Die Aktive Projektakte. Archiv- und Digitalisierungslösungen für den Anlagenbau

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1 Die Aktive Projektakte Archiv- und Digitalisierungslösungen für den Anlagenbau

2 DIE AKTIVE PROJEKTAKTE Meterweise Ordner im Büro und Archive, die sich über mehrere Büroetagen verteilen: Bei der Realisierung von Projekten fallen oft große Mengen Dokumente an, die nicht nur Raumkapazitäten binden. Auch durch die Suche nach Unterlagen in den hauseigenen Archiven oder Kellerräumen entstehen Kosten und werden Mitarbeiterkapazitäten gebunden. Häufig ergänzen physische Unterlagen nur noch das digitale Archiv, welches im Dokumentenmanagementsystem verwaltet wird. Die Rhenus Office Systems GmbH hat in den letzten Jahren den externen Betrieb vieler technischer Dokumentationen im Rahmen des Business Process Outsourcing übernommen. Mit unserem Produkt, die Aktive Projektakte, realisieren wir Kosten- und Zeitersparnisse für Kunden, die Dokumentenmanagementsysteme nutzen, aber nach wie vor auf physische Dokumente angewiesen sind. Wir machen Ihre Physischen Akten digital verfügbar Rhenus Office Systems übernimmt kosten- und zeiteffizient das Handling Ihrer Akten in eigenen Sicherheitsarchiven. Durch den sogenannten SOD-Prozess ( Scan-On-Demand ) können wir Ihnen physische Projektdokumente innerhalb weniger Minuten digital zur Verfügung zu stellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um großformatige Pläne oder Standardschriftgut handelt.

3 Ihre Vorteile Übernahme der kompletten Projektunterlagen und technischen Dokumentationen Integration physischer Dokumente in bestehende Dokumentenmanagementsysteme Bei Bedarf schnellster, digitaler Zugriff auf einzelne Dokumente aus der Papierakte Transparenz über Akten und Dokumente Bundesweites Netz von Sicherheitsarchiven Schutz vor Brand- bzw. Wasserschäden Videoüberwachung und Einbruchmeldeanlage Zugriffskontrolle und -dokumentation Datenschutzgerechte Aktenvernichtung Informationssicherheit und Qualitätsmanagement zertifiziert nach ISO und ISO 9001

4 PHYSISCHE UND DIGITALE LÖSUNG Wir integrieren physische Dokumente in Ihre digitale Aktenverwaltung. Mittels modernem IT-Equipment bereiten wir die benötigten Dokumente so auf, dass sie sich problemlos in die Hierarchie Ihres Dokumentenmanagementsystems einfügen. Damit sparen Sie nicht nur Platz und Zeit, sondern ergänzen Ihr digitales Archiv um physische Unterlagen. Somit können Sie Projektunterlagen schnell verfügbar machen egal ob für Mitarbeiter, Kunden oder Behörden. Wir helfen Ihnen, Fristen einzuhalten und Prozesse zu optimieren. Dank moderner OCR-Technologie machen wir Ihre digitalisierten Dokumente und technischen Zeichnungen auf Wunsch wieder editierbar, damit Projektunterlagen auch nachträglich bearbeitet werden können. Wir unterstützen Sie bei Ihrer täglichen Arbeit und sorgen für Transparenz Ihrer Verwaltungsdaten. Von der Archivierung über die Digitalisierung bis zur Vernichtung. So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Dokumente.

5 EFFIZIENZ STEIGERN Ihre Projektakten sind physisch und digital sofort und jederzeit verfügbar. Oft werden technische Zeichnungen, wie etwa Konstruktionsentwürfe oder Maschinenzeichnungen abgefragt. Sonderformate, auch größer A0, stellen dabei für uns keine Herausforderung dar. Wir gewährleisten ständigen, schnellen, sicheren und nachvollziehbaren Zugriff auf Ihr gesamtes Archivgut. Durch die Migration der digitalisierten Projektakten in Ihr Dokumentenmanagementsystem beschleunigen Sie Prozesse, ohne dabei den Schutz sensibler Daten zu gefährden. Sämtliche Bewegungen Ihrer Projektunterlagen werden im Archivsystem nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Somit verlieren Sie nie den Überblick über Ihre Dokumente. Unser Service Die Rhenus Office Systems hat sich in vielen Branchen als moderner Dienstleister für Dokumente und Informationen etabliert. Die Dokumenten- und Informationslogistik umfasst alle Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Transport, der Postbearbeitung, der Digitalisierung, dem Personalservice, der Archivierung, der Vernichtung und Entsorgung. Bei uns steht die revisionssichere Dokumentenverarbeitung im Mittelpunkt.

6 DAS UNTERNEHMEN Das Unternehmen Rhenus Office Systems trägt Verantwortung für mehr als 10 Milliarden Dokumente und arbeitet in über 40 Dokumentencentern für über Kunden im In- und Ausland. Unser Leistungsportfolio umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Dokumentes. Von der Ein- und Ausgangsbearbeitung in der Poststelle über die Digitalisierung und Archivierung bis hin zur Vernichtung erledigen wir alle Leistungen sicher und zuverlässig aus einer Hand. Speziell für Unternehmen aus dem Anlagenbau bieten wir individuelle Lösungen im Umgang mit Projektunterlagen. Diese Lösungen umfassen die Umsetzung von Einzelleistungen wie die Aufbewahrung, Digitalisierung oder Vernichtung von Aktenbeständen. Rhenus Office Systems GmbH Rhenus-Platz Holzwickede Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Internet:

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