Vorwort Vorwort zur 1. Auflage Einleitung... 11

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1 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 5 Vorwort zur 1. Auflage... 6 Einleitung Teil A: Grundlagen des Dokumentenmanagements Ziele und Vorschriften der Dokumentenablage Welche Ziele verfolgen wir? Die Wertigkeitsstufen Aufbewahrungsfristen Wo muss aufbewahrt werden? In welcher Form muss aufbewahrt werden? Was bedeutet GDPdU? Ordnungsgemäße Archivierung von -Kommunikation Grundlegende Anforderungen der DIN Fachbegriffe der Ordnungstheorie Was ist eigentlich Unordnung? Merkmale und ihre Ausprägungen Anordnung von Objekten mit zwei Merkmalen Anordnung von Objekten mit drei und mehr Merkmalen Von der mehrdimensionalen Ordnung zur Klassifikation Klassifikation als dynamisches System Merkmale von Dokumenten Definition der Merkmale Das problematische Merkmal Gegenstand Dokumententräger und der Medienbruch Prozessorientierte Ablage Vorgangsbezogene Ablage Bündelung der Vorgänge nach Prozessen Prozessorientiertes Ablagesystem (PAS) Vorgangsdokumente, Prozessdokumente, Wissensdokumente Prozessnahe Wissensdokumente ( Informationspools )... 72

2 8 Inhaltsverzeichnis 5. Andere Ablagesysteme Ablagesysteme auf dem Markt Für sehr kleine Büros: die Schlagwortablage Standard-Aktenpläne nach Merkmal Gegenstand Die amerikanische Ablagestruktur Vorteile des prozessorientierten Ablagesystems Teil B: Der organisationsspezifische Ordnerplan Musterordnerplan Beispiel für einen Ordnerplan Prozessorientierung im Ordnerplan Den Ordnerplan an Ihre Bedürfnisse anpassen Den Ordnerplan mit einem Schlagwortverzeichnis erschließen Kernprozesse ordnen Aufgabenstellung im Bereich der Kernprozesse Ordnung der Vorgangsdokumente in den Kernprozessen Modifikation durch ERP- bzw. durch CRM-Software Ganzheitliche Prozesse vs. Prozessketten Einzelprojekte vs. Massenprozesse Sonderfall: Auf Vorgangsordner verzichten Eine Alternative: Die objektbezogene Ablage Pflege und Ablage der Prozessdokumente Zuordnung von Informationspools Überblick über die Varianten von Kernprozessen Kernprozesse aus Abteilungssicht Unterstützungsprozesse ordnen Eine Ordnerliste Ihrer Organisation Eine erste Anpassung des Musterordnerplans Ergänzung Ihres spezifischen Ordnerplans Ordnerplan für die Assistenz Einbeziehung der Papierdokumente und der s Ergänzung: Wie tief gliedern wir den Ordnerplan? Strategische Prozesse ordnen Schwach strukturierte Prozesse Gremiensitzungen und gekreuzte Prozesse Weitere Beispiele für Wechselwirkungen von Prozessen Projektablage Projekte Grundbegriffe der Projektablage Ablage für sog. Ad-hoc-Projekte

3 Inhaltsverzeichnis Andere Projektarten als die Ad-hoc-Projekte Verzahnte Vorgänge: Projekte und Prozesse Wissensdokumente Aufgaben des Wissensmanagements Thema ist das einzelne Dokument Wann lohnt sich der Aufwand? Aktive und passive Wissensdokumente Was ist ein Wissensdokument? Widerspruch zwischen Intuition und formaler Definition Arten von Wissensdokumenten Wissensdokumente zur Prozess- und Strukturorganisation Objektbezogene Wissensdokumente mit Einfachklassifikation Objektbezogene Wissensdokumente mit Mehrfachklassifikationen Wissensarchive Wissenstechnik 1: Volltextrecherche mit Indexierung Wissenstechnik 2: Verschlagwortung Wissenstechnik 3: Semantische Suche Wissenstechnik 4: Semantic Wikis Physikalische Dateiformate: Besonderheiten von elektronischer Ablage und Papierablage Hybridablage Wann ist der Übergang zur digitalen Akte zwingend angesagt? Export des Ordnerplans nach Windows Zugriffsrechte: Teamablage statt Silo-Ordner Namensregeln für elektronische Dokumente Legen Sie ein elektronisches Zwischenarchiv an Teilakten in der Papierablage Teil C: Ordnung am Arbeitsplatz Ordnung am einzelnen Arbeitsplatz Was bedeutet Transparenz? Ordnung im eigenen Office Ordnung im -Posteingang Das Prinzip der Einmaligkeit Termine verwalten Die Wiedervorlage Aufgaben planen Aufgeräumt im Team Ordnung im Büro spart Kosten Ordnung in vier Schritten F A S S Reduzieren Sie die -Flut

4 10 Inhaltsverzeichnis 16. Hilfsmittel für die Teamordnung Checklisten Das Office-Handbuch Vereinbaren Sie Regeln zu Handakten Teil D: Ein Reorganisationsprojekt erfolgreich durchführen Ein Reorganisations-Projekt planen Versichern Sie sich der Unterstützung Ihrer Führung! Ihrem Projekt eine Struktur geben Eine Projektstruktur nach PRINCE Das Nutzennetz als Basistechnik zur Erstellung eines Business Case Das 8-Phasen-Schema zur Ablage-Reorganisation Das Stichtagspinzip der Umstellung Agiles Projektmanagement mit Scrum Das Team ablagefähig machen Ablage als dynamischer Prozess Im Team gelingt ohne Vereinbarungen keine Reorganisation Einsparpotenziale durch Ablagereorganisation Überhöhte Schätzungen des Suchaufwandes Eine empirische Untersuchung zum Suchaufwand Der entscheidende Kostenfaktor in der Realität: Interne s Zieldimensionen der prozessorientierten Ablage Eine Dokumentenmanagement-Software einführen Wider die Software-Illusion Anforderung 1: Prozessorientierung Anforderung 2: DMS Drei-D Anforderung 3: ein vorgangsorientiertes DMS mit teamorientierter Berechtigungsstruktur Meist überschätzt: Workflows Anforderung 4: Activity-Management muss im DMS abgebildet werden Erstellen Sie ein Lastenheft Eine aktuelle Marktübersicht über DMS-Produkte Teil E: Anhang Das Acht-Phasen-Schema der Ablagereorganisation Ein Auditbogen für die Selbstbewertung der eigenen Dokumentenmanagement-Qualität Glossar Literatur Die Autoren Schlagwortverzeichnis

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