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1 Die ganze Lotus-Welt zum Greifen nah!

2 Von der Mailbox in die Anwendung - Integration von s in Geschäftsprozesse Ingo Erdmann / GROUP Business Software

3

4

5

6

7 Chaos in der Umgebung SPAM im Sinne von cc-wahn Informationen für das Team und das Unternehmen nicht im Zugriff Mangelnde Transparenz Versionschaos Nicht effizient Keine Compliance Schlechter Kundenservice Wissensmanagement unmöglich Tausend Namen Ingo.Erdmann, Ingo Erdmann, Ierdmann Ingo.Geburtsname Funktional unzureichend Aufgabenmanagement Prozess Overflow: s von Ingo -> Wo war das Angebot zu Projekt XY?

8 Management Worüber sprechen wir nicht (mehr)? Massenmails mit Attachments Speicherbedarf Probleme mit Backups SPAM im Sinne von Werbe s

9 Korrespondenz im Vertriebsprozess - CRM

10 Dokumentation im Projekt

11 Prozess Supportfall - Helpdesk

12 Ziel Vermeidung Umgebung ist frei von Inhalten Inbox als Zentrale für Benachrichtigungen Nur solange, bis Activity Streams im Unternehmen verfügbar sind Nur Links auf Inhalte sind erlaubt Inbox nur temporärer Aufenthaltsort für Informationen

13 Vorteile Teamzugriff Transparenz Struktur Auskunftsfähigkeit Compliance Sicherheit (kein unkontrolliertes Herumsenden ) Archivierung zentral Jeder wird effizienter Nur der Autor muss sich Gedanken über die Ablage machen Keine individuelle Ablage mehr notwendig Wissensmanagement Versionen / Historie Jeder Inhalt wird nur einmal gespeichert -> kleinere Postfächer

14 PAVONE KnowledgeGateway unterstützt Sie in folgenden Bereichen Mail-Richtlinien Ablagestruktur Archivierung und Komprimierung Wissensverteilung Ziel: Planen, führen, organisieren, auswerten In welche Kategorien können Mails unterteilt werden? Wo und wie sind Sie jeweils abzulegen? Welche Regeln gelten für diese jeweils? (Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregelungen, ) Ziel: Nachvollziehbare Prozesse Betriebsinfos (sollte an ein schwarzes Brett) Projekte Kommunikation mit Kunden Andere Vorgänge Ziel: Mehr Transparenz Attachements komprimieren Attachements entfernen / archivieren Mails löschen / archivieren Ziel: Wissen generieren Mail in beliebigen Datenbanken ablegen Doppelter Nutzen: Mail-Daten bleiben klein Wissen wird verteilt

15 Ablagemöglichkeiten mit PAVONE KnowledgeGateway PAVONE Project Management PAVONE Enterprise Office Beliebige IBM Lotus Notes Anwendungen PAVONE CRM PAVONE Knowledge Gateway Ihre Zieldatenbank

16 PAVONE KnowledgeGateway berücksichtigt Mailformate (z. B. Mime/HTML) und Mail-Typen Verschlüsselung Attachments Formate Zugriffsberechtigungen Ablagestruktur (Aktenplan) Ablage in ein existierendes Dokument Mehrfachablage Flexibilität der Zielsysteme

17 Weitere Highlights Profitieren Sie von der einfachen Installation und Nutzung Transfer von Mail-Dokumenten auf Knopfdruck oder per Drag & Drop Mehrfachablage von s Gleiche Transfers überwachen Versenden Sie Lesezeichen statt Weiterleiten an Automatisierte Vorschlagsliste zur geordneten Ablage von Mails Profitieren Sie von der dynamisch lernenden Anwendung mit Ablagevorschlägen zu wiederkehrenden Korrespondenzpartnern Programmierbare Connector API

18 und über die Add-Ins für Microsoft Office

19 und dem Windows Explorer

20 Demo Vorführung PAVONE KnowledgeGateway Drag & Drop bis zur Nutzung aller Optionen Vorschlagswerte Mail Threads History Neues Dokument anlegen vs. Transfer in ein Dokument Optionen für Quell- und Zieldokument

21 Neue Ablagemöglichkeiten und Vorklassifizierung mit PAVONE KnowledgeGateway 10 Ablage in der Cloud: PAVONElive DMS Starten eines PAVONE Espresso Workflow Beliebige IBM Lotus Notes Anwendungen PAVONE Lösungen PAVONE Knowledge Gateway Ihre Zieldatenbank

22 KnowledgeGateway 10 Anbindung an PAVONElive DMS Ablage in der Cloud Integration mit GBS iq.suite Automatische Vorklassifizierung Initiierung eines Workflows in Lotus Notes und Domino Initiierung eines Workflows in PAVONElive

23 iq.suite Integration Verbesserte Integration mit iq.suite Wall Vorklassifizierung von s Intelligente -Klassifizierung auf Basis von Inhalts- und Adressprüfungen Selbstlernende -Analyse (CORE, Content Recognition Engine) Adressprüfung Inhaltsanalyse Sprachanalyse Automatisches Erzeugen von Whitelisten Mustererkennung (Regular Expressions)

24 Zusammenfassung: Ihre Vorteile Teamzugriff Effizienz Reduktion des Aufwands für Anwender und Administratoren Minimierung von Suchzeiten Vermeidung überquellender Postfächer und überlasteter - Server Erhöhung der Transparenz in Vorgängen Auskunftsfähigkeit Implementierung Policy Automatische Integration in den Notes-Client des Endanwenders

25 Diesen Vortrag erhalten Sie in Kürze unter:

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