Diözese graz-seckau. nscale als zentrales Archiv für alle Dokumente

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1 Diözese graz-seckau nscale als zentrales Archiv für alle Dokumente

2 Anforderungen: einführung eines zentralen Archivs für die diözesanen Dokumente übernahme von ca Bestandsakten (ca. 1 Mio. Seiten) verwaltung aller Vertragsdokumente Lösung: nscale als Zentralarchiv nscale Desktop zur Zuordnung in die digitalen Vertragsstrukturen nscale DMS zur Bearbeitung der Kirchenbeiträge nscale Office Integrator für die Zuordnung der elektronischen Korrespondenz zu den entsprechenden Vertragsvorgängen Erfolge: schneller und gezielter Zugriff auf diözesane Dokumente reduzierung der Papierlagerkosten transparente und homogene Informationsplattform für das diözesane Content Management sichere Langzeitarchivierung aller sensiblen Dokumente

3 Über die Diözese Graz-Seckau Als katholische Kirche der Diözese Graz-Seckau richten wir uns an alle Menschen in der Steiermark. Dies tun wir in geschwisterlicher Verbundenheit mit den anderen christlichen Kirchen der Steiermark. Zur inhaltlichen und organisatorischen Ausrichtung unserer Arbeit in den nächsten Jahren geben wir uns verbindliche Leitlinien, die unsere Ziele und unser Selbstverständnis definieren gründete das Erzbistum Salzburg das Bistum Seckau. Seit 176 ist der Bischofsitz in der Landeshauptstadt Graz. Den offiziellen Namen hat die Diözese Graz-Seckau seit Enorme Informationsmengen sicher verwalten Pro Jahr werden in der Diözese Graz-Seckau über Trauungen vollzogen, über Katholiken registriert und über Taufen durchgeführt. Die entsprechend jährlich anfallenden Unterlagen der Diözese galt es zentral und sicher zu archivieren und sie schnell, übersichtlich und Platz sparend in den täglichen Arbeitsprozess zu integrieren. Die Bereitstellung von nscale als Zentralarchiv ermöglicht den Mitarbeitern der Verwaltung, die Kirchenbeiträge, Vertrags- und Buchhaltungsunterlagen digital zu verwalten, zu bearbeiten und zu archivieren.

4 Übernahme umfangreicher Bestandsdaten Um eine zentrale Lösung und damit eine Konsolidierung der Datenbestände zu erreichen, wurden die Altdaten aus dem Papierarchiv über einen Scanarbeitsplatz erfasst und über den nscale Desktop in die Vertragsstrukturen von nscale eingebracht. Somit konnte die Grundlage einer transparenten und homogenen Informationsplattform für das diözesane Content Management realisiert werden. Zu jedem Vertrag werden sämtliche Informationen, wie Miete, Pacht, Kauf u. ä., direkt zum Vorgang abgelegt. Zusätzlich zu der Zuordnung der schriftlichen Korrespondenz bietet sich die Möglichkeit, auch die elektronische Korrespondenz über den nscale Office Integrator direkt den Vertragsvorgängen zuzuweisen.

5 Die doch sehr unterschiedlichen Informationen, Unterlagen und Verträge, die bei der täglichen Arbeit unserer Diözese benötigt werden und entstehen, waren in Papierform kaum noch zu handhaben. Es handelt sich zusätzlich um sehr sensible Dokumente. Mit nscale sind unsere Dokumente jetzt sicher abgelegt. Klaus Schrott, IT-Manager des Bischöflichen Ordinariats der Diözese Graz-Seckau

6 Schneller Zugriff mit nscale Sämtliche Informationen werden beim ersten Einstellen bereits so verstichwortet, dass eine Nachbearbeitung nur noch in seltenen Einzelfällen notwendig ist. So ermöglicht die zentrale Ablage der Dokumente in der nscale-plattform einen deutlich schnelleren Zugriff auf die notwendigen Informationen als bisher. Und nicht zuletzt reduzieren sich die bisherigen Lagerkosten zur Aufbewahrung von Unterlagen in Papierformat deutlich.

7 Einfache Bedienung Die Abteilungen Liegenschaft, Gebäudemanagement und Recht bearbeiten zusammen ca Akten, die verschiedene Verträge repräsentieren. In diesen Verträgen sind alle den Vertrag betreffenden Schriftstücke, wie Pläne, Aktenvermerke, Bescheide, Grundbuchauszüge und der Vertrag selbst in Papierform abgelegt. Insgesamt sind das ca. 1 Mio. Seiten. Pro Jahr kommen ca Schriftstücke hinzu. nscale unterstützt die Mitarbeiter des Vertragswesens durch die automatisierte Verstichwortung der Daten, die per Drag & Drop oder durch den nscale Office Integrator dem System zugeführt werden. Sichere Ablage und schnelles Auffinden

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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