EDV-Hausleitner GmbH Fax Umstellung auf Direktversand Kommunikation Von Christian Reisinger

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1 Fax Umstellung auf Direktversand Kommunikation Von Christian Reisinger EDV Hausleitner GmbH Bürgerstraß 66, 4020 Linz Telefon: / , Fax: / Internet: hausleitner@edv-hausleitner.at Faxumstellung (Direktversand) Version vom copyright by EDV-Hausleitner GmbH 2009

2 ALLGEMEIN... 3 VERSIONSHISTORIE... 3 DISCLAIMER... 3 EINLEITUNG... 4 VORAUSSETZUNGEN... 4 KONZEPT ZUM VERSTÄNDNIS... 4 KONFIGURATION... 5 UMSTELLUNG AUF DIREKTVERSAND... 5 BERECHTIGUNG... 5 FAXGERÄT ERSTELLEN... 6 Grundeinstellungen... 6 Schlüssel... 7 FAX BEIM BENUTZER EINTRAGEN... 9 VERWENDUNG FAX SENDEN Seite 2 von 10

3 Allgemein Versionshistorie Version Datum Bearbeiter Beschreibung CR Erstfassung Disclaimer Die in den Unterlagen enthaltenen Angaben und Daten können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänennamen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen sind frei erfunden. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Personen, Orten, Ereignissen, E- Mail-Adressen und Logos ist rein zufällig. Die Benutzer dieser Unterlagen sind verpflichtet, sich an alle anwendbaren Urgeberrechtsgesetze zu halten. Unabhängig von der Anwendbarkeit der entsprechenden Urheberrechtsgesetze darf ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung seitens EDV-Hausleitner GmbH kein Teil dieses Dokuments für irgendwelche Zwecke vervielfältigt werden oder in einem Datenempfangssystem gespeichert oder darin eingelesen werden. Es ist möglich, dass die EDV-Hausleitner GmbH Rechte an Patenten, bzw. angemeldeten Patenten, an Marken, Urheberrechten oder sonstigem geistigen Eigentum besitzt, die sich auf den fachlichen Inhalt des Dokuments beziehen. Das Bereitstellen dieses Dokuments gibt Ihnen jedoch keinen Anspruch auf diese Patente, Marken, Urheberrechte oder auf sonstiges geistiges Eigentum. Andere in diesem Dokument aufgeführte Produkt- und Firmennamen sind möglicherweise Marken der jeweiligen Eigentümer. Änderungen und Fehler vorbehalten. Jegliche Haftung aufgrund der Verwendung des Programms wie in diesem Dokument beschrieben, wird seitens EDV-Hausleitner GmbH ausgeschlossen EDV-Hausleitner GmbH Seite 3 von 10

4 Einleitung In diesem Dokument wird die Umstellung auf den direkten Faxversand beschrieben. Unter direkten Faxversand verstehen wir das versenden von Faxnachrichten ohne den Komm und Linuxserver. Vorteile: Der Kommserver fällt weg und somit gibt es eine Fehlerquelle weniger Die Verwendung des Linuxservers wird hinfällig Die Verwaltung mehrerer Faxgeräte ist möglich Voraussetzungen Folgende Voraussetzungen sind für den Faxversand/Empfang notwendig: Besitzen der Kommunikation Aktiver Account bei Faxonline Webmail Account mit min. zwei Mailboxen (Faxeingang, Faxbestätigungen) Konfiguration in der Kommunikation angepasst Folgende Voraussetzung muss für den Empfang mit einem eigenen Faxgerät erfüllt sein: Das Faxgerät ist technisch in der Lage die eingegangenen Faxe per E- Mail weiterzuleiten. Außerdem muss das weitergeleitete Mail das Fax als Anhang im TIFF Format haben! Bitte achten Sie bei der Anschaffung des Gerätes im Vorhinein darauf! ACHTUNG: Weitergeleitete Faxe per E- Mail mit PDF Anhang werden nicht akzeptiert! Konzept zum Verständnis Beispiel mit der Nutzung von Faxonline (Internet Faxdienst) Wir verwenden die Kommunikation und wollen damit ohne reales Faxgerät oder Modem ein Fax an den Endkunden schicken. Der Empfänger jedoch verfügt über ein Faxgerät mit dem er das Fax empfängt. Seite 4 von 10

5 1. Die in der Kommunikation erzeugte Faxnachricht, bestehend aus einem TIFF- Bild und einer Faxnummer, wird mit der in der Konfiguration eingetragenen Adresse versandt. Empfänger ist die Adresse des Faxonline Accounts. Dieses Ausgangsfax steht nun im Postausgang mit dem Status S (Senden). 2. Faxonline versucht dieses TIF- Bild an die mitgegebene Faxadresse zu senden. 3. Ist das Senden erfolgreich, dann bekommt Faxonline eine Bestätigung vom Empfänger, dass das Fax richtig angekommen ist. 4. In die Mailbox Faxbestätigung bekommen wir dann diese Bestätigung per E- Mail zugestellt. 5. Von der Kommunikation aus wird eine bestimmte Zeit lang geprüft, ob eine Bestätigung angekommen ist. Ist das passiert und das gesendete Fax wurde bestätigt, wird das Fax aus dem Postausgang gelöscht. Konfiguration Umstellung auf Direktversand In der Konfigurationsdatei KFM.ini muss der Eintrag FaxEmpfang=1 eingetragen werden. In der Kommserver.ini muss wiederum der Eintrag FaxEmpfang=0 eingetragen werden. Wenn Sie selbst dazu nicht berechtigt sind, kontaktieren Sie bitte die Hotline oder Ihren Betreuer. Berechtigung Weiters ist die Berechtigung notwendig ein Faxgerät anzulegen. Dazu wechseln wir nach Administration > Benutzerverwaltung und klicken den Tab WAWI- Kommunikation. Dort ist dann für den gewünschten Benutzer Fax Geräte anzuhaken. Mit einem Neustart der WAWI bzw. KOMM werden die Änderungen wirksam. Seite 5 von 10

6 Faxgerät erstellen Wir starten nun die Kommunikation und wechseln nach Administration > Fax Geraete Grundeinstellungen Hier tragen wir eine eindeutige laufende Nummer ein, in unserem Fall ist das die Nummer Unter Bezeichnung geben wir eine Bezeichnung ein, die das Faxgerät identifiziert. In unserem Fall nennen wir das Gerät Fax 1 da wir nur ein gerät erstellen und somit auch keine Verwechslung passieren kann. 3. Hier konfigurieren wir alle für uns notwendigen Adressen a. Eingangsmail: Postfach auf welches die eingehenden Faxnachrichten empfangen werden b. Ausgangsmail: E- Mail Adresse mit der das Fax weggeschickt wird. c. Sendebestätigung: Postfach auf die wir die Faxbestätigung per Mail empfangen. d. Mail Senden an: E- Mail Adresse an welche die Faxnachricht gesendet wird (Bei Faxonline registriert) 4. Eigene Faxnummer verlangt den Eintrag der eigenen Faxnummer. Seite 6 von 10

7 Schlüssel Bei diesen Einstellungen handelt es sich um Schlüsselwörter die dazu dienen die Daten des Faxsenders aus dem eingehenden Fax zu ermitteln. Faxonline schickt als E- Mail einen Text und das TIFF- Bild. Wenn wir uns nun am Webmail anmelden und uns im Posteingang welchen wir für den Faxempfang verwenden umsehen, finden wir folgendes E- Mail/Fax: 1 (Testfax das wir an uns selbst gesendet haben) 1. Die für uns relevanten Daten a. Datum: Wann wurde das Fax versendet b. Seiten: Wie viele Seiten hat das Fax c. DID: Wer ist der Absender Seite 7 von 10

8 Je genauer die Bezeichnungen vor den relevanten Daten eingetragen werden, desto sicherer werden die Daten auch gefunden Hier tragen wir die Information ein, die wir anhand des oben analysierten Testfax/Testmail erhalten haben. a. Absender: vor dem Absender finden wir die Bezeichnung DID: darum schreiben wir diese auch als Schlüssel rein. b. Über den Empfänger finden wir keine Information. c. Datum: Ist mit dem Schlüsselwort Datum: gekennzeichnet. d. Seiten: Das Schlüsselwort ist hier auch wieder Seiten:. e. Das Häkchen Text muss angehakt werden, da sich die Information des Senders im E- Mail Text wiederfindet und nicht im Betreff. Abschließend noch ein Klick auf Einfügen und das Faxgerät ist erstellt und konfiguriert. Seite 8 von 10

9 Fax beim Benutzer eintragen Wir melden uns als Sysadm an und wechseln nach Administration > Benutzerverwaltung und dort in den Tab Kommunikation. Jetzt klicken wir rechts auf Fax und dann haben wir folgendes Fenster vor uns: Wir klicken auf Neue Zeile oder eben auf F2 und stellen uns dann in die Zeile. Mit dem MatchCode holen wir uns das erstellte Fax herein und haken alle gewünschten Berechtigungen (erfassen/löschen/aktiv) an. Bei Intervall tragen wir den Zeitabstand (in Minuten) ein, in dem die Faxe abgerufen werden sollen (min. 1 Minute). Mit OK bestätigen und WAWI neu starten. Seite 9 von 10

10 Verwendung Fax senden Wir öffnen wie gewohnt die Maske um ein Ausgangsfax zu erzeugen. Wir wählen Ausgang, Fax und geben einen Kunden, Lieferanten an. Jetzt müssen wir nur noch das angelegte Faxgerät auswählen und unser Fax erstellen. Nach dem klick auf Einfügen wird das Fax gesendet. Seite 10 von 10