NetOrchestra M A. Kennen Sie die Freude etwas wieder zu finden?

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1 Kennen Sie die Freude etwas wieder zu finden? Wir haben für Sie die härtesten Nüsse geknackt! Mit -Archivierung werden auch Sie schneller fündig.

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3 Inhaltsübersicht 1. Einleitung und Problemstellung 2. Lösungsansatz - Wirtschaftliche Vorteile - Benutzervorteile - Erfüllung der gesetzlichen Auflagen 3. -Appliance - Definition - Gründe für -Appliance - Kompatibilität - Produktpalette - Einsatzmöglichkeiten - Die richtige Wahl 4. Versionen im Überblick 5. Fazit 6. Anhang 3

4 1. Einleitung und Problemstellung Die Korrespondenz über begann vor über 15 Jahren. Sie entwickelte sich von einem einfachen, privaten Medium zu einem vollwertigen Element der Geschäftskorrespondenz. Was früher per Brief umständlich verschickt wurde, ist jetzt im bereich Standard geworden. Aus diesem Grunde ist die Menge rapide gestiegen und es ist schwer vorherzusehen, welchen Umfang sie noch erreichen wird. Obwohl für die meisten Unternehmen inzwischen die wichtigste Kommunikationsplattform darstellt, haben bisher nur relativ wenige Unternehmen dieses Medium professionell organisiert. Dazu gehört insbesondere auch, dass die Verantwortung für die komplette Korrespondenz mit s nicht mehr ausschließlich beim User, sondern zentral beim Unternehmen liegen und geregelt sein muss. 4

5 Es gibt im Wesentlichen drei Problemfelder, die durch den zunehmenden -Verkehr entstanden sind: Wirtschaftliche Herausforderungen Mailserver sind zunehmend technisch nicht mehr verwaltbar. Die aufkommenden Datenmengen können nicht mehr zuverlässig und in angemessener Zeit gesichert werden. Es entstehen hohe Kosten für zusätzliche primäre Speicherkapazität. Es entsteht ein hoher Aufwand für das Wiederherstellen bereits gelöschter bzw. nicht auffindbarer s. Die Kapazität in der IT- Abteilung wird dadurch unnötig in Anspruch genommen. Herausforderungen für den User Die Selbstorganisation des eigenen -Verkehrs (Ablagesystem, Speichern, Löschen etc.) stellt für viele User ein zeitliches und organisatorisches Problem dar. Der daraus resultierende zeitliche Aufwand und Ärger für die Suche kostet Mitarbeiterressourcen. Rechtliche Herausforderungen Die rechtliche Situation in Deutschland wie AO oder GDPdU fordert seit 2002 zwingend von Unternehmen, bestimmte s wie Geschäftsdokumente über eine bestimmte Zeit aufzubewahren (in Deutschland 6 bzw. 10 Jahre) und diese in elektronischer Form vorzuhalten. 5

6 2. Lösungsansatz Professionelle -Archivierung stellt eine effiziente, benutzerfreundliche und rechtlich sichere Lösung für diese Herausforderungen dar. Mit unserer Produktgruppe werden diese Probleme gelöst und darüber hinaus noch zusätzlicher Nutzen geschaffen. Wirtschaftliche Vorteile Eine übersichtliche Suche bringt Zeitersparnis. Vorhandene Mailserver werden bis zu 80% entlastet. Zusätzliche Lizenzen für Mailprogramme entfallen. Backup-Zeiten verkürzen sich. Bei einem Ausfall des Mailservers sind alle s gespeichert. Hardware-Erweiterungen entfallen. schnelle Suche und Wiederfinden in s der letzten Jahre schlanke Mailserver, Einsparung von teurer primärer Speicherkapazität keine User-Lizenz nötig Datensicherheit durch Spiegelung ist im Preis enthalten zusätzliche Datensicherheit durch Tausch des gespiegelten Laufwerks im laufenden Betrieb zugriffsichere und zuverlässige Speicherung geschäftskritischer Informationen Nachweis der ursprünglichen durch Signatur einmaliges Abspeichern gleicher s und Anhänge an mehrere Empfänger Benutzerverwaltung über Active Directory einfache Vergabe von Zugriffsrechten bei Krankheit oder Urlaub sehr günstiges Preis/Leistungsverhältnis geringes Datenvolumen durch Kompression 6

7 Vorteile für den Benutzer Die Überlegung, wo s abgelegt werden, erübrigt sich. Direkte Volltextsuche im Outlook, Notes oder anderen Mailclients. Suche in mehreren Postfächern. Überführung vorhandener Outlook PST Files in das Archiv. Digitale Signatur liefert den Original-Nachweis. Anmeldung über Windows Login (Single Sign-On)... einfaches und schnelles Wiederfinden sämtlicher, auch gelöschter s Zugriff auf die gesuchten s und Attachements im Browserfenster Integration in den Mailclient ohne Installation Eingliederung bestehender PST Dateien in die Archivierung Rechtliche Vorteile Erfüllung der rechtlichen Vorgaben. IDEA Ausgabe. 4-Augen-Prinzip und verschlüsselte Datenablage. Einhaltung von steuer- und datenschutzrechtlichen Vorgaben GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) erfüllt IDEA-konforme Ausgabe für Finanzbehörden Auslagerung älterer s auch auf externen Datenträgern zur Einhaltung längerer Fristen hoch verschlüsselte Ablage (AES 256 Bit) aller Daten keine Manipulation der gespeicherten s (Digitale Signatur) kein Zugriff ohne Berechtigung, auch auf DVD, Wechselplatte oder Netzlaufwerk 7

8 3. Appliance Definition Eine Computer Appliance, kurz Appliance, ist ein Computer, der darauf ausgelegt ist, eine eng begrenzte Funktionalität zu bieten. Sie ist einfach zu installieren und zu betreiben. Traditionell kauft der Kunde einen Computer, installiert ein Betriebssystem und dann weitere Software, die ihm die gewünschte Funktionalität bietet. Eine Appliance wird hingegen bereits soweit vorkonfiguriert ausgeliefert. Gründe für -Appliances -Appliances sind vorkonfigurierte Hard/Softwarekombinationen, die für die Archivierung von s optimiert sind. Da die Appliance ein externes Gerät ist, greift sie auch nicht in ein bestehendes IT-System ein und ist auch vollständig kompatibel mit der vorhandenen IT-Infrastruktur. Aufgrund der Integration in den E- Mail-Fluss kann die Appliance mehr Mail-Systeme archivieren als die meisten Software-Lösungen. Appliances sprechen primär jene Unternehmen an, die keinen großen organisatorischen Aufwand für die Archivierung betreiben wollen, also vor allem kleinere und mittlere Unternehmen (bis 1500 User). Diesen Unternehmen kommt auch der vergleichsweise geringe Preis entgegen. Doch auch für größere Unternehmen sind Appliances interessant, sofern ihr Hauptinteresse auf der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (compliance) liegt. Indem die Appliance eine Kopie von allen ein- und ausgehenden s macht, ist die Compliance relativ einfach organisatorisch machbar und im Ernstfall auch nachweisbar. 8

9 Kompatibilität Server Eine Anbindung der Appliance ist an jedes vorhandene Mail-System möglich, da es sich um eine in sich geschlossene Plattform handelt. Ob MS Exchange, IBM Lotus Domino, Tobit David oder andere Mailserver - eine einfache und schnelle Anbindung ist immer möglich. Client Aufgrund neuster WEB 2.0 Technologie, ist eine komfortable Suche unter allen Betriebssystemen möglich. Diese kann in alle Clients wie z.b. in Microsoft Outlook, Lotus Notes oder in beliebig andere Clients direkt eingebunden und verwendet werden. 9

10 Die Produktgruppe bietet mit ihren unterschiedlichen Baureihen MA-200 bis MA-2200 Lösungen für die verschiedenen Ansprüche an die Speicherkapazität und an die Geschwindigkeit bei der Suche. Größen und Modelle MA-200 basics Archiv Server, 1 HE 19 einbaufähig, 250 GB Festplatte, 10 User, 1 Domain, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/ DVD Brenner Unterstützung bis 5 GB Medien, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA-200 basic Archiv Server, 1 HE 19 einbaufähig, 250 GB Festplatte, 20 User, 3 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD Brenner Unterstützung bis 5 GB Medien, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA-200 Archiv Server, 1 HE 19 einbaufähig, 250 GB Festplatte, 40 User, 10 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD Brenner Unterstützung für Medien bis DVD-5, LDAP/ Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA-250 Archiv Server, 1 HE 19 einbaufähig, 250 GB Festplatte, 75 User, 25 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD/BD Brenner Unterstützung, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion 10

11 MA Archiv Server, 1 HE 19 Rack, 500 GB Festplatte, unbegrenzte User, 50 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD/BD Brenner Unterstützung, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA Archiv Server, 1 HE 19 Rack, 1 TB Festplatte, unbegrenzte User, unbegrenzte Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD/BD Brenner Unterstützung, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA-2200 SE Archiv Server, 2 HE 19 Rack, 6 TB Raid 5, 1000 User, 50 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD/ BD Brenner Unterstützung, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion MA Archiv Server, 2 HE 19 Rack, 6 TB Raid 5, unbegrenzte User, 100 Domains, unbegrenzte externe Sicherungsarchive, CD/DVD/BD Brenner Unterstützung, LDAP/Active Directory Benutzerverwaltung, gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion 11

12 Einsatzmöglichkeiten Im Grunde gibt es zwei verschiedene Anbindungsmöglichkeiten unserer -Appliance, abhängig davon, ob sich der Mailserver im Haus befindet oder nicht. Bei der klassischen Variante erfolgt die Anbindung direkt über den im Haus vorhandenen Server. LAN Mail-Server POP3 SMTP Internet Router MA Mail-Server 12 LAN Internet Router MA POP3 SMTP

13 LAN Mail-Server POP3 SMTP Internet Router Die Anbindung im Transparentmodus bedeutet, dass die s aus dem laufenden Datenstrom (transparent) abgegriffen und archiviert werden. MA Mail-Server LAN POP3 SMTP Internet Router MA 13

14 Die richtige Wahl Bei der Wahl der passenden Lösung ist die Userzahl nicht das allein ausschlaggebende Kriterium. Entscheidend bei der Auswahl der richtigen Baureihe ist zum einen das bereits vorhandene Volumen auf dem Server sowie das zukünftig zu erwartende Datenvolumen. Die folgende Tabelle soll Ihnen bei der Auswahl der passenden MA- Baureihe hilfreich sein. Da die Appliance das bestehende Datenvolumen um rund 50% reduziert, können Sie aus dem vorhandenen Datenvolumen auf Ihrem Server auf das reduzierte Volumen nach der Anbindung schließen. Die tatsächliche Entscheidung ist außerdem davon abhängig, wie intensiv die -Archivierung im Unternehmen genutzt wird. Wenn häufig von vielen Clients auf die -Archivierung zugegriffen wird, ist eine Baureihe mit größerer Kapazität zu empfehlen. MA-Modell Vorhandenes Volumen auf dem Server Reduziertes Volumen nach Übernahme MA-200 Bis 50 GB 25 GB MA-250 Bis 100 GB 50 GB MA-1200 Bis 200 GB 100 GB MA-1250 Bis 500 GB 250 GB MA-2200 Bis 2 TB 1 TB 14

15 Professionelle -Archivierung ist aufgrund der zunehmenden Korrespondenz via für Unternehmen aller Größen heute und in der Zukunft ein wichtiges Thema, dem man sich stellen muss. Die wirtschaftlichen Vorteile, Erleichterungen für den User und die Einhaltung der rechtlichen Anforderungen sprechen für den Einsatz einer Appliance aus der Produktpalette. Die einfache Installierung und Handhabung in der Anwendung in Verbindung mit einem guten Preis-Leistungs-Verhältnis sorgen dafür, dass sich die Anschaffungskosten innerhalb eines Jahres amortisieren. 15

16 4. Versionen im Überblick Allgemein MA-200 basics MA-200 basic MA-200 MA-250 MA-1200 MA-1250 MA-2200 SE Mehrsprachigkeit (deutsch, englisch) Datenschutz / Rechtssicherheit WEB 2.0 Technologie Gesicherte Verbindung durch SSL / https Benutzerverwaltung Rechteverwaltung Administrator X X X 4-Augen-Prinzip* X X X Automatische Anlage von Benutzerkonten Single Sign-on Benutzerverwaltung Intern MA-2200 Benutzerverwaltung LDAP (Microsoft Active Directory, IBM Domino, Open LDAP und andere) Anzahl Benutzer unbegrenzt unbegrenzt 1000 unbegrenzt Empfohlene Anzahl Benutzer >1000 Vertreterfunktionen Benutzerschnittstelle (Suchoberfläche) Verwaltung Konten Anwender (Postfächer an/aus) Anzeige, Drucken und lokales Speichern der originalen Wiederherstellung einzelner s Volltextsuche, Suche nach getrennten Begriffen Outlook-Einbindung Outlook Web Access-Integration* Travel MA. Das Offline-Archiv* X X Datensicherheit Unbegrenztes externes Sicherungsarchiv (USB bzw. Networkshare) Optischer Speicher (CD, DVD und Blu- Ray BD ) CD-DVD CD-DVD CD-DVD CD-DVD-BD CD-DVD-BD CD-DVD-BD CD-DVD-BD CD-DVD-BD Maximale Größe eines ISO-Archivs 5 GB 5 GB 5 GB 20 GB 25 GB 50 GB 50 GB 100 GB Gespiegeltes Netzlaufwerk mit Wechselfunktion Filterfunktionen Betreff Postfächer -Adressen Mail-Domains GDPdU Konformität Export im IDEA-Format Revisionssichere Archivierung Hardware Datenspeicher 250 GB 250 GB 250 GB 250 GB 500 GB 1 TB 6 TB RAID-5 6 TB RAID-5 16

17 Mailserver MA-200 basics MA-200 basic MA-200 MA-250 MA-1200 MA-1250 MA-2200 SE Anzahl Mail-Domains Anzahl Mailserver Microsoft Exchange Server Anbindung Import von PST-Dateien* (Microsoft Outlook) IBM Lotus Domino Anbindung* Tobit David Anbindung* Mailserver-Anbindung SMTP-Push oder POP3-Pull Transparent Modus POP3/SMTP und SMTP/SMTP -Archivierung Dubletten Kontrolle Offline Signatur Verschlüsselung (AES) Digitale Signatur mit Zeitstempel Protokollierung Ausführliches Logging (Syslog) Service Update Service Erweiterter Update Service* *Zusatzfunktionen gegen Aufpreis MA

18 5. Fazit AES: Der Advanced Encryption Standard schränkt die Blocklänge auf 128 Bit ein, während die Schlüssellänge 128, 192 oder 256 Bit betragen kann. SSL: Secure Socket Layer LDAP: Lightweight Directory Access Protocol POP3: Post Office Protocol ist ein Übertragungsprotokoll, mit dem ein Client s von einem Mail- Server abholen kann. Version 3 ist in der Spezifikation RFC 1939 beschrieben. SMTP: Das Simple Mail Transfer Protocol dient dem Austausch von s in Computernetzwerken. Es wird vorrangig zum Einspeisen und zum Weiterleiten von s verwendet. Für das Unternehmen Daten- und Rechtssicherheit Datenschutz Unabhängigkeit vom eingesetzten Mailserver Zugriff auf alle archivierten s, auch bei Ausfall des Mailservers Für die Administration Schnelle Inbetriebnahme der Appliance (Plug and Play) Automatische Archivierung aller s Geringer administrativer Aufwand Kein Aufwand mit der Wiederherstellung von s Zeitersparnis bei der Verwaltung von s im Unternehmen Für den Benutzer Offline-Zugriff auf archivierte s Verantwortung zur Sicherung der eigenen s entfällt Keine aufwendige Organisation der s nötig Schnelle und komfortable Volltextsuche im Archiv Wiederherstellung archivierter s zu jedem Zeitpunkt möglich Firmenprofil Seit der Gründung im Jahr 1992 bietet die com2 Communications & Security GmbH zahlreichen Unternehmen in Europa Sicherheit in der Umsetzung von IT-Sicherheitslösungen und dem Ausbau von Kommunikationsnetzen. Durch umfangreiches Fachwissen und langjährige Praxiserfahrung sowie der Herstellung innovativer Produkte ist die com2 Communications & Security GmbH der kompetente Ansprechpartner für Kommunikationslösungen. Durch die Vereinigung von Entwicklung, Vertrieb, Consulting und Support in einem Hause erhalten die Kunden der com2 wertvolle Lösungen für ihre geschäftskritischen Anwendungen und effiziente Wege für mehr Freiheit im Geschäftsalltag. Mittelständische Unternehmen und Unternehmen aus MDAX, TecDAX und SDAX setzen begeistert auf die Technologien der com2. 18

19 6. Anhang Zielstrebigkeit, vorausschauendes Handeln und das Erkennen der Kundenbedürfnisse sorgen Jahr für Jahr für eine vertrauensvolle Beziehung von com2 zu ihren Kunden. Flexibilität, Cleverness und eine konsequente und anwenderorientierte Gestaltung der com2-lösungen bilden die Grundlage des com2 Erfolges. Das com2-partnernetzwerk unterstützt die com2 im Vertrieb der Herstellerlösungen und durch jahrelangen Wissensaustausch gewährleisten die com2 und ihre Partner eine schnelle und sichere Umsetzung ihrer Kundenanforderungen. Denn so individuell wie Ihre Anforderungen sind, reagieren wir auch: Maßgeschneidert. Autor Thomas Kleibömer ist als Geschäftsführer der com2 Communications & Security GmbH verantwortlich für Vertrieb und Verkaufsstrategien. Grafiken und Layout stammen von der Firma symbiosys 2. Kontakt com2 Communications & Security GmbH Thomas Kleibömer Am Söldnermoos Hallbergmoos Tel: +49 (89) Fax: +49 (89) NetOrchestra und alle zugehörigen Produktbezeichngen wie u.a. NetOrchestra MA, NetOrchestra MA-1200 und NetOrchestra MA-2200 gehören der com2 Communications & Security GmbH. Alle sonstigen hier aufgeführten Produktnamen sind Warenzeichen des jeweiligen Herstellers. 19

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