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1 Software für Macher.

2 Liebe Kunden, Partner und Interessenten, bei der Entwicklung von OS ECM Version 7 haben wir Ergo nomie und Benutzerfreundlichkeit analysiert und grundsätzlich hinterfragt. Das Motto work smarter - enjoy knowledge spiegelt die Schwerpunkte der neuen Version wider, die auf ein effizienteres Arbeiten und auf eine einfachere Wissenserschließung hinzielen. Im Fokus steht neben der Ergonomie die einfache Verwaltung von Informationen während des gesamten Dokumenten-Lebenszyklus. Dafür wurde die Arbeitsoberfläche hinsichtlich Benutzerführung und Anwenderfreundlichkeit vollständig überarbeitet und um Möglichkeiten zur Arbeitsplatzanpassung erweitert. Die grundlegende Neugestaltung betrifft alle Bereiche, darunter Fenster, Funktionsleisten, Arbeitsbereiche und Symbole. Kernapplikationen, die im Hintergrund arbeiten, wurden bei OS ECM Version 7 verschlankt und in Hinblick auf Effizienz verbessert. Administration und Rendition Management erfuhren eine grundlegende Überarbeitung. Die Benutzerverwaltung inkl. Rechtesystem wurde durch eine Umgestaltung der Synchronisation der Active Directory deutlich vereinfacht und beschleunigt. Insgesamt wurde eine Laufzeitoptimierung durchgeführt, insbesondere beim Business Process Management führt dies zu einer spürbaren Beschleunigung der Vorgänge. Vielfältige Neuerungen in OS ECM Version 7 unterstützen eine umfassende Abbildung des Information Lifecycle Managements (ILM) von Dokumenten, Akten, Vorgängen und sonstigen Informationen. Und dies in allen Punkten von der Erstellung und Erfassung über die Archivierung bis hin zur eventuell notwendigen Vernichtung. Bei der Entwicklung haben wir aktuelle Methoden zur Usability-Messung angewendet sowie Ergebnisse von Anwenderbefragungen einbezogen. Und wir befragten auch unsere Anwender: Welche Funktionen sind wünschenswert, was kann man verbessern und wie kann man die Arbeitsabläufe ergonomischer gestalten? Das Ergebnis: Mit OS ECM Version 7 sind Sie jetzt messbar schneller unterwegs. Die neue Programmoberfläche bietet Ihnen einen intuitiven und direkten Zugang zu den am häufigsten gebrauchten Funktionen. Sie finden Ihre Informationen schneller und haben mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben weniger Klicks, weniger Suchen in Menüs, weniger Mausmeter, alles sofort an der Hand. Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit der neuen OS ECM Version 7. Robert Reibis Director Product Development OPTIMAL SYSTEMS 2 OS ECM Version 7 Seite 3

3 Alle Informationen im Blick: Arbeiten mit Dashlets Unterschiedlichste Informationen einfach suchen, schnell finden und sofort anzeigen, dies ist immer schon die Stärke unserer Lösungen. Dazu gehört auch das Zusammenstellen unterschiedlicher Informationen im Kontext, so dass man beispielsweise einen direkten Zugriff auf alle s, Briefe, Angebote oder Rechnungen zu einem Kunden oder Geschäftsvorfall hat. Mit OS ECM Version 7 wurde nun die Übersichtlichkeit deutlich erhöht, in dem verschiedene Informationen mit dem Bezug auf einen ausgewählten Datensatz, z. B. ein Kunde, gleichzeitig in separaten Bereichen den Dashlets angezeigt werden können. Sie können die Dashlets in Form eines Dashboards innerhalb Ihres Arbeitsbereiches gemäß Ihren Wünschen anordnen, so dass Sie unterschiedliche Informationen zu einem Datensatz gleichzeitig im Blick haben. Sehr praktisch hierbei ist, dass Sie die Dashlets auch außerhalb des Arbeitsbereichs von OS ECM Version 7 auf einen zweiten Bildschirm ziehen können. Dies ermöglicht an Ihrem Arbeitsplatz ein Multimonitoring, mit dem Sie unterschiedliche Daten und Dokumente zu einem oder mehreren Geschäftsvorfällen bzw. -prozessen immer sofort im Blick haben. Durch Übergabe von kontextbezogenen Parametern können die Dashlets neben Webseiten auch Inhalte anzeigen, die von Web-Services zur Verfügung gestellt werden. Dies bedeutet, dass die Dashlets auch im Rahmen von service-orientierter Architektur (SOA) eingesetzt werden können und OS ECM Version 7 zunehmend zu einer Integrationsplattform unterschiedlichster Informationsquellen wird ähnlich wie bei Portalen. 4 OS ECM Version 7 Seite 5

4 Alle Informationen übersichtlich an der Hand Das können Sie nur mit OS ECM Version 7: In Ihrer Supportabteilung ruft ein Kunde wegen einer Frage zu einem Projekt an. Automatisch öffnet sich in einem Register die dazugehörige Kundenakte. Parallel werden Ihnen in weiteren Dashlets die Website des Kunden und die Firmendaten angezeigt. Durch Navigieren in der Kundenakte können Sie sich im DocumentViewer direkt die benötigten Inhalte zum Geschäftsvorfall anzeigen lassen ohne die entsprechenden Dokumente öffnen zu müssen. Kein Springen mehr zwischen unterschiedlichen Applikationen, keine mehrfachen Recherchen, keine lästigen Mausklicks mehr. Bestens für den Termin vorbereitet So arbeiten Sie in OS ECM Version 7: Ihre Außendienstmitarbeiter möchten Kunden besuchen. Die gewünschte Auswahl haben Sie bereits in einer Mappe zusammengestellt oder Sie starten eine Recherche. Durch Auswahl eines Kunden werden zu dem Datensatz gleichzeitig in weiteren Dashlets ohne weitere Eingaben oder Recherchen die Kundenakte, ausgewählte Unternehmensdaten, Google Maps mit dem Firmenstandort und ein Foto sowie Name des Ansprechpartners angezeigt. Parallel sehen Sie sich beim Navigieren in der Kundenakte mit dem neuen DocumentViewer die relevanten Dokumentinhalte an. Kein langes Suchen, kein lästiges Wechseln zwischen Fenstern, wichtige Informationen sind sofort verfügbar. 6 OS ECM Version 7 Seite 7

5 Schneller informiert die neuen Viewer Auch die Anzeige von Dokumenten und weiteren Informationen wird durch neue Vorschaumöglichkeiten beschleunigt und verbessert. Außerdem wurde die Navigation und Suche innerhalb der angezeigten Dokumente erweitert. Der neue DocumentViewer von OS ECM Version 7 ermöglicht Ihnen, zielsicherer auf alle Dokumente zuzugreifen. Der Inhalt der ausgewählten Dokumente in Ordnern, Trefferlisten und in weiteren Listendarstellungen, wie etwa der Workflowakte, wird automatisch und layoutgetreu angezeigt ohne dass die jeweilige Anwendung an Ihrem Arbeitsplatz installiert sein muss. Zusätzlich bietet der DetailsViewer die Möglichkeit, Indexdaten in einem separaten Fenster anzuzeigen, so dass alle Informationen beispielsweise zu einem Dokument, zu einem Unternehmen oder zu einer Person immer im Blick sind. Der bekannte ContentViewer vereint jetzt die beiden neuen Viewer in Form von zwei Registern und bietet deren erweitertes Funktionsspektrum. Alle gängigen Dateiformate werden unterstützt. Auch s werden einschließlich ihrer Anhänge angezeigt. Nicht nur bei der Auswahl der Dokumente in Trefferlisten sondern auch beim Blättern in den Datenblättern wird die Anzeige der jeweiligen Dokumente automatisch aktualisiert, so dass Sie auch in diesem Fall gleichzeitig Indexdaten und Inhalt im Blick haben. 8 OS ECM Version 7 Seite 9

6 Der DocumentViewer bietet außerdem erweiterte Recherchemöglichkeiten, um Ihnen den Zugang zu gesuchten Informationen zu erleichtern. So können Sie in den angezeigten Vorschauen nach Begriffen recherchieren, die im Dokument automatisch farblich hervorgehoben werden. nur im DocumentViewer, DetailsViewer oder anderen Dashlets, sondern auch in anderen Applikationen verwendet werden, die auf die Web-Services zugreifen. Dadurch werden die bestehenden Möglichkeiten im Rahmen von service-orientierter Architektur (SOA) erweitert. Im neuen Übersichtbereich des DocumentViewers werden die einzelnen Seiten des Dokuments als kleine Vorschaubilder angezeigt mit denen Sie vor- und zurückblättern können. Bei s mit Anhängen, werden diese ebenfalls als Vorschaubilder angezeigt und können direkt im DocumentViewer geöffnet werden. Diese universelle Einsatzfähigkeit unterstützt Sie auch außerhalb der OS ECM-Umgebung, vorhandenes Wissen im Kontext zu erschließen. Zum Beispiel kann der DocumentViewer als weborientierte Service-Komponente direkt in die Oberfläche von Applikationen integriert werden, die Webseiten darstellen können, wie z. B. MS Outlook, OS WebCLIENT oder Portale. Dies gilt auch für mobiles Dokumentenmanagement via Smartphones oder Tablet-PCs. Das Zoomen über mehrere Stufen macht die Darstellung je nach Wunsch lesbarer. Textpassagen können direkt im DocumentViewer markiert und in die Zwischenablage kopiert werden, um sie anschließend weiterzuverwenden. Genauso, wie die anderen Bereiche oder Dashlets, kann auch der DocumentViewer individuell platziert oder als eigenständiges Fenster, z. B. in einem zweiten Bildschirm, geöffnet werden. Da die Indexdaten und Dokumente mit Hilfe von WebServices zur Verfügung gestellt werden, können diese nicht 10 OS ECM Version 7 Zusätzlich kann der DocumentViewer aus führenden Anwendungen, wie z. B. Microsoft Dynamics NAV, auch als eigenständige Anwendung aufgerufen werden, ohne dass Sie den OS CLIENT geöffnet bzw. installiert haben. Zu dem angezeigten Datensatz werden dann die gewünschten Dokumente oder Informationen aufgerufen und anzeigt. Die Ansteuerung erfolgt über ein Schema, in dem Informationen des betreffenden Datensatzes in eine aufzurufende URL-Adresse übergeben werden. Seite 11

7 Aufgaben leicht verteilt mit Taskflows Bei der eingangs erwähnten Analyse der Funktionalität von OS ECM wurde auch die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit des Business Process Managements hinterfragt. In Hinblick auf die Abbildung von komplexeren Vorgängen wurde diese auch durchweg positiv beurteilt. Jedoch stellte sich bei der Befragung heraus, dass im Unternehmensalltag Prozesse dominieren, die zu einem großen Teil nur aus einem Schritt bestehen. Das sind vor allem Genehmigungen oder Freigaben, basierend auf Dokumenten. In OS ECM Version 7 wurde aus diesem Grund das Workflow Management um Taskflows ergänzt, die die Zuweisung von Aufgaben, die nur aus einem Schritt bestehen, praktikabel und einfach abbilden. Dadurch werden Ad-hoc-Workflows perfekt ergänzt, welche zwar im Rahmen von Smart-structured- Workflows ein einzigartiges und universelles Werkzeug darstellen, aber für die Abbildung von Einzelschritten relativ ungeeignet sind. Die Zuteilung von Aufgaben mit Hilfe von Taskflows ermöglicht Ihnen, in nur einem Prozessschritt unbürokratisch Personen oder Gruppen ad hoc eine Aufgabe zuzuweisen sofort und ganz einfach. Der Taskflow ist ein äußerst schnelles und einfach zu nutzendes Instrument, Aufgaben kontrolliert an Mitarbeiter oder Arbeitsgruppen zu verteilen oder Freigabe- bzw. Genehmigungsprozesse abzubilden. Er ermöglicht eine größere Eigenständigkeit bei Entscheidungen und die stärkere Einbeziehung bei der Gestaltung von Aufgaben. Aufgaben einfach verteilen Das können Sie nur mit OS ECM Version 7: Sie brauchen eine Freigabe für eine kleinere Anschaffung, Sie müssen eine Rechnung prüfen lassen oder der Vertriebsinnendienst soll ein Angebot für einen Kunden erstellen. Mit nur wenigen Schritten haben Sie diese Aufgaben verteilt: Start eines Taskflows, relevante Dokumente im Taskflow ablegen, Person oder Gruppe wählen starten! Vorteil gegenüber Sie müssen nicht wissen, wie die einzelnen Mitarbeiter heißen oder wer sich gerade am Arbeitsplatz befindet. Denn der Taskflow bietet alle Vorteile eines echten Workflows: also eine Workflowakte, eine Weiterleitung an Stellvertreter bei Abwesenheit, Personalisierung einer Aufgabe bei Annahme durch einen Mitarbeiter und die Protokollierung aller Schritte und Entscheidungen. Einfacher geht es nicht! 12 OS ECM Version 7 Seite 13

8 Smarter arbeiten schneller am Ziel Wie bereits erwähnt, wurden für die Entwicklung von OS ECM Version 7 Arbeitsabläufe analysiert. Ergebnis der Neugestaltung des Arbeitsbereichs ist ein hochwertiges, ruhiges und konsistentes Bild. Dabei wurde Wert darauf gelegt, Funktionen besser visuell zu gruppieren und die Aufmerksamkeit des Anwenders in sinnvoller Weise zu lenken, so dass die Arbeit schneller und einfacher von der Hand geht. OS ECM Version 7 bietet zahlreiche Möglichkeiten, Ihren Arbeitsbereich individuell einzurichten. Die bequeme Platzierung der verschiedenen Bereiche (Suchleiste, Eingangskörbe, DocumentViewer etc.) und die schnelle Anpassung des Darstellungsverhaltens von Arbeitsbereich und Ergebnisfenstern sind nur einige Beispiele. Intelligente Symbolleisten unterstützen Sie jetzt aktiv bei Ihrer Arbeit. Funktionen, die laut der Umfrage unter Anwendern besonders häufig verwendet werden, werden jetzt direkt angezeigt. Dazu gehören die Volltextrecherche und die Suche innerhalb der Trefferlisten. Die zuletzt bearbeiteten Dokumente oder OS ECM-Objekte werden jetzt in einem eigenen Fenster aufgelistet. Wichtige Funktionen, wie z. B. Abonnement, Wiedervorlage oder Notizen, sind in eigenen 14 OS ECM Version 7 Symbolbereichen thematisch gruppiert. Außerdem reagieren die Symbolleisten intelligent auf den Arbeitskontext und blenden sich bei Aktivierung oder Schließen eines Fensters dynamisch ein oder aus, sodass die Arbeitsoberfläche immer übersichtlich bleibt. Für eine verbesserte Übersichtlichkeit und ein schnelleres Erreichen der gewünschten Funktion ist auch die Benutzeroberfläche der Outlook-Integration neu gestaltet worden. Die verschiedenen Optionen zur Ablage von s in OS ECM stehen hier nun direkt im Hauptmenü zur Verfügung. Insgesamt lässt sich mit OS ECM Version 7 schneller und einfacher arbeiten. Wichtige Funktionen sind nicht nur besser erreichbar, sondern der Zugang zu Dokumenten und Wissen ist deutlich intuitiver. Seite 15

9 Completely compliant IT-Compliance ist ein entscheidendes Thema, das uns als ECM- und Archiv-Anbieter immer begleiten wird. Ein wichtiger Punkt für die Erfüllung von Gesetzen, Vorschriften und Verordnungen ist die Verwaltung des Lebenszyklus von Unternehmensinformationen. Um diesen abzubilden, setzen wir mit OS ECM Version 7 auf eine erweiterte Strategie für ein umfassendes und effektives Information Lifecycle Management (ILM). Durch die Kombination verschiedener Prozesse und Technologien werden sämtliche elektronische Informationen über ihre gesamte Lebensdauer aktiv verwaltet. Mit OS ECM Version 7 sind Ihre Daten immer zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar, und dies sicher und zu geringen Kosten. Daten und Dokumente werden abhängig von der Zugriffshäufigkeit in eine entsprechende Speicherhierarchie ausgelagert. Dabei werden die unterschiedlichen internationalen sowie nationalen Anforderungen an die Aufbewahrungsfristen erfüllt. Informationen oder Dokumente können die vorgeschriebene Zeit aufbewahrt, langfristig wiederhergestellt und nach Ablauf dieser Zeit gelöscht bzw. vernichtet werden. wird nicht nur festgelegt, wie lange ein Dokument oder Datensatz aufbewahrt werden soll, sondern ab welchem Zeitpunkt dieser vernichtet werden kann. Beispielsweise dürfen nicht berücksichtigte Bewerbungsunterlagen einschließlich des gesamten Vorgangs nur 2 Jahre aufbewahrt werden. In OS ECM Version 7 besteht die Möglichkeit, Retentionszeiten nicht nur einzelnen Dokumenten, sondern auch vollständigen Akten zuzuweisen. Die auf die Akten gesetzten Retentionszeiten werden automatisch gemäß der Vorgaben an die einzelnen Dokumente innerhalb der Akte weitergegeben. Dadurch kann eine Aufbewahrungskontrolle nach verschiedenen regulatorischen Vorgaben eingerichtet werden. Das Aussondern von Dokumenten und Akten in Form vollständiger Szenarien ist für Unternehmen eigentlich eine große Herausforderung, jedoch mit Hilfe von OS ECM Version 7 kein Problem mehr. Aufbewahrungszeiten einfacher festlegen: Im Rahmen der Abbildung des Document Lifecycles spielen die Aufbewahrungs- bzw. Retentionszeiten eine wichtige Rolle. Mit diesen 16 OS ECM Version 7 Seite 17

10 Umfassend kontrolliert dank neuer SAP ILM-Schnittstelle OPTIMAL SYSTEMS unterstützt als einer der ersten ECM-Hersteller mit einer neuen Schnittstelle für den SAP ArchiveLink auch das Information Lifecycle Management von SAP (SAP ILM). Mit der neuen Schnittstelle ist es nicht nur möglich, führende SAP-Systeme durch Auslagerung von Daten zu entlasten, sondern auch Daten und Dokumente aus Altsystemen in complianter Form nach OS ECM Version 7 zu überführen und gemäß ihrer rechtlichen Aufbewahrungszeiten revisionssicher zu archivieren. Der Vorteil für die Unternehmen besteht zum einem darin, dass sie ihre Altsysteme stilllegen und dadurch enorme Kosten sparen und zum anderen ihre Daten aus SAP zentral und jederzeit wiederherstellbar langzeitarchivieren können. High-tech integriert Tivoli Storage Manager von IBM Mit einer neuen zertifizierten Archivschnittstelle lässt sich nun auch der Tivoli Storage Manager von IBM einer der führenden Anbieter für High-End-Storage-Lösungen anbinden. Damit ist die Reihe marktrelevanter Storage-Hersteller, die in OS ECM Version 7 integriert werden können, um eine weitere, innovative Komponente ergänzt worden. Mit der neuen Schnittstelle haben unsere Anwender jetzt die Möglichkeit, das gesamte Funktionsspektrum des Tivoli Storage Managers, einschließlich der Verwaltung von Retentionszeiten, für eine kostengünstige und sichere Langzeitarchivierung von Daten und Dokumenten, zu nutzen. 18 OS ECM Version 7 Seite 19

11 Schnittstelle erweitert - zu Microsoft Dynamics NAV Neben der SAP-Schnittstelle wurde mit der Microsoft Dynamics NAV-Schnittstelle eine weitere Schnittstelle zu einem marktrelevanten ERP-System grundlegend überarbeitet. Nach einem vollständigen Refactoring ermöglicht die Schnittstelle eine erweiterte Symbiose von Microsoft Dynamics NAV und der Lösungsplattform OS ECM Version 7. In Microsoft Dynamics NAV erzeugte Belege werden als langzeitsicheres PDF/A in OS ECM Version 7 verwaltet und revisionssicher im Geschäftskontext zusammen mit anderen Dokumenten wie z. B. s archiviert. Eingangsbelege werden hierfür erfasst und klassifiziert, wobei ein automatisierter Abgleich mit den Daten in Microsoft Dynamics NAV erfolgt. Einzelne Dokumente können direkt in Microsoft Dynamics NAV angezeigt werden, ohne dass OS ECM Version 7 am Arbeitsplatz installiert sein muss. Dazu wird - dem SOA-Gedanken folgend - der ContentViewer als Service genutzt. Auch bei der Microsoft Dynamics NAV-Schnittstelle wurde, wie bei der Entwicklung von OS ECM Version 7, großer Wert darauf gelegt, die Schnittstelle für Kunden und Partner leichter handhabbar zu machen. Die Schnittstelle ist jetzt noch schneller eingeführt, da eine umfangreiche Konfiguration entfällt. Gleichzeitig können Anpassungen nun einfacher vorgenommen werden. Der Einsatzbereich wurde deutlich erweitert. Zusätzliche Strukturen unterstützen eine größere Bandbreite an OS ECM-Funktionalität und realisierbaren Szenarien. Basierend auf der.net-technologie ist die Schnittstelle bestens für die Zukunft gerüstet und verfügt über eine höhere Sicherheit. Mit der überarbeiten Schnittstelle wird jetzt auch die neueste Version des ERP-Systems Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 unterstützt. Die Integration des Granule in die Kundenumgebung kann durch jeden Microsoft Business Solution Provider vorgenommen werden. 20 OS ECM Version 7 Seite 21

12 work smarter enjoy knowledge Die Vereinfachung der Wissenserschließung und die Benutzerfreundlichkeit sind immer schon Schwerpunkte unserer Lösungskonzeption gewesen. Dreimal hintereinander landeten wir bei der Pentadoc-Umfrage bezüglich der Kundenzufriedenheit auf dem ersten Platz. Wir haben uns aber nicht auf unseren Lorbeeren ausgeruht, wie OS ECM Version 7 beweist: Das neue Design besitzt eine frische sowie zeitgemäße Ausstrahlung und verfügt über eine hohe Übersichtlichkeit. Insgesamt geht Ihnen mit OS ECM Version 7 das Arbeiten einfacher, schneller, smarter und besser von der Hand. Sie werden nachhaltig dabei unterstützt, Ihr Unternehmenswissen effektiver zu verwalten sowie bessere und fundierte Entscheidungen zu fällen. 22 OS ECM Version 7 Seite 23

13 Unternehmenszentrale Cicerostraße Berlin Telefon: Bitte informieren Sie sich über die weiteren Gesellschaften der Unternehmensgruppe sowie über Vertriebspartner unter:

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