u Sitzungsmanager n Die vollständige Lösung rund um das Sitzungsmanagement

Transkript

1 n Die vollständige Lösung rund um das Sitzungsmanagement

2 Die Ausgangssituation Häufig findet sich im Bereich des Sitzungsmanagements folgendes Bild: n Der Prozess wird in einer Vielzahl von Systemen abgebildet. n An den Schnittstellen kommt es zu Informationsverlusten. n Beschlüsse werden unzureichend kommuniziert und sind schwer auffindbar. n Die Verfolgung von erteilten Aufgaben ist sehr aufwändig. 2

3 Komponenten Vorlagenmanagement n Erstellung von Tagesordnungspunkten n Erstellung von Standard-Sitzungen Sitzungstypen n Definition von Rollen Sitzungsvorbereitung n Auswahl von Orten und Räumen n Einladung der Teilnehmer n Aufnahme von Tagesordnungspunkten n Abstimmung Sitzungsprotokoll n Protokollierung der Tagesordnungspunkte n Erfassung von Ergebnissen n Abstimmung n Freigabe Aufgaben n Vergabe n Verfolgung n Terminverlängerung n Abnahme Beschlüsse n Beschlussliste 3 n Definition von Workflows n Zuordnung der Benutzer Informationen n Informationsliste Basismodul n Konfiguration und Rollenzuordnungen n Personenbezogene Basisdaten n Dateianhänge n Zugriffsprotokoll n Persönlicher Desktop n Kommentarfunktion

4 Vorlagenmanagement und Sitzungsvorbereitung n Vorlagenmanagement n Erstellung von Tagesordnungspunkt-Vorlagen n Zusammenfassung von TOP-Vorlagen zu Gruppen n Sitzungsvorbereitung n Erstellung der Agenda n Festlegung der Tagesordnungspunkte n Einbinden von Vorlagen und Protokollen n Direkter Zugang zu den Dokumenten der Agenda n Abstimmung der Agenda und Erstellung des Protokolls 4

5 Sitzungsvorbereitung Vorlage - TOP - Gruppe Sitzungs- Agenda (abgestimmt) Sitzungs- Agenda In der Sitzungsvorbereitung wird n die Agenda aus den TOP-Vorlagen oder Vorlagen Gruppen erstellt. n die Agenda um manuell erfasst TOPs ergänzt n die Agenda über einen konfigurierbaren Workflow abgestimmt. Genehmigungsworkflow 5

6 TOP Vorlagen 6

7 Agenda 7

8 Sitzungsprotokoll Sitzungs- Agenda Sitzungs- Protokoll Aufgaben Beschlüsse Informationen 8 Abstimmung Im Bereich des Sitzungsprotokolls werden n Meetings protokolliert n Protokolle abgestimmt und verteilt n Aufgaben zur Weiterverfolgung festgehalten n Beschlüsse und Informationen dokumentieren

9 Sitzungsprotokoll n Sitzungsmanagement n Erstellen des Protokolls aus einer Agenda heraus n Optional manuelle Erstellung möglich n Direkter Zugang zu den Dokumenten des Protokolls n Modifizieren oder hinzufügen von Tagesordnungspunkten n Einbinden von Vorlagen während der Sitzung n Vertagen von Vorlagen n Workflowgesteuerter Abstimmungsprozess n Verteilung 9 n Sitzungsergebnisse n Direkte Erstellung aus dem Protokoll heraus n Festlegung von Aufgaben zur Weiterverfolgung n Dokumentation von Beschlüssen und Informationen

10 Sitzungsprotokoll 10

11 Maßnahmenmanagement Aufgabe zuweisen Sitzungs- Protokoll Beschlüsse Informationen Aufgabe erledigt 11 Aufgabenworkflow

12 Maßnahmenmangement n Aufgaben n Sowohl direkte Erstellung aus dem Protokoll heraus als auch manuelles Erstellen möglich n Workflowgesteuerter Abnahmeprozess n Terminverlängerung n Beschlüsse n Direkte Erstellung aus dem Protokoll heraus n Übersichtliche Darstellung der Beschlusslisten n Versiegelung nach Abstimmung des Protokolls 12 n Informationen n Direkte Erstellung aus dem Protokoll heraus n Versiegelung nach Abstimmung des Protokolls

13 Aufgabe 13

14 Beschluß 14

15 Die Anwendung n... sorgt durch die Integration von der TOP-Vorlage bis zur Aufgabe oder dem Beschluss für Konsistenz. n schafft durch die schnelle Bereitstellung und den einfachen Zugriff Transparenz. n... bietet über die Portaltechnik benutzerorientierte Sichten. 15 Der Sitzungsmanager - Nutzen durch Integration!

16 u Kontakt n Projekt- und Prozessmanagement n Softwarelösungen n IT-Beratung Decisio Unternehmensberatung GmbH Manfred Teske Rotenburger Str Hannover 16 Tel / Fax 0511 / manfred.teske@decisio.de