AUSSCHREIBUNG IM OFFENEN VERGABEVERFAHREN NR PO/ INF/BER

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1 AUSSCHREIBUNG IM OFFENEN VERGABEVERFAHREN NR PO/ INF/BER Bereitstellung von Reinigungsdiensten für die Räumlichkeiten des Informationsbüros des Europäischen Parlaments und der Vertretung der Europäischen Kommission in Deutschland, Berlin. Zusätzliche Informationen Veröffentlicht am (Fragen 16 bis 43) Frage 16 Punkt durchzuführende Arbeiten Stellung von Behältern: Was für Behälter sollen hier bereitgestellt werden (Gestaffelt nach Nutzungsart und Größe)? Wie viele sind insgesamt notwendig? Wünschen Sie auch, dass wir die Müllbehälter für jeden Arbeitsplatz in den Büros zur Verfügung stellen? Wenn ja, wie viele Behälter sind in den Büros insgesamt notwendig? Antwort zu Frage 16 Papierkörbe und Abfalleimer werden vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Der Auftragnehmer stellt Hygieneeimer zur Verfügung (ca. 15 Stück, einige sind teilweise bereits vorhanden). Die Vergabestelle weist in diesem Zusammenhang ebenfalls auf den Besichtigungstermin am 22. Juli 2014 hin. Frage 17 Sie geben an, dass die Fenster in allen Stockwerken zu reinigen sind (beidseitig). Ich habe diesbezüglich keine konkrete Flächenangabe je Raumgruppe gefunden. Können Sie diese wichtige Information bitte nachreichen. Antwort zu Frage 17 Eine konkrete Flächenangabe je Raumgruppe liegt nicht vor. Die Fensterfronten können jederzeit von außen und am Besichtigungstermin von innen in Augenschein genommen und die Gesamtfläche der zu reinigenden Fenster können den Antworten 7 (veröffentlicht am 2.Juli 2014)und 14 (veröffentlicht am 11.Juli2014),"Spezifische Fragen und Antworten", entnommen werden. Frage 18 Decken und Leuchten: Ich habe diesbezüglich keine Angabe zum Turnus gefunden. Können Sie diese bitte nachreichen. Des Weiteren bitte ich um Angabe, in welcher Position des Preisblatts diese Reinigung mit eingerechnet werden soll - oder zählt dies zu Sonderleistungen? 1

2 Antwort zu Frage 18 Diese Angaben (Turnus) können dem Arbeitsprogramm entnommen werden (Anlage Ia), Punkt 4.28 und Demnach handelt es sich um "Regelmäßige Arbeiten" (Anhang II der Aufforderung zur Angebotsabgabe, Buchstabe A). Frage 19 Punkt Sammeln von Abfällen: Beseitigen / Transport / Sortierung / Wiederverwertung Sie geben im Text an, dass Mülltonnen an bestimmten Tagen hinausgestellt/ - gebracht werden müssen. Führen weiter unten jedoch an, dass die Beseitigung und der Transport sowie die Sortierung vom Dienstleister übernommen werden muss. Gehen wir richtig in der Annahme, dass Sie mit Beseitigung / Transport ausschließlich den Weg aus Ihren Büros zu den Sammelstellen meinen? Und der Abfall durch eine von Ihnen vor Ort zuständige / gestellte Abfallfirma abgeholt wird? Sind Sammelstellen vorhanden? Antwort zu Frage 19 Der Auftragnehmer ist für das Sammeln und den Transport der Abfälle bis zur Sammelstelle im Europäischen Haus verantwortlich. Die Vergabestelle weist in diesem Zusammenhang auch auf Antwort Nr. 15 (veröffentlich am , "Spezifische Fragen und Antworten) hin. Frage 20 Wenn wir die Entsorgung übernehmen müssen - Wer trägt die Kosten für die Entsorgung des Mülls? Oder gilt dies als Sonderleistung bzw. wird Ihnen diese Leistung je nach Aufwand und Müllaufkommen in Rechnung gestellt? Wenn nicht, was verbrauchen Sie jährlich in m 3 an Müll aufgesplittet nach Fraktionen (Glas, Papier, Restmüll)? Antwort zu Frage 20 Siehe Antwort zu vorheriger Frage 19. Frage 21 Sortierung: Sind wir richtig in der Annahme, dass Sie mit Sortierung meinen, dass von uns unterschiedliche / getrennte Verwertungsmülleimer zur Verfügung gestellt werden sollen? Oder müssen wir Ihren Müll tatsächlich händisch bzw. mit Maschine sortieren"? Antwort zu Frage 21 Siehe Punkt und , Anhang I der Aufforderung zur Angebotsabgabe "Technische Spezifikationen". Frage 22 Punkt Änderungen des Zeitplans für die Reinigungsarbeiten: Sie geben an, dass Sie den Zeitplan der Reinigungsarbeiten ändern möchten, wenn dies notwendig ist. Gehen wir richtig in der Annahme, dass zuschlagsrelevante Preisanpassungen möglich sind, sofern sich diese Zeiten auf nachts, sonn- oder feiertags verlegen sollten? Antwort zu Frage 22 Die Vergabestelle verweist auf Anhang II der Aufforderung zur Angebotsabgabe sowie auf Artikel I.3 des Anhangs III der Aufforderung zur 2

3 Angebotsabgabe, "Entwurf des Dienstleistungsvertrags". Frage 23 Anlage Ia Sie geben eine Gesamtfläche von 1460 m 2 Bürofläche an. Wie viele Büros beinhaltet diese Flächenangabe? Wie viele Schreibtische / Arbeitsplätze befinden sich durchschnittlich in einem Büro? Antwort zu Frage 23 Ein funktionsfähiger Arbeitsplatz entspricht ca. 13 m 2. Die Räumlichkeiten können bei der Ortsbesichtigung am 22. Juli 2014 in Augenschein genommen werden. Frage 24 Sie geben eine Gesamtfläche von 225 m 2 für Sanitäranlagen an. Wie viele Sanitärräume beinhaltet diese Flächenangabe? Antwort zu Frage 24 Es handelt sich um 22 Sanitärbereiche. Frage 25 Schaumreinigung - Betrifft die Schaumreinigung in den Büros, Konferenzräumen und Zugängen die kompletten angegebenen Quadratmeter? Wie wird die Schaumreinigung im technischen Bereich" abgerechnet? Antwort zu Frage 25 Ja, die im Arbeitsprogramm angegebenen Quadratmeterzahlen. Der "technische Bereich" wird auf Anfrage (AA) gereinigt (Arbeitsprogramm, Anhang Ia, Punkt 1.4) und gesondert in Rechnung gestellt. Frage 26 ANLAGE Ib Um im Rahmen eines fairen Wettbewerbs vergleichbare Angebote zu bekommen, ist es notwendig, dass Sie auch beim Verbrauchsmaterial die gewünschten Materialien genauer beschreiben: Geschirrspüler - Wer stellt die Verbrauchsmaterialien für den Geschirrspüler / Teeküche zur Verfügung? Also Geschirrhandtücher, Reinigungstabs usw.? Wenn der Auftragnehmer dies alles selbst zur Verfügung stellen soll, bitte geben Sie uns ff. Auskunft: Wie viele Geschirrhandtücher sind pro Teeküche notwendig? Aus welchem Material und wie groß? Wer kümmert sich um die Reinigung dieser Geschirrhandtücher? Wie oft müssen diese gewechselt werden? Wie viele Teeküchen haben Sie? Können die erforderlichen Verbrauchsmaterialien in jeder Teeküche untergebracht werden oder muss die Reinigungskraft den entsprechenden Transport der Utensilien vornehmen? 3

4 Antwort zu Frage 26 Alle für die Erbringung der Dienstleistungen erforderlichen Sanitär- und Reinigungsprodukte sind vom Auftragnehmer zu stellen (siehe Technische Spezifikationen und Arbeitsprogramme), dazu gehören auch Geschirrhandtücher und Reinigungstabs. Der Auftragnehmer stellt mind. 3 Geschirrhandtücher in Halbleinen und handelsüblicher Größe für jede der 8 Teeküchen zur Verfügung, die er reinigt und täglich austauscht. Die Verbrauchsmaterialien können nur z.t. in den Teeküchen untergebracht werden, so dass die Reinigungskräfte auch teilweise den Transport der Verbrauchsmaterialen vornehmen müssen. Frage 27 WC-Verbrauchsmaterial Handtuchrollengerät- Welches Fabrikat haben Sie vor Ort? Welche Handtuchrollen passen in das vormontierte Gerät? Wie viel an Handtuchrollen verbrauchen Sie im Jahr? Antwort zu Frage 27 Im Europäischen Haus sind keine Handtuchrollen oder entsprechende Handtuchrollengeräte vorhanden. Zum Einsatz kommt Handtuchpapier. Frage 28 Handtuchpapierhalter: Welches Fabrikat haben Sie vor Ort? Welche Papierhandtücher passen in das vormontierte Gerät? Wie viel an Handtuchpapier verbrauchen Sie im Jahr? Antwort zu Frage 28 Das Fabrikat der Handtuchpapierspender ist unbekannt. Diese können am Besichtigungstermin in Augenschein genommen werden. Der Auftraggeber kann keine Angaben zu diesen variablen Verbrauchsmaterialien machen. Der Verbrauch ist vom Auftragnehmer zu schätzen. Frage 29 Wie viel WC-Papier verbrauchen Sie im Jahr? Welche Größe wünschen Sie? Antwort zu Frage 29 Die Vergabestelle weist auf ihre Antwort Nr. 4 vom 2.Juli 2014 hin ("Spezifische Fragen und Antworten"). Das Toilettenpapier sollte eine für Europa handelsübliche Größe aufweisen. Auch hier verweisen wir auf den Besichtigungstermin. Frage 30 Wie viel Handtücher verbrauchen Sie im Jahr? Welche Größe wünschen Sie? Antwort zu Frage 30 Handtücher sind vom Auftragnehmer nicht zu stellen. 4

5 Frage 31 Wie viel Seife verbrauchen Sie im Jahr? Welches Fabrikat wünschen Sie? Antwort zu Frage 31 Der Auftraggeber gibt keine Fabrikate vor. Der Verbrauch ist vom Auftragnehmer zu schätzen. Frage 32 Wie viele WC-Bürsten verbrauchen Sie im Jahr? Welches Fabrikat wünschen Sie? Antwort zu Frage 32 Der Auftraggeber gibt keine Fabrikate vor. Die erforderlichen Reinigungsprodukte, hier WC-Bürsten, müssen je nach Hygiene- und Abnutzungsgrad ausgetauscht werden. Frage 33 Wie viel Müllbeutel verbrauchen Sie im Jahr? Welches Fabrikat wünschen Sie? Welche Größen benötigen Sie? Antwort zu Frage 33 Dem Auftraggeber liegen keine Mengenangaben zu den Verbrauchsartikeln vor. Der Verbrauch ist vom Auftragnehmer zu schätzen. Die Fabrikate werden nicht vorgegeben. Die Größen der Müllbeutel sind unterschiedlich (10l bis 60l) Verweis auf den Besichtigungstermin! Frage 34 Wer räumt die Kühlschränke aus, damit diese gereinigt werden können? Antwort zu Frage 34 Das Ausräumen der Kühlschränke erfolgt nach Vereinbarung mit dem Auftraggeber durch den Auftragnehmer. Frage 35 ANHANG II DER AUFFORDERUNG ZUR ANGEBOTSABGABE D - chemische Reinigung von Flaggen: Bitte geben Sie uns die Größe und die Stoffart der für die Sonderreinigung vorgesehenen Flaggen an. Wie viele haben Sie vor Ort? Werden diese alle gleichzeitig gereinigt oder alle einzeln zu unterschiedlichen Zeiten? Wie oft haben Sie dies erfahrungsgemäß im Jahr durchführen lassen? Antwort zu Frage 35 Es handelt sich um 33 bis 35 Flaggen mit den Maßen 100cm x 150 cm aus hochempfindlicher Synthetikfaser, die i.d.r. gleichzeitig gereinigt werden sollen. Diese Reinigung wird wahrscheinlich 1 mal pro Jahr vom Auftraggeber angefragt (Änderungen vorbehalten). Frage 36 E - Einsatz zur Schädlings- und Nagetierbekämpfung: Unter Ihrem Punkt geben Sie Auskunft über Mausefallen und spezielle Insektenfallen. Kam es auch schon mal vor, dass Sie Kakerlaken vor Ort hatten? Wie oft haben Sie diese Schädlingsbekämpfung erfahrungsgemäß im Jahr durchführen lassen? 5

6 Antwort zu Frage 36 Da es sich beim Europäischen Haus nicht um einen lebensmittelverarbeitenden Betrieb, sondern um ein Bürogebäude handelt, sollte der Auftragnehmer mit einem für diese Art von Gebäuden üblichen Einsatz von Schädlings- und Nagetierbekämpfung ausgehen. Ein Befall von Kakerlaken aus der Vergangenheit ist dem Auftraggeber nicht bekannt. Der Auftraggeber musste in der Vergangenheit keine Einsätze zur Schädlingsbekämpfung in Auftrag geben. Frage 37 ANHANG V DFR AUFFORDFRUNG ZUR ANGFBOTSABGABE A.14 - Kopie des.gesellschaftsvertrags und der Satzung Ist es ausreichend die Kopie des Gesellschaftsvertrages erst nach der Zuschlagserteilung von dem entsprechenden Unternehmen vorlegen zu lassen und bei der Angebotsabgabe eine Eigenerklärung diesbezüglich zu hinterlegen? Antwort zu Frage 37 Nein. Frage 38 Wenn es keine Satzung im Unternehmen gibt, sondern nur einen Gesellschaftsvertrag - Wie können wir Ihnen dies im Angebot mitteilen/hinterlegen, um einen Ausschluss zu verhindern? Antwort zu Frage 38 Durch das Beifügen des Gesellschaftsvertrags. Frage 39 A.15 Namen und Funktionen der Führungskräfte: Aufgrund der Vielzahl an Führungskräften in unserem Unternehmen, möchten wir Ihnen die für Sie zuständigen Führungskräfte vorstellen. Daher definieren Sie uns bitte etwas genauer, wen Sie unter Führungskraft verstehen. Antwort zu Frage 39 Die Vergabestelle verweist auf Anhang I der Aufforderung zur Angebotsabgabe, Punkt 12, Auswahlkriterien, Buchstabe d) Technische und berufliche Leistungsfähigkeit. Es obliegt einzig und allein dem Bieter, unter Berücksichtigung der individuellen Struktur des Unternehmens, diese für den Auftrag verantwortlichen Personen zu ermitteln und zu benennen. Frage 40 Stehen in jeder Etage Material- und Lagerräume für den Dienstleister zur Verfügung? Antwort zu Frage 40 Nein, nicht in jeder Etage. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Besichtigungstermin. 6

7 Frage 41 Kann man eine Waschmaschine / Trockner in Ihrem Haus Installieren? Antwort zu Frage 41 Nein. Frage 42 Gibt es einen Raum für die Mitarbeiter des Reinigungsunternehmens? Antwort zu Frage 42 Nein. Frage 43 Hat man die Möglichkeit Ihr Gebäude jederzeit öffentlich zu betreten? Antwort zu Frage 43 Nein. Der einzige öffentlich zugängliche Raum befindet sich im Erdgeschoss des Europäischen Hauses, dem Europa-Punkt (Öffnungszeiten im Sommer: Mo.-Fr. von Uhr, Sa.-So Uhr). 7

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