MS-Word Serienbrief- und Formularfunktionen mit BITsoft Software-Produkten 1 Einleitung. 2 Erstellen von MS-Word Serienbrief Steuerdateien

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1 MS-Word Serienbrief- und Formularfunktionen mit BITsoft Software-Produkten 1 Einleitung MS-Word gibt dem Anwender die Möglichkeit Serienbriefe bzw. Formulare an eine externe Datenquelle im "TXT-Format" zu binden. Das Stammdatenmodul der BITsoft Software-Produkte stellt nun die Möglichkeit bereit eine solche externe Datenquelle zu erstellen. Anwendungsbeispiel: Sie möchten ein persönliches Anschreiben in MS-Word für eine oder mehrere in den Stammdaten gelistete - Personen erstellen. Dazu erstellen Sie im Modul Stammdaten für die aktuell gewählte bzw. eine Gruppe von Personen eine Steuerdatei. Diese enthält die für die entsprechenden MS-Word Serienbrief Funktionen erforderlichen Daten (Feldinformationen). Sie können nun in MS-Word eine eventuell bereits erstellte Formularvorlage mit Ihrem eigenen Corporate Identity nutzen und diese über die Serienbrief- und Formularfunktionen mit der in den Stammdaten erstellten Steuerdatei verknüpfen. 2 Erstellen von MS-Word Serienbrief Steuerdateien Voraussetzung für diese Funktionalität ist eine funktionierende Installation von MS- Word ab Version 97 auf dem gleichen Rechner auf dem auch Ihre BITsoft- bzw. Partner-Software läuft. Wählen Sie im Modul Stammdaten eine Person aus und wählen Sie über den kleinen Pfeil neben der neuen Befehlsschaltfläche "MS-Word" die Menüoption "aktuellen Datensatz als Steuerdatei ausgeben". Es wird nun eine Datei im TXT-Format erstellt die neben Feldbeschreibungen ("Header") auch die Feldwerte erhält. Feldbeschreibungen und Feldwerte sind jeweils durch das " "-Zeichen ("Pipe") separiert. Die Zeilen sind jeweils durch das Umschaltzeichen (ASCII-Zeichen 13 bzw. CRLF) getrennt. Nach Erstellung der Datei erscheint nachstehende Meldung. (1) Pfad und Dateiname der Steuerdatei. Diese wird immer im gleichen Pfad abgelegt in dem sich auch die Datenbankdatei "Data60.mdb" befindet. BITsoft Seite 1

2 (2) Anschließend können Sie mit einem einfachen Klick auf die Befehlsschaltfläche "Ja" (3) eine Instanz von MS-Word starten. Dies empfiehlt sich beispielsweise dann, wenn noch kein Dokument existiert welches mit der Steuerdatei verbunden werden soll, bzw. wenn ein komplett neues Dokument mit Anbindung an eine Steuerdatei erzeugt werden soll. Wählen Sie "Nein" um wieder zur Stammdatenmaske zurück zu kommen ohne MS-Word zu starten. Mittels der gewählten Option "aktuellen" Datensatz als Steuerdatei ausgeben" (1) erzeugen Sie die Steuerdatei mit nur genau diesem einen Datensatz. Möchten Sie hingegen eine Auswahl von Datensätzen übergeben, wählen Sie die Option "alle aktuell sichtbaren Datensätze als Steuerdatei ausgeben" (2). Letzteres empfiehlt sich bspw. bei einem Serienbrief. Hierzu können Sie über die vielfältigen Filterfunktionen der Stammdatenübersicht gezielt die Anzahl der dargestellten Datensätze einschränken. Detaillierte Informationen zum Gebrauch der Sortiert- und Filterfunktionen in der Stammdatenübersicht. Wechseln Sie im Modul Stammdaten in den Übersichtsmodus (1) und erweitern Sie die dargestellten Spalten mit einem gesetzten Häkchen für die Option "erweiterte Ansicht" (2). Das dargestellte Beispiel zeigt einen durch einfachen Mausklick markierten Eintrag in der Spalte "Betreuer" der nach dem Markiervorgang die rote Farbe annimmt (3). Mit einem einfachen Klick auf das zweite Symbol der kleinen Werkzeugleiste (4) wird der Filtervorgang ausgeführt. Mit dieser einfachen Methode können so schnell und effektiv größere Datenbestände für die anschließende Ausgabe als Steuerdatei gefiltert werden. 3 Anbinden einer Steuerdatei an ein MS-Word Dokument Das nachstehende Beispiel zeigt an Hand der Version MS-Word 2003 wie eine im Modul Stammdaten erzeugte Steuerdatei an ein beliebiges MS-Word Dokument angebunden werden kann. BITsoft Seite 2

3 Für unser Beispiel erzeugen wir ein neues Word-Dokument. Dort wählen wir die Befehlsfolge "Extras Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung ". Am rechten unserer Arbeitsfläche erscheint nun ein Assistent der durch alle Schritte der Erstellung eines Dokumentes mit Anbindung einer externen Datenquelle führt. Für unser Beispiel lassen wir die Voreingestellte Auswahl der Option "Briefe" (1) und wählen mit einfachem Klick auf den Hyperlink "Weiter: Dokument wird gestartet" (2) den nächsten Schritt. Wir verwenden auch hier wieder für unser Beispiel die voreingestellte Option "Aktuelles Dokument verwenden" (1). Die Option "Mit Vorlage beginnen" (2) käme in Frage, wenn bereits Formatvorlagen bspw. mit dem eigenen Corporate Identity genutzt wer- BITsoft Seite 3

4 den sollen. Um ein bereits bestehendes Dokument an die erzeugte Datenquelle (Steuerdatei) anzubinden, steht die Option "Mit vorhandenem Dokument beginnen" (3) zur Verfügung. Wir wählen mit einfachem Klick auf den Hyperlink "Weiter: Empfänger wählen" (4) den nächsten Schritt. Da die Steuerdatei bereits im Modul Stammdaten erzeugt wurde wählen wir die Option "Vorhandene Liste verwenden" (1). Um die erzeugte Steuerdatei tatsächlich an das Dokument anzubinden wählen wir die Option "Durchsuchen " (2). Es erscheint ein Dateiauswahldialog (3) bei dem wir den Dateityp "Textdateien (*.txt; *.prn; *.csv; *tab)" (4) auswählen. Anschließend suchen wir über die Verzeichnisauswahl (5) die Datei "word_stammdaten.txt" (6). Wichtig: Diese Datei befindet sich immer im gleichen Verzeichnis welches in der Konfiguration als "Datenpfad" deklariert wurde. Wird diese markiert lässt sich der Auswahlvorgang über die dann aktivierte Befehlsschaltfläche "Öffnen" (7) oder per Doppelklick auf die Datei "word_stammdaten.txt" (6) abschließen. Nach dem Auswahlvorgang der Datenquelle erscheint ein Dialog zur Bestätigung dieser Auswahl (8). Dort wählen wir den Listeneintrag "Textdateien (*.txt)" (9) und beenden den Dialog mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "OK" (10). Es erscheint ein neuerlicher Dialog zur Auswahl der Trennzeichen im Steuersatz (11). Als Feldtrennzeichen wählen wir das Zeichen " " (Pipe) aus der Auswahlliste (12) und als Datensatz-Trennzeichen behalten wir die Auswahl "(Eingabe)" (13) bei. Der Dialog wird mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "OK" (14) geschlossen. BITsoft Seite 4

5 Nun erhalten wir eine Übersicht der Seriendruckempfänger (15). Tipp: Um eventuell Eingrenzungen der Auswahl vorzunehmen, stehen Ihnen zu jeder Spalte wiederum eine Vielzahl von Filter- und Auswahlkriterien zur Verfügung. Bspw. könnten in der Spalte "Geburtsdatum" (16) eine Filterung auf einen Datumsbereich (von bis) vorgenommen werden. Wir wählen mit einfachem Klick auf den Hyperlink "Weiter: Schreiben Sie Ihren Brief" (17) den nächsten Schritt. Tipp: Blenden Sie über die Befehlsfolge "Extras Briefe und Sendungen - Seriendruck-Symbolleiste einblenden" eine Werkzeugleiste ein, welche die Auswahl der nun zur Verfügung stehenden Datenfelder zur Integration in das aktuelle Dokument vereinfacht. Die nun eingeblendete Werkzeugleiste (1) stellt über die Befehlsschaltfläche "Seriendruckfeld einfügen" (2) alle zur Verfügung stehenden Seriendruckfelder zur Verfügung. Ist die Liste länger als der zur Verfügung stehende Bildschirmbereich kann die Sicht über einen einfachen Klick auf das Pfeilsymbol (3) erweitert werden. BITsoft Seite 5

6 Zur Verdeutlichung wurden in einer Word-Tabelle einige Felder (1) eingefügt und das Dokument unter dem Namen "Anmeldung.doc" abgespeichert. Um nun die eingefügten Felder mit den tatsächlichen Felddaten zu füllen reicht ein einfacher Mausklick auf die Befehlsschaltfläche "Seriendruck-Vorschau (1). Die Felddaten wurden in die Seriendruck- bzw. Formularfelder übertragen (1). Das Dokument kann nun ausgedruckt oder gespeichert werden. Handelt es sich bspw. um einen Serienbrief, finden sich in der Werkzeugleiste Befehlsschaltflächen um innerhalb der vorhandenen Datensätze zu navigieren bzw. Datensätze gezielt zu suchen (2). Ebenfalls vorhanden sind erweiterte Druck- oder Sendefunktionen (bspw. ). BITsoft Seite 6

7 4 Arbeiten mit dem BITsoft MS-Word Dokumentenmanager Um die Arbeit mit MS-Word Dokumenten zu vereinfachen die an eine von BITsoft Softwareprodukten genierte Steuerdatei angeschlossen sind, steht dem Anwender der BITsoft MS-Word Dokumentenmanager zur Verfügung. Dort können Verknüpfungen zu beliebigen MS-Word Dokumenten erzeugt werden um zukünftig ein lästiges und zeitraubendes Suchen nach Dokumenten vermeiden zu können. So lässt sich nahezu in einem einzigen Arbeitsgang eine Steuerdatei erzeugen, um anschließend direkt das daran angebundene Dokument aufzurufen bzw. weiter zu verarbeiten. Zur Verdeutlichung dieser Funktionalität starten wir den BITsoft MS-Word Dokumentenmanager über die erweiterte Befehlsschaltfläche "MS-Word" mit der Auswahl der Menüoption "MS-Word Dokumentenmanager" (1). Dem in unserem Beispiel leeren MS-Word Dokumentenmanager wollen wir das eben erstellte und mit einer Steuerdatei verbundene Dokument "Anmeldung" hinzufügen. Mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "[F2]" (1) bzw. Drücken der "F2- Taste" schalten wir den MS-Word Dokumentenmanager in den Neuanlagemodus. Mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche " " (2) neben der noch leeren Anzeige der Dateiverknüpfung (6) wird der Dateiauswahldialog gestartet. Vorhandene Ordnerbzw. Laufwerksstrukturen (3) werden nun nach der Datei "Anmeldung.doc" durchforstet. Nach Lokalisation dieser Datei (4) ist es möglich durch einfachen Klick auf die Be- BITsoft Seite 7

8 fehlsschaltfläche "Öffnen" (5) bzw. mit Doppelklick auf die Datei "Anmeldung.doc" (4) den Dialog zu schließen mit dem Ergebnis, dass der gesamte Pfad des gewählten Dokuments in der Anzeige "verknüpfte Datei" (6) zu finden ist. Es gibt nun die Möglichkeit zur späteren Übersicht eine Kurzbeschreibung (7) bzw. auch eine detaillierte Beschreibung (8) einzugeben welche den Sinn und Zweck des Dokuments wiedergeben. Es gibt die Möglichkeit ein Dokument als Hauptdokument zu definieren welches immer im Stammdatenmodul mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "MS-Word" aufgerufen werden kann OHNE das die gesamte Auswahl von verknüpften Dokumenten im MS-Dokumentenmanager gezeigt wird. Bspw. könnte dies ein Begrüßungsschreiben sein, welches immer nach dem Anlegen neuer Personenstammdaten ausgedruckt werden soll. 1 Um ein Dokument als Hauptdokument zu identifizieren setzen Sie ein Häkchen vor das Optionsfeld "Hauptdokument" (1). Mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "[F6]" oder Betätigen der Funktionstaste "F6" speichern Sie die gewählte Verknüpfung und schalten automatisch vom Neuanlage- in den Sichtmodus. 1 Generell können alle Druckaufgaben über das in Ihrem BITsoft Softwareprodukt integrierte Druckschablonen- Designer Modul gelöst werden. BITsoft Seite 8

9 Die Liste der verknüpften Dokumente enthält nun die soeben erstellte Dateiverknüpfung (1). Mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "[F12]" (2) bzw. durch Betätigen der Funktionstaste [F12] kann nun das Dokument direkt aufgerufen werden. MS-Word startet dabei automatisch und der MS-Word Dokumentenmanager wird automatisch geschlossen. Möchten Sie den MS-Word Dokumentenmanager schließen ohne ein Dokument aufgerufen zu haben, steht Ihnen dazu die Befehlsschaltfläche "[F10]" (4) bzw. die Funktionstaste [F10] zur Verfügung. Um Veränderungen an den Beschreibungstexten vornehmen zu können bzw. die Verknüpfung zu verändern oder gar zu löschen stehen Ihnen entsprechende Befehlsschaltflächen (3) zur Verfügung. Beim Aufruf eines MS-Word Dokuments mit einer Verbindung zu einer Steuerdatei erhalten Sie in der Regel nachstehend abgebildeten Dialog um zu bestätigen, dass das Füllen der Formularfelder aus der Steuerdatei erfolgen soll. Mit einfachem Klick auf die Befehlsschaltfläche "Ja" (1) wird dieser Befehl ausgeführt und das Dokument steht zu Ausdruck, Versendung oder sonstiger Bearbeitung zur Verfügung. BITsoft Seite 9

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