Handbuch zur Registrierkasse hellocash

Transkript

1 Handbuch zur Registrierkasse hellocash Datum des Handbuchs: Programmversion: Wenn du das liest, dann darf ich dich herzlich bei hellocash willkommen heißen und ich freue mich, dass du dich für hellocash interessierst! Wenn du Fragen hast, dann ist auch unser Support-Team für dich verfügbar! Die Kontaktdaten findest du unter Inhaltsverzeichnis 1. Vor dem Start notwendig Ändere dein Passwort Hinterlege deine Stammdaten Adresse ändern Mitarbeiter anlegen Artikel anlegen Warenwirtschaft Dienstleistungen anlegen Dashboard/Übersicht Arbeiten mit der Registrierkasse Rechnung erstellen Rechnung verwalten Kassabuch Abschlüsse Datenerfassungsprotokoll Einstellungen Hilfe Seite 1 von 18

2 1. Vor dem Start notwendig 1.1 Ändere dein Passwort Zu Beginn empfehlen wir dir, dass du dein Passwort änderst, bzw. dein Wunschpasswort definierst. 1.2 Hinterlege deine Stammdaten Im nächsten Schritt solltest du deine Stammdaten ändern, damit auf allen Belegen und Rechnungen deine richtigen Daten angezeigt werden. Seite 2 von 18

3 1.3 -Adresse ändern Des Weiteren kannst du im Menü Unternehmen auch deine Adresse ändern, falls notwendig. 1.4 Mitarbeiter anlegen Bitte lege hier deine Mitarbeiter an. Das ist wichtig für die Angabe des Kassiers sowie auch einer eventuellen Umsatzzuweisung. Seite 3 von 18

4 1.5 Artikel anlegen Artikelverwaltung Hier kannst du alle Artikel hinzufügen, die du gerne in Zukunft bonieren möchtest. Klicke dazu einfach auf Artikel hinzufügen. Es öffnet sich ein neues Fenster und du kannst den Namen des Artikels eingeben. Zu dem passenden Artikel kannst du eine Kategorie festlegen. Diese ist in der Kategorienverwaltung (siehe rechts) auch änderbar. Mit der Artikelkategorie werden Oberkategorien von Artikeln erstellt, die dir später bei der Bonierung helfen. Verfügt dein Artikel über einen EAN Code und hast du einen Barcodescanner im Einsatz, kannst du auch automatisiert mit EAN Codes arbeiten. Das bedeutet, du hinterlegst den Artikel einmalig und musst diesen beim Bonieren nicht aufrufen, sondern scannst den Code und erscheint automatisch das Produkt, Preis etc. Seite 4 von 18

5 Im nächsten Reiter Preis kannst du den Verkaufspreis und auch den Einkaufspreis eingeben. Seite 5 von 18

6 Im Reiter Lagerstand, kannst du die aktuelle Lagermenge verändern. Wenn du möchtest, kannst du auch einstellen, dass dich das System erinnert, sollte der Lagerstand unter ein bestimmtes Minimum geraten. Unter dem Punkt Lieferant, kannst du den entsprechenden Lieferanten deines Artikels hinterlegen. Den Hersteller definiert du im letzten Reiter Hersteller. Seite 6 von 18

7 Lieferanten Hier kannst du auch nochmals die Lieferanten einsehen, und diese bearbeiten und Daten ergänzen 1.6 Warenwirtschaft Unter diesem Punkt kannst du den Lagerstand der Artikel verwalten. Ausgänge werden automatisch bei Rechnungserstellung verbucht, Eingänge sollten zum Lieferzeitpunkt eingetragen werden. Seite 7 von 18

8 1.7 Dienstleistungen anlegen Unter dem Punkt Dienstleistungen kannst du deine Dienstleistungen eintragen. Auch diese können mit einem Barcode versehen werden. Seite 8 von 18

9 2. Dashboard/Übersicht Wenn alle Grundeinstellungen gemacht wurden sowie Artikel und Dienstleistungen festlegen, kann man mit der Kasse starten. Beim Einstieg kommt man direkt in die Übersicht. Dort sind alle Punkte angeführt, die am meisten verwendet werden. Klick einfach auf Rechnung erstellen und schon kann es losgehen. Seite 9 von 18

10 3. Arbeiten mit der Registrierkasse 3.1 Rechnung erstellen Im Menü Rechnung erstellen kannst du eine Rechnung bzw. einen Beleg erstellen. Wenn du die Artikel deiner Wahl gewählt hast, dann kannst du die einzelnen Artikel/Positionen bearbeiten oder wieder löschen. Du kannst auch eine Position hinzufügen, die noch nicht angelegt ist unter +Position im unteren Bereich der Kassa. Seite 10 von 18

11 Des Weiteren hast du die Möglichkeit, dass du Artikel und Dienstleistungen scannst, die Rechnung leerst, eine Position manuell hinzufügst, eine Rechnung parkst, eine geparkte Rechnung aufrufst oder die Zahlung durch den Kunden einleitest. Solltest du dich vertippt haben, kann du entweder einzelne Positionen mit dem roten Kreuz löschen oder die ganze Rechnung leeren. Nachdem du boniert hast, kannst du die Rechnung nur stornieren und nicht löschen. Seite 11 von 18

12 Wenn du auf Zahlung klickst, dann ist der Prozess der Folgende: 1. Du wählst den entsprechenden Kassier. Dieser kann unter dem Punkt Mitarbeiter im Hauptmenü auch wieder bearbeitet und gelöscht werden 2. Sollte eine andere Person kassieren als diejenige, die für den Umsatz verantwortlich ist, kann du hier die Person eingeben 3. Wähle die Zahlungsart aus 4. Du kannst die Rechnung auch einem Kunden zuweisen 5. Das Zahlenfeld hilft dir, das Wechselgeld auszurechnen 6. Im letzten Schritt kannst du auswählen, wie die Rechnung erstellt werden soll Zusammenfassend sind folgende Felder Pflichtfelder: 1, 2, 6 Die anderen Felder dienen dir zur Hilfe und müssen nicht ausgefüllt werden. Danach wird die Rechnung oder der Bon angezeigt und kann gedruckt werden. Seite 12 von 18

13 3.2 Rechnung verwalten Hier kannst du alle Rechnung, die bereits erstellt wurden, einsehen. Du findest die Nummer, Datum und kannst auch die genauen Positionen einsehen. Du hast die Möglichkeit die Rechnung nachzudrucken oder als Mail zu versenden. Außerdem kannst du die Rechnung hier stornieren. Seite 13 von 18

14 Dabei wird der Mitarbeiter eingegeben, der die Stornierung durchgeführt hat sowie auch ein Stornogrund. In der Übersicht ist diese Rechnung als Storno ersichtlich. Seite 14 von 18

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16 3.3 Kassabuch Unter dem Punkt Kassabuch werden alle Zahlungseingänge automatisch übernommen. Du kannst dort auch andere Einzahlungen vermerken sowie deine Auszahlungen. So hast du die Kontrolle über deinen derzeitigen Kassenstand. 3.4 Abschlüsse Unter dem Punkt Abschlüsse kannst du mehrere Abschlüsse für deine Buchhaltung erstellen. 3.5 Datenerfassungsprotokoll Das Datenerfassungprotokoll zeigt alle Bewegungen in der Kassa auf. Wir empfehlen dir eine regelmäßige Speicherung des Datenerfassungsprotokolls lokal auf deinem Gerät. Seite 16 von 18

17 3.6 Einstellungen Die Einstellungen unter dem Registrierkassenpunkt sind extra Einstellungen für die Kasse. Du kannst folgende Einstellungen vornehmen: 1. Modus: hier sieht du, ob du dich im Echt- oder Testmodus befindest. Du kannst jederzeit auch bei Echtmodus in den Testmodus zurückwechseln, wenn du beispielsweise neue Mitarbeiter einschulen möchtest. 2. Nummernkreise zurücksetzen: wird normalerweise einmal jährlich durchgeführt. 3. Kleinunternehmerregelung. Solltest du unter die Kleinunternehmerregelung fallen, bitte hier ein Häckchen setzen. Es wird dann ein entsprechender Text am Bon mit ausgedruckt. 4. Beleg Fußzeile: du kannst einen individuellen Text andrucken lassen und diesen beliebig oft verändern 5. Beleg Logo: hier kannst du dein Logo hochladen und am Bon mitausdrucken lassen. Seite 17 von 18

18 3.7 Hilfe Hier findet du unsere AGBs, FAQS, das Handbuch sowie auch den Kontakt zu uns. Seite 18 von 18