Auftragsbearbeitung 2014

Transkript

1 Auftragsbearbeitung 2014 Version 7.30 Juli 2014

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3 Inhaltsverzeichnis 1 D.H.S. Betriebsstamm Auftragsbearbeitung Auftragsbearbeitung - > Letzte Belegnummern Vorgangsnummern Belegnummern Änderungsverlauf B.S.R. Angebot - Auftrag - Lieferschein - Rechnung und B.S.C. Rechnung Basic Leistungsschein Verarbeitungsdatum Erfassung Einen Vorgang übernehmen aus der Übersicht aller Vorgänge Vorgeben der letzten Vorgangsnummer Löschen eines Beleges Layout Belege Druckformat für Anhang Blatthöhe in Zeilen neu vorgeben D.E.F.F. Formular für Auftragsbearbeitung Abgrenzungsbuchung im Einkauf Lieferant hat USt-Fallgruppe Lieferant hat USt-Fallgruppe D.S.M. Artikelstamm U.W.N.B. Belegnummernliste A.U. OP-Nummer suchen Vorgangsnummer anzeigen B.F.O. Offene Posten ändern A.E.B. Umsätze für Betreuer Vorgangsnummer wird KTR U.W.E.G. Gesamtausdruck Auftragsbearbeitung D.E.F.E. Verarbeitungsgruppen H.A.A.U. Anleitung Auftragsbearbeitung Lager H.U.U. Datenstand Auftragsbearbeitung Lager

4 Die Auftragsbearbeitung wurde überarbeitet. Den buchungsrelevanten Belegen wurden eigene Belegnummernbereiche zugewiesen. Damit ist für die vorgelagerten Prozesse Angebot bis Lieferschein eine freiere Vergabe von Nummern möglich. Einige Arbeiten müssen nach dem Update unbedingt durchgeführt werden. Diese Arbeiten sind mit einem blauen Kasten hervorgehoben

5 1 D.H.S. Betriebsstamm Auftragsbearbeitung Die Betextung der Vorgabe Zuordnung Kostenstelle/Kostenträger Wert 3 wurde geändert. o bisher KST = Betreuer 1, KTR = Belegnummer o neu KST = Betreuer 1, KTR = Vorgangsnummer vorschlagen. Die Funktion ist unverändert. Neu wird eine Mengensumme bei einheitlicher Mengeneinheit angeboten. Ist diese Option aktiviert, wird in B.S.R. Angebot - Auftrag - Lieferschein - Rechnung und B.S.C. Rechnung Basic eine Summe der Menge gedruckt. Dies nur wenn mehr als eine Positionszeile erfasst ist und alle Positionen die gleiche Mengeneinheit verwenden. Die bisher Letzte Belegnummer Auftragsbearbeitung wurde entfernt. Dafür ist jetzt eine Aufschlüsselung der Belegnummern vorgesehen. Eine Vorgangsnummer wurde in der Auftragsbearbeitung neu eingeführt. In Betriebsstamm -> Auftragsbearbeitung wurde eine neue Karteikarte Letzte Belegnummern geschaffen. 1.1 Auftragsbearbeitung - > Letzte Belegnummern Bild: D.H.S. Betriebsstamm - Belegnummernbereiche in der Auftragsbearbeitung - 5 -

6 1.2 Vorgangsnummern Getrennte Vorgangsnummern unterstützen die innerbetriebliche Organisation von Prozessabläufen. Sie müssen einen Bereich für Vorgangsnummer allgemein erfassen. oder - Sie müssen den Bereich der Vorgangsnummern für die Buchhaltung und Bereiche für nicht buchungsrelevante Belegarten erfassen. Jeder Vorgang, der in der Auftragsbearbeitung erfasst wird, bekommt bei der Anlage automatisch eine Vorgangsnummer. Es sind zwei Varianten vorgesehen. Keine getrennten Vorgangsnummern - Standard - Alle Vorgänge werden aus einem allgemeinen Vorgangsnummernbereich bedient. Dies entspricht der bisherigen Form. Getrennte Vorgangsnummern o o Die für die Buchhaltung relevanten Belegarten 10, 14, , 44 bekommen einen gemeinsamen Vorgangsnummernbereich. Die Belegarten 11, 12, 13, 21, 22, 23, 31, 32, 33, 41, 42 und 43 bekommen einen jeweils eigenen Vorgangsnummernbereich. Wenn ein Vorgangsnummernbereich aufgebraucht ist, beginnt die Vergabe wieder von vorn. Der Vorgangsnummern-Bereich kann von 1 bis vorgegeben werden. Bei Erfassung in verschiedenen Betriebsstätten, muss jeder Betriebsstätte ein eigener Vorgangsnummernbereich zugewiesen werden. Die Bereiche dürfen beim Zusammenfluss in der Zentrale nicht überlappen. 1.3 Belegnummern Die manuelle Belegnummernvergabe wird ab dieser Version nicht mehr unterstützt. Grund für die Änderung ist die jetzt wesentlich kritischere Überwachung der Belegnummern. Für die Belegarten (10) Angebot, (14) Rechnung, (24) Rechnungskorrektur, (34) Gutschrift und (44) Gutschriftkorrektur muss ein eigener Belegnummernbereich definiert werden. Der Nummernbereich sollte eine Dimension für ca. 4 Jahre haben. Die Belegnummernbereiche dürfen nicht überlappen. Belege der Belegart 10, 14, 24, 34 und 44 bekommen bei der Anlage automatisch eine Belegnummer vom System. Mit Vergabe einer fortlaufenden Nummer wird sichergestellt, dass der vom Unternehmer erstellte Beleg (Rechnung, Rechnungskorrektur, Gutschrift, Gutschriftkorrektur) einmalig ist (Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Ziffer 11). Es ist nicht möglich: Mehrere Teilrechnungen mit einheitlicher OP-Nummer zu erfassen. Eine Rechnungskorrektur zu einer Rechnung mit einheitlicher OP-Nummer zu - 6 -

7 erfassen. In der Auftragsbearbeitung ist sichergestellt, dass durch wiederholen einer Belegnummer niemals auf dem Empfängerkonto ein vorhandener alter OP verändert wird. Bei Vergabe einer neuen Belegnummer prüft Agrostar, ob auf dem Empfängerkonto ein OP mit gleicher Nummer bereits vorhanden ist. In diesem Fall vergibt Agrostar die nächste Belegnummer. Wenn ein Belegnummernbereich aufgebraucht ist, beginnt die Vergabe wieder von vorn. Der Vorgangsnummernbereich und der Belegnummernbereich sind voneinander unabhängig. Die vom System vergebenen Belegnummern können in U.W.N.B. Belegnummernliste nachgewiesen werden. 1.4 Änderungsverlauf Für eine spätere Revision werden alle Änderungen im Betriebsstamm an den Vorgangsnummern und den Belegnummern der Auftragsbearbeitung registriert. Die Daten des Änderungsverlaufs können in Agrostar nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Bild: D.H.S. Betriebsstamm - Änderungsverlauf - 7 -

8 2 B.S.R. Angebot - Auftrag - Lieferschein - Rechnung und B.S.C. Rechnung Basic Die manuelle Belegnummernvergabe wurde abgeschafft Der Begriff Ausstelldatum wurde ersetzt durch Belegdatum. Die Bezeichnung von Belegart 13 bisher Lieferschein wechselt bei Verwendung von ausschließlich Artikeln der Artikelgruppenart 6 Dienstleistung auf die Bezeichnung Leistungsschein. Die Bezeichnung von Belegart 33 bisher Liefer-/Leistungsschein wurde geändert in Empfangsbestätigung. Die Bezeichnung ist dem Zollrecht entlehnt. Damit ist eine bessere Abgrenzung von Belegart 13 zu Belegart 33 gegeben. 2.1 Leistungsschein Bei Verwendung von Artikeln mit Artgruppentyp 6 Dienstleistung, wird bei Belegart 13 Leistungsschein geschrieben. 2.2 Verarbeitungsdatum Das Verarbeitungsdatum wird nicht mehr angezeigt. Verbucht wird weiterhin, wie bisher mit dem Belegdatum, bei Berücksichtigung des Lieferdatums. Bei Verkauf Wenn das Lieferdatum in einer älteren USt-Periode als das Belegdatum ist, dann wird mit Lieferdatum verbucht. Bei Einkauf Wenn das Lieferdatum in einer jüngeren USt-Periode als das Belegdatum ist, dann wird die Buchung abgegrenzt. Die USt wird mit Belegdatum gebucht, der Aufwand mit dem Lieferdatum. Wenn das Lieferdatum in einer älteren USt-Periode als das Belegdatum ist, dann wird mit Lieferdatum verbucht

9 2.3 Erfassung In B.S.R. und B.S.C. wurde die Reihenfolge der ersten Eingaben verändert. Zuerst wird die Belegart eingegeben. Als nächstes wird eine Vorgangsnummer eingegeben. Dafür bestehen vier Varianten: Den Vorschlag (neu) bestätigen. Dann vergibt das System die nächste Nummer. Die bekannte Vorgangsnummer eintippen. Mit F6 eine für die zuvor gewählte Belegart gefilterte Übersicht der sinnvoll möglichen Belege anzeigen. Aus der Übersicht einen Vorgang auswählen. Bei umfangreichen Übersichten hilft die Funktion Suchen. Mit Shift+F6 werden alle vorhandenen Belege angezeigt. Bei den buchungsrelevanten Belegarten 14, 24, 34 und 44 wird eine Belegnummer angezeigt. Die Belegnummer wird entsprechend den Einstellungen im Betriebsstamm vorgegeben. Dann wird der Empfänger des Belegs eingegeben. Ab diesem Feld ist die weitere Erfassung unverändert. Das bisherige Ausstelldatum ist umbenannt in Belegdatum. Bild: B.S.R. Angebot - Auftrag - Lieferschein - Rechnung Bei buchungsrelevanten Belegen wird zusätzlich die Belegnummer angezeigt. Bild: B.S.R. Angebot - Auftrag - Lieferschein - Rechnung mit Belegnummer - 9 -

10 2.3.1 Einen Vorgang übernehmen aus der Übersicht aller Vorgänge Im Feld Vorgang werden mit Shift+F6 unabhängig von ihrer Belegart alle Vorgänge angezeigt. Dort kann jeder Vorgang geöffnet werden. Wenn der Vorgang nicht zur zuvor erfassten Belegart passt, weist eine Meldung darauf hin und erlaubt die Belegart zu wechseln. Bild: B.S.R. Gesamtübersicht aller Vorgänge mit Wechsel der Belegart Vorgeben der letzten Vorgangsnummer Im Feld Belegart Shift-F2 drücken, wechselt in das Feld Vorgang und zeigt dort die zuletzt verwendete Vorgangsnummer an. Dies ist eine schnelle Möglichkeit den vorherigen Beleg noch einmal zu öffnen oder um nach einem Lieferschein sofort eine Rechnung zu drucken. Bild: B.S.R. Beginn Erfassung eines neuen Belegs

11 2.4 Löschen eines Beleges Verbuchbare Belege der Auftragsbearbeitung können ab dieser Version wieder mit Umschalt+F3 gelöscht werden. Der Nachweis, dass ein umsatzsteuerrelevanter Beleg gelöscht wurde, erfolgt in der neuen Belegnummernliste. In der Belegnummernliste wird jeder gelöschte Beleg protokolliert. Der nach Fertigstellung gelöschte Beleg gehört zu Ihren Geschäftspapieren und ist aufzuheben. Vermerken Sie auf dem Beleg, dass dieser gelöscht wurde, also nicht in der Buchhaltung zu finden ist. In Agrostar kann der gelöschte Beleg mit A.E.S. Beleg suchen im Archiv Auftragsbearbeitung gefunden und angezeigt werden. 2.5 Layout Belege Das Layout der von der Auftragsbearbeitung erstellten Belege wurde geändert. Die bisherige Kombination aus Kontonummer und Belegnummer wurde aufgetrennt. Der Druck wurde neu gestaltet. Bisher hatte ein Beleg, zum Beispiel von Angebot bis Rechnung immer die gleiche Nummer. Jetzt wurde eine Vorgangsnummer eingeführt. Diese weicht immer ab von der Belegnummer. Damit ist es möglich für jede Belegart einen eigenen Nummernbereich vorzugeben. Die zuvor verwendete Vorgangsnummer wird immer zusammen mit der Belegart gedruckt

12 Im folgenden Beispiel ist die Auftragsbestätigung referenziert. Einen Lieferschein hat es nicht gegeben. Bild: Ausschnitt - Mittelteil einer Rechnung Wenn es keinen vorherigen Vorgang gab, zeigen Belege der Belegart 10, 14, 24, 34 und 44 im Entwurfsmodus neben dem bisherigen Text Entwurf zusätzlich die Nummer des Vorgangs an. Bild: Ausschnitt - Mittelteil einer Rechnung im Entwurf 2.6 Druckformat für Anhang Bilder in der Anlage wurden bisher nicht in der ganzen Breite einer Zeilenlänge gedruckt. Dies ist geändert worden. Jetzt wird der komplette Satzspiegel genutzt. Überprüfen Sie den Druck ihrer Anlagen. Wenn ihre Bilder jetzt zu groß gedruckt werden, müssen Sie die Bildvorlagen in der Breite mit Faktor 1,17 vergrößert hinterlegen. 2.7 Blatthöhe in Zeilen neu vorgeben Die Blatthöhe für die Formulare der Auftragsbearbeitung ist an die anderen Listen im Agrostar mit 65 Zeilen angepasst worden. Der Wert 65 Zeilen gilt für einen Druck mit 6 Zeilen je Zoll. Wenn bei Ihnen in D.E.F.F. Formular für Auftragsbearbeitung teilweise mit 8 Zeilen je Zoll eingerichtet ist, dann erhöht sich der Wert 65 auf bis zu 71 Zeilen. Mit welchem Wert Sie am dichtesten an das einheitliche Erscheinungsbild Ihrer sonstigen Kommunikationsmittel herankommen, testen Sie aus

13 Stellen Sie die Blatthöhe für die Auftragsbearbeitung neu ein. Für eine Anpassung öffnen Sie in Agrostar die Anwendung A.D.Druckdateien. Markieren Sie einen zu ändernden Eintrag aus der Liste. Klicken Sie auf die Schaltfläche [Einstellungen Auswertung]. Ändern Sie die Blatthöhe in Zeilen auf 65. Bild: A.D. Druckdateien mit einheitlich 65 Zeilen Blatthöhe Bild: A.D. Einstellung der Blatthöhe in Zeilen

14 3 D.E.F.F. Formular für Auftragsbearbeitung Bei den Formularen wird der Fuß mit einer Funktion für den Seitenwechsel bestückt. Dies geschieht durch Agrostar, wenn eine Belegart zum ersten Mal verwendet wird. Alternativ kann dies ausgelöst werden durch die Anwendung D.E.F.F. Formular für die Auftragsbearbeitung. Jedes Formular einmal öffnen und speichern. 3.1 Abgrenzungsbuchung im Einkauf Ab dieser Version 7.30 ist es in der Auftragsbearbeitung möglich Belege mit der Belegart (Einkauf) mit Lieferdatum und Belegdatum in unterschiedlichen Monaten zu erfassen. Das Verbuchen erfolgt mit Abgrenzung der Vorsteuer. Wenn das Lieferdatum älter als das Belegdatum ist, dann wird eine Abgrenzungsbuchung mit dem Lieferdatum als Abgrenzungsdatum erstellt. Das heißt, das Lieferdatum entspricht dem Abgrenzungsdatum in der Gelderfassung, bei noch nicht abzugsfähiger Vorsteuer. Zum Beispiel Lieferdatum im Dezember 2013 und Belegdatum im Januar Verbucht wird der Aufwand im Dezember 2013, die Vorsteuer aber erst im Januar Ein Lieferdatum darf nicht älter als der Beginn des vorherigen Wirtschaftsjahres sein. Zum Beispiel Belegdatum in 2014 und Lieferdatum in 2012 ist nicht zulässig. Wenn das Lieferdatum jünger als das Belegdatum ist, dann wird mit dem Lieferdatum verbucht. Zum Beispiel Lieferdatum im April 2014 und Belegdatum im Januar Verbucht wird mit April Für 13b Umsätze - Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger - ist keine Abgrenzungsbuchung vorgesehen. Belegdatum und Lieferdatum müssen im gleichen Monat (in der gleichen USt-Periode) sein Lieferant hat USt-Fallgruppe 2 Einen Beleg erstellen für einen innergemeinschaftlicher Erwerb in Verbindung mit einer Abgrenzungsbuchung ist nicht möglich. Agrostar überwacht dies. Wenn der Fall auftritt, weißt eine Meldung darauf hin. Wenn Lieferdatum und Belegdatum im gleichen Monat sind, kann der Beleg erstellt werden. Die Verbuchung erfolgt korrekt Lieferant hat USt-Fallgruppe 3 Einen Beleg erstellen mit Umsatzsteuerschlüsseln für Erwerb aus einem Drittland ist nicht möglich. Agrostar überwacht dies. Wenn der Fall auftritt weist eine Meldung darauf hin. 4 D.S.M. Artikelstamm Im Artikelstamm kann mit der F6 Taste eine Übersicht aller Artikelnummern angezeigt werden. Bei Eingabe einer Nummer erfolgt eine dynamische Anzeige entsprechend der Artikelnummer. Bei Eingabe eines Textes erfolgt eine dynamische Anzeige entsprechend dem Suchbegriff

15 Neu ist in dieser Version die Suche nach numerischen Suchbegriffen (GTIN, EAN, IBAN). Soll nach numerischen Suchbegriffen gesucht werden, muss dem numerischen Wert ein Leerzeichen vorangestellt werden. Dieses führende Leerzeichen steuert, dass nicht nach Artikeln sortiert wird. Bild: D.S.M. Übersicht im Artikelstamm mit numerischer Suche in der Spalte Suchbegriff 5 U.W.N.B. Belegnummernliste Alle mit der Auftragsbearbeitung erstellten Belege: Anzahlung Rechnung Rechnungskorrektur Gutschrift Gutschriftkorrektur werden ab dieser Version in einer Belegnummernliste protokolliert. Die Daten können in Agrostar nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Damit wird ein Nachweis über die in der Auftragsbearbeitung vergebenen Belegnummern geführt. Wichtigster Wert ist die fortlaufende Belegnummer. Da Belege wegen ihres Lieferdatums in unterschiedlichen Wirtschaftsjahren verbucht werden, fehlen diese bei Einschränkung auf ein Wirtschaftsjahr auf der Liste. Das Belegdatum wird vorgeschlagen mit dem aktuellen Wirtschaftsjahr von - bis. Das Datum kann aber jahresübergreifend erfasst werden. Bild: U.W.N.B. Belegnummernliste Die Belegnummer ist in der Auftragsbearbeitung fortlaufend. Die Reihe kann Lücken aufweisen, weil eine Belegnummer auf dem Empfängerkonto bereits vorhanden war

16 Diese nicht verwendete Belegnummer wird in der Belegnummernliste als vergeben protokolliert. Die Daten für diese Liste werden gesammelt bei [Speichern], [Entwurf], [Anzeigen] oder [Drucken] von Belegart 14, 24, 34 und 44. [Vergeben] Das Überspringen einer Belegnummer - weil der OP vorhanden ist - wird protokolliert. Auf der Liste wird in der Spalte Status Vergeben ausgewiesen. [Gelöscht] Das Löschen einer noch nicht mit [Anzeigen] oder [Drucken] verwendeten Belegnummer wird ausgewiesen. Mögliche Meldungen für den Status: B10 Neubeginn (Anzahlung, die Abkürzung ANZ ist in der FIBU bereits für Vorauszahlungen im Einsatz) Wenn nach Verwendung der letzten Vorgangs- oder Belegnummer von vorn neu begonnen wird. Vergeben Wenn die Belegnummer bereits auf dem Empfängerkonto vorkommt. Entwurf Gelöscht Verbuchbar Verbucht (nur bei Entwurf möglich) Bild: Beispiel einer Belegnummernliste

17 6 A.U. OP-Nummer suchen Die Anwendung A.U. OP- und Adressensuche wurde ergänzt um eine Suche nach der OP- Nummer. Sie geben die zu suchende OP-Nummer, in der Auftragsbearbeitung Beleg-Nummer ein und klicken auf OP-Suche. Bild: A.U. OP- und Adressensuche mit Suchparameter Das Ergebnis bringt den verbuchten Beleg. Bild: A.U. OP- und Adressensuche mit Ergebnis

18 7 Vorgangsnummer anzeigen 7.1 B.F.O. Offene Posten ändern Die Anwendung B.F.O. Offene Posten ändern wurde in der Übersicht ergänzt um eine Anzeige der Vorgangsnummer. Geben Sie das Personenkonto auf dem der Beleg verbucht wurde vor. Im nächsten Feld OP öffnen Sie mit F6 die Übersicht. In der ganz rechten Spalte der Übersicht, wird für die Belege aus der Auftragsbearbeitung, die Vorgangsnummer angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass der Beleg mit Version 7.30 verbucht wurde. Wenn bei Ihnen die Spalte nicht angezeigt wird, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Spaltenüberschrift. Dann öffnet ein Kontextmenü, in dem Sie die anzuzeigenden Spalten wählen können. Bild: B.F.O. Offene Posten ändern zeigt in der Übersicht die Vorgangsnummer 7.2 A.E.B. Umsätze für Betreuer Die Anwendung A.E.B. Umsätze für Betreuer wurde in der Übersicht ergänzt um eine Anzeige der Vorgangsnummer. Geben Sie die Betreuernummer vor. Auf der Übersicht wird die Vorgangsnummer angezeigt. Voraussetzung dafür ist, dass der Beleg mit Version 7.30 verbucht wurde. Bild: A.E.B. Umsätze für Betreuer zeigt in der Übersicht die Vorgangsnummer

19 7.3 Vorgangsnummer wird KTR Die Vorgangsnummer wird zum KTR bei der betrieblichen Vorgabe: Zuordnung 3 (KST = Betreuer 1, KTR = Vorgangsnummer vorschlagen). Dies passt aber nur, wenn bei der Erfassung von der Vorgabe nicht individuell abgewichen wurde. In letzterem Fall ist der KTR über das Buchungsjournal zu finden. Bild: D.H.S. Betriebsstamm - Auftragsbearbeitung - Vorgaben Zuordnung KST = Betreuer 1, KTR = Vorgangsnummer vorschlagen 8 U.W.E.G. Gesamtausdruck Auftragsbearbeitung Die Anwendung U.W.E.G. Gesamtausdruck Auftragsbearbeitung wurde überarbeitet. Die Anordnung der Option Elektronische Belege als PDF erstellen wurde an den Anfang der Auswahl gestellt. Mit dieser Option können die Belegarten 14, 24, 34 und 44 als PDF- Datei erstellt werden. Mit der Schaltfläche [Drucken] wird bei Auswahl PDF erstellen zusätzlich die PDF Datei erstellt. Mit der Schaltfläche [PDF] werden die ausgewählten Belege fertiggestellt ohne Papier zu bedrucken. Mit der Schaltfläche [Auswahl] wechseln wird die vorhandene Auswahl gewechselt. Die Funktionalität der anderen Optionen ist unverändert. Bild: U.W.E.G. Gesamtausdruck Auftragsbearbeitung

20 9 D.E.F.E. Verarbeitungsgruppen Die Anwendung wurde überarbeitet. Die Merkmale wurden erweitert. Bild: D.E.F.E. Verarbeitungsgruppen 10 H.A.A.U. Anleitung Auftragsbearbeitung Lager 11 H.U.U. Datenstand Auftragsbearbeitung Lager Die Anleitung und die Datenstände werden zurzeit überarbeitet. Stehen ab 01. August 2014 für die Version 7.30 zur Verfügung

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