Anwenderbericht. Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung bei der GF Automotive. Version 0.9. Frank Brauchle HENRICHSEN AG

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1 Anwenderbericht Automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung bei der GF Automotive Version 0.9 Frank Brauchle HENRICHSEN AG Tel IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 1

2 Standorte und BuKr. Der GF Automotive Georg Fischer AG GF Automotive GF Piping Systems GF AgieCharmilles SSC-Nord SSC-Österreich Außerhalb SSC Mettmann (0015) Herzogenburg (0050) Singen (0002, 0013, 0014) Leipzig (0030) Herzogenburg (0051) Garching (0035) Werdohl (0038) Herzogenburg (0052) Friedrichshafen (0036) Mettmann (0060) Herzogenburg (0053) Schaffhausen (0081) Altenmarkt (0058) China (0045, 0046) Gleisdorf (0059) IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 2

3 Motivation für das Projekt Entfall der Papierablage Entfall des Raumbedarfs für Archive (Alternativnutzung) Minimierte Suchzeiten für Belege, durch den Direktzugriff aller Prozessbeteiligten Sicherheit bezüglich Verlust von Dokumenten Erfüllung der Vorschriften zur Belegaufbewahrung Schneller Datenfluss / Reduzierung von Durchlaufzeiten Höhere Sicherheit zur Einhaltung von Skontofristen Reduktion von Postverteilungskosten (Personal, Porto, Kopier-, Telefonkosten) Wegfall von monotonen Erfassungsarbeiten Reduzierung von Tippfehlern Status der Bearbeitung pro Rechnung jederzeit verfügbar Einhaltung der Freigaberichtlinien IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 3

4 Auswahl des Projektpartners Zitat Jürgen Beuchlen Projektleiter bei GF Automotive "Das Gesamtbild aus Angebot, persönlichem Kontakt, Fachkompetenz und den empfohlenen Lösungskombinationen verschaffte uns einen Gesamteindruck, der unserem jetzigen Partner im Anbietervergleich die Spitzenposition einräumte." IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 4

5 Belegvolumen pro Jahr GF Automotive Mittelwert 2003/2004 Ausgehende Dokumente aus SAP (Fakturen, Bestellungen, Lieferscheine) SSC-Nord SSC-Österreich Buchungskreise außerhalb SSC (ohne China) Eingehende Lieferscheine Eingehende Rechnungen mit / ohne Bestellbezug IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 5

6 Das Projekt Lösungen Ausgehende Dokumente aus SAP Fakturen, Bestellungen, Lieferscheine, Mahnungen, Zahlungsavise, etc. werden automatisch mit dem Druck optisch archiviert und mit dem gebuchten SAP-Beleg bzw. mit dem SAP-Stammsatz verlinkt Eingehende Dokumente Lieferscheine Archivierung durch spätes Erfassen mit Barcode und Verlinkung mit dem gebuchten SAP-Beleg Eingehende Dokumente Eingangsrechnungen mit/ohne Bestellung SSCs Archivierung durch frühes Erfassen mit Barcode Außerhalb SSC (ohne China und Schweiz) spätes Erfassen (vgl. Lieferscheine) IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 6

7 Lösungen spätes Erfassen mit Barcode Aufkleben eines Barcode-Aufklebers auf das Dokument und Einscannen des Barcodes beim Buchen mittels Barcode- Lesepistole Scannen des Dokuments statt Ablage des Dokuments in den Ordner Autom. Verlinkung des gescannten Dokuments mit dem SAP-Beleg IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 7

8 Lösung frühes Erfassen mit Barcode IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 8

9 Lösung frühes Erfassen mit Barcode Aufkleben eines Barcode-Aufklebers auf das Dokument und Einscannen des Dokuments zu Beginn des Prozesses Belegerkennung / Verify / Flexpost / autom. Vorerfassung in SAP Workflow (Prüfung/Freigabe/Verbuchung der Belege in SAP) IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 9

10 Das Projekt Der Ablauf Herbst 2005 Aufbau Infrastruktur (Server, Archiv, Scanner, Scan-PCs) November 2005 bis Januar 2006 going live: Spätes Erfassen für Lieferscheine und Rechnungen schrittweise pro Standort (Herzogenburg, Altenmarkt, Gleisdorf, Mettmann, Leipzig, Werdohl) März 2006 going live: Frühes Erfassen mit Belegerkennung für Rechnungen in den beiden SSCs (Herzogenburg, Mettmann) Mai 2006 bis Juli 2006 Schulung und going live: Workflow schrittweise pro Standort (Herzogenburg, Altenmarkt, Gleisdorf, Mettmann, Leipzig, Werdohl) Schulungund going live-unterstützung IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 10

11 Das Projekt Der Ablauf 2006/2007 going live: Spätes Erfassen für Lieferscheine und Rechnungen schrittweise pro Standort (Singen, Friedrichshafen, Garching) 2006 bis heute going live: diverse weitere Projekte (sh. übernächste Seite) 2007 Aktivierung Durchbuchen d.h. Lagermaterial-Rechnungen mit Bestellbezug werden, sofern keine Abweichungen (Menge, Preis) vorhanden sind, automatisch gebucht HEUTE sehr schnelle Implementierung einer neuen Scan-Station IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 11

12 Das Projekt Ergebnisse Viele zufriedene User Schnelle Durchlaufzeiten - viele Rechnungen sind bereits am Tag des Eingangs verbucht Durchgängige Prozesstransparenz Abbau von Überstunden (sh. Motivation/Vorteile Seite 4) Viele interne Folgeprojekte Wir möchten unsere Belege auch archivieren! IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 12

13 Das Projekt Weitere umgesetzte Projekte spätes Erfassen mit Barcode und Verknüpfung mit den entsprechenden SAP-Belegen/SAP-Stammdaten Scannen von Einkaufsdokumenten (Anfragen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferantenbeurteilungen, Reklamationen, sonst. Schriftverkehr, etc.) Scannen von Zeitbelegen Scannen von sonstigen Finanzbuchhaltungsbelegen Scannen von unterschriebenen Frachtbriefen drag&drop-ablage in SAP Archivieren von Dateien aus Word, Excel, PowerPoint, Outlook im Bereich Einkauf und Verknüpfung mit den entsprechenden SAP-Belegen/SAP-Stammdaten IHK-Seminar 1 / Alles im Griff mit digitalen Dokumenten Folie 13

14 HENRICHSEN AG / Die DokumentenManagementSpezialisten Komplettanbieter von DMS-Lösungen seit über 28 Jahren ca. 140 Mitarbeiter / 8 Standorte /über 18 Mio Umsatz Über 1500 Kunden und Installationen Herstellerunabhängig => die beste Lösung für den jeweiligen Kunden Projekterfahrung in allen Betriebsgrößen Competence-Center DMS z.b. SAP, Microsoft Dynamics NAV jeweils über 100 Kunden und zahlreiche Referenzinstallationen Eigene Entwicklungsabteilung für Produkte und Anpassungungen an individuelle, kundenspezifische Anforderungen über den Standard hinaus (z.b. PrintPortal, KeyAgent, NavisionBridge4Saperion, UDS) IHK-Seminar Optimierter Einsatz von Dokumentenmanagement Systemen (DMS) Folie 14

15 IRISXtract TM for Documents A document bridge for your networked world Viel Erfolg bei der Einführung! I.R.I.S. AG Heussstraße Aachen Germany Phone.: / Fax: / Weitere Infos: IHK-Seminar Optimierter Einsatz von Dokumentenmanagement Systemen (DMS) Folie 15

16 Haben Sie Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Frank Brauchle HENRICHSEN AG Tel IHK-Seminar Optimierter Einsatz von Dokumentenmanagement Systemen (DMS) Folie 16

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