Partnerschaften bei der technischen Betriebsführung von Krankenhäusern. Erfolgreiche Praxisbeispiele. VAMED Deutschland

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1 Partnerschaften bei der technischen Betriebsführung von Krankenhäusern Erfolgreiche Praxisbeispiele VAMED Deutschland

2 Integriertes Facility Management Gemeinsam für die Charité Die Charité Universitätsmedizin Berlin blickt auf eine 300-jährige Tradition der medizinischen Forschung und Patientenversorgung zurück: 1710 als Pesthaus vor den Toren Berlins gegründet, ist ihre Geschichte mit bahnbrechenden wissenschaftlichen, medizinischen und pflegerischen Leistungen verbunden, aber auch mit Phasen des Krieges, der Zerstörung und der Not. Trotz dieser Wirren hat die Charité ihren Ruf als eine der renommiertesten Universitätskliniken nicht nur bewahren, sondern weiter ausbauen können. Diesen Erfolg verdankt sie ihrer Fähigkeit, sich immer wieder von neuem auf Veränderungen in der Medizin, in der Gesellschaft und bei den wirtschaftlichen Rahmenbedingungen einstellen zu können. Das bewies die Charité auch 2005, als sie nach Wegen suchte, dem anhaltenden Kostendruck im Gesundheitswesen und dem steigenden Defizit zu begegnen. Sie beschloss, sich auf ihre Stärken zu konzentrieren: die Forschung und Lehre, Medizin und Pflege. Diese erfordern eine technisch hoch komplexe Infrastruktur, deren Betrieb aber nicht unbedingt zu den Kernkompetenzen eines Krankenhauses zählt und daher immer häufiger an externe Partner vergeben wird. Die Charité entschied sich jedoch gegen ein klassisches Outsourcing, sondern für ein besonderes Modell: Sie gründete zusammen mit einem Konsortium erfahrener Partner unter Führung von VAMED eine Tochtergesellschaft in Form einer umsatzsteuerlichen Organschaft. Damit beschritt sie für sich neue Wege im Klinikmanagement. >> Die drei Klinikstandorte der Charité (von oben): Mitte, Virchow-Klinikum und Benjamin Franklin.

3 Die Charité CFM Facility Management GmbH ist eine 51-prozentige Tochterfirma der Charité. Die restlichen Anteile werden von den privaten Partnern gehalten, die damit den wirtschaftlichen Erfolg mitverantworten. Die CFM erbringt Dienstleistungen von der Abfallwirtschaft über die Mitarbeiter- und Patientenverpflegung bis hin zur Medizintechnik, Reinigung und Zentralsterilisation. Bei ihr wurden sämtliche nichtmedizinischen Aufgaben zentral gebündelt, um Synergien zu nutzen und an allen drei Standorten nur noch einen zentralen Ansprechpartner für sämtliche Dienstleistungen zu haben. Mit der Management-Kompetenz des von VAMED geführten Konsortiums wurden Arbeitsabläufe standortübergreifend vereinheitlicht und optimiert, Prozesse eng verzahnt, Synergien genutzt und Schnittstellen reduziert. Die langjährige Erfahrung und das Fachwissen der Konsorten ist ein wichtiges Element bei der Optimierung der Prozesse, die allein aus der Charité heraus nicht machbar gewesen wäre, sagt der Charité-Vorstandsvorsitzende Prof. Dr. Karl Max Einhäupl. Als zentrale Einrichtung etablierte die CFM den ServiceDesk: Hier können die Mitarbeiter der Charité schnell und unkompliziert jede erdenkliche Störung aus dem Leistungsbereich der CFM melden oder Aufträge erteilen entweder telefonisch oder über das Intranet. Dies geschieht jedes Jahr rund Mal. Die Ansprechpartner beim ServiceDesk leiten die Meldungen und Aufträge dann unverzüglich an die entsprechenden Leistungsbereiche weiter, von denen es 14 verschiedene gibt. Wer für was zuständig ist darum müssen sich die Mitarbeiter bei der Charité also nicht mehr kümmern. Zugleich tätigte die CFM umfangreiche Investitionen, um den Service zu verbessern. Durch eine modernisierte Ausstattung können die Arbeiten nicht nur besser, sondern auch effizienter erledigt werden: Im Intranet richtete die CFM ein neues Serviceportal ein, mit dem sich Anforderungen und Störungsmeldungen noch einfacher versenden und bearbeiten lassen. Auf zwei Campi führte das Unternehmen ein neues Speisenverteilsystem ein, um die Qualität des Essens weiter zu verbessern. Zudem können die Pflegekräfte die Mahlzeiten für die Patienten mit dem neuen elek- >> Die Medizintechnik (links) und die Betriebstechnik der Charité werden von VAMED verantwortet.

4 tronischen Menübestellsystem nun papierlos direkt in der Küche bestellen. Die Transportlogistik erhielt 20 neue Fahrzeuge. Für den Krankentransport erwarb die CFM ebenfalls zwölf neue Wagen, mit denen sie auch Patienten außerhalb der Charité befördert. Und auf dem Campus Virchow-Klinikum ging 2008 eine neue Zentrale Sterilgut-Versorgungsabteilung erfolgreich in Betrieb um nur einige Beispiele zu nennen. Einen weiteren Investitionsschwerpunkt bildete die Aus- und Weiterbildung der rund Mitarbeiter der CFM. Es hat in den vergangenen Jahren viele Veränderungen gegeben, an die sich auch die Nutzer in unseren Kliniken und Instituten erst gewöhnen mussten, sagt Prof. Dr. Karl Max Einhäupl. Trotz dieses Anpassungsaufwandes konnten deutliche Einsparungen erzielt werden, die in der vorgegebenen Zeit nur möglich gewesen sind, weil wir uns durch die Zusammenarbeit mit dem Konsortium aus drei erfahrenen Dienstleistungsunternehmen VAMED, Dussmann und Hellmann Worldwide Logistics wichtiges externes Know-how in die Gesellschaft geholt haben. Der jährliche Aufwand für das technische und infrastrukturelle Facility Management in der Charité konnte dadurch von ursprünglich rund 148 Millionen Euro auf etwa 103 Millionen Euro im Jahr 2014 gesenkt werden. Insgesamt sparte das Universitätsklinikum dadurch seit 2006 rund 342 Millionen Euro. Für die nahe Zukunft haben die Charité und ihre privaten Partner weitere Kostenreduzierungen in Millionenhöhe vereinbart. Die CFM ermöglicht der Charité darüber hinaus eine umfangreiche Kostentransparenz: Sämtliche zu erbringende Leistungen sind eindeutig festgelegt, und die damit verbundenen Kosten werden entsprechenden Auftraggebern innerhalb des Universitätsklinikums genau zugeordnet. Alle kaufmännischen, technischen und infrastrukturellen Facility-Management-Leistungen der CFM wurden von einem unabhängigen Auditor zertifiziert und entsprechen damit dem europaweiten Standard für nichtmedizinische Dienstleistungen in Kliniken. Das zeigt, dass Kostenreduktion und Qualität kein Widerspruch sind. Seit ihrer Gründung Anfang 2006 hat sich die CFM damit zu einem Erfolgsmodell einer öffentlich-privaten Partnerschaft im Krankenhausbereich entwickelt. Das belegen nicht nur zahlreiche Besuche aus dem Inund Ausland, sondern vor allem die Zufriedenheit des Kunden Charité: Nach einer europaweiten Neuausschreibung der Partnerschaft im Jahr 2011 entschied sich die Universitätsklinik erneut für das von VAMED geführte Konsortium. << Die Charité ist mit Mitarbeitern an drei Klinikstandorten und einem reinen Forschungsstandort einer der größten Arbeitgeber Berlins. Ihre Ärzte und Pflegekräfte behandeln jährlich stationäre und ambulante Fälle. Die 17 Charité-Centren umfassen rund 100 Kliniken und Institute, denen Patientenbetten zur Verfügung stehen. Die CFM erbringt an den drei Klinikstandorten der Charité sämtliche nichtmedizinischen Dienstleistungen aus einer Hand. Zu den von VAMED Deutschland verantworteten Aufgaben gehören unter anderem die Medizin-, Betriebs- und Informationstechnik, die Zentralsterilisation, Architekten- und Ingenieurleistungen sowie die Liegenschafts-, Raum- und Hausverwaltung. Weitere Bereiche sind das infrastrukturelle Facility Management (Reinigung, Catering, Sicherheitsdienste) und die Logistik. Die CFM erzielte 2014 einen Gesamtumsatz von rund 144 Millionen Euro und beschäftigt rund Mitarbeiter.

5 Reorganisation der technischen Infrastruktur für das Neue Klinikum Wie sich das UKE ein zweites Mal erfand Den technischen Betrieb des Neuen Klinikums betreut eine Tochterfirma von VAMED und UKE. Sinkende Budgets im Gesundheitswesen und eine bauliche Struktur, die hohe Betriebskosten mit sich bringt und nicht mehr den Anforderungen an eine moderne medizinische Versorgung entspricht mit dieser Situation sah sich das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) Anfang des Jahrtausends konfrontiert Betten mit der dazugehörigen Infrastruktur waren auf über 150 Gebäude verteilt. Durch die langen Wege entstanden hohe Kosten für den Personen- und Güterverkehr. Die historische Pavillonbauweise hatte außerdem zu einem Gebäudebestand geführt, dessen Nutzfläche wesentlich größer war als bei einer optimalen Organisationsund Baustruktur. Diese schwierige Lage nahm das UKE zum Anlass, sich neu zu erfinden. Das Ziel: eine optimierte Prozesseffizienz mit hoher medizinischer Qualität und einem attraktiven Arbeitsumfeld zu verbinden. Um dies zu erreichen, sollte unter anderem neu gebaut werden: Ein ambitioniertes Projekt der Masterplan UKE wurde gestartet. Im Jahr 2003 begannen die Planungen für ein neues Forschungsgebäude, ein neues Lehrgebäude und vor allem für das Neue Klinikum. Alle drei Gebäude sollten inmitten des bisherigen Klinikgeländes in Eppendorf entstehen. Um die Neubauten in die bestehende Infrastruktur einzubinden, die zahllosen Umzüge zu organisieren und während sämtlicher Phasen alle Gebäude so effizient wie möglich zu betreiben, bedarf es besonders leistungsfähiger und flexibler Teams im Facility Management und in der Medizintechnik. Das UKE entschloss sich deshalb, hierfür 2004 zwei Tochtergesellschaften zu gründen: die KFE Klinik Facility-Ma- >>

6 nagement Eppendorf und die KME Klinik Medizintechnik Eppendorf. Das erforderliche Fachwissen und die nötige Management-Erfahrung sollte ein privater Partner einbringen, der über ein europaweites Vergabeverfahren gesucht wurde. Bei dem Wettbewerb konnte sich die VAMED als bester Anbieter durchsetzen, die seither an beiden Gesellschaften mit 49 Prozent beteiligt ist und damit auch für deren Erfolg geradesteht. Durch die Management-Leistungen der VAMED ist es gelungen, die Vorgaben der Geschäftspläne für die vergangenen fünf Jahre nicht nur einzuhalten, sondern sogar zu übertreffen. Dies gilt sowohl für die quantitativen als auch für die qualitativen Ziele, sagt Frank Dzukowski, Geschäftsführer von KME und KFE. Der frühere technische Leiter des UKE führt beide Firmen jeweils gemeinsam mit einem von VAMED gestellten Prokuristen. Die vereinbarten Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen erziel- ten KFE und KME, indem beide an externe Firmen vergebene Leistungen ins UKE holten. Dazu wurden entsprechende Strukturen geschaffen, neue Mitarbeiter eingestellt und vorhandene weitergebildet. Die KFE führte zudem ein professionelles Computersystem für Facility Management (CAFM) ein, und die KME richtete ein Technisches Servicezentrum ein. Wir wollen möglichst viele Aufgaben selbst erledigen. Denn das kostet deutlich weniger, als diese Leistungen fremd zu vergeben. Außerdem haben wir kurze Wege zu unseren Kunden, sagt Frank Dzukowski. Deshalb haben wir in der Vergangenheit kein Personal eingespart, sondern sogar in größerem Umfang neue Mitarbeiter eingestellt. Aus den von der UKE übernommenen und den neuen Kollegen ist mittlerweile ein schlagkräftiges Team geworden. Wo auf ex-terne Dienstleister dennoch nicht verzichtet werden kann, wurden Service- und Kooperationsverträge er-folgreich nachverhandelt. Neben der Wartung geht es dabei auch um die Weiterentwicklung der Hightechgeräte. Medizintechnik bringt Segen, aber auch Gefahren, sagt Dzukowski. Der Betrieb der Medizintechnik muss so sicher sein wie irgend möglich. Ihre Aufgabe ist es schließlich, Leben zu retten. Jeder Bedienfehler kann unerwünschte Konsequenzen haben. Seine Leitfrage: Haben wir alles getan, was wir tun können, damit ein medizin- >> Tradition und Moderne liegen auf dem Gelände des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf nahe beieinander.

7 technisches Gerät sicher betrieben werden kann? Würde ein Gutachter dies im Schadensfall bestätigen? Bei der Inbetriebnahme des Neuen Klinikums Anfang Februar 2009 übernahmen KME und KFE wichtige Aufgaben: Die KME organisierte beispielsweise den Umzug eines Großteils der Medizintechnik in den Neubau und richtete dort ihr neues Technisches Servicezentrum ein. Die medizintechnische Ausstattung des Neuen Klinikums im Wert von rund 45 Millionen Euro wurde von der VAMED-Tochterfirma Hermed geplant, in umfangreichen Verhandlungsrunden beschafft und in Betrieb genommen. Die KFE überprüfte zusammen mit den baubegleitenden Ingenieurbüros bei der Bauabnahme des Neuen Klinikums sämtliche Anlagen und Gebäudeteile hinsichtlich ihres Aufbaus, ihrer Funktionseigenschaften und Betriebsfähigkeit. Außerdem gestaltete sie die vorhandenen großen Außenanlagen neu und richtete ein modernes Warenverteilzentrum ein. Bereits zuvor hatte die KFE das bestehende UKE-Kraftwerk für den Neubau erweitert. Weitere große Projekte für KME und KFE waren das neue Laborzentrum (Planung, Bau und Einrichtung), das Gebäude für Ambulantes Operieren (Planung und Bau) sowie die Planung des Hörsaalzentrums Campus Lehre. Der Umbau des UKE ist damit weit fortgeschritten, aber noch längst nicht abgeschlossen. Weitere Neubauten und Sanierungen sind geplant. Doch bereits jetzt haben die KFE im Facility Management und die KME im Betrieb der Medizintechnik bewiesen, dass sie sich flexibel und zuverlässig auf die unterschiedlichen Entwicklungsphasen des UKE einstellen können. Auch künftig werden beide Unternehmen das Uni- versitätsklinikum auf seinem Weg zu einer erfolgreichen, modernen und profitablen Gesundheitseinrichtung tatkräftig unterstützen. << Das UKE Das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE) umfasst heute in 14 Zentren mehr als 80 interdisziplinär zusammenarbeitende Kliniken, Polikliniken und Institute. Mit Betten sowie 225 Betten im Universitärem Herzzentrum Hamburg GmbH ist es eines der größten Krankenhäuser in Hamburg. Jährlich nimmt das Klinikum über Patienten stationär auf. Hinzu kommen ambulante Patienten sowie knapp Notfälle. Viele Therapien können in Hamburg und Umgebung nur hier erfolgen zum Beispiel Transplantationen von Herz, Lunge, Leber, Niere und Knochenmark. Die KFE beschäftigt 160 Mitarbeiter, die KME 50. Die KFE verantwortet sämtliche Dienstleistungen in den Bereichen Technik, Bauwesen und Energieversorgung. Dazu zählen die Instandhaltung und Instandsetzung der Gebäude einschließlich der technischen Infrastruktur sowie die Planung und das Baumanagement. Das Unternehmen betreibt unter anderem eine Gärtnerei, eine Tischlerei, eine Schlosserei und eine Kfz-Werkstatt sowie eine UKE-eigene Energiezentrale. Die KME sorgt dafür, dass die teuren medizintechnischen Geräte rund um die Uhr betriebsfähig und uneingeschränkt verfügbar sind. Die Aufgaben der KME- Mit-arbeiter sind vielfältig. Zehn Techniker führen jährlich rund Tätigkeiten aus. Im Bereich der Service-steuerung arbeiten acht Mitarbeiter und zwei Auszubildende an der Dokumentation der Gerätebücher und bearbeiten Störungen sowie Prüfungen. Zu den Aufgaben der KME gehört auch die Beratung und Betreuung der Kliniken, Institute und des Strategischen Einkaufs bei Beschaffungen und Umzügen.

8 Fortschritte für die Umwelt am UKE Klimaschutz und Energiesparen Klimaschutz ist ein wichtiges Anliegen auch für das Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf (UKE). Das Klinikum will die Vorgaben des Kyoto-Protokolls zur Verringerung von Treibhausgas einhalten und Energie effizienter einsetzen. Vor drei Jahren hat das UKE deshalb zusammen mit VAMED die KFE Energie GmbH gegründet. Dort sind alle Kompetenzen zur Energiewirtschaft und zum Klimaschutz gebündelt. Den Augen von Thorsten Lüth entgeht nichts. Wenn in einem Verwaltungsgebäude des UKE noch im Sommer eine Heizung auf Hochtouren läuft oder der Tagesstromverbrauch ungewöhnlich hoch ist, blinkt auf dem Computerbildschirm des Energie-Ingenieurs eine rote Warnleuchte. Auf dem Schirm überwacht Lüth die Messwerte zur Energieversorgung des gesamten Universitätsklinikums. Und greift ein, wenn die Anzeigen von der Norm abweichen. Wir sind eine Art Feuerwehr, sagt der Ingenieur. Wenn irgendwo Energie vergeudet wird, müssen wir schnell reagieren. Sein Einsatz wie der seiner Teamkollegen gilt einem effizienten Energiemanagement, das Geld spart und den Ausstoß von Treibhausgasen vermindert. Energie-Einsparungen gelingen nur, wenn alle an einem Strang ziehen, sagt Frank Dzukowski, Geschäftsführer der Klinik Facility Management Eppendorf GmbH (KFE). Im Jahr 2006 hat die KFE zusammen mit dem privaten Klinikdienstleister VAMED die KFE Energie GmbH gegründet. Dort sind alle Kompetenzen zur Energiewirtschaft und zum Klimaschutz gebündelt. Seitdem haben die Experten wie Ingenieur Lüth und seine Die Luft über dem UKE möglichst wenig mit Emissionen zu belasten, ist eine der Aufgaben der KFE Energie. Kollegen Joachim Freitag, Thomas Buhrmeister, Claus Brüggemann und Helmut Wisen zahlreiche Verbesserungen angestoßen und Innovationen etabliert. Zudem wurde bei den zahlreichen Neubauten des UKE der neueste Stand der Energietechnik eingebaut. Etwa im Neuen Klinikum: Lässt dort ein Arzt oder Patient das Fenster eines Zimmers längere Zeit offen stehen, während die Heizung in Betrieb ist, veranlasst ein intelligenter Regler, dass die Heizungsventile sofort schließen damit so wenig Wärme wie möglich nutzlos verpufft. Die zentrale Wärmerückgewinnungsanlage dient ebenfalls dem Klimaschutz. Sie sorgt dafür, dass die Wärme aus der Abluft wiederverwertet wird. All dies soll mit dazu beitragen, dass der höhere Energiebedarf im Neuen Klinikum etwa durch die längeren Betriebszeiten der OP-Säle mit ihren Hightech-Geräten aufgefangen wird. Die Liste aller weiteren Projekte zum Energiesparen und zum Schutz der Atmosphäre ist lang. Da ist etwa die Wetterstation auf dem Dach des Operativen Zentrums. Sie misst alle notwendigen Werte, um die Raumtemperatur aller Gebäude optimal einzustellen. Ein ganz zentrales Element ist die Gebäudeleittechnik, mit der die Techniker nachts den Verbrauch drosseln. >>

9 Fahrleistung von Kilo-metern freisetzen. Das Energiesparen senkt zwar auch Kosten, doch leider wurde das finanzielle Plus in den vergangenen Jahren durch die Verteuerung von Energie wieder zunichte gemacht. Denn zwischen 2003 und 2008 stieg der Energiepreis um etwa 45 Prozent. Auf dem bisher Erreichten wollen sich die Verantwortlichen nicht ausruhen. Sie arbeiten an zahlreichen neuen Projekten. Die Klinik Logistik Eppendorf etwa möchte bis Ende 2009 den Großteil des Fuhrparks mit schadstoffärmeren Fahrzeugen bestücken; auch Elektro-Autos sind im Gespräch. Und die Energie-Ingenieure prüfen, ob sich die Wärmeregelung in allen Gebäuden durch den Einsatz kurzfristiger Wetterprognosen effizient verbessern lässt. Wir sind auf einem guten Weg, weiter Energie einzusparen und damit den steigenden Preisen entgegenzuwirken, sagt KFE-Chef Dzukowski. << Frank Dzukowski, Geschäftsführer der Klinik Facility Management Eppendorf. Wichtig sind auch die neuen Kältemaschinen, die mit ihren Kompressoren viermal wirkungsvoller arbeiten als die bisherigen Geräte. Große Wirkung zeigen die neuen Plattenwärmetauscher und die Dampfkessel. Die Kessel ersetzen die rund 30 Jahre alten Modelle aus der Zeit der Dampfheizung. Das Ergebnis der Bemühungen kann sich sehen lassen. Der Energieverbrauch pro Quadratmeter ist in den Jahren 2004 bis 2008 flächen- und witterungsbereinigt um zwölf Prozent gesunken, sagt KFE-Chef Dzukowski. Das ist ein Riesenerfolg. Diese Verminderung reduziert den CO 2 -Ausstoß um Tonnen jährlich. Zum Vergleich: Die Reduktion entspricht der Menge, die 700 benzingetriebene Autos mit einer jährlichen Ein effizientes Energiemanagement reduziert nicht nur die Kosten, sondern schont auch die Umwelt.

10 Unser Unternehmen VAMED ist ein weltweit führender Partner von Krankenhäusern und Gesundheitseinrichtungen für Planung und Bau sowie Management und Betrieb von Infrastruktur, Technik und Gebäuden. Seit mehr als 30 Jahren verwirklichen wir in Deutschland erfolgreich mit unseren Kunden partnerschaftliche Modelle, mit denen wir zu mehr Qualität und Effizienz bei der technischen Betriebsführung beitragen. Bei unserer Arbeit verfolgen wir einen ganzheitlichen Ansatz: Wir haben stets das Zusammenspiel aller Abläufe bei der Patientenversorgung im Blick. Unsere Dienstleistungen: Technische Betriebsführung, Management, Investitionsplanung und Strategieberatung in den Bereichen Medizintechnik, Krankenhausbetriebstechnik, Informationstechnik, Sterilgutaufbereitung und OP. Schicklerstraße Berlin Telefon: Telefax: Entwicklung und Realisierung von Bauprojekten im Gesundheitswesen: Öffentlich-Private Partnerschaften General- und Totalübernehmerschaften General- und Fachplanungen Finanzierungssicherung Projektmanagement Inbetriebnahme Betriebsorganisationsplanung Masterplanung Machbarkeitsstudien