PSW Datenfernübertragung (ELDA, EDIFACT & Co)

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1 PSW Datenfernübertragung (ELDA, EDIFACT & Co) Erstellen von Datenträgern In der Frühzeit der EDV wurden Daten hauptsächlich mittels Datenträgern übermittelt, d.h. die Daten wurden auf ein Magnetband, eine Diskette oder ein anderes Medium übertragen und dieses Medium wurde dann per Post verschickt oder persönlich überbracht. In der Zeit von Internet und Glasfaserkabel hat sich die Methode der Datenübertragung geändert, der Begriff Datenträger ist aber erhalten geblieben. Um bestimmte Daten an z.b. Gebietskrankenkasse oder Finanzamt zu übermitteln, müssen Sie also zuerst das Menü Datenträger aufrufen. Sie finden es im Menü: Nettolohn-Datenträger: Wenn Sie nun einen Menüpunkt aufrufen, wird nun nicht ein Datenträger erstellt, sondern eine Datei in Ihrem PswWin2000- Verzeichnis. Sie können natürlich diese Datei dann nach wie vor auf eine Diskette kopieren und diese verschicken, wie oben erwähnt ist aber die

2 Übermittlung per bzw. Internet heutzutage bereits Standard, im Fall der Gebietskrankenkassen sogar verpflichtend.

3 Nettolohn Normdatenträger Hier wird, nachdem Sie alle Mitarbeiter eines Monats abgerechnet haben, der Normdatenträger (EDIFACT) für die auszahlende Bank erstellt. Die Datei B#####.DAT wird ins PswWin2000 Verzeichnis gespeichert, wobei ##### der Bankleitzahl entspricht. Wenn Sie bei der Installation Standardvorgaben genommen haben, befindet sich dieses auf Laufwerk C. Erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, in welcher Art diese Datei zu übertragen ist. Vorsicht! in diese Datei werden nur jene Dienstnehmer gespeichert, die im Personalstamm beim Dienstgeber-Bankcode eine Bank mit Normdatenträger angegeben haben. Ob eine Bank mit der Zahlungsweise Normdatenträger ( NDT ) angelegt ist, sehen Sie, wenn Sie im Menü Tabellen den Menüpunkt Dienstgeber-Banken aufrufen. Im Feld Überweisungsart muss hier NDT eingetragen sein. GKK Nachweisung Wie bei der An- bzw. Abmeldung (siehe weiter unten) wird hier eine Datei eldatrns01.gkk erstellt. Diese wird im Verzeichnis \PswWin2000\Database erzeugt. Eine vorher eventuell vorhandene Datei wird dabei gelöscht. Die Zahl 01 steht für die Nummer der Krankenkasse und nicht für den Mandanten!! Die Übertragung an die Gebietskrankenkasse erfolgt über ELDA. Informieren und anmelden können Sie sich im Internet auf der Homepage von ELDA: Sollten Sie über keinen Internetzugang verfügen, so setzen Sie sich mit der ELDA Hotline in Verbindung: Telefonnummer (0732) 7807 bei technischen Problemen DW 2562 bei organisatorischen Problemen DW 2800 oder 3193

4 GKK Anmeldung/GKK Abmeldung Wie bei der Nachweisung wird in diesen beiden Fällen ebenfalls eine Datei namens eldatrns01.gkk im Verzeichnis \PswWin2000\Database erstellt. Auch hier wird, wie bei der Nachweisung, eine vorhandene Datei gelöscht. Wenn Sie also An- und Abmeldungen in einem Monat haben, ist die folgende Reihenfolge die richtige: 1.) Anmeldungen und Abmeldungen im Lohnprogramm erfassen 2.) Menüpunkt Nettolohn-Datenträger-Elda-GKK Anmeldungen 3.) Übertragung der Datei eldatrns01.gkk mittels ELDA 4.) Menüpunkt Nettolohn-Datenträger-Elda-GKK Abmeldungen 5.) Übertragung der Datei eldatrns01.gkk mittels ELDA Natürlich gilt es die Reihenfolge auch einzuhalten, wenn zusätzlich eine GKK Nachweisung übermittelt werden soll. Für Beispiele siehe das nächste Kapitel. Haben Sie mehrere Krankenkassen so werden fortlaufende Dateien erzeugt. eldatrns01.gkk eldatrns02.gkk usw

5 Beispiele Beispiel 1 Erstellung eines Nettolohn Normdatenträgers Um die Auszahlung für einen Mitarbeiter mittels Normdatenträgers durchzuführen, muss zuerst eine Dienstgeber-Bank mit dieser Auszahlungsart angelegt werden. Rufen Sie zu diesem Zweck den Menüpunkt Tabellen / Dienstgeber-Banken auf: Legen Sie eine Dienstgeberbank an mit Überweisungsart NDT. Speichern Sie mit <F10>. Rufen Sie den Menüpunkt Stammdaten / Personalstamm auf. Wichtig ist hier das Feld Dienstgeber-Bankcode rechts unten:

6 Geben Sie hier den entsprechenden Bank-Code ein. In diesem Beispiel ist der Bankcode ebenfalls NDT, dieser kann aber auch anders lauten, je nachdem wie Sie ihn bei den Dienstgeberbanken vergeben haben. Nachdem Sie dies nun bei allen Dienstnehmern, die mittels Normdatenträgers ausbezahlt werden, geändert haben, können Sie die Abrechnung starten. Nach der Abrechnung bzw. nachdem Sie diese überprüft haben, können Sie die Datei erstellen. Rufen Sie dazu den schon bekannten Menüpunkt Nettolohn / Datenträger / Nettolohn Normdatenträger auf. Wählen Sie nun mittels des Knopfes die Bank aus, für die Sie den Normdatenträger erstellen wollen und klicken Sie auf Erstellen. Warten Sie einen Moment. Wenn die Erstellung abgeschlossen ist, schließt sich das Fenster automatisch. Starten Sie den Windows Explorer ( Start / Programme ). Sie finden die Datei nun im Verzeichnis PswWin2000. In unserem Beispiel heißt diese B10000.dat.

7 Wie nun mit dieser Datei zu verfahren ist, erfahren Sie bei Ihrer Bank.

8 Beispiel 2 GKK Anmeldung Bevor Sie den neuen Dienstnehmer anlegen, sollten Sie zuerst überprüfen, ob Sie alle Daten für die Krankenkasse richtig eingegeben haben. Gehen Sie zu diesem Zweck in den Menüpunkt Tabellen / Krankenkassen : Beachten Sie, dass alle Angaben korrekt sind, besonders Ihre Dienstgeber-Konto-Nr. und der Versicherungsträgercode, da diese bei der Übertragung überprüft wird und sie sonst eine Fehlermeldung erhalten würden. Wenn Sie die Datenübertragung über ELDA durchführen, müssen Sie des weiteren den Versicherungsträgercode für die übernehmende Stelle in den Betriebsfixdaten eingeben. Da ELDA über die Oberösterreichische GKK durchgeführt wird, muss dort der Code 14 eingegeben werden, welcher der ÖOGKK entspricht. Rufen Sie im Menü Tabellen den Menüpunkt Betriebsfixdaten auf: Sie finden das Feld etwa in der Mitte des Bildschirmes. Tragen Sie hier 14 ein und speichern Sie mit <F10>.

9 Nun, da Sie alle relevanten Daten überprüft haben, können Sie den neuen Dienstnehmer erfassen. Gehen Sie in das Menü Stammdaten und wählen Sie den Menüpunkt Personalstamm. Erfassen Sie wie gewohnt den neuen Mitarbeiter. Beachten Sie vor allem das richtige Eintrittsdatum! Speichern Sie den Dienstnehmer mit <F10>. Der nächste Schritt ist es, die Anmeldung für die GKK zu erfassen. Rufen Sie im Menü Erfassung, den Menüpunkt Anmeldung auf. Geben Sie die Dienstnehmer-Nr. des Anzumeldenden ein und drücken Sie <F1>. Ihr Bildschirm sollte nun wie oben angezeigt aussehen. Bekommen Sie die Meldung Datensatz nicht gefunden, so stimmt das Eintrittsdatum mit dem aktuellen Abrechnungsmonat nicht überein. Ändern Sie in diesem Fall kurzfristig im Menü Datei / Abrechnungsdatum das Abrechnungsmonat auf jenes Monat, in dem der Dienstnehmer eingetreten ist. Wenn Sie sich wieder im oben gezeigten Fenster befinden, drücken Sie zweimal die Taste <F8>.

10 Es erscheint folgendes Fenster: Hier geben Sie die Daten ein, die zusätzlich zu den im Personalstamm Gespeicherten für eine Anmeldung bei der GKK notwendig sind. Beenden Sie Ihre Eingabe wie gewohnt mit <F10>. Wählen Sie bitte folgenden Menüpunkt aus:

11 Es erscheint folgendes Fenster: Klicken Sie auf Erstellen, warten Sie einen Moment und es erscheint ein Info-Fenster, für welche Mitarbeiter eine Anmeldung in der Datei erstellt wurden. In diesem Beispiel wurden drei neue Mitarbeiter mit dem Einstellungsdatum im aktuellen Abrechnungsmonat erfasst. Sie finden diese Datei eldatrns01.gkk nun im Verzeichnis C:\PswWin2000\Database, wenn Sie bei der Installation der Software die Standardverzeichnisse belassen haben. Haben Sie die Programme in einem anderen Verzeichnis installiert oder ein anderes Verzeichnis für die Datenbanken angegeben, müssen Sie am entsprechenden Ort nachsehen. Wenn Sie nicht mehr wissen, in welchem Verzeichnis sich Ihre Datenbanken befinden, können Sie im Menü Datei / Einstellungen / Allgemein folgendes Fenster aufrufen:

12 Klicken Sie auf das Register Datenbank um folgende Anzeige zu erhalten: Hier sehen Sie in welchem Verzeichnis sich Ihre Datenbanken befinden (Microsoft Access DB-Verzeichnis). Dort finden Sie neben Ihren Datenbanken nun auch die soeben erstellte Datei eldatrns01.gkk. Diese Datei ist nun mittels ELDA an die Gebietskrankenkasse zu übertragen. Dazu gibt es auf der ELDA Homepage das Programm ELDA ONLINE. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter dem Punkt Internet Zugang

13 Beispiel 3 GKK Abmeldung Wichtig ist auch hier, dass alle erfassten Daten für die Gebietskrankenkasse und den Dienstnehmer überprüft wurden (vgl. Beispiel 2) Bei der Abmeldung muss jedoch noch Folgendes beachtet werden: Der abzumeldende Dienstnehmer muss das korrekte Austrittsdatum angegeben haben Bei der Erfassung der Abmeldung muss das Austrittsdatum mit dem aktuellen Abrechnungsmonat übereinstimmen. Rufen Sie den Menüpunkt Abmeldung im Menü Erfassung auf und geben Sie die Nummer des Dienstnehmers ein. Drücken Sie <F1>, um den Datensatz für die Abmeldung im Fenster anzeigen zu lassen. Drücken Sie dann zweimal <F8>, um in folgendes Fenster zu kommen: Hier geben Sie die zusätzlich für die Abmeldung benötigten Daten ein. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit <F10>. Rufen Sie nun die Erstellung der zu übermittelnden Datei mit folgendem Menüpunkt auf: Nettolohn Datenträger ELDA GKK Abmeldungen Klicken Sie auf Erstellen, um die Datei eldatrns01.gkk zu generieren. Wie Sie die Datei finden, steht bei Beispiel 2 genau beschrieben.

14 Beispiel 4 GKK Nachweisung Für die GKK Nachweisung gilt prinzipiell das unter Beispiel 2 für die Anmeldung Gesagte. Zur Erstellung der Nachweisung ist eine komplette Abrechnung der Dienstnehmer des aktuellen Abrechnungsmonats nötig. Nachdem Sie den Menüpunkt ausgeführt haben und die Datei mit einem Klick auf Erstellen generiert haben, erscheint folgendes Fenster: Sie finden die Datei wie bei Beispiel 2 (siehe dort) in Ihrem PswWin2000\Database-Verzeichnis.

15 Beispiel 5 L Auch die Jahreslohnzettel können im Jahr 2003 über die ELDA Homepage übermittelt werden. Tritt ein Dienstnehmer aus, so ist bis zum 15. des Folgemonats der Jahreslohnzettel zu übermitteln. Diese unterjährigen Lohnzettel sind wegen der neuen Abfertigungsregelung notwendig. Sie erstellen diese Jahreslohnzettel bei dem Menüpunkt: Dabei wird nicht nur der Jahreslohnzettel gedruckt, sondern es wird auch eine Datei Lo00zett.dat erzeugt, die im Verzeichnis X:\pswwin2000 zu finden ist. Dabei ist die Angabe 00 der Mandant 00; Mandant 01 daher Lo01zett.dat. Für jeden Mandanten ist die Datei extra zu erstellen und zu übermitteln. Diese Datei ist genauso zu übermitteln, wie unter dem Menüpunkt Internet Zugang GKK / L beschrieben.

16 Beispiel 6 L Die Jahreslohnzettel für das Jahr 2002 erstellen Sie folgendermaßen: Dabei wird nicht nur der Jahreslohnzettel gedruckt, sondern es wird auch eine Datei Lo00zett.dat erzeugt, die im Verzeichnis X:\pswwin2000 zu finden ist. Dabei ist die Angabe 00 der Mandant 00; Mandant 01 daher Lo01zett.dat. Für jeden Mandanten ist die Datei extra zu erstellen und zu übermitteln. Die Übermittlung der L16 für das Jahr 2002 erfolgt mittels der Homepage Beschreibung zur Übermittlung finden Sie unter Internet Zugang L

17 Internet Zugang - GKK / L Sie müssen bei eine ANMELDUNG durchführen. Danach erhalten sie eine Seriennummer und einen Lizenzschlüssel. Nach dieser Anmeldung gehen Sie wieder auf Dort klicken Sie bitte auf ELDA Online Klicken Sie bitte wieder auf das ELDA Online Symbol im linken gelben Kasten.

18 Dazu is t es einmalig notwendig, dass Sie eine Erstanmeldung durchführen dabei geben Sie bitte alle geforderten Daten ein. Danach erhalten Sie sofort Ihre Zugangsdaten. Mit diesen Zugangsberechtigungen können Sie nun den Einstieg in Elda Online durchführen. Danach sehen Sie sofort eine Übersicht ob und welche Daten Sie bereits übermittelt haben.

19 Beim Menüpunkt Datenübertragung müssen Sie bei Durchsuchen nun Ihre Datei X:\pswwin2000\database\eldatrns01.gkk angeben und senden. Bitte immer mit Abmelden diese Homepage verlassen.

20 Internet Zugang - L Dann bitte auf LOGIN klicken und auf USER ID / PW

21 Danach folgt die Eingabe Ihres Passwortes: Bei der folgenden Seite gehen Sie links oben auf EDI Lohn

22 Klicken Sie bitte auf Übertragung gehen Sie dann bitte auf durchsuchen geben Sie den Pfad Ihrer Datei an. Die Datei lautet lo00zett.dat und befindet sich im Verz. X:\pswwin2000\ Danach klicken Sie auf Lohnzetteldatei senden. Nach einigen Tagen können Sie ( gleicher Einstieg wie eben beschrieben) unter dem Menüpunkt Protokolle online Ihre Übertragung überprüfen. Bitte immer mit LOGOUT diese Homepage beenden.

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