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1 OPplus Document Capture Certified For Microsoft Dynamics NAV für Microsoft Dynamics NAV gbedv GmbH & Co. KG

2 OPplus Document Capture für Microsoft Dynamics NAV Document Capture für Microsoft Dynamics NAV ist eine End-to-End-Lösung, die es Ihnen ermöglicht, alle einkaufsseitigen Belege Ihres Unternehmens einzuscannen, zu registrieren und zu archivieren. Das Document Capture Add-on ist nahtlos in den Microsoft Dynamics NAV-Anwendungsbereich Kreditoren & Einkauf integriert. Document Capture gibt Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge an die Hand, um Lieferantenrechnungen effizient zu bearbeiten und diese für den Zahlungsausgang vorzubereiten. gbedv GmbH & Co. KG Seite 2

3 Die Module Basismodul Das Basismodul von Document Capture umfasst das komplette Paket zur Einbindung gescannter Einkaufsbelege in den Workflow von Dynamics NAV: von der automatischen Texterkennung (OCR) über die Freigabe und Buchung von Belegen bis hin zur digitalen Archivierung mit komfortabler Suchfunktion. Das Ganze vollständig integriert in den NAV- Client. Web Approval (1 > 19 Named Web Users) Dieses Modul erlaubt es Ihren Mitarbeitern, Einkaufsbelege direkt aus einem Webbrowser heraus zu genehmigen und zu verwalten. Mit diesem Modul können Sie bis zu 19 Benutzern Zugang zum System gewähren. Web Approval (20+ Named Web Users) Hier handelt es sich um das gleiche Modul, doch können hier 20 Nutzer und mehr ins System eingetragen werden. Sie müssen nicht das 1 > 19 Named Web User-Modul kaufen, um dieses Modul zu erwerben. gbedv GmbH & Co. KG Seite 3

4 Vom Scanner aus direkt ins System Document Capture analysiert das Dokumentenlayout und liest die relevanten Daten aus dem eingescannten Beleg. Dabei werden sämtliche Daten anhand zuvor definierter Belegvorlagen in die richtigen Felder in Microsoft Dynamics NAV übernommen. Sie können die Vorlagen jederzeit problemlos anpassen. Ein einfaches Markieren der jeweiligen Textstelle im eingescannten Beleg reicht aus, und die Daten werden automatisch mit dem jeweiligen Feld verknüpft. gbedv GmbH & Co. KG Seite 4

5 Rechnungsgenehmigung Genehmigung im Client Mithilfe der vertrauten Benutzeroberfläche ist der Ablauf für die Rechnungsgenehmigung in Microsoft Dynamics NAV intuitiv und einfach. Muss eine Rechnung von einem Mitarbeiter genehmigt werden, so erhält dieser eine mit einem direkten Link zum Microsoft Dynamics NAV-Genehmigungsfenster. Hier stehen auf den ersten Blick alle relevanten Rechnungsdetails direkt zur Verfügung. Genehmigung im Webbrowser Die Genehmigung von Lieferantenrechnungen mit Document Capture ist nicht nur über den Microsoft Dynamics NAV- Client möglich. Auch via Webbrowser können User auf die Daten zugreifen. So erhält ein Mitarbeiter, der eine Rechnung genehmigen soll, eine mit einem Link zum Web-Portal. Hier kann er sich Rechnungen anzeigen lassen, Bemerkungen hinterlegen oder Buchungszeilen ändern. gbedv GmbH & Co. KG Seite 5

6 Digitales Archiv Alle Belege werden im PDF- und TIFF-Format gespeichert und können entweder im Microsoft Dynamics NAV-Client oder über das Document Capture Web-Portal angezeigt werden. Mit nur einem Klick können Sie von einer gebuchten Einkaufsrechnung aus direkt auf den eingescannten Ursprungsbeleg zugreifen. Alle Belege sind vollständig in Microsoft Dynamics NAV indiziert. So haben Sie die Möglichkeit, eine Volltextsuche nicht nur auf Basis der automatisch erkannten Felder, sondern über alle Belegdaten auszuführen. So können Sie beispielsweise nach einer bestimmten Referenz-, Artikel- oder Seriennummer suchen und sich den gewünschten Beleg anzeigen lassen. gbedv GmbH & Co. KG Seite 6

7 Installationsanforderungen Document Capture Für den Einsatz von Document Capture benötigen Sie mindestens Microsoft Dynamics NAV 5.0 Service Pack 1 oder Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 RTC (RoleTailored Client). Document Capture kann für folgende Dynamics NAV- Versionen eingesetzt werden: 3.70, 4.00, 4.01, 4.02, 4.03, 5.01, 6.01, 6.10 und NAV Für den DC Dienst, die Komponenten für Server- und Client-Rechner wird das Microsoft.NET Framework 3.5 SP2 und 4.0 vorausgesetzt. DC Web Approval Um mit der Document Capture Website arbeiten zu können, benötigen Sie Microsoft Dynamics NAV 2009 SP1 oder 2009 R2. Des Weiteren ist für die Kommunikation der Document Capture Website mit Dynamics NAV der Einsatz von Microsoft Dynamics NAV Web Services erforderlich. Folgende Komponenten müssen auf dem Server, auf dem die Website installiert wird, vorhanden sein: Microsoft.NET 4 Framework Ebenfalls vorausgesetzt wird, dass die neuesten Windows Service Packs und Hotfixes auf dem Server installiert sind. gbedv GmbH & Co. KG Seite 7

8 Weitere Informationen zu Document Capture finden Sie unter und gbedv GmbH & Co. KG Loger Straße 22B Osterholz-Scharmbeck Telefon: / Telefax: / Internet: Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können jederzeit ohne vorherige Ankündigung nach den technischen und inhaltlichen Anforderungen geändert werden. Diese Unterlagen dürfen weder in Teilen noch als Ganzes ohne vorherige schriftliche Zustimmung der gbedv GmbH & Co. KG in irgendeiner Form oder über irgendwelche Mittel reproduziert oder übertragen werden. Die gbedv GmbH & Co. KG lehnt jede Haftung für Fehler und Unterlassungen in diesem Dokument ab. gbedv Alle Rechte vorbehalten. Stand: Die hier genannte Software darf nur gemäß den Lizenzbedingungen angewendet oder kopiert werden; hier eventuell genannte Warenzeichen sind Eigentum ihrer Inhaber. gbedv GmbH & Co. KG Seite 8

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