Wer macht was, wann, wie und womit? GRUNDLAGEN. Das Ziel ist, Prozesse zu definieren, gestalten, verbessern und dokumentieren.

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1 GRUNDLAGEN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Begriffe wie Business-Process-Management (BPM) Prozess-Management (PM) oder Geschäfts-Prozess-Management (GPM) werden verwendet, um die Synchronisierung der Bereiche Ihrer Organisation zu beschreiben. Das Ziel ist, Prozesse zu definieren, gestalten, verbessern und dokumentieren. Die zentrale Fragestellung lautet: Wer macht was, wann, wie und womit?

2 Arbeitsabläufe wie ein Uhrwerk GRUNDLAGEN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT

3 MEINUNGEN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Bericht von Thomas Pelkmann in COMPUTERWOCHE BERIC HT AUS COMPUTERWOCHE Für die meisten Unternehmen ist Business-Process-Management noch absolutes Neuland. Drei Viertel setzen kein BPM-System ein, so lautet das Ergebnis einer Studie von Trovarit und Pentadoc. Prozessoptimierung und -effizienz gehören gerade in Krisenzeiten zu den Methoden, die für mehr Zufriedenheit nicht nur bei den IT-Anwendern in den Unternehmen sorgen könnten. Mehr noch: Die Fähigkeit, die Veränderung der innerbetrieblichen Prozesse zu beherrschen, heißt es in der Studie -Status Quo und Marktentwicklung im Bereich BPM- ist in schwierigen Zeiten nicht nur ein Erfolgsfaktor, sondern kann im Extremfall über den Fortbestand des Unternehmens mitentscheiden.

4 MEINUNGEN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Die Beweggründe für einen Einsatz BERIC HT AUS COMPUTERWOCHE

5 MEINUNGEN BUSINESS PROCESS MANAGEMENT Argumente gegen den Einsatz BERIC HT AUS COMPUTERWOCHE

6 WIDERLEGUNG KEINE RESSOURCEN (KOMPETENZ) VORHANDEN Wer macht Was, Wann, Wie und Womit? Ein Grundprinzip von OfficeTalk lautet: Jeder erfüllt die Aufgaben, für die er am besten geeignet ist! Mit der in der Überschrift genannten Fragestellung kann bereits jeder Mitarbeiter seine täglichen Arbeitsschritte definieren. Anfänglich bedarf es zwar einer kurzen Hilfestellung, jedoch kann kein Außenstehender die Details der unternehmenseigenen Prozesse besser beschreiben als die eigenen Mitarbeiter. Fazit: Das Knowhow und Kompetenz liegt im Unternehmen. Mit OfficeTalk werden Sie Abläufe im Unternehmen verbessern und auch ständig weiterentwickeln. Mit dem Einsatz sparen Sie nicht nur Zeit bei der Ausführung jedes Geschäftsprozesses, sondern auch Geld (nach unabhängigen Untersuchungen 8% - 15% pro Geschäftsprozess). Außerdem verbessern Sie hierdurch auch die Kundenbindung.

7 WIDERLEGUNG NUTZEN UNK LAR WANN SOLLTE DAS SYSTEM EINGESETZT WERDEN? Der Einsatz einer Software darf keinen Selbstzweck verfolgen, sondern muss dem Unternehmen klar erkennbare Vorteile bringen. Nur daran kann sich die Einsatzplanung eines Systems richten. Mit OfficeTalk haben Sie folgende Vorteile: schlanke Geschäftsprozesse (Abläufe, Vorgänge) schnellere Reaktionszeiten und damit höhere Kundenzufriedenheit Kosteneinsparung bei den Geschäftsprozessen Zeitersparnis bei den Abläufen, Freiraum für neue Geschäftsaktivitäten Potenzial für neue, kundenorientierte Geschäftsprozesse durch freie Ressourcen: Wettbewerbsvorteil für das Unternehmen Nicht zu vergessen, durch die Einbindung der Mitarbeiter in die Prozessmodellierung können sich Verantwortungsbereiche verschieben und eine Identifizierung zum Unternehmen stärker etablieren. Aktive Einbindung externer Applikationen und Anwendungen

8 WIDERLEGUNG DOKUMENTATION UND HOHER PFLEGEAUFWAND WER PFLEGT IHRE PROZESSE? Bei allen Zertifizierungen (ISO, Basel-2, Basel-x) im Unternehmen müssen die Veränderungen dokumentiert werden. Mit OfficeTalk gestalten Sie veränderte Prozesse, erhalten als Ergebnis die verpflichtende Dokumentation, gleichzeitig auch die Sicherheit, dass die geänderten Prozesse umgesetzt werden. Geschäftsprozesse ändern sich mit der Zeit wie das Unternehmen selbst. Mitarbeiter werden auf die Funktionalitäten von OfficeTalk trainiert, dies fördert Akzeptanz in die Integration des Systems. Hieraus resultierende Verbesserungsvorschläge werden gesammelt und fließen in der Nachjustierung bzw. Überarbeitung ein. Fazit: Kein Pflegeaufwand der Dokumentation.

9 WIEDERLEGUNG ZU HOHE K OSTEN WER ZAHLT? In wirtschaftlich turbulenten Zeiten investieren Unternehmen vermehrt in Business- Process-Management (BPM), um Geschäftsabläufe leistungsfähiger zu gestalten. Laut einer aktuellen Marktanalyse lässt sich dadurch schon im ersten Jahr ein schneller Return on Investment (RoI) erzielen. Nach US-Marktforscher Gartner s Bericht: It s a Matter of Survival: Use BPM to Drive Out Costs werden bereits im ersten Jahr nach der Einführung die Prozesskosten um bis zu 20% verringert. Kosten deutlich verringern durch verbesserte Strukturen, Methoden und Prozesse: enge und zeitsparende Zusammenarbeit mit betroffenen Geschäftsbereichen zeitkritische Vorgänge stehen im Fokus verminderte Fehlerquellen Transparenz aller notwendigen Informationen neue Prozesse werden schnell ohne langfristige Umstrukturierung in der gesamten Organisation geändert Effektives und vertrauensvolles Engagement der Mitarbeiter

10 WIDERLEGUNG BPM EINE MODE- ERSCHEINUNG BEI WEITEM NICHT! Gerade in Krisenzeiten ist es immer wichtiger, sich den Veränderungen des Marktes bewusst zu werden. Bisherige Kennzahlen und Strategien sind zu überdenken. Veränderungen der eigenen Produktlinien oder Unternehmensstrategien sind erforderlich. Neue Märkte sollen erschlossen werden. Was brauchen Sie dazu? ZEIT und INFORMATIONEN Gerade aus diesem Grund ist besonders wichtig, die eigenen Geschäftsprozesse zu kennen, die unterschiedlichsten Applikationen im Unternehmen zusammenzuschließen und Innovationen der Mitarbeiter zu erhalten und umzusetzen.

11 PROGRAMM EINFÜHRUNG WAS IST OfficeTalk OfficeTalk ist eine reine BPM-Suite und gehört zur Softwarekategorie Business-Process-Management. Sie besteht aus Modellierung der Prozesse verbunden mit einem Workflow-Instrument zur Steuerung. Die wichtigste Eigenschaft von OfficeTalk ist die Möglichkeit, externe Systeme und Applikationen in den Workflow einzubinden und automatische Steuerungen dieser Systeme vorzunehmen sowie Datenbankinhalte zu bearbeiten. Unterschiedliche Softwareapplikationen können gemeinsam in einem Prozessvorgang gesteuert werden.

12 PROGRAMM EINFÜHRUNG Weitere Eigenschaften von OfficeTalk liegen in. der Standardisierung des Systems einer Standort übergreifenden Konzeption der Integration von Webservices der Einbindung externer Personen via Internet der weltweiten Verteilung von Organisationsbereichen der Unterstützung von Berechtigungs-, Abwesenheits- oder Stellvertreterregeln zur Prozessplanung gemeinsamer Arbeit von IT- und Fachabteilung an einem Prozess

13 PROGRAMM BETRIEBSSYSTEM OfficeTalk ist betriebssystemneutral entwickelt und unterstützt diese Systemplattformen: Microsoft Windows XP Microsoft Windows 7 Microsoft Windows Server 2003 Microsoft Windows Server 2008 Microsoft Windows Server 2011 (noch keine Freigabe) Linux IBM xseries IBM iseries

14 PROGRAMM DATENBANKSYSTEME OfficeTalk unterstützt diese Datenbankserver: SQL-Server ab Version 7 SQL-Server ab Version 7 SQL-Server ab Version 8 DB2 Universal-Server ab Version 8

15 PROGRAMM ANWENDUNGSBEREICH WO WIRD OfficeTalk EINGESETZT OfficeTalk wird in kleinen und mittleren Unternehmen sowie in Teilbereichen von Konzernen bis Mitarbeitern eingesetzt. Die Anwendungsbereiche reichen von einer kompletten Unternehmenssteuerung bis zu einzelnen Geschäftsprozessen, wie Fertigungs- und Produktionsprozesse Wissensdatenbank mit Supportunterstützung Facility Management - Hausverwaltung Quality Management - Freigaben Kredit-, Makler- und Versicherungsverwaltung Marketing- und Schulungsplanung Urlaubs- und Reisekostenanträge Unterstützung bei Einhaltung gesetzlicher Vorgaben - Controlling / Bewertungen HGB/IFRS - kommunale Verwaltung

16 PROGRAMM AUSFÜHRUNGEN O fficetalk MS GRUNDMODULE - DESIGNER OfficeTalk / MS - Arbeitsplätze richten sich nach der Kapazität des vorhandenen Datenbanksystems. Eine Dimensionierung erfolgt variabel, entsprechend den Anforderungen. Die Entwicklungstechnologie basiert auf einer Komponentensoftware mit VisualWorks Smalltalk von CINCOM und benötigt zwischen MB Arbeitsspeicher. Die Funktion liegt in dem Modellieren, Beschreiben und der Simulation von Geschäftsprozessen/Vorgängen. Die Abläufe können administrative, produktions-, vertriebs-, maschinenoder terminorientierte Eigenschaften besitzen. Eine Bearbeiter bezogene Simulation wird unterstützt durch vorgegebene Reihenfolgen, Vertretungs- und Urlaubspläne.

17 PROGRAMM AUSFÜHRUNGEN OFFICETALK MSP GRUNDMODULE - SCHEDULER OfficeTalk / MSP Modeling-Simulating-Processing Steuert als Workflow die genannten Geschäftsprozesse/Vorgänge nach der Fragestellung: Wer macht was, wann, wie und womit? Fachliche Teilaufgaben von Prozessen kann OfficeTalk im Sinne von SaaS (Software as a Service) zur besseren und geeigneteren Ausführung an externe Anwendungen und Dienste delegieren. Neben den Start- und Beenden-Funktionen steuert OfficeTalk durch konventionelle Bereitstellung von Parameterdateien COM-Anbindung.NET-Anbindung HTTP-Request-Anbindung SOAP Webservice-Anbindung

18 PROGRAMM AUSFÜHRUNGEN OFFICETALK MSP OfficeTalk ist Integrationsplattform zur Kopplung verschiedenster Systeme eines Unternehmens, welche in einem Geschäftsprozess sinnvoll zusammengefasst werden können. Vorhandene Schnittstellen: Microsoft Office Microsoft Dynamics NAV Microsoft SharePoint Microsoft BizTalk Docuware SAP R3/4, Business-One CoP Mesonic Mit OfficeTalk wird damit das effektive Arbeiten im Unternehmen endlich verwirklicht und kann -wie bei uns- zum papierlosen Büro führen.

19 LIZENZMODELL KOSTEN LIZENZBASIS LIZENZMODELL Cost per Client OfficeTalk kann auf konventioneller Lizenzbasis erworben werden. Gezählt werden die gleichzeitig laufenden Zugriffe an den Arbeitsplätzen. Business Prozess Management für jedes Unternehmen bezahlbar! OfficeTalk / MS pro Arbeitsplatz höhere Anzahl an Arbeitsplätzen auf Anfrage Wartungsvertrag p.a. inkl. Update und Upgrade OfficeTalk / MSP inkl. OfficeTalk / MS Startpaket inkl. 5 Arbeitsplätze höhere Anzahl Arbeitsplätze richtet sich nach dem Gesamtpaket und liegt zwischen 480,00 bis 1.200,00 Wartungsvertrag p.a. inkl. Update und Upgrade höhere Anzahl Arbeitsplätze richtet sich nach dem Gesamtpaket und liegt zwischen 86,40 bis 216,00 699,00 126, , ,00 Effizientes Arbeiten und Kostenersparnis ab dem ersten Tag!

20 LIZENZMODELL KOSTEN NUTZENBASIS LIZENZMODELL Cost per Usage OfficeTalk kann ebenso auf Nutzerbasis/Transaktionslizenz erworben werden. Die Gesamtlizenzkosten werden durch die Anzahl der zu startenden Geschäftsprozesse pro Monat berechnet. Business Prozess Management jetzt für jedes Unternehmen bezahlbar! OfficeTalk / MSP bis 20 gestartete Geschäftsprozesse 1.650,00 bis 50 gestartete Geschäftsprozesse 3.850,00 bis 100 gestartete Geschäftsprozesse 7.600,00 bis 250 gestartete Geschäftsprozesse ,00 Effizientes Arbeiten und Kostenersparnis ab dem ersten Tag!

21 LIZENZMODELL KOSTEN LEASING FINANZIERUNG Leasing Alle Lizenzmodelle von OfficeTalk können geleast werden. Ein Berechnungsbeispiel unseres Partners Startpaket (5 Arbeitsplätze) im Cost per Client Modell 240,00 pro Monat bei einer Laufzeit von 48 Monaten! Förderung Bitte beachten Sie die Fördermöglichkeiten in Ihrem Bundesland!

22 BUSINESS PROCESS MANAGEMENT DANKE für Ihre Zeit und wir hoffen, Sie inspiriert zu haben. Wir freuen uns auf Ihren Kontakt! Puder & Partner Consultants Wirtschaftsberatungsgesellschaft mbh Telefon Internet Effizientes Arbeiten und Kostenersparnis ab dem ersten Tag! Unsere Leistungen, für jedes Unternehmen bezahlbar!

Leistungsbeschreibung

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