Martin Seibert / Sebastian Preuss / Matthias Rauer. Enterprise Wikis. Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen GABLER

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1 Martin Seibert / Sebastian Preuss / Matthias Rauer Enterprise Wikis Die erfolgreiche Einführung und Nutzung von Wikis in Unternehmen GABLER

2 Inhalt Vorwort 5 Exkurs 9 Teil 1 Unternehmenskommunikation: Wie ein Wiki Unternehmen verändert 25 1 Hof läden, Supermärkte und Firmenwikis: Bitte klingeln und Herzlich willkommen Bitte klingeln heißt es auch in vielen Intranets Was offene Türen und eine Kasse des Vertrauens bewirken Die Vorteile überwiegen die Risiken Worauf basiert das Miteinander? ' Im Firmenwiki stiehlt niemand Kartoffeln Vertrauen und Offenheit zahlen sich aus 31 2 Warum der Siegeszug der zu weit gegangen ist Segen für Unternehmen Falsche Anwendung von s: Fluch für Unternehmen Flut und Produktivität Missbrauch: Der -Anhang ist oft die falsche Anwendung von Technologie Effizienzgewinn durch die Nutzung eines zentralen Systems Organische Inhalte statt toter" Anhänge Intern keine Anhänge, in der Kundenkommunikation geht es selten anders 39 4 Ein Arbeitstag ohne (und mit) Wiki Unorganisierte Projektübergaben Unproduktive neue Mitarbeiter Ineffiziente Meetings Träge Intranets _ Ineffiziente Kundenkommunikation 48 5 Ein Meeting zur Wiki-Philosophie 54 6 Unternehmen und die Akzeptanz neuer Technologien: Eine Kategorisierung Innoyationsfreundlichkeit nach dem Crossing-the-Chasm-Modell Social Media ist in der Early Majority angekommen Es ist Zeit, auf Social Media zu setzen 59

3 18 Inhalt 7 Wer nutzt Wikis und warum und was bringen Wikis konkret? Wie verbreitet sind Wikis in großen Unternehmen? Gründe für die Wiki-Einführung und Motivation für die weitere Nutzung Konkreter Nutzen von Firmenwikis 63 8 Was ein Wiki alles bewirken kann Transparenz schaffen Aktuelle Informationen zentral verfügbar Bessere Zusammenarbeit Mehr Effizienz Glaubwürdige Informationen Mehrwert durch Nutzungsfreude Gründe für ein Firmenwiki 67 Teil 2: Technologische Aspekte der Wiki-Einführung und eine skeptische IT-Abteilung 75 1 Wie ein Wiki eigentlich funktioniert: Prinzip und Hardware-Anforderungen 77 2 Grundsätzliche technologische Aspekte Auswahl der richtigen Wiki-Software Betrieb des Systems Technische Infrastruktur im Unternehmen Integration und Single-Sign-on Stellung der Wiki-Software gegenüber anderen Systemen 83 3 Eine Brandrede von IT-Chef Marc Microsoft 84 4 Marc Microsoft muss das Intranet nicht über Bord werfen Die Rolle eines Wikis Die Tücken eines erfolgreichen Wikis: Redundanz und Gnadenlosigkeit Wie sollte man'reagieren? Ist das Wiki also wichtiger als die anderen Systeme? Wikis ergänzen bestehende Anwendungen Sicherheitsprobleme im Firmenwiki? 90 5 Politische Unterstützung in Grundsatzfragen 92 6 Entscheidende Fragen bei der Evaluation von Wiki-Software Open-Source-Software oder kommerzielles Firmenwiki? Preis? 95

4 Inhalt Existiert eine aktive. Community? Handelt es sich bei dem Wiki um eine anerkannte Lösung? Verwendete Technologie? Funktionalitäten des Systems? Usability und Design? Anspruch an das Projekt? Migrierbarkeit der Daten? Bietet das Wiki eine einfache Systemadministration? Sind hochwertige Plugins verfügbar? 97 7 Wiki-Plugins: Welche Erweiterungen sind wichtig? Office-Plugin WebDAV-Plugin Widget-Plugin Datenbank-Plugin Tag-Management-Plugin Metadaten-Plugin Dynamische Aufgabenlisten ' Workflow-Plugin '. 100 "7.9 Gallery-Plugin : Chart-Plugin Dateien per Drag & Drop ins Wiki hochladen Das Wiki im Käfig Administrationskonzept Die Nutzerperspektive im Auge behalten Tipp: Wann sind Software-Updates sinnvoll? Funktionalitäten: Was bringt das Update? Große Releases: Auf den ersten Patch warten? Aufwand: Wie hoch sind die technischen Anforderungen? Kosten: Rechtfertigt der Nutzen sie? Updates: Option ödef"pflicht? lll 11.6 Faustregel: Spätestens nach drei Auslassungen nachziehen 111 Teil 3: Organisatorische und kulturelle Aspekte Die fünf Stufen des Adoptionsprozesses Ein Pilotprojekt als Pflichtprogramm (Schein-)Gegenargument 1: Geld 120

5 20 Inhalt 2.2 (Schein-)Gegenargument 2: Zeit (Schein-)Gegenargument 3: Überschätzung Der Wiki-Prophet Ohne Wiki-Prophet oder Unterstützung von oben kein Wiki-Erfolg Wichtige Eigenschaften Aktivitäten des Wiki-Propheten Wiki-Steuerungskreis und Wiki-Charta-Gruppe Die Pilotgruppe Größe der Pilotgruppe : Funktion der Pilotgruppe Struktur der Pilotgruppe Ablauf der Pilotphase Das Management (Strong Backing from the Top) Einführungsstrategie: Von unten, von oben oder zweigleisig? Unternehmen machen Social-Media-Projekte zur Chefsache Unternehmensführung ist treibende Kraft für Enterprise Art der Zustimmung Angst vor Ablehnung Grundlagen für eine Zustimmung Der Betriebsrat (Wie man Ängste zerstreut) Das Wiki nicht als Instrument zur Leistungsmessung missverstehen Unbegründet: Angst vor Mitarbeiterüberwachung per Wiki Eigene Inhalte kommunizieren und Unternehmenskultur positiv beeinflussen Datenschutz sicherstellen Verantwortung wahrnehmen: Wiki-Einführung als taktisches Mittel Use-Cases: Was mit dem Wiki anfangen? Das Erste Gebot: Teilen macht Spaß Grundregeln, die das Teilen angenehm machen Hemmschwellen entgegenwirken Strong Backing from the Top fördert den Spaß am Teilen Die Informationsarchitektur Strukturelle Planung Voll entwickelte versus organisch entstehende Struktur Grobe Planung genügt 150

6 Inhalt Nutzungsrichtlinien: Eine prototypische Wiki-Charta Zusammenfassung der Wiki-Charta Was macht man mit einem Wiki eigentlich? Konkrete Anwendungsfälle ' Was machen wir mit einem Wiki nicht? Aktive Kommunikation mit Push und Pull Abgrenzungskriterien in der Systemlandschaft Regeln für die Eingrenzung oder Ausgrenzung von Anwendungsfällen Rückblick: Warum wir der Capitol AG ein professionelles Design angeboten haben Schlechte Integration behindert die Mitarbeiteraktivierung Design-Anpassung heißt auch Usability-Optimierung Professionelle Druck- und Exportfunktion spart Zeit Joy of Use und damit Wiki-Akzeptanz steigern Relevanz des Wikis untermauern Argumente für ein professionelles Wiki-Design Wissensaustausch (Arbeitskreise und Erfahrungsaustausch) Vorbehalte gegen den Arbeitskreis Inhalte des Arbeitskreises Wissenseinkauf Feedbackschleifen (Wiki-Einführung als iterativer Prozess) Wiki-Gardening (Ordnung halten und darüber sprechen) Der Garten Firmenwiki wuchert zu: Ein Gärtner schafft Ordnung Tolle Idee: Selten umgesetzt Wer kann Gärtner werden? Budget (Warum weniger nötig ist) Rollout: Lobbyarbeit Rollout: Identifikation weiterer Use-Cases Informationsangebote machen Anhänge analysieren Aufgaben in s analysieren Hindernisse bei der -Analyse 185

7 22 Inhalt Teil 4: Wiki-Nutzung ankurbeln Unternehmenspraxis: Welche Probleme treten bei der Wiki-Nutzung auf? Lessons Learned Wiki-Nutzen entfaltet sich langfristig, Wikis haben einen hohen ROI Best Practice: Per Scheunenbau inhaltliche Grundgerüste erstellen Umzusetzende Inhalte priorisieren Viele Dokumente mithilfe von Vorlagen erstellen Je mehr angefangene Seiten, desto besser! Kleine Maßnahmen mit großem Effekt Wiki-Merchandising Aufsteller und Aufkleber Hall of Farne und Incentivierung durch Aufmerksamkeit Messestand Individuelle Werbe- und Plakatkampagnen Namensgebung Anstrengen und am Ball bleiben! Warum die Angst, Wissen zu teilen, unbegründet ist Warum haben Mitarbeiter Bedenken, ihr Wissen zu teilen? Missverständnis: Informationen versus Wissensanwendung Das Wiki-Dashboard gibt Mitarbeitern etwas zurück Weniger interne Fachfragen führen zu mehr Produktivität Der Umgang mit Wiki-Gegnern Konfrontation mit dem Wiki Konfrontation mit Personas Rezepte gegen Wiki-Zweifler Überzeugungsstrategien, um Wiki-Zweif el zu zerstreuen Strategien, die zu allen Wiki-Zweiflern passen Was Sie nicht tun dürfen So überzeugen Sie Marc Microsoft und Gerd Gebichnichther So bearbeiten Sie Bernd Blockierer Texterstellung: Warum Mitarbeiter immer noch die nutzen Gründe von Mitarbeitern für das Erstellen und Versenden von Texten per Nachteile der Texterstellung per Vorteile der Wiki-Nutzung Gewerbliche Mitarbeiter einbinden 216

8 Inhalt 23 9 Wiki-Chaos Neue Wiki-Dokumente richtig anlegen: Wo und wie einsortieren? Probleme mit der Einordnung und Auffindbarkeit von Dokumenten Die optimale Organisation des Wissens Wie kann man das Wiki-Chaos vermeiden? Qualität statt Quantität? Einheitliche Aufbereitung aller Dokumente ist unmöglich Die Existenz von Inhalten ist wichtig, nicht die Form Scheinriesen bekämpfen? Vandalismus EditWars Fehler macht niemand absichtlich Restriktionen torpedieren die Mitarbeiteraktivierung Schulungen: Kultur, nicht Funktionen vermitteln Szenario Szenario Tutorials und Anleitungen sind hilfreich Kommunikation kanalisieren Welche Informationen gehören in welchen Kanal? Und welche Informationen gehören nun ins Firmenwiki? Informationen für Mitarbeiter Informationen zu Prozessen Informationen über das und vom Unternehmen Produkt- und Leistungsinformationen Verbotsschilder aufstellen! :.' BadStories Mangelnde Mitarbeiteraktivierung Keine Identifikation Software-Lösungen, die nicht die Unternehmensbedürfnisse abdecken Festhalten an der falschen Software Bürokratische Hürden und Vorbehalte Sicherheitsaktionismus Standard-Rollout Keine Schulungsressourcen und falsche Prioritäten bei der Schulung Nicht auffindbares Wissen ' Fehlende Geduld Anwendungsfälle für ein Firmenwiki Schluss: Eine gute Nachricht 255

9 24 Inhalt Sachregister 257 Die Autoren 261

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