Aufbau eines Controllings. Manfred Fuchs
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- Daniel Brinkerhoff
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1 Aufbau eines Controllings Manfred Fuchs
2 Controlling Beispiel für den Aufbau eines Unternehmenscontrollings von den Rohdaten bis zum wirkungsvollen Führungsinstrument Praktische Erfahrung an einem konkreten Beispiel
3 Controlling Definition: Planung und Kontrolle Aufgabe: Kontrolle des gesamten Betriebsgeschehens, Auswertung aller Daten des Rechnungswesens, Koordinierung aller Pläne, Information der Geschäftsleitung.
4 Planung Wie im richtigen Leben N o v D e z J a n PlanPlanPlan Geld am Anfang Einkommen Abzahlg Kredit Miete Strom W a s s e r Versicherg monatl L e b e n s m i t t e l K l e i d u n g Benzin Reparatur Vergnügen S u m m e
5 und Kontrolle N o v N o v N o v D e z D e z D e z J a n J a n J a n Plan DatumIst Plan DatumIst Plan DatumIst Geld am Anfang Einkommen Abzahlg Kredit Miete Strom W a s s e r Versicherg monatl L e b e n s m i t t e l Nov Dez K l e i d u n g Benzin x/Mt x/Mt Reparatur Vergnügen -200 lfd kein V S u m m e
6 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
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8 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
9 Jäger und Sammler von Daten 2007 SeptOktNovDez JanFebMärzAprilMaiJuniJuliAugTotal Umsatz 217,5405,8353,8399,6 481,8396,1674,1562,6477,7474,4412,7333,1 5189,2 Wareneingang 106,5216,5198,2245,3246,6314,6197,9265,8203,6178,7243,7221,32638,7 Lagerbestand 660,4644,8677,3799,11053,21.101,01060,1999,0978,5999,0913,0796,9 Kosten Personalkosten -47,2-45,9-52,2-51,5-54,7-33,0-80,0-54,1-63,3-67,8-64,7-83,4 Raumkosten -6,6-6,2-7,0-6,7-1,4-8,8-13,0-7,5-6,9-7,1-7,4-6,8 Betr. Steuern -0,4 0,0 0,0-0,5-0,4-0,10,0-0,3-0,60,0-0,31,0 Versichg/Beiträge 0,0 0,0 0,00,0-4,8-0,6-0,10,00,2-0,50,00,0 Kfz-Kosten -4,0-5,5-7,4-3,4-11,1-3,9-5,0-6,4-4,7-4,0-6,4-7,6 Werbe-/Reisekosten (Marketing) -105,5-50,3-30,3-33,9-43,5-41,3-34,3-24,7-25,7-37,6-20,9-37,9 Kosten Warenabgabe -22,0-18,8-31,5-25,5-23,1-32,8-32,2-41,6-37,2-48,5-47,1-76,0 Provisionen an Mitarbeiter -58,2-29,3-26,4-35,0-40,1-34,7-88,2-52,3-42,4-46,1-37,1-46,7 Büro-u. Verwaltungskosten -7,4-19,8-14,4-26,4-7,3-29,7-6,6-6,1-9,6-7,1-6,5-23,8 Reparatur/Instandhaltg 0,0 0,0-0,10,0-0,30,00,00,00,00,00,00,0 Zinsen an Darl.geb. -8,8 0,0 0,0-9,80,00,0-10,7 0,0 0,0-8,6-3,7-12,4 Bankzinsen Kontokorrent -1,1-7,7-0,9-14,50,00,00,0-19,40,00,0-8,5-19,2 Gewinnanteil (MBG) f. Markenk. 0,0 0,0 0,00,00,00,0-7,80,00,0-11,30,00,0 Bankzinsen Markenkauf (BW 0,0 Bank) 0,0 0,00,0-12,40,0-9,60,00,0-12,2 0,0-7,9 Fact. Zi+Geb, Kursdiff., Bankgeb -7,2-8,7-6,0-10,3-14,5-22,4-18,7-15,4-15,6-12,2-11,6-8,3 So.Erträge 4,20,81,77,41,31,50,50,30,52,00,82,0 Gewerbesteuer 0,00,00,0-6,30,00,0-5,10,00,0-5,10,0-27,4 Summe Kosten -264,2-191,4-174,5-216,4-212,3-205,8-310,8-227,5-205,3-266,1-213,4-354, ,1 G+V SeptOktNovDez JanFebMärzAprilMaiJuniJuliAug Umsatzerlöse netto 217,5405,8353,8399,6 481,8396,1674,1562,6477,7474,4412,7333,1 - Wareneingang -106,5-216,5-198,2-245,3-246,6-314,6-197,9-265,8-203,6-178,7-243,7-221,3 = Rohertrag 111,0189,3155,6154,3235,281,5476,2296,8274,1295,7169,0111,8 - Kosten -264,2-191,4-174,5-216,4-212,3-105,8-310,8-227,5-205,3-266,1-213,4-154,4 + So. Erträge 4,7 1,42,37,42,51,51,91,71,63,21,93,1 - So. Aufwendungen -8,3-16,4-6,9-34,6-1,2-2,7-30,6-23,0-3,7-40,5-14,6-14,5 Ergebnis vor Steuern -156,8-17,1-23,5-89,324,2-25,5 136,748,066,7-7,7-57,1-54,0
10 Daten graphisch darstellen 700,0 Umsatz 600,0 500,0 Y-Axis 400,0 300,0 Ist 2007/08 200,0 100, SeptOktNovDezJan FebMärzAprilMaiJuniJuliAug Umsatz ,5405,8353,8399,6 481,8396,1674,1562,6477,7474,4412,7333, Wareneingang Y-Axis X-Axis Ist 2007/08 SeptOktNovDezJan FebMärzAprilMaiJuniJuliAug Wareneingang 106,5316,5298,2245,3346,6414,6197,9265,8203,6178,7243,7411,3 2007
11 Gestern und Heute Umsatz 700,0 600,0 T 500,0 400,0 300, ,0 100, SeptOktNovDez JanFebMärzAprilMaiJuniJuliAug Umsatz , , , , , 1 Umsatz ,5405,8353,8399,6 481,8396,1674,1562,6477,7474,4412,7333,1 % vs. Plan15,3%25,8%10,3%25,4%14,2% Umsatz 2008 aufgel 2 5 0, , , , , 2 Umsatz 2007 aufgel 217,5623,3977,11.376, ,52.254,62.928,73.491,33.969,04.443,44.856,15.189,2 % vs. Plan15,3%22,1%17,8%20,0%18,5%
12 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
13 Der Plan - Top down GuV Monate Sept - Aug 12 Monate Sept - Aug 12 Monate Sept - Aug 12 Monate Sept - Aug Beträge in K = IstIstIstIstIst Plan 2007 Steig. in % 2008 Steig. in % 2009 Steig. in % 2010 Steig. in % 2011 Steig. in % Monate Aug. - Juli Umsatzerlöse netto 3.825,64.209,8 23,3% 5.189,7 46,0% 7.575,5 13,7% 8.614,3 12,6% ,4%59,2%57,9%56,9% - Wareneingang , ,4 20,5% ,5 43,5% ,5 9,5% ,9 10,7% = Rohertrag 1.286,91.717,0 27,4% 2.186,8 49,3% 3.265,0 19,3% 3.894,4 14,9% ,6%40,8%42,1%43,1%46,1% - Vertriebkosten -596,9-796,9 21,4% -967,8 46,3% ,3 28,9% ,3-6,9% ,3% ,2% ,3% ,7% Verwaltungskosten -478,9-714,8 21,0% -865,2 54,6% ,3 25,7% ,4 15,3% ,5%17,0%16,7%17,7% So. Erträge 18,052,278,142,254, So. Aufwendungen -78,3-136,8-144,2-280,0-257,3-435 Ergebnis vor Steuern 150,8120,7 138,4% 287,7-4,9% 273,6-32,3% 185,2 146,2% 456,0
14 Plan Monatsverteilung T o t a l SeptOktNovDez JanFebMärzAprilMaiJuniJuliAug 2012 Plan das ist leicht Warenverbrauch -380,7-830,3-164,5-816,5-368,0-358,8-787,8-426,7-274,9-443,9-257,6-115, ,5 das ist leicht Kosten -308,7-363,0-300,4-328,2-319,4-326,4-392,7-370,9-376,6-348,2-301,8-282, ,9 das ist schwer Erg.v.Steuern -136,4-417,3214,15-455,7-250,4187,899,479315,45270,55129,9168,6330,4 456,6
15 Die Kosten - Bottom up Kosten Plan 2012 AugSeptOktNovDez JanFebMärzAprilMaiJuniJuli Total 2012 Personal 80,080,080,080,080,080,085,085,085,085,085,085,0990 Raum 19,219,219,219,219,219,219,319,319,319,319,319,3231 Betr. Steuern 0,20,20,20,20,20,20,30,30,30,30,30,33 Vers 0,00,00,02,00,05,01,50,30,02,00,20,011 KFZ 9,09,07,010,08,015,05,07,07,010,010,03,0100 Werbe-/Reisekosten 50,060,050,040,030,040,020,050,050,030,030,030,0480 Warenabgabe 35,035,035,040,030,040,040,045,045,045,030,013,0433 Provisionen an Mitarbeiter 50 50,0 50,0 50,060,0 80,0 110,080,0 80,070,050,0 57,0787 Afa 15,015,015,015,015,015,015,015,015,015,015,020,0185 Reparaturen 0,01,00,00,00,00,00,01,01,01,04 Büro-u.Verw. 25,025,020,020,020,010,010,010,020,010,015,08,0193 Sonstige Aufw. u. Erträge (Geb)8,010,010,010,010,022,070,020,020,020,010,010,0220 Total 291,4304,4286,4286,4272,4326,4376,1332,9342,6307,6264,8245, Zinsen,Gebühren 15,020,020,010,050,010,010,040,040,030,040,040,0325 Erträge, Erlöse -3,0-6,0-6,0-3,0-3,0-10,0-6,0-2,0-6,0-2,0-3,0-3,0-53 Gewerbesteuer 5,344,634,812,612,6110 T o t a l 3 0 8, , , , , , , , , , , , , 9 Abhängig von Anzahl Mitarbeiter, Organisationsstruktur, Gewinnbeteiligung, Gehaltserhöhungen etc Abhängig von Anzahl Fahrzeuge, Leasing für Mitarbeiter Abhängig von Anzahl Messen, Lieferantenbesuche in Fernost, Besuche bei Lizenzgeber in USA Abhängig von Umsatz und Verträgen mit DHL, Aushilfspersonal im Lagerwesen Abhängig von Veränderungen in der Verwaltung, Umzug in neues Gebäude etc.
16 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
17 Reporting Paket Beispiel Umsatz T Umsatz /2012 P l a n Ist Aug/11SeptOktNovDez Jan/12FebMärzAprilMaiJuniJuliYtD Monat Plan Ist ,0635,5667,6777,7523,31.030, ,4 % vs. P l a n 3, 6 % - 1 8, 1 % - 1, 7 % 1 2, 9 % 1 9, 7 % 1 8, 0 % Ist ,7523,4541,8652,2455,6823,11.148,41.008,5806,2855,2688,4538,5 % vs. VJ10,5%21,4%23,2%19,2%14,9%25,2% Ytd. Plan Ist , ,51.876,12.653,83.177,14.207,4 % v s. P l a n 3, 6 % - 9, 1 % - 6, 6 % - 1, 6 % 1, 4 % 5, 0 % Ist ,71.042, ,92.236,12.691,73.514,84.663,25.671,76.477,97.333,18.021,58.560,0 % vs. VJ10,5%16,0%18,4%18,7%18,0%19,7%
18 Reporting Paket Kosten Aug/11SeptOktNovDez Jan/12FebMärzAprilMaiJuniJuli Total 2012 Personal -98,4-78,4-86,7-93,5-90,2-89,9-537 Raum -25,4-19,2-35,8-8,8-24,3-24,9-138 Betr. Steuern -0,5-0,3-0,4-0,3-0,6-0,3-2 Vers 0,0-3,01,60,00,0-9,7-11 Kfz Kosten incl. Leasg, Rep -6,2-7,0-6,7-12,6-5,7-20,6-59 Werbe-/Reisekosten -84,4-49,5-22,8-40,1-41,9-26,2-265 Warenabgabe -31,6-25,8-22,3-23,2-29,5-38,3-171 Provisionen an Mitarbeiter -49,1-49,9-60,0-67,9-61,3-58,2-346 Afa (kalk.) -13,3-13,3-13,4-13,3-13,3-13,3-80 Reparaturen 0,00,00,00,00,00,00 Büro-u.Verw. -47,6-31,5-25,5-21,2-27,1-23,9-177 Sonstige Kosten -11,4-12,8-15,8-15,9-15,4-24,8-96 Total -367,9-290,7-287,8-296,8-309,3-330, Zinsen,Gebühren (incl.mbg) -1,6-11,9-26,9-14,8-47,4-3,8-106 Sonstige Erlöse 6,615,06,25,46,5-5,334 Gewerbesteuer -5,3-44,60,0-34,80,02,1-83 T o t a l -368,2-332,2-308,5-341,0-350,2-337,10,00,00,00,00,00, ,2
19 Reporting Paket Kostenanalyse Ist Plan DifferenzGründe f. Abweichung Personal -89,9-80,0 9,9 Höh Geh.,+1 MA,mehr Kfz Nutzg. 10,0 Raum -24,9-19,2 5,7 Leasg Lagereinbauten 4,0 Betr. Steuern (Kfz Steuer) -0,3-0,2 0,1 Vers -9,7-5,0 4,7 KFZ (Leasg.,Rep, Vers., lfd -20,6-15,0 Betr.ko) 5,6 mehr PKWs 5,0 Werbe-/Reisekosten (incl. -26,2-40,0 Marketg) -13,8 Marketg Gutsch. -4,0 Warenabgabe -38,3-40,0-1,7 Provisionen an Mitarbeiter -58,2-80,0-21,8 Verschiebg d.auszahlg --> 02/03-20,0 Afa -13,3-15,0-1,7 Reparaturen 0,00,0 0,0 Büro-u.Verw. -23,9-10,0 13,9 Sonstige Kosten -24,8-22,0 2,8 Bius Analyse 7,0 Total -330,1-326,4 3,7 Total 2,0 Zinsen,Gebühren -3,8-10,0-6,2 Verschiebg. von Zi+Geb >Feb Erträge, Erlöse -5,310,0 15,3 Rückzahlg Lezyne--> Uli 11,0 Gewerbesteuer 2,1-2,1 T o t a l -337,1-326,4 10,7 3,3% Total 13,0
20 Reporting Paket G+V Aug/11SeptOktNovDez Jan/12FebMärzAprilMaiJuniJuliYtD Umsatzerlöse netto 572,9635,5667,6777,7523,31.030, ,3 - Wareneinsatz f.ums. -292,0-255,3-525,8-311,6-276,2-520, ,3 = Rohertrag 280,9380,2141,8466,1247,1509, ,0 - Vertriebkosten -165,1-125,2-182,7-131,2-132,6-122,7-859,5 - Verwaltungskosten -202,8-165,5-105,1-165,5-176,7-207, ,0 + So. Erträge 6,615,06,25,46,5-3,2 36,5 - So. Aufwendungen -6,9-56,6-26,9-49,7-47,4-3,8-191,3 Ergebnis vor Steuern -87,347,9-166,7125,1-103,1172,8-11,3 Rohertragsquote %60%21%60%47%49%48% Rohertragsquote % 41%57%47%35%37%39%51%53%48%48%35%45%
21 Reporting Paket (500,0) Liquidität (1.000,0) Liquidit. T Kreditlinie (1.500,0) (2.000,0) AugSeptOktNovDez Jan/12FebMärzAprilMaiJuniJuliYtd 2012 Kasse/AB -596,3-667,8-819, , , , ,60,00,00,00,00,0 Umsatzerlöse netto 572,9635,5667,6777,7523,31.030,3 plus MWSt 72,871,684,778,370,2128,1 Forderungen a: L.u.L -25,1-42,721,7-120,193,5-508,2 Gesamt Umsatz 620,6664,4774,0735,9687,0650,20,00,00,00,00,0 Wareneingang ans Lager -413,3-313,4-599,3-589,0-858,8-639,3 Vorauszahlg an Lieferanten 304,2-55,9-94,7-374,0525,768,4 Gesamt Wareneingang -109,1-369,3-694,0-963,0-333,1-570,90,00,00,00,00,0 - Kosten u. Ausgaben -589,3-431,9-373,1-414,3-484,0-462,1 +/-Kap.zu-/abfluss privat 17,010,0110,0-3,0440,0 - noch nicht gezahlte Zinsen -10,7 - Tilgung BW Bank -25,0-25,0 - Gewinnanteil MBG -11,3-11,3 Liquidität Ist -667,8-819, , , , ,6 Kreditlinie SW Bank BW Bank Voba
22 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
23 Reporting Paket Januar 2012 Monat PlanIst Abweichg Abweichg T T vs. Plan vs. VJ Umsatz % 25% * Warenzugang ans Lager % -20% Lagerbestand % 75% * Kosten % 21% * Liquiditätssaldo (Kreditlinie) Ytd. PlanIst Abweichg A b w e i c h g. T T vs. Plan vs. VJ Umsatz % 20% * Warenzugang ans Lager % 29% Kosten % 18% *
24 Reporting Paket Einschätzung der Situation: Januar 2012 > Umsatzentwicklung weiter positiv > Kosten steigen weiter, insbesonders gegenüber VJ > Zu hoher Wareneingang führt zu sehr hohen Lagerbeständen > GuV - Erwartung positiv > Liquiditätssaldo unter Banken Kreditlinie
25 Schritte für den Aufbau eines Controllings Daten aus der Vergangenheit sammeln Gegenwart abbilden Plan für das kommende Jahr erarbeiten - Top Down Einzelpläne definieren - Bottom Up Reporting Paket fortlaufend erstellen Ist vs. VJ Ist vs. Plan Management beraten und Empfehlungen aussprechen Einführung eines weiteren Kontrollinstrument Budgetverantwortungen definieren und Ziele festlegen
26 Das Budget Budget 2012 Verantwortlich Ziele 2012 Ist Personalkosten Mirjam Schwarz Reisekosten (incl. Messen in 2012) Mirjam Schwarz (Übernachtung, Flüge, Verpflg.mehraufwand) fehlt: Bewirtung, Repräsentation 3. Marketing (ohne Reiskosten in 2012) Iris Kuckelberg (Druck, Spons, Markt.mat, Anzeigen, Messen) 4. Büro- und Verwaltung Moni Magduschewski Lager: Aushilfen, Fracht, Verpackung Axel Schmitz Produktentwicklung Ralf Kuppinger WEB Programmierung, Video, Foto Achim Wessel EDV (Ausgaben) Torsten Witt
27 Das Budget - Reisekosten Reisekosten Verantwortlich: Mirjam Schwarz T o t a l Z i e l A u g u s t S e p t O k t N o v D e z J a n F e b M ä r z A p r i l M a i J u n i J u l i Ko.art D A T E V Übernachtg Flüge, Maut etc Verpflg.mehr T o t a l T o t a l Y t D Ziel M o n a t Ziele Y t d Abweichung Monat Abweichung Ytd
28 Budget - Gesamtergebnis Ergebnisse Monat Januar 2012 MonatYtd. IstZielAbweichgIstZielAbweichg 1. Personalkosten % 2. Reisekosten % 3. Marketing (Druckkosten, Spons., Mark.mat., Anzeigen) % 4. Büro- und Verwaltung % 5. Lager: Aushilfen, Fracht, Verpackung % 6. Produktentwicklung % 7. WEB Programmierung, Video, Foto % 8. EDV (Ausgaben) % Summe aller Budgets % %
29 Summary 100 Vergabe von Budgets mit Zielvereinbarung Managementempfehlung ableiten Reporting auf Zeitachse Plan für nächstes Jahr Vergleich zum Vorjahr Aufbereitung in Tabellen und Graphiken Daten sammeln, sammeln, sammeln... 0 Daten aus der Buchaltung
Controlling-Bericht Übersicht L + L GmbH Januar 2014 bis April 2014
Controlling-Bericht Übersicht von Januar 214 von Januar 213 Tendenz Erfolg 1.279.543,99 495.986,3 7. Mat./Wareneinkauf 399.294,67 62.149,31 6. Rohertrag 88.249,32 433.836,72 5. 4. Gesamtkosten 256.421,1
Controllingreport Mustermann GmbH November 2006
November 26 Trend kumuliert Nov 26 kumuliert Nov 25 Erfolg Gesamtleistung 537.858,36 431.38,79 Wareneinsatz 28.742,65 146.622,6 Rohertrag 329.115,71 284.758,19 Gesamtkosten 264.69,38 25.68,92 Betriebsergebnis
Controllingreport Mustermann GmbH Oktober 2005
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