VDoc Process. Die komplette Lösung für Ihre Geschäftsprozesse ohne Programmierung

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1 VDoc Process Die komplette Lösung für Ihre Geschäftsprozesse ohne Programmierung

2 Motivation Wozu VDoc Process?

3 Motivation Die Automatisierung Ihrer Geschäftsvorgänge und prozesse ist heute ein wesentlicher Wettbewerbsvorteil und führt, neben einer Steigerung der Effizienz, zur Sicherstellung einer inhaltlich vollständigen und termingerechten Erledigung von Geschäftstätigkeiten. VDoc Process ist ein innovatives Tool zur Erstellung und Steuerung von automatisierten Geschäftsprozessen. Steigerung der Effizienz Ihre Lösung: Produktivität durch Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse steigern Ihre Anforderungen: Bessere Steuerung und Kontrolle Ihrer Arbeitsabläufe Einhaltung von Vorgaben und Terminen Zugriff auf Applikationen und Daten vereinfachen Page 3

4 Motivation VDoc Process Die Lösung Mit diesem Modul bieten wir Ihnen als Plattform ein konfigurierbares Workflowsystem für die Unterstützung beliebiger Prozesse im Unternehmen. Sie können mit geringstem Konfigurationsaufwand in der Regel ohne Programmierung und in kürzester Zeit, mit uns gemeinsam, die unterschiedlichsten Unternehmensprozesse digitalisieren. VDoc ist die Basis für eine softwarebasierte, standardisierte und papierlose Abwicklung Ihrer Prozesse. Sie sparen dadurch erhebliche Kosten und machen Ihre Prozesse um ein vielfaches schneller. Ein Nebeneffekt ist die Standardisierung Ihrer Abläufe und die Dokumentation Ihrer Vorgänge. Es lassen sich individuelle Workflows realisieren, wie auch die Integration in andere Systeme. Page 4

5 Allgemeines Was Sie zu VDoc Process wissen sollten

6 Allgemeines VDoc Module im Überblick VDoc Portal Der einfache und schnelle Weg zur Erstellung von Intranets und Extranets VDoc Easy Site Leistungsfähiges und einfach zu bedienendes Content Management System (CMS) zur Darstellung ihrer Webinhalte VDoc Process Der einfache und schnelle Weg zur Modellierung, Automatisierung und Darstellung ihrer Geschäftsprozesse ohne Programmieraufwand. VDoc Process beinhaltet das Reportingsystem VDoc Report VDoc Report Das Reportingsystem VDoc Report dient zur einfachen Konfiguration von grafischen Reports, Analysen, Listen und Ausgaben der prozess- und vorgangsbezogenen Daten. Page 6 VDoc Suite Das kostenoptimierte Komplettpaket bestehend aus Portal, Process, Document Management und einer SQL Datenbank Runtime.

7 Allgemeines VDoc Open DMS Die Komplettlösung für ihr elektronisches Dokumentenmanagement einschließlich templatebasierten Dokumenten und Dokumentenworkflows. VDoc File Center DMS Das filebezogene Dokumentenmanagement System mit zentralen Ablagen in konfigurierbaren Strukturen und mit definierten Zugriffsrechten. Es stehen ebenfalls Workflows zur Verfügung. VDoc Webservice und SAP BAPI Für die Integration in einer SOA oder die Anbindung und Kommunikation mit Fremdsystemen oder SAP stehen die entsprechenden Module zur Verfügung. VDocSDK/API Die VDoc SDK / API steht als dokumentierte Programmierschnittstelle für beliebige individuelle Erweiterungen zur Verfügung. Page 7

8 Allgemeines Produktfamilie VDoc Process als Teil der kostenoptimierten VDoc Suite (bestehend aus VDoc Portal, VDoc Process, VDoc Open DMS) Page 8 VDoc Process ist Teil der kostenoptimierten VDoc Suite Komplettlösung VDoc Suite ist die erste gebrauchsfertige, kollaborative Suite mit einer vertikalen Skalierbarkeit, die eine schnelle Implementation eines Portals, des DMS und der Geschäftsprozesse ermöglich VDoc Suite ist darauf ausgerichtet, die Bedürfnisse einer Organisation hinsichtlich Dokumentenmanagement, Prozessautomatisierung und gemeinsamen Arbeitsfeldern abzudecken

9 Allgemeines Die Module der VDoc Produktfamilie sind durch ihre universellen Gestaltungsmöglichkeiten grundsätzlich branchenneutral. Der Einsatz von über 900 Installationen in Europa und den USA findet hauptsächlich in folgenden Branchen statt: Automotive Chemische Industrie Elektrotechnik Maschinenbau Luftfahrt & Militärwesen Pharmazie & Kosmetik Öffentliche Verwaltungen Textile Industrie Banken & Versicherungen Energie & Versorgung Bauindustrie Medizintechnik Dienstleistung Einzelhandel Agrartechnik Page 9

10 Allgemeines Anwendungsgebiete für Ihr BPM- und Workflowsystem Qualitätsmanagement Änderungsmanagement Beschwerdemanagement Bewerbermanagement Ideenmanagement Servicemanagement Lieferantenmanagement Entwicklungs- und Projektmanagement Personalmanagement Page 10 Einsatz in allen Unternehmensbereichen uneingeschränkt möglich!

11 Allgemeines Wirtschaftliche und technische Daten Anzahl der Installationen: Branchenübergreifend ca. 900 Installationen Softwareupdates: VDoc Software hat eine Entwicklermannschaft von ca. 30 Mitarbeitern für die Weiterentwicklung Invest- und Betriebsvarianten: Firmeninterne Installation oder als SaaS; beliebig viele Prozesse in der Lizenzierung eingeschlossen Servicequalität steigern: Freiraum der beteiligten Fachleute für die Kernaufgaben. Das System unterstützt bei der Koordination, Organisation, Steuerung und Überwachung der Tätigkeiten. Vernünftiger Aufwand für den Betrieb: Mit Hilfe der Webtechnologie lassen sich Design und Konfiguration über Fernzugriff und VPN-Zugriff kostengünstig und schnell realisieren. Schnittstellen sind kein Problem: Umfangreiche Möglichkeiten und Konnektoren für die An- und Einbindung in Ihre bestehenden Prozesse, wie z.b. nach SAP, PDM-Systemen, stehen zur Verfügung. Schlüsselfertiges System: Minimalste Kosten bei Prozessanpassungen, neue Anwendungen ohne Programmierung in kürzester Zeit produktiv, kein Training der Enduser notwendig, Zuständigkeit und Optimierung der Workflows dezentralisierbar, voll ausgestattetes Enterprise Workflow Portal in wenigen Wochen, offenes System basierend auf Standards (XML, SQL, Webservices, Java) Page 11

12 Funktionalität Funktionen und Merkmale von VDoc Process

13 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Process Integrierter Prozess- und Formulardesigner Workflow- und Webanwendung-Erstellung ohne Programmierung Webbasiert und weltweit verfügbar, keine Desktop-Installation notwendig Prozesshierarchien in beliebigen Ebenen definierbar Lifecycle und Versionsmanagement für die Workflows Zeitliche Vorgaben für jede Tätigkeit definierbar mit Erinnerungs- und Eskalationsfunktionen Frei konfigurierbarer Status mit graphischer Darstellung (z.b. Ampelanzeige) Personen-, gruppen- und rollenbezogenes Rechtekonzept Delegationsfunktion Persönlicher Schreibtisch mit To Do s und überfälligen Aufgaben Automatische Benachrichtigung über Vorgänge und Termine per Mail oder Aufgabenliste im Web-Browser Vorhanden Page 13

14 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Process Beliebige Ansichten individuell konfigurierbar mit Filterfunktionen Exportfunktion nach MS Excel Volltext- und Filtersuche Persönliches Abonnement Umfangreiche Schnittstellen und Integrationskomponenten Erweiterbar durch offene Architektur LDAP Anbindung Mehrsprachig Mandantenfähig Vorhanden Page 14

15 Funktionalität Funktionen & Merkmale VDoc Process Schnittstellen und Integration (JDBC, Webservice, Excel, XML, ) Problemlose Anbindung an externe Systeme (PDM, Stücklisten, ERP, ) Anbindung an beliebige Geschäftsprozesse SDK (Java Extensions + XML Dateien + serverseitiges Javascript) Formular- und Dokumentenverarbeitung (OCR, ) VDoc Portal Intranet Unternehmensportal Intranet Integration über Portlets DMS Dokumentenmanagement Deployment in IBM Websphere Portal, MS SharePoint oder Standardportalen möglich Version für IBM Lotus Domino Server verfügbar Erweiterbar Page 15

16 Funktionalität Erzeugung der Applikation In einer Minute vom Modell zur fertigen Applikation! Page 16

17 Funktionalität Schnelle und einfache Automatisierung von einfachen bis beliebig komplexen Workflows Beliebiger Anwendungsbereich im Unternehmen Übergreifende Workflows in einer Service Oriented Architecture Sehr einfaches webbasiertes grafisches Design-Tool Intuitiv zu bedienen Keine Programmierung nötig Templates werden mitgeliefert Parallele Aufgaben und Subprozesse, mit/ohne Synchronisierung Automatische Zuweisung der Aufgaben oder manuelle Delegation Konfigurierbare Notifikation Eskalationshandling auf gesamten Vorgang oder Aufgaben Deployment auf Knopfdruck in den Workflow Life-Cycle Page 17

18 Architektur und Schnittstellen

19 Architektur Architektur Scanning Client VDoc Portal Zugriff der einzelnen Rollen aus: Entwicklung Erprobung Simulation Produktion usw. Scannen und Verarbeiten von konventionellen Dokumenten und Formularen Scanning Kopplung VDoc Module DMS Workflow Archiv Kopplung EDM/PDM ERP, SAP Kopplung Archiv revisionssicher ERP EDM SAP Mailintegration Mail Kopplung Webservice, JDBC, XML Sonstige Systeme Sharepoint usw. Page 19 Kommunikation Schnittstellen Kunden Lieferanten

20 Schnittstellen Auflistung der Schnittstellen VPro OpenMapping VDoc Process PDF Abbyy FlexiCapture XML VDoc Process VDoc Archivierung Webservices VDoc SQL VDoc VDoc Word VDoc Process VDoc Schnittstellen JDBC SAP MS Dynamics NAV SOA Webservices BIRT-Report Integration DMS Tools Mailconnector VDoc Programmierung VDoc SDK VDoc API Page 20

21 Arbeitsumgebung Die VDoc Process Oberfläche

22 Arbeitsumgebung Portaloberfläche Alle Anwender arbeiten über den Webbrowser in einer individuell zugeschnittenen Portaloberfläche. Einheitliche Arbeitsumgebung für alle Anwendungen Authentifizierungssystem mit SingleSignOn Standartportlets und Ansichten als Arbeitsumgebung Design anpassbar über Skin-Technologie Übersichtliche einfach Handhabung Individuelle Sichten und Portlets Suche über alle Prozesse Hilfstexte zeigen und beschreiben den Kontext auf einfache Weise Vorgangshistorie mit allen Prozessbeteiligten Hilfs-Diagramm zur dynamischen Anzeige der eigenen Aufgabe im Prozessdiagramm Mehrsprachigkeit möglich Page 22

23 Arbeitsumgebung Workflow mit Webdesigner erstellen Der Web Designer bietet dem Anwender alle Funktionalitäten eines leistungsfähigen Editors zur schnellen und einfachen grafischen Erstellung von kompletten Workflowanwendungen. Der Anwender definiert: Prozessablauf mit Einzelaufgaben Subprozesse Rollen Felder Ansichten Parallele Aufgaben Automatische Verarbeitungsschritte Verwalten von Statusindikatoren Benachrichtigung Eskalationsmanagement Page 23

24 Arbeitsumgebung Abarbeiten eines Workflows Es werden alle Masken, Ansichten und Informationen für die Ausführung eines Prozesses automatisch erzeugt und im Portal eingebunden. Meine Anwendungen Mailinformation Meine Aufgaben Meine überfälligen Aufgaben Page 24 Meine eigenen Prozesse

25 Arbeitsumgebung Arbeitsbereich mit Anwendungen und Aufgaben Page 25

26 Arbeitsumgebung Rollenorganisation Eine Rolle wird im Webdesigner generiert und in der VDoc-Administration mit Personen und Rechten ausgestattet. Die Rollen sind als Link im Prozess aufgeführt Die Zuordnung der Rollen zu den handelnden Personen erfolgt auf Applikationsebene und gilt für alle Prozesse dieser Applikation Mit der Rollenzuordnung werden die in dem Workflow definierten Rollen mit handelnden Personen oder Gruppen von Personen belegt, geändert oder aufgehoben Page 26

27 Arbeitsumgebung Monitoring, Reporting und Optimierung mit VDoc Sichten Darstellung, Filterung und Suche in den Vorgängen Standardportlets zeigen die Vorgänge in Echtzeit Nach Rolle und Kategorie (laufende, überfällige, abgebrochene, ) strukturiert Leichte Definition von weiteren Ansichten und Portlets Alle Ansichten filterbar und nach Excel exportierbar Follow-up über prozessübergreifende Sichten Page 27

28 Arbeitsumgebung Administration Neben Design und Anwendung von Workflowapplikationen verfügt VDoc Process über leistungsfähige Werkzeuge zur System-Administration. Page 28

29 Arbeitsumgebung Monitoring, Reporting und Optimierung mit VDoc Report- BIRT Auswertung, Reporting, Monitoring, Export der Daten Für die weitere Analyse und Darstellung der Vorgänge und Prozesse steht das konfigurierbare Reportsystem BIRT zur Verfügung Drive your business Page 29

30 Arbeitsumgebung Testzugang zu verschiedenen Workflows Sie möchten sich gerne persönlich von unserer Lösung überzeugen? Unter können Sie einen Testzugang anfordern. Dort können Sie die Portalumgebung testen und eigenständig Workflows erstellen. Page 30

31 Sie möchten mehr zu VDoc Process erfahren? Gerne stellen wir Ihnen unser System vor und demonstrieren Ihre Arbeitsabläufe. Für ein erstes Treffen schlagen wir Ihnen eine für Sie zeitsparende und kostenlose Webpräsentation vor. Hierzu benötigen Sie lediglich einen Internetzugang. Wir kommen auch gerne zu Ihnen. Kontaktieren Sie uns. Die HCM CustomerManagement GmbH in Stuttgart bietet seit mehr als 10 Jahren branchenübergreifend Systeme, Lösungen und Dienstleistung im Umfeld Prozess-, Workflow- und Dokumentenmanagement an. Telefon: Telefax:

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