Domis Dokumenten Management & Archiv Lösung Ihr Mehrwert

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1 Domis Dokumenten Management & Archiv Lösung Ihr Mehrwert

2 Inhaltsverzeichnis Domis Dokumenten Management & Archiv Lösung Benutzerfreundliche Windows-Oberfläche Kontrolle über Ihre Dokumente Schnelle Suche und dynamische Ansichten: sparen Sie Zeit jeden Tag Standortunabhängiger Zugriff Sicherheit Zusammenarbeit und Workflow Benutzerdefinierbare Verwaltung und Metadaten Einfache Installation und Einrichtung Optimale Kompatibilität gewährleistet Anwendungsintegration und Unterstützung aller Dateiformate

3 Domis Dokumenten Management & Archiv Lösung Eine saubere und strukturierte Ablage und Verwaltung Ihrer Dokumente und Daten dabei können wir Ihnen helfen. Ein nachhaltig strukturierter Aufbau einer professionellen elektronischen Datenverwaltung und -archivierung ermöglicht Ihrer Institution ein effizientes Arbeiten in allen Abteilungen und Bereichen. Papier/Scans W Externe Medien Verschiedene Dokumente Dokumenten- Management & Archivlösung Software/ Applikationen Datenbanken Netzwerkordner s (-Attachements) C:\-Laufwerk

4 1. Benutzerfreundliche Windows-Oberfläche Kein langes Einarbeiten dank nahtloser Integration in Windows Explorer Anzeige des Dokumenten-Repository als virtuelles Laufwerk Dokumente, s und andere Dateien per Drag Drop in M-Files ziehen oder umgekehrt.

5 2. Kontrolle über Ihre Dokumente Verhindert Probleme mit zeitgleicher Bearbeitung durch Auschecken und Einchecken Automatische Beibehaltung älterer Versionen Erstellung eines Änderungsprotokolls mit Benutzernamen, Zeitstempeln und Kommentaren Optionen zur automatischen Benennung und Nummerierung

6 3. Schnelle Suche und dynamische Ansichten: sparen Sie Zeit - jeden Tag Schnelles Auffinden der richtigen Dokumente mithilfe des Suchfelds Dynamische Dokumentenansichten in beliebigen hierarchischen Strukturen Verfügbarkeit von Dokumenten in mehreren Ordnern, ohne Kopien zu erstellen

7 4. Standortunabhängiger Zugriff Schneller Zugriff auch über Remoteverbindungen Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten und Speichern von Dokumenten im Offlinemodus mit automatischer Synchronisierung auch von unterwegs Verfügbarkeit von Dokumenten mit M-Files Webzugriff für beliebige Benutzer (einschliesslich Macintosh- und Linux-Anwender) mit einem Webbrowser Schnellere Bearbeitung von Dokumenten an geographisch getrennten Standorten dank Replikation 5. Sicherheit Kontrollierte Datenanzeige: Sensible Dokumente können unter Beibehaltung des Speicherorts ausgeblendet werden Verringerung von Fehlern durch einfache Optionen und konfigurierbare Berechtigungen Kompatibel mit Active Directory Automatisch geplante Sicherungen aller Daten durch das elektronische Dokumentenverwaltungssystem 6. Zusammenarbeit und Workflow -Benachrichtigungen über neue und geänderte Dokumente Einfache Aufgabenzuweisungen zur Ad-Hoc-Zusammenarbeit Einfache und erweiterte Workflowfunktionen für strukturierte Prozesse

8 7. Benutzerdefinierbare Verwaltung und Metadaten Die elektronische Dokumentenverwaltung von M-Files bietet modernste Metadatenstrukturfunktionen einschliesslich Mehrfachauswahllisten und Feldern mit Filterfunktion. Beziehungen zwischen Dokumenten; Auflistungen; Vorlagen Dokumente und mehr: Verwaltung von Kunden- und Projektdaten usw. sowie Möglichkeit zur Definition eigener Objekttypen

9 8. Einfache Installation und Einrichtung Einfache Installation: ideal für die eigenständige Einrichtung eines Dokumentenverwaltungssystems geeignet Drag Drop-Funktion zum Importieren vorhandener Dateien in M-Files Keine speziellen IT-Mitarbeiter erforderlich Weltweite Kundenberatung und Hilfe bei der Installation durch Experten Die Archivierungslösung kann auch als Hosted Service betrieben werden 9. Optimale Kompatibilität gewährleistet Aktive Verknüpfung mit externen Datenbanken wie CRM-, ERP-, Buchhaltungsoder Abrechnungssystemen definieren Importieren und Verknüpfen von Dateien aus Netzwerkfreigaben Papierdokumente von allen Scannern und Multifunktionsgeräten importieren Importieren von -Nachrichten von Ihrem Mailserver M-Files API für benutzerdefinierte Integrationsanforderungen

10 10. Anwendungsintegration und und Unterstützung aller Dateiformate Nahtlose Integration in alle Windows-Anwendungen wie Office-Anwendungen, CAD-,Buchhaltungs- und Inventarisierungslösungen usw. ermöglicht Benutzern den Zugriff auf die Datenverwaltung über Standardbefehle wie Öffnen, Speichern, Speichern unter usw. M-Files unterstützt alle Dateiformate, darunter Standard-Office-Dokumente wie Microsoft Word, Excel usw., PDF-Dateien, CAD-Modelle und -Zeichnungen, Bilder, eingescannte Papierdokumente sowie s und Anhänge.

11 Alles aus einer Hand.

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