Enterprise-Content-Management

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1 LEITFADEN Mikael Damkier, Fotolia Enterprise-Content-Management Einstiegsinformationen und Nutzungsempfehlungen für Unternehmen

2 Enterprise-Content- Management betrifft auch kleinere Unternehmen Das Thema ECM wirft immer wieder viele Fragen auf: Was ist ECM? Wofür kann ich es einsetzen? Wie gehe ich bei Auswahl und Einführung vor? Fragen dieser Art werden in diesem Leitfaden beatnwortet. Kennen Sie das? Ein typisches Beispiel aus dem Büroalltag: Unstimmigkeiten zwischen Wareneingang und Rechnung. Doch zum Glück werden alle Unterlagen zum Bestellvorgang inklusive Rechnungen, Lieferscheinen, Angebot und auch s zur Auftragsabwicklung abgeheftet und archiviert. Ein Angestellter reagiert in einem solchen Vorfall oftmals mit Seufzen und Augenrollen. Es bedeutet nämlich, dass er die betreffenden Ordner heraussuchen und je nach Ablagesystem die Kundeninformationen, die Rechnungsnummer oder das Datum nachschlagen muss. Nicht selten werden Rechnungen und -Verläufe sogar in unterschiedlichen Ablageordnern getrennt abgelegt, sodass in mehreren Ordnern gesucht werden muss, natürlich in der Hoffnung, dass zuvor auch alles korrekt abgelegt wurde und nicht der Arbeitskollege sein eigenes Ablagesystem im Kopf hatte. Bezieht sich der Vorfall auch noch auf lange zurück liegende Bestellungen, muss sogar die Reise in das weit entfernte und undurchsichtige Archiv angetreten werden. So manch ein Mitarbeiter hat sicher schon den einen oder anderen Arbeitstag mit der Suche nach Dokumenten und relevanten Inhalten verbracht. Dass alle möglichen Dokumente abgeheftet und archiviert werden, ist somit für den Angestellten nicht immer von Vorteil. Hinzu kommt, dass viele Dokumente und Informationen digital vorliegen, jedoch ausgedruckt und archiviert werden, um die langfristige Aufbewahrung zu gewährleisten. Warum aber nicht der Digitalisierung ihren Lauf lassen und dadurch das Strukturieren, Suchen und Archivieren vereinfachen? Die Lösung: Enterprise-Content-Management! pressmaster, Fotolia 2

3 Effizienz im Umgang mit Dokumenten Die Beherrschung der zunehmenden Informationsflut stellt nicht nur große Unternehmen vor eine Herausforderung. Auch kleine und mittelständische Unternehmen müssen sich über das Dokumentenmanagement Gedanken machen. Eine schnellere und effizientere Abwicklung von Geschäftsprozessen sowie eine damit einhergehende gesteigerte Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit sind nur zwei Argumente für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Die Vision des papierlosen Büros rückt in Zeiten von exponentiell wachsenden Daten- und Dokumentenbeständen mehr und mehr in den Fokus. Es wird geschätzt, dass ein manuelles Dokumentenmanagement rund Prozent der Arbeitszeit eines Angestellten ausmacht und damit rund Prozent der Gehaltskosten, bzw Prozent des Unternehmensumsatzes beträgt. Besonders die Suche in alten Ablagesystemen bedarf viel Zeit. Doch nicht nur die Suche selbst ist mit einem hohen Aufwand verbunden. Rund 50 Prozent der Dokumente werden kopiert und mehrfach abgelegt, damit sie in verschiedenen Zusammenhängen auffindbar sind. Diese Doppelablage verursacht nicht nur Per- sonalkosten, sondern auch in hohem Maße materielle Kosten und Raumbedarf. Trotz Doppelablage sind etwa 30 Prozent der Suche nach Dokumenten sowie deren Zugriff Schätzungen zufolge erfolglos, da die zugehörigen Inhalte falsch abgelegt oder verschwunden sind oder aber von jemand anderem bereits bearbeitet werden. Die Kosten für falsch abgelegte Dokumente und deren Wiederbeschaffung belaufen sich laut dem Beratungsunternehmen Pricewaterhouse Coopers auf umgerechnet über 100 je Dokument. Ein weiterer Nachteil manueller Datenablage und -verwaltung ist, dass auf die Inhalte nicht mobil zugegriffen werden kann und oftmals nicht ersichtlich ist, wo sich ein Dokument im Augenblick befindet, bzw. wer Zugriff darauf hat. Dies erschwert die optimale Gestaltung von Arbeitsprozessen und die Kontrolle über Änderungen und Versionierung von Inhalten. Der Wert einer Enterprise-Content-Management- Lösung errechnet sich daher nicht aus direkt messbaren Finanzflüssen, sondern vielmehr durch die indirekte Nutzenmessung im Unternehmensalltag. Anteil des manuellen Dokumentenmanagements an... 60% 35% 14% manuelles Dokumentenmanagement Arbeitszeit manuelles Dokumentenmanagement Gehaltskosten manuelles Dokumentenmanagement Umsatz Das geht auch besser! 3

4 ECM - Was ist das und wofür brauche ich es? Während im deutschsprachigen Raum, bzw. in großen Teilen Kontinentaleuropas die Begriffe DMS (Dokumentenmanagementsystem) und ECM nahezu synonym verwendet werden, umfasst das ECM-Konzept weitere Funktionen über das Management von Dokumenten hinaus. Enterprise-Content-Management beschreibt ein Konzept für die Verwaltung, Speicherung, Bearbeitung, Erfassung und Archivierung sämtlicher Unternehmensinformationen. Zur Umsetzung von ECM-Konzepten können verschiedene Softwaresysteme im Verbund eingesetzt werden, wie z. B.: Web-Content-Management-Systeme (WCMS) Workflow-Management-Systeme (WfMS) Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Das Zusammenspiel dieser Systeme dient der Realisierung von ECM im Unternehmen. Die einzelnen Teilsysteme unterstützen verschiedenste Funktionen. Einen Kernbereich stellt das Dokumentenmanagement dar. Ein reines Dokumentenmanagementsystem unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Entstehung bis hin zum Löschen oder der permanenten Archivierung. Hierunter fallen neben den Erstellungsprozessen, der Archivierung und der Vernichtung von Dokumenten auch Verschlagwortung, Versionierung, Ablage oder Verteilungsprozesse. Das zentrale Ziel einer ECM-Lösung ist es, einen strukturierten Zugang zu vorhandenem Content zu ermöglichen. Dazu wird im Strukturierungsgrad der Inhalte differenziert. Unstrukturierter Content bezeichnet sämtliche Informationen, die maschinell nicht oder nur schwer erschließbar sind, wie Texte oder Sprachaufnahmen. Inhalt, Layout und Metadaten liegen in Form von Bildern, Sprache, Faksimiles und vielem anderen getrennt voneinander vor. Informationen wie Aufbewahrungsfrist, Status oder Aktenzuordnung können deshalb nicht automatisch erkannt oder ausgegeben werden. Auch bei schwach strukturiertem Content fällt die automatische maschinelle Ausgabe und Suche schwer. Dazu zählen beispielsweise Rechnungen und Lieferscheine, welche zwar eine durchaus ähnliche Struktur aufzeigen, von vielen Zulieferern oder Kunden jedoch in stark variantenreicher Zahl angeboten werden. Eine automatische Erkennung von Rechnungsnummern und Liefermengen kann nur bedingt erfolgen. Nach verschiedenen Stufen der Strukturierung ist das Zielobjekt eines ECMs die stark strukturierte Information, wie beispielsweise Datensätze im Buchführungssystem. Diese umfassen alle Arten von Informationen, die leicht und zu 100 Prozent auslesbar sind. Eine Suche nach diesem Content ist einfach, der Zugriff schnell und dauerhaft sichergestellt. Grundsätzlich kann eine ECM-Lösung besonders in Bereichen mit komplexen Abläufen Übersicht schaffen, strukturierte Prozesse durch Standardisierung und Automatisierung optimieren sowie in Bereichen mit hohem Dokumentationsbedarf das Informationsaufkommen unterstützen. Typische Einsatzgebiete von ECM Postwesen Posteingangsprozesse Dokumentweiterleitung im Haus Freigabeprozesse Personalwesen Elektrische Personalakte Bewerbungsprozess Urlaubsanträge Finanzwesen Beschaffung Rechnungsbearbeitung Auftragsbearbeitung Vertragsmanagement Produktion Technische Dokumentation Anweisungen, Knowledge-Base Forschung und Entwicklung: Produktentwicklung Forschungsergebnisse Publikationen 4

5 Nutzen von ECM-Lösungen im Betrieb Schneller Zugriff auf Informationen 90% Sicherheit vor Daten-/Informationsverlust 75% Aufwand & Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken 60% Ortsunabhängige Informationsverfügbarkeit 56% Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien 52% Bessere Informationen 50% Prozesse automatisieren 47% Höhere Datenintegration 41% Prozesskosten senken 39% Höhere Prozessintegration 34% Wahrgenommener Nutzen einer ECM-Lösung (Bitkom-Studie 2015) Das Potenzial von ECM zum Umgang mit Dokumenten und anderen relevanten Inhalten wird in den letzten Jahren zunehmend erkannt und nicht nur von Großunternehmen umgesetzt. Auch kleine Unternehmen haben mit den Folgen der zunehmenden Informationsflut zu kämpfen. Ein systematischer und effizienter Zugriff kann hier einem Qualitätsverlust und unnötigen Kosten vorbeugen sowie die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit beträchtlich erhöhen. Besonders die hohen Durchlauf- und Liegezeiten von Dokumenten können reduziert werden. Zusätzlich können Informationen auch direkt von Kunden und Lieferanten eingesehen werden, falls dies gewünscht ist. Dadurch kann auf Schwankungen am Markt und sich verändernde Kundennachfrage schneller reagiert werden, sodass auch unnötige Bestandsschwankungen und Kapitalbindungskosten vermieden werden können. Ein ECM hilft somit nicht nur, Kosten für Druckmaterial und Archivräume zu sparen, sondern auch in der Produktion und Lagerhaltung werden Kosten reduziert. Durch einen besseren Überblick über geschäftsbezogene Dokumente und Dateien wird so nachhaltig die langfristige Wettbewerbsfähigkeit gewährleistet. Neben diesen quantitativen Nutzenaspekten bestehen zudem noch ausschlaggebende qualitative Aspekte. Durch die Versionierung wird die Transparenz über den Bearbeitungsstand und die Nachvollziehbarkeit über Änderungen eines Prozesses erhöht. Die lückenlose Nachhaltung von Dokumenten sowie die automatische Archivierung unter Beachtung der gesetzlichen Regelungen steigern die Dokumentensicherheit und durch die Suche über Metadaten werden Suchvorgänge verkürzt und Geschäftsprozesse beschleunigt. 5

6 Wie funktioniert ein ECM? In seiner Grundstruktur kann ECM als eine Art Trichter für Dokumente verstanden werden, welches eingehende unstrukturierte Dokumente und Informationen aufnimmt und diese in der Lösung selbst strukturiert verwaltet. Durch die Verwendung einer Workflowkomponente kann ein Dokument entlang seines kompletten Lebenszyklus genau kontrolliert werden, ohne dass in irgendeiner Weise Informationen verloren gehen. Selbst über den Lebenszyklus hinaus kann durch die Archivierungsfunktion auf den vollständigen Geschäftsvorgang nachhaltig zugegriffen werden. Grundsätzlich lassen sich die Funktionen eines Systems zum Informationsmanagement in die Funktionsklassen Eingabe, Ablage, Ausgabe, Kollaboration und Administration untergliedern. Während Funktionen zur Eingabe, Ablage und Ausgabe den Lebenszyklus eines Dokuments direkt begleiten, sichern Funktionen der Kollaboration den Status, die kontrollierte Bearbeitung und die Weitergabe. Funktionen der Administration dienen der Überwachung und Koordination und sorgen für einen technisch reibungslosen Ablauf. Eingabe Da die digitale Übermittlung von Dokumenten und anderen Inhalten keinen Transport- oder Liegezeiten unterworfen ist, sollten die Unternehmensinhalte, der relevante Content, im besten Fall elektronisch vorliegen. Ist dies nicht der Fall, müssen Dokumente erfasst werden. Die Eingabefunktionalität realisiert die Erfassung eines papierbasierten Dokuments, welches extern erstellt wurde, oder sichert die Integration eines elektronischen Dokuments in das eigene System. Durch die Verbindung von integrierten Scan-Lösungen mit Barcode- oder Text-(OCR, Optical-Character-Recognition)Erkennung kann der Inhalt eindeutig identifiziert werden. Direkt nach der Erfassung erfolgt die Indizierung des Dokuments. Ihm werden dazu verschiedene Klassifizierungsmerkmale zugewiesen, um eine strukturierte Suche über die so genannten Metadaten zu ermöglichen. Je mehr Metadaten bei der Erfassung zugeordnet werden, desto leichter fällt es im Nachhinein, das richtige Dokument zu einem Geschäftsvorfall auffindbar zu machen. Die Abwicklung einer Bestellung wird so beispielsweise durch die Suche nach einer Rechnungsnummer oder einer Kundennummer deutlich vereinfacht und beschleunigt. Funktionen eines ECMs (eigene Darstellung) 6

7 Ablage Nach der Erfassung neuer Dokumente und ihrer Indizierung, gelangen diese in den Arbeitskreislauf als sogenannte lebende Dokumente. Wichtige Aufgabe der Ablagefunktionalität eines ECM-Systems ist es daher, den gesamten Entstehungs- und Änderungsprozess zu berücksichtigen und den Zugriff jederzeit zu ermöglichen. Eine lokale Ablage erschwert das Suchen und Bearbeiten eines Dokuments von verschiedenen Anwendern, während eine zentrale Abspeicherung auf einem Unternehmensnetzwerk eine redundanzfreie, unternehmensweite Verfügbarkeit ermöglicht. Die Dokumente selbst werden in einer Contentdatenbank gespeichert, die zugewiesenen Metadaten in einer Metadatenbank. Durch diese Trennung kann ein schneller und sicherer Zugriff realisiert werden. Auch die langfristige, stabile und unveränderliche Aufbewahrung und Sicherung der finalen Fassung eines digitalen Dokuments sowie seiner Metadaten wird durch die Ablagefunktionalität abgedeckt. Archivierungssysteme bieten dazu Revisionssicherheit, um die unveränderliche Aufbewahrung zu gewährleisten, und sichern die Übertragbarkeit von Inhalten auf unterschiedliche Plattformen oder ältere Formate. Kollaboration Zur parallelen oder sequenziellen Dokumentenbearbeitung durch mehrere Anwender stehen Kollaborationsanwendungen zur Verfügung. Durch diesen Funktionsblock wird es in der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung ermöglicht, kollisions- und redundanzfrei Dokumente zu erzeugen, zu überarbeiten, abzulegen und zu löschen. Dazu wird bei Bearbeitung durch einen Anwender durch einen Check-in -Vermerk die Bearbeitung durch einen anderen Anwender gesperrt. Durch die Versionierung werden alle Änderungen am Dokument protokolliert, sodass schnell auf die aktuellste Version zugegriffen, oder in einer entsprechend gekennzeichneten älteren Version nachgeschlagen werden kann. Zusätzliche Workflowfunktionen zeigen ihren besonderen Nutzen, wenn ein standardisierter Ablauf bei der Bearbeitung eines Dokuments verfolgt wird. Das Dokument kann dann automatisch nach der Bearbeitung des einen Anwenders digital an die nächste Stufe weitergeleitet werden, sodass keine langen Liege- und Transportzeiten die Prozessgeschwindigkeit bestimmen. Ausgabe Damit Anwender Dokumente für die jeweiligen Geschäftsprozesse effizient bereitstellen und auffinden können, bestehen neben der einfachen Such- und Ablagefunktionen auch weitere Möglichkeiten im ECM, um Informationen darzustellen. Durch die in der Ausgabefunktionalität beinhaltete strukturierte Suche kann so gezielt mithilfe der Metadaten (Datum, Autor, Kunde etc.) nach Dokumenten gesucht werden, um eine genauere und größere Trefferwahrscheinlichkeit beim Wiederauffinden des gewünschten Dokuments zu erzielen. Ist ein Dokument gefunden (durch gezielte Suche oder Volltextsuche), kann es anschließend automatisch über Postkörbe an andere Anwender verteilt, oder mittels Drucker und Fax ausgegeben werden. Administration Mittels Administrationsfunktionalitäten werden die zuvor genannten Bereiche Eingabe, Ablage, Ausgabe und Kollaboration gesteuert. Die Administrationskomponente ermöglicht eine Überwachung (Monitoring) und eine Auswertung (Reporting) von Dokumentenverwaltungs-prozessen. Die so aufgezeigten Optimierungspotenziale hinsichtlich der organisatorisch festgelegten Regelungen und Konventionen können durch Workflowmodellierung und die Verfügung über Lese-, Schreib-, Such- und Funktionsrechte ausgenutzt werden. 7

8 Anwendungsgebiete einer ECM - Lösung Um den Nutzen eines ECMs umfassend im Unternehmen einzubringen, werden verschiedenste Einzellösungen zum Verwalten des relevanten Contents genutzt. Die Kernfunktionen liegen hierbei im Dokumentenmanagement sowie in der Archivierung. Zum Dokumentenmanagement zählen Systeme, die alle Arten von Dokumenten verwalten, über den gesamten Lebenszyklus hinweg begleiten und Änderungen durch unterschiedliche Versionsstände abbilden. Dies umfasst sämtliche Prozesse von der Entstehung eines Dokuments (digitale Entstehung oder manuelles Einlesen) bis hin zur unveränderbaren Aufbewahrung. Besonders die Archivierung ist oftmals ein impulsgebender Faktor zur Einführung von Enterprise-Content-Management durch vom Gesetzgeber vorgeschriebene Fristen der Aufbewahrung. Die Archivierungsfunktionen umfassen dabei die Sicherstellung der Inhalte, die dauerhafte Aufbewahrung über einen festgelegten Zeitraum sowie die Datenauslagerung aus aktiven Anwendungssystemen im Sinne der Systemverschlankung. Unter dem Stichwort Revisionssichere Archivierung versichern Anbieter nicht nur eine langfristige Ablage, sondern auch, dass Dritte die den Regulatorien entsprechende, anforderungsgerechte Aufbewahrung prüfen und zudem bestätigen können, dass keine Daten im Nachhinein manipuliert wurden. Neben diesen klassischen Anwendungsgebieten für ECM in Unternehmen gibt es noch eine Vielzahl zusätzlicher Software-Teillösungen, welche die Verwaltung von relevantem Content unterstützen. Viele dieser Funktionen sind jedoch oftmals nicht fester Bestandteil üblicher ECM-Lösungen. Das Inputmanagement fasst sämtliche Möglichkeiten zur Erfassung einzelner oder Massendokumente zusammen, welche zum Zwecke der digitalen Verwaltung aus teilweise unterschiedlichsten Quellen eingelesen werden müssen. Diese sind Scan- und Indexierungskomponenten, Verknüpfungsprozesse sowie Komponenten zur Erfassung und Integration bereits digitalisierter Inhalte in das eigene System. Rechnungsbearbeitung, -Management und Business-Process-Management betreffen Anwen- Dokumentenmanagement 60% Archivierung 54% Inputmanagement 39% Rechnungsbearbeitung 39% -Management 26% Business-Process-Management 23% Outputmanagement 23% Wissensmanagement 14% Collaboration-Management 13% (Web-) Content-Management 8% Mit Software unterstützte Aufgabenbereiche des ECM im Mittelstand (Bitkom-Studie 2015) 8

9 dungsgebiete des Workflow-Managements. Dabei werden dokumentenbasierte Prozesse modelliert, damit deren Ablauf in Zukunft automatisiert erfolgen kann. Dies betrifft vor allem Genehmigungs-, Freizeichnungs- und Veröffentlichungsprozesse. Dokumente werden während des gesamten Prozesses automatisch nach Bearbeitung des einen Anwenders über Aufgabenlisten direkt an die nachfolgenden Bearbeitungsstufen weitergeleitet. Lösungen zum Outputmanagement beinhalten Anwendungen zum Erstellen von gedrucktem Material, zum Managen von Formularen, zum Druck- und Druckermanagement sowie verschiedene Werkzeuge für Post-Processing-Funktionen. Eine Integration dieses Teilbereichs in ECM-Lösungen ist nicht üblich, doch oftmals notwendig, wenn das richtige Dokument im richtigen Format zu der richtigen Person gelangen soll. Durch die verschiedenen Funktionen im Wissensmanagement bzw. Knowledgemanagement werden durch E-Learning, Kollaboration, Internetportale etc. den Mitarbeitern Informationen zur Verfügung gestellt. Ziel ist es hierbei, vorhandenes Wissen verfügbar zu machen und durch neue Verknüpfungen auszuweiten. In manchen ECM-Lösungen integrierte Funktionen zum Collaboration-Management helfen beim teamorientierten Arbeiten durch Desktopsharing, virtuelle Projekträume oder Werkzeuge zur Projektplanung. Auch Teamkalender und Terminüberwachungsfunktionen sowie eine gemeinsame Dokumentenablage zählen zu den klassischen Funktionen im Collaborationmanagement. Obwohl der Bereich des Web-Content-Managements (WCM) einen eigenen Markt stellt, sind Schnittstellen zum ECM sinnvoll. Dies gilt besonders dann, wenn von webbasierten Anwendungen auf die Dokumente des ECMs zugegriffen werden soll. Während ECM hauptsächlich um dokumentenbasierte Inhalte betrifft, steht beim WCM meist die Publikation nicht dokumentenbasierter Inhalte im Fokus. Neben dem kleinen Ausschnitt hier vorgestellter möglicher Anwendungsbereiche einer ECM-Lösung gibt es noch zahlreiche weitere Softwareanwendungen, die sich im Rahmen eines ECM integrieren lassen. Hierzu zählen unter anderen das Recordsmanagement, Hierarchical-Storage-Management, Information-Lifecycle-Management und viele andere. Die Möglichkeiten, eine Lösung zu erweitern oder an die Anforderungen des einzelnen Unternehmens anzupassen, sind folglich zahlreich. Aus genau diesem Grund fällt es oftmals schwer, in den weitreichenden Angeboten den Überblick zu behalten. 9 Andrey Kuzmin, Fotolia

10 Die richtige Auswahl für die richtigen Anforderungen Die Einführung eines ECMs ist in vielen Fällen begleitet von einem komplexen Entscheidungs- und Auswahlprozess, nicht zuletzt aufgrund des unüberschaubar großen Angebots. Ist der Nutzen einer ECM-Lösung auch allen bewusst, so steht einer Einführung oftmals noch eine Kostenrechnung im Wege. Besonders die unterschiedlichen Angebote in Service und Funktionsumfang erschweren jedoch die Berechnung der Kosten. Laut aktueller Bitkom-Studie schwanken die Lizenzkosten in 80 Prozent der Fälle zwischen 309 und 1000 mit einem Mittelwert bei 640, Implementierungskosten schwanken zwischen 127 und 617, jährliche Wartungsgebühren je Arbeitsplatz zwischen 67 und 170. Insgesamt fallen somit im Mittel 1095 für die Anschaffung und 212 betriebsbedingter Kosten an. Besonders die hohen Kosten für Installation und Lizenzen werden von vielen Unternehmen als Hindernis bei der Einführung empfunden. Lizenzkostenfreie Softwareangebote, sogenannte Open-Source-Anwendungen, können Einsteigern helfen, erste Einblicke zu bekommen. Der stark eingeschränkte Support sowie das oftmals auf die Kernfunktionen beschränkte Softwarepaket, verhindern jedoch meist das Ausnutzen des gesamten Potenzials oder hinterlassen sogar ein größeres Datenchaos als vor der Einführung. Ein durchschlagender Erfolg in Einführung und Betrieb eines ECMs ist jedoch keinesfalls immer mit hohen Kosten verbunden. Eine detaillierte Anforderungsanalyse kann helfen, sich auf dem Markt der spezialisierten ECM-Technologien einen Anbieter herauszusuchen, der zu angemessenen Kosten ein Softwarepaket anbietet, welches perfekt zugeschnitten ist. Im Anschluss an die sorgfältige Analyse der Anforderungen an ein ECM im Unternehmen kann eine Vorauswahl der Anbieter vorgenommen werden. Die von diesen ausgewählten ECM-Spezialisten angebotenen Lösungen enthalten im Idealfall nur diejenigen Softwarepakete, welche zur Realisierung eines ECM-Konzepts im Unternehmen notwendig sind. Die spätere Ausweitung des Systems in der Unternehmensentwicklung sollte dabei jedoch nicht außer Acht gelassen werden. Eine schlanke Lösung bietet nicht nur den Vorteil, Kosten für Anschaffung und Betrieb eines ECM-Arbeitsplatzes (Bitkom Studie 2015) 10

11 dass die Lizenzkosten durch das Auslassen unnötiger Zusatzfunktionen gering gehalten werden, sondern erleichtert auch die erfolgreiche Implementierung sowie die Umgangsfreundlichkeit für die späteren Anwender. Für den Erfolg einer ECM-Einführung ist es wichtig, dass schon die Planung sorgfältig durchgeführt wird. Aus diesem Grund müssen die Endanwender auch im frühen Stadium bereits eingebunden werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das ausgewählte System auch tatsächlich den täglichen Anforderungen genügt. Der Funktionsumfang kleinerer Anbieter muss sich auch keinesfalls hinter dem der großen Softwareriesen verstecken. Oftmals treffen die vorgefertigten Pakete der kleinen und mittelständischen ECM-Partner die Anforderungen ihrer gleichgesinnten Kundschaft sogar deutlich besser. Dagegen können aber auch Branchengrößen wie zum Beispiel Microsoft mit seiner Lösung Sharepoint den Softwarebedarf abdecken, ohne allzu viele Zusatzfunktionen zu beinhalten AP, Fotolia Vorbereitung zur Anbieterauswahl Die 20 meistgenannten ECM-Anbieter Welche Funktionalitäten soll ein ECM enthalten? Welche Abteilungen sollen durch ein ECM unterstützt werden und wie viele Endanwender benötigen Zugang? Welche Einflussfaktoren müssen bei der Konzeption beachtet werden (Einsparpotenziale, Kosten)? Welche Informationen liegen bereits digital vor oder müssen (mit Aufwand) digitalisiert werden? Wie ist die IT-Infrastruktur aufgebaut? Welche Prozesse sollen durch ein ECM unterstützt werden? Wird ein Vor-Ort-Support benötigt oder können Anpassungen selbständig vorgenommen werden? Easy Software ELO d.velop DocuWare Microsoft IBM SAP windream proalpha OpenText HABEL DATEV SER Solutions Saperion Akzentrum Comarch levigo dataglobal Ceyonic Optimal Systems Quelle: Bitkom Studie

12 Wie führe ich ein ECM-System ein? Anforderungsprofil und Auswahl sind wichtig zur Verhinderung unnötiger Kosten und zu komplexer Systeme, doch ohne eine saubere Einführung des ausgewählten ECMs bleibt der erhoffte Nutzen oft aus oder aber der erfolglose Einführungsversuch hinterlässt ein unbeabsichtigtes Datenchaos. Einen Standardplan zur Einführung gibt es nicht. Die erfolgreiche Umsetzung eines ECMs hängt von den verschiedensten Faktoren ab, welche beispielsweise nach Branche, Organisationsstruktur oder Prozessvielfalt variieren. Auch die Größe des Unternehmens spielt eine bedeutende Rolle bei der Erstellung eines Implementierungsplans. Kleine und mittelständische Unternehmen sind keinesfalls im Nachteil gegenüber Großunternehmen, die schon länger in Richtung eines ECMs planen. Da der erfolgreiche Einsatz eines ECMs in hohem Maße von der Planung und Organisation bei der Einführung abhängt, besitzen kleinere Unternehmen sogar den Vorteil, dass die Systeme und deren Anpassungen sich in kleineren Organisationseinheiten umfassender, schneller und weniger komplex umsetzen lassen. Nichts desto trotz sollte der Aufwand für Auswahl, Implementierung und Wartung nicht unterschätzt werden. Oftmals wird gerade die aufwendige Datenmigration außer Acht gelassen, was bei den späteren Anwendern dann auf Resignation stoßen kann. Zwar gibt es keinen allgemeinen Fahrplan, nach dem ein ECM einzuführen ist, wohl aber gibt es Richtlinien und wichtige Punkte, die zu beachten ratsam wäre. Dabei gilt der Grundsatz: Think big, start small! Entsprechend sollte bei der anfänglichen Planung und Einführung eines ECMs in einzelnen Abteilungen bereits frühzeitig die spätere Ausweitung und Integrationsfähigkeit in andere Geschäftsbereiche mit berücksichtigt werden. Projektdefinition: Genaue Festlegung der Ziele, der Laufzeit und der Meilensteine, die bei der Projektdurchführung erreicht werden sollen. Aufstellen des Projektteams: Neben Software-Entwicklern und Mitarbeitern aus der IT-Abteilung sollten auch die späteren Anwender mit ein- bezogen werden, damit die Prozesse bestmöglich abgebildet werden können. Auch der Rückhalt beim oberen Management und dem Betriebsrat sollte für etwaige Organisationsumstrukturierungen und Kosten schon im Vorfeld gesichert sein. Verantwortliche und Zeitpläne sowie Besprechungsintervalle sollten in diesem Stadium festgelegt werden. Analyse der derzeitigen Situation: Abbilden der Informationsflüsse, etwaiger Probleme und Engpässe in der Prozessfolge, sowie Feststellung der Mitarbeiter und Anwendungen, die Zugriff auf bestimmte Dokumente benötigen. Aufstellen eines Zielkonzeptes und der Schnittstellen zu bestehenden Systemkomponenten: Benennen von Haupt- und Nebenzielen, neuen Abläufen und Verbesserungen, die umgesetzt werden sollen. Auch ein erster Einführungsplan sowie eine erste Abschätzung einer möglichen Kostenreduktionen oder verbesserter Informationsqualität können stattfinden. Auswahl eines oder mehrerer Anbieter: Abstimmen der Leistungen eines Anbieters mit den Anforderungen im eigenen Unternehmen zum Treffen einer Vorauswahl. Abschließende Auswahl durch Analyse von Testfällen, Betrachtung der Kosten und Sicherheiten. Kostenplanung: Aufstellen eines Kostenplans für einmalige Kosten wie Hardware, Lizenzen und Schulungen sowie für laufende Kosten wie Personal-, Wartungs- und Betriebskosten. Pilotphase: Schaffung der notwendigen Infrastruktur für einen Testlauf im kleinen Maßstab und ausgewählten Abteilungen mit echten Dokumenten. Die Zuständigkeiten und Arbeitsabläufe des Zielsystems können so auf ihre Vollständigkeit und Zulässigkeit überprüft werden, sodass im Anschluss eine Hochrechnung für den späteren Betrieb erfolgen kann. Technische und organisatorische Voraussetzungen für den Betrieb schaffen: Nach erfolgreichem Pilotprojekt können die technischen Voraussetzungen für den erweiterten Einsatz geschaffen werden. Diese umfassen unter anderem Verkabelungen, Installationen und das Aufstellen von Arbeitsplatzsystemen. Organisatorisch muss an die Schulungen für Anwender und die Kompetenzverteilung gedacht werden. Auch Personalanpassungen können bereits eingeplant werden. Anpassungen: Systemanpassungen mit Hinblick auf die in der Pilotphase aufgedeckten Engpässe und Anforderungen. 12

13 Schulungen: Durchführen von Mitarbeiterschulungen zum Umgang und Verständnis des neuen Systems mitsamt dem dadurch erhofften Nutzen. Datenmigration: Überführen der Dokumente und Prozesse alter Systeme in das neue Format, damit nicht zwei verschiedene Systeme parallel betrieben und gepflegt werden. Vorhandene Daten werden am besten im Vorfeld dafür aufbereitet. Usability: Die Benutzerfreundlichkeit der Systeme sichert die effektive, effiziente und zufriedenstellende Anwendbarkeit im Arbeitsalltag, damit sich die späteren Anwender nicht gegen den Gebrauch und die Einführung eines ECMs sträuben und so Nutzenpotenziale verschenken. Checkliste zur ECM-Einführung Projektdefinition Projektteam Ist-Analyse Soll-Konzeption (Vor-) Auswahl Anbieter Kostenplan Pilotprojekt Betriebsvoraussetzungen Anpassungen Schulungen Datenmigration Usability 13 auremar, Fotolia

14 Leitfaden Enterprise-Content-Management ECM-Erfolgsbeispiele Lebensmittelhersteller Die Zentis GmbH & Co.KG mit fünf Standorten in Deutschland, Polen, USA und Russland sowie über Mitarbeitern (2012) hat sich nach der Analyse von Ablagestrukturen und -prozessen für ein Dokumentenmanagementsystem bei verschiedenen Verwaltungsprozessen entschieden. Dabei konnten Nutzenpotenziale sowohl qualitativ als auch quantitativ aufgedeckt werden, sodass ein den Anforderungen entsprechendes DMS ausgewählt und erfolgreich eingeführt werden konnte. Andrey Kiselev, Fotolia Messebauer Bei der DMS-Auswahl eines führenden Anbieters von Messe- und Werbebau mit 120 Mitarbeitern (2012) wurde der Fokus auf die stärker werdende Komplexität und Dynamik bei Kundenprojekten gelegt, welche durch die bestehenden Lösungen nicht mehr adäquat unterstützt wurden. Schwachstellen in IT und Organisation wurden aufgedeckt, sodass auch hier nach der Analyse der bestehenden IT-Systeme und der Fokussierung einer Systemwelt ein modernes DMS eingesetzt werden konnte. Dmitriy Danilenko, Fotolia Architekturbüro Die Architektenbüro GmbH als deutsches Architekturbüro für General-, Objekt- und Feinanlagenplanung mit etwa 45 Mitarbeitern war gekennzeichnet durch ein hohes Papieraufkommen durch die papierbasierte Verteilung von Dokumenten. Durch die Einführung eines DMS mit definierten Kategorien zur Ablage und Auffindung von Dokumenten konnten harmonisierte Ablagestrukturen geschaffen werden, welches die Suche erheblich erleichterten. Die Auswahl von DMS mit workflowbasierten Abläufen sichert zudem optimale Bearbeitungszeiten und erheblich reduzierte Liegezeiten. 14 FrankU, Fotolia

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