftrag) Aktualität der Pflichtangaben im Vertrag Z.B. Anschrift, Steuernummer, Nettobetrag, Umsatzsteuersatz Gegenseitige Information Schriftliche Dokumentation, am Besten Vertragsnachtrag I I 13

14 5. Elektronische Rechnungen Z.B. Rechnungsversand per , PC-Fax, Fax-Server Voraussetzungen einer Rechnung nur erfüllt, wenn das Verfahren die Echtheit der Herkunft die Unversehrtheit des Inhalts während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet und der Rechnungsempfänger dem Verfahren zugestimmt hat Zentrale Voraussetzung: qualifizierte elektronische Signatur Ausnahme: Standardfaxgerät an Standardfaxgerät I I 14

15 6. Archivierung Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden? Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind Wie lange? 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre 6 Jahre Generell gilt: die Aufbewahrungspflicht beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlagen ausgestellt worden sind I I 15

16 6. Archivierung Anforderungen der elektronischen Betriebsprüfung (GDPdU) * Keine Verpflichtung, originär in Papierform entstandene Unterlagen zu digitalisieren ABER: Elektronisches Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf Digitalisierte Papier-Unterlagen Originär digitale Daten (In die DV-Systeme in elektronischer Form eingehende oder in den DV-Systemen erzeugte Daten) Entweder online verfügbar oder Archivierung der Daten Originär digitale Unterlagen sind maschinell auswertbar zu archivieren auf maschinell lesbarem und auswertbarem Datenträger (Band, Disk, Platte etc. nicht Papier) in maschinell auswertbarem Format (nicht PDF, TIFF) * Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen I I 16

17 Elektronische Rechnungslegung und Signatur Teil 2: Elektronische Rechnungen: Ersteller-Nutzen versus Empfänger-Nutzen I I 17

18 1. Beispiel: Marketing der Rechnungssteller Rechnung per - die clevere Alternative mit bis zu 600 Freiminuten. Schon über 3 Millionen Kunden nutzen Rechnung per . Wechseln auch Sie, es lohnt sich! Empfangen Sie Ihre Telefonrechnung künftig einfach, bequem und sicher per . Extratipp: Unsere kostenlose Auswertungssoftware bringt Transparenz in Ihre Abrechnung! I I 18

19 I I 19

20 2. Basis-Fakten Die steuerlich-handelsrechtlichen Rahmenbedingungen für erechnungen sind definiert. erechnungen drängen über die Industrie in den Mittelstand. In der Vergangenheit: Signaturpolitische Regulierung und Fälschungspotenziale minderten Markttransparenz und Lösungsvertrauen. Zusätzlich problematisch: Anbieterlösungen, denen nicht zu trauen ist. Es gibt derzeit kein einheitliches Europäisches Signaturformat bei erechnungen. ASP-Lösungen bestimmen die derzeitigen Lösungsangebote bei erechnungen in Deutschland. I I 20

21 3. Exemplarisch: Return on Investment Kosten für elektronisch signierte Rechnungen aus SAP Quelle: Esker GmbH; I I 21

22 Exkurs: esignatur-hierarchie Formate elektronischer Signaturen (gem. 2 SigG) Einfache elektronische Signatur z. B. eingescannte Unterschrift, keine technischen Anforderungen, nicht fälschungssicher, erfüllt Textform. Fortgeschrittene elektronische Signatur Hard- und software-basierte Lösungen, nachträgliche Datenmanipulation erkennbar, erfüllt Textform. Qualifizierte elektronische Signatur Zusätzlich zu fortg. elek. Signatur: sichere Signaturerstellungseinheit (nur Hardware- Lösungen), erfüllt elektronische Form, d.h. weitgehend Schriftform gleichgestellt, erhöhter Beweiswert im Prozess. Qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieterakkreditierung Zusätzlich zu qual. elek. Signatur: geprüfte Sicherheit, (techn. und administrative Sicherheitsüberprüfung) Zertifikate mindestens 30 Jahre prüfbar, erkennbar am Rootzertifikat der RegTP*. * Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post I 22 I

23 4. Rechnungsversand als ASP-Dienstleistung (bsp. AuthentiDate-Lösung) I I 23

24 erechnungen: direkt und indirekt ggf. Dienstleister des Rechnungsversenders tendenziell indirekt: Business-to-Business tendenziell direkt: Business-to-Consumer ggf. Dienstleister des Rechnungsempfängers Rechnungsversender Rechnungsempfänger I I 24

25 5. Versendernutzen versus Empfängernutzen Anforderungen an Rechnungsaussteller: Zertifizierte Signaturkarte und qualifiziertes Signaturzertifikat Zugelassenes Kartenlesegerät Signaturanwendungskomponente Elektronische Kontaktadresse des Rechnungsempfängers Einverständnis der Rechnungsempfänger zum Austausch von erechnungen Geeignete Archivierungsmöglichkeit Bereitstellung des öffentlichen Zertifikates für den Rechnungsempfänger Verfahrensdokumentation für die Finanzverwaltung I I 25

26 5. Versendernutzen versus Empfängernutzen Anforderungen an Rechnungsempfänger: Software zur Überprüfung der elektronischen Signatur Elektronische Kontaktadresse des Rechnungsausstellers Abgabe einer Einverständniserklärung Geeignete Archivierungsmöglichkeit (über 10 Jahre) Zugang zum öffentlichen Zertifikat des Rechnungsausstellers Verfahrensdokumentation für die Finanzverwaltung UND: Als zusätzlicher Aufwand zu papierbasierten Verfahren! I I 26

27 Exkurs: Elektronische Betriebsprüfung gestern: Herkömmliche Betriebsprüfung Veränderungen heute: Elektronische Betriebsprüfung Regelmäßige Stichprobenprüfung Auswahl von Prüfgebiet und Prüfschritten individuell durch den Prüfer aufgrund von Erfahrungen/ Branchenkenntnis Begrenzte Zeit begrenzt die einzelnen Prüfungsschritte. Massendaten nur stichprobenartig über-prüfbar Hoher Anteil manueller Prüfungstätigkeiten Begrenzter Einblick in die Buchhaltung Vollumfängliche Prüfung möglich Prüfgebiete und Prüfschritte sind (teil-) standardisiert und (teil-) automatisiert Nahezu lückenlose Prüfung von Massendaten ist innerhalb kurzer Zeit möglich Geringer Anteil manueller Prüfungstätigkeit Tieferer Einblick in die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung I I 27

28 6. erechnung: Aufbewahrung Europäische Rechnungsrichtlinie (2001/115/EG) Artikel 3 Folgender Artikel wird hinzugefügt: Artikel 22a Recht auf Zugriff zu den in einem anderen Mitgliedstaat auf elektronischem Wege aufbewahrten Rechnungen Bewahrt ein Steuerpflichtiger von ihm ausgestellte oder empfangene Rechnungen auf einem elektronischen Träger auf, der einen Online-Zugriff auf die Daten gewährleistet, und liegt der Aufbewahrungsort in einem Mitgliedstaat, in dem er nicht ansässig ist, so haben die zuständigen Behörden des Mitgliedstaats, in dem er ansässig ist, im Rahmen der Rechtsvorschriften des Mitgliedstaats, in dem der Steuerpflichtige ansässig ist, und soweit dies für diesen Mitgliedstaat zur Kontrolle erforderlich ist, für die Zwecke dieser Richtlinie ein Recht auf elektronischen Zugriff auf diese Rechnungen und auf deren Herunterladen und Verwendung." I I 28

29 6. erechnung: Aufbewahrung Umsetzung in nationales Recht Steueränderungsgesetz 2003 (vom 15. Dezember 2003) 14b UStG Aufbewahrung von Rechnungen (4) Bewahrt ein Unternehmer die Rechnungen im übrigen Gemeinschaftsgebiet elektronisch auf, können die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen für Zwecke der Umsatzsteuerkontrolle herunterladen und verwenden. Es muss sichergestellt sein, dass die zuständigen Finanzbehörden die Rechnungen unverzüglich über Online-Zugriff einsehen, herunterladen und verwenden können. I I 29

30 7. Grenzüberschreitende Rechnungslegung? Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts elektronisch übermittelter Rechnungen müssen nach der europäischen Richtlinie 2001/115/EG gewährleistet werden. Mehrheit der Mitgliedsstaaten: Fortgeschrittene elektronische Signaturen Andere Mitgliedsstaaten: a) Qualifizierte elektronische Signatur b) Keine/ohne elektronische Signatur Gegenseitige Anerkennung: Auf Basis bilateraler Abkommen = Hemmnis bei der Grenzüberschreitenden Nutzung von erechnungen I I 30

31 8. Rechtliche Grundlagen für die Archivierung elektronischer Rechnungen Gegenüber den Finanzbehörden Das Umsatzsteuergesetz Die Abgabenordnung Die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme - GoBS Die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU Zusätzlich für zivilrechtliche Belange Beweiswerterhaltung der qualifizierten elektronischen Signatur über die Dauer der Aufbewahrungsfrist I I 31

32 9. Lösung über das DATEV-Rechenzentrum gemeinsames Archiv für digitale Belege Belegverwaltung online Mandant Berater Signatur erstellen Erweiterung der Belegverwaltung Signatur prüfen Signatur u. Prüfung archivieren beim Buchen anzeigen I I 32

33 Prozess Signaturprüfung von Eingangsrechnungen Rechnung geht per Mail ein Im Hintergrund passiert jetzt : Rechnung ins RZ senden Rechnung prüfen Speichern unter "Eingangs-eRechnung" Mail an Mandant Belegverwaltung online Signaturprüfung Rechnung + Prüfprotokoll stehen Kanzlei für Buchführung bereit I I 33

34 Prozess Signieren von Ausgangsrechnungen Rechnung als PDF erstellen Im Hintergrund passiert jetzt: Rechnung ins RZ senden Speichern unter Ausgangs-eRechnung Belegverwaltung online nicht für Steuerberater!!! Signaturerstellung mit Link auf erechnung Rechnung + Signatur stehen Kanzlei für Buchführung bereit Versenden an Kunde I I 34

35 I I 35

36 10. Gründe für die Zunahme von signierten Dokumenten Die D ab 2010 (verbindliche ) Der neue Personalausweis (npa) ab Elektronischer Rechtsverkehr Elektronische Rechnungen I I 36

37 11. Die elektronische Langzeitarchivierung signierter Dokumenten In den letzten 10 Jahren wurden mehr Akten produziert, als in der gesamten Menschheitsgeschichte zuvor I I 37

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Wir freuen uns auf Ihre Fragen im Anschluss an den Vortrag oder im Nachhinein I I 38

39 Sie suchen einen Steuerberater? Sie finden ihn im Steuerberatersuchdienst auf der Homepage Ihrer regionalen Steuerberaterkammer, z.b. (Auswahl Steuerberatersuche ) oder beim DATEV-Mitgliedersuchservice. Hier können Sie eine Kanzlei nach Tätigkeitsgebiet in der Steuerberatung oder Branchenkenntnissen auswählen: I I 39

40 Ansprechpartner Steuerberaterkammer Berlin Körperschaft des öffentlichen Rechts Wichmannstraße Berlin (030) Martin Kopf Steuerberater Certified Public Accountant Friedrichstraße 200, Berlin Celsiusstraße 62, Berlin BPW Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg Wettbewerbsbüro in der Investitionsbank Berlin Bundesallee 210 (Eingang Regensburger Straße) Berlin (030) DATEV eg Mark Prenzel Katharina-Heinroth-Ufer Berlin I I 40

41 Wettbewerbsbüro in der IBB Adresse: Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg Wettbewerbsbüro in der Investitionsbank Berlin Bundesallee 210 (Eingang Regensburger Straße) Berlin Hotline: 030 / Fax: 030 / Online: Mail: I I 41 I 41

42 Koordinationsbüro in der ILB Adresse: Businessplan-Wettbewerb Berlin-Brandenburg Koordinationsbüro in der InvestitionsBank des Landes Brandenburg (ILB) Steinstraße Potsdam Hotline: 0331 / Fax: 0331 / Online: Mail: I I 42 I 42

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