Infoniqa IT Solutions

Transkript

1 Infoniqa IT Solutions Automatisierte Rechnungsverarbeitung im Umfeld von SAP

2 Übersicht Ausgangssituation & Aufgabenstellung Ziele und Anforderungen automatisierter Rechnungsverarbeitung BP Workflowlösung auf Basis von SAP Business Workflow

3 Ausgangssituation und Aufgabenstellung Typischer grober Ist-Prozess einer Belegverarbeitung Niederlassungen Posteingang (Niederlassung) mittleres Einsparungspotential Zentrale Posteingang (Zentrale) Belegvorbereitung (sortieren, zuordnen) hohes Einsparungspotential Belegvorbereitung (sortieren, ggf. vorerfassen) Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen) Hauspost (öffnen, sortieren) Rechnungsprüfung (Kst/Kto, abzeichnen) Genehmigung (Leiter FA, abzeichnen) Genehmigung (NL- Leiter, abzeichnen) Sachbearbeitung Kreditorenbuchhaltung (man. Erfassung, Buchung, Erstellung Zahlungsvorschlag) Versand (Rechnung, Laufzettel) Leiter Kreditorenbuchhaltung (Prüfung Einzelfälle, Stichproben, Zahllauf erstellen) Fehlerbehandlung (Korrekturen) Archiv / Scannen (Ablage, ggf. sortiert) Abschluss (Zahllauf, Hausbank)

4 Ziele und Anforderungen autom. Rechnungsverarbeitung Hoher Automatisierungsgrad Reduzierung manueller Tätigkeiten Verkürzung der Rechnungsdurchlaufzeiten Fehlerreduzierung durch automatische Validierung mit Stamm- und Bestelldaten Schnellere Verfügbarkeit und Auskunftsfähigkeit Dezentralität / Mandantenfähigkeit Einbindung dezentraler Standorte und Unternehmen Führen von Unternehmen als logische Einheit Kosteneinsparung durch zentrale Verarbeitung Geringvolumige Rechnungseingänge werden wirtschaftlich Verbesserte Transparenz und Qualität Erzeugung der bestmöglichen Bildqualität beim Scannen Überblick über den Verarbeitungsstatus Frühzeitige Identifizierung von Fehlern Auswertung und Reporting eingehender Rechnungen Höhere Daten- und Prozessqualität Infinqa IT Solutions GmbH, Berlin Stralauer Allee Berlin Tel.:+49(0) Fax.:+49(0)

5 Szenarienlandschaft OCR Belegvorer- fassung Genehmigungen Automatisch FI/MM Rechnungsanlage

6 Komponentenübersicht Scanning OCR Engine SAP Business Workflow Belegvorerfassung SAP FI / MM

7 Integriert in SAP ERP sowohl klassisch mit SAP GUI als auch über Portal und WebDynpro Datenaustausch mit OCR und Archivsystemen über Standard-Verfahren und Schnittstellen SAP Business Workflow gesteuert: kein Beleg geht verloren

8 State of the Art Benutzeroberfläche mit WebDynpro für ABAP Integriert in klassischem SAP Business Workflow und Portal -Benachrichtigung mit direktem Absprung auf Rechnungserfassung Unterstützung von Single-SignOn

9 Standard SAP Business Workflow zum automatischen Verteilen von Aufgaben im Unternehmen Automatische Verteilung an Personengruppen, automatische Terminüberwachung, Weiterleitung, etc. Genehmigungen im Browser: kein SAP GUI Aufruf erforderlich

10 Archivintegration via ArchiveLink Beleg aus dem Archiv ist direkt im Webbrowser aufrufbar

11 Archivintegration Verknüpfung Archivbeleg und gescannte Rechnungsdaten mit gebuchtem FI-Beleg

12 Ablauf 1 Fehlerbehandlung Anpassen von ungültigen Daten aus dem Scannprozess (optional) 2 Rechnungsprüfung Erfassen von Positionen / Kontierung / Prüfung durch Anforderer 3 4 Genehmigung Weitere Prüfungen / Genehmigung (optional) Automatische Buchung Automatische Buchung im Hintergrund als FI-Beleg

13 Fehlerbehebung

14 Rechnungsprüfung

15 Benachrichtigung via

16 Genehmigung

17 Komfortfunktionen Kommentar anfordern: Rechnung an Dritte schicken mit der Bitte um einen Kommentar zum Sachverhalt / Vorgang

18 Komfortfunktionen Weiterleiten einer Rechnung an einen Dritten zur Bearbeitung / Genehmigung

19 Komfortfunktionen Erfassen von zusätzlichen Notizen bei jedem Arbeitsschritt

20 Komfortfunktionen Erfassen von Dateianlagen in jedem Bearbeitungsschritt

21 Rechnungsprüfung im Detail 1 Kontierung von Positionen auf Aufträge, Kostenstellen und Verkaufsbelege Erfassungsassistent für Kontierung Vorerfassung von Anlagendaten für die automatische Erzeugung von FI-Anlagen Zusatzprüfungen pro Sachkonto wie Positionstext und besondere Formulare

22 Rechnungsprüfung im Detail (Erfassungsassistent)

23 Rechnungsprüfung im Detail (Vorerfassung von Anlagen)

24 Rechnungsprüfung im Detail (zusätzliche Formulare)

25

26 Beispiel für Systemlandschaft Getrennte Netzwerke für Archiv und Benutzer Archiv OCR - System ERP OCR - System OCR - System

27 Vielen Dank für Ihr Interesse! Infoniqa IT Solutions GmbH Berlin Stralauer Allee 2 D Berlin Tel / Fax / Web info-berlin@infoniqa.com