Anleitung zum Erstellen einer Weisung bzgl. Informationsverwaltung inkl. Aktenplan

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1 Anleitung zum Erstellen einer Weisung bzgl. Informationsverwaltung inkl. Aktenplan Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Winterthurerstrasse Zürich

2 Anleitung Erstellen einer Weisung Informationsverwaltung inkl. Aktenplan Grundsätzliches Mit einer Weisung zur Informationsverwaltung 1 und einem dazugehörigen Aktenplan 2 werden Zuständigkeiten, Abläufe und Aufbewahrungsfristen rund um die Aktenproduktion verbindlich geregelt. Die so hergestellte übersichtliche Aktenordnung unterstützt die Amtsstelle bei der effizienten Verwaltung ihrer Unterlagen. Denn die Akten und Dossiers sind in kurzer Zeit am richtigen Ort auffindbar und unwichtiges Material wird nicht unnötig aufbewahrt. Mit einer Weisung zur Informationsverwaltung und einem Aktenplan werden die Anforderungen bezüglich Schriftgutverwaltung erfüllt, die das kantonale Archivgesetz und das Gesetz über die Information und den Datenschutz mit ihren jeweiligen Verordnungen an die Ämter stellen. (LS , , 170.4, ) Das Erstellen einer Weisung zur Informationsverwaltung muss von der Amtsleitung initiiert und aktiv unterstützt werden. Ebenso wichtig ist aber, dass alle Mitarbeitenden einer Verwaltungsstelle einbezogen werden. Denn nur so funktioniert die Umsetzung der neuen Ordnung in der Praxis. Unabhängig davon, ob Akten digital oder auf Papier anfallen, ist die Erstellung einer Weisung zur Informationsverwaltung und eines dazugehörigen Aktenplans sinnvoll. Denn der Aktenplan bildet die Grundlage für die Dossierbildung und die konkrete Ablage und stellt für ein digitales Geschäftsverwaltungssystem die zu verwendenden Geschäftstypen und die dazugehörigen Regeln bereit. Inhalt 1 Aktenplan erstellen 2 Weisung zur Informationsverwaltung erarbeiten 3 Weiterführende Hilfsmittel 4 Muster Aktenplan 1 Auch Aktenweisung, Aktenordnung, Archivweisung, Ablagereglement o. ä genannt. 2 Auch Registraturplan, Ordnungssystem etc. genannt. Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Anleitung Weisung Informationsverwaltung

3 1 Aktenplan erstellen Das Staatsarchiv empfiehlt folgendes Vorgehen: 1. Grundlagen zusammentragen Als Grundlagen können dienen: Merkblatt Schriftgutverwaltung des Staatsarchivs Zürich (www.staatsarchiv.zh.ch / Dienstleistungen für Behörden), Verzeichnis der Informationsbestände 3, bereits vorhandene, ev. auch nicht mehr verwendete Vorschriften zur Aktenführung, Aktenpläne, Ablageordnungen, Archivverzeichnisse innerhalb des Amtes etc. Alle Unterlagen sind auf ihre Tauglichkeit zu überprüfen. 2. Kernaufgaben des Amtes auflisten Hilfsmittel dazu sind die gesetzlichen Grundlagen, Organisationsvorschriften, allfällige Prozessbeschreibungen aus QM-Projekten oder auch das Portrait auf der Website des Amtes. 3. Führungs- und Supportaufgaben auflisten Das sind jene Aufgaben, die in jeder Verwaltungseinheit gleichermassen anfallen: Strategie, Planung, Personalwesen, Finanzen, Kommunikation, externe Beziehungen etc. 4. Vorhandene Aktengruppen auflisten Hilfsmittel dazu sind Durchsicht der Ablagen, Umfrage bei Mitarbeitenden, Liste der Geschäftstypen eines DMS oder Überlegungen, welche Akten bei den aufgelisteten Aufgaben anfallen. Auch Fachapplikationen und Filesysteme müssen als Akten- serie aufgeführt werden, wenn sie Daten enthalten, die nicht mehr vollständig auf Papier vorhanden sind. 5. Erstellen des Aktenplans Kern-, Support- und Führungsaufgaben ergeben die oberste Hierarchiestufe des Aktenplans (=Rubriken). Für die weitere Aufgliederung können Teilaufgaben oder Teilprozesse verwendet werden. Die konkreten Aktengruppen ergeben die unterste Stufe des Aktenplans (= Aktenkategorie), indem sie den Aufgaben/Teilaufgaben zugewiesen werden. 6. Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist umfasst den Zeitraum, während dem die Akten im Amt aufbewahrt werden. Bestehen keine gesetzlichen oder verwaltungsinternen Vorgaben, müssen die Fristen amtsintern definiert werden. Als Orientierung dient, wie lange das Amt für seine Auftragserfüllung auf die Akten zugreifen muss. Die Fristen werden pro Aktenkategorie als separate Spalte im Aktenplan eingefügt. 7. Datenträger (Papier oder el.) Pro Aktenkategorie ist der Datenträger verbindlich festzulegen und als eigene Spalte im Aktenplan einzufügen. 8. Weitere Merkmale Pro Aktenkategorie können Zuständigkeit, Standort, Zugriffsrechte etc. definiert und als separate Spalte im Registraturplan einfügt werden. 3 Gemäss 14 IDG von jedem öffentlichen Organ bis zu erstellen. Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Anleitung Weisung Informationsverwaltung 1

4 2 Weisung Informationsverwaltung erarbeiten Die Weisung bildet den erläuternden Rahmen zum Aktenplan und regelt verbindlich die Organisation und den Ablauf der Aktenführung in einer Amtsstelle. Grundlegende Punkte Die Weisung enthält die rechtlichen Grundlagen zur Informationsverwaltung, definiert den Geltungsbereich, benennt eine verantwortliche Person für die Informationsverwaltung und regelt die Kompetenz zur Änderung des Aktenplans. Erläuternde Punkte Die Weisung regelt die Dossierbildung, die Verantwortung für die Führung offener Dossiers, den Aktenfluss im Amt, die Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv (Anbietepflicht) und erläutert allenfalls den Aktenplan (Abkürzungen, Fristen etc.). Ablageorte Für die Laufende Ablage 4 wird definiert, ob sie zentral geführt wird oder ob die Unterlagen bei den einzelnen Sachbearbeitenden abgelegt werden. Im Fall elektronischer Ablage muss auch der Umgang mit privaten Laufwerken geregelt sein. Ebenso muss festgehalten sein, ob die Verwaltungsstelle für die Ruhende Ablage 5 eine zentrale Ablage errichtet oder die Akten dezentral in den einzelnen Büros belässt. Eine zentrale physische Ablage wird nach den Rubriken des Aktenplans eingerichtet, wie auch die zentrale elektronische Ablage nach der Hierarchie des Aktenplans aufgebaut wird. 4 d.h. die Ablage der offenen Dossiers 5 auch Altablage, Amtsarchiv, Kellerarchiv etc. genannt. Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Anleitung Weisung Informationsverwaltung 2

5 3 Weiterführende Hilfsmittel zur Aktenverwaltung Merkblatt Schriftgutverwaltung des Staatsarchivs Zürich (www.staatsarchiv.zh.ch unter Dienstleistungen für kantonale Behörden) Das Ordnungssystem Ein wichtiges Element zur Aktenführung. Hg. Schweizerisches Bundesarchiv (www.bar.admin.ch/dokumentation unter Arbeitshilfen) Die Aktenführung Kernstück des Informationsmanagement. Hg. Schweizerisches Bundesarchiv (www.bar.admin.ch/dokumentation unter Arbeitshilfen) Anleitung zur Erstellung eines Registraturplans. Staatsarchiv des Kantons Basel-Landschaft (www.baselland.ch unter Staatsarchiv / Unsere Dienstleistungen / Für die kantonale Verwaltung / Aktenführung). Zudem weitere Artikel zur Aktenführung unter Publikationen. DIN ISO Information und Dokumentation Schriftgutverwaltung Teil 1: Allgemeines und DIN Fachbericht ISO/TR Information und Dokumentation Schriftgutverwaltung Teil 2: Richtlinien. Im Teil 1 v. a. Punkt 8 und 9, im Teil 2 v. a. Punkt 3 und 4. Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Anleitung Weisung Informationsverwaltung 3

6 4 Muster eines Aktenplans Ordnungs nummer Aktengruppe Standort (Ruhende Ablage) Datenträger Zuständigkeit Aufbewahrungsfristen (in Jahren) Führungs- und Supportaufgaben 1 Amtsleitung 1.1 Protokolle der Führungssitzungen Büro Amtsleitung Papier Sekretariat Amtsleitung Interne Reglemente und Weisungen Büro Amtsleitung Papier Sekretariat Amtsleitung Geltungsdauer 1.3 Jahresberichte Büro Amtsleitung Papier Sekretariat Amtsleitung 10 2 Personelles 2.1 Personaldossiers Magazin, Schrank 1 Papier Personalverantwortliche Nach Austritt 10 3 Finanzen und Logistik 3.1 Budgetunterlagen Magazin, Gestell 2 Papier Sekretariat Finanzen Jahresrechungen Magazin, Gestell 2 Papier Sekretariat Finanzen Belege Magazin, Gestell 2 Papier Sekretariat Finanzen 10 Kernaufgaben 4 Klientenadministration 4.1 Klientendossiers Elektronische Dossiers in Fachapplikation Sachbearbeiter Nach Dossierschluss Klientenbuchhaltung Fachapplikation Sachbearbeiter 10 5 Projektabwicklung 5.1 Projektdokumentation Magazin, Gestell 3 Elektronische Geschäftskontrolle in Form einer Access-Datenbank. Projektdossiers auf Papier. Projektleiter 5 Juli 2010 Staatsarchiv des Kantons Zürich Anleitung Weisung Informationsverwaltung 4

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