YPSOS OFFICE. für Windows und MacOS X. Verwaltung muss sein - aber bitte so einfach wie möglich!

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1 YPSOS OFFICE die Warenwirtschafts-, Fakturierungs- und Büroverwaltungssoftware für die Industrie, den Handel, das Handwerk und den Dienstleistungsbereich - mit Anbindung an die Finanzbuchhaltung für Windows und MacOS X Verwaltung muss sein - aber bitte so einfach wie möglich! Die Verwaltung einer Firma ist - unabhängig von ihrer Größe - eine komplexe Angelegenheit. Die Lösung der auftretenden Probleme variiert dabei oft stark. Grundsätzlich lassen sich jedoch zwei Arten von Verwaltungsarbeit unterscheiden: Die effiziente - und die weniger effiziente. Über letztere haben wir hier nichts zusagen. Bei erstgenannter kommen wir am besten gleich auf YPSOS zu sprechen. YPSOS ist eine Firmenverwaltungs-Software für Apple Macintosh-Anwender - und als solche in puncto Einfachheit der Handhabung kaum zu schlagen. Die menüorientierte Benutzeroberfläche in Verbindung mit dem modularen Aufbau lässt Sie nie den Überblick verlieren. Die einzelnen Module können unabhängig voneinander bedient und partiell für einzelne Arbeitsplätze eingerichtet werden. Die Verbindungen innerhalb des Programms bieten Ihnen aber auch zahlreiche Verknüpfungsmöglichkeiten der Daten und Informationen. Somit erhalten Sie von der umfassenden Führung Ihrer Adressendateien bis zur Steuerung des Vertriebs und aller damit zusammenhängenden Bereiche ein sicheres und zuverlässiges Werkzeug für Ihre Verwaltungsarbeit. YPSOS ist ein konsequenter Weg zur perfekten Firmenorganisation - davon werden auch Ihre Mitarbeiter bald überzeugt sei. YPSOS - die einfachste Art, Ihre Verwaltung nicht kopflastig werden zu lassen. Adressenstamm Wie alle YPSOS-Module zeichnet sich der Adressenstamm durch übersichtliche Gestaltung und einfachste Bedienung aus. Umfangreiche Informationen stehen Ihnen auf Mausklick zur Verfügung, wie z.b. alle an den Kunden gelieferten Artikel oder dessen monatliche Umsätze über beliebig viele Jahre, auf Wunsch auch grafisch

2 aufbereitet. Wesentlicher Bestandteil des Adressenmoduls ist, neben statistischen Informationen oder der Führung der gesamten Korrespondenz, die enthaltene Terminverwaltung und Wiedervorlage. Ein Termin gibt Ihnen nicht nur Auskunft darüber, wer von Ihren Mitarbeitern wann mit wem, zu welcher Zeit, aus welchem Grund einen Termin hat, sondern erlaubt Ihnen direkten Zugriff auf die Daten des jeweiligen Ansprechpartners, Telefonverzeichnisses oder der Anschrift der Stammadresse aus dem Terminblatt heraus. Aus den verschiedenen Programmteilen kann ebenfalls auf die Wiedervorlage-Funktion zurückgegriffen werden. Legen Sie einfach eine Adresse, einen Ansprechpartner, Briefe, Angebote oder Vertriebsvorgänge auf Wiedervorlage - und Sie behalten alle notwendigen Aktivitäten im Blick. Eine Terminliste z.b. kann für den aktuellen Tag beim Programmstart automatisch vorgelegt werden. Artikelstamm Das Artikelmodul von YPSOS ist weit mehr als eine reine Produktverwaltung. Sie haben damit auch eine übersichtliche und effiziente Lagerwirtschaft zur Verfügung. Sie führen Ihr Lager in der Form einer permanenten Inventur, mit Wareneingangsbuchung oder auch manuellen Lagerbewegungen. Zu jeder Zeit sind Sie exakt über Ihre Artikelbestände und den jeweiligen Lagerwert informiert. Mehrere Bestandskonten pro Artikel, wahlweise aufgegliedert nach Rabatt- oder Mengenstaffeln, helfen Ihnen, unterschiedliche Ein- und Verkaufspreise, sowie verschiedene Lieferanten oder Kundensonderkonditionen einfach zu handhaben. Alle Artikelverkäufe und -umsätze sind über beliebige Zeiträume abrufbar und können so für Ihre Produktplanung statistisch ausgewertet werden. Die Artikelbezeichnung eines Artikels kann für den Formulardruck von Aufträgen, Angeboten oder Bestellungen in beliebig vielen Sprachen hinterlegt werden. Die benutzten Formularsprachen sind frei erweiterbar. Eine Importfunktion wird Ihnen zur Verfügung gestellt, mit deren Hilfe Sie Ihren Artikelstamm auf einfachste Weise per digital vorliegender Preisliste aktualisieren können. Ein- und Verkaufspreise werden abgeglichen, eventuell neue Artikel oder Bestandskonten angelegt. Stücklisten Bei der Herstellung eines neuen Artikels werden in der Regel mehrere einzelne Artikel zu einem neuem Artikel zusammengefügt. Die Produktion benötigt für den Herstellungsprozess eine Teileliste, aus der hervorgeht, welche Artikel in welchen Mengen benötigt werden. Sind in den Produktionsprozess z.b. externe Hersteller oder Bestücker eingebunden, muss aus einer Teile- oder Stückliste auch hervorgehen, von welchen Lagerplätzen die Einzelteile entnommen werden sollen. YPSOS bietet mit seinem Stücklistenmodul die effiziente Verwaltung aller dieser Aufgaben:

3 Beliebig viele Stücklisten für den gleichen Zielartikel Beliebig viele Stücklistenteileartikel pro Stückliste Angabe des zu verwendenden internen oder externen Lagers für Fremdfertigungen Automatische Berechnung der Gesamtherstellkosten der Stückliste aus den Einstandspreisen der Teileartikel und eventuellen Montagekosten Für die Auftragsbearbeitung kann für jede einzelne Stückliste gesteuert werden, ob der Zielartikel oder die Einzelteile der Stückliste aus dem Lagerbestand abgebucht werden Eine Stückliste kann optional innerhalb eines Auftrages auch als Makrovorlage für einen Artikelset dienen Produktion Ein Produktionsprozess erzeugt in der Regel aus verschiedenen Einzelteilen einen neuen Artikel. Wurden diese Einzelteile mit dem YPSOS-Stücklistenmodul festgelegt, kann mit Hilfe eines YPSOS-Produktionsauftrages die gesamte Überwachung und Durchführung des Herstellungsprozesses organisiert werden. Das Produktionsauftragsmodul bietet folgende Optionen: Berechnet automatisch die benötigten Teilemengen der Einzelteile für eine angegebene Produktionsmenge Die Angabe von Produktionschargen für die hergestellten Artikel sowie der Verwendungsnachweis für chargenbehaftete Einzelteile ist möglich Zeigt übersichtlich die im Warenbestand vorhandenen und fehlenden Teile an Erzeugt optional Minderbestandslisten und generiert auf Wunsch Bestellungen an Lieferanten Führt Umbuchungen zwischen Lagerbestands- und Produktionskonten durch Verwaltet die gesamten Lagerbestandsumbuchungen für die verbrauchten bzw. die hergestellten Artikel Erstellt bei Bedarf für die hergestellten Artikel eventuell benötigte Artikel-Etiketten Ermöglicht die Verbuchung eines Produktionsauftrages in beliebig vielen Schritten Statistische Auswertung der Produktionsaufträge mit Teileverwendungsnachweis auch mit Chargen ist möglich Bestellwesen Das Modul Bestellwesen stellt Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Rückgriff auf Minderbestandslisten und damit Reduzierung der Lagerbestände Automatische Berücksichtigung von Mindestbestellmengen automatische Übernahme von Rückständen aus dem Verkauf zu einem

4 Lieferanten Bestellvorschlagslisten mit automatischer Übernahme der Eintragungen in Bestellpositionen Einfache Bestellüberwachung Wareneingang mit automatischer Zuordnung zu Lieferrückständen Angebote Standardangebote und der direkte Zugriff auf Artikel- und Adressenstamm vereinfachen und beschleunigen das oft zeitraubende Verfassen von Angeboten erheblich. Zusätzlich steht Ihnen mit dem Angebote-Modul noch eine Duplizierfunktion zur Verfügung. Dabei bleibt ausreichend Raum für die freie Gestaltung. An beliebiger Stelle können erläuternde Textpositionen angelegt werden. Freie Artikelpositionen erlauben den Verkauf von Produkten auch ohne Verbindung zum Artikelstamm, jedoch mit allen Kalkulationsmöglichkeiten. Zwischensummen können eingefügt werden, zum Beispiel für Angebotsalternativen, mit und ohne Gesamtsummenausweisung. Ein Angebot kann zwischen je einen einleitenden und einen abschließenden Angebotstext eingebettet werden. Auf Wunsch kann eine automatische Standardvorbelegung dieser Texte erfolgen. Die Übernahme von Angebotspositionen in Aufträge des Debitorenmoduls verhindert Mehrfacheingaben. Über die Wiedervorlage für Angebote behalten Sie die Übersicht und Kontrolle über alle Ihre vertrieblichen Vorgänge. Sie haben weitgehend freie Gestaltungsmöglichkeit sowohl für das Angebotsformular als auch für Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung. Sie selbst können YPSOS um beliebigsprachige Formulare erweitern. Auftragsbearbeitung Die gesamte Auftragsbearbeitung findet im Auftrags-Modul statt. Alle benötigten Daten werden aus Adressen- und Artikelstamm automatisch übernommen. Umfangreiche Rabattierfunktionen, eine automatische Rückstandsführung und die Möglichkeit von Teillieferungen erleichtern Ihnen die Arbeit erheblich. Die Übernahme einer Auswahl von Angebotspositionen aus einem oder mehreren Angeboten beschleunigt zusätzlich die Auftragsbearbeitung. Die Dateneingabe erfolgt unabhängig vom gewünschten Formular. Erst beim Ausdruck entscheiden Sie, welche Formulare erstellt werden sollen und wie viele Exemplare Sie benötigen. Der Formulardruck erfolgt in der für den jeweiligen Kunden im Adressenstamm festgelegten Sprache und Währung mit automatischer Kursumrechnung. Für Lieferscheine und Rechnungen können Sie unterschiedliche Abschlusstexte als Standardvorgabe wählen. Artikel können in einer anderen Mengeneinheit als im Artikelstamm angegeben fakturiert werden, dabei rechnet YPSOS automatisch die Preise um. YPSOS stellt Ihnen ein umfassendes Rückstandswesen zur Verfügung mit beliebig vielen Nach- oder Teillieferungen und der Abwicklung von Abrufaufträgen. Auch der Zahlungsverkehr mit Zahlungseingangsbuch und der Funktion,

5 Teilzahlungen zu verwalten, findet sich im Auftragsmodul. Eine Informationsfunktion zeigt Ihnen schnell alle wichtigen statistischen Eckdaten. Mahnwesen Die Liquidität einer Firma ist im entscheidenden Maße von der pünktlichen Zahlung Ihrer Kunden abhängig. Gerade in der heutigen Zeit hat dieser Aspekt eine ganz besondere Bedeutung bekommen. Erfahrungsgemäß kann die Zahlungsmoral der Kunden durch regelmäßige und pünktliche Anmahnung deutlich verbessert werden. Das YPSOS -Mahnwesen überwacht die Zahlungsziele Ihrer Ausgangsrechnungen und erstellt für säumige Rechnungen aufgrund der eingestellten Zahlungsziele eine sogenannte Mahnvorschlagsliste. Die Mahnvorschlagsliste kann entweder alle anzumahnenden Adressen oder alle anzumahnenden Rechnungen anzeigen. Mit wenigen Mausklicks können dann aus der Mahnvorschlagsliste selektiv die fertigen Mahnungen auf dem Drucker erstellt werden. Das Erstellen der Mahnungen wird dabei von YPSOS durch folgende Optionen unterstützt: Drei Mahnstufen mit frei einstellbaren Fristzeiträumen Freie Mahntextgestaltung mit der in YPSOS integrierten Textverarbeitung Beliebig viele Mahntexte für die verschiedenen Mahnstufen oder Auslandskunden Für alle wichtigen Rechnungsdaten (Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum usw.) bietet die Mahntextbearbeitung die Verwendung von Mahntextvariablen an, die in den Mahntexten eingesetzt werden können. Alle Mahntextvariablen werden beim Mahnungsdruck automatisch durch die Daten der anzumahnenden Rechnung(en) ersetzt Automatische Verzugszinsenberechnung und Mahnkostenaufschläge Zusammenfassende Sammelmahnungen für Kunden mit mehreren offenen Rechnungen Aufzeichnen aller erstellten Mahnungen zur späteren Kontrolle, für statistische Auswertungen oder wiederholtes Drucken Automatische Adressierung einer Mahnung an einen bestimmten Ansprechpartner eines Kunden Kreditoren - Eingangsrechnungen Die Verwaltung Ihrer Lieferantenrechnungen und aller zugehörigen Informationen sind im Kreditorenmodul zusammengefasst. YPSOS hilft Ihnen dabei, Skontofristen pünktlich einzuhalten und notwendige Zahlungen nicht zu vergessen. Hier legen Sie auch die zugehörigen Zahlungsmittel an und führen das Kassenbuch für Ihre Buchhaltung. Jederzeit haben Sie Einblick in alle alten, abgeschlossenen

6 Kassenbücher, das Rechnungseingangsbuch oder die Liste der Quittungen. Über die Informationsfunktion verschaffen Sie sich schnell einen Überblick über Ihre Verbindlichkeiten. Zahlungsverkehr Das optimale Ausnutzen der Zahlungsziele bei Eingangsrechnungen ist ein wichtiger Faktor bei der Optimierung der Liquidität. Der YPSOS-Zahlungsverkehr in Verbindung mit dem Kreditorenmodul zeigt dabei übersichtlich an, welche Eingangsrechnungen wann bezahlt werden sollen, welche Beträge fließen und welche Skonti dabei erzielt werden können. Der Überblick über Ihre Verbindlichkeiten wird damit von YPSOS jederzeit gewährleistet. Das zeitraubende Erstellen der Zahlungsträger für Schecks und Überweisungen wird mit Hilfe des YPSOS-Zahlungsverkehrs effizient erledigt. Der YPSOS-Datenträgeraustausch per Diskette oder Modem bietet Ihnen die Möglichkeit, Gutschriften oder Lastschriften effizient zur Weiterbearbeitung an Ihre Hausbank zu übergeben. Für Ausgangsrechnungen aus dem YPSOS-Auftragswesen mit der Zahlungsart "Lastschrift" erstellt YPSOS auf Wunsch automatisch die entsprechenden Lastschriften- Einträge im Zahlungsverkehrsmodul. Der YPSOS-Zahlungsverkehr bietet Ihnen: Automatisches Verwalten des Schecknummernkreises Hinterlegen beliebig vieler Hausbanken unter Angabe der Bankverbindung Automatisches Aufzeichnen, ob und wann ein Scheck bzw. eine Überweisung gedruckt wurde Beim Erstellen von Lastschriften für Ausgangsrechnungen werden automatisch die entsprechenden Zahlungseingänge im Zahlungseingangsbuch vermerkt Ausdruck der Zahlungsträger auf Endlosformate oder DIN A4 für den Laserausdruck Fibuschnittstelle Egal ob die Finanzbuchhaltung im Hause oder bei einem externem Steuerberater geführt wird - die Finanzbuchhaltung benötigt zum einen die Daten des Kunden- und Lieferantenstammes, zum anderen müssen alle Rechnungen in der Finanzbuchhaltung verbucht werden. Damit diese Daten in der Finanzbuchhaltung nicht noch einmal aufwendig manuell erfasst werden müssen, bietet das YPSOS-Fibuschnittstellenmodul die Übergabe per elektronischem Dateiaustausch in verschiedenen Formaten an. Um Doppelbuchungen zu vermeiden, führt YPSOS dabei automatisch darüber Buch, welche Daten bereits übergeben wurden und welche noch übertragen werden

7 müssen. Um die Abstimmung mit der Buchhaltung zu gewährleisten, können Offene- Postenlisten aus der Finanzbuchhaltung importiert werden. YPSOS gleicht damit seine offenen Rechnungen automatisch aus und zeigt aktualisierte OP-Salden im Adressenstamm. Die Optionen der YPSOS-Fibuschnittstelle: Für jede Adresse kann ein von der Adressnummer abweichendes Fibukonto angegeben werden Automatisches Aufteilen der Erlösbuchungen auf beliebig viele Erlöskonten, gesteuert über die YPSOS-Warengruppen Automatisches Verbuchen auf unterschiedliche Erlöskonten getrennt nach Inlands-, EG- und Auslandsbuchungen Automatisches Verbuchen der Mehrwertsteuererlöse aufgrund der verwendeten Mehrwertsteuersätze Automatisches Verbuchen der Portoerlöse Schnittstellendateien können im Format DATEV, IBM HS-Fibu oder C O N T O erstellt werden Vertreter/Provisionsabrechnungen YPSOS unterstützt den Verkauf auf Provisionsbasis und bietet mit dem Provisionsabrechnungsmodul alle notwendigen Hilfsmittel : Hinterlegung der kundenspezifischen Provisionen im Kundenstamm Übernahme der kundenspezifischen Provisionen in das Auftragswesen Unterbindung von Provisionen für bestimmte Artikel Provisionsabrechnung kann Margen- oder VK-bezogen durchgeführt werden. Seriennummernverwaltung In der Regel sind hochwertige Waren mit einer unverwechselbaren, herstellerabhängigen Seriennummer versehen. Die Verwaltung der in Lagerbestand vorhandenen Seriennummern und die Aufzeichnung, welcher Kunde Waren mit einer bestimmten Seriennummer bekommen hat, ist die Hauptaufgabe der YPSOS- Seriennummernverwaltung. Die Optionen der YPSOS-Seriennummernverwaltung: Einsicht im Kundenstamm, welche Waren mit welchen Seriennummern ein Kunde bezogen hat Auf Wunsch Ausgabe der Seriennummern auf Lieferschein und Rechnung Unterbinden des Lieferschein- bzw. Rechnungsdrucks bei fehlenden

8 Seriennummern Verwaltung der im Lager frei verfügbaren Seriennummern Speditions- und Versandaufträge Egal ob die Waren an die Kunden per Versanddienst oder per Spedition ausgeliefert werden - YPSOS bietet für jeden Anwendungsfall die richtige Unterstützung. Unter Angabe einer Lieferscheinnummer kann ein Versandauftrag ausgelöst und die zu versendenden Pakete angegeben werden. Wird ein Speditionsauftrag erstellt, können beliebig viele Lieferscheine zusammenfassend in einen Speditionsauftrag gestellt werden. Die für einen Versand- oder Speditionsauftrag relevante Versandadresse wird dabei automatisch aus dem Lieferschein entnommen. Das Erfassen beliebig vieler Pakete pro Versandauftrag und die Angabe ihrer Gewichte wird von YPSOS durch eine automatische Portoberechnung unterstützt. Optionen für Versandaufträge: Die Konfiguration beliebig vieler Versandunternehmen und Portogruppen ist möglich Für jede Portogruppe kann ein eigener Paketnummernkreis eingestellt werden Für jede Portogruppe können beliebig viele Gewichtsgrenzen und Versandpreise eingestellt werden Automatische Überprüfung des maximalen Paketgewichtes aufgrund der eingestellten Portogruppe Automatische Berechnung des DPD-Routercodes für DPD-Versandaufträge Der Volldruck von DPD-Etiketten auf cab-etikettendrucker ist möglich Optionen für Speditionsaufträge: Angabe der Versicherungskonditionen, Lademittel Volldruck des Speditionsauftragsformulars Ausweisung von Gefahrenguttransporten Barkasse - Kassenanbindung Das optional erhältliche Modul "Barkasse" erweitert YPSOS zu einem vollwertigen, mehrplatzfähigen Kassensystem mit automatischer Anbindung an die Lagerverwaltung. Jeder Arbeitsplatz kann mit Kassenlade, Quittungsdrucker, Kundendisplay und Barcodescanner ausgerüstet werden. Alle Verkäufe werden für jeden Kassenplatz und für jeden Verkäufer in Tageskassenbüchern getrennt erfasst, und in der Lagerverwaltung automatisch verbucht. Welcher Artikel wann, von wem und in welcher Menge abverkauft wurde kann durch statistische Auswertungen der Kassenbücher leicht ermittelt werden.

9 Tageskassenbücher können bei jedem Wechsel des Kassierers abgeschlossen und unter dem Namen des neuen Kassierers angelegt werden. Das Barkassenmodul im Überblick: Unterstützung für beliebig viele Kassenplätze (z.b. für einen Supermarkt) Unterstützung von Barcode-Lesegeräten Unterstützung von Kassenlade, Kunden-LCD-Display und Bondrucker Aufzeichnung der Verkäufe in einem Barverkaufs-Kassenbuch für jeden Kassenplatz getrennt mit jederzeit möglichem Kassiererwechsel Volle Einbindung in das Warenwirtschaftssystem durch: - Artikelsuchfunktion - Automatische Aktualisierung der Lagerbestände - Zuordnungsmöglichkeit von Barverkäufen zu Kundenadressen für die Umsatzstatistik Flexible Programmeinstellungen Das YPSOS -Einstellungsmodul ist nur für den Programmverwalter zu bedienen und bleibt allen anderen Benutzern vorenthalten. Es dient der Konfiguration und Pflege des Systems entsprechend Ihren individuellen Firmenbedürfnissen. Hier ist die Festlegung der Standardzahlungsbedingungen ebenso untergebracht, wie die Parameter für den Formulardruck, Nummernkreisfestlegungen, Standardendtext für Rechnungen, Mehrwertsteuersätze oder Zugriffsrechtvergabe für den Mitarbeiterstamm. Eberle Software, Ostring 15, D Landau Tel / , Fax 06341/ , info@eberlesoftware.de