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2 Inhalt 1. Ein erster Überblick und die Regelungen des ABGB Rechtliche Grundlagen für die richtige Abrechnung Betriebskosten, Rücklagen, sonstige Kosten, Nebenkosten Was ist das? Mieter oder Eigentümer Ein grundlegender Unterschied. 19 Eigentumshaus, Miethaus und Mischhaus Die Regelungen des Allgemeinen bürgerlichen Gesetzbuches (ABGB) Die Betriebskostenabrechnung für Mieter Wer ist nach dem Mietrechtsgesetz (MRG) Ansprechpartner für den Mieter? Der Geltungsbereich des MRG Was darf bzw. muss abgerechnet werden? Wie viele Teilrechnungen gibt es? Wenn die Hausverwaltung vergisst, eine Rechnung weiterzuverrechnen Bis wann muss abgerechnet werden? Wie wird die Abrechnung den Mietern zugänglich gemacht? Belegeinsicht Wie ist es richtig? Wie lange haben Mieter zur Einsichtnahme in die Abrechnung und die Belege Zeit? Alles rund um die Kopien Nachforderungen und Verjährungen

3 Wann und von wem ist der Saldo zu bezahlen? Sonderform Mischhaus Welche Ausgaben dürfen verrechnet werden der strenge Betriebskostenkatalog des MRG Alphabetischer Katalog der möglichen und unmöglichen Betriebskosten Die Betriebskostenabrechnung für Eigentümer Wichtige vertragliche Grundlagen Die Aufgaben und Befugnisse der Hausverwaltung Was darf abgerechnet werden? Abrechnung und Belegeinsicht Wie ist es richtig? Nachforderungen und Verjährungen Die Strafe, wenn keine Abrechnung gelegt wurde Was gilt für das nächste Jahr? Liquiditätskrise und Erhöhung der Betriebskosten Wenn Hausverwalter gekündigt werden Die Inhalte der Betriebskosten-Abrechnung im WEG Wie werden die Betriebskosten ermittelt? Aufteilungsschlüssel nach Quadratmetern Aufteilungsschlüssel nach den Nutzwerten Der Aufteilungsschlüssel im Mietrechtsgesetz Der Aufteilungsschlüssel im Wohnungseigentum Der abweichende Aufteilungsschlüssel Unterschied MRG versus WEG bei den Vorschreibungen Die Form der Betriebskostenabrechnung und die Ö-Norm Die Ö-Norm Die formal richtige Abrechnung Die Heizkostenabrechnung Das Ziel des Heizkostenabrechnungsgesetzes (HeizKG) Begriffsbestimmungen Der Geltungsbereich des HeizKG Das Verhältnis zu anderen Regelungen Verbrauchsermittelung Abrechnungs-Check für Mieter und Eigentümer

4 Die Ausstattung mit Vorrichtungen zur Erfassung (Messung) der Verbrauchsanteile Maßnahmen zur sparsameren Nutzung von Energie Prüfpflichten und Stammblatt Trennung der Heiz- und Warmwasserkosten Verbrauchsabhängige Aufteilung der gesamten Heiz- und Warmwasserkosten Ermittlung der Verbrauchsanteile durch Hochrechnung Aufteilung der nicht verbrauchsabhängigen Anteile an den Heiz- und Warmwasserkosten Zulässige Vereinbarungen und ergänzende Regelungen Wechsel des Wärmeabnehmers oder Wärmeabgebers Abrechnungsperiode und Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten Information über die Abrechnung die Abrechnungsübersicht Einsicht in die Abrechnung und Belegsammlung Durchsetzung der Abrechnung Vorauszahlung und Folgen der Abrechnung Nachträgliche Berichtigung der Abrechnung Zwischenermittlung Muster einer Abrechnung Die Hauptmietzinsabrechnung nach 20 MRG Wie wichtig ist die Hauptmietzinsabrechnung? Exkurs: 18 MRG Unterschied Hauseigentümer-Abrechnung versus Hauptmietzinsabrechnung nach 20 MRG Die Abrechnung gemäß 20 MRG Exkurs: Investitionen und ihre Absetzbarkeit Die Rücklagenabrechnung für Wohnungseigentümer und die Vorausschau Wer bestimmt die Höhe der Rücklage? Die Rücklage als Sondervermögen Fälligkeit der Zahlung und Zinsen Abrechnung und Nachversteuerung Abrechnungszeitpunkt und Belegeinsicht Inhalt 7

5 Einnahmen der Eigentümergemeinschaft und die Verteilung der Erträgnisse ( 33 WEG) Herausgabe der Rücklage bei Beendigung des Verwaltungsmandates Musterbeispiel einer Rücklagenabrechnung Wie eine Rücklagenabrechnung nicht aussehen sollte und wie Sie sich dennoch zurechtfinden Vorausschau Wenn Hausverwaltungen ihre Pflichten nicht erfüllen Wie sich Mieter gegen Verwalter bzw. Vermieter wehren können Wie sich Eigentümer wehren können Wenn man die Hausverwaltung wechseln will Nützliche Links Stichwortverzeichnis Abrechnungs-Check für Mieter und Eigentümer

6 Wichtige vertragliche Grundlagen Wenn Sie die Abrechung Ihrer Hausverwaltung überprüfen, sollten Sie immer auch die Vereinbarungen im Wohnungseigentumsvertrag sowie im Hausverwaltungsvertrag berücksichtigen. Wohnungseigentumsvertrag Das Wohnungseigentum stellt eine Sonderform des Eigentums dar: Alle Wohnungseigentümer besitzen die Liegenschaft gemeinschaftlich. Der Wohnungseigentumsvertrag regelt die Rechtsbeziehungen der Wohnungseigentümer untereinander. Unter anderem räumen sich die Miteigentümer in diesem Vertrag gegenseitig das Recht auf die ausschließliche Nutzung und Verfügung einer bestimmten Wohnung oder einer sonstigen selbstständigen Räumlichkeit (z. B. eines Geschäftsraums oder einer Garage) ein. Beispiel Der Nutzer der Wohnung Türnummer 17 räumt der Nutzerin der Türnummer 1, dem Nutzer der Türnummer 2, der Nutzerin der Türnummer 3 usw. ausschließlich und unwiderruflich das Recht ein, über eine bestimmte Wohnung alleine verfügen und diese benützen zu dürfen. Außerdem können in einem Wohnungseigentumsvertrag Regelungen über die Verteilung der Aufwendungen, z. B. wer zahlt welche Liftkosten, über die Verwaltung oder auch die Nutzung der allgemeinen Teile der Liegenschaft getroffen werden. Der Hausverwaltungsvertrag Ihre Hausverwaltung vertritt die Wohnungseigentumsgemeinschaft nach außen hin. Diese Vollmacht ist in der Regel uneingeschränkt vorhanden. Mit anderen Worten: Ihre Hausverwaltung erledigt für Sie allfällige Rechtsstreitigkeiten mit Nachbargrundeigentümern, führt Korrespondenzen und Abrechnungen mit dem Finanzamt, schließt Versicherungsverträge ab usw. Daraus folgt, dass die Vollmacht nach außen hin uneingeschränkt sein sollte. Nach innen hin kann es jedoch besondere Vereinbarungen geben. So kann zwischen der Wohnungseigentümergemeinschaft und der Hausverwaltung geregelt werden, dass der Hausverwalter verpflichtet ist, Ihre Lie- Die Betriebskostenabrechnung für Eigentümer 67

7 genschaft durch eine persönliche Begehung öfter zu kontrollieren. Auch kann geregelt werden, dass die Hausverwaltung bereits bei einem Ausgabenvolumen von Euro mehrere Kostenvoranschläge einzuholen hat (nur für Instandsetzungsarbeiten). Weiters kann vereinbart werden, dass jedenfalls vor der Beauftragung von Kosten über einem Rahmen von Euro die Zustimmung der Mehrheit der Eigentümergemeinschaft einzuholen ist. Diese Punkte gelten selbstverständlich nur, wenn nicht Gefahr in Verzug ist. In größeren Anlagen kann man auch regeln, dass die Hausverwaltung einmal im Monat eine Sprechstunde direkt in der Liegenschaft abhält. Im Hausverwaltungsvertrag kann aber auch vereinbart werden, was der Verwalter für diese zusätzlichen Arbeiten von der Wohnungseigentumsgemeinschaft verlangen kann. Z. B. kann der Hausverwaltung das Recht eingeräumt werden, ein Bauüberwachungshonorar zu verlangen. Tipp Ist Ihnen der Verwaltungsvertrag nicht geläufig, fordern Sie diesen von Ihrer Hausverwaltung ein. Existiert kein Verwaltungsvertrag, soll die Gebäudeverwaltung einen Vertrag konzipieren und der WEG-Gemeinschaft zur Beratung und Abstimmung vorlegen. Die Aufgaben und Befugnisse der Hausverwaltung Die Hausverwaltung hat laut Wohnungseigentumsgesetz unter anderem folgende Verpflichtungen: Die Verwaltung hat wirtschaftlich und sparsam zu handeln und auch die Interessen einzelner Wohnungseigentümer zu wahren (soweit dies möglich ist). Mehrheitsbeschlüsse der Eigentümergemeinschaft hat sie zu befolgen, es sei denn, diese sind gesetzeswidrig. Sie hat eine Vorausschau über die geplanten Ausgaben zu legen (siehe dazu auch Seite 175 ff). 68 Abrechnungs-Check für Mieter und Eigentümer

8 Sie hat eine richtige, vollständige und verständliche Abrechnung zu legen. Sie muss für größere Investitionen in der Liegenschaft (außer es besteht Gefahr in Verzug) mindestens drei Kostenvoranschläge von verschiedenen Professionisten einholen. Wenn ein Wohnungseigentümer seinen Zahlungsverpflichtungen nicht oder nicht regelmäßig nachkommt, hat die Hausverwaltung diese Rückstände zu mahnen und spätestens binnen sechs Monaten nach Fälligkeit die Klage einzubringen. Es gibt in diesem Zusammenhang ein im Gesetz festgeschriebenes Vorzugspfandrecht : Wenn der Verwalter innerhalb von sechs Monaten ab Fälligkeit die Klage gegen den säumigen Miteigentümer einbringt, wird der nicht bezahlte Rückstand, egal, ob die Wohnung bereits belastet ist oder nicht, im Grundbuch auf dem ersten Rang eingetragen im Falle der Versteigerung (bei andauernder Nichtzahlung) werden die entstandenen Rückstände der Wohnungseigentumsgemeinschaft dann zuerst bedient. Die Verwaltung hat für jede Eigentümergemeinschaft ein eigenes Konto zu führen, und, so ein Eigentümer dies wünscht, ihm Einsicht in die Kontounterlagen zu gewähren. Auf Wunsch eines Wohnungseigentümers hat der Verwalter den Verwaltervertrag vorzulegen. Wenn es keinen schriftlichen Verwaltervertrag gibt, was auch vorkommt, wird die Verwaltung wohl einen ausarbeiten und die Zustimmung der Mehrheit der Wohnungseigentümer einholen müssen. Bei Beschlüssen der Wohnungseigentumsgemeinschaft hat jeder Wohnungseigentümer das Recht, zu erfahren, wer wie abgestimmt hat. Sollte die Hausverwaltung ihre Pflichten grob verletzen, kann die Eigentümergemeinschaft das vereinbarte Verwaltungshonorar kürzen (in der Regel wird hier wohl eher die Auflösung des Verwaltungsvertrages anzuraten sein). Was darf abgerechnet werden? Auch im Wohnungseigentum darf der Hausverwalter nur Ausgaben verrechnen, die er tatsächlich im Rahmen seiner Tätigkeit bezahlt hat (siehe Seite 32). Die Betriebskostenabrechnung für Eigentümer 69

9 Wichtig ist auch, ob die Hausverwaltung eine Ist- oder eine Soll-Abrechnung legt. Vereinfacht gesagt, besteht der Unterschied darin, dass die Hausverwaltung bei der Ist-Abrechnung eine Aufstellung der tatsächlich geleisteten Zahlungen bekannt gibt. Bei der Soll-Abrechnung stellt sie die Summe des Gesamtaufwandes den vorgeschriebenen Akonto-Zahlungen gegenüber. Üblich ist eine Soll-Abrechnung. Abrechnung und Belegeinsicht Wie ist es richtig? Während das Mietrecht nur vorsieht, dass die Abrechnung an einer geeigneten Stelle aufgelegt wird, haben die Eigentümer gemäß 34 Abs. 1 WEG das Recht, bis spätestens des Folgejahres eine ordentliche und richtige Abrechnung von der Verwaltung übermittelt zu bekommen. Sollte der Wohnungseigentümer nicht im betreffenden Objekt wohnen, ist die Hausverwaltung verpflichtet, die Abrechnung an seine inländische Zustelladresse zuzusenden. Die Einsichtnahme in die Belege hat in geeigneter Weise zu erfolgen; auch hier gilt, dass diese im Haus, beim Hausbesorger, bei der Hausvertrauensperson oder in der Gebäudeverwaltungskanzlei zu erfolgen hat. Tipp In größeren Verwaltungskanzleien ist es gang und gäbe, dass die Einsichtnahme in die Belege via EDV erfolgt. Einige Kanzleien haben einen eigenen Computerterminal, wo die eingescannten Belege ersichtlich sind. Sie können jeden Beleg am Bildschirm ansehen. Möchten Sie dennoch einen Ausdruck der Belege, weil Sie zum Beispiel nicht die gesamte Rechnung am Bildschirm sehen können, darf Ihnen der Hausverwalter einen gewünschten Ausdruck der Belege nicht verweigern; er hat Ihnen, so Sie dies wünschen, die Rechnungen in Papierform zur Ansicht vorzulegen. Mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes im Jahr 2006 hat der Gesetzgeber den Wohnungseigentümern das Recht eingeräumt, Informationen und Unterlagen der Gebäudeverwaltung in elektronischer Form zu erhalten. Damit ist gemeint, dass der Hausverwalter zwecks Vereinfa- 70 Abrechnungs-Check für Mieter und Eigentümer

10 chung der Arbeitsweise den Wohnungseigentümern unter anderem Einladungen zur Versammlung, Hausordnungen, Protokolle und Ähnliches via übersenden kann. Jedenfalls können Sie als Wohnungseigentümer von Ihrem Gebäudeverwalter auch verlangen, dass Ihnen die Abrechnung per übermittelt wird! Professionelle Hausverwaltungsprogramme ermöglichen Ihnen in diesem Fall den Zugriff auf die Abrechnungsdatenbank Ihrer Hausverwaltung, damit Sie die Belege einsehen können. Wer bekommt eine Abrechnung? Grundsätzlich bekommen nur die Eigentümer eine Abrechnung. Der Oberste Gerichtshof hat dazu (5 Ob 245/06z) festgestellt: Die Rechnungslegungspflicht des Hausverwalters besteht nur gegenüber jenen Miteigentümern, die in der maßgeblichen Abrechnungsperiode bücherliche Wohnungseigentümer oder Miteigentümer waren. Der Käufer einer Wohnung hat daher gegenüber der Hausverwaltung nicht unbedingt einen Abrechnungsanspruch in Bezug auf die Vorperioden. Der Abrechnungsanspruch des einzelnen Wohnungseigentümers ist also kein höchstpersönlicher, sondern resultiert vielmehr aus dem bücherlichen Wohnungseigentum. Möglich ist aber, dass Sie für den Fall, dass Sie Ihre Eigentumswohnung verkaufen, den Anspruch an den nachfolgenden Käufer abtreten. Wie lange haben Eigentümer Zeit zur Einsichtnahme? Eine genaue Bestimmung findet sich im Wohnungseigentumsgesetz zu dieser Frage nicht. Jedenfalls ist auch hier von einer angemessenen Frist auszugehen. Die im Mietrecht nachzulesende Drei-Tages-Regel gibt es jedoch im Wohnungseigentum nicht. Alles rund um die Kopien Grundsätzlich ist auch nach dem Wohnungseigentumsgesetz für die Übersendung von Kopien von Rechnungen ein Kostenersatz an die Hausverwaltung zu bezahlen. Jedenfalls lohnt sich in diesem Zusammenhang ein Blick in den Hausverwaltungsvertrag. Im Hausverwaltungsvertrag kann angeführt sein, dass die Hausverwaltung den Aufwand für die Herstellung von Kopien oder den Aufwand für das Versenden von Schriftstücken Die Betriebskostenabrechnung für Eigentümer 71

11 Stichwortverzeichnis Abgaben, öffentliche 53 Abkürzungen 99 Ablesen des Wasserzählers 62 Ablöse, verbotene 152 Abrechnungsprogramme 100 Absetzbarkeit von Investitionen 155 Abwasser 33, 45 Aufteilungsschlüssel 81 ff, 103 abweichender 86 im Mietrechtsgesetz 84 im Wohnungseigentum 85 nach den Nutzwerten 82 nach Quadratmetern 81 Aufwandsersatz gemäß 10 MRG 153 Bankgebühren 60 Bauschutt 53 Bauüberwachungs-Honorare 60 Beendigung des Verwaltungsmandates 167 Belegeinsicht 36, 70, 166 Belegsammlung 101, 103 Beleuchtungskosten 45 f Besteuerung der Rücklage 164 Betriebskosten, Erhöhung der 74 Bodengram 47 Brandmeldeanlage 59 Eichung 47 Einnahmen, verbotene 152 Einzelvorschreibung 44 Entrümpelung 47, 53 Erträgnisse 166 Fehlbetrag 38, 72 Fiktive Einnahmen des Vermieters 152 Gartenbetreuung 49 Gebrauchsabgabe 53 f Gehsteig-Reinigung 49 Gehsteigsabgabe 53 f Geltungsbereich des MRG 29 ff Gemeinschaftsanlagen 91 Gerichtskosten 60 Glasbruch 47, 58 Glasbruchversicherung 59 Glühbirnen 46 f Grundsteuer 47, 53 f Guthaben

12 Gutschrift 38 Haftpflichtversicherung 59 Hauptmietzinsabrechnung 149 ff Hausbesorger 47 ff Hausbetreuung 47 ff Hausbrunnen 61 f Hausmüll 51 Hausreinigung 48 Hausverwalterkosten 50 Hausverwalter-Kündigung 74 Hausverwaltung 22, 60, 67 ff Hausverwaltungsprogramme 100 Hausverwaltungsvertrag 67 f Heizkostenabrechnungsgesetz 123 ff Heizkostenzähler, elektronische 130 Heizkostenzähler nach dem Verdunstungsprinzip 128 Herstellungsaufwendungen 157 Instandhaltungsaufwendungen 156 Instandsetzungsaufwendungen 156 Investitionsprämie 154 Jahrespauschalverrechnung 39, 45 Kamin 55 Kanalgebühren 60 Kanalräumung 50 f Kanalverstopfung 50 Kopien 37, 60, 71 Kurzschlussbehebung 46 Lichtleitung 46 Lift 47, 87 Liquiditätskrise 74 Maschinenmiete 91 Mietvertragserrichtungsgebühren 60 Mietzinsreserve 154 Mischhaus 21, 40, 74 Müll 51 ff Nachforderungen 37, 72 Nachzahlungspflicht 38 Nage- oder Wühlschäden 56 Normwohnung 82 f Nutzfläche, beheizbare 125 Nutzwert 82 f Portogebühren 60 Prüfpflichten 131 Ratten 56 Rauchfangkehrer 54 f Rechtsanwaltskosten 60 Reinigungskosten, fiktive 46 f Reparaturkosten 161 Rohrbruch 62 Rücklage 16, 161 ff Sägespäne 53 Saldo 38 f, 72 Schabenbekämpfung 56 Schädlingsbekämpfung 56 Schnee 53 Schneeräumung 49 Schwimmbecken 61 Senkgrube 51 Stammblatt Abrechnungs-Check für Mieter und Eigentümer

13 Strafe 39, 73 Stromdiebstahl 46 Sturmschaden 58 f Tauben 56 Taubenkot 52, 56 Teilanwendungsbereich des MRG 30 Teilrechnungen 33 Überschussbetrag 38 Unratabfuhr 51 Unterversicherung 57 Verbrauchsanteile 134 Verbrauchsermittlung 127 Verjährung 25, 37, 72 Versicherungskosten 57 ff Versicherungssumme, überhöhte 57 Verwaltungshonorar 34, 60 Verwaltungskosten 60 Verwaltungsvertrag 68 Vollanwendungsbereich des MRG 32 Vorausschau 175 Vorschreibungsmethoden 44 Wärmeabgeber 124 Wärmeabnehmer 124 Wärmezähler 130 Waschküche 46 Waschküchenabrechnung 90 Wasser 33, 60 f Wasserinnenanlage 57 Wasserkontrolle 62 Wasserleitung 62 Wassermesser 63 Wasserrohrbruch 61 Wasser- und Abwassergebühren 60 Wasserzählerablesung 63 WC-Verstopfung 51 Wohnungseigentumsvertrag 67 Zu- und Abschläge 83 Stichwortverzeichnis 191

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