Die Software-Familie für Geschäftsabwicklung, E-Commerce und Mobile Commerce.

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1 Die Software-Familie für Geschäftsabwicklung, E-Commerce und Mobile Commerce.

2 2 OpaccOne >> Vision

3 Vision >> OpaccOne 3 Die Vision. Unternehmen stehen unter einem zunehmenden Anpassungsdruck. Grosse wie kleine. Die laufend verstärkte globale Konkurrenz und die neuen technologischen Möglichkeiten sorgen täglich dafür. Nur wer sich schnell anpasst kommt weiter. Mit True Business Automation will Opacc nicht nur die Geschäftsprozesse von Unternehmen und Organisationen wirtschaftlich abwickeln. Opacc will zugleich die Anpassungsfähigkeit Ihres Unternehmens dauerhaft erhöhen, damit Sie neue Chancen schneller nutzen als andere. OpaccOne ist nicht einfach als Business oder ERP Software konzipiert. Die OpaccOne Software-Familie ist eine Anwendungs-Plattform, die umfassend die kundenzentrierten und wertschöpfenden Prozesse integriert und automatisiert. Diese Plattform beinhaltet sämtliche Anwendungen für die Geschäftsabwicklung, den E-Commerce und den Mobile Commerce. Sie alle basieren auf dem gleichen, einheitlichen, gemeinsamen Fundament. Das heisst, auch der E-Commerce und der Mobile Commerce nutzen und arbeiten mit den gleichen Daten und den gleichen Funktionen wie das Geschäftssystem. Dadurch gibt es keine Doppelspurigkeiten und Inseln. Sie brauchen bei Daten- und Prozess-Anpassungen keine Rücksicht auf technische Restriktionen zu nehmen. Damit Adaptationen und Erweiterungen schnell und sicher machbar sind, stellt die OpaccOne Software-Familie eine separate, umfassende Umgebung, das OpaccOne Studio, zur Verfügung. Hier lässt sich das Business Modell menugesteuert anpassen und erweitern. Und das geschieht nachhaltig. Diese Änderungen und Erweiterungen sind kompatibel zu neuen OpaccOne Software- Generationen. Nur so werden Sie in Ihrer geschäftlichen Weiterentwicklung nicht unterbrochen oder gar zurückgeworfen. Treten Sie mit uns ein in die Welt der True Business Automation. True Business Automation. Mit einer ganzheitlichen und langfristigen Optik erschliessen wir gezielt und nachhaltig die Ressourcen von Unternehmen und Organisationen. Basis dazu ist OpaccOne, die einzige Software-Familie für Geschäftsabwicklung, E-Commerce und Mobile Commerce in Einem. True Business Automation Lösungen von Opacc verändern sich im Gleichschritt mit Ihren immer neuen Anforderungen.

4 4 OpaccOne >> Inhalt > Auf KMUs ausgelegt. Die Vorteile von True Business Automation mit OpaccOne kommen primär bei Unternehmen und Organisationen mit 10 bis 1000 Mitarbeitenden zur Entfaltung. Mit OpaccOne ist kein spezifisches IT-Wissen mehr notwendig, um die wertschöpfenden und kundenzentrierten Prozesse durchgängig, sowohl inhouse wie auch im Internet, abzuwickeln. Die OpaccOne Software-Familie stellt alle dazu notwendigen Anwendungen aus einem Guss zur Verfügung. Inseln und Schnittstellen gehören der Vergangenheit an.

5 Inhalt >> OpaccOne 5 Inhaltsverzeichnis. BackOffice 7 Basis: Aktiv und attraktiv die Bedienung 8 Basis: Direkter Zugang zu Informationen 10 Verkauf: Adressen 12 Verkauf: Artikel 14 Verkauf: Verkauf 16 Warenwirtschaft: Lager 18 Warenwirtschaft: Einkauf 20 Service/Kundendienst 22 Management Information System (MIS) 24 Architektur 27 Serviceorientierte Architektur (SOA) 28 Anpassen. Erweitern 30 Exchange-Integration 32 FrontOffice 35 Basis: WebPortal 36 WebSales 38 WebCRM 40 Konstanz 42 > Verantwortung. Entscheide für bestimmte Informations-Technologien sind auch heute schwierig und riskant. Oft sind Tragweite und Konsequenzen mehr von der Hoffnung als von der Realität geprägt. Dies besonders im empfindlichen Bereich der geschäftskritischen Anwendungen, dem Herzstück Ihrer Ablauforganisation. Für Opacc bedeutet dies Sorgfalt und Verantwortung, die weit über die des juristischen Begriffes hinausgeht.

6 6 OpaccOne >> BackOffice

7 BackOffice>> OpaccOne 7 BackOffice. Auf Produktivität ausgelegt. Die OpaccOne BackOffice Anwendungen bieten eine attraktive und leistungskräftige Arbeitsumgebung für den Verkauf, die ganze Warenwirtschaft, den Service/Kundendienst und das Management Information System. Dank des OpaccOne Do-it-yourself Konzepts ist sie schnell und einfach an spezifische Aufgaben, Bedürfnisse und Präferenzen adaptierbar. Und das zur Laufzeit und ohne besondere IT-Kenntnisse.

8 8 OpaccOne >> BackOffice Basis: Aktiv und attraktiv die Bedienung. OpaccOne Explorer Der OpaccOne Explorer ist Schaltzentrale und Explainer zugleich. Die Arbeitsbereiche oder direkt einzelne Teil-Anwendungen werden hier verwaltet und lassen sich hier auch starten. All diese Anwendungen befi nden sich in Ordnern. Innerhalb der persönlichen Ordner können Sie Ihre Arbeitsumgebung vollständig selber gestalten. Zudem lässt sich der Explorer an das Corporate De sign des Unternehmens anpassen. Unterschiedliche Farbpaletten erlauben eine benutzerbezogene Farbgebung der Bedienungsoberfl äche. Innovatives Bedienungskonzept Wer an Business und ERP Software denkt, denkt selten an einfache Bedienung. Nicht so mit OpaccOne. Die BackOffi ce Anwendungen von OpaccOne sind wie bei Microsoft Offi ce in sogenannten Arbeitsbereichen (Workspaces) organisiert. Innerhalb eines Arbeits bereiches fi ndet ein User immer sämtliche Funktionen zum entsprechenden Thema. So lassen sich beispielsweise alle Funktionen der Verkaufsabwicklung im Arbeitsbereich Verkaufsdokumente bearbeiten erledigen. Dazu gehört die Erstellung eines Angebotes ebenso wie die Bearbeitung der Auftragsbestätigung, der Lieferungen und aller erdenklichen Rechnungs arten. Datentypen (Business Objekte), die in einem Arbeitsbereich oder einer Teil-Anwendung bearbeitet werden, können auch aus anderen Anwendungen (beispielsweise Tabellen) einfach mit Drop and Go mit der Maus hinund hergezogen werden. Werden sie auf der Zielfl äche losgelassen, so aktivieren sie sich selber. Do-it-yourself Konzept OpaccOne bietet im Rahmen des Do-ityourself Konzeptes (DIY-Konzept) zahlreiche Mög lichkeiten, bestimmte Arbeitsbereiche und Teil-Anwendungen direkt aus den Anwendungen (zusätzliche Attribute sowie Eigenschaften dieser Attribute etc.) anzupassen. Sei dies vorübergehend oder dauerhaft. Entweder durch den Anwender selbst oder durch den System-Administrator. Für die Nutzung der DIY-Möglichkeiten sind keine spezifi schen IT-Kenntnisse notwendig. Sie stehen jederzeit und überall über das Kontext-Menu zur Verfügung. > DIY-BO-Tabellen: In allen sogenannten Business Objekt Tabellen, die Daten auflisten, können Sie Kolonnen selber einstellen. Mit Filterfunktionen lassen sich die präsentierten Daten selektieren. > DIY-Gruppen in Arbeitsbereichen: In allen >>>>> Do-it-yourself und wie es funktioniert. Die BackOffi ce Anwendungen sind vollständig in Java realisiert. Sie arbeiten zur Laufzeit mit sogenannten Vorlagen. Diese Vorlagen wiederum beinhalten die Eigenschaften, welche sich zur Laufzeit verändern lassen. Für eine Anwendung sind beliebig viele Vorlagen hinterlegbar und können je nach Bedarf je Benutzer und/oder je Mandant und/oder nach Startkontext unterschiedlich sein. Damit können die User so arbeiten, wie es für sie und die von ihnen bearbeiteten Daten und Prozesse am produktivsten ist. Sämtliche DIY-Anpassungen sind voll ständig kompatibel zu neuen Versionen und Generationen von OpaccOne. > Tastatursteuerung. OpaccOne BackOffi ce können Sie durchgängig mit der Maus bedienen. Bedienen lässt sich OpaccOne BackOffi ce aber auch vollständig mit der Tastatur. Dies ist besonders bei eingabeintensiven Anwendungen, wie z.b. der Erfassung von Auftragspositionen, hilfreich und produktiv. Erfassungsbereiche verfügen dazu über Schnell-Erfassungsmöglichkeiten. Neue Einträge werden einfach mit der Identifi kation (z.b. Artikel- Nummer) und <ENTER> erfasst. Somit muss auch bei Serien-Erfassungen nie die Maus beigezogen werden.

9 BackOffice >> OpaccOne 9 Arbeitsbereichen steht eine sogenannte DIY-Gruppe zur Verfügung, die vollständig selbst gestaltet werden kann. > DIY-Komponenten: Damit erstellen Sie mit einem Assistenten eigenständige Teil- Anwendungen. Ganz einfach mit Drag and Drop. > DIY-Menu: Damit lassen sich persönliche Ordner in das Menu-System von OpaccOne (PullDown-Menu, Kontext- Menu) einbinden. > DIY-Ablauf-Assistenten: Verschiedene Teil-Anwendungen werden zu einem Ablauf zusammengefasst. Es können DIYund/oder OpaccOne Standard-Komponenten verwendet werden. Der OpaccOne-Explorer verwaltet die Anwendungen und lässt sich an Ihr eigenes Unternehmens-CD anpassen. Bedienung, Maus Bedienung, Tastatur Corporate Design des Kunden Drop and Go Explainer Fremdsprachen Office Bedienungs-Paradigma Persönliche Einstellungen Persönliche Ordner Schaltzentrale Standard Ordner User Interface, Multisprachen Vorlagen In einem Arbeitsbereich stehen umfassende Funktionen, die sich individuell organisieren lassen, in einer einzigen Anwendung zur Verfügung.

10 10 OpaccOne >> BackOffice Basis: Direkter Zugang zu Informationen. Drucken/Auswertungen Drucken in OpaccOne ist mehr als nur das Ausdrucken von Listen und Auswertungen oder das Prüfen deren Vorschauen. Es ist auch gleichzeitig deren Speichern in verschiedenen Standardformaten wie auch deren direkter Versand als -Anhang. Alle Auswertungsdaten können zudem auch Excel oder Word für die Weiterverarbeitung übergeben werden. Dies beispielsweise für die Erstellung von Grafiken oder Pivot-Tabellen. Drucken in OpaccOne wird somit zum Synonym für die einfache wie auch effektive Handhabung von spezifischem Output und von Daten-Exporten. Von OpaccOne zu Office Der Einsatz von Microsoft Office in Unternehmen und Organisationen erweist sich als ein de facto Standard. Für die Produktivität und Effizienz setzt OpaccOne voll und ganz auf Office Integration, damit ein maximaler Nutzen des Einsatzes jederzeit gewährleistet ist. So bestehen verschiedene Möglichkeiten für die Übergabe von Daten an Office: > Excel: Die Do-it-yourself Business Objects Tabellen bieten die einfachste Möglichkeit, Daten Excel zu übergeben. Nachdem die gewünschten Kolonnen ausgewählt wurden, reicht ein Knopfdruck und die Daten stehen für die Weiterbearbeitung in Excel zur Verfügung. > Word: Einzel- und Serienbriefe sowie Einzel- und Serienetiketten lassen sich direkt aus OpaccOne in Word erstellen. Dabei stehen sämtliche Daten von OpaccOne für die Verwendung in Word zur Verfügung (Adressdaten, Auftragsdaten, Provisionsdaten etc.). > Outlook: Nebst Direktversand von Auswertungen als -Anhang können an in OpaccOne erfasste -Adressen jederzeit mittels der rechten Maustaste s versandt werden. > Exchange (Option): Es ist dies eine umfassende bidirektionale Einbindung des OpaccOne Business Servers mit dem Exchange Server. Details dazu finden Sie im Kapitel Architektur. smartdocument > Software-Ergonomie. Hinter dem Bedienungskonzept von OpaccOne BackOffice steht nur ein Ziel: Schneller Zugang zu Daten und Funktionen. Deshalb ist die Bedienung konsequent auf bekannte Elemente ausgelegt. Gleichzeitig wird aber auch die Individualität der einzelnen User gewahrt: So lässt sich die Arbeitsumgebung an eigene Vorstellungen der Arbeitsorganisation und an persönliche Vorlieben angleichen. Damit entspricht sie jederzeit den individuellen Erwartungen und erlaubt somit ein intuitives Arbeiten.

11 BackOffice >> OpaccOne 11 Von Office zu OpaccOne Mit OpaccOne SmartDocument bearbeiten Sie selektierte Stamm-Daten direkt in Excel. Dazu können sämtliche bekannten Excel- Funktionen eingesetzt werden. Dies vereinfacht Überprüfungen, Änderungen bei Prei sen oder Artikeltexten oder, ganz generell, die Pfl ege der Stammdaten. Sie haben dabei die volle Kontrolle. Geänderte und aktualisierte Daten sind in Excel jederzeit ersichtlich. Mit OpaccOne SmartDocument überarbeiten Sie Stammdaten transparent und sicher online in Excel. Auswertungen, Ausgabe an Office Auswertungen, individuell Auswertungen, Standard Crystal Report Writer Druck-Vorschau Exchange-Integration Mailings Nach-Selektion Report-Generator Selektion Speichern als Versenden als Vor-Selektion In OpaccOne werden Auswertungen nicht nur gedruckt, sondern auch als Datei gespeichert, als -Anhang versandt oder Excel bzw. Word übergeben.

12 12 OpaccOne >> BackOffice Verkauf: Adressen. Marketing-Instrument Die prägnante Stärke der OpaccOne Adressverwaltung sind die umfangreichen Marketing/CRM-Funktionen: > Kontaktpersonen: Diese lassen sich mit zahlreichen Zusatzdaten verwalten und kategorisieren. > Kontaktplanung: Plan-Kontakte sind standardisiert und werden immer einer Adresse und einem zuständigen Mitarbeitenden zugewiesen. Plan-Kontakte können mit Aufgaben oder Terminen in Exchange/Outlook synchronisiert werden (Option). > Kontaktstatistik: Diese zeigt die Vorgänge zu einer Adresse über Jahre im Überblick. > Adressverknüpfungen: Adressen lassen sich miteinander verknüpfen und über Verknüpfungstypen (z.b. Architekt, Bauherr, Unternehmer, Berater etc.) kategorisieren. Beziehungen zwischen Adressen sind dadurch schnell einsehbar. OpaccOne umfasst damit integral Funktionen, welche bisher nur in separaten CRM- Anwendungen verfügbar waren. Adressen bearbeiten OpaccOne führt sämtliche Adressen zentral. Jede Adresse verfügt immer über eine sogenannte Stammadresse mit allgemeinen Angaben (Postadresse, Telefon etc.). Für die Adresstypen Kunde, Lieferant und Mitarbeiter bestehen Adress-Erweiterungen mit den typen-spezifi schen Zusatzinformationen. Alle Adress-Bearbeitungsmöglichkeiten lassen sich direkt in diesem Arbeitsbereich vornehmen. Adresspools Adresspools dienen der freien Strukturierung und Gruppierung von Stammadressen. Dabei lassen sich Adressen mit oder ohne Kontaktpersonen beliebig vielen Pools zuweisen. Ein Aufbau von Adresspools kann manuell oder mit Serienselektionen erfolgen. Bei Serienselektionen besteht Zugriff zu sämtlichen adressbezogenen Daten in OpaccOne (z.b. Käufer bestimmter Produkte, Mengenoperationen aufgrund der Zugehörigkeit zu anderen Pools etc.). Beim Erstellen von Adresspools fi ndet immer eine Doubletten-Ausscheidung statt. Somit befi ndet sich eine mehrfach selektierte Adresse (bzw. Kontaktperson) letztendlich nur einmal im Pool. >>>>> CRM-Cockpit. Das CRM-Cockpit bietet alle kundenbezogenen Daten in einer einzigen Anwendung (Kon taktpersonen, Plan-Kontakte, Kon takt-history, Pool-Zuteilungen, Projekte, Verträge, offene Dispositionen und Aufträge, offene Posten, uvm). Zudem können direkt kundenbezogene Prozesse angestossen werden (Verkaufsdokument eröffnen/ bearbeiten, Preisabfragen etc.). Mit dem CRM-Cockpit haben auch Ihre Kunden etwas von OpaccOne. Sie erfahren die Kundenbetreuung als kompetent, informiert und nah. CRM-Cockpit mit allen kundenbezogenen Daten und Funktionen in einer einzigen Anwendung. > TwixTel Integration. TwixTel stellt alle Telefonbuch-Daten der Schweiz elektronisch zur Verfügung. OpaccOne nutzt diese Möglichkeiten vollumfänglich. So lassen sich Adressen (Private, Unter nehmen) direkt aus OpaccOne suchen und bei Bedarf übernehmen. Neu zu eröffnende Adressen werden auf Doubletten geprüft, damit Sie gleich zu Beginn Ordnung in Ihren Adressen haben. Für Adress-Aktualisierungen ab TwixTel bietet OpaccOne weitere Funktionen. Die zu prüfenden Adressen gelangen in einen Adresspool und OpaccOne ermittelt die Abweichungen.

13 BackOffice >> OpaccOne 13 Für vorhandene Pools stehen weitgehende Auswertungs- und Bearbeitungs-Möglichkeiten zur Verfügung. So können direkt Serienbriefe, Serienmails oder Serienetiketten erstellt werden. Sämtliche Adresstypen werden zentral in einem eigenen, kompakten Arbeitsbereich bearbeitet. Adressengruppierung Adress-Etiketten Adress-Pools Adress-Verknüpfungen CRM-Cockpit Doubletten-Prüfung Integration TwixTel Kontakt-Management Kontaktpersonen Kontaktplanung Kontaktstatistik Kopieren Adressen Kundenadressen Kunden-Kredit Kunden-MIS-Kreis Lieferadressen Lieferantenadressen Lieferanten-MIS-Kreis Marketingfunktionen Mitarbeiteradressen Mitarbeiter-MIS-Kreis Objektadressen Rechnungsadressen Vertreteradressen Vertriebsunterstützung Werbeadressen Adresspools dienen der freien Gruppierung von Adressen und Kontaktpersonen. Für die Adressen eines Pools lassen sich direkt Serienbriefe, Serienmails oder Serienetiketten erstellen. > TAPI Integration. OpaccOne unterstützt TAPI (Telephony Application Programming Interface) für ausgehende und eingehende Anrufe. Wird aufgrund der anrufenden Nummer eine Adresse/Kontaktperson gefunden, wird diese automatisch aktiviert. Sie bestimmen, was mit der Adresse geschieht. Es lässt sich automatisch das CRM-Cockpit aufrufen und den Kunden willkommen heissen.

14 14 OpaccOne >> BackOffice Verkauf: Artikel. Verschiedene Artikeltypen OpaccOne fasst unter dem Oberbegriff Artikel mehrere Artikeltypen zusammen: > Einzelartikel: Das sind Handels-Artikel oder Halb- und Fertigfabrikate aus dem Assembling-Prozess. Sie werden in der Regel am Lager geführt und können meist verkauft und eingekauft werden. > Leistungen: Diese werden von eigenen oder dritten Mitarbeitenden erbracht. Sie werden nicht an Lager geführt und können meist nur verkauft werden. > Set: Es ist dies eine Handels- bzw. Assembling-Stückliste. Sie kann Einzelartikel und/oder Leistungen und/oder Optionen-Sets beinhalten. > Optionen-Set: Diese können Bearbeitungs-Optionen oder Teile-Optionen umfassen. Sie dienen der Konfi guration und Konfektion von Sets und Stücklisten innerhalb von Verkaufs-Aufträgen. Alle diese Artikeltypen werden innerhalb der Artikelverwaltung zentral bearbeitet. Lifecycle Management Artikelbestände verändern sich. Das bedeutet, dass laufend neue Artikel ins Sortiment gelangen, während andere auslaufen. OpaccOne stellt mit den Artikel-Stati ein Instrument zur Verfügung, das Sie beim Lifecycle Management unterstützt. Mit dem OpaccOne Studio lassen sich diese Codes ganz spezifi sch für Ihr Unternehmen festlegen. Sie können auch einstellen, welche Verarbeitungen für die Artikel mit einem bestimmten Status-Code möglich sind. Gleichzeitig lassen sich Batch-Abläufe defi nieren (z.b. Artikel aus laufenden Aufträgen entfernen, Kunden-Info erstellen etc.). Artikel bearbeiten Alle OpaccOne Artikeltypen werden zentral verwaltet und bearbeitet. Dies in einer kompakten Umgebung. Je nach Artikeltyp bestehen unterschiedliche Bearbeitungs- und Spezifi kations-möglichkeiten (Suchbegriffe, Nummern, Barcodes, Texte und Beschreibungen, Kontierungsvorgaben, Gruppierungs-Zuteilungen, Bestellvorschlags- Vor gaben, Verkaufs- und Einkaufspreise und Konditionen etc.). Angebotstexte Artikelgruppen kundenbezogen Artikelgruppen lieferantenbezogen Artikelhauptgruppen Artikel-Kriterien Artikel-MIS-Kreis Artikel-Modelle Artikel-Pools Artikel-Query Artikel-Sets Artikel-Status-Codes Artikeltexte Fremdsprachen Artikeltexte Hauptsprache Barcode Basis-Preise, aktuelle Basis-Preise, Fremdwährung Basis-Preise, künftige Basis-Preise, Leitwährung Bilder einbinden Dimensionsvarianten EAN 128 EAN 13 Einzelartikel Interleave 2/5 Katalogtext Kollektions-Geschäft Kopieren Artikel Kundenspezifische Artikelnummern Kundenspezifische Barcodes Kundenspezifische Preise Lieferanten-Artikelnummern Lieferantenbez. Artikelgruppierungen Preislistentexte Preisnachtrag automatisch Pseudoartikel Stammdaten für mehrere Mandanten Verwendungsnachweis von Artikeln Für die meisten Branchen stehen die spezifi schen Funktionen im Standard von OpaccOne zur Verfügung. Hier z.b. der Grössen-/Farbraster für den Textil- und Sportartikel-Grosshandel.

15 BackOffice >> OpaccOne 15 Artikelpools Artikel lassen sich beliebigen Pools zuweisen. Somit kann einerseits der Artikelstamm weiter strukturiert werden, beispielsweise für die Handhabung kundenspezifi scher Sortimente. Andererseits können über die Pools Artikel für die Bearbeitung in OpaccOne SmartDocument (Online-Bearbeitung in Excel) zur Verfügung gestellt werden. Der Arbeitsbereich Artikel bearbeiten beinhaltet in kompakter Form alle Bearbeitungs-Funktionen für alle Artikeltypen (Einzel-Artikel, Leistungen, Sets, Optionen-Sets). >>>>> Ihre Branche im Standard. Unterschiedliche Branchen stellen unterschiedliche Anforderungen an eine Business Software wie OpaccOne. Die Besonderheiten sind oft im Artikelstamm. OpaccOne deckt viele dieser Anforderungen im Standard ab. Und das für verschiedenste Branchen. So auch für den Stahlhandel (Trennung von Preiseinheit und Verkaufseinheit mit der Möglichkeit, die Verkaufseinheiten auf Auftragspositionen zu wechseln, Verwaltung von Restmengen etc.) und den Textil- und Sportartikelgrosshandel (Grössen-/ Farbraster, Kollektionsgeschäfte etc.). Einem Artikelpool lassen sich beliebig viele Artikel manuell oder mit Serienselektionen zuweisen. > Geräte und Anlagen konfigurieren. Wo Geräte und Anlagen verkauft werden, besteht meist die Anforderung, diese innerhalb eines Auftrages mit Hilfe des Systems richtig ausspezifi zieren zu können. Dazu bietet OpaccOne mit den unterschiedlichen Set-Funktionen (Standard-Set, Optionen-Set) einen Konfi gurator. Während der Bearbeitung von Verkaufsdokumenten erhalten Sie die jeweils möglichen Konfi gurationen angeboten. So stellen Sie sicher, dass nur zusammengestellt wird, was auch tatsächlich zusammen funktioniert.

16 16 OpaccOne >> BackOffice Verkauf: Verkauf. Dokumente bearbeiten Sämtliche Verkaufs-Dokumente, sprich alle Arten von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen (inklusive Rüst- und Kommissionierbelege), Rechnungen und Gutschriften, lassen sich hier bearbeiten. Damit besteht für alle Dokument-Arten eine einzige und einheitliche Arbeitsumgebung. Die Bearbeitung ist aufgeteilt in eine Positions- (Details, Preise, Lager/Disposition etc.) und eine Kopf-Bearbeitung (Details, Beträge, Adressen etc.). Ein aktives Dokument kann immer in der Bearbeitungs-Ansicht oder der Druck-Vorschau betrachtet werden. Dokumentpools Es stehen verschiedene Pool-Arten zur Verfügung. Im Unterschied zu den Pools bei den Stammdaten (Adressen, Artikel) geht es hier nicht nur um die Gruppierung von Dokumenten, sondern auch um deren gruppenweise Verarbeitung. > Verarbeitungspool: Zugeteilte Verkaufsdokumente lassen sich sammeln, gemeinsam verarbeiten und/oder drucken. > Direktvererbungspool: Verkaufsdokumente (z.b. Lieferscheine) lassen sich sammeln und Folgedokumente (z.b. Rechnungen) erstellen. > Statuspool VER: Hier lassen sich aufgrund der Lifecycle-Stati Dokumente nach bestimmten Artikeln absuchen und die für den entsprechenden Status vorgesehenen Verarbeitungen auslösen. > Verkaufspositionspool: Einzelne Positionen lassen sich sammeln (manuell oder automatisch) und auswerten. Backorder-Processing Rückstände gibt es bei Stock-Outs, bei Bedarfs-Artikeln oder bei Termin aufträgen. OpaccOne verwaltet Rückstände in der sogenannten Disposition (siehe Waren wirtschaft, Lager). Das Backorder-Processing sorgt dafür, dass Rückstän de so schnell wie möglich bzw. so pünktlich wie möglich geliefert werden. Neben Ein zellie ferungen von Positionen unterstützt OpaccOne auch Termin- und Sammellieferungen. Die dazu notwendigen Basis-Informationen lassen sich bereits bei der Erfassung der Auftragsbestätigungen mitgeben. Flexibles Konditionssystem OpaccOne bietet ein umfassendes Konditionssystem für die Steuerung von Verkaufspreisen, Rabatten und Zu-/Abschlägen. Dabei stehen aktuelle und künftige Verkaufs- >>>>> Dokument-Prinzip. Für die Abwicklung von Verkaufsund Einkaufs-Aufträgen arbeitet OpaccOne mit dem Dokument- Prinzip. Jedes Dokument wird 1:1 in der Datenbank abgebildet. Dokumente lassen sich miteinander verbinden und bilden so zusammen eine Dokument-Familie. Innerhalb einer Dokument- Familie weiss OpaccOne jederzeit, wie viel von einer Position bestellt, geliefert und verrechnet wurde. Aufgrund dieser Daten werden die Dokument-Stati (provisorisch, defi nitiv, erledigt) vergeben. Beispiel: Eine Auftragsbestätigung ist während der Erfassung provisorisch. Nach der Verarbeitung (Do) ist sie defi nitiv. Wurde alles geliefert und verrechnet, ist sie erledigt. Welche Dokumentarten gültig sind, welche Verbuchungen diese in den anderen Anwendungen beim Verbuchen/Do absetzen, und vieles mehr, lässt sich im OpaccOne Studio einrichten. Die Auftragsüberwachung: Sie zeigt alle Dokumente einer Dokument-Familie mit den aktuellen Dokument-Stati. > Fremdwährungen. OpaccOne ist durchgängig fremdwährungstauglich. Bereits Preise lassen sich in beliebig vielen Währungen verwalten. Steht ein Preis in den Stammdaten nicht in einer aktuellen Transaktionswährung zur Verfügung, kann für die Umrechnung ein separater Kurs hinterlegt werden. Verkaufs-, Einkaufs- und Service-Dokumente übernehmen in der Regel die Währung des Geschäftspartners. Dies ist aber bei Bedarf umstellbar. Sämtliche Transaktionsdaten werden stets mit der Leit- und der Transaktionswährung geführt. > Vertreter. OpaccOne beinhaltet eine Vertreter- Matrix. Aufgrund von Kunden/Kundengruppen und/ oder Artikel/Artikelgruppen lassen sich Vertreter zuordnen. Auch Provisions-Bedingungen. Die Vertreter werden damit auf die Auftragspositionen übernommen, die ihrerseits so die Grundlage für Vertreter- Abrechnungen bilden.

17 BackOffice >> OpaccOne 17 preise - bei Bedarf in beliebigen Währun gen - zur Verfügung. Mengenpreise/-Rabatte (abgestuft nach Menge, Wert oder Gewicht) können einzeln oder assortiert vergeben werden. Naturalrabatte, Wiederverkaufsrabatte, Sonderrabatte sowie Zu-/Abschläge auf Preisen, Beträgen oder Dokument- Totalen (Transportkosten, Verpackung, Auftragsrabatte etc.) können Sie auch vorgeben. Dies jeweils mit mehrstufi gen Vorgabeverfahren. Welche Preis-/Rabatt-Elemente zum Einsatz kommen, und wie die Vorgaben ge steuert werden, lässt sich im OpaccOne Studio einstellen. Im Arbeitsbereich Verkaufsdokumente bearbeiten lassen sich alle Dokumente, die im Verkauf benötigt werden, bearbeiten. Abonnementsrechnungen Abholauftrag Akonto-Rechnung Angebote Anzahlungsrechnung Assemblieren Auftragsbestätigungen Automatische Warenzuteilung Barrechnung Deckungsbeitragsrechnung Dokument-Vererbung Dokument-Verknüpfung Elektronische Archivierung Expressauftrag Folgedokumente Garantie-Kontrolle Geld- und Warenfluss Gutschriften Handelsstückliste, Varianten Interne Verrechnungspreise Interne Warenverschiebung Interner Auftrag Kreditlimiten-Kontrolle online Kundensortiment Lieferscheine Monats-Rechnung Online-Barcode-Erfassung Online-Konfiguration Perioden-Rechnungen Proforma-Rechnung Provisionsabrechnung Rechnungen Restlieferung RMA-Return Material Authorization Rüstscheine Sammellieferung Dokumente lassen sich jederzeit auch in der Druck-Ansicht darstellen. Sammelrechung Seriennummer Verwaltung Sofortaufträge Subdokumente Teillieferungen Terminaufträge Terminbestätigung Undo-Funktionen Verkaufsarchiv Verkaufskosten Vertreterabrechnung Vorauszahlungsrechnung Vordokumente

18 18 OpaccOne >> BackOffice Warenwirtschaft: Lager. Lagerorganisation OpaccOne unterstützt mehrstufi ge Lagerorganisation. Zuoberst stehen die Plan lager- Gruppen. Auf dieser Ebene erfolgt die Bedarfsermittlung im Rahmen des Bestellvorschlages. Einer Planlager-Gruppe können beliebig viele Lagerorte zugeteilt werden. Auf dieser Ebene lassen sich die Eigentumsverhältnisse (Fremd/Eigen) und die Disponibilität festlegen (Disponibel/Reserviert/Gesperrt). Innerhalb der Lagerorte können Lagerplätze geführt werden. Lagerbuchhaltung Alle Lagerbewegungen werden nach dem Buchhaltungs-Prinzip geführt. Dabei werden sämtliche Ein-, Aus-, und Umbuchungen in einem Journal festgehalten. Jede Lagerbewegung verfügt über alle notwendigen Informationen, um Bestände und Bewertung jederzeit ermitteln zu können. Mit Journal-Auswertungen lassen sich auch nachträglich Bewegungen beliebig nachvollziehen. Disposition Im Gegensatz zur Lagerbuchhaltung werden in der Disposition nicht die konkreten, sondern die geplanten Bewegungen (Ein-, Ausgänge) geführt. Die Führung der Plan- Bewegungen erfolgt nach dem System der offenen Posten. Dabei verfügt jede Bewegung über sämtliche Daten. Das heisst, jederzeit sind je Artikel, je Verkaufs-/Einkaufsauftrag und je Kunde/Lieferant die offenen Dispositionen mit den offenen Mengen, zusammen mit den entsprechenden Plan-Terminen, ersichtlich. Auf der Basis der Disposition werden auf Artikelebene Plan-Bestände auf der Zeitachse geführt. Auf diese wird beispielsweise für die Ermittlung von Lieferterminen für neue Aufträge zurückgegriffen. ABC-Analyse Artikel Artikel-Submengen Chargenverwaltung CMI-Customer Machinery Inventory Dispositionen auf der Zeitachse Dispositionsbuchungen mit Link Durchschnittsverbrauch FIFO Gewogener Durchschnittspreis Installierte Kundenbasis Inventarbewertung Konsignations-Geschäft Lager Eigenbestand Lager Fremdbestand Lagerbestand aktuell Lagerbestand disponibel Lagerorte Lager-Planbestand LIFO Objektverwaltung Offene Kundenbestellungen Offene Lieferantenbestellungen Periodischer Durchschnittpreis Planlagergruppe Restmengenverwaltung Rollende Inventur Standardkosten Stichtag-Inventur Warenauszeichnung XYZ-Analyse Artikel >>>>> XYZ-Klassierung. Für die Bewertung der Bestände führt OpaccOne den sogenannten XYZ-Code. Artikel werden nach der Reichweite des ent sprechenden Bestandes klassiert. Je länger die Reichweite, desto schlechter der Code und desto höher der potentielle Abschreibungsbedarf. Welche Codes Sie dabei vergeben und welche Grenzwerte der Reichweite Sie festlegen, kann auf einfache Art und Weise parametriert werden.

19 BackOffice >> OpaccOne 19 Bestandesbewertung Die Bestände werden automatisch nach dem gewogenen und periodischen Durchschnittspreis bewertet. Mit jedem Lagerzugang bzw. bei jeder Warenrechnung werden diese Werte neu ermittelt. Sie stehen in der Verkaufsabwicklung für die Herleitung der Verkaufskosten und somit für die Kalkulation der Deckungsbeiträge zur Verfügung. Objektverwaltung Im Rahmen der Objektverwaltung lassen sich beliebige Objekttypen mit beliebigen Zusatzattributen (Merkmalen) einrichten. Ihr Einsatz ist entweder frei oder dient der weiteren Aufteilung von Lagerbeständen. Damit können Geräte/Anlagen auch mehrstufig geführt werden. Die Objektverwaltung dient gleichzeitig auch der Führung von Chargen und Losen. Lagerbuchungen werden in der Regel aufgrund der Dokumente automatisch vorgenommen. Sie lassen sich aber auch manuell durchführen. Die offenen Dispositionen sind nach Artikel (wie hier), Kunde, Kundenauftrag, Lieferant und Lieferantenauftrag einsehbar. > Lager-Subsysteme. Sie kommen oft zum Einsatz, wenn viele unterschiedliche Rüst- und Reservelagerplätze verbunden mit komplexen Ein- und Auslagerungsprozessen bestehen. Ist ein Lager-Subsystem vorhanden, lässt sich dieses nahtlos mit OpaccOne integrieren. OpaccOne führt dazu auf Lagerbuchungen, die mit vom Subsystem bearbeitet werden, einen Subsystem-Status. Dadurch weiss OpaccOne jederzeit, was mit einer Ein-, Aus- oder Umlagerung los ist, selbst dann, wenn sie gerade vom Subsystem bearbeitet wird.

20 20 OpaccOne >> BackOffice Warenwirtschaft: Einkauf. Dokumente bearbeiten Sämtliche Einkaufs-Dokumente, sprich alle Arten von Angebotsanfragen, Bestellungen, Wareneingangsscheinen (inklusive Einlagerungsbelege), Eingangs-Rechnungen und Gutschriften, lassen sich hier bearbeiten. Analog zur Verkaufsabwicklung besteht für den Einkauf für alle Dokument-Arten eine einzige und einheitliche Arbeitsumgebung. Die Bearbeitung ist aufgeteilt in eine Posit ions- (Details, Preise, Lager/Disposition etc.) und eine Kopf-Bearbeitung (Details, Beträge, Adressen etc.). Ein aktives Dokument kann immer in der Bearbeitungs-Ansicht oder der Druck-Vorschau betrachtet werden. Dokumentpools Es stehen verschiedene Pool-Arten zur Verfügung. Im Unterschied zu den Pools bei den Stammdaten (Adressen, Artikel) geht es hier nicht nur um die Gruppierung von Dokumenten, sondern auch um deren gruppenweise Verarbeitung. > Verarbeitungspool: Zugeteilte Einkaufsdokumente lassen sich sammeln und gemeinsam verarbeiten und/oder drucken. > Direktvererbungspool: Einkaufsdokumente (z.b. Wareneingangsscheine) lassen sich sammeln und Folgedokumente (z.b. Lieferanten-Rechnungen) erstellen. > Statuspool EIN: Hier lassen sich aufgrund der Lifecycle-Stati Dokumente nach bestimmten Artikeln absuchen und die für den entsprechenden Status vorgesehenen Verarbeitungen auslösen. > Einkaufspositionspool: Einzelne Positionen lassen sich sammeln (manuell oder automatisch) und auswerten. Bestellvorschlag OpaccOne bietet weitreichende Möglichkeiten für die automatisierte Erstellung von Bestellvorschlägen. Kern dafür sind die zahlreichen Bestellvorschlags-Varianten. Jede dieser Varianten ermittelt den Zeitpunkt für einen Bestellvorschlag sowie die Vorschlags-Menge. Dies entweder nach Verfahren für Artikel mit Lagerhaltung, oder für Bedarfsartikel oder eine gemischte Form davon. So kann beispielsweise ein Lager- Artikel aufgrund einer speziellen Auftrags- Art trotzdem bedarfsorientiert beschafft werden (z.b. bei grosser Menge oder bei Strecken-Geschäften). Bestellvorschläge lassen sich online bearbeiten. Dabei können Vorschläge auch simuliert werden. Es ist so jederzeit ersichtlich, wieso OpaccOne einen Artikel und eine bestimmte Bestellmenge vorschlägt. > Volle Kontrolle. Die Einkaufsabwicklung von OpaccOne automatisiert alle Funktionen: Von der Angebotsanfrage über den Bestellvorschlag und Wareneingang bis hin zur Verrechnung (inklusive Gutschriften). Sie wissen dabei jederzeit, welche Positionen bestellt und noch nicht geliefert, welche geliefert und noch nicht verrechnet (oder umgekehrt) sind. Die Details stehen Ihnen jederzeit auf Knopfdruck je Bestellung zur Verfügung. Gleichzeitig wird auf jeder Bestellposition ein Status geführt. Angebotsanfragen Auftragszeitkontrolle Bedarfsgesteuerte Lagerwirtschaft Bestellmenge vorschlagen Bestellungen Bestellübersicht Bestellvorschlag bedarfsgesteuert Bestellvorschlag plangesteuert Bestellvorschlag verbrauchsgesteuert Bestellvorschläge automatisch Bestellvorschlags-Pool Bestellzeitpunkt ermitteln Bestellzeitpunkt vorschlagen Bezugskosten mit Spediteurrechnung Bezugskosten mit Warenrechnung Direkt-Warenzugänge Einkaufsabwicklung Einkaufssortimente Kalkulatorischer Einstandspreis Lieferantenanfragen Lieferantenbestellungen Streckengeschäft Waren-Eingangsrechnung Wareneingangsscheine