BARC-Produktbeschreibung und BARC-Produktbewertung im Rahmen der Produktstudie Enterprise Content Management. Produktbeschreibung

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1 BARC- PRODUKTSTUDIE Enterprise Content Management windream 5.5 BARC-Produktbeschreibung und BARC-Produktbewertung im Rahmen der Produktstudie Enterprise Content Management Unternehmen Produktbeschreibung Produktbewertung [Analyst: Sabine Kraus, Februar-2013] This document is not to be shared, distributed or reproduced in any way without prior permission of BARC.

2 Unternehmen Anbieter Gegründet wurde die windream GmbH 2001 in Bochum. Die windream GmbH beschäftigt seit Ende 2012 rund 70 Mitarbeiter. Für Vertrieb, als Kooperationspartner und als Solution Provider sind weltweit rund 250 Partnerunternehmen aktiv. Der Kundenkreis von derzeit ca Kunden beinhaltet neben kleineren Büros und mittelständischen Betriebe vor allem auch große, international agierende Unternehmen. Strategie Das windream ECM-System integriert sich umfassend in den Windows Explorer, der Anwender soll in der ihm vertrauten Umgebung in der gewohnten Weise mit Dokumenten umgehen. Wo erforderlich werden Funktionen ergänzt, bspw. durch eine Erweiterung des Kontextmenüs um ECMspezifische Befehle. windream benötigt keine separate Benutzeroberfläche, lediglich für das Workflow-Modul wird ein eigener Client zur Darstellung der Aufgaben genutzt. Mit diesem Ansatz wird auch die Integration in vorhandene IT-Systeme erleichtert, da das System sich als Laufwerk darstellt und so vorhandene Speichern- und Öffnen-Befehle der Windows-Anwendungen genutzt werden können. Anbieter- Informationen Anbieter Markteintritt 2001 Vertretung DACH-Region Vertretung weltweit windream GmbH Wasserstraße Bochum Tel.: Fax: Deutschland Unternehmen Produktportfolio und Markteinordnung windream ist branchenneutral aufgestellt und bietet ECM-Anwendungen für Unternehmen verschiedener Größe an. Neben den einschlägigen ECM- Funktionen bietet windream auch Module zur revisionssicheren Archivierung und für das Information Lifecycle Management (ILM), welche die Verwaltung und Aufbewahrungsfristen der Inhalte steuert. Auf dieser Grundlage werden Funktionen zur Erstellung und Verteilung der Inhalte sowie über das Produkt windream BPM der Abbildung von Workflows angeboten. Durch Entwicklungen von Partnern und eingebundene Drittprodukte wird das Produktportfolio ergänzt. Über die tiefe Einbindung in Windows oder spezielle Schnittstellen werden Integrationen in die bestehende IT- Infrastruktur des Kunden realisiert, bspw. für die Bereiche ERP, Warenwirtschaft, , Knowledge Management, Groupware und Imaging-/Data- Capturing Der Support wird zentral über die windream GmbH geregelt. Zur Lösung von Problemen kann auch ein windream-partner in Kundennähe kontaktiert Kontakt: Copyright BARC GmbH All rights reserved. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 1

3 Produktbeschreibung Produktbeschreibung windream 5.5 Das ECM-System windream beinhaltet als Basistechnologie das patentierte Virtual File System (VFS). Damit wird die Erfassung von Dokumenten über die Speicherfunktion der Anwendung und des Windows Explorers ermöglicht. Die Darstellung des ECM-Systems erfolgt als Netzwerk-Laufwerk im Windows Explorer. Unterstützt werden alle Dateiformate. Alle gewohnten Befehle für Datei-Operationen bleiben erhalten. Das ECM-System wird in drei Varianten angeboten: Für kleinere bis mittelständische Unternehmen (KMU) ist die Standard Business Edition (SBE) ausreichend. Enthalten sind die ECM- Funktionen zur Dokumentenerfassung, Indizierung, Recherche (inklusive Volltextsuche), Ausgabe der Suchergebnisse in Form von Trefferlisten und zur Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten mit Indizes, Historien, Versionen, Volltext und Rechteverwaltung Die Standard Business Extension (SBX) bietet zudem eine Check- In/Check-Out-Funktion und einer Dokument- Lebenszyklusverwaltung mit Konfiguration umfassender Archivierungsoptionen. Um die Anforderungen von Großunternehmen abzudecken, wird die Business Edition (BE) angeboten. Der Umfang der Funktionen in SBX ist hierbei um ein erweitertes Rechtekonzept, die Gestaltung individueller Kontextmenüs, Abonnements für Dokumente sowie um die Verteilung der Indexfelder auf mehrere Registerkarten ergänzt worden. Alle Varianten können um spezielle windream-lösungen ergänzt Ein Beispiel hierfür ist windream Mobile, die ECM-Lösung für den mobilen Einsatz. Dem Anwender stehen zudem alle Funktionen eines Web Portals via Web-Client zur Verfügung, über den sich ECM-Prozesse auch standortunabhängig über das Internet ausführen lassen. Architektur windream ist in einer Mehrschichtenarchitektur umgesetzt, die gesamte Geschäftslogik befindet sich auf dem Server. Produkt- Informationen Produkt (Version) Produktpositionierung Sprachvarianten ECM-Suite für KMU und Großunternehmen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch Systemanforderungen windream 5.5 Stand Februar 2013 Abbildung 1: Architektur windream BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 2

4 Die Ansprache und Verwaltung der gespeicherten Inhalte erfolgt über die windream Datenbank-Management-Schicht sowie die windream Storage- Management-Schicht. Die Clients dienen der Visualisierung der verarbeiteten Ergebnisse sowie zur Interaktion mit dem Anwender: Produktbeschreibung Abbildung 2: windream-laufwerk im Windows Explorer Es besteht die Möglichkeit einer verschlüsselten Kommunikation zwischen Client und Server z. B. mittels SSL. Verschiedene Datenbanken werden von windream unterstützt (z. B. Oracle, MS SQL Server). Terminalserver werden unterstützt. Eine getrennte Mandantenverwaltung ist möglich. Das System soll mit Version 6.0 Ende 2013 unicode-fähig Die Verteilung von windream auf mehrere Cluster kann realisiert Mit Web Portal Pro wird ein eigener Web-Client mit vollem Funktionsumfang angeboten. Dieser verfügt über eine eigene Benutzeroberfläche und erinnert in Aufbau und Bedienung an klassische ECM-Systeme: BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 3

5 Abbildung 3: Darstellung des windream-laufwerks im windream Web Portal (mit Indizes und Dokumentenvorschau) Produktbeschreibung Abbildung 4: Darstellung des windream-laufwerks als Portalseite Im mobilen Einsatz kann windream derzeit sowohl auf iphones, Androidund Windows Mobile Phones als auch auf Blackberry-Geräten ausgeführt Archivierung Über das hierarchische Speichermanagement windream HSM können unterschiedliche Speichermedien parallel adressiert Zur zentralen Administration wird eine Storage-Management-Konsole eingesetzt. Über einen eigenen Provider können weitere Speichersysteme (z. B. von EMC) angebunden Die Definition von Aufbewahrungs- und Löschfristen in Bezug auf Dokumenttypen und Ordnertypen ist zentral möglich. Das hinterlegte Fristenmodell kann mehrstufig gegliedert sein. Es kann zum Zweck von Analysen und BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 4

6 für Erinnerungen an die definierten Beteiligten oder Gruppen genutzt Das System verfügt zur Ablage und Archivierung von Informationen über eine Single-Instance-Komponente. Systemadministration Zum Aufbau und zur Pflege des Verzeichnisdienstes können bereits bestehende Nutzer und Gruppen aus dem zentralen Verzeichnisdienst in windream importiert Ein Abgleich des Verzeichnisdienstes anhand der hinterlegten Nutzer-Identifikation mit den Benutzern im ECM-System ist möglich. Durch den Anwender können manuell Stellvertreter definiert Ein Rollenmodell ist im ECM-System integriert. Den einzelnen Rollen können verschiedene Rechte zugeteilt Möglich sind Rechte zum Lesen, Erzeugen, Löschen und Ändern der Metadaten sowie der Dokumente selbst. Ein additives Rollenmodell ist vorhanden, d. h. dass ein Anwender mit mehreren Rollen über die Summe der Rechte verfügt. Rechte können für Dokumente und für Ordner gelten. Ausnahmen können im System hinterlegt Masken können über einen Editor vom Administrator, der auch für die zentrale Verwaltung von Oberflächen zuständig ist, angepasst Das System ist in verschiedenen europäischen Sprachversionen (deutsch, englisch, französisch, italienisch) verfügbar. Weitere Sprachpakete können über CSV-Dateien importiert windream verfügt über eine eigene Formularverwaltung. Formulare werden wie Dokumente behandelt. Über anpassbare Skripte können aus Formularen automatisch Indexe extrahiert In beide Richtungen ist ein Mapping von Formularfeldern und Metadaten möglich. Produktbeschreibung Technisches Reporting und Monitoring sowie inhaltliches Reporting sind in das ECM-System integriert. Daten können gefiltert und summiert Grafische Auswertungen sind möglich. Ermittelte Daten können über eine Exportroutine ausgegeben Mit windream WMX wird ein inhaltliches Monitoring umgesetzt. Abbildung 5: Integration windream Microsoft Dynamics AX (schematisch) Integration Mit dem als Laufwerk in Windows dargestellten windream sind das Öffnen und die Ablage von Dokumenten direkt aus der Fachanwendung möglich. Genutzt werden hier die vorhandenen Speichern- und Öffnen-Befehle der BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 5

7 Applikationen. Auch der Aufruf aus der Liste der kürzlich verwendeten Dokumente ist möglich. Bei einer Integration von ERP-Systemen (MS Dynamics AX / NAV, SAP und andere) ist eine Datenarchivierung möglich. Einzel- und Massen-Belege, die im ERP-System erzeugt wurden, können in windream abgelegt ERP-Metadaten können hierbei durch externe Metadaten ergänzt werden, z. B. durch eine Metdatenübernahme aus dem ECM- in das ERP-System. Die Metadaten dienen der Verschlagwortung von Dokumenten. Aus dem ERP-System kann direkt auf ein Dokument bzw. Ordner oder Akte zugegriffen CAD-Systeme werden über Standard-Integrationen an windream in Form einer CAD-Datenablage angebunden. Für verschiedene weitere Applikationen bestehen spezielle Schnittstellen, welche direkt durch den Hersteller oder durch Partner entwickelt wurden. Import von Dokumenten Dokumente können über das Scannen direkt am Arbeitsplatz in das ECM-System überführt Ein eigener Scan-Client (windream imaging) ist hierzu integriert: Produktbeschreibung Abbildung 6: Arbeitsoberfläche des Scan-Clients windream Imaging Werkzeuge zur Massenerfassung, zur nachträglichen Dokumentensegmentierung sowie zur Integration von Multifunktionsgeräten in windream sind vorhanden. Hier wird teilweise auf Partnerprodukte zurückgegriffen. Einzelne, bereits in elektronischer Form vorliegende Dateien und Ordner können per Drag & Drop übernommen Eine Massenverschlagwortung ist in diesem Zusammenhang für mehrere Dokumente durchführbar. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 6

8 Verzeichnisse können vom System überwacht und abgegriffen Beim Import von Dokumenten lassen sich gescannte Papierdokumente automatisiert in das PDF-Format überführen und im windream ECM-System ablegen. Eine Prüfung auf Dokumenten-Dubletten erfolgt bei der Archivierung. Es besteht die Möglichkeit einer Archivierung direkt nach dem Import der Information. Metadaten und Akten Das windream eigene Datenmodell verfügt über eine unbegrenzte Anzahl möglicher Dokumenttyp-Attribute. Eine Vererbung der Indexfelder und -kriterien von Ober- an Unterklassen ist genauso möglich wie eine Zuordnung von Regular Expressions zur Validierung von Eingaben. Eine Auswahlliste kann für Indexfelder definiert Die enthaltenen Auswahlwerte können aus einer Datenbank ausgelesen Dynamisch abhängige Felder und ein vom System erzeugbarer Volltextindex sind in windream integriert. Über Vektorfelder können auch mehrere Eigenschaften in einem Attribut abgelegt und ausgewertet XML- und CSV-Informationen können in die Metadaten gemapped Das ECM-System verfügt über ein Versionsmodell mit Versionshistorie. Nutzer können abhängig von Ihren Rollen und zugeteilten Rechten entscheiden, wann eine neue Version angelegt wird. Alternativ ist es möglich, neue Versionen automatisch bei jedem Speichervorgang anzulegen und diese jeweils mit einem eigenen Metadatensatz zu versehen. Produktbeschreibung In windream angelegte Ordner haben ihren eigenen Metadatensatz. Die Metadaten können auf Dokumente vererbt Eine parallele Verwaltung von möglicherweise verschachtelten Aktenstrukturen ist im System möglich. Bei Aktenanlage können automatisch Unterstrukturen erzeugt Mit Hilfe von My windream können virtuelle Sichten erzeugt und virtuelle Ablagen ermöglicht Recherche In windream werden verschiedene Suchmöglichkeiten angeboten. Im Standard stehen eine Volltext-, Index-, Objekttyp- und Schnellsuche sowie eine Kombination aus mehreren Suchoptionen zur Verfügung. Wildcards und logische Operatoren können genutzt Suchanfragen können abgespeichert werden, eine parallele Ausführung mehrerer Recherchen ist möglich. Die Suchergebnisse werden in speicherbaren, sortierund gruppierbaren Trefferlisten ausgegeben. In der Liste werden nur Daten angezeigt, auf die ein Bearbeiter auch die Berechtigung besitzt. Die Trefferliste bleibt auch nach dem Öffnen eines Dokuments oder der Akte bzw. des Ordners bestehen. Über die in windream integrierte Suche lassen sich Dokumente selektieren, die in Bearbeitung sind. Bei der Anmeldung eines Nutzers können solche Dokumente automatisch angezeigt Wiedervorlagen können für jedes Dokument anhand eines Datums oder eines Zeitintervalls definiert Mit Hilfe der windream- Abonnementfunktion können durch das System entsprechend definierte Mitarbeiter über neue und geänderte Dokumente automatisch informiert BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 7

9 Produktbeschreibung Abbildung 7: Oberfläche der windream-recherche-anwendung (mit Vorschau des gesuchten Dokuments) Arbeit mit Dokumenten Klassenspezifische oder vom Status abhängige automatische Renditions (Formatumwandlung bspw. in PDF, PDF/A, TIFF) sind möglich. Eine Formatkonvertierung kann auch durch den Bearbeiter ausgelöst Mit der Viewer-Komponente windream DocView ist es möglich, weitere Funktionen zu integrieren, wie z. B. eine Lupe oder Schwärzungen von Textpassagen. Durch die VFS-Technologie können auch verlinkte Dokumente erfasst und weiter genutzt In windream können auch selbst Links erzeugt und Verbunddokumente abgebildet Workflow windream bietet verschiedene Werkzeuge zur Abbildung von Workflows. Über den Ad-hoc-Workflow wird den Anwendern die Möglichkeit gegeben, mit einer einfachen grafischen Modellierung Aufgabenketten zu definieren. Auch im Bereich Production Workflows werden Prozessabläufe grafisch modelliert. Ein Verschieben von markierten Elementen ist möglich sowie deren automatische Ausrichtung. Die Attribute können neben der Aktivität dem Mitarbeiter angezeigt werden, was die Erstellung und Administration der Prozesse erleichtert. Die Anzeige wird mit einem Übersichtsfenster vervollständigt. Parallelitäten und exklusive Entscheidungen auch mit mehr als zwei Ausgängen sind abbildbar. Anhand definierter Regeln lassen sich komplexe Entscheidungen abprüfen. Subprozesse und Prozesshierarchien können in einen windream Workflow integriert Im abgebildeten Prozess können Zugriffe auf andere Datenbanken enthalten sein. Über Web-Services können fremde Applikationen aufgerufen und Daten empfangen Die Generierung von s im Prozessverlauf ist möglich, z. B. um Aufgaben an externe Mitarbeiter weiterzuleiten. Bearbeitungsfristen können auf Ebene einer Aktivität und eines Gesamtprozesses hinterlegt Die Neuzuweisung von Aufgaben bzw. die Informationsweitergabe an andere Mitarbeiter sind mit zu definierenden Eskalationen regelbar. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 8

10 Produktbeschreibung Abbildung 8: Grafische Darstellung eines Workflows in windream BPM mit Sicht auf Prozesse und administrative Nutzer Der gesamte Workflow wird protokolliert. Dabei lassen sich Zeitpunkt oder Tag der Protokollierung einstellen genauso wie weitere Protokollierungsstufen (z. B. Bearbeiter oder Rolle). Das Workflow-Protokoll kann über ein Formular aufbereitet und dem Dokument zugeordnet Nur festgelegte Mitarbeiter mit dementsprechend zugeteilten Rollen dürfen Workflows anstoßen bzw. abbrechen. Die Workflow-Modelle eines Unternehmens werden versioniert im System hinterlegt. Laufende Prozesse können eingesehen und von berechtigten Personen abgebrochen Es besteht die Möglichkeit, Workflows durch eine Systemaktivität auszulösen. Dazu ist kein Dokument erforderlich. Zu Analysezwecken lassen sich Übersichten über laufende Instanzen erzeugen. Die Ergebnisse lassen sich grafisch visualisieren. Aufgabenkörbe dienen in windream zur Weiterleitung von Aufgaben an die zuständigen Bearbeiter bzw. Teams. Über die Bearbeitungsmaske werden aktuelle Aufgaben und der Bearbeitungsstand im Workflow angezeigt. Eine Sortierung der Aufgaben im Aufgabenkorb (z. B. nach Fälligkeiten) kann vorgenommen Über die erstellte Aufgabe kann direkt auf die betroffene Akte bzw. das betroffene Dokument zugegriffen Mitarbeiter werden über einen Aufgabeneingang in ihrem Postkorb über eine Mitteilung im Client oder über informiert. Stellvertreter können nur von ausgewählten Bearbeitern in windream hinterlegt Werden festgelegte Bearbeitungszeiten überschritten, kann die Aufgabe an den im System definierten Stellvertreter automatisch weitergeleitet Zusätzliche Aufgaben können über Ad-hoc-Workflows definiert Collaboration Zur exklusiven Bearbeitung von Dokumenten verfügt windream über einen Check-In/Check-Out-Mechanismus. Die exklusive Bearbeitung eines Dokuments durch nur einen Mitarbeiter wird damit umgesetzt. Greifen andere Nutzer auf ein Dokument in Bearbeitung zu, erhalten diese eine Mitteilung, welcher Mitarbeiter das Dokument derzeit bearbeitet. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 9

11 Es besteht die Möglichkeit, SharePoint mit windream-mitteln zu erweitern. Über diese Integration werden Anforderungen aus den Bereichen Portal und Collaboration abgedeckt. Mit windream To Go und windream Mobile stehen Offline-Client-Lösungen zur Verfügung. Dokumente und Metadaten können auf den Rechner des Mitarbeiters übertragen werden, die Nutzer können Informationen suchen, bearbeiten und ergänzen. Eine Synchronisation ist möglich. Zudem bietet windream die Möglichkeit, selbsttragende Medien zu erzeugen. Hierbei werden definierte Datenbereiche auf ein Speichermedium übertragen gemeinsam mit einer Basisversion des Systems, welches eine einfache Suche sowie die Dokumentendarstellung erlaubt. -Management s können mittels Drag & Drop ins ECM-System übertragen Bei einer serverseitigen - Archivierung können zur Indizierung Ordnerstrukturen in den -Clients eingerichtet Die Verschlagwortung erfolgt regelbasiert anhand des Ordners, in dem der Nutzer die abgelegt hat (bspw. Ordner Anfragen für Dokumenttyp Anfragen). Produktbeschreibung Für eine Archivierung können Regeln z. B. zu Zeitintervallen, Größe oder Absender definiert Eine Ablage aller aus- und eingehenden s ist möglich. Diese erfolgt mit Hilfe des windream Rendition Server als originäres -Objekt und Rendition (PDF, TIFF). Attachments können gesondert abgelegt Es stehen Integrationen z. B. in Microsoft Outlook / Exchange sowie in IBM Lotus Notes/ Domino zur Verfügung. Die Recherche nach s kann aus dem -Client gestartet Die Auswertung von -Inhalten anhand aufgestellter Regeln ist möglich. A Abbildung 9: -Client windream Exchange in Microsoft Outlook BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 10

12 Produktbewertung Auswertung Funktionale und Technische Kriterien Kriterien Erfüllung der Kriterien in Prozent Architektur 97% Archivierung Administration Integration 97% Import von Dokumenten Metadaten & Akten Recherche Produktbewertung Arbeit mit Dokumenten Workflow Collaboration 70% -Management 99% BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 11

13 Factbase Analyse der Kriterien, Stärken und Schwächen Klasse Kriterien Erläuterung Bewertung Kriterien Erfüllung Gruppe windream Architektur Technologie / Plattformen Es werden alle geforderten Client- und Serverbetriebssysteme unterstützt. Geplant ist, dass das System ab Version 6.0 Unicode-fähig sein wird. Produktbewertung Cluster Proxy Caching Clients Cloud Archivierung Anbindung Speichermedien Hierarchisches Speichermanagement (HSM) Retention Management Cluster können zur Verteilung von Systemen und Diensten genutzt Proxy-Server-Technologien stehen für die Anbindung von Außenstellen zur Verfügung. Die Funktion, dass in der Außenstelle erfasste und erstellte Dokumente periodisch in das Hauptsystem übertragen werden, ist einstellbar. Eine Cache-Lösung kann realisiert Clients für Web-, Desktop- und Mobile-Umgebungen sind vorhanden, insbesondere ist die tiefe Integration in den Windows Explorer hervorzuheben. windream bietet sein System im vollen Umfang als Cloud-Lösung an. Alle gängigen Speichersysteme können angebunden HSM kann auch mehrstufig abgebildet Lösch- und Aufbewahrungsfristen können an Dokumententypen und Akten gekoppelt 93% Verschlüsselung Die Ablage von Dokumenten und die Kommunikation zwischen Client und Server können verschlüsselt erfolgen. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 12

14 Backup Signatur Single Instance Eine redundante Ablage wird durch das System genauso ermöglicht wie die Nutzung eines Transaktionslogs zur Wiederherstellung eines bestimmten Systemzustands. Eine digitale Signatur-Lösung für Dokumente ist möglich. Ein Single-Instance-Mechanismus ist vorhanden. Produktbewertung Administration Nutzerverwaltung (Verzeichnisdienst) Nutzerverwaltung ECM Rechtemodell Oberflächen Entwicklung Formularverwaltung Reporting Monitoring Integration Integration Windows Integration SAP Integration SharePoint Nutzer und Gruppen können aus bestehenden Verzeichnisdiensten in das System übertragen Der Abgleich bei der Anmeldung eines unbekannten Nutzers mit dem Verzeichnisdienst des ECMS und Single-Sign-On sind möglich. Ein eigenes Rollenmodell ist hinterlegt. Stellvertreterregelungen können genutzt Verschiedene Rechte können anhand Dokumentenstatus und Rollen vergeben Eine einheitliche Administrationskonsole ist vorhanden. Die Anpassung der Oberflächen kann der Administrator vornehmen. Im Standard kommen Schnittstellen in gängigen Standardsprachen zum Einsatz. Es werden alle geforderten Skriptsprachen unterstützt. Versionierung von Dokumentenvorlagen ist vorgesehen. Hierbei ist ein Mapping von Metadaten in Formularfelder und umgekehrt möglich. Technisches und inhaltliches Reporting sind vorhanden. Technisches und inhaltliches Monitoring sind vorhanden. Das System integriert sich vollumfänglich in Windows. Eine Integration in SAP wird angeboten. Eine Integration in SharePoint ist vorhanden. Office-Integration Eine Integration in Office kann über die Menü-Leiste erfolgen. Eine Recent-Document-List kann auch direkt über Windows und jede andere Anwendung genutzt 86% BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 13

15 Weitere Fachanwendungen Weitere Fachanwendungen, wie z. B. CAD, CRM, MS Dynamics NAV sowie weitere ERP-Systeme können angebunden Produktbewertung Import von Dokumenten Scanning Import elektronischer Dokumente COLD Dublettenprüfung Metadaten & Akten Datenmodell Statusmodell Indexierung Versionierung Akten Virtuelle Sichten Recherche Suchmöglichkeiten Trefferliste Arbeit mit Dokumenten Bearbeitung Werkzeuge für das Scannen vom Arbeitsplatz und das Scannen zur Massenerfassung sind im Standard enthalten. Dokumente können über Leerseiten oder über Barcodes getrennt Massenimport und Massenverschlagwortung von elektronischen Dokumenten ist möglich. Ein COLD-Import ist möglich. Beim Import werden vor der Archivierung Dubletten erkannt. Suchmasken können automatisch aus dem Datenmodell generiert Jeder Dokumentenart können individuell Indexfelder zugeordnet Ein eigenes Statusmodell mit flexibel angelegten Status ist integriert. Für die Indexierung können im System Regeln hinterlegt Eine Vererbung von Indexdaten ist möglich. Das System verfügt über ein Versionsmodell. Das im Regelfall einstufig gestaltete Modell kann gemäß den Kundenwünschen konfiguriert und mehrstufig in das ECM-System integriert Akten und Dokumente können zur Ablage und Bearbeitung genutzt Ein Aktenzeichengenerator ist vorhanden. Virtuelle Sichten sind mit Hilfe von Mywindream möglich. Es werden alle geforderten Suchmöglichkeiten angeboten. Eine Eingrenzung der Suche sowie parallele Suchanfragen sind ebenfalls möglich. Die Trefferlisten sind sortier- und gruppierbar. Die Anlage und Speicherung von dynamischen Ordnern sind möglich. Ein Clipboard wird angeboten. 96% BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 14

16 Wiedervorlage Informationsabonnement Renditions Anzeigbare Formate im Viewer Funktionen des Viewers Annotationen Wiedervorlagen können auch für Kollegen gesetzt Das System kann über neue und geänderte Dokumente automatisch informieren. Alle geforderten Konvertierungsmöglichkeiten werden angeboten. Die gängigen Formate können im Viewer angezeigt Der Viewer verfügt über Zoom- und Dreh- Funktionen sowie eine Lupen-Funktion. Über windream DocView werden alle geforderten Annotationen in das ECM-System integriert. Eine Suche nach und eine Verrechtung von Kommentaren und Stempeln ist hinterlegt. Produktbewertung Verlinkte Dokumente Workflow Grafischer Designer Modellelemente Benutzer Absprungpunkte Repository Zeiten & Eskalationen Prozesskontrolle Gestaltung Oberfläche Mechanismen zur Analyse bestehender Links sowie Funktionen zur Einbindung von ECM-Inhalten in Office-Dokumente sind vorhanden. Das System bietet einen umfassenden grafischen Workflow-Editor. Alle geforderten Modellelemente stehen zur Verfügung. Workflows können Rollen und Benutzern zugewiesen Stellvertreterregeln sind abbildbar. Die Einbindung von Fremddatenbanken und Skripting sind möglich. Fremd-Workflows können angestoßen s können generiert Antworten auf diese s werden automatisch erkannt und dem Workflow zugeordnet. Ein Repository steht zur Verfügung. Bearbeitungsfristen und Eskalationen können hinterlegt Eine Prozessprüfung auf Vollständigkeit kann erfolgen. Weiterhin ist eine semantische Prüfung möglich. Zu jedem Workflow-Schritt lassen sich Formulare/Masken definieren. BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 15

17 Workflow-Ergebnis Eingaben von Bearbeitern sowie Workflow- Protokolle können formularbasiert aufbereitet und Dokumenten zugeordnet Produktbewertung Rechtemodell Modelle Instanzen Workflow-Arten Protokollierung Analyse Arbeit mit Aufgaben & Aufgabenkorb Informieren über Aufgaben Stellvertretung Ad-hoc-Workflow: Definition & Bearbeitung Collaboration Check-In / Check-Out Portale Kommunikationsmedien & Teamräume Nur bestimmte Personen erhalten Rechte für den Anstoß eines Workflows. Eine Modellversion kann als auszuführende Version hinterlegt Laufende Instanzen können eingesehen und abgebrochen Einzelne Schritte lassen sich in laufenden Instanzen zurücknehmen. Workflows können ohne Dokument ablaufen und über eine Systemaktivität ausgelöst Die Protokollierungstiefe ist einstellbar. Stellvertretungen werden protokolliert. Auswertungen über bestimmte Attribute sind möglich. Eine Übersicht über laufende Instanzen kann erstellt Ergebnisse können grafisch visualisiert Der Aufgabenkorb erleichtert die Verwaltung von Aufgaben. Sind über den Workflow Dokumente an Aufgaben geknüpft, können temporäre Rechte auf das Dokument vergeben Über Aufgaben kann im Client, über oder über eine Benachrichtigung in Windows informiert Stellvertretungen können vom Administrator angewählt oder nach Ablauf einer Bearbeitungsfrist ausgelöst Eine grafische Darstellung von Ad-hoc-Workflows ist vorgesehen. Zusätzliche Aufgaben können definiert Einzelne und mehrere Dokumente gleichzeitig können ausgecheckt Portalstandards werden derzeit nicht unterstützt. In Planung ist die Unterstützung des Standards CMIS. Das System verfügt über kein eigenes WIKI. Werkzeuge zur Zusammenarbeit werden über die Teamräume nicht zur Verfügung gestellt. Die Echtzeitzusammenarbeit kann durch Chats und Foren unterstützt 0% 75% BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 16

18 Produktbewertung Offline Client Selbsttragende Medien -Management -Archivierung Clientseitig Alle an den Client gestellten Anforderungen werden von windream Mobile erfüllt. Die Erstellung von und die Suche in selbsttragenden Medien ist über windream To Go möglich. Eine Integration steht für alle geforderten Tools zur Verfügung. -Archivierung Serverseitig Eine Integration steht für alle geforderten Tools zur Verfügung. Ablage der s Recherche nach s Analyse von -Inhalten Einbindung eines Drittprodukts für die Archivierung Eine kann als originäres -Objekt oder als Rendition abgelegt Single Instancing wird unterstützt. Eine Journal-Archivierung ist möglich. Eine Recherche kann aus dem -Client gestartet Gleichzeitig kann in archivierten und nicht archivierten s gesucht Analysemechanismen für s und deren Inhalte stehen zur Verfügung. Für Exchange wird ein eigenes Produkt genutzt, für andere Systeme wird auf Partnerprodukte zurückgegriffen. 75% BARC-Produktstudie Enterprise Content Management windream 5.5 Page 17

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