Handbuch. Terminverwaltungssoftware für Microsoft Windows und TomTom Telematics

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1 Handbuch Terminverwaltungssoftware für Microsoft Windows und TomTom Telematics

2 Systemanforderungen ab Microsoft Windows Vista Service Pack 2, Windows 7 SP 1 Microsoft.NET Framework 4.5 Full ab Microsoft Excel 2007 Internetzugang TomTom Telematics WEBFLEET.connect Zugang Installation Die Installationsdatei stellt entweder der Händler zur Verfügung oder kann über die Webseite bezogen werden. Die Installationsdatei ist ggf. zu entpacken und auf dem Windows PC zu kopieren. Der angemeldete Windowsbenutzer muss über Administration Rechte verfügen. Abbildung 1: Installation Erster Programmstart Im Windows Startmenü ist ein Programmeintrag zu finden, welcher durch Klick die Anwendung startet. Während des ersten Programmstarts sind alle benötigten Programmeinstellungen einzupflegen. Dazu gehören die Einstellungen zu hinterlegen, das Anlegen eines Excel-Datei Profils und die Zugangsdaten für TomTom Telematics WEBFLEET.connect. Diese Einstellungen sind Vorrausetzung für die Nutzung der Software. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 2 von 12

3 Einstellungen Der Einstellungsdialog ist unter Datei -> Einstellungen zu finden. Dort werden die grundlegenden Einstellungen von EKconn vorgenommen. Dieser Dialog hat drei Registerkarten. Allgemein Tour Modus Abbildung 2: Einstellungen - Allgemein Hier wird der Standard Auftragstyp hinterlegt. Dieser wird immer dann genutzt, wenn in der Excel Datei kein Auftragstyp gefunden oder ausgewertet werden kann. Es wird zwischen drei Auftragstypen unterschieden: Service, Abholung und Lieferung Abbildung 3: Einstellungen Tour Modus Sofern in der Excel Datendatei die Termine in Touren erfasst sind, sollte diese Option aktiviert werden. Dies hat zur Folge, dass EKconn die Touren in der Übersicht trennt. WEBFLEET Die TomTom Telematics WEBFLEET Zugangsdaten sind zu hinterlegen. Es ist zu empfehlen, einen extra Benutzer für die WEBFLEET.connect Kommunikation anzulegen. Dabei ist auf das Recht WEBFLEET.connect zu achten. Hilfestellung gibt der zuständige TomTom Händler oder unser Support (siehe Kapitel Support). Abbildung 4: Einstellungen WEBFLEET Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 3 von 12

4 Profil Um eine Excel-Datei importieren zu können muss vorher ein Profil extra für die zu importierende Excel-Datei erstellt werden. Alle anderen Importformate betrifft dies nicht. Profil anlegen Um ein Profil anzulegen wird im Menü auf den Punkt Profile und dann auf neues Profil geklickt. Ausnahme ist der erste Programmstart, in dem Fall öffnet sich dieses Fenster automatisch. Abbildung 5: Profil anlegen Ein Profil wird in zwei Schritten angelegt. Der erste Schritt ist die zu importierende Datei zu öffnen, indem der Button Excel Datei öffnen gedrückt wird. Es öffnet sich ein Standard Windows Dateiauswahl Dialog. Dort ist die entsprechende Datei auszuwählen und auf Öffnen zu klicken.

5 Abbildung 6: Profil anlegen, Windows Dateiauswahl Dialog Anschließend wird der Dateipfad zu der Datei angezeigt Abbildung 7: Schritt 1 Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 5 von 12

6 Im zweiten Schritt wird das Format festgelegt. Das entsprechende Programmfenster öffnet durch Klick auf den Button Format festlegen. Abbildung 7: Profil anlegen In dem linken Bereich werden die Überschriften der importierten Datei angezeigt. Rechts davon sind die Objekte die an TomTom Telematics übermittelt werden können. Die Pflichtfelder/ Objekte, die auf jeden Fall von TomTom Telematics benötigt werden, sind gelb hinterlegt. Achten Sie darauf, dass diese einer Überschrift Ihrer Datei zugeordnet sind. Die Zuordnung der benötigten Objekte zu den Spalten Ihrer Datei, wird per Drag & Drop erstellt. Hierzu mit der linken Maustaste auf das Objekt klicken und mit gehaltener Maustaste rechts auf die Spaltenüberschrift ziehen. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 6 von 12

7 Sind die Termine in dem Excel Dokument gruppiert bzw. in Touren zusammengefasst, so kann mittels Klick auf den Button Gruppierung /TourModus ein weiteres Einstellungsfenster geöffnet werden. Abbildung 8: Gruppierung / Tour Modus Einstellungen In diesem Einstellungsfenster wird die Gruppen /Tour Struktur festgelegt. Ähnlich wie bei der Terminstruktur geschieht dies per Drag & Drop. Um erkennen zu können welcher Termin zu welcher Gruppe gehört, ist es wichtig logische Einheiten bilden zu können. Hierzu sind Regeln zu hinterlegen. Dies wird auf der Registerkarte Einstellungen vorgenommen. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 7 von 12

8 Abbildung 9: Gruppierung / Tour Modus Einstellungen - Einstellungen Die in der Grafik beschriebene Regel besagt, dass immer wenn das Feld Gesamt-Zeit nicht leer ist, eine neue Gruppe / Tour beginnt. Termine die zwischen zwei Touren liegen gehören immer zur erst erkannten Gruppe / Tour. Zum Abschließen der Einstellungen den Button Ok klicken, dass Fenster schließt und Sie sind wieder in den Profil-Einstellungen. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 8 von 12

9 Das Profil muss nur einmalig angelegt werden. Es wird unter einem frei wählbaren Namen gespeichert. Dieser wird nach Klick auf den Speichern Button abgefragt. Wenn die zu importierende Datei eine Überschrift enthält die nicht als Termin behandelt wird, so ist links oben das Häkchen erste Zeile enthält Überschriften zu setzen. Abbildung 10: Profil speichern Dieses Programmfenster ist mit drücken des Buttons OK zu verlassen. Profil bearbeiten Die bereits angelegten Profile können im Nachhinein noch bearbeitet werden. Hierzu wird unter dem Menüpunkt Profile das entsprechende Profil ausgewählt. Anschließend auf Editieren geklickt. Abbildung 11: Profil Auswahl Die nun folgenden Schritte sind aus dem Abschnitt Profil anlegen bekannt. Profil löschen Um ein bestehendes Profil zu löschen wird im Menü unter Profil das zu löschende Profil ausgewählt und auf Löschen geklickt. Nach einer Sicherheitsabfrage wird das Profil unwiderruflich gelöscht. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 9 von 12

10 Handhabung Sobald alle Einstellungen vorgenommen wurden, kann die Arbeit mit der Software beginnen. Im Ersten Schritt ist die Datendatei zu öffnen. Im Menü Datei auf Öffnen klicken. In dem nun geöffneten Dateiauswahldialog die Datendatei auswählen und mittels öffnen bestätigen. Der Fortschritt des Importvorganges ist links unten in der Statuszeile der Anwendung zu sehen. Je nach Umfang der Datendatei kann dieser Vorgang auch länger dauern. Tourübersicht Je nach dem ob der Tour Modus aktiv ist unterscheidet sich die Übersicht. Ist der Tour Modus aktiv, so werden in der Übersicht die Touren angezeigt. Abbildung 12: Tour Modus aktiv - Tourübersicht Mittels klick auf den Button Disponieren wird die entsprechende Tour ausgewählt und es öffnet sich die Terminübersicht. Ist der Termin Modus nicht aktiviert, so öffnet sich direkt die Terminübersicht. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 10 von 12

11 Terminübersicht Abbildung 13: Terminübersicht Pro Zeile ein Datensatz. Je nach Status werden die Zeilen eingefärbt. Rot : Fehlerhaft, wird nicht übertragen Weiß : Korrekt, steht zur Übertragung bereit Blau : Fehler bei der Übertragung zu TomTom Telematics Grün : Erfolgreich übertragen Änderungen an den Daten können direkt in dieser Ansicht vorgenommen werden. Alle Änderungen werden zur Laufzeit auf Plausibilität geprüft und entsprechend als weiß oder rot markiert. Änderungen an bereits übertragen Datensätzen sind jederzeit möglich, bei der nächsten Übertragung werden die Daten bei TomTom Telematics aktualisiert. Maßgeblich für die Widerkennung bei TomTom Telematics ist die Id. Daher ist diese über die Software nicht bearbeitbar. Würde die Id sich ändern würde der Datensatz als neuer Termin an TomTom Telematics übertragen. Somit hätte der Termin sich dupliziert. Alle mit Häkchen markierten Datensätze, die weiß markiert sind, stehen zur Übertragung bereit. Diese wird über Datei -> Übertragen gestartet. Voraussetzung hierfür ist, dass die WEBFLEET.connect Zugangsdaten hinterlegt sind. Ist dies nicht der Fall öffnet sich der Einstellungsdialog. Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 11 von 12

12 Fehlerbehandlung Bei der Übertragung können Fehler auftreten, welche in der Spalte Message beschrieben werden. Längere Meldungen können mittels klick in einem extra Fenster geöffnet werden. Übersicht über die Häufigsten Ursachen für Übertragungsfehler: Login fehlgeschlagen. Die Login-Daten sind fehlerhaft. Zugangsdaten prüfen, ggf. im WEBFLEET neue anlegen, Passwort neu festlegen Es wurden nicht alle benötigten Felder ausgefüllt. Nicht alle Pflichtfelder gefüllt. Dies sind: "vehicleid","zip","city","street","plannedarrivaltime" Es konnten keine Geo-Daten zu dieser Adresse ermittelt werden. Die Anschrift prüfen und korrigieren Geo Codierung liefert mehrere Ergebnisse zu der Anschrift. - Die Anschrift prüfen und korrigieren. - Bei der Hausnummer den Buchstaben entfernen, Bsp.: 11a => 11 Sie haben keine Rechte für dieses Fahrzeug. Zugangsdaten und Zugangsrechte prüfen Übertragung zu TomTom fehlgeschlagen. Zu einem späteren Zeitpunkt erneut übertragen. Bei anhaltendem Fehler an den Support wenden. Der TomTom WEBFLEET.connect-User hat nicht ausreichend Rechte. Zugangsdaten und Zugangsrechte prüfen TomTom Übertragungslimit erreicht. Die Anwendung geöffnet lassen, diese wird weiterhin versuchen die Datensätze zu übertragen. Support Bei Fragen, Problemen, Kritik und Verbesserungsvorschlägen stehen wir gerne zur Verfügung. Wir sind erreichbar: Montag bis Freitag von 09:00 bis 17:00 Uhr (ausgenommen an bundeseinheitlichen Feiertagen) Per Per Telefon: Per Web: Handbuch EKconn, Version 1.2, Stand Seite 12 von 12

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