Bericht des Rechnungshofes

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1 Bericht des Rechnungshofes Anti Claimmanagement und Korruptionsbekämpfung bei Straßenbauvorhaben des Landes Steiermark; Follow up Überprüfung Steiermark 2015/2 29

2 30 Steiermark 2015/2

3 Inhalt Inhaltsverzeichnis Abkürzungsverzeichnis 32 Steiermark Wirkungsbereich des Landes Steiermark Anti Claimmanagement und Korruptionsbekämpfung bei Straßenbauvorhaben des Landes Steiermark; Follow up Überprüfung Kurzfassung 33 Prüfungsablauf und gegenstand 40 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements 42 Schlüsselfaktoren der Korruptionsbekämpfung 54 Schlussempfehlungen 64 Steiermark 2015/2 31

4 Abkürzungen Abkürzungsverzeichnis Abs. Absatz BGBl. Bundesgesetzblatt bzw. beziehungsweise d.h. etc. EUR exkl. das heißt et cetera Euro exklusive i.d.g.f. in der geltenden Fassung IT Informationstechnologie km lt. m 2 Mio. Nr. rd. RH SAP TZ u.a. udgl. usw. VBÄ z.b. Kilometer laut Quadratmeter Million(en) Nummer rund Rechnungshof Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung Textzahl(en) unter anderem und dergleichen und so weiter Vollbeschäftigungsäquivalente(n) zum Beispiel 32 Steiermark 2015/2

5 Steiermark Wirkungsbereich des Landes Steiermark Anti Claimmanagement und Korruptionsbekämpfung bei Straßenbauvorhaben des Landes Steiermark; Follow up Überprüfung Das Land Steiermark kam den Empfehlungen des RH, die er zum Thema Anti Claimmanagement und Korruptionsprävention bei Straßen und Bahnbauvorhaben im Jahr 2012 (Reihe Steiermark 2012/1) veröffentlicht hatte, nur zum Teil nach. Die vom RH empfohlenen Regelungen zum Umgang mit Interessenskonflikten und Nebenbeschäftigungen sowie die Bindung Externer an Verhaltensrichtlinien setzte das Land Steiermark nicht um. Dadurch ließ das Land Steiermark eine Reihe von Maßnahmen zur Korruptionsbekämpfung ungenutzt. Das Land Steiermark leitete jedoch Maßnahmen im Bereich der Abwehr unberechtigter Vergütungsansprüche der Auftragnehmer (sogenanntes Anti Claimmanagement) ein, die zur Standardisierung der Prozesse des Landes Steiermark als öffentlicher Bauherr führten und in weiterer Folge eine effizientere Projektabwicklung gewährleisten sollen. KURZFASSUNG Prüfungsziel Ziel der Follow up Überprüfung war es, die Umsetzung von Empfehlungen zu beurteilen, die der RH bei einer vorangegangenen Gebarungsüberprüfung zu Anti Claimmanagement und Korruptionsprävention bei Straßen und Bahnbauvorhaben abgegeben hatte. (TZ 1) Mit der Reorganisation der Abteilung 16 (Verkehr und Landeshochbau) im August 2012 erfolgte eine Trennung der Aufgabenbereiche der Referate nach Projektgröße und Bestands bzw. Neubauprojekten. Dies erforderte spezifische Regelungen zur Projektabwicklung für die beiden Referate. Die Projektmanagement Richtlinie und die Dienstanweisung für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand waren zweckmäßige Instrumente zur Abwicklung von Bauvorhaben. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau hatte noch keine Regelungen festgeschrieben. (TZ 2) Steiermark 2015/2 33

6 Kurzfassung Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Vier Augen Prinzip in den Prozessen Vergabe, Leistungsänderung und Abrechnung Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, das Vier Augen Prinzip bei der Angebotsprüfung insbesondere bei der Bestbieterermittlung zu beachten und entsprechende Regelungen vorzusehen, um, weil die Abteilung 16 Vorlagen für alle Prozessschritte beim Vergabeverfahren ausarbeitete und verwendete. (TZ 3) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung, die Fachabteilung bzw. die Referate bei der Teil und Schlussrechnungsprüfung einzubinden und somit das Vier Augen Prinzip zu gewährleisten, teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand arbeitete einen Entwurf für ein Flussdiagramm eines Rechnungslaufs aus, in dem das Vier Augen Prinzip bei Einbindung der Fachabteilung bzw. des Referats definiert war. Allerdings war der Umfang der Teil und Schlussrechnungsprüfung nicht detailliert dargestellt. Im Referat Straßeninfrastruktur Neubau fehlten schriftliche Regelungen zur Gänze. (TZ 4) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Regelungen zur Prüfung von Zusatzangeboten zu treffen, teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand erließ eine Dienstanweisung für die Abwicklung von Zusatzangeboten; beim Referat Straßeninfrastruktur Neubau lag zur Zeit der Gebarungsüberprüfung keine schriftliche Regelung vor. Beide Referate hielten bei der Prüfung von Zusatzangeboten das Vier Augen Prinzip ein. (TZ 5) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Prozesse der Vergabe, der Abrechnung und der Prüfung von Zusatzangeboten klar zu regeln und (grafisch) darzustellen, teilweise um. Es erstellte Vorlagen für den Vergabeprozess, die Abläufe, Zuständigkeiten und Prüfinhalte verbindlich festlegten. Für die Prozesse der Abrechnung leitete das Land Steiermark hingegen erst erste Schritte ein und erstellte Entwürfe für den Rechnungslauf für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand; für das Referat Neubau fehlten Vorgaben. (TZ 6) Für die Prüfung von Zusatzangeboten regelte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand den Ablauf, die Zuständigkeiten und die Prüfinhalte. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau verfügte über keine derartigen Regelungen. (TZ 6) 34 Steiermark 2015/2

7 Kurzfassung Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Saldierungsregelungen bei Leistungsänderungen Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, bei der Prüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Leistungsänderungen hinsichtlich der Wertgrenzen nicht zu saldieren, teilweise um. Es regelte Wertgrenzen betreffend Leistungsänderungen klar durch die Festlegungen in der Projektmanagement Richtlinie. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand saldierte allerdings lediglich bei größeren Leistungsänderungen nicht. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau saldierte bei allen Leistungsänderungen nicht. (TZ 7) Analyse von Abweichungen bei der Abrechnung: Soll Ist Vergleiche Die Empfehlung des RH, im Sinne des frühzeitigen Erkennens von Mengenüberschreitungen Soll Ist Vergleiche bereits bei einer Bauzeit von drei Monaten durchzuführen, setzte das Land Steiermark teilweise um. Das Land Steiermark wendete bei Bestandsprojekten das Instrument des Soll Ist Vergleichs erst ab einer Bauzeit von sechs Monaten an. Außerdem führte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand nicht bei allen Projekten Soll Ist Vergleiche durch. Bei Neubauprojekten führte das Land Steiermark generell Soll Ist Vergleiche durch. (TZ 8) Abrechnungsvereinbarungen Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, bei Abrechnungsvereinbarungen die Leistungen nicht zu saldieren, dabei die Wertgrenzen gemäß den Regelungen bei Zusatzaufträgen festzulegen und die Abwicklung analog zur Prüfung von Zusatzangeboten durchzuführen sowie Abrechnungsvereinbarungen in Ober oder Leistungsgruppen abzubilden, teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand verwendete zwar Abrechnungsvereinbarungen, die Abwicklung von Abrechnungsvereinbarungen und Abbildung dieser in Haupt und Obergruppen war allerdings erst ab Mai 2014 in einer Dienstanweisung geregelt. Es lagen keine Regelungen bezüglich der Saldierungen vor, und Abrechnungsvereinbarungen waren nicht analog zur Prüfung von Zusatzangeboten durchzuführen. Für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau lagen keine Anwendungsfälle vor. (TZ 9) Steiermark 2015/2 35

8 Kurzfassung Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, sich bei Genehmigungserfordernissen für Abrechnungsvereinbarungen an den Bestimmungen für Zusatzaufträge zu orientieren, um. Das Land Steiermark orientierte sich an den Bestimmungen für Zusatzaufträge und schrieb die Genehmigungserfordernisse für Abrechnungsvereinbarungen in einer Dienstanweisung fest. (TZ 10) Detailkalkulation Die Empfehlung des RH, die Vorlage von Kalkulationsblättern bei Angebotsabgabe zu verlangen, setzte das Land Steiermark teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand forderte bis Mai 2014 nicht bei allen Bauvorhaben Kalkulationsblätter ein, regelte aber mit einer Dienstanweisung vom Mai 2014 eine verpflichtende Einforderung der Kalkulationsblätter. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau setzte die Empfehlung, Kalkulationsblätter zu verlangen, um. (TZ 11) Aufklärungsgespräch Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, dem Instrument des Aufklärungsgesprächs mehr Bedeutung beizumessen, durch Festlegung und Verwendung von standardisierten Vorlagen für die Protokollierung von Aufklärungsgesprächen um. (TZ 12) Schlüsselfaktoren der Korruptionsbekämpfung Personen und funktionsträgerbezogene Maßnahmen Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Verwandtschafts und sonstige persönliche Naheverhältnisse, die zu Interessenskonflikten führen könnten, zu melden, teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand legte mit Dienstanweisung vom Mai 2014 fest, dass Verwandtschafts und dienstlich bedeutsame persönliche Naheverhältnisse, die bei der Bearbeitung von Projekten zu Interessenskonflikten führen können, zu melden sind. Entsprechende Regelungen galten für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau nicht. (TZ 13) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Leermeldungen zu Naheverhältnissen einzufordern, nicht um; diese sollten alle Ebenen von der Dienststellenleitung bis zur Projektleitung umfassen und zur Bewusstseinsbildung der Mitarbeiter beitragen. (TZ 14) 36 Steiermark 2015/2

9 Kurzfassung Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Die Empfehlung des RH, hinsichtlich der Wahrnehmung der Befangenheit von Konsulenten Regelungen in den betreffenden Verträgen vorzusehen und ergänzend die Einführung einer IT gestützten Auftragnehmer Datei zu erwägen, setzte das Land Steiermark nicht um. Deshalb waren die mit der Bauabwicklung betrauten internen Mitarbeiter (z.b. Projektleitung und Örtliche Bauaufsicht) sowie die externen Konsulenten und die bauausführenden Auftragnehmer den Projekten nicht zuzuordnen; auch waren keine Anwendungen betreffend Auffälligkeiten möglich. (TZ 15) Nebenbeschäftigung Der RH bewertete seine Empfehlung an das Land Steiermark, Nebenbeschäftigungen umfassend zu definieren, als nicht umgesetzt, weil der zur Zeit der Follow up Überprüfung geltende Erlass Nebenbeschäftigungen nicht umfassend differenziert nach Funktionen und Tätigkeitsbereichen definierte und Mitarbeitern keine transparente Entscheidungshilfe bot. (TZ 16) Die Empfehlung des RH an das Land Steiermark, seine dienst bzw. arbeitsrechtlichen Bestimmungen dahingehend zu ändern, dass Nebenbeschäftigungen vor deren Aufnahme zu genehmigen sind, setzte das Land Steiermark nicht um, weil es keine Regelungen über die Genehmigungspflicht von Nebenbeschäftigungen erließ. (TZ 17) Das Land Steiermark setzte auch die Empfehlung des RH, (Leer ) Meldungen über Nebenbeschäftigungen einzufordern, nicht um, weil es keine Regelungen über die Abgabe von (Leer )Meldungen erließ. (TZ 18) Verhaltensrichtlinien Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, einen Verhaltenskodex auszuarbeiten, durch Inkraftsetzung eines Erlasses, der Verhaltensstandards festschrieb, um. (TZ 19) Nicht umgesetzt hat das Land Steiermark die Empfehlung des RH, bereichs bzw. fachspezifische Verhaltensrichtlinien zu definieren und dabei die organisatorischen Rahmenbedingungen einfließen zu lassen, weil keine auf die allgemeinen Regelungen des Erlasses aufbauenden und dem Risikoprofil im Baubereich entsprechenden Verhaltensrichtlinien erlassen wurden. (TZ 20) Steiermark 2015/2 37

10 Kurzfassung Der Empfehlung des RH, Verhaltensrichtlinien einem regelmäßigen Evaluierungsprozess zu unterziehen und bei der Aufnahme neuer Mitarbeiter sowie bei der Aus und Weiterbildung der Mitarbeiter den Aspekt des Anti Claimmanagements und der Korruptionsprävention und bekämpfung zu berücksichtigen, kam das Land Steiermark durch die regelmäßige Evaluierung und Anpassung seines Erlasses sowie durch die durchgeführten Schulungsmaßnahmen für seine Mitarbeiter nach. (TZ 21) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, geeignete Maßnahmen zu setzen, um auch externe Konsulenten und ausführende Auftragnehmer an Verhaltensrichtlinien zu binden, nicht um. Weiterhin fehlte eine diesbezügliche vertragliche Überbindung von Verhaltensrichtlinien. (TZ 22) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Mitarbeitern Meldungen von Fehlverhalten auch außerhalb der Organisationshierarchie zu ermöglichen, durch Schaffung einer Kontaktstelle außerhalb der Organisationshierarchie um. (TZ 23) Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, ergänzend zu den bestehenden Regelungen und Maßnahmen den Prozessablauf bei Fehlverhalten von Mitarbeitern von der Wahrnehmung/Meldung des Fehlverhaltens bis zu sämtlichen möglichen Reaktionen und Veranlassungen z.b. in Form eines Ablaufdiagramms darzustellen, nicht um. Eine Darstellung dieses Prozessablaufs lag zur Zeit der Follow up Überprüfung nicht vor. (TZ 24) 38 Steiermark 2015/2

11 Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Kenndaten Anti Claimmanagement und Korruptionsbekämpfung bei Straßenbauvorhaben eingebundene Rechtsträger Land Steiermark Amt der Steiermärkischen Landesregierung Abteilung 16, Verkehr und Landeshochbau; Straßenerhaltungsdienst Vorausschau 2014 Entwicklung 2011 bis 2014 Personal in VBÄ in % Abteilung , , , ,46 2 7,1 Referat Bestand 38,13 35,13 28,18 24,17 36,6 Referat Neubau 19,00 18,00 17,00 14,00 26,3 Summe Bestand u. Neubau 57,13 53,13 45,18 37,17 34,9 Ausgaben Straßenbau in Mio. EUR Referat Bestand 45,32 39,87 62,78 52,00 14,7 Referat Neubau 43,05 37,56 38,68 30,32 29,6 Gesamt 88,37 77, ,46 82,32 6,8 Projekte 4 Anzahl Referat Bestand ,7 Referat Neubau ,7 Gesamt ,9 Länge der Landesstraßen B 6 Länge der Landesstraßen L km (Fahrstreifenlänge: km) km (Fahrstreifenlänge: km) Anzahl/Fläche Brücken Landesstraßen B Brücken/ m 2 Anzahl/Länge Tunnel 6 32 Tunnel/10 km 1 inkl. Fachabteilung 18D, Verkehrserschließung im ländlichen Raum, 69,93 VBÄ 2 inkl. Landesimmobilien Gesellschaft mbh, 22,88 VBÄ 3 Rundungsdifferenzen 4 Unschärfen aufgrund einer Organisationsänderung möglich 5 Projekte bis Ende Juni 2014 erfasst 6 Stand: 2012 Quelle: Amt der Steiermärkischen Landesregierung; Darstellung RH Steiermark 2015/2 39

12 Prüfungsablauf und gegenstand 1 Der RH überprüfte von Mai 2014 bis Juni 2014 beim Land Steiermark die Umsetzung von Empfehlungen, die er bei einer vorangegangenen Gebarungsüberprüfung zu Anti Claimmanagement und Korruptionsbekämpfung bei Straßen und Bahnbauvorhaben abgegeben hatte. Der in der Reihe Steiermark 2012/1 veröffentlichte Bericht wird in der Folge als Vorbericht bezeichnet. Weiters hatte der RH zur Verstärkung der Wirkung seiner Empfehlungen deren Umsetzungsstand bei den überprüften Stellen nachgefragt. Das Ergebnis dieses Nachfrageverfahrens hatte er in seinem Bericht Reihe Steiermark 2013/7 veröffentlicht. Der überprüfte Zeitraum umfasste im Wesentlichen die Jahre 2010 bis Zu dem im Oktober 2014 übermittelten Prüfungsergebnis nahm das Land Steiermark im Jänner 2015 Stellung. Der RH erstattete seine Gegenäußerung im Februar (1) Mit August 2012 trat eine Organisationsänderung in Kraft; aus der Abteilung 18 mit fünf Fachabteilungen ging die Abteilung 16 (Verkehr und Landeshochbau) hervor. Die Abteilung 16 umfasste nach der Organisationsänderung die Fachabteilung Straßenerhaltungsdienst, Baubezirksleitungen, drei Stabsstellen und sieben Referate 1. Im Unterschied zur Vorprüfung, bei der die Aufgabengebiete der Straßeninfrastruktur für den Bestand und Neubau in einer Fachabteilung eingegliedert waren, erfüllten ab August 2012 zwei getrennte Referate die Aufgaben der Bereiche Bestand und Neubau. Die Aufgaben des Referats Straßeninfrastruktur Bestand bestanden im Wesentlichen aus der Umsetzung aller Projekte am Bestand in enger Kooperation mit den jeweiligen Baubezirksleitungen. Dies umfasste alle Instandsetzungs, Neu und Umbaumaßnahmen am bestehenden Landesstraßennetz mit allen seinen Bestandteilen (etwa Fahrbahn, Brücken, Stützmauern, Lärmschutzwände, Galerien, Radwege einschließlich Angelegenheiten im Zusammenhang mit Unfallhäufungsstellen) sowohl in der Planung als auch in der Ausführung. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand führte Ausschreibungen und Vergaben sowie Projektmanagement, technische Betreuung der Bauarbeiten, Termin und Kostencontrolling sowie Anti Claimmanagement durch. 1 Referate Gesamtverkehrsplanung, Öffentlicher Verkehr, Straßeninfrastruktur Bestand, Straßeninfrastruktur Neubau, Liegenschaften und technische Dienste, Verkehrsbehörde, Landeshochbau 40 Steiermark 2015/2

13 Prüfungsablauf und gegenstand Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Die Tätigkeiten des Referats Straßeninfrastruktur Neubau lagen hauptsächlich in der Umsetzung von Großprojekten 2 inklusive der Wahrnehmung sämtlicher technischer konstruktiver Angelegenheiten in der Planungsphase sowie Instandsetzungsarbeiten für Tunnelbauvorhaben. Die Aufgaben umfassten u.a. die Detailplanung von Tunnel und Brückenobjekten, Unterflurtrassen, Galerien und Stützmauern, die Erstellung von Ausschreibungen für Planung und Baumaßnahmen, die Durchführung von Vergaben für sämtliche notwendigen Maßnahmen im Zusammenhang mit Projektierung und Baumaßnahmen, die Projektleitung, die Örtliche Bauaufsicht, die Abrechnung und das Kostencontrolling. (2) In der Projektmanagement Richtlinie waren allgemein Begriffe, Ablauf, Organisation, Methoden, Dokumentation und Berichtswesen zum Projektmanagement für die Abteilung 16 definiert. Darüber hinaus galt seit Mai 2014 eine Dienstanweisung für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand, die die Vergabe von Bauaufträgen, die Abrechnung von Bauprojekten sowie Soll Ist Vergleiche regelte. Für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau waren keine spezifischen Regelungen niedergeschrieben. 2.2 Der RH stellte fest, dass mit der Reorganisation eine Trennung der Aufgabenbereiche der Referate nach Projektgröße und nach Bestands bzw. Neubauprojekten erfolgte. Dies erforderte spezifische Regelungen zur Projektabwicklung für die beiden Referate. Der RH erachtete die Projektmanagement Richtlinie und die Dienstanweisung für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand für zweckmäßige Instrumente zur Abwicklung von Bauvorhaben; er kritisierte jedoch, dass das Referat Straßeninfrastruktur Neubau noch keine Regelungen festgeschrieben hatte und empfahl dem Land Steiermark, spezifische Regelungen für die Projektabwicklung durch das Referat Straßeninfrastruktur Neubau festzulegen. 2 Projekte, bei denen eine Umweltverträglichkeitsprüfung und/oder Neutrassierungen erforderlich waren. Steiermark 2015/2 41

14 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Vier Augen Prinzip in den Prozessen Vergabe, Leistungsänderung und Abrechnung 3.1 (1) Der RH hatte in seinem Vorbericht (TZ 10) dem Land Steiermark empfohlen, bei der Angebotsprüfung insbesondere bei der Bestbieterermittlung das Vier Augen Prinzip zu beachten und dafür entsprechende Regelungen vorzusehen. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark mitgeteilt, dass der Empfehlung durch Erlassung einer Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung nachgekommen und das Vier Augen Prinzip bei der Abwicklung von offenen und nicht offenen Verfahren ohne vorherige Bekanntmachung bereits durch standardisierte Vorlagen umgesetzt worden sei. Bei allen anderen Vergabeverfahren werde das Vier Augen Prinzip in einer Dienstanweisung, die sich in Ausarbeitung befinde, umgesetzt. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass dem Land Steiermark für die Abwicklung von Vergabeverfahren für alle Prozessschritte Vorlagen dienten und die Mitarbeiter diese Vorlagen verwendeten. Neben dem allenfalls erforderlichen Aufklärungsgespräch war die Dokumentation der Angebotsprüfung 3 von Bedeutung. Bei Aufklärungsgesprächen waren nunmehr immer zwei Mitarbeiter, die durch ihre Unterfertigung das Ergebnis des Aufklärungsgesprächs zu bestätigen hatten, anwesend. Die Angebotsprüfung war anhand einer Vorlage zu dokumentieren und mit der Unterfertigung durch den zuständigen Referenten und durch den Referatsleiter bzw. dessen Stellvertreter zu bestätigen. Das Land Steiermark legte dem RH nunmehr Dokumentationen von Angebotsprüfungen mit Unterfertigungen von mindestens zwei Mitarbeitern vor. Die Regelungen galten für beide Referate Straßeninfrastruktur Bestand und Neubau. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand regelte die Einhaltung des Vier Augen Prinzips zudem auch mit einer Dienstanweisung. 3.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, das Vier Augen Prinzip bei der Angebotsprüfung insbesondere bei der Bestbieterermittlung zu beachten und entsprechende Regelungen vorzusehen, um, weil die Abteilung 16 Vorlagen für alle Prozessschritte beim Vergabeverfahren ausarbeitete und verwendete. 3 u.a. Kurzbericht mit Vergabeart, Niederschrift der Angebotsöffnung, Veröffentlichung und Protokoll der Angebotsöffnung, Preisspiegel, vertiefte Angebotsprüfung mit Prüfung der Bieter, formale Prüfung der Angebote 42 Steiermark 2015/2

15 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung 4.1 (1) Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 10) empfohlen, bei der Prüfung von Teil und Schlussrechnungen zur Wahrung des Vier Augen Prinzips die Fachabteilung einzubinden. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark mitgeteilt, dass die Empfehlung in der Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung bereits umgesetzt worden sei. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass im Referat Straßeninfrastruktur Bestand des Landes Steiermark das Vier Augen Prinzip bei der Prüfung von Teil und Schlussrechnungen gewährleistet war. Nach der Rechnungsprüfung durch die Baubezirksleitung als Örtliche Bauaufsicht nahm die Fachabteilung bzw. das nunmehrige Referat die sachliche und rechnerische Prüfung vor. Zur Zeit der Gebarungsüberprüfung arbeitete das Referat Straßeninfrastruktur Bestand einen Rechnungslauf aus, nach dem der Ablauf als Flussdiagramm für die Rechnungsprüfung festgelegt und das Vier Augen Prinzip bei Einbindung der Fachabteilung bzw. des Referats definiert waren. Der Umfang der Teil und Schlussrechnungsprüfung war in dem Entwurf nicht detailliert dargestellt. Zudem regelte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand seit Mai 2014 in einer Dienstanweisung, dass der Projektleiter zumindest die Teil und Schlussrechnungen auf Vollständigkeit zu prüfen hatte. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau führte die Abrechnungsprüfung als Örtliche Bauaufsicht grundsätzlich mit Eigenpersonal durch und beauftragte nur in Ausnahmefällen (z.b. Projekt Südgürtel) externe Unternehmen. Es teilte dem RH mit, dass der Projektleiter die durch die Örtliche Bauaufsicht abgestimmte Abrechnung dem Abrechnungsverantwortlichen (externes Unternehmen oder Fachabteilung) weiterleite, der die Abrechnungsmassen mit der Örtlichen Bauaufsicht prüfe und eine Prüfrechnung ausfertige. Nach einer sachlichen Prüfung der Richtigkeit durch den Projektleiter und einer fachtechnischen Plausibilitätsprüfung durch den Referatsleiter übermittle dieser die Rechnung an die Buchhaltung. Wie der RH feststellte, war der Ablauf der Abrechnungsprüfung jedoch nicht schriftlich festgelegt. 4.2 Der RH erachtete seine Empfehlung als teilweise umgesetzt, weil die Fachabteilung bzw. die Referate bei der Teil und Schlussrechnungsprüfung eingebunden waren und somit das Vier Augen Prinzip gewährleistet war. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand arbeitete einen Entwurf für ein Flussdiagramm eines Rechnungslaufs aus, in dem das Vier Augen Steiermark 2015/2 43

16 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Prinzip bei Einbindung der Fachabteilung bzw. des Referats definiert war. Allerdings war der Umfang der Teil und Schlussrechnungsprüfung nicht detailliert dargestellt. Im Referat Straßeninfrastruktur Neubau fehlten schriftliche Regelungen zur Gänze. Der RH empfahl dem Land Steiermark, den Entwurf des Rechnungslaufs im Referat Straßeninfrastruktur Bestand umzusetzen und den Umfang der Prüfung zu definieren sowie im Referat Straßeninfrastruktur Neubau ebenfalls einen Rechnungslauf angepasst an Neubau und Großprojekte schriftlich festzulegen. 4.3 Laut Stellungnahme des Landes Steiermark würden die Referate der Abteilung 16 bei der Teil und Schlussrechnungsprüfung eingebunden werden; somit werde das Vier Augen Prinzip gewährleistet. Ein Rechnungsprüfungsprozess inklusive Checklisten sei ausgearbeitet worden. 5.1 (1) Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 10) empfohlen, bei der Prüfung von Zusatzangeboten Regelungen zu treffen, welche das Vier Augen Prinzip unabhängig von der Höhe der Forderung sicherstellen. Dies nicht zuletzt deshalb, weil seine Regelwerke unklare bzw. widersprüchliche Definitionen zur Prüfung von Zusatzangeboten vorgesehen hatten und der RH klare Regelungen vermisst hatte. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark mitgeteilt, dass die Empfehlung in der Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung bereits umgesetzt worden sei. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass laut Projektmanagement Richtlinie 4 der Abteilung 16 des Amtes der Steiermärkischen Landesregierung diese Richtlinie galt für die Referate Straßeninfrastruktur Bestand und Neubau die Örtliche Bauaufsicht über Kostenänderungen (aus Zusatzangeboten oder Abrechnungsvereinbarungen) bis EUR netto je Leistung entschied; diese Kostenänderungen musste die Örtliche Bauaufsicht jedoch dem Baumanagement Verantwortlichen melden. Bei einer Überschreitung dieser Summe musste die Örtliche Bauaufsicht die Kostenänderung dem Projektleiter melden. Der Projektleiter hatte zudem wesentliche Projektänderungen (z.b. Gesamtkostenabweichung von mindestens 10 %) dem Referatsleiter zu melden. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand regelte seit Mai 2014 mittels Dienstanweisung, dass das Vier Augen Prinzip bei der Prüfung der 4 2. Auflage, März Steiermark 2015/2

17 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Preisangemessenheit bei Zusatzangeboten sicherzustellen war und dass die zweite Person dabei zumindest eine Plausibilitätsprüfung (Gesamtpreis, Umfang, Notwendigkeit, Zeitpunkt udgl.) durchzuführen hatte. Der RH stellte anhand von ausgewählten geprüften Zusatzangeboten fest, dass das Referat das Vier Augen Prinzip einhielt (Prüfung Örtliche Bauaufsicht bzw. Baubezirksleitung sowie sachliche und rechnerische Prüfung durch den Projektleiter aus dem Referat). Für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau war für die Abwicklung von Zusatzangeboten weder eine Dienstanweisung noch eine schriftliche Regelung über die Projektmanagement Richtlinie hinausgehend vorhanden. Das Referat nahm die Abwicklung gemäß ÖNORM B 2118 (Partnerschaftssitzung) und ÖNORM B 2110 (Bauvertragssitzungen) wahr; in den Sitzungen waren mindestens zwei Mitarbeiter des Referats anwesend, die die Zusatzangebote dem Grunde nach genehmigten. Die Örtliche Bauaufsicht und der Abrechnungsverantwortliche prüften die Zusatzangebote der Höhe nach. Nach der sachlichen Prüfung und der Erstellung eines Prüfungsprotokolls durch den Projektleiter genehmigte der Referatsleiter das Zusatzangebot. 5.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Regelungen zur Prüfung von Zusatzangeboten zu treffen, teilweise um, indem das Referat Straßeninfrastruktur Bestand eine Dienstanweisung für die Abwicklung von Zusatzangeboten erlassen hatte und die Referate Straßeninfrastruktur Bestand und Neubau das Vier Augen Prinzip de facto einhielten. Beim Referat Straßeninfrastruktur Neubau lag zur Zeit der Gebarungsüberprüfung keine über die Projektmanagement Richtlinie hinausgehende schriftliche Regelung vor. Der RH hielt seine Empfehlung für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau daher aufrecht, für die Prüfung von Zusatzangeboten Regelungen zu treffen, die Anwendung des Vier Augen Prinzips auch in formeller Hinsicht klarzustellen. 5.3 In seiner Stellungnahme teilte das Land Steiermark mit, dass Regelungen zur Prüfung von Zusatzangeboten getroffen und eine Dienstanweisung bzw. interne Referatsregelungen erlassen worden seien. 6.1 (1) Der RH erachtete in seinem Vorbericht die Regelungen bezüglich Vergabe, Leistungsänderungen und Abrechnung für nicht zweckmäßig, weil wesentliche Prozessschritte in einer Vielzahl von Regelwerken und weiteren Unterlagen teils unterschiedlich geregelt waren. Der RH hatte dem Land Steiermark daher in seinem Vorbericht (TZ 10) empfohlen, im Rahmen des laufenden Projekts zur Optimierung der Projektabwicklung Prozesse der Vergabe, der Abrechnung und der Prüfung Steiermark 2015/2 45

18 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements von Zusatzangeboten klar zu regeln und (grafisch) so darzustellen, dass daraus Ablauf, Zuständigkeiten und Prüfinhalte ersichtlich sind. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark mitgeteilt, dass die Empfehlung in der Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung bereits umgesetzt worden sei. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass in beiden Referaten Straßeninfrastruktur Bestand und Neubau Vorlagen (z.b. Dokumentationsvorlage zur Angebotsprüfung) und Darstellungen (z.b. mögliche Vergabeverfahren für maximale Beschaffungswerte bzw. Schwellenwerte) für alle Prozessschritte des Vergabeprozesses vorhanden waren. Diese Arbeitsbehelfe definierten den Ablauf des Vergabeprozesses, die Zuständigkeiten und die Prüfinhalte. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand entwickelte einen Entwurf für den Rechnungslauf, der den Umfang der Prüfung (u.a. konkrete Prüfungshandlungen) jedoch nicht enthielt. Die Umsetzung war für Anfang des Jahres 2015 geplant. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau hatte den Prozess der Abrechnung nicht schriftlich geregelt bzw. dargestellt. Für die Prüfung von Zusatzangeboten legte die Abteilung 16 in der Projektmanagement Richtlinie die Wertgrenze mit EUR (netto) für Kostenänderungen fest. Änderungen über dieser Wertgrenze hatte die Örtliche Bauaufsicht dem Projektleiter zu melden. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand regelte den Prozess der Prüfung von Zusatzangeboten ab Mai 2014 zudem mit einer Dienstanweisung, nach der z.b. mit der Ausführung der Leistung erst nach schriftlicher Zustimmung begonnen werden durfte, die Prüfung nach festgelegten Fristen zu vollziehen war und der Projektleiter zumindest eine Plausibilitätsprüfung durchzuführen hatte. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau hatte keine schriftliche Regelung für den Prozess der Prüfung von Zusatzangeboten und hielt sich bei der Prüfung von Zusatzangeboten an die ÖNORMEN B 2110 (Bauvertragssitzungen) und 2118 (Partnerschaftssitzungen). 6.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, Prozesse der Vergabe, der Abrechnung und der Prüfung von Zusatzangeboten klar zu regeln und (grafisch) darzustellen, teilweise um. Es erstellte Vorlagen, die für den Vergabeprozess die Abläufe, Zuständigkeiten und Prüfinhalte verbindlich festlegten. 46 Steiermark 2015/2

19 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung Für die Prozesse der Abrechnung leitete das Land Steiermark hingegen erst erste Schritte ein und erstellte Entwürfe für den Rechnungslauf für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand; für das Referat Neubau fehlten Vorgaben. Der RH verwies auf seine Empfehlung in TZ 4. Für die Prüfung von Zusatzangeboten regelte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand den Ablauf, die Zuständigkeiten und die Prüfinhalte. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau verfügte über keine derartigen Regelungen. Der RH empfahl daher dem Land Steiermark, für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau entsprechende Regelungen zu definieren. 6.3 Laut Stellungnahme des Landes Steiermark habe die Abteilung 16 die Prozesse der Vergabe, der Abrechnung und der Prüfung von Zusatzangeboten klar geregelt und grafisch dargestellt. Weiters seien Vorlagen für den Vergabeprozess, die Abläufe, die Zuständigkeiten und die Prüfinhalte verbindlich festgelegt sowie ein Rechnungsprüfungsprozess inklusive Checklisten ausgearbeitet worden. Saldierungsregelungen bei Leistungsänderungen 7.1 (1) Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 17) empfohlen, Wertgrenzen betreffend Leistungsänderungen klar zu regeln auch bei der Beauftragung dem Grunde nach und in das Projekt zur Optimierung der Projektabwicklung zu integrieren. Zudem hatte er empfohlen, bei der Prüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Leistungsänderungen hinsichtlich der Wertgrenzen nicht zu saldieren, weil den Regelungen zufolge bei Leistungsänderungen die Wertgrenze von EUR brutto im Wege der Saldierung (neue Leistung abzüglich einer eventuell entfallenen Leistung) zu ermitteln gewesen war. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark auf die Umsetzung der Empfehlung in der Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung verwiesen. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass gemäß der seit Mai 2014 eingeführten Projektmanagement Richtlinie Zusatzangebote über EUR netto dem Projektleiter und unter EUR netto dem Baumanagement Verantwortlichen zu melden und von diesen jeweils zu genehmigen waren. Somit gab es eine klare Regelung der Wertgrenzen. Hinsichtlich der Ermittlung der Wertgrenzen im Wege der Saldierung bei Leistungsänderungen gab es keine schriftlichen Regelungen und die beiden Referate agierten unterschiedlich. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand wickelte grundsätzlich größere Leistungsänderungen auch wenn die Zusatzkosten aufgrund der Saldierung geringer als Steiermark 2015/2 47

20 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements EUR netto waren als Zusatzangebote ab. Für geringere Leistungsänderungen ohne die Angabe einer Wertgrenze konnte eine Saldierung nicht ausgeschlossen werden. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau wickelte alle Zusatzkosten als Leistungsänderungen ohne Saldierung ab. 7.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH teilweise um. Es regelte Wertgrenzen betreffend Leistungsänderungen klar durch die Festlegungen in der Projektmanagement Richtlinie. Die Empfehlung, bei der Prüfung, Bearbeitung und Genehmigung von Leistungsänderungen hinsichtlich der Wertgrenzen nicht zu saldieren, setzte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand allerdings lediglich bei größeren Leistungsänderungen, das Referat Straßeninfrastruktur Neubau hingegen bei allen Leistungsänderungen, um. Der RH hielt daher seine Empfehlung für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand, bei Leistungsänderungen hinsichtlich der Wertgrenzen nicht zu saldieren, aufrecht. 7.3 Laut Stellungnahme des Landes Steiermark habe die Abteilung 16 die Empfehlung des RH, bei Leistungsänderungen hinsichtlich der Wertgrenzen nicht zu saldieren, zwischenzeitig umgesetzt und die Dienstanweisung um diesen Punkt erweitert. Analyse von Abweichungen bei der Abrechnung: Soll Ist Vergleiche 8.1 (1) In den Regelwerken des Landes Steiermark waren Soll Ist Vergleiche weder laufend noch zum Projektabschluss vorgesehen. Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 19, 26) empfohlen, vollständige Soll Ist Vergleiche bei Projekten mit einer Baudauer von über drei Monaten auch laufend als Kontroll und Steuerungsinstrument zum Erkennen von Einsparungspotenzialen zu nutzen. Unabhängig von der Baudauer hatte er empfohlen, bei einer standardisierten Schlussrechnungsprüfung (innerhalb der Prüffrist der Schlussrechnung) Abweichungen jedenfalls auf Ebene der Leistungsgruppen sowie größere Abweichungen in einzelnen Positionen zu begründen. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark auf eine Prüfung der Internen Revision in der Fachabteilung zum Thema Vergabe verwiesen. Ein entsprechendes Regelwerk (z.b. Dienstanweisung), eventuell mit Empfehlungen der Internen Revision, sei in Ausarbeitung. (3) Der RH stellte nunmehr anhand von vorgelegten Beispielen fest, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand nicht bei allen Bauvorhaben Soll Ist Vergleiche erstellte. Es regelte jedoch mit einer Dienstanweisung ab Mai 2014, dass bei Bauvorhaben mit einer Bauzeit von 48 Steiermark 2015/2

21 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung mehr als sechs Monaten und Gesamtkosten von mehr als EUR laufende Soll Ist Vergleiche und eine Vorausschau der zu erwartenden Abrechnungsleistungen auszuführen waren. Für abgeschlossene Bauvorhaben mit einer Bauzeit von mehr als drei Monaten waren abschließende Soll Ist Vergleiche anzustellen. Nennenswerte Abweichungen bei der Schlussrechnung waren im Projektendbericht anzuführen. Weiters sah die Vorlage für die Schlussrechnung eine Massengegenüberstellung vor. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand legte gegenüber dem RH dar, dass es Soll Ist Vergleiche in Baubesprechungen und unter dem Begriff des Controllings behandle. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau führte bei allen Bauvorhaben grundsätzlich Soll Ist Vergleiche durch. Regelungen zur Anwendung von Soll Ist Vergleichen (z.b. Vorgehensweise, Zuständigkeit) lagen nicht vor. Der RH stellte weiters fest, dass laut Projektmanagement Richtlinie Projektänderungen in einem festgelegten Protokoll zu dokumentieren und zu begründen waren sowie ein Projektendbericht zu erstellen war. Kostenabweichungen von über 10 % waren zu begründen und vom Projektauftraggeber freizugeben. Das Land Steiermark legte dem RH Projektänderungsprotokolle und Projektendberichte vor, die der Projektmanagement Richtlinie entsprachen. 8.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung teilweise um. Der RH anerkannte die Festlegung in der Dienstanweisung des Referats Straßeninfrastruktur Bestand, Soll Ist Vergleiche durchzuführen, kritisierte jedoch, dass diese erst ab einer Bauzeit von mehr als sechs Monaten auszuführen waren. Zudem merkte er kritisch an, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand Soll Ist Vergleiche nicht bei allen Projekten durchführte. Er hielt daher seine Empfehlung aufrecht, im Sinne des frühzeitigen Erkennens von Mengenüberschreitungen Soll Ist Vergleiche ab einer Bauzeit von drei Monaten durchzuführen. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau setzte die entsprechende Empfehlung des RH um. Die Empfehlung des RH, Abweichungen bei einer standardisierten Schlussrechnungsprüfung zu begründen, setzten beide Referate um. 8.3 Laut Stellungnahme des Landes Steiermark seien Soll Ist Vergleiche für das Referat Straßeninfrastruktur Bestand während der Bauzeit kein geeignetes Instrument, um auf Abweichungen rechtzeitig reagieren zu können. Ein Großteil der Leistungspositionen würde in weniger als einem Monat erbracht werden. Steiermark 2015/2 49

22 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements In der Projektmanagement Richtlinie der Abteilung 16 sei geregelt, dass der Projektleiter den Preisspiegel bzw. eine Übersicht jener Einheitspreise, die von den Einheitspreisen des Preisspeichers abweichen, an die Örtliche Bauaufsicht übermitteln solle. Dieses Instrument ermögliche es, rechtzeitig und nicht erst nachträglich nach Beendigung der Leistung zu reagieren. Daher würden laufende Soll Ist Vergleiche erst ab einer Bauzeit von mehr als sechs Monaten und mehr als EUR angewendet werden. Bei Großprojekten seien Soll Ist Vergleiche Standard. 8.4 Der RH entgegnete, dass nicht bei allen Projekten die Leistungspositionen nach einem Monat abgeschlossen sind und der Aufwand für die Erstellung eines Soll Ist Vergleichs gering ist. Daher hielt der RH seine Empfehlung, im Sinne des frühzeitigen Erkennens von Mengenüberschreitungen Soll Ist Vergleiche ab einer Bauzeit von drei Monaten durchzuführen, aufrecht. Abrechnungsvereinbarungen 9.1 (1) Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 30) empfohlen, auch bei Abrechnungsvereinbarungen die Leistungen nicht zu saldieren, dabei die Wertgrenzen gemäß den Regelungen bei Zusatzaufträgen festzulegen und die Abwicklung analog zur Prüfung von Zusatzangeboten durchzuführen. Zur transparenten Abwicklung hatte er empfohlen, Abrechnungsvereinbarungen in einer dafür einzurichtenden Ober oder Leistungsgruppe als eigene Positionen abzubilden. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark auf eine Prüfung der Internen Revision in der Fachabteilung zum Thema Vergabe verwiesen. Ein entsprechendes Regelwerk (z.b. Dienstanweisung), eventuell mit Empfehlungen der Internen Revision, sei in Ausarbeitung. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand Abrechnungsvereinbarungen verwendete, für deren Abwicklung und Saldierung bis Mai 2014 keine Regelungen vorlagen. Laut eigener Auskunft wendete das Referat bis zu einem Wert von EUR netto Abrechnungsvereinbarungen an, darüber wickelte es Leistungsänderungen grundsätzlich mit Zusatzangeboten ab. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand wies gegenüber dem RH darauf hin, dass es für Zusatzangebote und Abrechnungsvereinbarungen eigene Haupt und Obergruppen verwende und es die Dokumentation im Baubuch mit Unterfertigung des Projektleiters bzw. in Besprechungsprotokollen vornehme. Ab Mai 2014 legte das Referat Straßeninfrastruktur Bestand mit einer Dienstanweisung fest, dass Abrechnungsvereinbarungen in eigenen Haupt und Obergruppen 50 Steiermark 2015/2

23 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung abzubilden, im Baubuch anzuordnen und vom Projektleiter bzw. von einer zweiten Person gemäß Projektmanagement Richtlinie zu unterfertigen waren. Im Referat Straßeninfrastruktur Neubau lagen keine Anwendungsfälle für Abrechnungsvereinbarungen vor. 9.2 Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, bei Abrechnungsvereinbarungen die Leistungen nicht zu saldieren, dabei die Wertgrenzen gemäß den Regelungen bei Zusatzaufträgen festzulegen und die Abwicklung analog zur Prüfung von Zusatzangeboten durchzuführen sowie Abrechnungsvereinbarungen in Ober oder Leistungsgruppen abzubilden, teilweise um. Das Referat Straßeninfrastruktur Bestand verwendete zwar Abrechnungsvereinbarungen, die Abwicklung von Abrechnungsvereinbarungen und Abbildung dieser in Haupt und Obergruppen war allerdings erst ab Mai 2014 in einer Dienstanweisung geregelt. Der RH kritisierte, dass keine Regelungen bezüglich der Saldierungen vorlagen und Abrechnungsvereinbarungen nicht analog zur Prüfung von Zusatzangeboten durchzuführen waren. Für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau lagen keine Anwendungsfälle vor. Der RH empfahl dem Land Steiermark neuerlich, bei Abrechnungsvereinbarungen die Leistungen nicht zu saldieren, die Wertgrenzen gemäß den Regelungen bei Zusatzaufträgen festzulegen und die Abwicklung sowie Beauftragung generell analog zur Prüfung von Zusatzaufträgen durchzuführen. 9.3 Das Land Steiermark teilte mit, dass die Empfehlung des RH größtenteils umgesetzt werde. Die Dienstanweisung sei dahingehend erweitert worden, dass bei Abrechnungsvereinbarungen die Leistungen nicht zu saldieren seien. Die Abwicklung von Abrechnungsvereinbarungen bis zu einer Wertgrenze von EUR durch die Örtliche Bauaufsicht bleibe jedoch aufrecht und sei in der Projektmanagement Richtlinie und einer Dienstanweisung geregelt (1) Der RH hatte in seinem Vorbericht (TZ 94) kritisiert, dass das Land Steiermark in vereinzelten Fällen die Wertgrenzen für Abrechnungsvereinbarungen überschritten hatte, eine Unterfertigung der Vereinbarungen durch die Projektleitung unterblieben war und dadurch das Vier Augen Prinzip nicht zum Tragen gekommen war. Er hatte dem Land Steiermark empfohlen, die Genehmigungserfordernisse für Abrechnungsvereinbarungen an den Bestimmungen für Zusatzaufträge zu orientieren. Steiermark 2015/2 51

24 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark auf die Umsetzung der Empfehlung in der Projektmanagement Richtlinie der Fachabteilung verwiesen. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand Abrechnungsvereinbarungen bis zu der Wertgrenze von EUR netto (entsprechend der Projektmanagement Richtlinie) abschloss. Das Referat wies gegenüber dem RH darauf hin, dass Abrechnungsvereinbarungen vom Projektleiter im Baubuch bzw. in Besprechungsprotokollen zu unterfertigen waren. Ab Mai 2014 legte das Referat mit einer Dienstanweisung fest, dass Abrechnungsvereinbarungen im Baubuch anzuordnen und vom Projektleiter bzw. von einer zweiten Person gemäß Projektmanagement Richtlinie zu unterfertigen sind. Damit orientierte es die Genehmigung von Abrechnungsvereinbarungen an den Bestimmungen für Zusatzaufträge. Im Referat Straßeninfrastruktur Neubau lagen im überprüften Zeitraum keine Anwendungsfälle für Abrechnungsvereinbarungen vor Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH um, indem es die Genehmigungserfordernisse für Abrechnungsvereinbarungen an den Bestimmungen für Zusatzaufträge orientierte und in einer Dienstanweisung festschrieb Laut Stellungnahme des Landes Steiermark bleibe die Abwicklung von Abrechnungsvereinbarungen bis zu einer Wertgrenze von EUR durch die Örtliche Bauaufsicht aufrecht und sei in der Projektmanagement Richtlinie und einer Dienstanweisung geregelt. Detailkalkulation 11.1 (1) Der RH hatte in seinem Vorbericht (TZ 88) festgestellt, dass das Land Steiermark zum Hauptangebot keine K7 Blätter eingefordert hatte; er hatte darauf hingewiesen, dass Kalkulationsblätter unverzichtbar für die Überprüfung und Herleitung der Preise des Zusatzangebots vom Hauptauftrag sind. Er hatte beanstandet, dass das Land Steiermark auf ein wesentliches Instrument zur Prüfung des Zusatzangebots und damit des Anti Claimmanagements verzichtet hatte. Daher hatte der RH in seinem Vorbericht dem Land Steiermark empfohlen, die Vorlage von Kalkulationsblättern bei Angebotsabgabe zu verlangen. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark auf eine Prüfung der Internen Revision zum Thema Vergabe in der Fachabteilung verwiesen. Ein entsprechendes Regelwerk (z.b. Dienst- 52 Steiermark 2015/2

25 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Steiermark Anti Claimmanagement bei Straßenbauvorhaben; Follow up Überprüfung anweisung), eventuell mit Empfehlungen der Internen Revision, sei in Ausarbeitung. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand nach wie vor nicht bei allen Bauvorhaben Kalkulationsblätter einforderte. Gemäß Dienstanweisung waren ab Mai 2014 die Kalkulationsblätter 5 (K3, K4, K5, K6, K7) bei jeder Art der Vergabe auch bei Direktvergaben spätestens bis zur Bauvergabe zumindest für die wesentlichen Positionen anzufordern. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau forderte bei allen in den Jahren 2013 und 2014 durchgeführten Projekten die Kalkulationsblätter ein Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH teilweise um, weil das Referat Straßeninfrastruktur Bestand nicht bei allen Bauvorhaben Kalkulationsblätter einforderte. Der RH hob jedoch hervor, dass ab Mai 2014 mit einer Dienstanweisung deren Einforderung vorgesehen war. Das Referat Straßeninfrastruktur Neubau setzte die Empfehlung, Kalkulationsblätter zu verlangen, um. Der RH betonte die Bedeutung der Vorlage von Kalkulationsblättern und empfahl dem Land Steiermark, auf eine Umsetzung der Dienstanweisung durch das Referat Straßeninfrastruktur Bestand zu achten, derzufolge bei allen Bauvorhaben Kalkulationsblätter einzufordern sind Das Land Steiermark teilte in seiner Stellungnahme mit, dass die Abteilung 16 die Empfehlung des RH, die Vorlage von Kalkulationsblättern bei der Angebotsabgabe zu verlangen, zwischenzeitig umgesetzt habe. Aufklärungsgespräch 12.1 (1) Der RH hatte in seinem Vorbericht (TZ 23, 95) festgestellt, dass sich aufgrund einer Mengenmehrung die Aushubposition wesentlich verteuert hatte, die gewählte Abrechnung nicht der tatsächlichen Baudurchführung entsprochen hatte und keine Dokumentation über mögliche kostengünstigere sowie dem Bauvertrag entsprechende Abrechnungen vorgelegen war. Dies hatte die Verwirklichung eines spekulativ angebotenen, unverhältnismäßig hohen Preises durch den Auftragnehmer begünstigt. Daher hatte der RH dem Land Steiermark in seinem Vorbericht empfohlen, dem Instrument des Aufklärungsgesprächs mehr 5 laut ÖNORM B 2061: K3 Kalkulationsblatt: Mittel, Regielohnpreis, Gehaltspreis, K4 Kalkulationsblatt: Materialpreis, K5 Kalkulationsblatt: Preise für Produkte, Leistungen, K6 Kalkulationsblatt: Gerätepreis, K7 Kalkulationsblatt: Preisermittlung bzw. Detailkalkulation Steiermark 2015/2 53

26 Schlüsselfaktoren des Anti Claimmanagements Bedeutung beizumessen und für dessen Dokumentation definierte Mindesterfordernisse festzulegen. (2) Im Rahmen des Nachfrageverfahrens hatte das Land Steiermark mitgeteilt, dass eine entsprechende Vorlage für zu dokumentierende Mindesterfordernisse betreffend Aufklärungsgespräche bereits in Verwendung sei. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass das Land Steiermark bei Aufklärungsgesprächen eine standardisierte Vorlage verwendete. Diese Vorlage sah u.a. eine Protokollierung der Teilnehmer, des Ortes des Aufklärungsgesprächs und der aufzuklärenden Angebotspunkte (u.a. Leistungspositionen und Kalkulationsblätter) vor. Durch die Struktur der Protokolle war gewährleistet, dass Mindestangaben zu den Aufklärungsgesprächen zur Verfügung standen Das Land Steiermark setzte die Empfehlung des RH, dem Instrument des Aufklärungsgesprächs mehr Bedeutung beizumessen, um, indem es standardisierte Vorlagen für die Protokollierung von Aufklärungsgesprächen festlegte und verwendete. Schlüsselfaktoren der Korruptionsbekämpfung Personen und funktionsträgerbezogene Maßnahmen 13.1 (1) Der RH hatte in seinem Vorbericht festgestellt, dass das Land Steiermark im Landesrecht regelte, dass Mitarbeiter bei Befangenheit sich der Dienstausübung zu enthalten haben. Eine Pflicht, Naheverhältnisse oder persönliche Lebensumstände, die zu Befangenheit führen könnten, laufend zu melden, war nicht gegeben. Der RH hatte dem Land Steiermark in seinem Vorbericht (TZ 36) daher empfohlen, Regelungen zu treffen, wonach Verwandtschafts und sonstige persönliche Naheverhältnisse, die zu Interessenskonflikten führen könnten, zu melden sind. (2) Das Land Steiermark hatte im Nachfrageverfahren auf eine Prüfung der Internen Revision zum Thema Vergabe in der Fachabteilung verwiesen. Ein entsprechendes Regelwerk (z.b. Dienstanweisung), eventuell mit Empfehlungen der Internen Revision, sei in Ausarbeitung. (3) Der RH stellte nunmehr fest, dass das Referat Straßeninfrastruktur Bestand mit Dienstanweisung vom Mai 2014 festlegte, dass Verwandtschafts und dienstlich bedeutsame persönliche Naheverhältnisse, die bei der Bearbeitung von Projekten zu Interessenskonflikten führen können, zu melden sind. Für das Referat Straßeninfrastruktur Neubau bestanden keine Regelungen betreffend den Umgang mit Interessenskonflikten. 54 Steiermark 2015/2