Landesbetrieb. Erziehung und Beratung

Transkript

1 Landesbetrieb Erziehung und Beratung Überarbeitung: Erstveröffentlichung: Nachfragen an: Dirk Radlof, Finanzen, Immobilien und IT /. iii ---.D.- Hamburg... landesbetrieb Er2iehung und Beratung Dienstanweisung zur Vergabe von Gebäude-, Glas- und Fensterrahmenreinigungen an und in vom LEB genutzten Räumlichkeiten DA-Fremdreinigung in der Fassung vom Grundsätze zum Verfahren Die Gebäude- und Glasreinigung ist von Bediensteten des LEB durchzuführen, wenn hierfür im Betrieb Personal verfügbar ist. Erst nach dieser Prüfung kommt eine Vergabe der Reinigungsleistung in Betracht. Hierfür aufzuwendende Beträge sind aus Mitteln der Abteilung zu erwirtschaften. Das Hamburger Regelwerk für die Vergabe von Gebäude-, Glas- und Fensterrahmenreinigung ist in der Verfahrensbestimmung Gebäudereinigung der Finanzbehörde festgelegt (VB Gebäudereinigung) und regelt mit seinen 28 Anlagen das Ausschreibungsverfahren ab förmlicher freihändiger Vergabe (5.000,- Jahresauftragswert ohne MWSt. und mehr). Die Anforderungen an eine solche Ausschreibung sind extrem arbeitsintensiv, da seitens des Auftraggebers eine Leistungsbeschreibung, ein Reinigungsplan, eine Flächen-zusammenstellung sovvie weitere Ausarbeitungen und das eigentliche förmliche Ausschreibungsverfahren vorgesehen sind. Für die Bedarfe des LEB erscheint die freihändige Vergabe (5.000,- und weniger) die völlig ausreichende Möglichkeit zu sein. Die nachstehenden Ausführungen beziehen sich deshalb nur auf die freihändige Vergabe (Einholung von drei Angeboten, s.a. DA-WP 5.1.3). Ist oder wird für ein Objekt erkennbar, dass ein Auftragswert von 5.000,- ohne Mehrwertsteuer überschritten wird und deshalb eine Förmliche Freihändige Vergabe (5000,- bis ,- ) oder sogar eine Beschränkte Ausschreibung (>10.000,- ) erforderlich wird, ist LEB 1 zuständig. Als staatliche Dienststelle sind wir gehalten, auch Reinigungsaufträge nur an zuverlässige Firmen zu vergeben. Das Hamburger Reinigungsgewerbe hat große Probleme mit unseriösen Mitbewerbern. Landesbetrieb Erziehung und Beratung Organisationshandbuch B Organisation DA-Fremdreinigung Stand: Seite 1 von 5

2 Insbesondere ist auf die Erfüllung der arbeits-, sozial- und steuerrechtlichen Pflichten der in Anspruch genommenen Firmen zu achten. Ein wichtiges Indiz für die Beurteilung der Zuverlässigkeit der Reinigungsfirma ist die Mitgliedschaft in der Prüf- und Beratungsstelle für das Gebäudereiniger Handwerk e.v. (PBSt) bzw. die Bereitschaft der Reinigungsfirma, sich durch die PBSt. prüfen zu lassen. Die Finanzbehörde bittet uns dringend, im Falle der Nichtmitgliedschaft darauf hinzuwirken, dass diese Firmen sich dennoch wenigstens einmal jährlich einer Prüfung durch die PBSt. unterwerfen, damit die Einhaltung der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen, insbesondere für kurzfristig und geringfügig Beschäftigte, der tarifrechtlichen Vorschriften, der Vorschriften zur Beschäftigung von ausländischen Arbeitnehmern aus Nicht-EU-Staaten, und der von der Freien und Hansestadt Hamburg verlangten Quoten der versicherungspflichtig Beschäftigten in den öffentlichen Objekten, geprüft werden. Dadurch soll der Schutz der Beschäftigten verbessert und der unlautere Wettbewerb im Gebäudereiniger-Handwerk und den anderen Gewerken unterbunden werden. Bitte nehmen Sie diese Bitte der Finanzbehörde sehr ernst. Es ist sonst sehr schnell möglich, dass in Ihrer Dienststelle illegal Beschäftigte tätig werden. Anliegend finden Sie eine PBSt. Mitgliederliste (Anlage 1), einen Auszug der Satzung der PBSt. (Anlage 2) und ein Exemplar des Vordrucks Erklärung des Bieters, auf dem der Auftragnehmer seine Mitgliedschaft bzw. Bereitschaft zur Prüfung durch die PBSt. zu dokumentieren hat (Anlage 3). Bitte geben Sie niemals einen Auftrag an eine Firma, die mit der PBSt-Mitgliedschaft oder der Prüfung durch die PBSt. nicht einverstanden ist. 2 Das Verfahren bis zur Auftragserteilung Dieses Verfahren regelt nur die Auftragsvergabe entsprechend einer freihändigen Vergabe bis zum Wert von 5.000,- ohne Mehrwertsteuer und im Einzelfall. 2.1 Entscheidung zur Fremdreinigung Der Entscheidung zur Fremdvergabe geht die Prüfung voraus, ob die zu leistenden Reinigungsarbeiten nicht durch betriebseigenes Personal geleistet werden können. Kann diese Leistung nicht von Bediensteten der eigenen Einrichtung oder des eigenen Verbundes erbracht werden, ist bei LEB 2 anzufragen, ob von dort Personal für Reinigungsarbeiten zur Verfügung gestellt werden kann. Das Ergebnis der Anfrage ist schriftlich nieder zu legen. Erst wenn diese Prüfung abgeschlossen ist und schriftlich dokumentiert wurde, können unter Anlegung eines besonders strengen Maßstabs an Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Aufträge an Firmen vergeben werden. Seite 2 von 5

3 2.2 Einholung von Angeboten Es müssen mindestens drei Angebote von Firmen eingeholt werden (s. DA-WP 5.1.3). Grundsätzlich kann jede Firma, die entsprechende Leistungen anbietet, um die Abgabe eines Angebots gebeten werden. Vereinbaren Sie mit den Firmen getrennte Besichtigung des zu reinigenden Objekts und besprechen Sie mit ihnen, welche Wünsche Sie hinsichtlich der Reinigung haben. Insbesondere klären Sie mit ihr Zeit, Art und Weise der Reinigung und welche Seite welche Leistungen erbringt. Üblich ist es, dass die Firmen ihr eigenes Reinigungsgerät und die eigenen Reinigungsmittel einsetzen. Diese Dinge sollten im Objekt gelagert ~rden können. Lassen Sie sich nach der Durchführung der Besichtigung ein schriftliches Angebot machen. Das Angebot muss so verbindlich formuliert sein, dass es hinsichtlich des Leistungsumfanges und der zu beachtenden Vorschriften keine Missverständnisse geben kann. Bitte übergeben Sie deshalb jeder Firma das anliegende Merkblatt (Anlage 4) mit seinen Anlagen mit der Bitte um Berücksichtigung im Angebot. Da nahezu alle Reinigungsfirmen in Hamburg Aufträge aus Ausschreibungen der Stadt Hamburg halten, wird die Berücksichtigung der Forderungen aus unserem Merkblatt kein Problem darstellen, da die Firmen die Texte und Verfahren hinlänglich kennen. In den Anlagen zum Merkblatt finden Sie auch alle Regelungen zu den Themen Kündigung des Auftrags, Qualität der zu leistenden Arbeit, Verbot der Anwendung von giftigen Reinigungsmitteln usw.. Bitte lesen Sie sich die Anlagen des Merkblattes deshalb gründlich durch. Hier lernen Sie alle wissenswerten Details kennen. Das Angebot der Firma besteht aus - einem Text (Anschreiben), der die Forderungen unseres Merkblattes berücksichtigen muss, - dem Reinigungsplan (bildet ab, welche Räumlichkeiten wie oft wie und zu welchen Zeiten gereinigt werden sollen) und - dem Angebot der Preise dafür. Bitte überprüfen Sie, ob sich die abgesprochenen Details und die Forderungen des Merkblattes im Angebot wieder finden. Bitte prüfen Sie insbesondere, ob die abgebildeten Aufmaße der Realität entsprechen, damit gewährleistet ist, dass die angebotenen Preise mit den richtigen Quadratmeterwerten multipliziert werden. 2.3 Preisgestaltung Die Preise der Angebote werden unterschiedlich sein. Die Gründe hierfür sind vielfältig: Auslastung der angefragten Firma, Qualität der Reinigungsleistung, Größe des Objekts, Hin- und Rückfahrtzei- Seite 3 von 5

4 ten, Rüstzeiten vor Ort, gestelltes oder mitgebrachtes Gerät, gestellte oder mitgebrachte Reinigungsmittel, usw.. Je kleiner das Interesse der Firma am Auftrag, desto höher wird der angebotene Preis sein und umgekehrt. Als Orientierungswerte sind die nachstehenden Beträge je Quadratmeter und Reinigungstag für die von Ihnen zu favorisierende konsequente 2 Tage-Reinigung (Standard in Hamburger Verwaltungsdienststellen und Büros) ermittelt, die in etwa ein Anhaltspunkt sein können und unterstellen, dass die Firma alle Geräte, Verbrauchsmaterialien sowie Reinigungsmittel stellt (alle Angaben inkl. MWSt.): Büroräume, Sitzungsräume: 0,12 bis 0,16 WC, Duschen, Waschräume, Teeküchen 0,24 bis 0,31 Flure 0,12 bis 0,15 Büro-Nebenräume, Garderoben, Abstellräume 0, 13 bis 0, 17 Fensterreinigung je m2 Glasfläche 1,00 bis 1,20 Fenster- inklusive Rahmenreinigung je m2 2,00 bis 2,20. Die Beträge für die Gebäudereinigung beziehen sich auf den Quadratmeterpreis je Reinigungstag, die Beträge für Fenster- und ggfls. Rahmenreinigung auf die Glasreinigung sovvohl innen als auch außen und nur den innenseitigen Rahmen. Alle Angaben inkl. Mehrwertsteuer. Wird Ihnen ein Pauschalpreis für alle Raumarten angeboten, wäre ein Preis um und bei 0,19 bis 0,23 inkl. Mehrwertsteuer je Quadratmeter (Stand 2004) für die zu favorisierende konsequente 2- Tage-Reinigung wohl ein akzeptabler Wert. Bitte entscheiden Sie sich grundsätzlich für das günstigste Angebot (DA-WP 5.1.3). Tauschen Sie sich aber vor der Auftragsvergabe auch mit anderen Auftraggebern des Bewerbers aus (falls nicht bekannt, fragen Sie ungeniert nach Referenzen) und erkundigen Sie sich vor der Vertragsvergabe dort nach den Leistungen des Anbieters. Lassen Referenzen erkennen, dass die Firma zwar niedrige Preise aber keine ausreichende und den Preisen entsprechende Arbeit leistet, dann entscheiden Sie sich für den angemessener arbeitenden Anbieter oder holen Sie weitere Angebote ein. Verschriftlichen Sie Ihre Auswahlentscheidung (DA-WP 5.1.3). Seite 4 von 5

5 liegen die angebotenen Preise deutlich außerhalb der vorstehenden Orientierung, bitten Sie weitere Firmen um eine Angebotsabgabe. Sollte sich auch dann keine entsprechende Preisreduzierung ergeben, bewegen Sie sich bitte im Rahmen Ihrer wirtschaftlichen Möglichkeiten. Als unangemessen kann jeder Preis angesehen werden, der über dem Doppelten des vorstehend jeweils erstgenannten Orientierungswertes liegt. Entspricht das Angebot den vorstehenden Ausführungen und sehen Sie sich wirtschaftlich in der Lage, den Auftrag zu vergeben, beauftragen Sie die Firma schriftlich und dies mit zweifelsfreiem Bezug auf das Angebot, um sicher zu stellen, dass das mit dem Merkblatt übergebene Regelwerk Vertragsbestandteil wird. Das Hamburger Reinigungsgewerbe leidet unter unseriösen Mitbewerbern. Bitte achten Sie deshalb immer darauf, dass im schriftlichen Angebot die Akzeptanz, Beachtung und Verwendung der mit dem Merkblatt übergebenen Unterlagen zweifelsfrei zugesichert werden. Lässt das Angebot die Zusicherung nicht zweifelsfrei erkennen, bitten Sie den Bewerber um entsprechende Nachbesserung. 3 Schlussbestimmung Die Dienstanweisung in dieser Fassung trat am in Kraft und wurde zum im Zuge der Neuorganisation des LEB redaktionell angepasst. Klaus-Dieter Müller Geschäftsführung Anlagen: sind im Vorzimmer GF einzusehen Seite 5 von 5