E-RECHNUNGEN AN DEN BUND ALLES NEU AB MMag. Roland Strauss Senior Manager, TPA Horwath Steuersparen mit der optimalen Rechtsform

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1 E-RECHNUNGEN AN DEN BUND ALLES NEU AB MMag. Roland Strauss Senior Manager, TPA Horwath Steuersparen mit der optimalen Rechtsform Der neue Rechtsformrechner E-Rechnungen an den Bund Alles NEU ab Mag. Monika Seywald MMag. Roland Strauss 1

2 E-Rechnungen an den Bund Alles neu ab Überblick zum Kennenlernen der Neuerungen: Allgemeines zur E-Rechnung Herausforderungen Die neue E-Rechnung an den Bund (ab ) Seite 61 Allgemeines zur E-Rechnung Elektronische Rechnung in einem elektronischen ausgestellt und empfangen ( 11 Abs. 2 UStG 1994 idf AbgÄG 2012) Keine spezielle Form der elektronischen Übertragung wird vorgeschrieben. Rechnung kann übermittelt werden als: , -Anhang, Web-Download, Fax (Standardfax, Faxserver, Computerfax). Grundsätzlich sämtliche elektronischen e zulässig: PDF-Datei Textdatei strukturierte e wie.xml und.html. Zur Sicherstellung der Unveränderbarkeit der Rechnung bieten sich sog. Write-Once-Read-Many-e (WORM) an. Seite 62 2

3 Allgemeines zur E-Rechnung Echtheit, Unversehrtheit, Lesbarkeit Die Kriterien Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit und Lesbarkeit des Inhalts Der Rechnungsausteller muss die Rechnung in einem entsprechendem erstellen und mittels geeignetem Medium übermitteln. Der Rechnungsempfänger muss diese Kriterien überprüfen bzw. sicherstellen. Achtung: Umsatzsteuerschuld kraft Rechnungslegung Seite 63 Herausforderungen Innerbetriebliches Steuerungsverfahren Zur Prüfung und Sicherstellung der Kriterien Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit ist ein Kontrollverfahren einzurichten. Abläufe der Prüfung sind zu dokumentieren. Interner Prüfpfad zwischen der Rechnung und der Zahlungsverpflichtung. Muss kein technisches bzw. automatisierte Verfahren sein (abhängig von der Unternehmensgröße). Abgleich mit anderen Dokumenten (Kaufvertrag, Lieferschein, etc.) kann ausreichen. Abhängig von der Unternehmensgröße bestehen darüber hinaus zahlreiche weitere Herausforderungen: Seite 64 3

4 E-Rechnung an den Bund Anforderungen an die E-Rechnung Ab Rechnungen für Waren und Dienstleistungen an Bundesdienststellen ausschließlich als E-Rechnung einzubringen! Bundesdienststellen sind alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen sowie das Parlament, die Präsidentschaftskanzlei, der Verwaltungsgerichtshof, der Verfassungsgerichtshof, die Volksanwaltschaft und der Rechnungshof. Vollständige Liste unter Langbezeichnung Arbeitsmarktservice Österreich, Länder, Gemeinden Autobahnen und Schnellstraßen Finanzierungs AG Bundes Immobilien GmbH Bundesmuseen Bundesrechenzentrum GmbH Finanzmarkaufsicht Münze Österreich Österreichische Bundesbahnen Österreichische Bundesfinanzierungs GmbH Österreichische Bundesforste AG Universitäten Kurzbezeichnung AMS ASFINAG BIG Bundesmuseen BRZ FMA ÖBB ÖBFA ÖBF Seite 65 E-Rechnung an den Bund USP online () Seite 66 4

5 E-Rechnung an den Bund USP online () Bestätigung Anwender: Keine Möglichkeit E-Rechnung zu erstellen Nur vereinzelte Rechnungsstellung an Bundesdienststellen Seite 67 E-Rechnung an den Bund s Hochladen von selbst erstellten strukturierten E-Rechnungs-Dokumenten Erstellung aus Fakturierungssystem Erstellung mit Word Plugin der WKÖ Prüfung von Kriterien (z. B. Dateiformat, Pflichtfelder) sofort beim Prüfung von Bedingungen (z. B. Referenzdaten zur Bestellung und zur Bestellorganisation) nach dem Im Erfolgsfall Rechnungsnachweis im PDF per Anwender: Möglichkeit E-Rechnung zu erstellen vorhanden Nur vereinzelte Rechnungsstellung an Bundesdienststellen Seite 68 5

6 E-Rechnung an den Bund Im System erzeugte E-Rechnungen samt Beilagen auf einfache Weise automatisiert übertragen Authentifizierte Anmeldung am USP automatisch vom Voraussetzungen Eigener USP-Benutzer für s Strukturierte e-rechnung in einem unterstützten (ebinterface 3.0, ebinterface 3.0.2, ebinterface 4.0 oder UBL) Optional elektronische Signatur Anwender: Möglichkeit strukturierte E-Rechnung zu erstellen vorhanden Häufige Rechnungsstellung an Bundesdienststellen zu aufwendig Seite 69 Face-to-Face-Business by MMag. Roland Strauss Tel.: roland.strauss@tpa-horwath.com Seite 70 6

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